Euro, gata s intre n afaceri

Cum s v pregtii ntreprinderea pentru a lucra cu euro

n alctuirea acestei liste au jucat un rol important discuiile cu reprezentanii asociaiilor IMM-urilor i cu prile interesate din domeniu, precum i contribuia de specialitate a SAP AG Germania n ceea ce privete adaptarea sistemelor IT. Fotograi: Comunitile Europene: paginile 4, 5, 6, 7, 12, 16, 17, 19, 21. iStockphoto: paginile 8, 9, 10, fotograile 1 i 3 de la paginile 13, 15, 22, 23. stock.xchng: pagina 20. NECC: fotograa 2, pagina 13.

DISPOZIII LEGALE Nici Comisia European ct i nici orice alt persoan care acioneaz n numele Comisiei nu sunt responsabile de modul n care sunt utilizate informaiile de mai jos. Numeroase alte informaii despre Uniunea European sunt disponibile pe internet pe serverul Europa (http://europa.eu). O bibliograe gureaz la sfritul lucrrii. Luxemburg: Ociul pentru Publicaii Ociale ale Comunitilor Europene, 2008 ISBN 978-92-79-08704-2 DOI 10.2765/58714 Comunitile Europene, 2008 Reproducerea textului este autorizat cu condiia menionrii sursei Printed in Belgium IMPRIMAT PE HRTIE ALB FR CLOR

Cuprins
Cuvnt nainte 1. Planificarea pregtirilor pentru conversia monetar
1.1. Organizarea ecient a proiectului de introducere a monedei euro 1.2. Utilizarea tuturor surselor de informaii

3 4
4 6

2. Adaptri n cadrul ntreprinderii

2.1. Adaptarea gestiunii contabile i nanciare 2.2. Adaptarea sistemelor informatice 2.3. Gestiunea trezoreriei 2.4. Informarea i instruirea personalului

8
8 10 11 14

3. Strategia comercial: relaiile cu clienii i furnizorii

3.1. Informarea clienilor 3.2. Dubla aare 3.3. Preurile 3.4. Relaiile cu furnizorii 3.5. Contractele

16
16 16 20 22 23

Lista de verificare

24

Cuvnt nainte
Exist multe modaliti i mijloace prin care o societate comercial i poate adapta activitile pentru a lucra cu moneda euro. O societate care se pregtete s treac la moneda european poate decide care sunt cele mai eficiente msuri n acest sens n funcie de mai muli factori, precum dimensiunea societii, domeniul su principal de activitate, msura n care lucreaz cu numerar, gradul de utilizare a sistemelor IT etc. n mod evident, fiecare societate trebuie s-i defineasc propriile necesiti n ceea ce privete trecerea la moneda euro i s decid asupra celei mai bune metode de abordare. Obiectivul tuturor pregtirilor este trecerea rapid i fr dificulti la moneda euro, cu perturbri minime ale activitilor comerciale i cu eficien maxim din punct de vedere al costurilor. Experiena anterioar demonstreaz c pregtirile de ordin practic efectuate la timp dau roade i ajut ntreprinderile s se bucure ct mai curnd posibil de avantajele oferite de moneda unic. ntreprinderile mari sunt, n general, mai uor capabile s fac fa provocrilor reprezentate de trecerea la euro dect ntreprinderile mici i mijlocii (IMM-uri). n plus, studiile demonstreaz c IMM-urile, n special cele mai mici dintre acestea, au tendina de a subestima att amploarea msurilor care trebuie luate n vederea adaptrii activitilor lor la euro, ct i riscurile amnrii pn n ultimul moment a pregtirilor necesare. Este posibil ca IMMurile s dispun de resurse umane limitate, i ar trebui de aceea s nceap ct mai curnd posibil pregtirile pentru trecerea la moneda european, astfel nct s poat funciona n euro la parametri optimi chiar din ziua . Aceast brour i propune s ofere sugestii pentru ntreprinderi i s le ajute n procesul de pregtire pentru introducerea monedei euro. Publicaia este structurat dup cum urmeaz: (1) planificarea general a pregtirilor pentru conversia monetar, (2) adaptri interne necesare i (3) pregtiri la nivel de ntreprindere n ceea ce privete strategia comercial, inclusiv politica de preuri i relaiile cu clienii i furnizorii.

Ziua este data

punerii n circulaie a bancnotelor i monedelor euro, cnd acestea devin mijloace legale de plat. Conform aa numitului scenariu big bang, prevzut n prezent de majoritatea statelor membre care urmeaz s adopte euro, introducerea monedei euro fiduciare coincide cu adoptarea monedei euro ca moned naional. Ideile prezentate n aceast brour se refer n principal la o conversie monetar n contextul scenariului big bang.

1.

Planicarea pregtirilor pentru conversia

1.1.

Organizarea eficient a proiectului de introducere a monedei euro

Pregtirile ar trebui s nceap ct mai curnd posibil. Ca regul general, acesta nseamn cu cel puin un an nainte de data int stabilit la nivel naional pentru introducerea monedei euro. Cu toate acestea, chiar i n rile care nu au stabilit nc o dat int sau un calendar pentru conversia monetar, este bine ca IMM-urile s nceap din timp pregtirile pentru a profita de oportunitile oferite de un astfel de demers. Din punct de vedere economic, este logic ca o companie s in cont de impactul unei viitoare treceri la moneda euro, i ar putea s o ajute i la obinerea unui avantaj competitiv fa de societile care nu au nceput nc pregtirile.

Unul dintre primii pai pe care i poate face un IMM care se pregtete pentru trecerea la euro este evaluarea impactului estimat al schimbrii monedei asupra activitilor sale. n ceea ce privete organizarea intern a ntreprinderii, conversia monetar va avea un impact asupra sistemelor contabile i asupra mediului IT. ntreprinderile ale cror relaii cu clienii implic tranzacii n numerar trebuie s ia n considerare provocrile reprezentate de utilizarea n paralel a dou monede, pentru o perioad limitat de timp, nainte i dup ziua , n special aspectele logistice i de securitate. Aceste ntreprinderi vor trebui s aib n vedere i efectul conversiei monetare asupra relaiilor cu angajaii i furnizorii, cu clienii i cu firmele concurente.

monetar

Dup ce s-a estimat impactul asupra ntreprinderii, este necesar definirea unei strategii. Acest lucru presupune, de exemplu, decizii cu privire la posibilitatea de a utiliza conversia monetar ca pe o oportunitate de cretere n ansamblu a eficienei ntreprinderii i/sau de modernizare a sistemelor IT, la planificarea n timp a adaptrilor necesare, precum i la msura n care pregtirile se vor baza pe expertiz i consultan extern. Multitudinea de decizii pe care le presupune att elaborarea, ct i implementarea strategiei poate avea consecine pe termen lung pentru ntreaga companie, att din punct de vedere al resurselor financiare, ct i umane. Prin urmare, este important ca adoptarea monedei euro s fie tratat cu atenia cuvenit de ctre conducerea ntreprinderii, pe parcursul ntregului proces. Gestionarea eficient a proiectului necesit numirea unei persoane (cu experien) care s coordoneze pregtirile pentru conversia monetar. n ntreprinderile mici, aceast sarcin poate fi ndeplinit chiar de proprietarul sau directorul ntreprinderii. n cele mai mari, acest rol poate reveni unei echipe de coordonare a proiectului euro la nivelul conducerii ntreprinderii. Este recomandabil s se utilizeze un plan de aciune cu sarcini clare care s ghideze aciunile coordonatorului euro i cele ale tuturor celor implicai n pregtiri. Este util stabilirea unor termene limit pentru ndeplinirea diferitelor sarcini. Pentru implementarea proiectului, ar trebui alocate resurse umane i financiare suficiente. Dac se apeleaz la furnizori externi de servicii, ar trebui s se garanteze furnizarea la timp a respectivelor servicii. ntreprinderile ar trebui s aib n vedere i faptul c, pe msur ce se apropie data conversiei monetare, este posibil s se reduc i disponibilitatea expertizei IT. Acest lucru implic nu doar riscul unor ntrzieri n realizarea adaptrilor necesare, ci i riscul unor costuri mai ridicate, ns ambele pot fi evitate prin pregtiri efectuate la timp. Monitorizarea atent a progreselor nregistrate n cadrul proiectului de conversie monetar este esenial pentru a se garanta identificarea ntr-o faz incipient a problemelor i riscurilor aferente procesului, permind astfel adaptri i corecii ale planului de aciune.

Planning the changeover preparations

1.2. Utilizarea tuturor surselor de informaii

n procesul de pregtire pentru conversia monetar, IMM-urile ar trebui s utilizeze toate sursele de informaii de care dispun. Principalii pai n adoptarea monedei euro la nivel naional sunt stabilii n planul naional de conversie, adoptat de obicei de guvern i actualizat periodic. Acest plan furnizeaz orientri pentru toate sectoarele economiei, stabilete calendarul pentru adoptarea monedei euro i ofer informaii despre normele juridice, fiscale i contabile relevante. n cadrul strategiilor naionale de comunicare privind euro, statele membre care se pregtesc pentru adoptarea monedei unice furnizeaz o gam larg de materiale informative (brouri, pliante etc.) i organizeaz diverse activiti (inclusiv seminarii, conferine, expoziii, spoturi TV i radio). Comisia European sprijin aceste activiti de comunicare prin acorduri de parteneriat ncheiate cu rile interesate. n plus, Comisia desfoar pe cont propriu o serie de activiti legate de extinderea zonei euro, cum ar fi sondaje, conferine i seminarii pentru jurnaliti. Comisia public i brouri, afie, materiale multimedia i materiale promoionale despre moneda euro.

Pe lng aceste surse publice de informaii, IMM-urile pot apela de asemenea la informaii puse la dispoziie de organizaiile de afaceri, asociaiile comerciale, centrele Euro Info, camerele de comer i industrie, bnci, contabili, consultani de afaceri etc. Informaiile acestora cuprind o palet larg de surse, de la pagini de internet dedicate, liste de verificare (checklists) pentru societi, materiale publicitare cu distribuie extins i publicaii tiprite pn la consultana adaptat nevoilor fiecrei ntreprinderi. Companiile mai mari le pot oferi subcontractanilor asistena necesar pentru a le facilita trecerea la moneda euro.

2. Adaptri n cadrul ntreprinderii Planning the changeover preparations

2.1.

Adaptarea gestiunii contabile i financiare

Pot exista norme sau recomandri naionale cu privire la conversia datelor privind tranzaciile anterioare, n scopul raportrii financiare (cum ar fi elemente care alctuiesc soldurile conturilor debitor i creditor, costurile de achiziie istorice ale elementelor individuale de inventar etc.). n ceea ce privete planificarea bugetar pentru anul n care urmeaz a fi introdus moneda euro, ntreprinderile ar trebui s-i fac toate calculele direct n euro. De asemenea, trebuie luat o decizie privind momentul i metoda de abordare a conversiei n euro a datelor bugetare istorice.

Legile naionale sunt cele care stabilesc att data la care ncepe raportarea sau perioada de raportare pentru care declaraiile fiscale i documentele aferente (de exemplu, documentele privind impozitul pe profit, TVA, impozitele pe salarii, contribuiile la asigurrile sociale), precum i situaiile financiare trebuie depuse n euro. Normele privind conversia capitalului i a aciunilor societii sunt stabilite, de obicei, n legea privind trecerea la euro. Pentru a asigura o adaptare uoar a statutului societii la euro,

ntreprinderile ar trebui s identifice opiunile posibile oferite de cadrul juridic naional i, dac este cazul, s apeleze din timp la consultan juridic. De exemplu, rotunjirea sumelor privind capitalul i participaiile la capital ar putea fi impus de legislaia naional sau recomandabil din motive de transparen. ntruct aplicarea ratei de conversie i a normelor privind conversia n cazul capitalului unei societi i a participaiilor la capital denominate n moneda naional va conduce, n cele mai multe cazuri, la sume n euro nerotunjite, ar putea fi necesar majorarea (sau reducerea) capitalului societii pentru a obine sume rotunjite. O alt opiune ar putea fi transformarea aciunilor cu valoare nominal n aciuni fr valoare nominal, n cazul n care legislaia naional prevede aceast posibilitate. Indiferent care ar fi soluia adoptat, normele procedurale aplicabile trebuie respectate, iar acest lucru ar putea ncetini procesul de adaptare. De exemplu, legislaia naional ar putea impune convocarea unei adunri generale extraordinare a acionarilor pentru orice decizie privind majorarea (sau reducerea) capitalului. Este necesar revizuirea statutului i a altor regulamente ale societii. Acestea pot cuprinde, de exemplu, valori prag exprimate n moned naional (ceea ce necesit, de exemplu, implicarea unor organisme sau comitete de supraveghere) care trebuie adaptate. Noile societi, nfiinate n anul anterior introducerii euro (ziua ) ar trebui, n msura n care acest lucru este posibil n conformitate cu legislaia naional, s-i exprime capitalul direct n euro, pentru a evita conversia. Acionarii ar trebui informai ct mai curnd posibil cu privire la orice modificare a participaiilor generat de introducerea euro (de exemplu, referitor la numrul aciunilor, valoarea nominal a acestora, capitalul vrsat i distribuirea profitului).

Planning the changeover preparations

2.2. Adaptarea sistemelor informatice

Introducerea euro afecteaz toate sistemele IT care opereaz cu uniti monetare; printre acestea se numr sistemele utilizate pentru facturare, state de plat, gestionarea informaiilor i vnzarea de bilete, programe pentru gestiunea achiziiilor, aplicaiile pentru gestiunea stocurilor, precum i sistemele de procesare a informaiilor financiare, ca de exemplu casele de marcat i alte terminale aflate la punctele de vnzare. Efortul de a garanta c aceste sisteme sunt adaptate n timp util la noua moned poate necesita mult timp. Cu ct sunt implicate mai multe aplicaii IT, cu att mai devreme trebuie s nceap pregtirile. IMM-urile ar trebui s nceap prin a face inventarul sistemelor IT care vor fi afectate de conversia monetar. n plus, ar trebui identificate i echipamentele hardware care necesit modernizare sau nlocuire (de exemplu tastaturi, imprimante, case de marcat sau distribuitoare automate).

10

Una dintre deciziile strategice care trebuie luate la pregtirea n vederea adaptrii sistemelor IT ale IMM-urilor se refer la posibilitatea integrrii adaptrii ocazionate de introducerea euro n cadrul unui proiect IT mai amplu, care s fie implementat independent de trecerea la euro. O astfel de asociere ar putea fi adecvat n condiiile unei abordri bazate pe reducerea la minim a costurilor. Ca alternativ, n funcie de impactul i de sfera de aplicare a diferitelor adaptri IT necesare, precum i de resursele disponibile, poate fi recomandabil axarea pe adaptrile necesare pentru a se asigura compatibilitatea cu euro i amnarea altor proiecte IT pentru o dat ulterioar.

Printre adaptrile sistemelor IT impuse de trecerea la euro se numr capacitatea sistemelor de a procesa dou monede (cea naional i euro), de a face fa cerinelor legate de dubla afiare a preurilor (a se vedea punctul 3.2 de mai jos), de a implementa conversiile dintre moneda naional i euro n conformitate cu regulile conversiei i de a procesa un numr mare de zecimale. n cazul n care sistemele IT ale unei ntreprinderi sunt conectate cu sistemele partenerilor de afaceri, ale furnizorilor etc., este necesar asigurarea continuitii compatibilitii acestor sisteme i dup conversia monetar. n funcie de capacitate, sistemele IT existente fie se pot modifica, moderniza sau dezvolta, fie se pot nlocui cu sisteme noi, care ndeplinesc toate cerinele. n general, orice program informatic nou achiziionat de IMM-uri n timpul procesului de pregtire pentru conversia monetar ar trebui s fie deja eurocompatibil, evitndu-se astfel necesitatea unor adaptri ulterioare. Pentru a se asigura buna funcionare n euro a tuturor sistemelor IT ncepnd cu ziua , toate aplicaiile care au fost adaptate ar trebui s fie testate atent i n mod repetat ct mai curnd posibil, pentru a se evita defeciunile i efectua mbuntirile necesare nainte de momentul n care sistemele IT trebuie s devin operaionale. nainte de conversia final n euro a dosarelor de arhiv i a bazelor de date, este recomandabil copierea lor, astfel nct s poat fi uor accesibile dac este nevoie.

Perioada de dubl circulaie reprezint perioada care debuteaz n ziua punerii n circulaie a bancnotelor i monedelor euro (ziua ) i n decursul creia att moneda naional, ct i euro sunt considerate mijloace legale de plat n statul membru respectiv. Perioada maxim de dubl circulaie este de ase luni, ns statele membre pot decide s o scurteze. Majoritatea statelor membre care se pregtesc n prezent pentru introducerea euro prevd o perioad scurt de dubl circulaie, de cel mult o lun.

2.3.

Gestiunea trezoreriei

Asigurarea unei conversii monetare fr sincope la nivelul tuturor operaiunilor care implic numerar este unul dintre cei mai importani pai n procesul de pregtire, n special pentru ntreprinderile ale cror relaii cu clienii implic un flux de numerar ridicat. Sectorul vnzrilor cu amnuntul, alturi de sectorul bancar, joac un rol crucial n ceea ce privete colectarea i retragerea bancnotelor i monedelor naionale n perioada de dubl circulaie .

11

Planning the changeover preparations

Pentru a reduce la minim perioada n care moneda euro i moneda naional sunt utilizate n paralel i pentru a accelera astfel conversia monetar, comercianii ar trebui ca, ncepnd cu ziua , s dea restul exclusiv n euro. n anumite ri, aceasta ar putea fi chiar o cerin a legislaiei naionale. Pentru a putea da restul numai n euro, ntreprinderile trebuie s se aprovizioneze de la bnci cu necesarul de bancnote i monede nainte de ziua , n cadrul aa-numitei pre-alimentri subsidiare (sub-frontloading). Aceasta impune comercianilor cu amnuntul s estimeze n mod realist care le vor fi necesitile n materie de numerar n primele zile i sptmni dup conversia monetar. Trebuie reinut faptul c n aceast perioad, cererea de numerar n euro din partea comercianilor cu amnuntul este estimat a fi de 3-5 ori mai mare dect n condiii normale, deoarece numerarul n moned naional primit de la clieni nu mai pot fi utilizat pentru a da rest, iar clienii utilizeaz pentru pli numerar n moned naional mai mult dect n mod obinuit, pentru a se debarasa de acesta fr a fi nevoii s-l schimbe n euro la banc. Detaliile operaiunii de pre-alimentare subsidiar (sub-frontloading) se vor stabili prin acorduri ntre IMM-uri i bncile acestora, care vor fixa, inter alia, datele de debitare pentru numerarul pre-alimentat subsidiar precum i alte cerine suplimentare.

12

Nu trebuie subestimate aspectele logistice i de securitate legate de pre-alimentarea subsidiar (sub-frontloading) cu numerar n euro i, la un nivel mai general, de utilizare n paralel a monedei europene i a celei naionale, n sptmnile anterioare zilei i n perioada de dubl circulaie. Planificarea atent i la timp a msurilor necesare este esenial pentru a garanta o tranziie normal ctre operarea n euro. De exemplu, ntreprinderile ar trebui s verifice dac sunt disponibile capaciti de depozitare suficiente pentru volumul suplimentar de numerar. Va trebui verificat i capacitatea de transport necesar pentru returnarea ctre bnci a numerarului primit de la clieni. n condiiile unui volum mai mare de numerar depozitat n incinta ntreprinderii, este de asemenea recomandabil s se verifice dac polia de asigurare asigur acoperirea suficient sau necesit adaptri temporare. La case, este indicat s se prevad spaii speciale, cum ar fi sertarele suplimentare pentru manevrarea i depozitarea n paralel a numerarului n euro i n moned naional. n vederea reducerii sumelor returnate clienilor drept rest, acetia ar putea fi ncurajai s plteasc, pe ct posibil, suma exact i, n general, s utilizeze pentru pli bancnote de valoare mic. n special, comercianii cu amnuntul mai mari ar putea dori s pun la dispoziia clienilor pentru conversia n euro a numerarului n moned naional spaii speciale, altele dect cele de la case, astfel nct clienii s poat plti direct n euro i s se poat evita posibilele ntrzieri care pot avea loc la cas. O alt posibilitate demn de luat n considerare este ncurajarea clienilor s apeleze mai des la modalitile electronice de plat (de exemplu, crile de credit sau debit) n primele zile de dup ziua , reducnd astfel n ansamblu numrul plilor n numerar. Personalul care lucreaz cu numerar n relaiile cu clienii, n special casierii, ar trebui instruii cu privire la felul n care arat bancnotele i monedele euro i la elementele de securitate ale acestora, cu suficient timp nainte de ziua . Instruirea ar trebui s se refere i la manipularea numerarului n euro, n vederea asigurrii unor proceduri rapide de verificare i a reducerii riscului de a se comite erori.

13

Planning the changeover preparations

Deoarece trecerea la euro va presupune pentru prima dat lucrul cu numerar n euro, ceea ce nseamn c, n mod evident, casierilor le va lipsi dexteritatea de a manipula euro, probabilitatea apariiei unor erori i a unor suspiciunile legate de posibile fraude va crete n preajma zilei . Pentru a reduce astfel de riscuri, ar trebui instituite controale interne adecvate, astfel nct s se poat verifica corectitudinea tranzaciilor, mai ales n primele sptmni de dup ziua .

2.4.

Informarea i instruirea personalului

Informarea personalului cu privire la introducerea euro prin intermediul activitilor de instruire este deosebit de important. Unul dintre obiectivele acestor activiti ar trebui s fie facilitarea nelegerii consecinelor i calendarului conversiei monetare. Angajailor trebuie s li se explice clar n ce mod are loc conversia i care este rolul lor n acest proces. n special pentru personalul care lucreaz cu numerar, ar trebui prevzute sesiuni de instruire n vederea asigurrii unei recunoateri mai bune i a unei manipulri mai rapide a bancnotelor i monedelor euro. Activitile de instruire ar trebui s fie personalizate n funcie de necesitile fiecrui grup int. De exemplu, ar trebui s existe activiti de instruire speciale pentru angajaii care au contact direct cu clienii, pentru cei care lucreaz cu numerar i pentru cei a cror activitate se desfoar n departamentul de contabilitate sau de IT. Angajaii ar trebui ncurajai s-i exprime opiniile, astfel nct eficiena activitilor de instruire s poat fi evaluat. n plus, pentru ca angajaii s neleag care este valoarea euro, se recomand insistent s se utilizeze tabele de conversie, convertoare euro etc. Ar trebui subliniat de asemenea importana dialogului dintre conducere i personal. Experiena anterioar dovedete c, n special n prima zi de dup trecerea la euro, riscul comiterii unor greeli la returnarea restului este foarte ridicat n sectoarele

14

cu flux crescut de numerar. Aadar, avnd n vedere faptul c, conversia monetar poate genera situaii deosebit de stresante pentru angajai, problemele poteniale i posibilele soluii ar trebui identificate i discutate din timp n cadrul companiei. n plus, ar trebui stabilite proceduri referitoare la modul n care trebuie s se reacioneze la nivel intern n cazul n care se comite o eroare, precum i la modul n care trebuie gestionate reclamaiile clienilor. Ar putea fi, de asemenea, constructiv implicarea angajailor sau a reprezentanilor sindicali, n cazul unor ntreprinderi mai mari, n discuiile legate de impactul introducerii euro asupra salariilor. Pentru ca personalul s se familiarizeze cu noua moned, se recomand indicarea sumelor de pe fiele de salariu att n euro, ct i n moneda naional, ct mai curnd posibil dup fixarea ratei de conversie. Este recomandabil s se explice cum s-a ajuns la respectiva cifr n euro, n special n situaiile n care conversia duce la salarii nominale mult mai mici (de exemplu, suma de un milion ITL corespunde unei sume de numai 516,457 EUR). Acest detaliu este relevant n special n cazul ntreprinderilor care mai pltesc salariile n numerar. De asemenea, nu trebuie neglijat aspectul rotunjirii salariilor. Pentru a preveni inexactitile, se recomand insistent rotunjirea numai n cazul sumei finale, nu i a elementelor individuale care alctuiesc salariul, cum ar fi impozitul pe venit, contribuiile la asigurrile medicale, drepturile sociale etc.

15

3. Strategia comercial: relaiile cu clienii Planning the changeover preparations

3.1.

Informarea clienilor

Odat cu introducerea euro, clienii din sectorul comerului cu amnuntul pot avea un sentiment de nesiguran i, n anumite cazuri, se pot simi ngrijorai n legtur cu posibilele consecine negative ale acestei schimbri, cum ar fi creterea preurilor. Msurile menite s sporeasc ncrederea clienilor, bazate pe informaii concrete, pot contracara atitudinile negative i pot facilita acceptarea euro de ctre acetia. De exemplu, clienilor li se pot oferi informaii cu privire la rata de conversie, prin exemplificare (de exemplu, clienii pot primi pliante informative sau tabele cu preurile produselor de baz). Aceasta este o modalitate simpl de a arta c preurile au fost convertite n mod corect i de a reduce gradul de nesiguran. De asemenea, clienii persoane juridice trebuie s fie informai corespunztor. Acetia trebuie s tie cnd societatea planific s nceap s utilizeze euro (de exemplu, pentru comenzi, facturi etc.). Societatea trebuie s verifice dac aceast planificare ar putea crea probleme pentru principalii si clieni.

3.2.

Dubla afiare

Cele mai multe planuri naionale de conversie prevd o perioad obligatorie n cursul creia se practic dubla afiare a preurilor (att n moneda naional, ct i n euro), aceasta constituind o cerin a legislaiei naionale. Dubla afiare este o metod esenial n vederea familiarizrii clienilor i personalului cu valoarea mrfurilor n euro. Acest lucru i va ajuta s gndeasc n euro. O astfel de msur poate fi costisitoare ntr-o prim faz i, n plus, va fi nevoie cu

16

i furnizorii

siguran de echipamente speciale. Cu toate acestea, dubla afiare reprezint un instrument eficient de mbuntire a relaiilor cu clienii. Dubla afiare ar trebui s fie lipsit de ambiguiti, uor identificabil i clar lizibil. Ar trebui ntotdeauna utilizat rata integral de conversie atunci cnd se convertesc preurile din vechea moned n euro. Afiarea nu ar trebui s fie prea ncrcat de cifre i ar trebui limitat la preul final de pltit de ctre client. Dubla afiare poate fi utilizat pe etichetele de pe rafturi, pe etichetele cu preul produselor, pe listele de preuri sau n cazul sumei totale afiate pe bonurile de cas. Pentru a evita confuziile i posibilele costuri suplimentare, este extrem de important ca dubla afiare a preurilor s nceap numai dup ce rata de conversie oficial a fost stabilit n mod irevocabil. Rata de conversie este fixat de Consiliu UE odat ce un stat membru a ndeplinit criteriile de convergen. Experiena rilor din primul val a demonstrat faptul c clienii nu au tendina de a acorda prea mult atenie dublei afiri pn n ultimele luni i sptmni dinaintea conversiei. Pentru conversia monedelor naionale n euro i invers, se vor aplica normele enumerate mai jos, prevzute de Regulamentul (CE) nr. 1103/97 al Consiliului privind anumite dispoziii referitoare la introducerea monedei euro.

17

Planning the changeover preparations

Regulile de conversie se adopt pentru contravaloarea unui euro n fiecare dintre monedele naionale ale statelor membre participante. Acestea se adopt cu ase cifre semnificative. Ratele de conversie nu se rotunjesc i nu se trunchiaz n procesul de conversie. Ratele de conversie se utilizeaz pentru conversia dintre unitatea euro i unitile monetare naionale i viceversa. Nu se utilizeaz ratele inverse, obinute din ratele de conversie. Sumele de bani de pltit sau de contabilizat cnd se efectueaz o rotunjire dup o conversie n euro se rotunjesc n sus sau n jos, la centul cel mai apropiat. Sumele de bani de pltit sau de contabilizat care sunt convertite ntr-o unitate monetar naional se rotunjesc n sus sau n jos, la subdiviziunea cea mai apropiat sau, n lips de subdiviziuni, la unitatea cea mai apropiat sau, n conformitate cu legile sau practicile naionale, la un multiplu sau la o fraciune a unei subdiviziuni sau a unei uniti monetare naionale. n cazul n care aplicarea ratei de conversie determin un rezultat care se situeaz exact la mijloc, suma se rotunjete la cifra superioar.

Pentru a ilustra modul n care se realizeaz conversia, un exemplu de conversie utiliznd lira cipriot ar arta dup cum urmeaz: Rata de conversie este: 1 EUR = 0,585274 CYP. Pentru a converti n euro suma iniial exprimat n CYP, aceasta trebuie mprit la rata de conversie. Suma n euro rezultat se rotunjete la dou zecimale, adic la cent. Rotunjirea n sus sau n jos trebuie efectuat n conformitate cu practicile comerciale comune.

18 8

Exemplul 1
1,30 CYP mprit la rata de conversie = 2,2211818 EUR Cea de-a treia cifr este 1, prin urmare suma trebuie rotunjit n jos: 1,30 CYP = 2,22 EUR

Exemplul 2
1,80 CYP mprit la rata de conversie = 3,0754825 EUR Cea de-a treia cifr este 5, prin urmare suma final trebuie rotunjit n sus: 1,80 CYP = 3,08 EUR Pentru a transforma n CYP o sum exprimat n euro, aceasta trebuie nmulit cu rata de conversie. Suma n CYP rezultat trebuie s fie rotunjit la dou zecimale. Rotunjirea n sus sau n jos trebuie s se fac n conformitate cu practicile comerciale comune.

Exemplul 3
18 EUR nmulit cu rata de conversie = 10,534932 CYP Cea de-a treia cifr este 4, prin urmare suma final trebuie rotunjit n jos: 18 EUR = 10,53 CYP

Exemplul 4
11 EUR nmulit cu rata de conversie = 6,438014 CYP Cea de-a treia cifr este 8, prin urmare suma final trebuie rotunjit n sus: 11 EUR = 6,44 CYP Trebuie reinut faptul c pentru toate tranzaciile comerciale se folosete rata de conversie integral de 1 EUR = 0,585274 CYP.

19

Planning the changeover preparations

3.3. Preurile

Introducerea euro poate oferi ocazia ideal de a realiza o analiz strategic de pia. Studierea i descrierea impactului trecerii la euro asupra societii comerciale va constitui o baz pentru dezvoltarea i implementarea strategiei de conversie. La stabilirea preurile n euro ar trebui luate n considerare urmtoarele aspecte: structura costurilor, sensibilitatea preurilor, dorina consumatorilor de a compara preurile, gradul sporit de transparen n condiiile trecerii la euro i modul n care concurena i stabilete preurile. Este foarte util ntocmirea unei liste cu cei mai importani clieni i contactarea acestora cu suficient timp nainte de conversie. Clienilor li se pot oferi liste i cataloage cu preurile n euro, cuprinznd i o referin la regulile de conversie i exemple de calcul. Scopul ar trebui s fie acela de a garanta faptul c impactul conversiei asupra preurilor este, n ansamblu, neutru. n principiu, trecerea la euro nu ar trebui s afecteze preul sau valoarea produselor. IMM-urile ar trebui s fie contiente de faptul c, n cursul perioadei n care are loc conversia, clienii vor fi extrem de sensibili la orice schimbare a preurilor. Prin urmare, o strategie transparent de conversie a preurilor este esenial n vederea evitrii nenelegerilor.

20 0

Dup conversia preurilor n euro, poate fi necesar modificarea uoar a acestora, pentru a le face mai acceptabile pentru pia. Conversia poate conduce la preuri neuniforme, de exemplu 7,32 EUR. n astfel de cazuri, preurile vor trebui adaptate pentru a obine un pre rotunjit care este mai uor de gestionat (de exemplu 7,30 EUR). Pentru preurile psihologice, ar putea fi necesar stabilirea unor noi preuri prag. n acest sens, utilizarea rotunjirii sistematice n jos poate constitui o opiune comercial, care poate fi folosit pentru publicitate. De exemplu, un produs cu preul de 49,00 FRF, convertit n 7,47 EUR ar putea fi rotunjit la 7,40 EUR (= 48,54 FRF). Dac acest lucru nu este posibil din motive financiare, o alt opiune poate fi modificarea cantitii sau a dimensiunilor produsului. Acest lucru poate fi necesar i n cazul articolelor de foarte mici dimensiuni, cum ar fi bomboanele, uruburile etc. De exemplu, 1 ITL corespunde unei valori de 0,00 EUR. Pentru a se obine un pre la care produsul s poat fi comercializat, se poate mri numrul de articole din fiecare pachet. Cu toate acestea, rotunjirea sumelor n euro poate avea un impact considerabil asupra cifrei de afaceri a companiei, iar acest aspect nu ar trebui subestimat. De exemplu, dac suma de 2,51 EUR se rotunjete n jos la 2,5 EUR, aceasta nseamn o diferen de 0,4 %. Impactul acesteia asupra articolelor individuale poate fi neglijabil, ns, n cazul n care un IMM aplic n mod consecvent o politic de rotunjire n jos, rezultatul i va afecta semnificativ cifra de afaceri. n mod similar, nici consecinele rotunjirii preurilor n euro asupra relaiilor cu concurena nu trebuie neglijate. De exemplu, dac preul unui produs al companiei A este de 200 ITL pe unitate, iar preul unui produs similar al companiei B este de 201 ITL pe unitate, ambele preurile n euro vor coincide: 0,10 EUR prin rotunjirea la centul cel mai apropiat. n acest fel, compania A i-ar pierde avantajul concurenial pe care l-a avut anterior. n anumite ri, au fost implementate sau sunt n curs de implementare iniiative privind stabilirea corect a preurilor; acest lucru s-a ntmplat n urma unui amplu proces de consultare, coordonat de comitetele naionale pentru introducerea

21

Planning the changeover preparations

euro, din care fac parte reprezentani ai guvernului, ai consumatorilor i ai sectorului vnzrilor cu amnuntul. Iniiativele se bazeaz pe angajamentul voluntar al organizaiilor de afaceri de a adopta o strategie corect de stabilire a preurilor i de a iniia i comunica cele mai bune practici n pregtirea pentru trecerea la euro. ntreprinderile care ader la aceste iniiative se angajeaz s aplice n mod corect dubla afiare a preurilor i s nu creasc preurile bunurilor i serviciilor din cauza conversiei monetare . Aceste iniiative s-au dovedit a fi deosebit de utile, contribuind la meninerea ncrederii clienilor n stabilitatea preurilor. Ele au, de asemenea, o valoare potenial ca punct de vnzare comercial pentru ntreprinderi. Participarea la astfel de iniiative este puternic recomandat.

3.4.

Relaiile cu furnizorii

Se recomand s li se solicite din timp furnizorilor existeni s-i trimit listele de preuri i facturile n euro. IMM-urile ar trebui s fie contiente de faptul c introducerea euro ar putea fi o oportunitate de a obine condiii de aprovizionare mai favorabile. De exemplu, dac preurile reprezint factorul decisiv n alegerea unui furnizor, transparena mai ridicat a preului i eliminarea riscurilor asociate cursului de schimb, generate de introducerea euro, ofer posibilitatea de a gsi alternative noi i mai puin costisitoare.

22 2

3.5.

Contractele

Principiul continuitii contractelor, conform cruia rmn valabile contractele existente care prevd sume exprimate n moneda naional, se aplic tuturor contractelor existente. n aceste contracte, valorile monetare vor fi convertite n euro utilizndu-se ratele de conversie stabilite oficial.

Cu toate acestea, este util verificarea ntregii documentaii juridice a companiei (contracte de munc, acorduri de nchiriere i creditare, polie de asigurare etc.) pentru a se verifica dac sunt necesare modificri. n cazul n care exist dubii, IMM-urile ar trebui s apeleze la consultan juridic. n ceea ce privete noile contracte care stipuleaz pli recurente i prevederi valabile i dup data conversiei monetare, valorile ar trebui fixate direct n euro pentru a se evita preuri neuniforme determinate de conversiile ulterioare. Pentru contractele ncheiate cu parteneri care se afl n afara zonei euro, ar putea fi util introducerea unei clauze euro care prevede faptul c, n cazul n care contractul continu i dup data oficial de introducere a euro, acesta va rmne unitatea monetar obligatorie. O astfel de clauz ar putea fi formulat dup cum urmeaz: Prile convin ca toate obligaiile de plat prevzute n contract sunt asumate a fi stipulate n euro, imediat dup ce acesta devine unicul mijloc legal de plat. Conversia se va baza pe rata de conversie stabilit oficial.

23

Lista de vericare
Planificarea pregtirilor pentru conversia monetara
Societatea comercial este la curent cu data conversiei monetar? S-a stabilit impactul euro asupra funcionrii societii i asupra activitilor acesteia? S-a elaborat o strategie de conversie? S-a pregtit un plan de aciune privind modul de abordare a conversiei monetare, incluznd atribuiri clare ale sarcinilor? Cum va fi gestionat conversia (termene de execuie, resurse umane i financiare suficiente, coordonarea cu alte funcii din cadrul companiei)? A fost numit n cadrul companiei un coordonator pentru pregtirile de conversie monetar? Este planificat o monitorizare eficient n vederea identificrii problemelor i riscurilor? Au fost adunate informaiile disponibile furnizate de guvern, asociaii comerciale, centre Euro Info, camere de comer i industrie, bnci, experi contabili, consultani de afaceri etc.?

Adaptri n cadrul societii (contabilitate, IT, gestiunea trezoreriei, instruirea personalului)

Contabilitate i gestiune financiar
A fost pregtit conversia datelor anterioare privind tranzaciile efectuate? Bugetul pentru anul n care urmeaz s fie introdus moneda european a fost ntocmit n euro? S-a verificat ncepnd cu ce dat sau pentru ce perioad trebuie depuse n euro declaraiile fiscale i documentele aferente (de exemplu, documentele privind impozitul pe profit, TVA, impozitele pe salarii), precum i situaiile financiare? S-a pregtit conversia i, dup caz, creterea sau reducerea capitalului societii?

24

A fost revizuit statutul societii i alte regulamente ale acesteia? Au fost informai acionarii cu privire la posibilele modificri ale participaiilor?

Sistemele IT
S-a ntocmit un inventar al tuturor sistemelor IT utilizate de ntreprindere (de exemplu, sistemele utilizate pentru facturare, state de plat, gestionarea informaiilor, vnzarea de bilete sau gestiunea stocurilor)? Au fost identificate toate sistemele IT afectate de conversia monetar? S-au adunat informaiile puse la dispoziie de furnizorii de sisteme IT cu privire la respectarea cerinelor impuse de trecerea la euro (de exemplu, capacitatea sistemelor de a opera cu dou sau mai multe monede, dubla afiare a monedelor n perioada de dubl circulaie, sprijin pentru modificarea de rapoarte i formulare, aplicarea corect a regulilor de conversie i rotunjire, documentarea datele istorice n moneda naional)? Au fost identificate echipamentele hardware care trebuie modernizate sau nlocuite (de exemplu, servere, calculatoare portabile, tastaturi, imprimante, case de marcat, distribuitoare automate, aparate de citit carduri)? Au fost identificate i rezervate din timp resursele externe necesare pentru adaptarea sistemelor IT? S-a verificat dac soluiile de modernizare sau nlocuire a sistemelor IT sunt disponibile n timp util? Au fost identificate interfeele care conecteaz diferite sisteme IT din cadrul societii, precum i sistemele care asigur conectarea cu cele ale partenerilor, furnizorilor etc.? Care dintre sisteme trebuie schimbate din punct de vedere comercial i/sau tehnic i n ce moment (de exemplu, necesitatea unei schimbri sincronizate a anumitor sisteme)? A fost pregtit i implementat adaptarea sistemelor IT, fie cu sprijin din cadrul societii sau de ctre contractani externi? Au fost determinate necesitatea testrii sistemelor IT i a echipamentelor hardware i momentul testrii? Care sunt efectele asupra mijloacelor electronice de plat?

25

Lista de vericare

Gestiunea trezoreriei
A fost evaluat cererea de numerar n euro estimat pentru primele sptmni de dup conversia monetar i a fost contactat banca n vederea aprovizionrii cu numerar n euro nainte de ziua (prealimentarea subsidiar sub-frontloading)? Au fost comandate pachete de prezentare a monedei euro? Exist capaciti suficiente pentru depozitarea n paralel a numerarului n euro i n moned naional? Au fost abordate ntr-o msur suficient aspectele logistice i de securitate (securitate, asigurri etc.)? Se preconizeaz msuri specifice pentru manipularea la case att a numerarului n euro, ct i a celui n moned naional? Se prevd msuri de instruire cu privire la aspectul i elementele de securitate ale monedelor i bancnotelor euro? Se preconizeaz msuri de instruire cu privire la utilizarea i manipularea numerarului n euro?

Instruirea personalului
Au fost planificate i a fost prevzut un buget pentru msuri de instruire (de exemplu, pentru personalul care intr n contact direct cu clienii, care manipuleaz numerar, care lucreaz n departamentul IT etc.)? Li s-au pus angajailor la dispoziie tabele de conversie, convertoare etc.? Au fost informai angajaii cu privire la consecinele salariale (politica de rotunjire etc.)? Se preconizeaz desemnarea unei persoane de contact de la care angajaii pot s solicite informaii?

26

Relaiile cu clienii i furnizorii

Clienii
Au fost contactai i informai clienii, inclusiv clienii persoane juridice? Cnd va ncepe dubla afiare i cum se va desfura (etichetarea produselor, liste de preuri, chitane, bonuri de TVA etc.)? A fost elaborat o strategie de stabilire a preurilor n euro (conversie, rotunjire, abordarea preurilor neuniforme, a preurilor psihologice etc.)? Se va asigura transparena i posibilitatea de urmrire a modificrilor la nivelul preurilor (n special n ceea ce privete preurile unitare i calculul preurilor mixte)? Ar trebui s participe societatea la o iniiativ privind o politic de preuri corect? Va fi necesar o repoziionare n raport cu concurena ca urmare a introducerii euro? Va crea introducerea euro posibiliti de explorare a unor noi piee? Va crea introducerea euro posibiliti de dezvoltare a unor noi metode de vnzare (comer electronic, comenzi prin pot etc.)?

Furnizorii
Au fost contactai furnizorii i li s-au solicitat liste de preuri n euro? A fost luat n considerare posibilitatea de a utiliza conversia monetar drept o ocazie de a revizui relaiile existente cu furnizorii?

Contractele
Au fost verificate toate contractele existente (contracte de munc, contracte de nchiriere, contracte cu parteneri de afaceri din afara zonei euro, contracte cu bnci i alte ntreprinderi)? Are societatea n vedere anumite prevederi referitoare la sumele n euro n cadrul noilor contracte care rmn valabile i dup data conversiei monetare i care prevd pli recurente ? Este considerat necesar asistena juridic extern?

27

Informaii suplimentare: Moneda euro www.ec.europa.eu/euro Comisia European, Direcia General Afaceri Economice i Financiare www.ec.europa.eu/economy_nance Portalul european pentru IMM-uri www.ec.europa.eu/enterprise/sme Reeaua Enterprise Europe www.enterprise-europe-network.ec.europa.eu Banca Central European www.ecb.europa.eu

Comisia European Euro, gata s intre n afaceri Cum s v pregtii ntreprinderea pentru a lucra cu euro Luxemburg: Oficiul pentru Publicaii Oficiale ale Comunitilor Europene 2008 28 p. 15.0 x 23.0 cm ISBN 978-92-79-08704-2 DOI 10.2765/58714

KC-81-07-173-RO-C

Oficiul pentru Publicaii