ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

INTRODUCCIN Uno de los factores de xito de un lder, es la manera como administra el tiempo. La queja ms frecuente entre los que lideran empresas o instituciones es que Hay demasiado que hacer y no hay suficiente tiempo para hacerlo todo. Por lo tanto, no es sorprendente que dadas las presiones de la vida en las empresas, que mucho lderes dejen que sus das se les escurran de las manos y pierdan de vista el cumplimiento de sus objetivos presionados por las demandas cotidianas y las frecuentes interrupciones.

QU ES EL TIEMPO? Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difcil definirlo; sin embargo es algo con lo cual tenemos que ver todos los das. Le atribuimos muchos eptetos al tiempo: El tiempo es oro, El tiempo vuela, El tiempo lo resolver, No tengo tiempo, pero si comprendiramos bien el significado del tiempo concluiramos que no es eso. Despus de todo, el tiempo no es oro, ni un artculo del que podemos disponer; no va a ninguna parte... no podemos acelerarlo, ni retardarlo; no podemos comprarlo ni cambiarlo por otra cosa; no es una fuerza asoladora del mar ni un juez inescrutable, ni un sanador omnisciente. El tiempo es segn lo define sencillamente un diccionario, El periodo durante el cual contina una accin o un proceso Roberto MacIVer, un experto en ciencias sociopolticas dice que El tiempo como el espacio es una dimensin ms que una fuerza. As que al despojar al tiempo de todos esos eptetos, llegamos a la conclusin de que el tiempo es slo una medida, una dimensin. Y si esto es as, entonces cuando hablamos de la administracin del tiempo, el problema no est en ste, sino en la administracin de nosotros mismos. Quienes tienen problemas en la distribucin de su tiempo, tiene problemas en la administracin de s mismo. El comprender la naturaleza del tiempo nos comprometer ms a optimizar esta medida o dimensin de la vida. CICLO DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Cuando hablamos de la necesidad de administrar el tiempo, en realidad lo que deseamos manejar son los acontecimientos que suceden y que le dan sentido al cumplimiento de nuestros objetivos. En este ciclo de la administracin del tiempo consideramos tres aspectos bsicos: 1. Los Principios de la administracin del tiempo 2. Las herramientas del tiempo

3. Los mitos y enemigos del tiempo PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Toda administracin implica la personalidad del administrador mxime cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona. Por eso: Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida. La administracin del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: Dime cmo gastas tu tiempo y te dir quin eres Entre los principios generales ms importantes que consideramos tenemos: 1. El buen uso del Tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo). 2. Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades. 3. Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programacin del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los improvistos. 4. En muchas ocasiones se crea una tensin entre lo urgente y lo importante. La tirana de lo urgente hace postergar los objetivos ms importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis. 5. Hay problemas que tienden a solucionarse por s solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado, redunda en un ahorro de tiempo y de energa. 6. El hbito de posponer decisiones y acciones es un modo comn de perder no slo tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo gnero. 7. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fecha lmite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo favorece la eficiencia. 8. Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y de este modo favorece la eficiencia. 9. Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos peridicamente ayuda a mantener la orientacin y as economizar tiempo y energa.

CMO APROVECHAR MS EL TIEMPO? Elena G. De White dice que la nica manera en la cual podemos redimir

nuestro tiempo es aprovechando lo ms posible el que nos queda. Esta ltima parte del artculo se dedicar a algunas estrategias para optimizar al mximo el tiempo.
1. Establecer claramente metas y objetivos. Sin objetivos claros y definidos es

imposible clasificar actividades y determinar prioridades.

Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en funcin de la consecucin de los objetivos planteados. Lo ms difcil en la clasificacin de las actividades es decidir cules son importantes y cules son las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los asuntos realmente importantes rara vez son urgentes... y los asuntos ms urgentes rara vez son importantes. Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo a un orden de prioridades y esta priorizacin depende del papel que la actividad cumple en el logro de los objetivos. 2. Organizar y programar todas las actividades. El clarificar objetivos y prioridades es muy importante en la administracin del tiempo. Sin embargo, para que resulte exitoso requiere de una programacin cuidadosa de actividades. Programar las actividades que se deben realizar es determinar qu debe llevarse a cabo, cmo, quin, cunto, con qu y en dnde deben efectuarse par poder lograr los objetivos del puesto que desempea. Aqu es muy importante el uso de las herramientas del tiempo. 3. Delegacin Eficaz La delegacin es una de las herramientas ms tiles para lograr ms fcilmente la administracin del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendicin de cuentas de una persona o grupo a otra La delegacin efectiva facilita el trabajo del lder y aumenta la productividad en la organizacin a la vez que ayuda en la formacin de nuevos lderes, pero lo ms importante es que le proporciona tiempo al lder para otras cosas que slo l puede realizar. 4. Controlar las Interrupciones. Las interrupciones son elementos que ocasionan prdida de tiempo. Como: llamadas telefnicas, visitas sin previa cita, juntas y atencin de problemas. Si son llamadas telefnicas, apyese en la secretaria. Si son visitas inesperadas, fltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le toc atenderla limite el tiempo de acuerdo a la situacin. Si se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupcin

dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones. CONCLUSIN El tiempo es un recurso perfectamente socializado refirindose a que todos tenemos la misma cantidad de tiempo. Este hecho imprime en cada ser humano una responsabilidad moral de administrar el tiempo con fidelidad y correctamente. El ciclo de la administracin del tiempo, el cual incluye el conocimiento de los principios de la administracin de este recurso ms las estrategias brindadas en este captulo se constituyen en una verdadera ayuda para optimizar al mximo esta dimensin de la vida. El objetivo de la administracin del tiempo es desarrollar las habilidades necesarias para aprovechar el tiempo en la mejor forma posible de tal manera que se puedan alcanzar las metas personales y las de la organizacin a la cual se sirve.

BIBLIOGRAFA

ENGSTROM Ted. W. Cmo aprovechar el Tiempo. Miami: Editorial Vida, 1976

RODRIGUEZ ESTRADA Mauro. Administracin del Tiempo Mxico: Editorial Manual Moderno, 1988.