Sei sulla pagina 1di 292

Técnicas documentales de archivo

Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Técnicas documentales de archivo Ordenación y clasificación de los documentos de archivo Víctor HugoArévalo Jordán

Víctor HugoArévalo Jordán

Técnicas documentales de archivo

Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Técnicas documentales de archivo

Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Víctor Hugo Arévalo Jordán Técnicas documentales de archivo Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño de la cubierta, puede reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, óptico, de grabación o de fotocopia, sin la previa autorización escrita por parte del autor.

© 2003 por Víctor Hugo Arévalo Jordán

© Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur, octubre de 2003.

Impreso en Buenos Aires.

Hecho el depósito que marca la ley 11723

ISBN 987-20868-4-2

Distribución gratuita

Visítenos y disfrute de más libros gratis en:

ÍNDICE

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

11

NOCIONES GENERALES

12

Archivos: técnica y ciencia

16

Conceptos del documento

18

Documentos privados

19

Documentos públicos

19

Documentos administrativos

20

Documentos judiciales

21

Documentos diplomáticos

22

Documentos heurístico-históricos

23

Documentos auténticos

26

Documentos ejecutivos

26

Archivalía

27

INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS

31

Los principios

31

Unidades de ordenación

41

Principio de procedencia y de orden original

49

Los conceptos

55

Concepto de ordenación

57

Concepto de clasificación

70

Niveles jerárquicos

75

Clasificación decimal Dewey

76

Clasificación documental LC (Library of Congress)

78

Taxonomía

80

Necesidad de una clasificación

81

¿Especie o tipo documental?

81

Designación de un tipo documental

82

Clasificación jerárquica

83

Filogenia

83

Sistema tradicional de clasificación

84

Metodologías alternativas

84

Taxonomía diplomática

85

Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los organismos

85

La Sistemática

86

El uso de los nombres tipológicos

87

Sistema de clasificación

89

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

91

El ciclo vital de los documentos

92

Traslado y transferencia

96

Fase activa

103

Fase administrativa

105

Fase intermedia

105

Fase de conservación permanente

107

Fase tecnológica

108

Sistemas de información en el ciclo vital de los documentos

111

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

119

Caracteres externos

119

Clase y tipo documental

120

Clasificación de los documentos diplomáticos

129

Documentos públicos: regios

130

Documentos públicos pontificios

130

Documentos privados

131

Contenedor o formato

131

Cantidad

133

Soporte o forma

134

Minutas

137

6

Documentos originales

138

Categorías intermedias

140

Copias

140

Caracteres internos

141

Entidad productora

142

Fecha y lugar de producción

143

Orígenes funcionales

144

Contenido sustantivo

146

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO

148

Conceptos generales

148

Sistemas

148

Teoría general de sistemas

149

Empresas y organismos de servicio en la teoría de sistemas

152

Clasificación de sistemas

153

Sistemas físicos y abstractos

154

Naturales y elaborados

154

Técnicos y civiles o sociales

154

Abiertos y cerrados

154

Sistema de producción

155

Clasificación de los sistemas de servicio por su proceso

155

Clasificación de los sistemas de servicio por sus fines

156

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

157

Archivos audiovisuales

157

Archivos cartográficos

157

Archivos impresos

158

Archivos legibles a máquina

158

Archivos públicos

159

Archivos administrativos

162

Archivos eventuales

162

Archivos centrales

162

Archivos intermedios

163

Archivos de conservación permanente o históricos

164

Archivos generales

164

Archivos privados

164

Archivos particulares

166

Archivos económicos

166

Archivos eclesiásticos

166

7

El Archivo del Vaticano

167

Archivos secretos

168

Archivos vivos

168

Archivos muertos

169

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

170

Tendencias de las organizaciones

171

Evolución de las organizaciones

172

Concepto de estructura

173

Criterios para comprender la estructura

175

La delegación

175

La departamentalización

175

La descentralización

176

Estructura formal e informal

176

Tipos de departamentalización

177

Departamentalización por funciones

177

Departamentalización por servicios

178

Departamentalización por área geográfica

179

Departamentalización por tipo usuarios

179

Departamentos staff y de servicios

179

DIAGRAMAS

181

Propósito de los diagramas

182

Flujogramas

182

Organigramas

183

Estructura orgánica

183

Comunicación

186

Análisis

188

Limitaciones

190

Modelos de organigramas

191

Principales formas de organigrama

193

Diagramación

195

Codificación de los cargos del diagrama

201

Tipos de diagrama de estructura

202

Relevamiento de la información

204

LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN

207

Generalidades

207

Las actividades

218

Actividades de planificación

221

8

Actividades políticas

222

Actividades de decisión

222

Actividades de influencia

225

Actividades de información

226

Actividades operativas

227

Actividades de control

228

Actividades de fomento

229

Actividades de servicio

230

Actividades de coordinación

230

IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

232

Aproximación a una metodología archivística

232

Precisión de conceptos

237

Hipótesis

237

Teoría

239

Leyes

241

Operativa del método

242

Los métodos documentales

244

Análisis de los tipos documentales

250

Determinación del tipo de información que se desea obtener

250

Las unidades documentales

253

División de los fondos en unidades documentales

253

Identificación de los fondos documentales

255

Método de identificación de fondos

256

Identificación de la entidad productora

257

Identificación de los orígenes funcionales

259

Identificación del tipo documental

260

Identificación del documento

261

Especificaciones o requerimientos documentales

263

Delimitación del concepto de serie documental

266

El método sistémico

266

El modelo sistémico

267

El contexto

268

Organización del fondo documental

268

La ordenación de las unidades mayores

270

Los grupos documentales

270

Las colecciones de manuscritos

272

La ordenación de las unidades intermedias

274

Series documentales

275

9

Formación de la serie documental

278

Ordenación de las series

279

Series de manuscritos

279

El método interrogativo

280

Determinación de la obtención de datos

280

Forma de obtener los datos

281

La entrevista

282

Sistema de entrevistas

283

Limitaciones

285

Sistema de consultas

286

Sistema de encuestas

286

Encuesta y cuestionario

288

Clasificación de los cuestionarios

289

Preparación de formularios

290

El formulario

291

El método del test

291

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

293

10

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

– Conocer y aplicar correctamente la terminología archivística.

– Conocer y comprender los métodos y procedimien-

tos administrativos.

– Distinguir los tipos documentales que producen las entidades.

– Perfeccionar el vocabulario profesional y los con-

ceptos empleados por la Archivología en el marco de la ordenación y clasificación en sus distintos niveles.

– Conocer los distintos elementos que intervienen

en la clasificación documental.

– Conocer los principios archivísticos.

– Distinguir las distintas unidades documentales.

– Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe

realizar el archivero como consejero de la organización

de documentos activos para efectivizar el servicio.

NOCIONES GENERALES

LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus técnicas actuales data de épocas remotas. Los archivos comenza- ron a formarse prácticamente desde la aparición de las escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos cono- cimientos de la actualidad, los sumerios y los macedo- nios, en el florecimiento de sus respectivas civilizacio- nes —detalle a considerar—, se vieron en la necesidad de crear depósitos dedicados a la conservación de los documentos. Este fenómeno, de carácter netamente social, consi- derado como una constante en la historia de la humani- dad, permite aseverar que la formación de los archivos responde a una necesidad explícita. En la medida que aumenta el número de la población, se requiere de una memoria más amplia que dé testimonio de todos sus acontecimientos, sociales en primera instancia, que pos- teriormente pueden convertirse en históricos. Esta aseveración nos lleva a manifestar, con justa ra- zón, que en los grados de civilización superior, es decir, bajo determinadas condiciones como la existencia de todo

un contexto jurídico-cultural, se establecen como deter- minantes para la formación de archivos. La Archivología como ciencia en formación es relati- vamente moderna, surge como una técnica empírica para dar arreglo y conservación de los archivos. 1 La con- figuración como ciencia independiente y como ciencia auxiliar de la Historia, es reciente. Fueron muchos los archiveros preocupados por este desarrollo, sustentado en la misma necesidad de infor- mación de las instituciones y sus administraciones. Al- gunos hitos son reconocidos, como la difusión del ma- nual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que se editara en 1898.

La Archivología, que se diferencia conceptualmente de la Archivística, por la aplicación de tecnología moder- na, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplo- mática, Paleografía, Biblioteconomía, Historia y final- mente Administración, colaborando en su desarrollo, pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusi- ve del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los ar- chivos administrativos logrará, en cierta forma, buscar menos dependencia de la influencia negativa de la His- toria y la Biblioteconomía sobre los archivos. La Archivología tiene alcances demasiado amplios, lo que, al momento de la formación de profesionales, pre- senta variadas opciones de aplicación, pero básicamen- te pueden citarse:

– Definición de la misma y establecimiento de su cam-

po de estudio, lo que conforma todo un cuerpo teórico permanentemente actualizado.

– Análisis de su objeto, método y finalidad.

1 Antonia Heredia Herrera: Archivística General - Teoría y Práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

13

– Elaboración, estudio y aplicación de los principios relacionados a sus actividades como profesión.

– Gestión de documentos y administración de archi- vos a lo largo del ciclo vital de los documentos

– Estudio de la evolución de la práctica archivística en todos sus campos.

– Bibliografía y formación profesional.

– Consideración de las instalaciones, conservación

material, reproducción en todas sus variantes y con toda su problemática. La Archivología requiere entonces para el logro de

sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomática, Pa- leografía, Cronología, Sigilografía, Historia institucio- nal, Derecho administrativo, Administración, Arquitec- tura, Restauración, Reproducción, Química, Biología e Informática.

A la Archivología la podemos considerar sin muchas

vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque en cada uno de sus aspectos o capítulos, clasifica previa- mente sus conocimientos y los aplica a los distintos con- tenidos que participan de su saber. 2

A la necesidad explícita de la formación de los docu-

mentos y de su posterior centralización en archivos, des- de la antigüedad, podemos clasificarla en dos cualida- des:

La cualidad testimonial: de las decisiones jerárqui- cas, sean de realeza o no, se “petrifican” para su conser- vación permanente, constituyéndose en memoria de las actividades de determinado ejercicio administrativo, po- lítico o simplemente de poder. La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido, producto de una

2 Consideramos que el lector ha leído previamente, el contexto teó- rico de la Archivología.

14

cultura intelectual en desarrollo; que permite concep- tuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que al ser registrados en un documento, cobran valor legal y de requisito para demostrar ante herederos y comer- ciantes, la acreditación de la propiedad como tal. Son los aspectos que determinan el estado jurídico, la organiza- ción del gobierno que hace prevalecer ese estado de de- recho. Lo evidente es que en la antigüedad existieron de- pósitos documentales, con un nombre u otro, y se modi- ficaron los soportes documentales acorde con el desa- rrollo tecnológico del momento. La aparición y desarrollo de la escritura originan la necesidad de un depósito con propósitos específicos: re- unir, ordenar, conservar y recuperar la información ce- losamente guardada. Paralelamente con el desarrollo de la escritura, se conforman varias clases de documen- tos, que contribuyen al conocimiento diplomático, y per- miten posteriormente la aparición de la Paleografía. Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fe- hacientemente los documentos librarios y se diferencian de documentos administrativos por la finalidad de su creación y su esencia. Los documentos librarios encie- rran pensamientos, por decirlo así, mientras que los ad- ministrativos eran fruto de una acción o decisión. Los descubrimientos continuos realizados por la Ar- queología contribuyen aportando datos de interés sobre esta rama del saber. Es así que en las excavaciones rea- lizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuan- do no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba la existencia de cantidades documentarias, generalmen- te ubicadas en los palacios reales o en los templos, es- tos últimos son considerados como los repositorios más

15

antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdo- tes sobre asuntos oficiales y sobre la administración de los bienes pertenecientes al templo, lógicamente que existieron documentos sobre asuntos seculares. Los palacios reales o de magistrados allegados al rey conservaban los diplomas, leyes y demás textos, escritos unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, pa- piro, y más tarde en pergamino y papel. Es decir, efec- tuamos una clasificación de los soportes documentales en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza intrínseca del soporte. Los archivos constituyen, definitivamente, el depó- sito natural donde se conservan primero y luego son con- sultadas, todas las series de escritos llamados de “ac- ción”, acto, hecho, actuación; o de decisión, resolución, determinación.

ARCHIVOS: TÉCNICA Y CIENCIA

Los archivos resguardan documentos que difieren en la apreciación de su valor con el transcurso del tiempo, sometiéndose generalmente a la investigación históri- ca. Estos documentos pueden ser diferentes en su signi- ficado, pero mantienen información de una organici- dad. Los archivos son esencialmente orgánicos. El desarrollo de la investigación en la Sociología, al igual que en la Historia económica, cobraron importan- cia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que obligó a prestar una mayor atención de la organización de los archivos, asimismo se comprende que los documentos encierran un valor incalculable en investigaciones de Etnología, Diplomática, Paleografía (hoy Grafística).

16

Se modifica enormemente el interés por los documen- tos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un amplio desarrollo de las técnicas documentales. Esto nos lleva a la conclusión de que todo archivo debe estar pre- parado para el servicio de investigación, y no sólo en la consulta eventual de documentos administrativos, sino para facilitar información continua que permita adqui- rir un mayor conocimiento en el campo científico o, como en el caso de las actuaciones administrativas, tomar deci- siones acertadas. Esto compromete a quienes hasta aho- ra, en forma idónea, se hicieron cargo de los archivos; se establece entonces que la función básica de todo archive- ro es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a esta conclusión, se ha desarrollado una serie de expe- riencias hasta conformar el conocimiento actual, que es sólo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba sólo por los medios descriptivos. La ordenación y clasi- ficación es un proceso aplicado muy recientemente. Las necesidades de información adecuada en la toma de decisiones permiten aplicar un conjunto de técnicas que, aglomeradas bajo una misma dirección, conforman un saber, aún naciente, pero que desarrolla en la medi- da en que la sociedad demanda un mayor conocimiento social. La Archivología surge necesariamente. El conocimiento sobre los archivos tiene modifica- ciones continuas; se habla de archivos públicos, privados eclesiásticos, de archivos administrativos, económicos e históricos. Clasificamos a los archivos por sus fines con- cretos, por los soportes que contienen o por el aspecto legal que los sustentan. El papel de los archivos desor- ganizados no favorece la perduración de los documen- tos, ni permite una adecuada selección documental. La ordenación documental de los archivos se convierte en una técnica que adecua el control para el archivero.

17

La dinámica documental hace necesario un estudio sobre su comportamiento, se establecen principios, de acuerdo a estos permanentes análisis, existen estudios paralelos sobre el comportamiento de la información con- tenida en los documentos; se generan investigaciones al respecto, la Archivología alcanza el nivel de ciencia y se engloba en las Ciencias de la Documentación.

CONCEPTOS DEL DOCUMENTO

El documento es la materia prima de nuestros estu- dios, el objeto formal de la Archivología y de las Cien- cias de la Documentación. Archivísticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información. Es ambiguo hablar del documento sin su contexto, su definición varía de acuerdo con la ciencia o disciplina que lo estudia. Se define el documento como “cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia”. 3 Al decir soporte se especi- fica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, per- gamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guar- da un signo determinado como información que deber ser extraída por quien o quienes se interesen. Si bien po- demos realizar una clasificación del documento por sus soportes, nos interesa más por su objetividad. 4

3 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”, en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 8, Buenos Aires, 1979, año VIII, p. 17. 4 Ver objetivación del documento en Víctor Hugo Arévalo Jordán:

Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, editorial virtual e- libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

18

Documentos privados

El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que está reservado a una sola persona o a un pequeño grupo de personas, por oposición a público. Como acto parti- cular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de la economía, se considera un sector privado al sector de la economía de un país generado por las empresas, las economías domésticas e instituciones privadas con fines de lucro. El criterio que separa al sector público y al pri- vado de la economía es la naturaleza de las decisiones económicas. Es decir, se considera que pertenecen al sec- tor público las instituciones cuyas decisiones son adop- tadas por una autoridad centralizada y al sector privado aquellas cuyas decisiones están condicionadas por el mercado. Por un lado existen empresas de titularidad pública que se rigen por el mercado (sus decisiones se adoptan a partir de la lógica del mercado) y otras em- presas de titularidad pública combinan en su gestión las decisiones de carácter público con aquellas que emanan de la lógica del mercado. El documento privado, entonces, es el producido por entidades privadas y particulares. También se interpre- ta como el redactado por partes interesadas, con testi- gos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcio- nario público que le dé fe o autoridad.

Documentos públicos

El adjetivo público es bastante ambiguo en sus sig- nificados, pero en términos generales nos dice pertene- ciente o relativo a toda la comunidad, por oposición a privado. Desde el punto de vista económico y político,

19

se habla del sector público, como el conjunto de activida- des económicas en las que el Estado participa o ejerce un control directo de la gestión. El documento público es entonces “el otorgado o au- torizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la mani- festación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen”. 5 Documento producido por entidades públi- cas o estatales.

Documentos administrativos

“Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administración pública. El de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de ín- dole administrativa. El relacionado con la administra- ción, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir au- tenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pú- blicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación”. 6 La enorme variedad de los documentos administra- tivos nos llevan aun a una nueva clasificación, que po- demos resumir sin agotar el tema. El término administración implica la acción y efecto de administrar. Esta acción se interpreta como un con- junto de actos de gestión y disposición ejecutados sobre un patrimonio.

5 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teo- rías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC, Dirección General de Publicidad, Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979, p. 42.

6 Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.

20

Documentos administrativos públicos: se susten- tan en la gestión de los intereses públicos, realizada por los organismos competentes y el conjunto de organismos encargados de cumplir esta función. Documentos administrativos eclesiásticos: son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que com- prende una dimensión espiritual, referente a las jerar- quías, jurisdicción, etc., y una dimensión temporal, refe- rida a la gestión de bienes y servicios. Documentos administrativos militares: parten de la administración pública del Estado que se ocupa de ges- tionar todos los asuntos militares. Documentos administrativos diocesanos: deri- vados de una diócesis, que tiene a su cargo la recauda- ción de los ingresos o de las rentas de una diócesis y su empleo en los gastos de la misma. Documentos administrativos centrales: deriva- dos de la administración central, o el conjunto de órga- nos superiores de la administración pública. Documentos administrativos autónomos: prove- nientes de la administración autónoma, constituida por los órganos administrativos de las distintas comunida- des autónomas que componen el Estado y la administra- ción local. Sector de la administración pública integrado por los entes menores de carácter territorial, como son las provincias, los municipios, etc.

Documentos judiciales

Por el adjetivo judicial se entiende todo lo pertene- ciente o relativo al juicio, a la administración de justicia o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar. Por lo tanto, los documentos se refieren a “Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju-

21

risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun pro- venientes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; su- plicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los regis- tros de la propiedad, los que cumplen la función de titu- laridad que en los actos y contratos inscriptos o inscribi- bles se requiere”. 7 Podemos apreciar, definiciones para el término do- cumento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vista diplomático, histórico y documentalista.

Documentos diplomáticos

“Un testimonio escrito, redactado en forma determi- nada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurí- dica, que tiene por fin darle fuerza probatoria”. 8 El documento diplomático requiere tres aspectos esenciales:

– Ser producido en una entidad organizada, por con-

siguiente, ser producto de una actividad.

– Haber sido realizado, redactado, elaborado, con de-

terminadas fórmulas internas que caracterizan directa- mente su contenido y haber cumplido con formas exter- nas determinadas.

– Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.

7 Luis Piazzali: op. cit.

8 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología

22

, op. cit, p. 18.

Documentos heurístico-históricos

“Escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos ju- rídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idó- neos para el cumplimiento de fines jurídicos”. 9 Desde el punto de vista documentalista, tenemos la definición del FID citada anteriormente. Amat Noguera lo considera: “Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para con- sulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos”. 10 Para Couture de Troismonts “es toda base material de conocimiento susceptible de emplearse para la con- sulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simul- táneamente un soporte, un conocimiento y un testimo- nio”. 11 En concordancia con estas definiciones dadas, com- prendemos entonces que el documento es la base de par- tida, no sólo para la Archivología, sino para las Ciencias de la Documentación. Resumiendo, observamos que to- das las definiciones de alguna u otra manera contienen tres elementos:

– Un elemento de carácter probatorio.

– Un elemento tangible, soporte.

– Un elemento informativo.

que nos dan un concepto aproximado del documento.

9 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología, op. cit., p. 19.

10 Ibídem.

11 Roberto Couture de Troismonts: Manual de técnicas en documen- tación, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.

23

Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un documento. Si obser- vamos un pedazo de tiza, y sabemos cómo obtener un de- terminado tipo de información, veremos que el pedazo de tiza nos da continuamente información, primero por el color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un

concepto de cultura, sus componentes químicos son otro tipo de información. Los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolo en aquellos documentos pro- ducidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo. En descripción, cuando se estudian los caracteres in- ternos y externos del documento, esencialmente se con- sideran dos aspectos diferentes:

– La forma.

– El contenido.

Al hablar de caracteres externos lo hacemos enton- ces de la forma, los datos evidentes, como lo califican al- gunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su con- tenido, los datos latentes.

24

DOCUMENTO

   

(docere)

(Emilia Currás)

 

→

Objeto físico

→

Carácter probatorio

→

Finalidad informativa

→

Proyección histórica

Hacia su mundo exterior

Su forma

→ Ordenar

dato

→ Archivar

evidente

 

Su contenido

→ Clasificar

 

dato latente

→ Inventariar

   

→ Catalogar

   

→ Informatizar

   

↓→ Multi-media

FID

Cualquier

Objeto físico

soporte

Su forma - Dato evidente

de cualquier

Finalidad informativa - Su

índole

contenido - Dato latente

que contiene

Carácter probatorio

informacion

Proyección histórica - Mundo

de interés

exterior

para una

determinada

materia.

Cuadro 1. Documento.

Estos aspectos son determinantes de la ordenación y la clasificación en la Archivología, así tenemos que los documentos se ordenan por su forma y se clasifican por su contenido. De acuerdo al sistema elegido.

25

Documentos auténticos

Se clasifican en cuatro grupos principales:

1) Documento auténtico pontificio: que son tradu- cidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los obispos de las respectivas diócesis. 2) Documentos auténticos otorgados en el ex- tranjero: que exigen la legalización de acuerdo a conve- nios entre países o de acuerdo con el derecho interna- cional. 3) Documentos auténticos no redactados en cas- tellano: que deberán ser traducidos por funcionarios autorizados. 4) Documentos auténticos por sí mismos: que no necesitan requisitos y autentificación ni legislación al- guna.

Documentos ejecutivos

Es el instrumento, título o pieza documental que con- lleva ejecución que se presenta para efectividad de la obligación que contenga en su texto.

26

DOCUMENTO (fenómeno)

→ Hecho (Causa - efecto) → Componente Mental → Componente Material  

↓ 

 

Sentido Administrativo

Sentido Histórico

Certifica:

Testimonia:

→ Acciones

→ Historia

→ Funciones

→ Educación

→ Actividades → Tareas

→ Investigación

→ Usuario

Técnicas del Archivo → Clasificación

Técnicas Documentarias

→ Ordenación

→ Clasificación → Catalogación

→ Descripción

→ Indización

→ Selección

→ Análisis

→ Tratamiento

informático

→ Tratamiento

Multimedia

Información Relativa ----- Perpetua

Cuadro 2. Documento como fenómeno.

ARCHIVALÍA

En varias oportunidades nos referimos a este térmi- no utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado Manual de Archivología. “El contenido esencial ineludi- ble, de los archivos como secciones o instituciones, es la Archivalía, que muchos tratadistas identifican con el

27

archivo. Nos parece más conveniente, delimitar los dos términos. La palabra archivalía no ha recibido todavía, su ‘carta de ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan en México especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos adherimos por completo a su empleo por su practicidad, claridad y fuerza expresiva”. 12 “El vocablo archivalía fue introducido por T. Sche- llemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado como plural, archivale como singular, en holandés archivalía, en inglés archivalia, como masa de documen- tos preservadas en un archivo”. 13 De acuerdo con su origen, la archivalía sería los do- cumentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de comprender. Veamos la definición: “Por archi- valía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, au- diovisual (películas) proveniente de una entidad, produ- cido o recibido en función de sus actividades o, en gene- ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo- mento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, ju- rídicos y científicos o culturales”. 14-15 Lógicamente podemos pensar que este término pue- de facilitarnos algunos aspectos de la Archivología, pero su interpretación depende del punto de vista desde el que lo tratemos. Veamos:

En la segunda fase de formación de los archivos pre- sentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivalía ver- dadera como la documentación que cumple algunos re- quisitos:

12 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología

13 Ibídem.

14 Ídem.

, op. cit., p. 15.

15 Por su importancia este título lo extractamos de Teoría, funda- mentos y práctica de la archivología del mismo autor.

28

– Que ha cumplido su función inmediata.

– Que ya no sirve para la tramitación completa.

– Que ha pasado al archivo administrativo.

El problema se presenta para denominar a los do- cumentos de la primera fase, gestación y gestión de los documentos, archivalía en potencia, como concepto está muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posterior- mente pasa la documentación a convertirse en fuentes, sin dejar de ser archivalía. Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archi- valía como objeto de la Archivología, aclaremos antes que aquí habría una superposición de términos, el objeto de la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería la archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la postura de Vázquez, la archivalía sería el objeto formal de la Ar- chivología; volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra con el correr de los años no ha hecho sino aumentar su ne- cesidad y debe ser adoptada, por dos razones:

”l) Quienes no usan la palabra archivalía han de de- finir la palabra archivo como el edificio o institución y como los documentos que contienen creando un equivo- cismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de textos. ”2) Con el auge de la disciplina documentación, la pa- labra documento, documentación ha dejado de ser patri- monio de los archiveros y necesitamos hacer la preci- sión documento de archivo y evitar la palabra documen- tación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la in- discutiblemente archivística”. 16

Los términos documento y documentación no dejan de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido

16 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivísti- ca”, en Revista General del Archivo de la Nación, vol. 8, año VIII, Buenos Aires, 1979, p. 17.

29

patrimonio completamente, por su misma ambigüedad el documento podría ser patrimonio de todas las cien- cias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como Ciencias de la Documentación y de la Información, His- toria, Paleografía, etc. Pero el principal problema es cuando deja de ser ar- chivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera. Aparentemente la archivalía comienza cuando el docu- mento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste como sección de la entidad productora o el archivo in- termedio. Resultaría más interesante denominar archi- vería a los documentos del archivo sin discriminar las etapas, así podemos hablar de la archivería como se ha- bla de librería para la bibliotecología. No altera entonces ninguno de nuestros conceptos sobre el documento, el archivo y la Archivología, el he- cho de adoptar el término archivería. Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atri- buciones del archivo moderno, al hablar de archivería, en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del documento. El archivero puede interpretar que su papel sólo le corresponde a la archivería, dejando de interve- nir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería un retroceso en sus funciones.

30

INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS

LOS PRINCIPIOS

ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al margen de toda actividad administrativa, esperando sólo los documentos que han de llegar para su resguardo y conservación. Anna Szlejcher comenta que “El archivero empieza a actuar desde el momento de la creación de papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su acción, por consiguiente, deberá preocuparse de las condiciones en que llegarán al archivo los documentos, así como de aquellas condiciones en que se efectuará el tránsito de los mismos desde la etapa administrativa a la etapa his- tórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglas o procedimientos para asegurar la participación del ar- chivo desde la elaboración de los legajos de documentos hasta el momento de su archivo”. 17 El problema “receptar la documentación” no es tan sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci-

17 Ana Szlejcher: Organización de archivos vivos, Córdoba, CIDA, 1975,

mientos que permiten una adecuada recepción documen- tal. Vicenta Cortés Alonso distingue dos aspectos en la recepción: uno activo y uno pasivo. “Recepción activa, es decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El principio de esta actividad debe tender a la participa- ción en el proceso mismo de la producción documental, a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización de la tipología documental, la normativa sobre la vigencia de los documentos y la programación de los expurgos, así como la recogida de los fondos, se haga de una mane- ra sistemática y periódica. Estas actuaciones previas, por su carácter específico y técnico, son de exclusiva com- petencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar en íntimo contacto con los administradores —producto- res de la documentación— por un lado, y con los consul- tantes —clientes de esa documentación— por otro, para solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad de los papeles, que hoy se producen en cantidades enor- mes”. 18 La recepción entonces no se limita a un simple espe- rar a que la documentación llegue por inercia propia al archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar compenetrado en las necesidades de servicio que requie- re una administración en cuanto a la documentación se refiere. Asimismo debe participar en los procesos de creación documental, en su tipología, evitando inclusive la duplicidad de documentos que contengan igual infor- mación. La recepción pasiva se refiere sobre todo a la entre- ga de documentos a un sector determinado para los trá- mites.

18 Vicenta Cortés Alonzo: “Archivos: función y exigencias”, en Re- vista del Archivo General de la Nación, vol. 6, año VI, Buenos Aires, 1977, p. 9.

32

Lamentablemente no existen criterios uniformes a este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene de que el archivo debe permanecer inactivo como un de- pósito de papeles. De ser así, la ordenación y la clasifi- cación no se justifican como conocimiento archivístico. La mayoría de los sistemas administrativos consideran a las oficinas receptoras de documentación en trámite a un nivel dependiente de secretaría general, administra- ción, inclusive, separándolas y colocándolas muchas ve- ces por encima del archivo, sustentándose con una le- gislación y un manual de procedimientos, pero sin crite- rios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento. Las unidades receptoras cumplen la función de con- tacto del archivo con la administración y con el usuario. Sus funciones esenciales son la atención del público en general, usuarios, terceros, a las distintas unidades ad- ministrativas de la institución que generan al archivo, a los investigadores en general y si la naturaleza del ar- chivo permite la difusión de sus contenidos, es substan- cial en el campo educativo. Es un campo no muy explo- tado por la teoría de los archivos. Las unidades receptoras en la Argentina son propia- mente las mesas de entradas y salidas, encargadas de todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con inventario), comprobación de inventarios con los fondos documentales, registros de entrada. La participación del archivero viene a mano por el hecho de que para aplicar los principios, debe conocer la procedencia de ellos y establecer así las distintas ta- reas que le corresponde. Tampoco debería sorprendernos encontrarnos con mensajes como “Ordenar y clasificar no son operaciones exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos perió-

33

dicamente libros o fotos. La clasificación es un acto men- tal que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en la tienda del mercado o cuando observamos pasar los transeúntes, repartimos instintivamente estos objetos en distintas categorías que corresponden a nuestra cla- sificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesi- dad de recurrir a un lenguaje de clasificación”. 19 Desde el punto de vista archivístico, hablar de orde- nación, clasificación, es dirigirnos directamente al esta- blecimiento de los principios archivísticos. Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que se interesaron en los sistemas modernos de archivos ho- landeses, por lo cual se ocupó de los principios que regi- rían el orden de los documentos en los archivos, consi- derando que la ordenación cronológica o numérica fue abandonada, para realizar un sistema de archivos por materia, imitando una práctica alemana establecida. 20 Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólo había dos principios de ordenación, el de procedencia y el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas de ordenamiento son variaciones. Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Harden- berg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftar- minologie (Terminología archivística holandesa). 21 Los holandeses le atribuyeron un significado limita- do al término procedencia. S. Muller define a este tér- mino en 1908 como: “El principio de procedencia (her- komstbeginsel) es el método de ordenamiento de archi-

19 Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificación. Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales, Ma- drid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993, p. 19.

20 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118.

21 Ibídem.

34

vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al grupo de archivos y a la sección del grupo a la que per- tenecía el grupo cuando el grupo era aún un organismo vivo”. 22 Pero debemos comprender que este principio se re- fiere solamente a los documentos individuales. Los gru- pos de archivos tienen un orden interno. Así, parece con- traproducente anunciar un principio de orden origi- nal, considerando que todo documento administrativo nace con un orden determinado, que no debe ser afecta- do. Por esta misma razón, Muller menciona la sección a la cual perteneció originalmente el documento. El procedimiento archivístico parte de su misma his- toria, señala el origen de los papeles que encierra. La clasificación constituye un destacado método documen- tal escalonando desde las grandes agrupaciones de do- cumentos hasta la pieza simple. La pieza documental está constituida por la mínima unidad documental, sea el do- cumento, expediente, o la pieza documental en algunos casos, como unidad indivisible. Las primeras agrupaciones reunidas en atención a su origen, son los fondos integrados por documentos pro- cedentes de una institución o administración importan- te que tiene una organización, funciones y fines conoci- dos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categoría de las divisiones:

Cada uno de estos grupos quedará constituido por los documentos producidos por las grandes divisiones de la institución que constituyen las divisiones encarga- das de las diversas funciones desarrolladas para la con- secución del fin o fines encomendados.

22 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones

35

, op. cit.

Las series están integradas por otras unidades me- nores: los tipos documentales, entendiendo como tales no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye un todo que no puede ser separado porque las partes que lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al con- junto, como sucede con el expediente. Sobre el término “colección” es necesario precisar que en algunos textos, en lengua española, y en algunas tra- ducciones, la palabra colección es usada impropiamente, al emplearse como sinónimo de fondo archivístico. Se trata de una acepción del término, introducida des- de hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo querría que la palabra colección fuese prohibida en el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho; es decir que los archivos no son ‘co- leccionados’”. 23 Y Antonia Heredia precisa: “La idea de colección es ajena al archivo”. 24-25 Las colecciones de documentos se consideran de to- dos modos, como agrupaciones artificiales de papeles (hablamos de archivos) que deben su formación a causas distintas a la actividad administrativa de una entidad o

23 Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a new course in archive administration delivered at University Colle- ge, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Glouces- ter, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Adminis- tración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.

24 Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini:

“El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la orde- nación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.

25 Elio Lodolini: “El problema fundamental

36

”, op. cit.

individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo, obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, inves- tigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuen- tran depositadas en los archivos. Las colecciones denomi- nadas particulares, que pertenecen a personas con cierto renombre público o cuya profesión les obliga a generar, recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas orgánicas, en virtud de que cuentan con status jurídico. Pese a que los documentos pueden clasificarse des- de distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad, dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tam- bién a las distintas disciplinas científicas, temática ad- ministrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación que agrupe a los documentos de una organización de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e in- formación que implica el desempeño de cada una de ellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni des- crito, desde luego, de la manera que se ocurra subjeti- vamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligro de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estará realmente or- ganizado”. 26 De ahí nuestro interés de conocer algunos principios, sobre todo el principio de procedencia, apli- cado con mucho entusiasmo. La Nederlandse archiefterminologie dice: “El princi- pio de procedencia es el principio por el cual todo do- cumento de archivo debe volver al grupo de archivo des- de el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original”.

26 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación y la descripción ar- chivísticas en América Latina, Córdoba, Argentina, Centro Interameri- cano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5.

37

Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuen- cias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin mencionan superficialmente la división de grupos en los archivos (respect des fonds), pero sí encontraremos una noción definida como el principio de destino, señalando que es su destino y no el contenido sustantivo del docu- mento, lo que determina el lugar que se le asigna en el grupo de archivo. Se define entonces así: “El principio de destino es el principio por el cual todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo con su naturaleza”. Para comprenderlos mejor, los holandeses estable- cen para diferenciar que el principio de destino consti- tuye una operación activa, dedicado a documentos par- ticulares; en términos estrictos, compondrían una colec- ción, o producción personal de documentos que por ra- zones históricas, pueden ser conservados en los archi- vos. Mientras que el principio de procedencia es sólo una derivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos los documentos producidos por una entidad productora. Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original de la entidad productora, se convierte en un requisito para la aplicación del principio de procedencia. Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, de- pende del ángulo visor del archivero, se menciona tam- bién en la Terminología archivística holandesa el princi- pio de estructura archivística (structuurbeginsel): “El principio de la estructura archivística es el princi- pio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la es- tructura teóricamente determinada que no debe ser al- terada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos”. Generalmente el principio de proce- dencia se entiende por este principio.

38

Para estos principios obtenidos hasta ahora, siem- pre existe la condición de restaurar el orden original, dado que por tendencia natural, los documentos llegan al archivo por partidas, porque molestan en alguna ofi- cina, porque no hay más espacio, lo que implica desor- den; hay que ordenar. La condición de restaurar o restablecer el orden in- terno impuesto por la entidad productora se denomina principio de restitución (restauratiebaginsel): “es el principio por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subya- centes de ese orden”. Este principio genera interpreta- ciones confusas que nos llevan a pensar en el principio de pertenencia y en el principio de la estructura admi- nistrativa, citado en los Principios de la tecnología archi- vística alemana, (Grundzüge einer deutschen archivte- minologie) y descrito como “Regulierendes registratur- prinzip” (Principio regulador de archivo). 27 En el sentido anteriormente señalado consideramos la clasificación como un proceso que consiste en agru- par dentro de una misma categoría a todos los documen- tos cuyos caracteres, datos, información contenida, son apreciablemente similares como para justificar la exi- gencia de demanda de información en cuanto a conoci- miento, experiencias y contenidos sustantivos. Una vez que todos los documentos están clasificados, naturalmente estamos en condiciones de conocer los dis- tintos tipos documentales existentes en la institución. La ordenación y la clasificación en el archivo y en la Archivología son prácticas fundamentales y tienen ca-

27 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones

39

, op. cit.

racterísticas propias de esta ciencia; permiten dar un orden natural a los documentos, básicamente son tres los elementos que se consideran para una clasificación archivística. 28 El primer elemento a considerar es el acto, he- cho o acción, a que los documentos se refieren, es consi- derado como la unidad básica de la clasificación, las ac- ciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un obje- tivo, claro y específico para cada organización o entidad. El acto es considerado como la manifestación de la vo- luntad humana en su interregno social, es el hecho vo- luntario que tiene la capacidad de crear, modificar o ex- tinguir relaciones de derecho, generando de esta forma documentos con la validez legal que le sustenta. La ac- ción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar dis- tintos aspectos de la clasificación. Los actos son componentes intrínsecos de las activi- dades encaminadas al logro de una función. El acto es la facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos recordarlas para comprender algunos de los principios, suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las actividades crean los documentos de archivo; los docu- mentos no son creados con miras al archivo ni con la idea de que futuros investigadores de historia buscarán en esos papeles la sustancia histórica, los documentos son creados por determinadas necesidades de comunicación. La función es la responsabilidad asignada a cada de- pendencia de una organización. Es la capacidad de ac-

28 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y técni- cas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografía e Histo- ria, Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1985, pp. 82-94.

40

ción de un ser, apropiada a su condición natural o desti- nada por el hombre, es la acción y ejercicio natural de un empleo u oficio. Para las instituciones del Estado, las funciones están enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamen- to interno o manual de funciones que cubre la gama de acciones y que el archivero está en la obligación de co- nocer. A cada función le corresponde una serie de activi- dades y a cada actividad una serie de actos. Las actividades a su vez se subdividen en sustanti- vas y facilitativas. Actividades sustantivas: son las actividades de fun- damento, las labores técnicas o profesionales propias de determinados organismos, estas actividades son especí- ficas y relacionadas con las funciones institucionales. Actividades facilitativas: son las actividades de apo- yo, están más relacionadas con las actividades internas de la institución. El segundo elemento a considerar es la estruc- tura orgánica de la entidad productora. Los documen- tos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente da su situación, su ubicación dentro del organismo en el que se desarrolla. La clasificación entonces respetará esa organicidad institucional. Para lograr una buena com- prensión de la clasificación es conveniente que el archi- vero efectúe un estudio del organigrama de la institu- ción a la que pertenece, así podrá delimitar las funciones y actividades con mayor claridad.

Unidades de ordenación

Cuando hablamos de la estructura orgánica, estable- cemos las unidades documentales aplicables a las estruc-

41

turas. Schellemberg efectúa una división que se acomo- da a las exigencias de la clasificación, primero las divi- de en unidades mayores, intermedias y menores. Unidades mayores. En esta división se toman en cuenta los fondos, los grupos documentales, las coleccio- nes y las secciones. Los fondos documentales son todos los documen- tos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo. Los grupos documentales corresponden propiamen- te a las funciones generales de la institución, los facto- res de formación se deben principalmente a los orígenes administrativos, a la cantidad de documentos. Las colecciones derivan de particulares que efec- túan donativos documentales a los archivos. Las secciones son empleadas como auxiliares de sub- división, sobre todo cuando la entidad productora de do- cumentos es muy amplia en sus funciones. Correspon- de aclarar que las secciones corresponden al método español de clasificación. Unidades intermedias. En esta división se toma en cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y se- ries. Los subgrupos son unidades que se forman de acuer- do a las actividades y se acomodan dentro de los grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la institución generadora. Las subsecciones, tomadas también del método es- pañol, en la misma forma que en los grupos o unidades mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en ca- sos de documentación demasiado amplia o abundante. Las series corresponden a las unidades intermedias, básicamente es la materia prima del archivo, son con-

42

juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mis- mo tema, originados por las actividades, por consiguien- te se ordenan en consecuencia a estos factores. Unidades pequeñas. Propiamente son las piezas documentales. Se trata de documentos aislados, agrega- dos de documentos que deben ordenarse procurando dar- le siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en el trámite o el orden original. El tercer elemento a considerar es el orden inter- no. Puede encontrarse con la división por asuntos y den- tro de los asuntos por materias (principalmente para la descripción). Debemos tomar en cuenta que la clasifica- ción por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente a las actividades, será fácil, pero posiblemente encontre- mos materias que sean generales a toda la institución pero que se desenvuelven de manera separada en cada actividad, para estos casos se sugiere que la clasificación por materias se efectúe en los auxiliares descriptivos y no en la ordenación, por la sencilla razón de que al efec- tuarse en la ordenación, alteraría la organicidad docu- mental y en un caso dado, podría ser motivo de extravío de los documentos aludidos. Bien, volviendo al tema de los principios, nos encon- tramos también con la definición del principio de es- tructura administrativa tal como se da en la terminolo- gía archivística alemana; combina dos conceptos en la terminología holandesa. Se da el caso de que el orden de los documentos en el archivo corresponde no sólo a las funciones de la entidad productora del documento sino también a su organigrama. En Holanda y en otros paí- ses, existen instituciones en las cuales el orden de los documentos se establece bajo normas de trámite, dispo- niendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener

43

en cuenta la organización de los cargos y sus tareas es- peciales. Es correcto entonces que se enuncien el prin- cipio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de or- ganización (organisatiebaginsel), de los cuales sólo el último puede traducirse como el principio de estructura administrativa: “El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que ori- gina o cree en un grupo de archivo”. 29 Este principio es básicamente diferente del principio de pertinencia, el orden, en el primer caso, se establece objetivamente en las funciones de la entidad productora, en el segundo caso, el orden se basa en una división teórica. Sí puede llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero continuando con esta variedad de principios, observa- mos que el principio de estructura administrativa se de- fine como “El principio de organización es el princi- pio por el cual tanto en la creación como en el reordena- miento de un grupo de archivo, los subgrupos se deri- van tanto de la organización de la agencia creadora como de la organización de la administración de la agencia”. Este principio, como podemos observar, nos da la pauta de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo consideramos así con el principio de pertinencia. “El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de los grupos de archivo, los ítems deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales per- tenecen, sin tener en cuenta su destino ni su proceden- cia”. Consideramos que este principio nos sirve sólo como aclaratorio de los otros principios, es decir comprende-

29 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones

44

, op. cit.

mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos enunciados, pero en la aplicación es prácticamente in- aceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabri- cados” por historiadores, es decir, netamente temáticos. Hemos observado que no existe uno o dos principios, sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este es- tudio de modo que podamos comprender que existe una amplia creatividad sobre el tema de los principios. De estos principios, los de estructura y restitución de ar- chivos se han sustentado por mucho tiempo. Podemos apreciar que el problema de establecer un orden documental en los archivos es una preocupación permanente, no resuelta aún, pero que este camino prác- ticamente se detiene en los países de habla hispana con la aceptación general del principio de procedencia, dada su fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóri- cos. Los inicios del principio de procedencia (término ad- mitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia con el respeto de fondos 30 ), se orientan a Max Lehmann como el autor de “The Regulations of July 1, 1881” las cuales en el Privy State Archives prescriben: “respeto para cada orden original y para cada designación origi- nal”. La discusión se origina cuando se dice que las Re- gulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Leh- mann y adoptadas en una conferencia de funcionarios del Privy State Archives, presidida por su director, Hein- rich von Sybel Director de los Archivos Estatales Pru- sianos (1875 hasta 1895), quien dio sanción oficial y au- torizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo

30 Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de proceden- cia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner, Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44.

45

de la información sobre los orígenes del principio de pro- cedencia. 31 El principio de procedencia tal como lo conocemos, deviene del respect pour les fonds enunciado en los re- glamentos que ministro de Instrucción Pública de Fran- cia, Guizot, promulgó en 1839. El respeto de los fondos consiste en mantener agru- pados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cual- quier naturaleza, provenientes de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o mo- ral determinadas. 32 Esa palabra “procedencia” como sello de calidad de los archivos ha dado a la archivística una posición supe- rior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los archivistas. 33 Tanto la clasificación como la ordenación deben res- petar la naturaleza orgánica de la institución. La orde- nación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tie- ne dos principios que encierran en sí toda la problemá- tica de la ordenación. Podemos apreciar entonces que el principio de pro- cedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobre todo cuando se habla en términos de archivística. El Dr. Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación: “pero lo que el principio establece no es la procedencia literal

31 Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig,

1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann

32 Michel Duchein: “El respeto de los fondos en archivística: princi- pios teóricos y problemas prácticos”, Gazette des archives, 97, 1977, pp.

71-96.

33 L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algunas definiciones y su aplicación, Institute of Early Ame- rican, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-

110.

, op. cit.

46

sino archivística”. 34 Por medio de este principio se esta- blece que los documentos deben agruparse de acuerdo a la procedencia, que se la considera no como del lugar en que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios. Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alte- rar su esencia. Denominamos entonces principio de pro- cedencia al lugar donde se origina el documento, y prin- cipio de pertenencia, al lugar donde el documento ha continuado su trámite y ha cumplido sus fines. En la ordenación tenemos entonces la entidad pro- ductora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efec- túa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El docu- mento sigue su trámite en las dependencias de la renta hasta que emane una resolución, sea ésta positiva o ne- gativa, el principio de procedencia será entonces el in- dividuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimien- to a una serie de funcionarios relacionados por sus acti- vidades con la naturaleza del reclamo, pero este indivi- duo no se lleva el expediente, el expediente con la reso- lución se queda en la institución donde fue gestionado, encontramos entonces el principio de pertenencia. Na- turalmente este documento pertenece al archivo de la renta. “Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos mati- ces, el principio del respeto de los fondos, o principio de procedencia es admitido universalmente como la base de la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dado lugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobre tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis-

34 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación en Víctor Hugo Arévalo Jordán, Teoría, fundamentos

47

, op. cit., p. 7. Cit. , op. cit., p. 190.

mo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca más será objeto de discusión fundamental 35 , porque constituye una adquisición definitiva de la archivísti- ca”. 36 Personalmente consideramos que aún nos queda por descubrir mejores resultados e interpretaciones so- bre este tema. “En su formulación actual el principio de procedencia establece que los documentos deben agru- parse en el archivo, de acuerdo con las entidades de pro- cedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo una condición equívoca. Así, una nota enviada por el Pre- sidente de la República al ministerio de Relaciones Ex- teriores debería agruparse entre los documentos de la Presidencia de la República pues de allí procede literal- mente; pero lo que el principio establece no es la proce- dencia literal sino la archivística”. 37 El principio de orden original establece que la do- cumentación debe conservarse en el orden que recibió durante su función administrativa. Es mucho más sim- ple manejarse con este principio, porque en realidad con- tiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuer- do a la tradición administrativa de cada lugar, debe ser interpretado acorde a las necesidades de cada institu- ción. Establecemos entonces una generalidad para todos los archivos, que la documentación debe ordenarse res- petando la pertenencia natural y el orden en el cual se produjo.

35 Destacado en negritas por el autor.

36 Michel Duchein: “El respeto de los fondos

37 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación

”, op. cit.

, op. cit.

48

Principio de procedencia y de orden original

En la actualidad, todo proceso archivístico se susten- ta en los principios de procedencia (PP) y orden original (OO), lo que nos permite hablar de una metodología ar- chivística. Estos principios conforman todo un sistema para preservar y organizar los documentos de acuerdo con su función inicial y ordenación. Uno de los hitos de este procedimiento puede consi- derarse a la centralización del primer archivo de carác- ter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfren- ta con organizar archivos recibidos de los distintos de- partamentos que conforman la división política de Fran- cia. Entre 1839 y 1841 se adopta la práctica del princi- pio de respect des fonds que es una de las formas origi- nales de lo que sería el principio de procedencia. Como observamos en anteriores párrafos, este principio trata de establecer que los documentos de un departamento deben conservarse en su integridad, evitando fraccio- narse y dispersarse, pero este principio pero no estable- ce aún el orden que debe mantenerse dentro de cada de- partamento. Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881, enunciaron la ordenación archivística combinando el prin- cipio de procedencia con el del orden original, mantenien- do la estructura original del archivo donde se crearon los documentos. Continuaron con el trabajo los holande- ses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en su Manual de archivos, enunciando las dos normas funda- mentales. La primera: una colección archivística confor- ma un todo orgánico, derivado de una fuente u oficina creadora común. La segunda: el orden archivístico origi- nal y toda la estructura no es un resultado casual, sino

49

una consecuencia lógica de la organización, de un cuerpo administrativo, cuyas funciones producen los documen- tos.

La procedencia da importancia a la entidad crea- dora de los documentos en vez de a quien los conserva, a la relación recíproca entre los documentos y quienes los crearon. Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordia- les archivísticos: los documentos en sí y el entorno en el que fueron creados. Debemos aclarar que la aceptación del orden crea-

dor no es sustituto de un sistema de clasificación, sino que la clasificación está sujeta a estos principios o a los principios que se adopten. Michel Duchein expresa que sin el principio de procedencia toda tarea archivística es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razón de que todos los documentos pueden ser clasificados te- máticamente de dos o tres maneras. El principio de procedencia, juntamente con el del orden original, facilitan la organización archivística y descripción de los fondos documentales. Schellemberg nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara la información que revelan los documentos en su rela- ción con sus funciones de origen. El principio del orden original. Los alemanes for- mularon que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad de la dependencia que los creó. Teó- ricamente el orden original debe ser retenido si satisfa- ce las condiciones:

– Preservar las interrelaciones documentales que le

son inherentes.

– Proveer información acerca de la creación y uso de

los documentos o sobre las actividades que testimonian.

50

– Agregar valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad determinada. La cuestión de la automatización de documentos nos recuerda que el orden original está basado en la presun- ción de que la estructura general de los documentos de una repartición puede y debe reflejar su estructura orga- nizacional. El principio de procedencia y el de orden ori- ginal conforman un sistema de organización coherente para los archivos. 38 Cuando decimos que la descripción es una técnica documental empleada en los archivos, a fin de conocer el contenido y la ubicación de los documentos, compren- demos que existen una serie de actividades que tienen una sola finalidad, revelar la índole del contenido docu- mental, pero cuando hablamos de ordenación y clasifi- cación, nos referimos a dos técnicas a emplear, aparen- temente distintas, lo cual se manifiesta en expresiones de poca comprensión al nombrar a esta etapa en el trabajo archivístico, es decir, hablamos de dos términos semejan- tes en apariencia pero distintos en su aplicación. Esta situación genera dudas fundamentadas, conlleva proble- mas de definición y comprensión; ambos términos tie- nen un alcance similar, son genéricos en su concepto, y sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se recomienda, pero queda aún por discutir qué se quiere decir cuando hablamos de ordenación y clasificación do- cumental. Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuan- do vemos una definición que enuncie “ordenar es clasifi- car” o lo contrario, cuando veamos que dicen “clasificar es la acción de ordenar”, es evidente que no están muy

38 Fredric M. Miller: Ordenación y descripción de archivos y manus- critos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.

51

claros los conceptos. Independiente de que obviamos un principio de la lógica, la que enuncia que una cosa no pue- de ser otra en el mismo tiempo y espacio. Los conceptos de ordenación y clasificación, con al- gunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes y tratados. Esas variantes hacen más valedero el enuncia- do de estos principios, puesto que no tienen la rigidez matemática, pero sí la flexibilidad suficiente como para no salir del margen dispuesto por la definición. Inclusi- ve se habla de ambos indistintamente, como si se trata- ran de sinónimos. Lo importante es que hay una cons- tante que quiere resolver este problema, que no es el úni- co, en Archivología. Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escue- la de Archiveros de Córdoba, escribe refiriéndose al or- den de los términos, es decir, primero se clasifica luego se ordena, orden seguido por algunos docentes en la ma- teria:

“Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso de los archivos históricos y en el de archivos adminis- trativos. ”En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentación esté organizada de antiguo, bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a la clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o que la documentación esté totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funciones y activi- dades, reconstruir y plasmar la organización de los fon- dos. ”En el caso de archivos administrativos, la clasifica- ción viene dada, encauzada por la misma producción del documento: es un proceso natural. Al formarse los expe-

52

dientes dentro de la entidad productora nacen orgáni- camente cumpliendo sus funciones administrativas. Teó- ricamente el archivero integrará los documentos dentro de las clases o grupos que ya están determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden. ”En ambos casos la ordenación seguirá a la clasifica- ción”. 39 En estas breves palabras, hemos cruzado todas las definiciones holandesas y alemanas. Cuando observamos definiciones que dan por senta- do que los documentos se clasifican por materias, es de pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abor- dar el tema desde su experiencia; debemos comprender entonces que en lugar de materias, los archiveros habla- mos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a in- formación científica contenida en los documentos, pero eso prácticamente y por el momento, es una exquisitez de los archivos. Y aun así, incluyendo el término mate- rias, la metodología tan variada sobre estos dos térmi- nos hace al tema muy confuso en la actualidad. La cuestión es si consideramos ambos términos como se presentan, aplicando letra muerta como pretenden muchos, o incorporamos otros términos que compliquen más la situación. Es cierto que pueden surgir algunos términos más propicios a los archiveros, sobre todo para aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliote- cología. Debemos comprender que una terminología si- milar puede ser utilizada considerando que su significa- do ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se de- sarrolla. De ahí que algunos archiveros prefieren hablar sólo de ordenación y no de clasificación, otros buscan apo-

39 Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, en Archivística. Curso Básico, Major, Córdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.

53

yo científico para comprender el término clasificación, inclusive podemos observar una tercera alternativa, en la que se quiere hablar solamente de organización de los archivos, este término contribuye a aumentar el estado indefinido de lo que pretendemos todos. Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de es- tos términos en su libro Archivos modernos. 40 “El proble- ma del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóri- cos e históricos ha sido de gran interés para los archi- vistas de varios países y las líneas generales de un desa- rrollo que culminó en el famoso principio de proceden- cia fueron ejecutadas convincentemente. 41 Lo que ha reci- bido menos atención son los rumbos del pensamiento his- tórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos, las circunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujo en acción, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a liberar la profesión de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas”. 42 Ordenar y clasificar son dos técnicas, perfectamente diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez más complejas tareas que desempeñan los archiveros. A fin de no extendernos más, analicemos cada defini- ción, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Pri- mero entonces la ordenación y luego la clasificación, y para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con organización.

, op. cit., pp. 358.

41 Contribuyó al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por:

op. cit., en: La administración moder-

na de archivos y la gestión de documentos: el prontuario del RAMP. Recopi- lado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Con- sejo Internacional de Archivos, Programa General de Información y UNISIST, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, París, diciembre de 1985.

op. cit., en: La administración

Ernst Posner: “Max Lehmann

40 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos

,

42 Ernst Posner: “Max Lehmann

,

moderna

,

op. cit.

54

LOS CONCEPTOS

Arrastramos permanentemente problemas de lengua- je, tratamos de extraer significados adecuados a voca- blos comunes, que acarrean conceptos equivocados: de- cimos archivística en lugar de archivología, conceptual- mente son diferentes, uno habla de técnicas aplicadas, y el otro de generalidades y teoría; decimos documenta- ción en lugar de documentos, cuando a la hora de inter- pretar, son diferentes. La documentación es información procesada. La expresión más generalizada la proporcio- na la Federación Internacional de Documentación: “el término documentación se refiere a la creación, trans- misión, colección, clasificación y uso de documentos; los documentos pueden definirse en forma amplia como un documento registrado en cualquier formato”. 43 “De acuer- do con esta definición, la documentación tiene un carác- ter universal que abarca todo conocimiento, sin impor- tar el medio y la forma en que se encuentre registrado y los métodos para implementar su uso. Si el alcance de la documentación es tan amplio que requiere alguna deli- mitación para propósitos prácticos, también comprende una progresión lógica de actividades, familiares al archi- vista orientada hacia el uso de documentos”. 44 Los documentos son productos de las distintas acti- vidades en las instituciones, estas actividades respon- den a procedimientos administrativos; la institución que los origina los consulta periódicamente de acuerdo a sus

43 American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon. “Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algu-

nas definiciones y su aplicación”, The American Archivist, 19/2, 1956,

pp. 101-110, en La administración moderna

op. cit.

, 44 L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos

op. cit.

55

necesidades de información, razón por la que le intere- sa conservar su información. De ahí la urgencia de ge- nerar procedimientos, técnicas y métodos, que permi- tan localizar los documentos requeridos en un tiempo mínimo. Por ello que se recomienda que los documentos deben estar “debidamente clasificados y dentro de su cla- se convenientemente ordenada”. 45 Este concepto está de acuerdo con la opinión de Bobone: “Quizá para alcanzar la imagen diferencial entre una y otra actividad, pode- mos acudir a dos verbos que nos den una impronta cla- ra. La clasificación va unida a la idea de separar, la or- denación a la de unir”. 46 Es aceptado por todos los archiveros que utilizan es- tos términos en su bagaje cultural y curricular, que cla- sificar es separar, dividir un conjunto de elementos es- tableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, princi- palmente considerando la data, cronológica; el alfabeto, alfabético, o el número, numérico. “Una consideración más puede ayudarnos a marcar las diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la orde- nación ha de realizarse sobre los documentos de cada se- rie y dentro de las unidades de instalación. No tendría razón de ser el ordenar cronológicamente todos los do- cumentos de un archivo”. 47 Analicemos cada concepto.

45 Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, op. cit.

46 Ibídem.

47 Ídem.

56

Concepto de ordenación

Relativo a orden, establecer un orden, también se dice ordenanza, en cambio orden vemos que etimológicamen- te deriva del vocablo latino ordo, -inis, éste a su vez de- riva del vocablo griego, orthós, recto. El Diccionario de la Real Academia Española señala a esta palabra como ambigua, o sea, de ambos géneros, la orden como el or- den, indistintamente, excepto en los significados de “man- dato, orden de caballería” y “coro de ángeles”, en que la da como femenina; sin embargo, actualmente, en el len- guaje corriente está cristalizado el uso del masculino en unos casos y el femenino en otros, según se anota en cada acepción. Cuando se usa la acepción masculina (en; por) tene- mos la manera de estar colocadas las cosas o de suceder- se en el espacio o en el tiempo, cuando está sujeta a una regla o norma. La clase de regla o norma puede expre- sarse con un adjetivo o complemento aplicado a “orden”:

Colocaron por orden de fecha. Las fichas están en orden alfabético. Parece que todos los archiveros se limitan a admitir esta acepción, lisa y llanamente, pero analice- mos otros conceptos sobre el mismo vocablo. Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las co- sas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le corresponde: Los expedientes están en orden. El depósito está en orden. Examinaremos (los documentos) por or- den de asuntos. “Organización”. Circunstancia de marchar un asunto o funcionar una cosa con regularidad y coordinación: En este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le parece. “Normalidad”. Circunstancia de no estar alterada la vida o la marcha de una colectividad o una reunión de

57

personas por alborotos, riñas, indisciplina, etc.: Cuando se restableció el orden, el orador continuó su discurso. Refiriéndose al género de vida que se hace, regulari- dad, buena distribución del tiempo, falta de vicios o ex- cesos. El Diccionario de la Real Academia Española seña- la como: “(masc. y fem.) Relación o respecto de una cosa a otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonómico de los que integran una clase, los cuales, a su vez, están constituidos por varias familias. (V. clasificar)”. Aquí observamos un concepto mejor logrado del término. “(fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: ‘Haber re- cibido [Tener] órdenes’. Natural. Manera de existir u ocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza. Pública. Situación de un país en relación con la sumi- sión por parte de los ciudadanos a lo establecido por las autoridades. Religiosa. Instituto religioso formado por personas que viven en comunidad en conventos o monas- terios, sometidas a una regla”. Y mucho más que no colocamos aquí, porque nos da una idea de cómo se usa el vocablo y porque nos resulta tan ambiguo a la hora de aplicar la ordenación en el ar- chivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptual de este término, y lógicamente, mucho más profunda. Orden es un término que involucra las nociones de disposición o correlación entre partes, regidas por al- gún principio o regla. Este concepto es válido en la Ar- chivología, porque a través de la ordenación establece- mos los principios de procedencia y de orden original, que analizaremos con más detalle. A su vez, esta noción puede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapié en la disposición de las distintas partes según su esen- cia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontológi- co, que fue la noción predominante en el mundo antiguo

58

y medieval, donde el orden se entendía como contrapues-

to a caos, e implicaba que lo ordenado está sometido a regla, medida y razón, de forma que aquello que es orde- nado sucede según una cierta necesidad. También nos es comprensible esta definición, sobre todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos. La ordenación y la clasificación son dos ramas de un mismo trabajo, ambos están muy ligados, la ordenación es la materialización de la clasificación, al mismo tiem- po es el paso ineludible a la descripción. En la clasificación se observa una relación de conti- nente y contenido en concordancia con la definición de Archivología; continente y contenido en cuanto a una ac-

ción que encierra funciones, éstas a su vez encierran acti- vidades. Los fundamentos de la ordenación no contradi- cen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad

a la documentación, permitir que su información sea re-

cuperable, es obtener físicamente los contenidos del do- cumento, agrupar los documentos de una forma racional, primero ordenar y agrupar los documentos individua- les enmarcados en las actividades para convertirlos en unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desa- rrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas entre sí, dentro del contexto de la administración que genera documentos, de modo que reflejen las acciones de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres técnicas: la clasificación, la ordenación y la descripción, la identidad archivística del documento se mantiene de- finida, como consecuencia, nos da los propósitos del ar- chivo y de la entidad. Si hemos ordenado adecuadamente la documentación, nos responde de inmediato el fondo de origen, porque necesariamente los documentos pertenecientes a un de- terminado organismo productor están reunidos en un

59

determinado lugar. La actividad específica determina los puestos que estarán dentro de la clasificación, orde- nados por funciones y actividades. El tipo documental define la ubicación del documento. La ordenación está sujeta a los factores de formación del archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera del archivo, donde los papeles sueltos serán ordenados de acuerdo a las necesidades primarias del documento. En esta fase se da una pre-clasificación. Esta ordenación, llamémosla primaria, estará de acuerdo con las activi- dades del organismo o institución. Luego se presenta la segunda fase, cuando el documento ha cumplido deter- minados fines pero constituye aún un elemento de con- sulta, la ordenación será la misma, por consiguiente en esta etapa se sigue denominándola primaria. Posteriormente los documentos son transferidos a una fase intermedia, esto sucede cuando han cumplido exhaustivamente sus objetivos; la ordenación continua- rá en esta fase a la primaria, pero por su volumen los do- cumentos estarán ordenados por acciones, por sus res- pectivas funciones y actividades que constituyen los he- chos generadores del documento, llamémosla en este as- pecto ordenación secundaria. Por el número de orden más que de importancia, esta ordenación permanecerá en la fase histórica, donde los documentos han sido se- leccionados por sus valores y necesidades de consulta. En la ordenación primaria, es posible que el documen- to esté en diferentes lugares, sea que éstos han sido re- producidos por copias carbónicas, copias legalizadas, fo- tocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una resolución, circular, disposiciones de tipo general, normas adminis- trativas, pueden estar en los archivos eventuales donde se desarrollan actividades similares o relacionadas con estos tipos documentales; pero en la ordenación secun-

60

daria, el documento no puede estar materialmente sino en un solo punto del espacio. La multiplicidad del docu- mento se realizará a través de los auxiliares descripti- vos. Ordenar, en primera instancia, significa poner or- den, concierto y buena disposición, encaminar o dirigir hacia un fin. Como consecuencia la ordenación es, siem- pre en primera instancia, la colocación de las cosas en el lugar que les corresponde, o como la regla que debe ob- servarse para hacer las cosas. En el terreno estrictamente filosófico la primera no- ción de orden surgió con el pensamiento de Anaximan- dro, quien concibe el proceso del devenir a partir de su concepción del ápeiron (ausencia de limites y de deter- minaciones). Lo concibe como un proceso ordenado que sigue la seriación del tiempo, y del que se puede dar ra- zón en tanto que es pensado por el logos. También en este sentido, el orden puede aparecer próximo al logos de He- ráclito entendido como “ley eterna”. Mientras que para los atomistas Leucipo y Demócrito, el orden del cosmos se podía explicar por la conjunción de los átomos en el vacío según el contacto (el giro y la confirmación se vin- cularían a la posición y la figura o esquema, respectiva- mente), para Anaxágoras, tal como afirma Aristóteles, la teoría de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fue- go) no era suficiente para dar explicación del orden del mundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, por ello postuló la necesidad de un nous que explicase dicha ordenación. El enfoque plenamente ontológico de la noción de or- den se da con Platón, quien entiende la noción de orden como adecuación a la idea: una cosa está ordenada cuan- do corresponde a su idea, según la teoría de la partici- pación. De esta manera, la relación que Platón estable-

61

cía entre mundo sensible y mundo inteligible, quedaba como relación de subordinación de lo inferior a lo supe- rior. Desde una perspectiva distinta, Aristóteles conci- be el orden como una de las clases de la medida (Cate- gorías, 8, 8b), o como una relación de las partes respecto del espacio o del tiempo, cuya forma fundamental es la de antes-después (Metafísica, 1018b 26). Esta relación de precedencia o de consecuencia, a su vez, tiene su mani- festación más acabada en la de orden causal: el efecto no puede preceder a la causa. De esta manera, el orden es entendido como seriación o sucesión coherente regi- da por una ley, que puede ser la de causalidad, por ejem- plo, aunque muchas otras series no causales también es- tán ordenadas (series geométricas, orden numérico, etc.). El orden, como disposición o arreglo, es según Aristó- teles, una de las formas o clases de la medida, ésta debe entenderse sin embargo, en sentido “ontológico” es de- cir, del ser en general, y no sólo como arreglo especial de cosas entre sí o de las partes entre sí de una cosa. Por eso Aristóteles vincula el orden, en tanto disposición, con el hábito y supone que la diferencia fundamental en- tre ambos reside en la menor permanencia del primero. Esto no lleva a una conclusión más adecuada, es decir que podemos afirmar que el orden es una determinada relación recíproca de las partes. Creemos que se com- prende mejor al decir que el trabajo archivístico sobre los documentos es restablecer esa relación original de las partes. Esta conceptuación de la relación de las par- tes se le atribuye a San Agustín y también a Santo To- más, aun cuando estos dos autores no conciban siempre del mismo modo la noción del “orden”. Alejándonos un poco de nuestra realidad, analizamos a San Agustín, nada más que con la finalidad de ver qué sacamos en limpio de este término tan especial, “Para

62

San Agustín, el orden es uno de los atributos que hace que lo creado por Dios sea bueno. Dios ha creado las co- sas según forma, medida, y orden. El orden es una per- fección. Desde el punto de vista metafísico, el orden es la subordinación de lo inferior a lo superior, de lo crea- do al Creador. Supone una jerarquía ontológica”. 48 Con- sideremos estos párrafos con mayor detenimiento. El orden presupone que tiene el mismo nivel que la for- ma y medida, lo cual no siempre habla del orden numé- rico ni cosa parecida, pero sí nos habla de la subordina- ción de lo inferior a lo superior. Podríamos vislumbrar algo de lo que se dice clasificación, pero sin llegar a ese nivel, pero tenemos otra pauta, sólo ontológicamente, lo cual nos da de lleno que orden es mucho más genérico y de alcances más amplios que clasificación, aun cuando en la práctica, la clasificación es más manuable, por lo que podemos interpretar que es correcta la postura de quienes dicen ordenación y clasificación. En ese orden de cosas. Para aclarar mejor estas consideraciones, re- conocemos que son netamente teóricas, pero debemos te- ner fundamentos adecuados para hablar en la práctica archivística, a fin de no tener ni transmitir conocimien- tos confusos. De acuerdo con Maimónides, la naturaleza no tiene inteligencia ordenadora, esta organización emana de un principio intelectual y es obra de un ser que ha impreso esas facultades en todo lo que posee una facultad natu- ral. Otra pauta que nos da este párrafo es que la orde- nación es una facultad bajo determinados principios in- telectuales.

48 José Ferrater Mora: Diccionario de Filosofía abreviado, texto pre- parado por Eduardo García Belsunce y Ezequiel de Olasso, Buenos Ai- res, Sudamericana, 1975, pp. 315-317.

63

Santo Tomás nos habla de cierta relación recíproca de las partes, presupone la jerarquía ontológica de San Agustín. En Santo Tomás la noción de orden se complica con la de sitio. Incluye algún modo del antes y del des- pués. El orden sería entonces la disposición de una plu- ralidad de cosas u objetos de acuerdo con la anteriori- dad y la posterioridad, en virtud de un principio. Consi- deramos aquí que ya estamos hablando de terrenos co- nocidos, la pluralidad de cosas puede relacionarse con la pluralidad de documentos, de acuerdo con la anterio- ridad y posterioridad, lo que justifica el sitio, podemos relacionarla perfectamente con los principios de orden original y de procedencia, lo cual ya justifica la frase “en virtud de un principio”; pero veamos, el orden es la re- lación de las partes respecto a un espacio, para los mo- dernos pensadores el espacio es la primera imagen que suscita la palabra orden, está en la concepción clásica vinculada y aun subordinada a la relación respecto a la clase a la cual pertenecen las partes y, en último térmi- no, respecto a la idea. En todo caso, parece haber una referencia notoria en- tre la concepción antigua del orden y muchas de las con- cepciones, modernas. Nuestra obligación no es decir “or- denar es colocar los expedientes en orden numérico”, así de simple, al contrario, nuestra mayor concepción del orden nos ayuda en forma permanente a lograr un fun- damento adecuado para nuestro trabajo. Evitemos por una concepción inadecuada de los conceptos, las suscep- tibilidad y posibilidad que se presenta de efectuar la pre- gunta, si es necesario este paso de ordenar, clasificar, si la descripción lo resuelve todo. Es cierto, puede darse esa posibilidad, más aún con la aparición de los ordena- dores y su aplicación a grandes volúmenes de documen-

64

tos, pero, es escoger el camino más largo, tortuoso e in- seguro. El concepto moderno del orden se refiere a una re- lación de realidades entre sí (este concepto puede ser base del tipo documental): el concepto medieval se refiere a una relación completamente distinta de la cosa real con su idea. En la época moderna, el orden sufre un proceso de desontologización y de cuantificación que lo convier- te en una disposición geométrica y numérica y, desde lue- go, a partir del predominio del análisis, reducible siem- pre a la última (numérica). En algunos casos, el orden dentro del pensamiento moderno, es entendido nuevamente en un sentido muy aproximado al griego y al medieval. Para Leibniz, que el mundo esté “ordenado” significa que está primariamen- te jerarquizado, ontológicamente, por supuesto. Hay or- den porque hay un principio de ordenación según el cual, cada cosa está en su lugar. Lo bueno de Leibniz es que el orden no sólo subyace en lo ontológico, sino que es fun- damento de todas las demás series de orden, como el fí- sico, el matemático, etc. Leibniz trata de unir el pensa- miento tradicional con el moderno: el orden es una je- rarquía, pero también una serie, o en última instancia, es una jerarquía porque es una serie, y toda serie es de algún modo, jerárquica. Lo que podría llamarse desontologización de la idea de orden en la Edad Moderna, no equivale a decir que en toda esa época la idea de orden es independiente de la jerarquía ontológica. Hay excepciones. Muchos pensa- dores modernos siguen teniendo en cuenta la idea del orden como orden del ser. Con la tendencia de subrayar las cuestiones del conocimiento frente a las cuestiones sobre la realidad, parece como si el orden fuera más bien un orden del conocer. Se insiste en el orden natural tra-

65

tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estu- dio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porque requerimos de ese orden para tener un conocimiento real y concreto de todo lo que poseemos y podemos adminis- trar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar. El orden en suma, parece residir en las cosas mismas en cuanto son conocidas, de ahí el paso de la idea de or- den a la regularidad y uniformidad de la naturaleza. Ahora bien, en lo que nos corresponde a la noción pri- maria de orden, exclusivamente formal, diremos que el orden es definido como la disposición de un conjunto de entidades, ejemplos de ordenación de conjuntos de enti- dades son: el orden de los números naturales, el orden de los puntos de una línea. Aparentemente, éste es el as- pecto esencial que muchos archiveros prefieren tomar para organizar los documentos depositados en el archivo. De un modo más formal el orden es definido como la relación entre miembros de una clase, según la cual unos miembros preceden a otros. Los miembros son llamados con frecuencia elementos, se dice entonces que hay or- den entre los elementos de un conjunto. Estaríamos ha- blando de los fundamentos de la clasificación, pero como un suborden dentro del orden, lo cual justificaría la ten- dencia de hablar como ordenación y clasificación y no viceversa como se pretende explicar. Pero seguimos con nuestro análisis para que no nos queden dudas de lo que decimos. Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspec- tiva de los criterios de ordenación de las cosas conoci- das, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturale- za gnoseológica, que es la que predomina desde la mo- dernidad. Corresponde al estudio teórico sobre el com- portamiento de la información en las instituciones, ade- más, si se tiende a pensar el orden como disposición de

66

partes, se concibe el orden como una propiedad espacial. En cambio, también puede pensarse una ordenación me- ramente temporal o cronológica. En el primer caso, el orden es de tipo geométrico; en el segundo, de tipo numérico. En ambos casos, lo orde- nado se halla sometido igualmente a una razón, pero en el sentido de la razón matemática (entendida como pro- porción). En el mundo antiguo, como hemos dicho, se tiende a comprender la noción de orden de manera ontológica como opuesta a caos. Por ello, según los primeros siste- mas filosóficos, el caos deviene cosmos que originalmen- te significa “orden”, porque está sometido al logos, que expresa regla, medida y razón, y por ello puede enten- derse racionalmente. Desde esta perspectiva el orden es condición de inteligibilidad de lo existente, ya que im- plica legalidad (sometido a ley) y, por tanto, necesidad y regularidad. Al parecer esta primitiva noción surgió como una ex- trapolación o proyección del pensamiento social: una so- ciedad es justa y racional cuando está ordenada según leyes. Así, originariamente la noción de orden cosmoló- gico deriva de la de orden social. Nótese que esta termi- nología es de raigambre jurídica, pues tanto ley, como cosmos —orden— son términos surgidos de este ámbito del pensamiento. Desde este punto de vista, la noción de orden estará presidida por la de subordinación, e im- plicará una jerarquización. De esta manera, lo ordenado será lo jerarquizado según cierto principio. En el pensamiento cristiano de orientación platóni- ca se interpretó la noción de orden como subordinación de lo inferior a lo superior, en el sentido de subordina- ción de todo lo creado al creador. San Agustín afirmaba que Dios crea según forma, medida y orden, de manera

67

que lo creado está ordenado porque se adecua a los pla- nes de la providencia, y está regulado por las ideas ejem- plares o arquetípicas que están en Dios. Desde esta pers- pectiva, lo opuesto al orden ya no será propiamente el caos (en el sentido originario de lo abierto), sino el des- orden. A través de este proceso, la noción de orden, sur- gida ya en sus inicios como proyección del orden social sobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como orden social, pero revestida de su nuevo carácter cosmológico, e interpretada teológicamente. Santo Tomás, más vinculado a la tradición aristotéli- ca, concibe el orden como la disposición regulada por un principio de una pluralidad de cosas de acuerdo con lo anterior y posterior. No obstante, esta noción sigue dan- do especial importancia a la relación de subordinación dentro de la clase a la que pertenecen las partes orde- nadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo en- tendida como una relación de subordinación a la idea. Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una en- tidad aislada puede ser ordenada si se corresponde con los designios de Dios. En el pensamiento moderno se tendió más bien a re- interpretar la noción aristotélica de orden entendido como seriación regulada causalmente. Esta es la concep- ción que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismo Kant, quien incluso considera que el orden causal deter- mina el orden temporal (razón por la cual el tiempo es irreversible). Pero en los pensadores modernos la noción de orden tiende a entenderse más bien como una rela- ción de realidades entre sí, más que una relación res- pecto de una idea. Con ello se desontologiza esta noción, que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, y se tiende a sustituir la antigua noción de ordo essendi por la de ordo cognoscendi.

68

Especial importancia reviste la concepción de Berg- son, para quien el orden es un cierto acuerdo entre el sujeto y el objeto: es el espíritu que se encuentra de nue- vo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direccio- nes opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por una parte el orden inerte, matemático, físico o automático y, por otra, el orden vital, el orden querido u orden de los fines, relacionados, respectivamente, con la espaciali- dad y con la duración. (Vemos que el orden vital corres- ponde a nuestros estudios). La inteligencia —afirma Bergson—, se reconoce en el orden geométrico o físico- matemático, pero ello es debido a que la misma ciencia (de carácter convencional según Bergson) está organiza- da sobre la aceptación previa del orden geométrico, fru- to de la espacialización de la inteligencia y del olvido de la duración pura. Pero ninguna complicación matemáti- ca es capaz de introducir auténtica novedad ni creación en el mundo, y esta tendencia negativa es la que expre- san las leyes particulares del mundo físico, incapaces de aprehender el segundo tipo de orden: el orden vital. Bergson critica también la idea negativa de desorden (entendida como ausencia de orden), y señala que tal idea es fruto de una confusión entre los dos tipos de or- den mencionados. Estas consideraciones son fundamen- tales —dice Bergson— para la elaboración de la teoría del conocimiento, cuyo problema fundamental es el de averiguar cómo es posible la ciencia, es decir, por qué hay orden en las cosas. La investigación ha de permitir deshacer los falsos problemas derivados de una mala comprensión de las nociones de orden contingente, de desorden y de azar. Además de la distinción propuesta por Bergson, en la actualidad suele distinguirse entre diversos tipos de órdenes:

69

– Orden matemático, ciencia en la que el orden se

define a través de una relación diádica R, y se conside- ran diversos tipos de órdenes, de manera que una clase puede estar parcialmente ordenada, ordenada, o poseer un orden denso (ver continuidad).

– Orden lógico (el del encadenamiento de las pro-

posiciones o juicios según las reglas de un cálculo deduc-

tivo, por ejemplo).

– Orden físico y cosmológico, donde, vinculado a

los conceptos de la teoría de la información, el orden apa-

rece como entropía negativa o neguentropía, y se rela- ciona con la noción de flecha del tiempo. Este aspecto es desarrollado en el análisis gnoseológico del conoci- miento histórico. 49

– Orden biológico, definido por la teoría de la evo-

lución.

– Orden ético (según normas y principios).

– Orden social (según leyes, instituciones y coaccio-

nes que preservan y permiten la continuidad de un gru-

po social), etc. 50

Concepto de clasificación

La clasificación es la agrupación de los elementos de un conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasifi- catorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhausti- va. Clasificar es, por tanto, dividir en grupos de forma tal que:

– ningún grupo sea vacío,

49 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Apuntes para la introducción a la metodología gnoseológica de la historia, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, octubre 2002. 50 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo- sofía en CD-ROM, Barcelona, Herder, 1996.

70

– ningún elemento pertenezca a más de un grupo

– y la suma de los elementos de todos los grupos equi-

valga a la extensión total del conjunto. Entonces se dice que los conceptos clasificatorios cons- tituyen una partición de un conjunto. Clasificación se considera a la acción y efecto de cla- sificar. Escuetamente, clasificar, es (“por, según, aten- diendo a”) dividir un conjunto de cosas en clases. Asig- nar una cosa a una determinada clase o grupo. Clase como cada grupo o división que resulta de repartir o suponer repartidas las cosas de un conjunto poniendo juntas las que tienen el mismo valor o ciertas características co- munes. En la clasificación es que entendemos al grupo taxo- nómico de objetos, intermedio entre el tipo y el orden. La Taxonomía es la ciencia que tiene por objeto la nomen- clatura y clasificación de las cosas, en Archivología la aplicamos en principio a los documentos activos. El gru- po o taxón en la jerarquía se encuentra por debajo de un concepto general más amplio que el grupo (fondo), y por encima de orden, familia, género y especie. Las clases pueden ser divididas en subclases o agru- padas en superclases (sección, subsección). Las unida- des que se incluyen en una clase comparten ciertas ca- racterísticas que indican un origen común (trámite), y que no están presentes en otras unidades. Por ejemplo, los comprobantes de pago pertenecen a la clase de los documentos contables, que agrupa a todos los documen- tos que presentan características de manejo contable y que representan cifras y de dinero. Cuando tocamos el término clase, en su concepto ló- gico, se define como una serie, grupo, colección, conjunto de entidades (denominados miembros), que poseen por lo menos una característica común.

71

La noción de clase ha sido confundida muchas veces con la noción de todo. Esa confusión debe evitarse, pues de lo contrario se corre el riesgo de equiparar una enti- dad concreta con una entidad abstracta, aun cuando los elementos (miembros) de que se componen, sean entida- des concretas. Clase del latín classis, grupo, es un conjunto de co- sas que poseen la misma propiedad, o característica, o conjunto de cosas a que se aplica un término con igual sentido. Normalmente se equipara clase con predicado, aunque propiamente éste es la intención de un término y clase la extensión del mismo. Por lo mismo, si clase se define por su extensión, se tiene en cuenta el número de miembros o elementos que pertenecen a ella y, si se define intencionalmente, se con- sideran las características que han de tener los elemen- tos o miembros para pertenecer a una clase y no a otra.

Prácticamente vemos en la definición dos propiedades importantes para la clasificación, las características, que como guía apuntan generalmente a los caracteres inter- nos y externos de los documentos, y la cantidad que hace al volumen documental; estos factores son determinan- tes que nos obligan a planificar la clasificación. Propiamente, la clase se define como la extensión de un predicado, o como el conjunto de objetos que hacen verdadera una función de proposición. Así, el conjunto de documentos a que se aplica el predicado “decreto” constituye la clase de documentos legales; o bien el con- junto de “objetos” que puede llenar el lugar vacío de la

decreto” constituye la clase de decre-

función “

tos. Para que un documento sea objeto de clasificación, ese objeto debe ser independiente en sí mismo, es decir, no se puede clasificar aquello que depende de otra na- turaleza que es clasificada en otro aspecto.

es

72

Reunir tales objetos es “abstraer”, y la operación rea- lizada se simboliza mediante el operador de abstracción, que simboliza “la clase de todos los x tales que son de- cretos”. Las clases equivalen a lo que la tradición ha lla- mado predicables, en la lógica de Aristóteles; la misma silogística aristotélica puede considerarse una lógica de clases. Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bien esta última noción pertenece más al campo de las mate- máticas. Pero esta identificación entre ambas nociones ha dado origen a paradojas; de ellas, la más famosa es la paradoja de Russell sobre si la clase de todas las clases es o no miembro de sí misma. Para evitar estas parado- jas, Zermelo propuso la distinción entre conjunto y cla- se, Russell su teoría de los tipos, y Poincaré la noción de impredicable. De estas teorías se desprende que las cla- ses no pueden ser miembros de otras clases. 51 En Archivología, podemos denominar clasificación a la identificación, denominación y agrupamiento de do- cumentos en un sistema establecido. Las numerosas for- mas de documentos que existen deben ser nombradas y organizadas de manera ordenada, de modo que los ar- chiveros puedan estar seguros de que conocen el orga- nismo exacto que es objeto de estudio. La definición de los grupos de documentos se basa en la selección de características importantes, o rasgos compartidos, responsables de que los tipos documenta- les de cada grupo sean semejantes entre sí, y diferentes de los de otros grupos. Los métodos actuales de la clasificación tienden a reunir los grupos en categorías, de modo que éstas re- flejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi-

51 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario

73

, op. cit.

litudes y diferencias que existen entre los organismos. Dichas categorías forman un tipo de pirámide, o jerar- quía, donde los distintos niveles representan los dife- rentes grados de relación sustentados en el desarrollo de los trámites y los objetivos de los mismos; esto nos acercaría a un proceso metodológico de investigación con características netamente archivísticas. Queda mucho por desarrollar y comprender sobre estos temas. La jerarquía se extiende en sentido ascendente a lo largo de varias unidades documentales, cada una cons- tituida por características individuales estrechamente relacionadas, hasta unos pocos grupos, cada uno de los cuales reúne un gran número de conjuntos, entre muchos de los cuales sólo existe una relación distante. Para conseguir que los métodos de la clasificación se correspondan lo más exactamente posible con la natura- leza de los documentos, los archiveros han examinado y comparado los caracteres internos y externos de los do- cumentos (CIED), el ciclo vital de los documentos (CVD), ob- tenidos y adaptados estos documentos de la Diplomáti- ca, y que nos permiten analizar el comportamiento de la información de tantos documentos como es posible. Una clasificación normalizada nos permitiría lograr un te- sauro universal sobre la producción documental; queda abierta la iniciativa. Todas las ramas de la Archivología contribuyen a di- chos estudios, pero las especialidades que están impli- cadas directamente en los problemas de la clasificación son la Taxonomía y la Sistemática. Aunque las dos disciplinas se superponen, la Taxo- nomía está más centrada en la nomenclatura (denomi- nación) y el establecimiento de los sistemas jerarquiza- dos, y la Sistemática en las relaciones administrativas encuadradas en patrones administrativos.

74

Niveles jerárquicos Los archiveros clasifican a los documentos en el ni- vel básico de tipo documental, otro término conceptual- mente discutible, que es la única categoría de esta índo- le que puede ser considerada real en la institución. Las categorías superiores son reuniones de grupos de tipos documentales. Una serie está compuesta por tipos docu- mentales que comparten muchas características impor- tantes. Además, en los organismos con representación de otras entidades, las series están formadas por tipos documentales entremezcladas, que de forma ideal no pue- den tener series correctamente identificadas con ningu- na otra, o las características son más bien de una colec- ción propiamente dicha, para estos casos optamos por denominarlos cuerpos descriptivos. Las series que no se cruzan con otras, pero están cla- ramente relacionadas entre sí por compartir caracterís- ticas importantes en su función, se agrupan en un sub- grupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documen- tal dominante, por lo que no requiere mayores complica- ciones. Para construir la clasificación jerárquica, se agrupan dos o más documentos en series, las series en subgru- pos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Los grupos de documentos incluidos en estas categorías prin- cipales, en cualquier nivel de jerarquía, reciben el nom- bre de taxones, y cada taxón recibe una definición que abarca las características más importantes compartidas por todos los miembros de un taxón. En todas las clasificaciones científicas, menos en la archivística, para permitir una subdivisión mayor, se pueden añadir los prefijos sub- y super- a cualquier ca- tegoría. Aparentemente, no aplicamos a la clasificación archivística considerando la abstracción de la naturaleza

75

de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, ¿sig- nificaría una categoría menor de fondo? Pero analice- mos si es adecuado decir que un super-fondo está com- puesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemos que super-fondo tiene que corresponder a un ministerio

o dependencia de gobierno muy grande o a alguna insti-

tución internacional que forma fondos con cada país en el cual realiza operaciones. Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones com- plejas, la utilización de categorías intermedias especia- les como sección y sub-sección, quedamos apretados a las unidades analizadas hasta el momento. Habíamos pro- puesto en 1982, la incorporación de estos dos términos, sigue vigente esta idea. En cualquier nivel, un taxón indica una base común. Todos sus miembros se han desarrollado a partir de un antecesor común, que fue la motivación de generar un trámite. Hablamos de taxones simples, pero, en los ca- sos en los que en un taxón determinado confluyen dos o

más miembros que tienen características en común pero que derivan en fondos diferentes, se dice que el taxón es compuesto o complejo. Generalmente se intenta dividir

y redefinir el taxón de modo que se obtengan taxones sim-

ples. La clasificación de los documentos activos está ba- sada en niveles de la organización institucional.

Clasificación decimal Dewey La clasificación decimal Dewey es un método clasifi- catorio cuyo fin es la catalogación de libros y otros ma- teriales propios de la Biblioteconomía. Fue desarrollado por el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931). Mediante este sistema de clasificación, las materias de los libros se dividen en diez categorías principales,

76

cada una de las cuales es señalada por un número múl- tiplo de 100. La primera clase, 000-099, engloba obras generales como enciclopedias, periódicos y revistas; 100-199 hace referencia a la filosofía y a la psicolo-

gía;

200-299, a religión y mitología; 300-399, a las ciencias sociales; 400-499, a lenguaje; 500-599, a ciencias puras; 600-699, a tecnología; 700-799, a artes (también deportes y ocio); 800-899, a literatura; y 900-999 comprende historia, geografía, biografías y viajes. Cada clase principal está dividida en diez subclases, cada una de las cuales, a su vez, se divide con números individuales, indicando otra subdivisión menor. Otra di- visión específica indica la localización geográfica, el pe- ríodo cronológico o la forma del material, que son señala- dos por números decimales que siguen al tercer dígito. El esquema de esta clasificación fue publicado por Dewey en 1876 en un pequeño folleto de 42 páginas; sin embargo, en 1979 apareció la última de las 19 revisiones de su Clasificación decimal e índice relativo en tres volú- menes. Aunque es utilizado en las bibliotecas de todo el mundo, el sistema de clasificación que utiliza la Biblio- teca del Congreso de Estados Unidos ha sido adoptado también por algunas bibliotecas, principalmente norte- americanas, aparentemente resulta ser más práctico para las colecciones especializadas que cuentan con un gran número de volúmenes. Es prácticamente inútil aplicar a los documentos de archivos, por mucho que se fuerce el empleo de estas normas.

77

Clasificación documental LC (Library of Congress) La clasificación documental LC (Library of Congress), es un método clasificatorio con la finalidad de catalogar los libros y otros materiales documentales, en Bibliote- conomía, ideado por la dirección de la Biblioteca del Congreso en la ciudad de Washington. En este sistema de clasificación (comúnmente llama- do LC por Library of Congress), todo conocimiento está dividido en 21 clases —indicadas más o menos arbitra- riamente con mayúsculas— en el cuadro de la siguiente página. Dentro de cada una de estas clases, el material está

dispuesto desde las consideraciones generales hasta los aspectos específicos, y de la teoría a las aplicaciones prác- ticas; los temas específicos están indicados por combinacio- nes de mayúsculas y el más concreto por tres números.

El esquema de clasificación se revisa continuamente.

De manera diferente al sistema de clasificación de-

cimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos específi- cos de un tema sin señalizaciones numéricas. Por ejemplo:

N (bellas artes),

NA arquitectura, NB escultura, ND pintura, ND813 pintura española ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes. NK decoración. Dada su flexibilidad, el método LC está particular- mente indicado para las necesidades de colecciones, de bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en ge- neral.

78

A

General Works

Trabajos Generales

B

Philosophy; Religion

Filosofía; Religión

C

History: Auxiliary Sciences

Historia: Auxiliar de ciencias

D

Universal History

Historia Universal

E, F

American History

Historia Americana

G

Geography; Antropology

Geografía, Antropología

H

Social Sciences

Ciencias Sociales

J

Political Science

Ciencias Políticas

K

Law

Leyes

L

Education

Educación

M

Music

Música

N

Fine Arts

Bellas Artes

P

Languaje and Literature

Lenguaje y Literatura

Q

Science

Ciencias

R

Medicine

Medicina

S

Agriculture

Agricultura

T

Technology

Tecnología

U

Military Science

Ciencias Militares

V

Naval Science

Ciencias Navales

Z

Bibliography and Library Sciences

Bibliografía y Ciencias Librarias

Cuadro 3. Clasificación documental LC

79

TAXONOMÍA

Composición con las raíces del griego “taxis”, orde- nación, derivado de “tasso”, ordenar, disponer, y “nomos”, ley. La taxonomía se ocupa de la clasificación de los ob- jetos y seres naturales. Si tomáramos en cuenta los tipos documentales crea- dos en todos los ámbitos institucionales de nuestro pla- neta, sería casi imposible lograr conocerlos a todos. La taxonomía puede auxiliarnos en el sentido de que nos permite categorizar, ordenar, describir, clasificar a to- dos los documentos generados en una institución, tenien- do como la unidad de una clasificación a los documentos. Aristóteles clasificaba a las instituciones vivas en tres reinos; Carlos Linneo los clasificó en tres categorías ri- giéndose por la creación divina y dándole prioridad al hombre. Los múltiples avances tecnológicos nos permiten ob- tener conceptos cada vez más complejos, logrando pro- fundizar la taxonomía a través de diferentes metodolo- gías. Entendemos entonces que la Taxonomía es la ciencia que estudia la clasificación de los elementos. Las prime- ras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debi- do a los escasos conocimientos sobre la estructura de las instituciones o la importancia que revestían estos estu- dios sobre la ordenación y clasificación de los documen- tos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasifi- caciones artificiales han servido como material de parti- da para una clasificación basada en las relaciones exis- tentes entre las divisiones orgánicas de las institucio- nes.

80

Necesidad de una clasificación La mayoría de las personas tienen un conocimiento limitado del mundo documental. Circunscrito a su esfe- ra de intereses personales o que los relacionan princi- palmente con entidades que influencian sus propias vi- das. Más allá de la variedad de documentos comunes, algunos nos interesan particularmente, siendo práctica- mente muy limitado nuestro conocimiento sobre los ti- pos documentales y sus múltiples nombres y categorías. Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la ta- rea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemática- mente información de la vasta diversidad de institucio- nes. Para cumplir con esta meta, requerimos disponer de un sistema para nombrar a todas las instituciones para así agruparlas en formas ordenadas y lógicas. El proble- ma de elaborar un sistema es inmensamente complica- do y comienza con la unidad básica de la clasificación de los documentos.

¿Especie o tipo documental? Especie en latín significa tipo, la diferencia se pre- senta cuando llegamos a las aplicaciones del término; tipo documental es un término que se aplica original- mente a documentos vivos, mientras que tipo no necesa- riamente, puede aplicarse también a entidades. Podemos hablar de tipos de entidades o institucio- nes, o tipos de archivos, así como tipos documentales. Los tipos documentales son unidades naturalmente for- madas en el transcurso de las actividades administrati- vas, semejantes, real o potencialmente entre sí y que se distinguen de otros tipos documentales por sus caracte- rísticas. Para propósitos prácticos, un tipo documental es una categoría en la que se ubica una información específica

81

que se ajusta a ciertos criterios bastante rígidos concer- nientes a su estructura y características internas, repro- ducidos en actividades semejantes.

Designación de un tipo documental En la actualidad no existen sistemas de nomencla- tura ideados para los tipos documentales. El nombre de un documento se genera en la institución con fines de guardar información relativa a la función propia del do- cumento. Lo que sí podemos observar es que existen nombres más bien de carácter genérico que específico, como car- tas; esta denominación disminuye su ambigüedad cuan- do hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nom- bres tienen genéricos y algún epíteto específico, sea adje- tivo o modificador. El nombre del género siempre se es- cribe primero por ejemplo comprobantes (género) de pago (epíteto). Puede usarse el genérico cartas sólo cuando uno se refiere a los tipos documentales del grupo entero que constituye a ese género. Los epítetos específicos por sí solos carecen de sentido, considerando que tipos docu- mentales diferentes en géneros diferentes pueden tener el mismo epíteto. Por ejemplo, comprobantes de depósito y cheques de depósito tienen distintas finalidades e in- formación. El epíteto solo no nos entrega información. Los nombres también pueden ser descriptivos, por la forma o parecido que tengan con otro tipo documental. Estos binomios son una herramienta necesaria para que haya una comunicación clara e inequívoca entre los ar- chiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los proble- mas de comunicación serían insalvables sin un sistema

82

de nomenclatura universalmente reconocido y aceptado por los archiveros.

Clasificación jerárquica El objetivo fundamental de los archiveros es percibir el orden en la diversidad de la creación documental por medio de la taxonomía. La taxonomía es un sistema jerárquico que consiste en formar grupos dentro de grupos. En este sistema cada grupo se denomina taxón y el nivel que se le asigna se llama categoría. Así podemos hablar de categorías: tipo documental, subgrupo, grupo etc. y como cualquier taxo- nomista, podemos añadir otras categorías: secciones, sub- secciones, etc.

Filogenia Si clasificamos a las instituciones según sus caracte- rísticas morfológicas y organizativas, este sistema de clasificación se denominaría estructural, y nos permiti- ría acercarnos a la actualidad de los diagramas institu- cionales u organigramas. Inicialmente, si clasificamos a las categorías insti- tucionales como si fueran etiquetas, cada una de éstas debería estar asignada y normalizada en un contexto co- rrespondiente, de modo que cuando todos estos contex- tos estén completos se comprenderá, recién, la diversi- dad institucional. Este sistema funciona mientras las categorías son estáticas e inmutables; al aceptar que las categorías no evolucionan, esta forma de clasificación parece inadecuada. La filogenia estudia las relaciones evolutivas con la incorporación de información histórica, es como la cró- nica de la evolución de las categorías.

83

Independientemente del método en que se estudie la filogenia, ésta es única, las categorías siempre mar- can niveles conocidos, los genéricos y los específicos.

Sistema tradicional de clasificación El actual sistema de clasificación se basa en los si- guientes pasos:

1) Al organismo a clasificar se le asigna un taxón por medio de sus características internas marcadas en los organigramas, conformando categorías de acuerdo a los niveles de responsabilidad y funcionalidad. 2) Se prueba si estas similitudes dentro las catego- rías son homologías. Se tienen en cuenta las responsabi- lidades compartidas, cuando sea posible. 3) Se comparan varias etapas de sus ciclos de produc- ción documental y patrones del desarrollo documental.

Metodologías alternativas Una vez que queda clara la división de las unidades documentales, a causa de las dudas que puedan surgir por los métodos tradicionales se aplican opcionalmente tanto la metodología inductiva como la deductiva. El método inductivo nos permite partir de las uni- dades documentales más pequeñas, considerando sus ca- racterísticas externas e internas, desarrollando hacia las unidades mayores. La diferencia entre homología y ana- logía no se tiene en cuenta. El método deductivo estudia las relaciones docu- mentales a partir de lo genérico, es decir del fondo do- cumental, estableciendo las categorías comprendidas por analogía, con los distintos niveles organizativos. La ex- cesiva simplificación de características en realidad no es tan sencilla y discreta.

84

Taxonomía diplomática Gracias a los estudios diplomáticos de los documen- tos se pueden determinar las similitudes y diferencias entre cartas, informes, o memorandos, contenidos de in- formación y estructuras de datos importantes. Observamos en primera instancia que para lograr re- sultados adecuados a las circunstancias, la creación de una nomenclatura tipológica documental, con carácter universal, sería un gran aporte ya que se considera un lenguaje universal en donde todos podemos comprender y reconocer a los diferentes tipos documentales. A través de la taxonomía podemos clasificar a la gran variedad de instituciones.

Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los organismos

El ciclo vital de los documentos es el estudio de la evolución documental, desde su gestación, trámite, re- solución, hasta su selección, es particularmente útil para dividir los documentos en grupos porque revela cómo están emparentados cronológica y morfológicamen- te entre sí. La clasificación de los documentos atendiendo a su origen se denomina taxonomía (taxis = orden, rango). La Taxonomía es la rama de la Archivología que se ocupa de la clasificación de los documentos activos, y su ten- dencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cam- bio la Sistemática clasifica a los documentos activos en diferentes categorías taxonómicas. Los taxónomos utili- zan las relaciones de grado para crear grupos. Aunque los esquemas de clasificación son por necesidad un tan- to arbitrarios, es probable que representen el “árbol or- ganizado” de las diversas formas administrativas actua-

85

les. Cada documento pertenece a un grupo determina- do. El grupo es considerado como una categoría taxonó- mica mayor. Las otras categorías pueden verse en los subgrupos, series y documentos, siendo la unidad por excelencia la pieza documental. El documento, para nues- tro propósito, está conformado como una unidad docu- mental, una sola resolución. Las demás categorías están conformadas por estas unidades documentales, cuyas cualidades son básicamente los principios archivísticos; en consecuencia los caracteres internos y externos per- miten su agrupación en cada categoría. De acuerdo con la postura de Schellemberg, los ex- pedientes son unidades de conservación que encierran un asunto específico, lo que los hace proclives a perte- necer a alguna de las categorías, agrupándolos por esa cualidad principal que sería el asunto. Entonces se pue- de decir que la Taxonomía es un método que estudia la clasificación de documentos activos. Es probable que el primer estudio serio sobre estos aspectos de la clasificación que contemplamos, consis- tiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasifi- caciones apriorísticas eran subjetivas y artificiales, de- bido a los escasos conocimientos sobre la estructura do- cumental. Estas categorías simples sirvieron, no obstan- te, como material de partida para una clasificación basa- da en las relaciones existentes entre los distintos nive- les de los organismos.

La Sistemática

Como mencionamos antes, la Sistemática es el estu- dio de las relaciones entre los organismos. Estos con- ceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprender mejor la labor de la clasificación, considerando que no

86

existen fórmulas para resolver este trabajo sino que se sustenta en un conjunto de conocimientos propios del archivero. Así, comprende algunos elementos genéricos que obligan a conformar o considerar más como grupos de series. En consecuencia, con la clasificación se procu- ró cumplir dos funciones distintas: proveer métodos úti- les para describir los documentos y reflejar el curso, a veces errático, de los cambios evolutivos del trámite. En la actualidad se discute si ambas funciones son compatibles o no. El sistema de clasificación permite ha- cer generalizaciones, ya que hay información almacena- da en la clasificación de todo tipo documental. Se puede observar que al progresar hacia abajo desde el fondo ha- cia la serie, aumentan los detalles, yendo de lo general a lo particular. En suma, la clasificación jerárquica es muy útil para almacenar información y recuperarla. Como mencionamos antes, a la serie se la puede considerar una realidad organizativa, pero las otras categorías sólo exis- ten mediante la abstracción.

El uso de los nombres tipológicos

Las distintas administraciones institucionales deter- minan la presencia de gran diversidad de series docu- mentales, y tradiciones administrativas de distinta ín- dole, lo que da lugar a que los nombres que reciben los tipos documentales dependan del lenguaje que en dichas regiones se usa. La multiplicidad de nombres representa y ha de re- presentar durante mucho tiempo un verdadero proble- ma para los archiveros, pero en la medida que la profe- sión se extiende, se comprende mejor que después de la clasificación, se debe pensar en una nomenclatura uni- forme. La ordenación primero desde el punto de vista

87

que tomamos, y la clasificación después, induce a los es- tudiosos a pensar en una forma más práctica de denomi-

narlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificación de los archivos es muy particular tanto en su estudio como en su aplicación, de ahí el interés de incorporar adecuadamente la taxonomía y la sistemática. Es evidente que uno de los fines de la nomenclatura es dar un nombre que sea reconocido por todos los ar- chiveros y que resulte único, universal y distinto a cada taxón. Los decretos considerados como tipología, son emanados en todas partes del mundo, su nivel de reso- lución depende de la forma de gobierno del lugar. Pero al pensar en los nombres de las series, que son innume- rables, se comprende que la aplicación de una nomen- clatura presente dificultades. Los problemas principa- les que se intenta resolver en las regulaciones de nomen- clatura provienen de los siguientes hechos:

– De que autores diferentes hayan dado el mismo

nombre a series que son distintas en lugares distintos. A

esto se le llama homonimia.

– De que un mismo tipo documental haya sido des-

crito por autores diferentes, recibiendo distintos nom-

bres, a esto se le llama sinonimia.

– De que en las descripciones de muchos autores,

sobre todo de los más antiguos, resulte difícil reconocer

tipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobre

todo en Europa, de aquí la necesidad de establecer “ti- pos” representativos al estilo Schellemberg.

– De que diversos autores han podido tener un con-

cepto distinto, desde el punto de vista taxonómico, de una clasificación determinada, generalmente por la ex- tensión o dimensión de la institución.

– Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disci-

plinar algunos aspectos que hacen a la ordenación y cla-

88

sificación, apuntando a convertirla en principios univer- sales, convirtiéndose en un mero instrumento al servi- cio de la taxonomía, pero sin interferir con ella. Cualquier modificación del status cognoscitivo y cual- quier incorporación sobre el mismo, por cualquier autor, entra en competencia con los demás, de tal manera que cumplidos los requisitos técnicos indispensables es un criterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha de ser unívoca, por lo cual entre todos los nombres posibles para una tipología documental, sólo debe prevalecer uno, que es válido (criterio de validez). En general el nombre más antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad).

Sistema de clasificación

Desde sus orígenes, el hombre se plantea la necesi- dad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad de ubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta nece- sidad condujo al establecimiento de las clasificaciones de las cosas. Los distintos sistemas de clasificación han sido diseñados con el afán de ordenar en forma adecua- da. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: el orden alfabético de las palabras de un diccionario enci- clopédico o la clasificación de un conjunto de monedas de acuerdo a su tamaño, su fecha de acuñación o el tipo de metal. Es importante señalar que por lo común los sistemas de clasificación obedecen a tres aspectos generales:

1) Se toma en consideración su utilidad. 2) Se consideran las semejanzas existentes entre los objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en gru- pos de individuos de las mismas características, 3) Debido a que la valoración es de carácter indivi- dual, ningún sistema puede ser considerado perfecto,

89

porque interviene en gran medida la subjetividad del taxónomo (científico que estudia las clasificaciones cien- tíficas) A estos aspectos se les conoce como criterios extrínsecos, a diferencia de los que toman en considera- ción cuestiones de estructura y utilidad, llamados crite- rios intrínsecos. El hombre ha sido un clasificador desde tiempos re- motos. Sin duda alguna, incluso los habitantes de las cavernas dieron nombres a las plantas y animales y los agruparon como útiles y peligrosos, como Aristóteles, ya que él intentó agrupar toda la naturaleza en una forma lógica. Originalmente la clasificación es natural, aplica- da a la naturaleza misma, así la Zoología fue el campo de todos los médicos y la Botánica estuvo relacionada con el estudio de las plantas y hierbas importantes para la práctica médica. A partir de esos primeros trabajos, se elaboraron esquemas naturales de clasificación basa- dos en similitudes entre los organismos. Con el desarro- llo de la sistematización, en la clasificación para los ob- jetos no naturales, o sea aquellos fabricados o modifica- dos por el hombre, se considera el contexto cultural. Observamos entonces que para la ordenación y la clasificación, es indispensable tener algunos conoci- mientos básicos, a saber:

1) de la administración y su organización, 2) de los sistemas en su contexto teórico, 3) del ciclo vital de los documentos, 4) de los caracteres internos y externos de los docu- mentos, para lograr una adecuada aplicación de los principios archivísticos, básicamente los de orden original y el prin- cipio de procedencia. Veamos cada uno de estos puntos.

90

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EL CICLO vital de los documentos es un parangón con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, naci- miento, vida, muerte, fenómenos que se observan tam- bién en los documentos. Al hacer la comparación, generamos conceptos como gestación del documento, en el momento de que se dise- ña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utili- dad que presta y muerte, cuando cierto tipo de documen- tos son expurgados al comprobarse su inutilidad. Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse de la vida y muerte del documento y allí termina su fun- ción, otros autores sostienen que el archivero debe pre- ocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia directa, y aun los hay que sostienen que el archivero debe preocuparse desde la gestación del documento. En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir in- formación. Su injerencia tiene que ser desde la gesta- ción.

Decimos muerte del documento por destrucción pre- meditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un archivo intermedio o histórico, transferencia a un ar- chivo eventual, o su conservación permanente, si el do- cumento es aprobado para su conservación. Todo archivo es auténtico, hasta que se demuestre lo contrario, no se forman archivos fuera de un organis- mo, no se inventan archivos, no se crean sólo porque sí. Esta autenticidad está representada por una serie de fases que van determinando sus características pro- pias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vital de los documentos, que consiste en el tiempo de vida y permanencia de los documentos, desde su concepción hasta su destino final.

Ser viviente ––––––––––––––––––––––––––––Muerte

Ciclo vital –Gestación ––Nacimiento ––Vida ––X

Documento –––––––––––––––––––––––––––

Destrucción

Traslado

Transferencia

Conservación

permanente

Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Algunos autores consideran más bien como las tres edades de los documentos. El problema es que estas tres edades son más bien decisivas y no se puede incorporar ninguna otra, consideramos, entonces, que la expresión “ciclo vital de los documentos” es más acertada, porque nos permite analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.

92

Normalmente, como personas civiles estamos acos- tumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros in- tereses, cuando realizamos algún trámite necesario, nos acercamos a un archivo si queremos extraer información, pero difícilmente percibimos que los documentos son permanente removidos de sus sitios, cumpliendo deter- minados requisitos, trámites y traslados hasta su esta- cionamiento definitivo. Menos aún, vemos cómo los ar- chiveros continúan realizando una labor con los que fueron nuestros papeles, aun más allá de lo que nues- tros intereses sobreviven, no sabemos que los archive- ros determinan la categorización de los archivos en los cuales reposarán los documentos cumpliendo cada una de sus edades o ciclos. Los archivos de la Antigüedad y la Edad Media dis- tinguen, perfectamente los documentos caducados de los documentos que sirven al propósito de la entidad productora, pero no los clasifican ni los separan en de- pósitos distintos. Con el desarrollo de las teorías económicas y la for- mación de los estados modernos, se considera a los ar- chivos depositados como un problema muy engorroso ante el incremento documental, es cuando el interés se centra en la información que contiene para el estudio del pasado inmediato (utilidad histórica) y se toma con- ciencia de que para algunas personas era su certificado de propiedad (utilidad legal). “Es evidente que en el lap- so de una generación, las cosas han evolucionado nota- blemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la mayor parte de los países europeos, fieles a la concep- ción que lentamente se había elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depósitos como centros de conservación de fondos de ar-

93

chivo de valor permanente al servicio de la investiga- ción histórica”. 52 Consideremos que para las regiones de habla hispa- na, el concepto de archivo como depósito de documentos tramitado, relacionado a su origen, organizado por se- ries, estableciendo perpetuidad de los documentos, ser- vicio de consulta, instalación en lugares seguros y ade- cuados, surge como consecuencia de las ordenanzas de 1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado en el castillo de Simancas por Carlos I. En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias, con la particularidad de reunir documentos concernien- tes a las colonias españolas de América y Filipinas, te- niendo como objetivo el servicio de consulta para redac- tar la historia de América, según el deseo de Carlos III. Esto nos permite entender la existencia de dos cla- ses de archivos, los administrativos, mejor comprendi- dos por Norteamérica, y un buen número de países ame- ricanos, que procuran tener una administración eficien- te, y los históricos, mejor comprendido por europeos, gra- cias a su desarrollo histórico desde el cristianismo. En la medida que crece la población, el incremento de la producción documental se hace incontrolable, los archivos no se abastecen del tiempo necesario para reci- bir, ordenar, describir y servir los documentos que la enti- dad productora demanda del tratamiento adecuado del enorme caudal de información que produce, por lo que no puede atender el otro aspecto, el histórico, además pierde importancia y perspectiva dado que los emplea-

52 Robert Henri Bautier: La administración moderna de los archivos y la gestión de los documentos: el prontuario RAMP. La función de los archi- vos, la misión de los archivos y las tareas de los archivistas, recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA, Progra- ma General de Información y UNISIST, UNESCO, París, 1985.

94

dos de las administraciones no son historiadores ni com- prenden ese enfoque, como para estar preparando los documentos para aquellos que requieren información para reconstruir el pasado. “En estas condiciones cabría preguntarse si no se hallaba próximo a un divorcio en- tre dos concepciones del oficio del archivista; entre la del archivista historiador, ajeno a la administración, y la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histórica”. 53 La creación de archivos intermedios parece ser una solución, constituyen un depósito documental entre ad- ministrativos e históricos, los documentos allí deposita- dos aún pertenecen a sus dueños originales, mientras que una vez transferidos al histórico, se transforman en patrimonio de la sociedad que los creó. Se origina así todo un contexto sobre el patrimonio documental de la sociedad moderna. En estos aspectos contemplados, el documento de nuestro trámite pasó por varias etapas que constituyen su ciclo de vida, tanto la información que contiene, como su soporte, al unísono. Tal como lo determinan los prin- cipios de unificación se conforma el ciclo vital de los documentos, no puede haber desde este punto de vista, un ciclo vital de la información, así de simple, ni un ciclo vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin el otro, información y soporte, dejan de ser automática- mente; para comprender esta situación nos remitimos a los principios enunciados en la Teoría de los archivos. 54

53 Robert Henri Bautier: La administración moderna

,

op. cit.

54 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos

,

op. cit., pp-

50-53.

95

Traslado y transferencia

Los traslados y las transferencias son acciones seme- jantes desde el punto de vista archivístico, encaminadas a mover los documentos de un ámbito o área a otro, la diferencia radica en la razón legal de cada uno. Se trasladan los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, al archivo central de la misma institución o a un archivo intermedio, estos documentos normalmente son trasladados atendiendo a estas dos razones:

– Terminaron los objetivos de su trámite.

– Se cumplió su plazo precaucional.

La entidad productora es dueña de los documentos, ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna condición para acceder y consultar a sus documentos propios. La entidad, en concordancia con las leyes del lugar, puede establecer restricciones para la consulta de sus documentos.

Se transfieren los documentos de un archivo even- tual, que puede ser la oficina productora, o de un archi- vo central de la misma institución o de un archivo inter- medio, a un archivo histórico, donde permanecerán de- finitiva e indefinidamente. Estos documentos normal- mente son transferidos atendiendo a:

– Terminaron los objetivos de su creación en la ins- titución que los generó.

– Su consulta es prácticamente nula.

– Se cumplió su plazo precaucional en el archivo cen- tral de la institución.

– Resulta incómodo conservarlo al no ser utilizado.

Al efectuarse la transferencia, la entidad productora no es más la dueña de los documentos, es el archivo ge- neral o en algunos casos el archivo histórico, quienes ejer-

96

cen derechos sobre los documentos ingresados a su do- minio, por lo tanto se dictamina cuáles han de ser los re- quisitos para acceder y consultar a los documentos trans- feridos, que se convierten en patrimonio cultural. En ambos casos, las responsabilidades del traslado o de la transferencia son decisiones y acciones tomadas por cuenta del productor de los documentos. Las res- ponsabilidades se extienden en muchos casos hasta el archivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivo de conservación permanente. Los traslados y las transferencias, previo el consen- so del envío, el trabajo de organizarlo, se realiza en la entidad u oficina productora de los documentos, el ar- chivo de recepción incorpora los documentos a los fon- dos u otras unidades documentales del archivo, es decir, al conjunto organizado de los documentos. Estos aspectos nos dan entonces determinadas pau- tas sobre la formación de los archivos y el ciclo vital de los documentos. Así tenemos que algunos autores estu- dian estos aspectos clasificando básicamente tres etapas que podemos definir como básicas, y a lo largo de su aná- lisis van generando nuevos conceptos sobre su desarro- llo. En el Manual de Archivología Hispanoamericana, Au- relio Tanodi sostiene y hace distinción de tres fases:

Pre-archivística, archivística, y fase histórica la última etapa; comparte de esta opinión Elio Lodolini.

Ciclo vital del documento, según los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Pérotin

1) Fase pre-archivística. 2) Fase administrativa. 3) Fase histórica.

97

Resumimos para entender el contenido de estas fa- ses:

Fase primera: llamada también pre-archivística. Esta fase comprendería lo que definimos como:

– recepción,

– adquisición,

– reunión de documentos, y

– trámite.

Para Tanodi sería la archivalía en potencia dentro de la entidad productora. 55 Los documentos son elaborados en la entidad o reci- bidos para el cumplimiento de un determinado trámite o comunicación. La recepción se realiza en las mesas de entradas o alguna oficina destinada a este fin que, en la mayoría de los casos, se ocupa de registrar los pasos ade- cuados del trámite que se realiza. El autor del Manual introduce un término, archiva- lía que estudiamos con detenimiento. “Por Archivalía entendemos todo el material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo 56 , sonoro, audio- visual (películas) proveniente de una entidad, produci- do o recibido, en función de sus actividades o, en gene- ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo- mento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, ju- rídicos y científicos y culturales”. 57

55 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología

, op. cit., p. 8.

56 El término “reprógrafo” lo usamos por analogía con la palabra

francesa réprographe, sinónimo de reproducteur, o inglesa reprographe, sinónimo de reproducer. Vide: Formation du personnel pour la reproduc- tion et la selection de documents, y training of personnel for document re- production and selection, Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 F y E, p. 1. Abarca la reproducción de documentos escritos y gráficos: foto- grafías, clisés, microfilme, microfichas. Vide: Aurelio Tanodi, op. cit.

57 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología

98

, op. cit., p. 15.

Es comprensible la intención de definir a los docu- mentos del archivo en forma identificable, estamos ple- namente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener en cuenta que los libros y las librerías son términos es- pecíficos de la Bibliotecología, y es conveniente que la Archivología comprenda un lenguaje propio. El proble- ma es el término mismo. Por la definición que se le da a archivalía, es fácil de entender que algunos tratadistas la confundan con los archivos. Primero debemos tener en claro que los archivos hacen a la Archivología como la documentos hacen a la Diplomática, lo que se busca con el término archivalía es lo que hace al archivo. “La palabra Archivalía no ha recibido, todavía, su carta de ciudadanía en la lengua castellana” 58 es conveniente en- tonces que los lingüistas, lejos de la influencia de los en- tusiastas de siempre, analicen la palabra en su acep- tación adecuada, posiblemente sea archivería un térmi- no acertado. Archivale y archivalien, son singular y plu- ral en alemán, en inglés es archivalia al igual que en ita- liano. Fase segunda: denominada por Tanodi “archivalía verdadera”, se produce cuando los documentos cumplie- ron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han sido creados. En esta fase los documentos cumplieron su trámite; pero, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras, para fines de consulta, formación de precedentes, antecedentes o posteriores reclamos que surjan, se utilizan también como antecedentes o precedentes, cumplen necesidades ad- ministrativas. La consulta es esporádica. Fase tercera: los documentos se transforman en fuen- tes de consulta para los fines prácticos, científicos y cul-

58 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología

99

, op. cit., p. 15.

turales, generalmente se guardan en los archivos histó- ricos o los correctamente denominados archivos gene- rales. Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es necesario considerar que los comportamientos del ar- chivero abarcan todas las fases del documento, no sola- mente a la fase administrativa o histórica, sino que es de injerencia archivística la determinación de los carac- teres y formulación de información de los documentos. La práctica profesional entonces abarca todo el ciclo vi- tal de los documentos y no sólo “una vez cumplidos sus objetivos para los cuales han sido creados”. 59 Posteriormente encontramos el ciclo vital de los do- cumentos señalando las fases pre-archivísticas, admi- nistrativas e históricas, en los trabajos efectuados por Manuel Vázquez. Este autor habla también de las tres fases, pero hace una acotación: a la fase pre-archivística la divide en dos momentos de gestación, y de trámite. En la fase ad- ministrativa habla de un momento de vigencia y de un momento de plazo precaucional. Y a la fase histórica la deja en esa situación, porque luego de la finalización de la vigencia comienza la etapa para el investigador.

Ciclo vital del documento, concepto de Manuel Vázquez

1) Fase pre-archivística

Momento de trámite 2) Fase administrativa Momento de vigencia Momento de plazo precau- cional

3) Fase histórica

Momento de gestación

59 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología

100

, op. cit., p. 15.

Posteriormente, Manuel Vázquez, modifica los mo- mentos:

Ciclo vital del documento, concepto de Manuel Vázquez

1) Fase o edad administrativa

Momento de planifi- cación del tipo docu- mental Momento de trami- tación Momento de vigen-

2) Fase o edad administrativa

cia Momento de plazo precaucional 3) Fase o edad permanente o histórica 60

Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Váz- quez modifica los momentos de planificación del tipo do- cumental, y tramitación, en la fase pre-archivística y de vigencia y plazo precaucional en la fase administrativa. Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica una primera como activa: la vida del documento. Una inactiva: la etapa de selección documental y una tercera etapa de conservación permanente.

Ciclo vital del documento, según los conceptos de Gunnar Mendoza

1) Fase activa 2) Fase inactiva 3) Conservación permanente

60 Manuel Vázquez Murillo: Cómo seleccionar documentos de archi- vo, Córdoba, Argentina, Sidera, 2002, p. 45.

101

Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del do- cumento que está trabajando. La fase activa es cuando el documento se produce y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y trámites de los individuos y de las entidades. Conside- ramos que esta denominación es más natural desde el punto de vista de los documentos mismos, que se en- cuentran en plena actividad institucional. La fase inactiva o de transición, según el mismo au- tor, es considerada cuando los documentos han perdido su valor activo, y han cumplido los trámites actuales, con- secuentemente deben ser evaluados para identificar los valores vigentes de su información. La fase de conservación permanente se produce cuando el documento es reconocido por los valores de la información contenida, por consiguiente se preserva en archivos de carácter permanente o históricos como co- múnmente se los designa. Esta denominación es más co- rrecta que la “histórica”, respeta mejor los valores infor- mativos de los documentos, que no son sólo históricos, y despega un poco esa dependencia de aquellos que con- sideran a los archivos como estados históricos más que administrativos, de ahí que muchos “historiadores” no estén de acuerdo con esta denominación. Schatz realiza una intercalación, una edad interme- dia del documento, la misma que tiene una sub-clasifi- cación de acuerdo a la consulta que se efectúa, una pri- maria frecuente, primaria eventual, y por último se- cundaria.

102

Ciclo vital del documento, concepto de Schatz

Fase administrativa Edad intermedia

Fase histórica

Primaria frecuente Primaria eventual Secundaria

Schatz conceptúa el CVD como una fase netamente ad- ministrativa, del cual se desprende una edad interme- dia, con la subdivisión de primaria frecuente, primaria eventual y secundaria, para luego conformarse la fase histórica, este modelo, visto desde el punto administra- tivo, es uno de los más acertados, considerando que el grueso de los profesionales archiveros trabajan en la ad- ministración y apenas una minoría en los archivos histó- ricos. Así mismo, los archivos intermedios constituyen una solución en muchos lugares, para evitar la acumula- ción excesiva en los repositorios administrativos. Hacemos un repaso de lo aquí expuesto, sin preten- der ser exhaustivos con los distintos análisis presenta- dos por otros autores no menos prestigiosos. Considera- mos entonces este resumen del CVD:

Fase activa Llamada también pre-archivística, archivalía o ar- chivería en potencia, que conserva los momentos de ges- tación y de trámite, propuestos acertadamente por Ma- nuel Vázquez y que comprende un amplio espectro de la formación de los archivos; pero, añadimos el momento de gestión, para considerar adecuadamente la gestión de recursos, como una estrategia de la entidad que consi- dera y evalúa la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas entre directivos y tra-

103

bajadores. La gestión de recursos se refiere a la activi- dad que señala la importancia del compromiso activo de

todos los participantes de la entidad, inclusive y priori- tariamente los usuarios. La gestión implica tomar una serie de medidas en- tre las que cabe destacar:

– El compromiso general con los objetivos institucio- nales.

– El análisis retributivo en función de la productivi- dad de cada sector de producción documental.

– El trato adecuado a las tres áreas que conforman

al archivo, al personal, al público y a los documentos.

– Una formación profesional continuada.

– Y la vinculación de la actividad archivística a todos

los sectores relativos a la organización de la actividad como la producción documental. La clave de la gestión de recursos permite conside- rar a las comunicaciones como transporte de conocimien- to, por consiguiente, para superar un estado deficiente es necesario que la comunicación fluya del nivel supe- rior al nivel inferior y viceversa. No bastan breves reuniones ni transmisión de órde- nes. Hay que documentarlas, los documentos así produ- cidos no sólo obedecen a trámites muchas veces inútiles, y en los archivos bien organizados se sabe cuán inútiles son, la participación activa de todos los sectores requie- re la creación de grupos de capacitación y reflexión para solucionar problemas. Esto apunta a un mejor control de calidad de los bie- nes y servicios de los archivos, y porque no, de la misma institución. Esa participación permite que la empresa aproveche al máximo la preparación de los sectores in- teresados incluyendo a los usuarios, así como sus inicia- tivas.

104

Las organizaciones que administran en buena forma la gestión de recursos prestan especial cuidado a la se- lección de personal y a la formación profesional (habla- mos de formación profesional idónea). Cada vez más la demanda de conocimientos es mayor, así son mejor vis- tos los empleados que pueden ocupar diferentes pues- tos y adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectos generan documentos aparentemente confusos, que al momento de la clasificación deben ser debidamente com- prendidos. 61

Fase administrativa Con la cual coinciden un número indeterminado de autores, sobre todo aquellos que comprenden que la la- bor de los archiveros en las áreas de administración son numerosas, las competencias son profesionalmente res- ponsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo de las instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan en este período. Respetamos el momento de vigencia, relativo a vi- gente, que está en vigor y el momento del plazo precau- cional, que se otorga a los documentos para decantar sus valores informativos.

Fase intermedia Comprendemos la formación de los archivos inter- medios y la enorme importancia que éstos tienen por- que son los encargados de analizar los verdaderos valo- res de los documentos para otras ramas científicas tam- bién. Añadimos el momento simbiótico, durante el cual se produce la simbiosis (del griego, symbioun, ‘vivir juntos’),

61 “Gestión de recursos humanos”, Enciclopedia Microsoft® Encarta ® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

105

en los documentos al obtener una interdependencia de dos organismos administrativos diferentes, los de la enti- dad productora y los del archivo de conservación per- manente. Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosis en la cual los organismos administrativos cooperantes, o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo. Añadimos también el momento de análisis que prác- ticamente es el análisis de contenido, como técnica de investigación empírica elaborada en el ámbito de la co- municación. Después de la década del 20 y la apoteosis de las técnicas de propaganda durante las dos guerras mundiales, la investigación social siente la necesidad de contar con métodos empíricos de análisis de los conteni- dos informativos que garanticen la absoluta objetividad de los resultados. La finalidad del análisis del contenido es, según la definición del sociólogo estadounidense Bernard Berel- son, la de proporcionar una descripción objetiva, cuanti- tativa y sistemática del contenido manifiesto de la co- municación. Algo muy necesario en la descripción de los documentos. El procedimiento consiste en la descomposición de la unidad comunicativa, en nuestro caso el documento, en elementos cada vez más simples, individualizados por medio de criterios sistemáticos y empíricamente verifi- cables. Hasta aquí no nos sorprende puesto que la Di- plomática se ocupa de ello. Esos elementos se clasifican según categorías representativas del tema elegido, las cuales se convierten a su vez en variables que se some- ten a un cálculo estadístico. Se obtiene así un cuadro de los elementos léxicos que predominan en el texto dado, cuyas frecuencias y relaciones recíprocas, valoradas es-

106

tadísticamente, permiten evidenciar el contenido explí- cito de cualquier forma de comunicación. Las críticas que recibe esta técnica de investigación se pueden centrarse, sobre todo, en su modo de indivi- dualizar las categorías descriptivas e interpretativas, que para el analista del contenido se pueden establecer a priori, mientras que para el semiólogo, por ejemplo, derivan de las relaciones internas que se producen en- tre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otro lado, el interés por el contenido manifiesto de la comu- nicación excluye variables importantes, como los aspec- tos no verbales, el contexto en el que se produce el in- tercambio comunicativo, el trabajo de descodificación del receptor; sobre todo para nuestro análisis, el con- texto institucional donde se desarrolla el documento, etc.

En los últimos años, las técnicas de investigación han alcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gra- cias a los avances del software, programas que permiten utilizar categorías descriptivas mucho más complejas, capaces de considerar y valorar los aspectos lingüísticos y las relaciones del texto analizado. 62 Este momento nos lleva entonces a realizar un trabajo más complejo, am- plio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las nor- mas de descripción tratando de cumplir con estos análisis.

Fase de conservación permanente Va a ser muy difícil que los archivos se liberen del término histórico y, con justa razón, el gran porcentaje de información que contienen los archivos de esta cate-

62 “Análisis de contenido”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

107

goría, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de ejercieron en el pasado, en la formación de los archivos, pero los archivos modernos sirven a otras formas de co- nocimiento, como la Literatura, el Derecho, la Sociolo- gía por decir sólo algunos aspectos, por lo que sería mejor hablar de archivos de conservación permanente, más ade- cuado a una función de carácter netamente archivístico. Algunos archiveros así lo comprendieron. Añadimos el momento de investigación, no obstan- te la opinión de Ernest Nagel cuando se refiere a las cien- cias sociales: “Sin duda, las leyes o generalizaciones con- cernientes a fenómenos sociales que ha brindado la in- vestigación social de la actualidad tienen un ámbito de aplicación mucho más restringido, están formuladas de manera mucho menos precisa y sólo son aceptables como fácticamente correctas si se las considera limitadas por un número mucho mayor de reservas y excepciones tá- citas que la mayoría de las leyes comúnmente citadas de las ciencias físicas”. 63 Dados los largos períodos y pruebas a los que fueron sometidos los documentos con el uso cotidiano se incor- pora también el momento de la conservación y restaura- ción.

Fase tecnológica El impresionante desarrollo de la tecnología y sus múltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a ha- blar de la Documática, aplicada a los momentos informá- tico y multimedia. El concepto denominado tecnología apropiada, conveniente o intermedia se acepta como al- ternativa a los problemas tecnológicos de las naciones

63 Ernest Nagel: La estructura de la ciencia, Buenos Aires, Paidós, Buenos Aires, 1981, pp. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filo- sofía.

108

industrializadas y, lo que es más importante, como solu- ción al problema del desequilibrio social provocado por la transferencia de tecnologías avanzadas a países en vías de desarrollo. Se dice que el carácter arrollador de la tec- nología moderna amenaza a ciertos valores, como la ca- lidad de vida, la libertad de elección, el sentido humano de la medida y la igualdad de oportunidades ante la jus- ticia y la creatividad individual. Los defensores de este punto de vista proponen un sistema de valores en el que las personas reconozcan que los recursos de la Tierra son limitados y que la vida humana debe reestructurar- se alrededor del compromiso de controlar el crecimien- to de la industria, el tamaño de las ciudades y el uso de la energía. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la pro- ducción de información en variados soportes, en su ma- yoría de carácter tecnológico. La restauración y la renovación de los recursos na- turales son los principales objetivos tecnológicos. Esta postura influye en la clasificación de los soportes docu- mentales de los archivos; dados los recursos muy gran- des y acelerados que se emplean en la fabricación del papel, las tecnologías buscan reemplazar los soportes con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de acceso y espacio, aparentemente podrían atentar contra la clasificación, por lo que se convierte en un tema de aná- lisis que dejamos abierto a los especialistas. Además, se ha argumentado que, como la sociedad moderna ya no vive en la época industrial del siglo XIX y principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una realidad. Las redes complejas, posibles gracias a la elec- trónica avanzada, harán obsoletas las instituciones de los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multina- cionales y las ciudades superpobladas; estos campos son dignos de análisis en la temática de la clasificación.

109

La tecnología ha sido siempre un medio importante para crear entornos físicos y humanos nuevos. Sólo du- rante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecno- logía destruiría total o parcialmente la civilización crea- da por el ser humano. A lo largo del siglo XX la tecnología se extendió des- de Europa y Estados Unidos a otras naciones importan- tes como Japón y la antigua Unión Soviética, pero en nin- gún caso lo hizo a todos los países del mundo. Muchos de los países de los denominados en vías de desarrollo no han experimentado nunca el sistema de redes de infor- mación, y les llevará aún bastante tiempo comprender esta situación. Paradójicamente millones de personas disponen de la tecnología más básica que se trata de ex- tender a instituciones incrementando los costos de con- sumo de una forma alarmante y aumentando su propia dependencia y pobreza. El entusiasmo de los archivos nos lleva también de la mano a situaciones como ésta. La introducción de la tecnología occidental ha derivado a menudo en una dependencia demasiado grande de los productos occidentales. Para la población de los países en vías de desarrollo, que depende de la agricultura de subsistencia, tiene poca relevancia este tipo de tecnolo- gías. En los últimos años, grupos de ayuda occidentales han intentado desarrollar tecnologías apropiadas, usan- do las técnicas y materiales de los pueblos indígenas. 64 Por último, incorporamos el momento de difusión. Se da la situación de poder publicar sobre todos los auxi- liares descriptivos, principalmente alentando la investi- gación y salvaguardando derechos sobre documentos y archiveros que se toman el trabajo de realizar una serie de descripciones documentales.

64 “Tecnología”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993- 1999 Microsoft Corporation.

110

Ciclo vital del documento Resumen

Momento de gestación Momento de trámite Momento de vigencia. Momento de plazo precau- cional Momento simbiótico Momento de análisis

4) Fase de conservación Momento de investigación

1) Fase pre-archivística

2) Fase administrativa

3) Fase intermedia

permanente

Momento de la conserva-

ción y restauración 5) Fase tecnológica Momento informático Momento multimedia Momento de difusión

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusión sobre las etapas y los mo- mentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de información requerida en cada una de estas etapas. Analizando toda esta situación podemos tomar en cuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelo del CVD. Realizamos entonces una categorización de la siguiente forma:

Primera fase. Denominada pre-archivística, (Tano- di, Lodolini, Pérotin), activa (Mendoza), en esta fase se

111

generan los momentos de gestación y trámite, aquí ob- servamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la información contenida en los documentos con relación al tiempo, y la dimen- sión espacial nos da una pauta de los alcances de la in- formación, dentro del interés por la recuperación de la información. Conviene aclarar que tomamos esta situación consi- derando los principios de procedencia y de orden origi- nal que se manifiestan en esta etapa, y que estudiare- mos con más detenimiento en próximos títulos. En esta fase generalmente se manifiesta la entidad de origen don- de es creado el documento, justificando su momento de gestación y posteriormente, las necesidades del momen- to de trámite, estipulado por Vázquez. En esta etapa o fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no siempre originales, sino derivadas en otros dominios. Dimensión espacial: constituida por los límites le- gales y de influencia de la institución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia di- recta de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información del organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la descrip- ción, se debe tener en cuenta quiénes han de requerir inmediatamente la información. Como repetimos hasta el cansancio, las operaciones, acciones, trámites etc. es- tán vinculados a los límites de la organización. 1) Tiene una dependencia directa de la entidad pro- ductora. 2) Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

112

Dimensión temporal: constituida por las series de

carácter estadístico, se observa en esta etapa una activi- dad pragmática de la institución y una preocupación con- suetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del día. Series temporales de carácter estadístico. 1) Actividad pragmática. 2.) Preocupación consuetudinaria. Esta etapa se denomina también fase de produc- ción de documentos y estaría compuesta por los elemen- tos siguientes:

– Diseño y gestión de formularios.

– Preparación y gestión de la correspondencia.