19 REGRAS DE ETIQUETA AO ENVIAR EMAIL CORPORATIVO Que o email importante no ambiente de trabalho, apesar das inmeras opes de ferramentas

s de comunicao hoje disponveis por conta do avano tecnolgico, isso ningum pode negar. Enviamos email para tudo na empresa, inclusive para o colega ao lado, quando um simples conversa resolveria tudo.

Claro que h a questo da formalizao da comunicao, o que ajuda a evitar aqueles probleminhas de esquecimento conveniente, ou mesmo os do tipo inocentes mesmo.

Por isso, conhecer algumas regras de etiqueta ao lidar com to importante ferramenta de comunicao essencial no mundo corporativo.

Ignorar suas consequncias pode ocasionar o que ocorreu com a neo-zelandeza Vicki Walker, que trabalhava como contadora no ProCare Health, servio de plano de sade localizado na cidade de Auckland, na Nova Zelndia quando foi sumariamente demitida por ter enviado a alguns colegas de trabalho um email com palavras em caixa alta, negrito e cor vermelha.

E o pior que seus ex-empregadores confirmaram a informao

A explicao da empresa para a demisso da contadora teria sido seu suposto tom rude, a ideia de que gritava no email e a perturbao que seu comportamento online causou no escritrio. (notcia veiculada pelo IG)

No d muito para acreditar que o problema seja simplesmente esse. Talvez teria sido a gota dgua que esperavam para demit-la.

Em todo o caso no vale a pena correr o risco de ignorar regras de etiqueta ao se enviar um email, porque pode-se at no ser demitido, porm pode tranquilamente minar aos poucos a imagem do profissional de modo que ofusque sua competncia.

Por isso segue abaixo um conjunto de 19 regras que todo profissional deveria atentar para no cometer gafes evitveis como o ocorrido acima:

1.Seja conciso, v direto ao ponto 2.Mas cuidado com a brevidade, para que no falte informaes essenciais 3.Use gramtica adequada e pontuao. 4.Personalise de acordo com o destinatrio, cuidado com templates 5.Utilize templates para respostas muito frequentes 6.No atache arquivos desnecessrios 7.Utilize estruturao e layout apropriado 8.No abuse da opo de alta prioridade, para que no perca a importncia. 9.No escreva em caixa alta 10.Responda no prprio email recebido para que o histrico fique anexo 11.Leia o email antes de envi-lo. Depois leia novamente e aplique um corretor 12.No abuse da opo Responder a todos 13.Cuidado com abreviaes e emoticons 14.Coloque um aviso legal ao fim dos emails, um disclaimer Um aviso legal ou termo de responsabilidade ou ainda, em ingls, disclaimer uma referncia ou aviso, encontrado comumente em mensagens eletrnicas e pginas da Web, que informa os direitos do leitor de um determinado documento e as responsabilidades assumidas ou, normalmente, no assumidas pelo autor deste documento.

15.No copie uma mensagem ou anexo sem permisso 16.No abuse do URGENTE e IMPORTANTE para no cair em descrdito 17.No discuta assunto confidencial por email 18.Utilize um assunto (subject) que tenha sentido 19.Evite longas sentenas No site About.com voc ter acesso a todas essas dicas e mais algumas (em ingls) e ainda um detalhamento da importncia de cada uma delas. Aqui foram citadas apenas as que considerei de maior relevncia para o assunto deste artigo.

E voc, quais dicas alm das citadas acredita ser importante para manter a etiqueta no envio de emails corporativos?