Conduo de reunies

Sistemas de Gesto da Qualidade e Auditorias

I. Resumo

Este trabalho tem como objecto de estudo, saber assegurar um planeamento de uma reunio que evite desperdcios de tempo e traga mais resultados, conhecer os diferentes estilos de conduo de uma reunio.

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II. ndice

pgina I. Resumo _______________________________________________ 2

II. ndice ________________________________________________ 3

Captulo I Introduo ______________________________________ 4

Captulo II - O que uma reuniao? ____________________________ 4

2.1 2.2 Definiao de reunio __________________________________ 4 Porqu convocar reunies? _____________________________ 4

Captulo III Metodologia de conduo de reunioes _______________ 5

3.1 3.2 3.3 3.4 Calendarizao de reunies _____________________________ 5 Objectivos da reunio __________________________________ 6 Funes dos participantes ______________________________ 6 Documentos de uma reunio ____________________________ 8

Captulo IV - Reunies em contexto de auditoria __________________ 10

4.1 4.2 Reunies de abertura __________________________________ 10 Reunies de fecho ____________________________________ 12

Captulo V - Concluso _______________________________________ 12

III. Bibliografia ___________________________________________ 12

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Capitulo I Introduo

As reunies so fundamentais para gerir as equipas e as organizaes, mas nem sempre so uma experincia estimulante para quem nelas participa. Existem vrios tipos de reunio que se distinguem pelas suas finalidades, pelo papel que atribudo ao animador e aos participantes, pela estrutura do seu contedo, pelas tcnicas que devem ser utilizadas pelo animador, pelos resultados que produzem, pelas condies prvias que exigem (por exemplo: reunio de trabalho, reunio de criatividade, reunio de informao, reunio de negociao, reunio de formao, circulo de qualidade, etc). Por isso, importante ajustar o formato da reunio s condies especficas da sua realizao. Existem mtodos e tcnicas para assegurar que estas no se tornam experincias frustrantes e num desperdcio de tempo e de energia.

Capitulo II O que uma reunio?

2.1

Definiao de reunio Reunio qualquer tipo de encontro de pessoas que tm como objectivo em

comum para atingir os interesses de uma empresa, associao, grupo, etc.

2.2

Porqu convocar reunies? Existe um nmero de razes convincentes para a convocao de reunies.

Para manter as pessoas unidas: O ser humano gregrio. Existem poucas pessoas que conseguem passar,

confortavelmente, um dia inteiro sem interagir com outras. As reunies ajudam-nos a relacionar aquilo que estamos a fazer com o trabalho dos outros. Para avaliar informao:

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Uma reunio no , normalmente, a forma mais eficiente de propagar informao, mas um bom meio para avaliar. O parecer em grupo , geralmente, mais equilibrado do que o pessoal: consequentemente, os grupos tm tendncia para cometer menos erros graves. Eles esto, por conseguinte, melhores coordenados. Para tomar decises: As reunies principais so convocadas para promover a aco, dar resposta mudana, resolver desacordos, decidir entre formas de procedimento alternativas. Os grupos no so peritos em analisar problemas que necessitam de um conhecimento profundo ou de um raciocnio subtil, em ambos os casos, um grupo ir pensar apenas to bem como o seu membro mais competente. Uma deciso tomada numa reunio comportar mais peso do que uma proveniente de uma base individual, mas ser tomada de uma forma mais lenta e dispendiosa. Para estimular: Ao grupos que estabelecem as suas prprias metas exigem mais de si do que aquilo que os seus superiores poderiam considerar aplicvel. A manuteno do grupo estimula e motiva o indivduo a desempenhar melhor as suas funes.

Capitulo III Metodologia de conduo de reunioes

3.1

Calendarizao de reunies Todas as reunies tm uma agenda. Poder no ter sido escrita, poder no ter

sido discutida ou mesmo considerada. No entanto, a agenda persiste mesmo assim. Seja quem for que controla a agenda, controla a reunio. Se ela no for tornada publica, a reunio ser interrompida por agentes particulares, o resultado ser a confuso, frustrao e o fracasso. Ela actua como: Uma planificao da reunio que contribui para a preparao; Um controlo objectivo do curso da reunio; Uma escala para o sucesso da reunio.

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Ordene de forma lgica os vrios pontos de debate durante a reunio, especificando o tempo que ser utilizado em cada um desses pontos e a informao necessria e/ou auxiliar que os participantes devem conhecer ou preparar, bem como o responsvel por essa informao, caso seja necessrio. No se limite a apresentar tpicos gerais. Acrescente uma curta explicao do que cada ponto da agenda significa, no deixando de referir o que ser discutido e o que ser decidido. Mantenha-a simples. Quanto mais difcil for a sua organizao, maior ser a probabilidade de uma reunio improdutiva. 3.2 Objectivos da reunio Estabelea o objectivo da reunio. Assente-o, este formar a base do ttulo da reunio. Esta reunio esta a ser convocada com o fim de . Se se vai dedicar a diferentes assuntos, estes devem estar de certa forma relacionados. So todos relevantes para a maioria dos membros do grupo? Ser a reunio necessria para os levar a cabo? Alguns assuntos podero ser tratados de forma mais eficaz em mini reunio antes ou depois da reunio principal, sem absorver o tempo de discusso do grupo. Adopte a seguinte atitude, quando no h objectivo, no h reunio. Siga a seguinte regra, se no consegue escrever uma frase simples estabelecendo um objectivo preciso e limitado para a reunio, no a convoque.

3.3

Funes dos participantes

Presidente: A reunio ter de ter um presidente ou responsvel pela conduo da mesma.

Esse responsvel tem trs funes essenciais, face aos restantes participantes da reunio: ter de unir o grupo, de o mobilizar e de garantir a concentrao (focus) nos temas da agenda. Tal significa que o coordenador da reunio no poder tomar partidos, devendo ser neutral, restringindo as suas aces aos factos e garantir que a voz de todos ouvida.

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Dever, assim, mobilizar

motivar

os

participantes

para

o debate,

reorganizando ideias e criando um clima propcio ao debate. Por fim, deve garantir que no h desvios aos assuntos em anlise, procurando o cumprimento da agenda e dos objectivos, evitando a disperso de comentrios e a perda de concentrao nos temas em foco. O presidente dever ter as seguintes caractersticas: Pessoa com facilidade de comunicao; Capacidade de sntese; Facilidade para resumir, esclarecer e sumariar ideias e conceitos, inclusive escolhendo as frases mais apropriadas que reflictam os argumentos/ideias apresentados pelos participantes; Falar claramente, pausadamente e precisamente; Capacidade de dirigir discusses para um ponto objectivo; Evitar disperses em consideraes no relevantes; Evitar dilogos paralelos; Controlar o horrio; Controlar e informar passo a passo as etapas da calendarizao; Separar as ideias das pessoas; Manter os papis claramente definidos.

Secretrio:

Tal como no caso do presidente, essencial que o secretrio possua um conhecimento razovel dos procedimentos habituais e das regras da organizao. Os deveres de um secretrio so puramente executivos, devendo manter-se em contacto contnuo com o presidente. seu dever organizar o trabalho rotineiro, tratar toda a correspondncia, convocar todas as reunies, definir ordens de trabalho juntamente com o presidente, redigir as actas, escrever o relatrio anual e fornecer informaes teis a qualquer membro quando este lhas pede.

Tesoureiro

Pessoa responsvel por manter registros corretos e atualizados do dinheiro. o encarregado de assegurar que o grupo fique dentro das linhas diretivas dos recursos.

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Quando um evento ou actividade est a ser planeada, a equipe deve pedir sempre ao Tesoureiro que verifique se h caixa suficiente para as despesas.

Participantes

Por outro lado, os participantes devem procurar apresentar os seus argumentos, ideias e concluses de forma racional, no procurando monopolizar a ateno dos outros. Devem dar todas as respostas, mas garantindo o fluxo contnuo da discusso e do debate. Devem ter uma mente aberta a sugestes alheias, esquecendo questes pessoais que possam prejudicar o clima geral da reunio.

Mediador de Tempo

Um Mediador garante que a reunio no ultrapasse os limites de tempo. Mediadores de Tempo precisam ser assertivos sobre o direcionamento dos assuntos da reunio, garantindo que a reunio comece e termine no tempo programado, sem deixar que o assunto se disperse.

Avaliador

Pessoa encarregada da avaliao final da reunio, de perguntar ao grupo o que funcionou, o que no funcionou e o que faltou na reunio.

3.4

Documentos de uma reunio

Convocatrias

dever do secretrio enviar convocatrias a propsito de todas as reunies. Convocar uma reunio por telefone ou por contacto pessoal no um procedimento correcto, provocando erros quanto data e ao local, esta deve ser assim feita atravs do correio. Deve-se avisar os convocados com bastante antecedncia.

Actas

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As actas so um registo dos factos, das decises e das aces estabelecidas, so as anotaes sobre o que aconteceu na reunio. A sua funo dever ser, manter as actas to condensadas quanto possvel, sendo dever do secretrio fazer este registo. Deve-se redigir as actas o mais cedo possvel aps a reunio. As actas so teis, pois podem ser dadas a pessoas que perderam a reunio e servem como registro para referncia.

A execussao de actas tm 3 tempos: Antes da Reunio: Escolha sua maneira de tomar notas (ou seja, caneta e papel ou laptop). Tambm pode usar um gravador durante a reunio para poder voltar e tomar notas. Esteja preparado. D uma olhada na agenda da reunio e quaisquer documentos anteriores a serem discutidos durante a reunio. Tenha as actas da reunio anterior mo para referncia.

Durante a Reunio: Saiba quem participa na reunio. Quem toma notas, precisa ter a lista

completa de participantes. Se no souber os nomes, pea que se apresentem ou passe uma lista de presena. No tente anotar tudo. Mantenha a ateno nas idias gerais do item discutido, dos maiores pontos levantados, quais decises foram tomadas, e quem vai realiz-las.

Depois da reunio: Escreva a acta assim que possvel, enquanto as coisas ainda esto

frescas em sua cabea. Pea ajuda se precisar. Pode ser til pedir a outro participante que leia a acta antes de distribu-la, para ver se se perdeu algo. Copie e distribua a acta aos membros da equipe. Guarde um registro das actas. Guarde todas as actas das reunies juntas numa pasta, arquivo ou arquivo de computador.

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O que incluir na execusso das actas: Incluir a data, horrio, lugar e tipo de reunio (semanal, mensal ou de propsito especial). Incluir os nomes dos participantes da reunio. Escrever itens na ordem em que so discutidos. Escreva um cabealho separado para cada item. Mantenha as actas concisas e objetivas. No ponha cada detalhe de cada discusso. Voc no precisa registrar tpicos irrelevantes para o negcio em questo. Enfatize itens de aco. Durante a reunio, a equipe decide, na maioria das vezes, quais aces precisam ser tomadas, e quem responsvel por cada tarefa. Enfatize os passos de aco sublinhando-os ou colocando-os em negrito. Outra opo anexar, na acta, outra folha s para os Itens de Aco. Seja o mais meticuloso possvel e no inclua quaisquer de suas prprias opinies subjetivas. As actas devem ser objetivas e relatar os fatos. Anote o lugar, horrio e data da prxima reunio. Desta forma todos os participantes sero informados com antecedncia.

Capitulo IV - Reunies em contexto de auditoria

A realizao da auditoria inicia-se por uma reunio de abertura e termina com uma reunio de fecho. Entre esses dois momentos, os elementos da equipa auditora procedem auditoria propriamente dita, atravs da recolha de evidncias e documentao das constataes. As constataes para alm de documentadas de forma clara, devem ser revistas com o responsvel do organismo auditado, antes de serem apresentadas aos diferentes agentes convocados para a reunio de fecho.

4.1

Reunies de abertura Uma reunio de abertura composta por um conjunto de objectivos:

Apresentao da equipe auditora e da organizao; Assegurar que os auditados conheam bem os objectivos da auditoria, o que
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vai ocorrer e como;

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Assegurar que a organizao auditada fornea as facilidades necessrias

conduo das auditorias; Designar os acompanhantes junto aos auditores.

Numa reunio de abertura que ter em conta os seguintes aspectos: Confirmar o plano da auditoria; Apresentar a metodologia utilizada na realizao da auditoria; Dar oportunidade para o auditado colocar questes; Apresentao dos participantes e descrio dos seus papis; Confirmao dos objectivos, critrios e mbito da auditoria; Confirmao do horrio da auditoria, data e hora da reunio de encerramento,

reunies intercalares, alteraes de ltima hora; Mtodos e procedimentos da auditoria; Informar que as evidncias de auditoria so baseadas em amostragem e que

existem elementos de incerteza quando se audita; Confirmao do idioma a ser utilizado; Confirmao de que o auditado ser mantido ao corrente do progresso da

auditoria; Confirmao de disponibilidade de recursos e instalaes necessrias equipa; Confirmao de questes de confidencialidade; Confirmao de procedimentos de segurana no trabalho, emergncia e

segurana para a equipa; Confirmao da identidade, funo e disponibilidade dos guias; Metodologia de elaborao do relatrio; Classificao de no conformidades; Informao sobre as circunstncias que podem pr termo auditoria; Informao de sistema de recurso relativo realizao ou s concluses da

auditoria.

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4.2

Reunies de encerramento

A reunio de encerramento dever ser conduzida pelo auditor coordenador e visa apresentar as constataes e concluses da auditoria aos auditados, de maneira a assegurar, por parte deles, uma compreenso clara e o reconhecimento da base factual das constataes de auditoria. O que deve ser tratado: Apresentao do sumrio dos resultados da auditoria; Evidenciar aspectos positivos, agradecendo o apoio recebido; Apresentao das no-conformidades; Esclarecer que a auditoria um retrato do laboratrio naquele momento; Leitura do parecer final a ser apresentado ao cliente.

Captulo V Concluso Com a realizao deste trabalho ficamos atentas para o planeamento de uma reunio. Tudo deve ser feito de acordo com um conjunto de regras, desde o porqu da reunio, objectivo, at a aprovao da acta da respectiva reunio. Toda a reunio deve ser devidamente calendarizada de forma a haver uma sequncia lgica na discusso dos diferentes pontos, no havendo o esquecimento de nenhum deles. Os participantes da reunio devem ter funes especficas, sendo a do presidente assim como a do secretrio fundamentais. Averiguamos que as reunies em contexto de auditorias seguem o mesmo contexto tendo ainda pontos especficos.

III. Bibliografia
- Brarker,Alan. Reunies que funcionam. Lyon Edies, Lda. 1996. - Perreira, Artur. Reunies e grupos de trabalho. Pltano Edies Tcnicas. - Pesquisa na internet

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