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iGuida Office Mac

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IGUIDA _ Office per Mac
TUTTO QUELLO CHE SERVE SAPERE SULLA PIÙ IMPORTANTE SUITE PER LA PRODUTTIVITÀ
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IGUIDA

Office per Mac
TUTTO QUELLO CHE SERVE SAPERE SULLA PIÙ IMPORTANTE SUITE PER LA PRODUTTIVITÀ

Macitynet.it

Mac, iPad, iPhone e Hi-Tech

IGUIDA

Office per Mac
SUPPLEMENTO ALL’EDIZIONE QUOTIDIANA DEL 10/10/2011 DI MACITYNET.IT PERIODICO REGISTRATO PRESSO LA CANCELLERIA DEL TRIBUNALE DI PESARO IN DATA 01/03/2002 AL N.RO 497

DIRETTORE RESPONSABILE:

FABRIZIO FRATTINI

PROGETTO EDITORIALE:

SETTIMIO PERLINI

A CURA DI:

MICHELE DISCARDI

PROGETTO GRAFICO ED IMPAGINAZIONE:

MICHELE DISCARDI
SUPERVISIONE:

MATTEO DISCARDI
ALCUNE IMMAGINI:

COURTESY OF APPLE COMPUTERS, INC.

INTRODUZIONE
DA ANNI MICROSOFT OFFICE È UNO FRA I SOFTWARE PIÙ UTILIZZATI SULLA PIATTAFORMA MAC, EPPURE LE DOMANDE DEGLI UTENTI SONO SEMPRE LE STESSE...
Ma funziona Office su Mac? E davvero tutti i file sono compatibili con la versione per Windows? ...quindi mi stai dicendo che posso leggere senza problemi i file Excel dell’ufficio marketing senza intoppi e posso gestire la posta Exchange direttamente dal mio Macbook Pro? E pure quelle bellissime presentazioni con i gattini parlanti che mi arrivano di tanto in tanto? Ovviamente la risposta a tutti questi quesiti è “sì”. Semplice, chiaro e diretto; proprio come lo stile della versione Mac. Se da sempre si è usato Office nella sua incarnazione per Windows, ma ora si possiede uno splendido Macbook Air, passare alla versione per Mac è la mossa più logica da fare. L’unico fattore che potrebbe fermarci è l’esperienza utente e la valanga di novità che ci potremmo trovare di fronte nel caso si migri da una versione non molto recente: azioni come Riordina Oggetti, il salvataggio su SkyDrive e le magiche Sparkline potrebbero davvero impressionarci. In meglio ovviamente. Proprio per questo, il testo che andremo a leggere nelle prossime pagine ci guiderà prima nella scelta della versione giusta per noi per poi addentrarsi nelle singole applicazioni, scoprendo piccole gemme che rendono Microsoft Office per Mac il compagno ideale del proprio computer con la mela.

05

IDEE A PORTATA DI OFFICE

16

WORD IL PRIMO DI QUATTRO

12

EXCEL L’ECOLOGIA DEI NUMERI

47

POWERPOINT MUSICA MAESTRO

66

OUTLOOK IL LATO PRO DEL WEB

80
OFFICE OVUNQUE

IDEE A PORTATA DI

OFFICE

Per definire un nuovo standard, non serve qualcosa che sia soltanto un po’ diverso; serve qualcosa che sia davvero innovativo e che catturi l’immaginazione della gente. E il Macintosh, tra tutte le macchine che abbia mai visto, è l’unica che raggiunge questo obiettivo.
-Bill Gates

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 5

Il mondo di Office

Il nome Microsoft Office porta i più a pensare a un insieme di alcuni dei nomi più famosi del mondo dell’informatica come Word, Excel e PowerPoint: eppure a un occhio più attento il concetto di Office, da un punto di vista tipicamente informatico, rappresenta un concetto più ampio, una forma di integrazione tra tipologie di software, piattaforme, tecnologie e tipologie di utenti perlopiù unica nel panorama informatico attuale. Più di altri nomi anche molto famosi, la suite Office di Microsoft è l’unica che riesce ad abbracciare praticamente tutti i settori dell’informatica, dal semplice lavoro d’ufficio fatto di modulistica e organizzazione a quello più tecnico e contabile basato su flussi matematici, passando per i settori grafici (tanto cari alla piattaforma Apple) nei quali i documenti di Office sono uno dei canali principali per il reperimento dei contenuti. Il tutto seguendo i settori della ricerca, dove Office è spesso impiegato per raccogliere e organizzare i dati, e quello studentesco nel quale sempre di più il flusso operativo è basato su documenti Office. Chiude il cerchio il settore privato, nel quale spessissimo Office rappresenta il primo software (e a volte l’unico) dopo il sistema operativo ad essere utilizzato.

Il mondo di Office per Mac 2011

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 6

Le confezioni di Office per Windows e Office per Mac, fratelli diversi

Un prodotto immancabile, in grado di offrire non solo ampie potenzialità nelle singole applicazioni, ma anche di integrarsi perfettamente sia al suo interno (lo scambio di documenti e di appunti tra le applicazioni è un punto di forza molto importante di tutta la suite) sia verso l’esterno, dato che oramai i formati di Office sono tra i più diffusi e molte applicazioni di terze parti (come Adobe, Quark, Apple, Google) li gestiscono direttamente senza inutili conversioni. E se il mondo di Office è oggi così strettamente legato al nome Microsoft, qualcuno forse ricorderà che non è sempre stato così: fu proprio su Mac che Word, Excel e PowerPoint videro la luce, verso la fine degli anni 80: di più, il sistema operativo Windows nacque proprio per permettere a Microsoft una certa autonomia da Apple, in modo da poter operare in modo più libero dal punto di vista commerciale con i propri software. Oggi il pacchetto Office si divide in due grosse linee di prodotto: Office 2010 per Windows e Office 2011 per Mac, che convergono da una parte per tutta una serie di funzionalità comuni, dall’altra per l’utilizzo di formati di documento (OpenXML, di cui parleremo meglio tra qualche pagina) in modo da rendere del tutto trasparente la portabilità dei documenti tra una piattaforma e l’altra. Dulcis in fundo, da qualche mese è disponibile anche una versione online di Office, disponibile all’interno del portale Live.it di Microsoft, del tutto gratuita e semplificata nelle funzioni, in grado di interfacciarsi perfettamente con la controparte locale e di ospitare svariati documenti all’interno del proprio spazio web.

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 7

Tutto l’Office per Mac
Office per Mac 2011 è l’ultima incarnazione della profilica serie di Office disponibili per la piattaforma Mac OS e OS X. Questa versione è disponibile in due distinte proposte, pensate appositamente per diverse tipologie di utenti, e rintracciabili per il diverso colore della scatola. Vediamole nel dettaglio: ・ Home&Student: la versione più economica, pensata come dice il nome per gli utenti privati ed il settore studentesco, è caratterizzata da versioni complete di Word, Excel e PowerPoint. Unica limitazione risiede nell’utilizzo del pacchetto in ambiti non commerciali: le potenzialità, il tipo di documento e le caratteristiche collaborative dei vari software sono le stesse della versione dedicata al business. ・ Home&Business: la vera incarnazione di Office per Mac, propria delle stesse versioni di Word, Excel e PowerPoint della versione Home&Student, ma con in più Outlook per Mac, un software tutto nuovo che eredita tutte le caratteristiche della precedente incarnazione Entourage per Mac (presente sino alla versione 2008). Outlook è stato completamente riscritto per poter utilizzare a fondo le potenzialità introdotte dalle ultime architetture di OS X, oltre ad un nuovo ・ Home&Student Family Pack: identico supporto per Exchange (2007 e 2010) alla versione precedente, ma installabile di Microsoft, la famosa suite di servizi sino a tre computer (dello stesso nucleo online tipica dell’ambiente business. familiare). Questa versione, inoltre, non prevede alcuna limitazione di utilizzo nella licenza d’uso e può essere impiegata nell’ambiente privato, studentesco e ovviamente anche per scopi commerciali. Rispetto alla versione Home&Student, nella Home&Business il supporto telefonico post installazione è di un anno (invece che novanta giorni). ・ Home&Business 2 Pack: identico alla versione precedente, ma installabile sino a due computer (dello stesso utente, tipicamente un fisso e un portatile).

Le due versioni di Office per Mac

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 8

La pagina del sito Microsoft dove poter scaricare la versione trial del software

Per procedere all’acquisto di una copia di Office per Mac 2011 basta recarsi in un qualsiasi rivenditore Apple, oppure in un AppleStore, oppure attraverso uno dei diversi canali di vendita online (in base al periodo, è possibile anche trovare alcune offerte con interessanti sconti). Tuttavia, attraverso il portale Microsoft dedicato al mondo OS X è disponibile da tempo una versione dimostrativa del prodotto (http://bit.ly/ohAZol), previa registrazione gratuita, che garantisce il pieno funzionamento per un periodo di trenta giorni dalla data d’installazione, durante i quali una finestra avverte l’utente al primo avvio quotidiano del tempo rimanente. Al termine del periodo è possibile attivare la propria copia di Office per Mac semplicemente inserendo il numero di serie reperibile all’interno della confezione direttamente nella versione di prova installata, che verrà sbloccata e non sarà necessaria alcuna reinstallazione.

Una volta scelta la giusta versione in base alle proprie esigenze, è necessario appurare se il proprio Mac è compatibile con l’ultima versione. Generalmente, tutti i Mac con processore Intel sono in grado di installare e operare correttamente con Office per Mac 2011, anche quelli più vecchiotti, tuttavia è bene controllare la reale disponibilità delle richieste minime, che sono:
Un computer Mac con un processore Intel OS X versione 10.5.8 o successiva (Almeno) 1 GB di RAM (Almeno) 2.5 GB di spazio disponibile sul disco rigido Formato disco rigido HFS+ (conosciuto anche come Mac OS Extended o HFS Plus) Lettore DVD o connessione a una rete locale in caso di installazione in rete Monitor con risoluzione 1280 x 768 o superiore

Inoltre, per alcuni servizi aggiuntivi sono richiesti inoltre:
Un Windows Live ID (gratuito, dal portale www.live.it) Exchange Il supporto per Exchange in Outlook per Mac 2011 richiede la connettività a Microsoft Exchange 2007 SP1 RU4 o versione successiva Per l’accesso ai file archiviati su un server SharePoint è richiesta la connettività a Microsoft Office SharePoint Server 2007 o versione successiva
Nota: il peso della versione trial di Office per Mac 2011 è di poco meno di 1GB, quindi meglio munirsi di una connessione a banda larga.

Per la creazione condivisa è richiesto Microsoft SharePoint 2010 oppure un Windows Live ID

Per installare Office per Mac 2011 basta un Mac Intel, anche se non nuovissimo

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 9

Primi Passi
Prima di elencare le parti più importanti della suite e delle singole applicazioni è meglio spendere qualche parola sulla fase di installazione, nonché su tutti i processi che seguono. Non esistendo una versione di aggiornamento di Office per Mac 2011, di conseguenza la presenza o meno di una versione precedente (Office per Mac 2004 o 2008) è del tutto irrilevante ai fini dell’installazione, e occorre specificare che le diverse versioni possono convivere l’una con l’altra nello stesso Mac senza alcun timore. Una volta aperto il documento Office. dmg (scaricato dal sito web) oppure inserito il DVD nel lettore del Mac, apparirà una finestra con al centro un elemento chiamato Office installer: un

doppio clic sull’icona fa partire l’Installer vero e proprio. In questa fase sarà chiesto all’utente di uscire da tutti i programmi di Office (anche quelli più vecchi, ma solo provvisoriamente) e tutti i browser (come Safari, ma anche Firefox, Opera, Chrome se aperti), dopodiché il processo d’installazione sarà svolto in modo del tutto automatico. Al termine del processo, una finestra chiede di inserire i dati dell’utente (che determinano l’identità del proprietario e che saranno utilizzati di default per tutti i nuovi documenti di Word, Excel e PowerPoint, ma che possono essere modificati in qualsiasi momento), dopodiché una seconda finestra cerca di rilevare vecchie copie di Office per Mac, chiedendo di rimuoverle (ma è meglio lasciarle dove sono, non preoccupatevi). Al termine di questi processi, sarà possibile avviare e utilizzare sin da subito una delle applicazioni: ma anche se non è obbligatorio, è sempre bene controllare se nel frattempo sono usciti degli

aggiornamenti che possono risolvere piccoli problemi di compatibilità o introdurre o migliorare alcune funzioni nuove via via introdotte dal team di sviluppo. A dire il vero, se il Mac è collegato alla rete, la finestra Microsoft Update viene aperta subito chiedendo all’utente in che modo vuole comportarsi con la verifica degli aggiornamenti: a nostro avviso, una Verifica automatica di una volta alla settimana è più che sufficiente per mantenere aggiornato il pacchetto. Gli utenti che non dispongono di una connessione ADSL ma navigano utilizzando connessioni 3G (magari tramite chiavette USB), possono spostare il controllo una volta al mese, senza particolari angosce: solitamente, non escono più di tre o quattro update all’anno, di cui mai più di uno critico per il quale è suggerita una certa urgenza, che tra l’altro verrebbe annunciata a caratteri cubitali dai maggiori portali Mac italiani, come ad esempio Macitynet.it. Alternativamente al programma di aggiornamento automatico, tutti gli aggiornamenti sono scaricabili gratuitamente dal portale Microsoft Mac (http://bit.ly/pipLAK).

La finestra di aggiornamento software

La sezione del sito Microsoft per gli aggiornamenti manuali della suite

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 10

La nuova interfaccia

piattaforma sulla quale deve operare. Nonostante questo, conseguentemente anche alla crescita della piattaforma Mac degli ultimi anni è chiaro che sempre più utenti sono portati a passare da Office per Windows (che magari utilizzano in ufficio, oppure sul vecchio PC) ad una copia di Office per Mac e probabilmente è sembrato giusto offrire a questa fetta La prima cosa che colpisce alla di utenti una sorta di “rimando” all’altra prima apertura di una qualsiasi delle versione con elementi comuni in una applicazioni di Office per Mac è senza interfaccia dalle caratteristiche più dubbio l’interfaccia: prima di parlare dedicate. di questa è però bene fare un distinguo Questo aspetto si chiama Ribbon importante. (orribilmente tradotto con il termine di Il team che si occupa dello sviluppo di “Barra multifunzione” nella versione Office per Mac, che prende il nome di italiana), ed è quello spazio presente Macintosh Business Unit (MacBU) non nella parte superiore di ogni finestra, è lo stesso della versione per Windows, e che ospita la maggior parte dei comandi benché Microsoft mantenga delle linee dedicati all’applicativo, contestuali con il guida ben definite per omogenizzare i due contenuto presente o selezionato, molto pacchetti nelle funzioni più importanti simile a quella presente sin dalla versione (come spesso vedremo nel proseguo di 2007 di Office per Windows (qui però queste pagine), i due team sono del tutto disegnata decisamente meglio). indipendenti e operano per rendere il I vantaggi della barra Ribbon sono pacchetto il più possibile conforme alla molteplici: da una parte l’utente mantiene

sotto controllo tutti gli strumenti di cui ha bisogno sempre ancorati alla finestra, senza la necessità di dover giocare con palette e pannelli (che pure ci sono, ma il loro utilizzo è facoltativo ed è pensato per gli utenti più tradizionali oppure per specifiche funzioni il cui utilizzo è perlopiù sporadico), dall’altra la Ribbon è progettata per essere discreta, con la possibilità di personalizzare la posizione dei vari pannelli, nonché di essere anche condensata (nascosta), laddove monitor di dimensioni contenute necessitano di ogni pixel disponibile. Per il resto, l’interfaccia rispecchia appieno quelle che sono le linee guida di una applicazione per Mac, con i comandi più importanti (Salva, Apri, Stampa, Copia, Torna indietro di un passo e visualizzazione) presenti nella parte alta della finestra, appena sotto il titolo a sinistra, e il comando di ricerca (che utilizza Spotlight) appena a destra. Alcune applicazioni, come Word e PowerPoint, mostrano un piccolo slide in basso a destra che permette di ridimensionare la visualizzazione del documento in modo molto veloce, anche se è presente nella parte alta un menu a tendina che apre a più precise percentuali di visualizzazione.

L’interfaccia di Office per Mac 2011 (qui in Word per Mac)

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 11

Ribbon, quanto di meglio

La nuova Ribbon nella sua versione Word

La barra Ribbon, ribattezzata MacRibbon, ospita al suo interno la quasi totalità dei comandi, ripetendo gli stessi presenti nei vari menu in un formato di sicuro più comodo e pratico: una delle note piacevoli della Ribbon è che tutti gli strumenti comuni tra Word, Excel e PowerPoint si presentano nello stesso modo all’interno della Ribbon, in modo da facilitare la transizione tra un applicativo ed un altro. Essendo il numero di strumenti ed opzioni molto alto, la MacBU ha pensato di dividerli in diversi Pannelli (Tab per dirla all’inglese, un po’ come in Safari e Firefox), ognuno dei quali riporta al suo interno un set di strumenti dedicati ad uno specifico settore operativo: troviamo quindi il set Inizio con i comandi principali, quello Grafici con, appunto, i grafici, quello SmartArt con i diagrammi dinamici e altri più specifici (come ad esempio Revisione per Word, Presentazione per PowerPoint e Formule per Excel, più ovviamente moltissimi altri). Alcuni

pannelli appaiono solamente quando si selezionano alcuni elementi, in quanto presentano opzioni particolari per quell’elemento selezionato e non sarebbero attivi altrimenti: questi pseudo-pannelli appaiono di colore viola all’interno della Ribbon e rimangono attivi sino a che un determinato elemento rimane selezionato. Uno dei più comuni in questo senso è senza dubbio Formato Immagine, che mostra al suo interno tutte le opzioni di ritocco cromatico di una immagine e che per ovvi motivi compare solamente quando selezionata una immagine o un clip-art. I diversi pannelli presenti nella Ribbon si aprono con un clic sul titolo in alto, ma con un doppio clic sullo stesso la Ribbon viene condensata mostrando solamente il titolo dei pannelli (e non il contenuto): come anticipato precedentemente, questo favorisce i monitor più piccoli facendo loro guadagnare pixel preziosi, dato che i comandi rimangono attivi con le scorciatoie da tastiera o tramite i comandi da menu.

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 12

La nuova Ribbon come si presenta nei tre diversi software, con intenzioni singole ma nello stesso aspetto

Un altro modo per personalizzare la Ribbon è quello di agire sul pulsante a destra in alto nella barra (a forma di ingranaggio), e tramite la voce Personalizza ordine di tabulazione barra multifunzione attivare la modalità di editing della Ribbon per poter muovere a piacere i vari pannelli ognuno prima o dopo gli altri, e tramite il pulsante x che compare accanto al titolo, nasconderli. La situazione può essere ripristinata agendo nel modulo Barra multifunzione all’interno delle Preferenze dell’applicazione.

Il pannello delle Preferenze da dove poter personalizzare la Ribbon

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 13

Grafici in erba

Una volta esplorata l’interfaccia e le diverse funzioni delle applicazioni (o perlomeno le più importanti), è il momento di cominciare ad operare con applicazioni, documenti e lavori. Benché per ogni applicazione sia in grado di iniziare con un documento nuovo e vuoto (menu File > Nuovo documento vuoto), il mondo di oggi ci costringe sempre di più a operare in tempi strettissimi e di conseguenza a trovare modi per produrre lavori di qualità in modo veloce e conciso. In questa ottica una delle funzioni più importanti di Office per Mac 2011 è la funzione Modelli, richiamabile dal comando da menu (menu File > Nuovo da modello) o dalla seconda icona in alto a destra nella barra del titolo di ogni documento.

La finestra che si apre offre diverse similitudini tra Word, Excel e PowerPoint, diversificandosi solamente nei contenuti al suo interno e per altri piccoli particolari: divisa in tre sezioni verticali, nella prima a sinistra trovano posto i gruppi di modelli suddivisi in base alla tipologia o al tema, nella parte centrale i modelli veri e propri presenti nel gruppo selezionato e all’estrema destra una anteprima del modello selezionato, più grande. I modelli sono ovviamente presenti in egual misura sia sulla versione Home&Student che su quella Home&Business, sono tutti stati progettati da importanti studi grafici statunitensi e specificatamente selezionati e provati dal team di sviluppo proprio per incontrare al meglio tutte le diverse esigenze degli utenti.

Diversi modelli possono essere personalizzati prima di essere aperti, modificando il set di colori e caratterip

Le tre finestre della raccolta modelli

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 14

Selezionato il modello, basta un doppio clic su di esso oppure sul pulsante Scegli (in basso a destra) per aprirlo. Ma non è finita qui: in alcuni casi, in particolare su alcuni modelli di Word e PowerPoint (le due applicazioni dal taglio più grafico) alcuni modelli possono essere personalizzati già dalla finestra di selezione, prima di aprirli: basta evidenziarli e nella parte più a destra, appena sotto l’anteprima, e da qui selezionare uno dei diversi set di colori dal primo menu a tendina (attenzione, non un solo colore, ma un intero set di colori) e un set di caratteri. Questo significa che benché la geometria del modello resti la stessa, il cambio di colore e di Font permetterà di avere un

documento diverso ad ogni apertura, personalizzato a seconda delle intenzioni (più vivace, più classico, più moderno, più cupo…). E se nemmeno la personalizzazione dei modelli basta, ecco che sempre dalla stessa finestra è possibile accedere alla sterminata galleria di Modelli online, aggiornata direttamente tramite internet: questa galleria continua quella inserita all’interno dell’applicazione con inserimenti continui da parte degli utenti online. Tutti i modelli presenti all’interno di Word, Excel e PowerPoint sono liberamente utilizzabili anche per scopi commerciali, a seconda della licenza d’utilizzo del software.

Ecco un esempio di personalizzazione: lo stesso modello con tre set di colori e altrettanti caratteri

In PowerPoint alcuni modelli propongono presentazioni intere, personalizzabili a piacere

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 15

Il nuovo che avanza

Nota: i documenti di Office in formato Open XML sono nativamente supportati in lettura anche dalla funzione QuickLook di OS X 10.6 e 10.7: le applicazioni della suite di iWork possono leggere il contenuto dei documenti OpenXML, anche se la fedeltà non è garantita.

piccola “x” al termine del nome dei rispettivi formati, che diventavano .docx (Word), .xlsx (Excel) e .pptx (PowerPoint). Un anno più tardi anche Office per Mac 2008 abbracciava lo stesso formato, completando il cerchio che vede oggi l’Open XML come il formato standard La versione di Office per Windows del di default per tutte le versioni di Office, 2007 introduceva, tra le varie novità nonché nativamente supportato dalle di funzioni e interfaccia, anche un diverse applicazioni Microsoft e molte cambiamento epocale, il primo da altre di terze parti. circa vent’anni in questo settore, Questo nuovo formato presenta notevoli inerentemente il formato dei documenti miglioramenti: innanzitutto è basato di salvataggio. su di uno standard XML, il che significa Se sino al 2007 i formati .doc (Word), che è sicuro, estendibile e robusto anche .xls (Excel) e .ppt (PowerPoint) si erano in caso di crash dell’applicazione, dato diffusi a macchia d’olio praticamente in che le singole parti vengono registrate qualsiasi settore operativo informatico, singolarmente e separate dal contenuto divenendo di fatto degli standard del documento. Inoltre, Microsoft ha (seppure standard non erano, dato che provveduto a certificare l’OOXML come si trattava di formati proprietari nativi Standard ISO (ISO/IEC DIS 29500) nel Microsoft, che non aveva mai rilasciato 2008, il che significa che il formato è alcuna specifica pubblica), dal 2007 Office liberamente consultabile da tutti e che cominciava a introdurre il nuovo formato qualsiasi sviluppatore può redarre codice di salvataggio, chiamato genericamente Open XML (o anche nella sua forma abbreviata OOXML) e proprio di una

che legga e scriva in questo formato correttamente (e non come nel caso del formato precedente, in cui si è fatto largo uso di tecniche non sicure come reverse engineering). Ad oggi, Office per Mac 2011 utilizza il formato Open XML come formato di salvataggio standard per le sue applicazioni (.docx, .xlsx e .pptx), anche se ovviamente può leggere e scrivere anche il formato precedente. I documenti creati in Open XML con Office per Mac 2011 sono nativamente gestiti da Office 2007 e 2010 per Windows e da Office 2008 per Mac. Gli utenti che non possiedono nessuno di queste applicazioni possono convertire i documenti nei vecchi formati .xls e .ppt (per Excel e PowerPoint) e .rtf (per Word) anche se non hanno installato Office semplicemente scaricando e installando Convertitore del formato di file Open XML per Mac gratuitamente dal sito web Microsoft (http://bit.ly/pipLAK).
La finestra di Convertitore del formato di file Open XML per Mac

La pagina Microsoft che illustra alcune delle migliorie apportate nel nuovo formato Open XML

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 16

WORD,
-Marshall McLuhan

IL PRIMO DI QUATTRO
Per l’uomo tribale, lo spazio era il mistero incontrollabile. Per l’uomo tecnologico, è il tempo a occupare lo stesso ruolo.

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 17

Il Dante che c’è in noi

Una delle applicazioni più famose e probabilmente più diffuse (se non la più diffusa) al mondo è oggi anche una delle più versatili: nata per gestire testi strutturati, avanzati e dalle svariate peculiarità professionali, oggi Word per Mac 2011 è un ottimo strumento per creare piccoli impaginati con elementi grafici, per prendere appunti ad una conferenza stampa oppure ad una lezione universitaria, per controllare e segnalare modifiche ad un testo in un lavoro di gruppo. Per strutturare un testo semplice, leggere e scrivere in modo discreto annullando tutte le distrazioni e ovviamente per massimizzare il Dante che c’è in noi in testi complessi, multilingua, con controlli grammaticali e ortografici pertinenti alla natura del testo trattato. Vi sembra tanto? Eppure sono solo le parti principali, arricchite poi da svariati altri strumenti più o meno conosciuti. Come regolarsi dunque all’interno di un sistema così vasto e potente tra diverse soluzioni di utilizzo e funzioni che potrebbero distrarre più che aiutare? Microsoft ha pensato di suddividere l’applicazione in sette diversi Layout, che altro non sono che ambiti operativi, set di strumenti molto diversi presenti nella Ribbon appositamente pensati per il compito a cui sono destinati. Tutti e sette i layout sono selezionabili all’inizio del menu Visualizza, ma i più comuni sono rintracciabili anche in basso a sinistra di ogni finestra di Word, tramite sei pulsanti che, però, presentano qui un ordine più di importanza che alfabetico. Vediamoli nel dettaglio nelle successive pagine.

Il Layout di stampa è quello più completo, nonché quello più diffuso

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 18

・ Layout di stampa: quello di certo più famoso e probabilmente il più completo. Qui il testo è ancorato alla pagina e la visualizzazione è fedele alla stampa. Il documento è creato così come sarà visualizzato da altri media (carta o digitale). In questo Layout sono presenti tutti i tipi di formattazione e trattamento dinamico del testo, gli stili, le immagini, i clip-art e le implementazioni di tabelle, grafici e formule, anche da Excel. Tipicamente, tutti gli elementi sono inglobati nel flusso di testo, anche se su richiesta è possibile estraniarli per muoverli a piacere: questa funzione però è abbastanza scomoda in questo layout e deve essere considerata un’eccezione. Questo layout è dedicato agli utenti che necessitano di un ambiente fedele, completo e pronto a qualsiasi flusso di lavoro. Layout di stampa è la quarta voce nel menu, e la quarta icona partendo da sinistra in basso.

・ Bozza: in questa visualizzazione il testo è trattato in modo più certosino e privato del limite intrinseco dei bordi pagina (l’area di testo va ad occupare tutta l’area della finestra, ridimensionandosi dinamicamente con questa). Tutti gli elementi seguono il testo ed è possibile correggerli, ma essi sono liberi e non seguono le regole di stampa finali ma sono posizionati all’interno del flusso. Questo layout è pensato per la gestione dei contenuti al di là di quella che può essere la loro forma nella versione finale, quindi adatto a giornalisti, editori, revisori di bozze e quanti utilizzano il testo in un flusso di lavoro composito. Bozza è la prima voce nel menu, e la prima icona partendo da sinistra in basso.

Layout Bozza permette di editare il contenuto, al di la dell’aspetto

All’interno di Layout di stampa, tutti gli elementi vengono visualizzati così come verranno stampati, come ad esempio i font, la cui forma viene resa anche all’interno del menu

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 19

・ Struttura: proseguo ideale del layout Bozza, qui non è considerato né contenuto né grafica, ma solamente il rapporto gerarchico tra le varie parti di testo e l’intreccio con gli Stili. Struttura è molto utile per gestire testi molto lunghi, per operare tagli e modifiche nella fase che precede l’impaginazione operando in senso logico e per dare un respiro a parti di testo grossolanamente tagliate. Struttura è la seconda voce nel menu, e la terza icona partendo da sinistra in basso.

Layout Struttura è ottimo per gestire testi lunghi e strutturati

・ Schermo intero: introdotto con la versione 2011, le funzioni di Schermo intero sono una versione più leggera di Layout di stampa, con la particolarità di funzionare a pieno schermo, oscurando tutte le altre applicazioni (che pure rimangono attive e mostrano segnali di allerta, ma solamente quando necessario). Questo layout si divide in due parti, Lettura e Scrittura, selezionabili da un pulsante presente nella barra degli strumenti in alto a sinistra (la barra degli strumenti è a scomparsa). Schermo Intero è l’ultima voce nel menu, e la sesta icona partendo da sinistra in basso.

Schermo intero, funzione introdotta proprio con l’ultima versione, è adatta a leggere e scrivere un testo senza alcun tipo di distrazione.

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 20

・ Layout blocco note: strutturato per la raccolta veloce di appunti, contestualmente a indicazioni visuali di vario tipo, inseribili direttamente sopra al testo con uno strumento simile ad una penna. Privo di pagine (il testo scorre all’interno di una finestra fissa), i capitoli vengono gestiti da schede. Blocco note è la quinta voce nel menu e la quinta icona partendo da sinistra in basso.

・ Layout di pubblicazione: nato per offrire più libertà creativa agli utenti che necessitano di impaginati molto ricchi, con immagini, elementi vettoriali e altro, in questo layout Word si comporta similmente ad un piccolo impaginatore professionale, con estrema libertà nel posizionamento degli oggetti, compreso il testo che non è ancorato alla pagina ma che va posizionato manualmente all’interno dei box. Layout di pubblicazione è la sesta voce nel menu, e la terza icona partendo da sinistra in basso.

・ Layout Web: visualizzazione in grado di offrire un’anteprima dell’impaginato prima di pubblicarlo sul web. Utile solamente per una anteprima veloce, non mostra alcun pulsante in basso nella finestra ed è selezionabile solamente tramite la seconda voce nel menu.

Quando in Layout Blocco note, Word si trasforma in un versatile taccuino dove inserire note testuali e visuali, piccoli inserti audio e altro

Layout di pubblicazione rende Word un perfetto strumento per creare piccole brochure, menu, flyer e quant’altro necessiti di contenuti grafici avanzati

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 21

Veloci, composti e ordinati

A parte gli utenti che utilizzano Word in modo occasionale, magari come applicazione di appoggio verso altre più dedicate (è il caso del mercato grafico, nel quale i testi arrivano in Word ma vengono poi gestiti quasi interamente in InDesign o XPress), tutti gli altri notano sin dai primi passi che gestire un testo medio o medio lungo in modo del tutto manuale, senza utilizzare funzioni automatiche è un lavoraccio che porta ben pochi benefici. D’altra parte la funzione Stili, presenti all’interno della Ribbon nella sezione Inizio nei layout di Stampa, Struttura e Bozza, è stata rafforzata in quest’ultima versione, proponendo al suo interno una anteprima in tempo reale del testo, in un menu a tendina che, una volta

aperto, si sovrappone in modo discreto al documento non occupando ulteriore spazio e sparisce una volta selezionato lo stile desiderato. Utilizzare gli stili in un testo significa da una parte parametrizzare diverse parti del testo stesso, per modificarle in seguito senza l’esatta conoscenza della loro posizione, dall’altra arricchire il documento con elementi dinamici richiamabili poi da altre funzioni che vedremo successivamente.

Una volta assegnati gli stili ad un testo, è facile reperire le varie istanze, come ovviamente controllarle ed editarle contemporaneamente

La finestra Stili, con il menu a tendina veloce e discreto, permette di arricchire il testo in modo facile e veloce

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 22

Ma che fare se lo stile desiderato non c’è oppure le sue caratteristiche non incontrano del tutto i nostri gusti? Beh, una volta associati testi e stili nelle diverse parti (selezionate, basta un clic sullo stile desiderato nella casella all’interno della Ribbon), un clic con il tasto destro nella voce dello stile apre la finestra Modifica stile, che mostra al suo interno le opzioni principali di formattazione del paragrafo, mentre tramite il menu a tendina in basso a sinistra, apriamo a tutte le varie zone d’intervento dello stile stesso. Ma non è finita qui: sempre con il tasto destro abbiamo la possibilità di selezionare al volo tutte le parti del testo all’interno del documento in primo piano associate ad un determinato stile (funzione molto comoda per un controllo veloce).

E se per caso volessimo formattare un testo in modo tradizionale (utilizzando tutti gli strumenti presenti nella Ribbon)? Sarebbe un peccato rispetto all’utilizzo degli stili? Di certo è una via più lunga, ma si sa che non tutto il male viene per nuocere: una volta finita la formattazione e selezionato il testo modificato, un clic con il tasto destro apre il menu a tendina, dove con la prima voce possiamo eseguire il processo inverso, e cioè trasformare lo stile in base ai criteri del testo selezionato. Tutte le altre istanze legate a quello stile cambieranno di conseguenza.

La finestra Modifica stile, con le sue diverse componenti, permette di editare l’aspetto di una parte di testo sin nei minimi particolari

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La sezione Temi è una forma articolata e più estesa di Stili

Come gli stili permettono di categorizzare parti del testo assegnando loro dei parametri astratti (font, colore, spaziatura, interlinea, sottolineatura eccetera), allargando la visuale troviamo i Temi, che a loro volta raggruppano set di stili in modo da diversificare l’aspetto generale di un documento lasciando inalterato il rapporto tra le singole parti (ad esempio, un titolo e il testo, un sottotitolo e una didascalia). L’utilizzo dei temi è molto importante perché permette di cambiare al volo, e senza nessuna controindicazione, l’aspetto di un documento in modo quasi radicale, agendo sui colori, sulle font e sui dettagli delle font (ma non sul posizionamento), anche in modo continuo esplorando i vari temi a piacere. La funzione Temi, disponibile solamente per i documenti che utilizzano il nuovo

formato OpenXML (quindi con estensione .docx per Word, ma allo stesso modo per .xlsx per Excel e .pptx per PowerPoint) apre un menu a tendina in alto a destra nella Ribbon, dove trovano posto delle anteprima di set di font che mostrano la selezione di caratteri e il loro colore: benché non sia possibile editare nativamente i temi al pari degli stili, è pur sempre possibile personalizzare un tema agendo sui singoli stili, per salvarlo poi tramite il comando Salva tema in basso nella finestra dei temi, applicandolo poi ad altri documenti. Detto questo, è ovvio che per un utilizzo ottimale della funzione Temi è necessario che il documento sia provvisto dell’utilizzo di stili quasi perfetto, fattore che però diventa naturale dopo pochissimi utilizzi.

Ecco come si presenta un documento con tre diversi Temi assegnati

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C’è vita su Marte

Word per Mac non è solo una applicazione per scrivere testi: esistono molte altri prodotti in grado di eseguire questo compito (compreso TextEdit, l’utility di default inclusa in OS X): la potenza di Word appare chiara su
La finestra Proprietà di un documento, popolata da una serie di metadati sul documento

funzioni che accompagnano l’utente nella redazione di testi, da quelli corti a quelli lunghi e complessi, e tramite intelligenti strumenti in grado di automatizzare diverse fasi della realizzazione, con elementi automatici a volte utili, altre fondamentali. Gli Stili sono uno di questi strumenti, perché grazie agli stili l’utente diversifica le varie parti del testo specificando il titolo, i vari paragrafi, le citazioni e così via: ma altri strumenti molto più sofisticati racchiusi nel pannello Elementi documento all’interno della Ribbon di Word, nel Layout di stampa, Struttura e in Bozza. All’interno di questo pannello si trovano una serie di elementi che, una volta inseriti nel documento si adattano a

questo componendosi automaticamente in base alle informazioni che trovano: ad esempio l’elemento Copertina (primo a sinistra) viene composto in molti campi tramite le informazioni all’interno del pannello Proprietà (in fondo al menu File) e prevede una immagine di default, che può essere modificata in automatico semplicemente trascinandone una direttamente dal Finder. L’elemento Copertina, una volta inserito, si posiziona come prima pagina del documento e vi resta per quante modifiche vengano eseguite sul documento stesso, ma in quanto elemento dinamico, può essere modificato in ogni momento all’occorrenza selezionandolo dal menu apposito.

Il menu Copertina apre ad una serie di modelli già pronti

Tre esempi di copertina, modificata nell’aspetto ma identica nei contenuti

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Altro elemento dinamico fondamentale è Sommario, una funzione tanto utile quanto semplice da applicare: se il documento è stato trattato correttamente gli stili Titolo, Titolo 1, Titolo 2 eccetera, si è creata al suo interno una struttura gerarchica facile da individuare, che Sommario sfrutta appieno per creare un indice delle pagine, con tanto di numero, posizionabile in qualsiasi punto del documento. Per inserire il Sommario, una volta controllato il documento e applicati gli Stili (Sommario è una funzione da inserire tipicamente al termine del documento) basta un clic su uno dei diversi tipi presenti nella sezione Elementi documento nella Ribbon.

Sommario non è una funzione statica, ma crea un collegamento vivo tra la posizione di tutte le parti di testo legati agli stili Titolo e l’indice vero e proprio, tanto che una volta modificata una parte del testo, basta selezionare nuovamente il sommario e, dal menu a tendina che esce in alto, scegliere l’opzione Aggiorna tabella. Sommario può contenere al suo interno anche altri elementi come Bibliografia, raccolte di citazioni o frasi tratte da altre opere che Word raccoglie di volta in volta quando sono indicate dall’utente tramite il comando (appunto) Bibliografia, sempre all’interno della sezione Elementi documento nella Ribbon.

La raccolta finale delle Bibliografie è formattata in automatico tramite stili Titolo, e anch’essa rientrerà alla fine nella gestione del Sommario. Fanno parte degli elementi dinamici anche le Note a pie di pagina, il Numero di pagina e l’Intestazione del documento, elementi che vengono modificati graficamente scegliendo il modello adatto nei menu all’interno di Elementi documento e che successivamente possono essere adattati alle esigenze dell’utente con interventi anche manuali.

Il menu Sommario, che mostra alcuni template già pronti da applicare al documento

Una volta assimilate le ( facili) funzioni, utilizzare gli elementi dinamici diventa un gioco da ragazzi

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Novità della versione 2011 è anche una funzione molto apprezzata dagli studi universitari, dagli studenti (e professori) e da quanti operano con espressioni matematiche avanzate: Equazione, all’interno di Elementi documento, modifica l’aspetto di una espressione matematica selezionata rendendola un elemento dinamico: il cambiamento appare evidente sin da subito una volta attivata la funzione, in quanto la stringa di testo prima parte del flusso normale appare poi come un elemento dinamico circondato da una gabbia (visualizzata solamente quando selezionata). Una sottosezione nella Ribbon chiamata Strumenti equazione diviene attiva quando selezionata una

equazione (resa tale), tramite la quale è possibile modificare la visualizzazione dell’equazione stessa, inserire uno o più caratteri tipici delle formule matematiche (selezionabili tramite un menu a tendina che mostra tutti i caratteri disponibili) nonché attivare una delle diverse strutture di rappresentazione di parti di equazione. Benché appaia complessa ad una prima vista, l’intera sezione si mostra molto comoda e pronta per tutte le esigenze, tanto che sono disponibili dal menu Equazione presente nella prima icona a sinistra, una serie di soluzioni già pronte da personalizzare.

Un esempio di Equazione, mediamente complessa, che Word riesce a gestire con regole tipografiche avanzate

Un comodo menu permette il reperimento di tutti i termini matematici tipici presenti nelle equazioni matematiche

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Un piccolo Photoshop

Se la gestione (avanzata) del testo è sempre stata uno dei punti forti di Word, recentemente anche il trattamento delle immagini ha subito notevoli miglioramenti, avvicinando gli utenti che trovano in Word una applicazione completa, seppur non in grado di rivaleggiare con il nome più famoso nel settore, Photoshop, ma in grado di mostrare strumenti potenti e semplici a utilizzare, perfetti per le esigenze anche più spinte di tutti gli utenti di tipo Office. Per importare un’immagine all’interno di Word ci sono diverse strade: la prima consiste nell’utilizzare il comando File… dal menu Inserisci, che apre una finestra di dialogo dove localizzare i documenti da importare (tipicamente Jpeg, Gif, PSD, Png, Tiff), potendo decidere se copiarli all’interno del documento oppure attivando il flag in basso, semplicemente creando una anteprima dell’immagine,

che però punta al file originale (necessario in fase di stampa). Alternativamente, basta trascinare un’immagine dal Finder nella posizione desiderata all’interno del documento (l’immagine sarà così sempre incorporata). Questa strada, più comoda, prevede però che le immagini siano di proprietà dell’utente, oppure libere da diritti (oppure acquistate da uno dei diversi negozi di immagini): cercare le immagini su internet infatti non sempre è una pratica corretta, dato che spesso tali sono scaricabili ma non pubblicabili, perché protette da diritti.

Un estratto di alcune immagini clip-art presenti in Office per Mac

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In questa ottica risulta molto comoda la libreria presente all’interno di Word (e di tutti le altre applicazioni di Office) nel pannello Browser Multimediale (dal menu Visualizza), che mostra la possibilità di importare risorse multimediali (quindi immagini, ma anche musica e video) dalle più comuni risorse come iPhoto, iTunes e la cartella Filmati i progetti di iMovie, ma soprattutto per la sezione Clip Art, dove trovano posto suddivise per tema e tipo di documento diverse risorse fotografiche professionali e ad alta risoluzione pensate proprio per gli utenti di Office. L’utilizzo di queste risorse è libero da diritti, sicuro e di qualità, offre un metodo alternativo e più veloce alla ricerca attraverso i comuni portali (come Google e Ping) e aumenta di molto il valoro intrinseco del pacchetto Office (si tenga conto che il solo costo delle immagini ad alta risoluzione quasi pareggia il costo del software). Selezionata una immagine, all’interno della Ribbon appare un nuovo pannello, Formato immagine, dove trovano posto diversi controlli per la regolazione del colore, della forma, della cornice e delle dimensioni della foto importata. Vediamoli uno alla volta nella pagina seguente.

Il pannello File multimediali, vera e propria ricchezza di Word (e di tutte le applicazioni di Office)

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Correzioni: questo pannello, come i successivi due, apre un pannello a tendina che mostra l’anteprima dell’immagine selezionata con diverse regolazioni; in particolare, qui viene mostrata nella parte alta il controllo sulla nitidezza (la forza dei particolari) mentre più in basso la gestione della luce per rendere l’immagine più o meno chiara. Ricolora: in questo pannello le regolazioni sono addirittura tre. Nella prima in alto (Saturazione) è possibile variare la quantità di colore applicabile all’immagine, portandola da una Scala di grigio ad una versione ipersatura,

nella seconda (Tonalità) troviamo una variazione della tonalità dell’immagine mentre la terza (Ricolora) rende l’immagine prima in Scala di grigio e poi colorata con una unica tinta monocromatica, selezionabile tra quelle presenti. Questo effetto, in particolare, prevede una conoscenza dei programmi di fotoritocco non comune (qui invece risolta con un semplice clic).

Filtri: questo pannello è forse il più divertente dei tre, in quanto presenta una serie di alterazioni avanzate dei pixel dell’immagine tipiche dei programmi di fotoritocco, poco realistiche ma proprio per questo molto interessanti, utili per dare quel tocco personale ad ogni immagine.

Stanchi di foto troppo scure o troppo chiare? Con Word per Mac è adesso un gioco da ragazzi

La sezione Filtri permette di rendere ogni scatto originale

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Il pulsante Ricampiona immagine, spesso malamente trascurato, permette di ottimizzare le immagini in base alle necessità, ottimizzando lo spazio e il peso del documento

E’ importante notare che tutti questi ritocchi non coinvolgono l’immagine vera e propria e che in ogni momento è possibile ritornare alla versione originale dell’immagine con un clic sul pulsante Reimposta appena a destra dei comandi di ritocco. Altro comando molto utile è Rimuovi sfondo, che individua all’interno dell’immagine il soggetto, e lo isola mostrando la parte esterna allo stesso di colore Magenta, con una serie di maniglie che permettono di delineare meglio la zona da mascherare (nascondere). Questa funzione è utile per rimuovere sfondi non voluti o per ottenere parti di immagini che non siano per forza rettangolari. Una volta delineato lo scontorno, un clic sul pulsante Rimuovi sfondo mostra il soggetto isolato: un successivo clic sul pulsante propone nuovamente la maschera attiva, con la possibilità di editarla. Gli altri comandi sono Ritaglia, per eliminare una parte dell’immagine o per meglio posizionare l’inquadratura, tramite una taglierina che muove gli assi del documento e Comprimi, funzione molto utile e spesso sottovalutata, che ricampiona il file importato in base alle reali esigenze (stampa, distribuzione sul web, lettura a video) del documento di Word.

La funzione Rimuovi Sfondo è ottima per isolare parti di una immagine a piacere, senza alterare l’immagine stessa

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Nota: le funzioni di ritocco delle immagini di Word sono identiche in PowerPoint e Excel

La sezione Stili permette di aggiungere una cornice all’immagine: per farlo basta selezionare una delle diverse cornici presenti nel pannello a tendina presente nella sezione omonima. La cornice è applicata all’istanza dell’immagine e, al pari degli Effetti e dei Filtri, è reversibile in ogni momento. A piacimento è possibile modificare tipo, spessore e colore del bordo della cornice con il comando apposito appena a destra dell’elenco delle cornici, ma anche la trasparenza e alcuni effetti quali l’ombreggiatura o il riempimento (con i comandi omonimi).

Altro comando fondamentale è Testo a capo (all’interno della sotto-sezione Formato Immagine, che appare nella Ribbon una volta selezionata una immagine), che estrae l’immagine dal normale flusso del testo rendendola libera di spaziare per il documento senza vincoli: una volta attivato questo comando dal menu a tendina selezionando una delle diverse voci, si rende attivabile anche Modifica bordi disposizione testo, nello stesso menu, che fa apparire una gabbia di colore rosso posizionata sopra l’immagine, tramite la quale viene definita, muovendola,

la posizione del testo che circonda l’immagine in modo esatto. Dallo stesso menu sono presenti i comandi per posizionare l’immagine anche al di sotto o al di sopra del testo. E sebbene le dimensioni dell’immagine siano editabili tramite le comode maniglie che appaiono selezionandola, le voci Altezza e Larghezza poste alla estrema destra della barra nella Ribbon offrono un modo per definirle in modo esatto.

Il posizionamento delle immagini è più facile senza lo sfondo

Il comando Modifica bordi permette di gestire la distanza tra lo sfondo dell’immagine e il testo in modo certosino

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Piccoli grafici crescono

La possibilità di utilizzare Word non solo come applicazione per scrivere ma anche come piccolo impaginatore, garantita dal layout di Pubblicazione, permette a tutta una serie di utenti di essere del tutto indipendenti nella creazione di piccole brochure, volantini, notiziari, menu e quant’altro, senza ricorrere a professionisti dedicati: la qualità e la economicità di molte soluzioni di stampa attuali inoltre permette di chiudere la fase di produzione anche internamente ad un ufficio o in casa. Le strade che portano a un layout di Pubblicazione possono essere diverse: una volta preparato un testo, un clic sul terzo pulsante in basso da sinistra apre una finestra che chiede se convertire il documento attuale in uno di pubblicazione, oppure di crearne uno nuovo (lasciando inalterato il precedente).

Diversi modelli di Layout di Pubblicazione permettono di ottenere degli impaginati dal look professionale, pronti per essere personalizzati

All’interno di questo layout ogni elemento è libero di muoversi senza vincoli, tanto che il testo, implicito negli altri layout, qui va inserito manualmente all’interno di box. Pubblicazione offre anche l’opportunità di creare una Pagina Mastro, con la quale di sicuro gli utenti che operano nel campo grafico hanno dimestichezza, nella quale inserire (o modificare) elementi comuni a tutte le pagine. Ma tanto ricco e tanto avanzato può sembrare Layout di pubblicazione, tanto semplice e immediato questo si presenta quando utilizzato non partendo da un documento vuoto, ma da uno dei modelli inclusi nella finestra Nuovo da modello > Visualizzazione Layout di pubblicazione. La diversità e qualità di modelli sono davvero incredibili, tutti sviluppati da un punto di vista prettamente professionale e molti anche specificamente pensati per il mercato Business. Molti modelli sono multipagina e presentano impaginati già pronti per diversi tipi di pubblicazione: un doppio clic sui box di testo permette di riempirli con il testo precedentemente preparato (tramite un copia e incolla da altri documenti di Word), mentre trascinando una foto sopra una già posizionata e propria di stili, ne sostituisce il contenuto senza alterare gli stili applicati. Insomma un’impaginazione che assomiglia più ad un gioco che ad un flusso professionale, ma con risultati garantiti da soluzioni tecnologiche assolutamente d’avanguardia.

Lo strumento Pagina mastro, all’interno di Layout di Pubblicazione, permette di gestire in un solo punto elementi comuni a molte pagine

Nota: anche se Layout di pubblicazione si presenta in modo molto diverso dal classico documento di Word, si tratta sempre di un documento .docx, gestibile da tutte le versioni di Word dalla 2007 per Windows in poi.

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Doc Word

La fedeltà nella resa è uno dei fattori più importanti e poco considerati nella gestione dei documenti: nell’esempio il documento Word originale (al centro) come viene visto da TextEdit (che pure gestisce il formato .docx ma in solo testo) e PDF da Anteprima (perfetto, ma non editabile).

Nel primo capitolo abbiamo visto come dalla versione 2008 Office per Mac utilizza il formato di salvataggio previsto Open XML, nel caso di Word in documenti con estensione .docx. Questi possono essere aperti con tutte le versioni di Word dal 2007 in poi: uno dei vantaggi dell’utilizzo di Word rispetto ad altri applicativi è la garanzia di mantenimento dell’aspetto del documento nel passaggio dalla versione di Office per Windows a quella per Mac, evenienza molto comune data l’ampia diffusione del sistema operativo concorrente e di Office in particolare. Ma il formato docx, per quanto moderno, robusto e capace possa essere, non è di certo una scelta esclusiva: Word per Mac

è perfettamente in grado di leggere e salvare i documenti anche nel “vecchio” formato .doc, più compatibile con la totalità dei software oggi in commercio nonché con versioni di Office più vecchie della 2007 (ancora molte, purtroppo). La finestra Salva con nome propone infatti un menu a tendina proprio di diverse voci, dove trovano posto i formati ottimizzati per i modelli e quelli per le versioni più vecchie. Prima di salvare in un formato più vecchio però forse è utile verificare al volo la compatibilità con gli elementi inseriti con il formato di destinazione, tramite il pannello Report compatibilità (menu Visualizza), dove una volta scelto il formato di applicazione in cui si intende salvare dal menu a tendina, compare in basso un piccolo report che mostra tutti gli elementi non compatibili nonché i metodi più veloci per ovviare ai relativi problemi. Ma non è tutto: nel menu a tendina della finestra Salva con nome compare anche un comodo formato PDF (Portable Document Format), una sorta di stampa digitale del documento che è molto utile da una parte per diffondere il documento a chiunque senza per questo preoccuparsi delle font, della versione dell’applicazione o del sistema operativo (per leggere un PDF basta una versione recente di Adobe Reader, scaricabile gratuitamente dal sito Adobe, oppure di Anteprima, inclusa in tutte le versioni recenti di OS X), dall’altra per essere sicuri che il documento non sarà poi modificato una volta distribuito (modificare un PDF è possibile, ma non così facile come un documento .docx).

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 34

EXCEL,

L’ECOLOGIA DEI NUMERI
Se tralasciate i casi veramente semplici, in tutta la matematica non c’è una singola serie infinita la cui somma sia stata rigorosamente determinata. In altre parole, le più importanti aree della matematica restano in piedi senza un fondamento.
-Niels H. Abel

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EXCEL, L’ECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 35

Tutti i numeri di Excel

Un limite del tutto teorico quindi, che evidenzia le grandi capacità di un’applicazione pienamente proiettata nel futuro e di conseguenza perfettamente a suo agio anche con quelli che anche il più esigente tra gli utenti considererebbe un calcolo gravoso per il Mac e per Excel. La natura matematica di Excel, Proprio su questo punto poi si sono visti applicazione pensata per risolvere alcuni dei più importanti miglioramenti (anche in modo grafico) nel modo più in questa versione, per la quale è stata veloce e semplice possibile formule riscritta gran parte del motore del basate su piccole e grandi mole di dati, programma, quella parte di software emerge in modo grottesco sin dalla parte dedita al calcolo puro, provvedendo ad un più intima. Tra le caratteristiche più incremento delle prestazioni incredibile, importanti di Excel ne spicca una che vale che può notare solamente un utente di la pena sottolineare: si tratta dei limiti una versione precedente di Office per Mac dell’applicativo. Si, sono proprio i limiti (2004, 2008) che esegue gli stessi calcoli una delle caratteristiche più importanti: sulla versione 2011. una pagina di un documento di Excel, All’interno della suite Office Excel ha che vedremo poi è chiamata Foglio, è in anche un compito molto importante e grado di ospitare più di 17 (diciassette) unico: la creazione e gestione della base miliardi di celle, ognuna contenente dati dei grafici, che sono si applicabili un singolo valore, o variabile, o formula in tutte e tre le applicazioni allo stesso o altro: un valore così alto che nessun computer oggi in commercio, Mac o PC, sarebbe in grado di gestire in quanto a potenza di calcolo.

modo, ma che Word e PowerPoint delegano, chiamandolo proprio in causa, ad un Foglio di lavoro di Excel per la stesura dei dati (l’applicazione viene aperta da sola in secondo piano). Per questo abbiamo scelto proprio questa sezione per parlare dei grafici, come vedremo più avanti. Infine, data la mancanza di una versione ufficiale di Access per Mac (il cui ruolo è coperto egregiamente da FileMaker) alcune caratteristiche di Excel sono utilizzate dagli utenti Mac come inizio di database, per la traduzione oppure l’ordinamento di una serie di dati, per l’associazione e l’accoppiamento di liste, anche in modo tridimensionale, grazie alla famosa funzione Tabelle Pivot, fondamentale in ambiente Business ed Enterprise.

Anche se possono ospitare diversi tipi di elementi, i documenti di Excel sono prettamente numerici

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EXCEL, L’ECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 36

Scheletri e celle
Diversamente da Word, un documento di Excel non si compone di pagine, ma è costituito da uno o più piani di lavoro, chiamati Fogli, dalle dimensioni estremamente generose (sino a 1.048.576 righe per 16.384 colonne) la cui unità di misura è la Cella, che è il vero e proprio elemento operativo. Ogni cella può ospitare allo stesso modo un valore numerico, una stringa di numeri, una funzione parametrica e nella versione 2011 anche un piccolo grafico (chiamato Sparkline, come vedremo più avanti). L’interattività tra le celle è garantita dalla possibilità di eseguire funzioni che coinvolgono il contenuto delle altre celle, a prescindere da questo: questo significa che è

possibile richiedere un’operazione tra due o più celle, indipendentemente dal contenuto delle stesse, che a loro volta può essere il risultato di altre operazioni. La concatenazione di questi risultati permette di ottenere sistemi di calcolo molto complessi, unitamente alla vastità di funzioni già pronte presenti all’interno dell’applicazione. Per le operazioni più semplici l’utilizzo di un certo numero di celle è più che sufficiente: qualora però l’utente necessiti di suddividere i valori in gruppi, anche solamente per un ordine personale, è possibile creare ulteriori Fogli, che sono dei gruppi di celle, rappresentati in basso nella finestra del documento (per creare un nuovo foglio basta un clic sul pulsante “+” in basso, accanto al nome dei fogli). L’interazione tra le celle di diversi fogli è possibile allo stesso modo di quella all’interno dello stesso foglio e la suddivisione è da considerarsi perlopiù soggettiva.

Per inserire valori all’interno di una serie di celle basta digitarli al loro interno, copiarli da altre celle di Excel o anche da sorgenti esterne e incollarli, o anche importarli direttamente da documenti esterni. Una funzione molto comoda di Excel permette di modificare automaticamente la presentazione di alcuni tipi di valori in base ad una pre-formattazione: selezionata una o più celle e attivato il comando Celle (menu Formato) si apre un pannello dove trovano posto possibili standard di formattazione, selezionabili dall’elenco a sinistra e personalizzabili dai menu in alto a destra. Questo permette, ad esempio di modificare un numero come “21/12/2012” in “21 Dicembre 2012” oppure “1600” in “€ 1.600,00”, in modo del tutto automatico al termine della digitazione. Pur mantenendo il valore immesso inalterato, in questo caso Excel modifica solamente l’aspetto della casella per una più chiara comprensione da parte dell’utente.

Il pannello Celle, che permette di alterare l’aspetto dei dati immessi, nonché di bloccare o nascondere alcune celle

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EXCEL, L’ECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 37

Alcune formattazioni condizionali applicate alla stessa base dati

La modifica dell’aspetto ovviamente coinvolge anche la loro formattazione di base: selezionate una o più celle (in modo consecutivo tramite il tasto Maiuscole o più libero con il tasto Command) è possibile alterarne le caratteristiche più appariscenti come il tipo di carattere, il colore, la dimensione, lo stile, l’allineamento orizzontale e verticale (all’interno della cella), nonché lo sfondo (della cella). Queste opzioni sono del tutto simili a quelle viste in Word, e che vedremo in PowerPoint: anche in Excel infatti sono presenti gli Stili (qui chiamati Stili cella), presenti nel gruppo Formato all’interno della sezione Inizio nella Ribbon: l’applicazione di uno o più stili per le celle non fa altro che raggruppare diversi parametri di formattazione in modo contestuale, selezionabili in modo più semplice e veloce. Come per Word, anche all’interno di Excel esiste il selettore Temi, che raggruppa assieme set di colori diversificando l’aspetto del documento mantenendo allo stesso tempo il rapporto tra le varie voci.

Con questa funzione si assegna un determinato stile di formattazione ad ogni cella (e contenuto) sulla base di regole precedentemente stabilite: ad esempio, è possibile assegnare una serie di colori la cui tonalità varia al crescere del valore, oppure affiancare ad ogni valore una piccola icona che indica il crescere o il decrescere del valore, o anche una barra che, posizionata al di sotto del valore, ne indica la forza in base alla grandezza. Per attivare la Formattazione condizionale basta selezionare un range di valori e, aperto il menu omonimo nella Ribbon, selezionare la regola da imporre alle celle. La formattazione sarà applicata all’istante in modo dinamico: Excel rimarrà in ascolto e ad ogni modifica di uno qualsiasi dei valori contenuti nel range, provvederà a variare di conseguenza la formattazione generale (ad esempio, modificando un valore, questo potrebbe posizionarsi diversamente rispetto agli altri, cambiandone quindi le caratteristiche anche nell’aspetto). Con la versione 2011 è arrivata una funzione Alla fine del menu Formattazione molto importante che coinvolge l’aspetto contestuale si trova la voce Gestisci del documento, chiamata Formattazione regole che apre una finestra tramite la condizionale, presente all’interno della quale creare nuove regole personalizzate Ribbon nella sezione Inizio. di colore e presenza e tipi di icone.

Il menu Formattazione condizionale, con l’elenco delle possibili influenze da applicare

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EXCEL, L’ECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 38

La presenza di diversi automatismi in Excel ha da sempre rappresentato uno degli aspetti più importanti per l’applicazione, rendendo di fatto la gestione delle celle e dei fogli molto più veloce e per alcuni aspetti quasi automatica. Questo aspetto emerge chiaro sin dai più piccoli particolari: ad esempio per selezionare una intera colonna basta cliccare sulla casella del titolo in alto e per una riga nella prima riga a sinistra nella finestra, come per selezionare tutto il foglio di lavoro basta un clic sulla casella d’angolo in alto a sinistra. Esistono interessanti aiuti anche in fase di composizione: selezionata una cella, basta trascinare l’angolo il basso della stessa (evidenziato da un piccolo quadrato) in senso orizzontale e verticale per riprodurre il contenuto della cella originale in tutte le altre celle incontrate. Lo stesso movimento eseguito con il tasto Opzione premuto permette di ottenere valori crescenti, se numerici. Ma questi automatismi funzionano anche con contenuti testuali: ad esempio, se il contenuto della cella ospita la parola “Lunedi”, i contenuti ottenuti tramite trascinamento mostreranno in modo sequenziale “Martedì”, “Mercoledì” e così via. Diversi automatismi sono presenti anche in fase d’importazione di documenti esterni (menu File > Importa), dove una finestra presenta numerosi passaggi tramite i quali interpretare il contenuto del documento in modo corretto, dividendo i valori nel modo più appropriato tra le varie colonne (in base alla presenza di caratteri tipici come tabulatori, virgole, spazi).
La finestra Importa, che automatizza la discrezione dei vari campi

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EXCEL, L’ECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 39

E = mc

2

Un esempio di formula (semplice ) è =D16+A9 Una volta definita la formula, Excel non la mostra all’interno della cella, visualizzando solamente il risultato: la formula rimane e può essere localizzata nella Barra della formula (menu Visualizza).

Gli operatori più comuni delle formule sono: + * / ^ % < > : addizione sottrazione (utilizzato anche per i valori negativi) moltiplicazione divisione esponente percentuale minore (di un altro valore) maggiore (di un altro valore) intervallo (ad esempio, A5:B8 indica l’intervallo di celle da A5 a B8) operatore di unione

Tutto questo parlare di numeri non vi ha fatto venire fame? Per fortuna in Excel è integrato un potente motore di calcolo che permette di eseguire calcoli a partire da uno o più valori, con l’inclusione di variabili e risultati di altri calcoli. Questo strumento prende il nome di Formule. Ogni formula è localizzata in una cella, ma fa generalmente riferimento ad altre, tracciate in base alle loro coordinate: per indicare ad una cella che il contenuto è una formula (invece che un numero o un testo) tale contenuto deve cominciare con il carattere “=” (uguale) seguito da varie operazioni, numeri e riferimenti.

,

Un comodo menu in alto nella barra degli strumenti mostra una raccolta delle formule più comuni

Nel mentre che vengono digitate le celle protagoniste della formula, Excel le evidenzia con colori diversi in base al contesto

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EXCEL, L’ECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 40

Generalmente, i valori inseriti all’interno delle funzioni non sono assoluti, poiché le funzioni prendono il loro massimo significato quando attivate su altre celle (che fungono da variabili). Digitare le coordinate di ogni cella potrebbe però apparire quantomeno noioso, nonché fonte di inevitabili errori di digitazione. Così, una volta attivata la modalità formula (digitando il carattere “=” all’inizio di una cella), basta spostare il cursore all’interno del foglio di lavoro e cliccare su altre celle affinché le loro coordinate siano aggiunte alla formula. Cliccando e trascinando il cursore, Excel provvede a inserire un intervallo di celle, al posto di una sola.

Considerato l’alto numero di formule contenute all’interno di Excel sarebbe impossibile per chiunque imparare a gestirle tutte, così da qualche versione sono nati sistemi che possono facilitare, anche di molto, la creazione di formule anche complesse, aiutando l’utente e accompagnandolo in quelle già utilizzate in precedenza ma la cui sintassi prevede una rigorosità particolare. Il primo metodo per ottenere un aiuto in questo caso è rappresentato da un menu che si apre a fianco ad una cella selezionata attivando il comando da menu contestuale Inserisci funzione, che mostra l’elenco (imponente) di tutte le funzioni presenti all’interno di Excel, ordinato alfabeticamente, ma che mostra nella parte superiore le ultime cinque formule utilizzate (per una ricerca più veloce).

Una volta selezionata la funzione, un piccola finestra mostra la sintassi corretta delle variabili: da qui, cliccando sul nome della funzione Excel apre la finestra dell’aiuto in linea direttamente sulla specifica funzione, che mostra un esame attento del significato della funzione stessa, l’analisi delle variabili, un piccolo esempio e anche altre funzioni simili o correllate. Questo sistema è molto comodo per attivare una funzione il cui nome non è ricordato correttamente, magari per quelle funzioni il cui utilizzo è perlopiù sporadico, ma anche per quelle funzioni che presentano diverse varianti, a volte sottili, di uno stesso sistema di calcolo.

La finestra dell’aiuto in line relativo alle funzioni, dove approfondire lo studio di ogni singola operazione

Il comando Inserisci funzione apre all’incredibile serie di funzioni incluse in Excel

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Gli utenti che invece sono proprio a digiuno di funzioni, o che si trovano ad affrontarle di rado, trarranno ampio giovamento dal Generatore di formule, presente all’interno della casella degli strumenti (attivabile anche dal comando omonimo dal menu Visualizza). Questo è inizialmente diviso in due parti: quella superiore apre ad un campo di ricerca, unitamente ad un elenco dove trovano posto tutte le funzioni pertinenti con la stringa digitata nella ricerca, dove sono riportate nella parte in alto quelle più recenti, mentre più in basso è ospitata una breve descrizione della formula selezionata. Ma il bello arriva al doppio clic su di una funzione, subito riportata all’interno della cella selezionata: così facendo il pannello cambia mostrando una ulteriore sezione in basso, dove trovano posto i valori della funzione, rimpiazzabili dalle coordinate di determinate celle reperibili con un clic sulle stesse nel documento di Excel e ogni singolo parametro della funzione. Inoltre, nel corso della digitazione la parte dedita alla descrizione della formula viene rimpiazzata dalla spiegazione, più certosina, del campo selezionato con indicazioni sulle variabili. Il link Ulteriori informazioni sulla funzione riporta, come abbiamo visto nella pagina precedente, alla finestra dell’aiuto in linea dove è riportata la spiegazione ampia della funzione, con esempi e funzioni simili o correlate.

Il pannello Generatore di formule si modifica in automatico proponendo aiuti singoli via via che la funzione viene costruita

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Fare di un numero un’idea

La natura prettamente matematica di Excel pone il prodotto in un piano perlopiù verticale verso gli utenti, e di certo meno facile da assimilare di Word, per il quale la scrittura rappresenta senza dubbio uno scalino più morbido oppure PowerPoint, dove la grafica offre un approccio più giocoso ai progetti. Eppure non tutto all’interno di Excel è numeri e formule: esiste qualche cosa che punta sui colori e sulle forme per rappresentare una lista di numeri, il risultato di una formula o solamente l’associazione di entrambe queste espressioni.

Stiamo parlando dei Grafici, uno degli elementi di certo più ben visto di Excel e di sicuro uno dei più utilizzati sia in ambito privato che in quello business. Benché presenti anche in Word o in PowerPoint, la gestione dei grafici è del tutto affidata ad Excel, che si occupa della base di dati di riferimento aprendosi in secondo piano automaticamente nel caso delle altre applicazioni. Per gestire un grafico serve una serie di numeri, di valori, di formule, in sequenza lineare o meno, che abbiano in qualche modo una qualsiasi relazione tra loro: selezionate queste celle e aperta la sezione Grafici nella Ribbon basta selezionare il grafico desiderato scegliendolo da uno di quelli presenti nei vari menu all’interno della sezione. Una volta creato, questo resta vincolato al range di dati indicato e cambia dinamicamente con il cambiare dei dati stessi, al pari di quanto succede con la Formattazione condizionale: tuttavia, la posizione di un grafico non è vincolante e può essere spostata liberamente all’interno del foglio di lavoro, ma allo stesso tempo copiato e incollato in altri fogli di lavoro o addirittura in altre applicazioni quali Word o PowerPoint, continuando a mantenere attivo il collegamento con la base dati originale (e quindi modificandosi di conseguenza).

Un grafico è sempre la via migliore per mostrare l’andamento di una serie di valori

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Una volta creato un grafico, questo può essere modificato nella forma semplicemente selezionandolo e muovendo l’angolo in basso a destra, e con un doppio clic editarne tutte le più piccole caratteristiche dalla finestra che si apre. Anche la natura del grafico stesso può essere modificata, semplicemente selezionandolo e aprendo un modello diverso di grafico da quelli presenti nella sezione della Ribbon, anche se in questo caso la modifica, pur possibile, potrebbe non avere senso in base al range di dati selezionati. Esistono diversi tipi di grafico all’interno di Excel, vediamoli tutti.

Istogramma: proprio di una rappresentazione a colonne, singole oppure formate dalla somma di più valori; Linee: idealmente simile all’Istogramma, qui vengono evidenziati solo i valori massimi di ogni fattore, unitamente a quelli precedenti e successivi; Torta: disegno circolare che mette in evidenza l’importanza di un fattore proporzionalmente agli altri; Area: L’incrocio tra un grafico a linee e uno a torta, l’importanza del singolo viene ampliata in relazione al picco del valore; Dispersione: mostra l’andamento statistico di diversi intervalli di valori; Bolle: versione tridimensionale del grafico a Dispersione, confronta valori ottenuti con tre variabili ciascuno; Azionario: evidenzia l’andamento di una serie di valori in relazione ad un valore indicato, basandosi su di un lasso di tempo; Anello: evoluzione del grafico a Torta, utile per rappresentare il confronto tra più serie di dati con proporzioni singole; Superficie: diverse coppie di dati sono rappresentate in modo tridimensionale basandosi sulle variazione della posizione e del colore; Radar: analizza diverse serie di dati in relazione ad una o più variabili predefinite.

Vari tipi di grafici

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I grafici Sparkline sono semplici ma altamente personalizzabili

Sebbene l’utilizzo dei grafici proponga una più chiara comprensione di una serie di numeri basandosi sulle specifiche relazioni tra gli stessi, spesso emerge l’esigenza di porre l’accento su di una specifica sequenza, osservandone l’andamento in modo più diretto che tramite la creazione di un grafico piccolo, snello e veloce da creare. Questo compito è svolto egregiamente dalla funzione Sparkline, a metà strada tra un grafico vero e proprio e una Formula. Localizzabile all’interno di una cella (mentre i grafici sono posizionabili liberamente nel Foglio), la funzione Sparkline (menu Inserisci > Grafici sparkline) chiede, una volta attivata, di indicare un range di celle, che deve essere obbligatoriamente una riga orizzontale o verticale. Una volta creata la funzione Sparkline, questa può essere rappresentata a Linea, a Colonna oppure a Positivi/Negativi, editata nei colori selezionando uno degli stili nella sezione aggiuntiva nella Ribbon ma soprattutto possono essere evidenziati anche eventuali valori: agendo sui vari Indicatori sono evidenziabili il valore massimo, minimo, il primo e l’ultimo ed eventuali negativi. Come per i grafici, anche le Sparkline sono sensibili ai dati a cui fanno riferimento e si modificano dinamicamente in base alle singole variazioni dei dati.

All’interno di un foglio Excel possono convivere varie funzioni, come Sparkline e Formattazione condizionale

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Il ruolo del Pivot

Funzione sempre più importante nel mondo business anche in realtà dal profilo non sospetto, le Tabelle Pivot (o più semplicemente Pivot) sono strumenti analitici e di reporting per la gestione e il filtraggio dei dati riassuntivi di un rapporto. In pratica, un metodo facile per osservare un report numerico da diversi punti di vista, in base ad uno o più criteri selezionati.

In realtà, un sistema di filtraggio dei dati in Excel esiste ed è pure più semplice da realizzare e da consultare rispetto alle tabelle Pivot: si tratta del comando Filtro, parte del menu Dati, che permette di celare parte dei risultati in base ad alcuni criteri selezionabili in automatico da parte dell’utente. Questo comando, una volta attivato, mostra una serie di icone nella prima riga in alto, che se attivate aprono una finestra in sovraimpressione dove all’interno sono visualizzati tutti i parametri di filtraggio, sia alfabetico (in alto, anche al contrario) sia in base ai singoli valori tracciati all’interno. Una volta attivato un filtro qualsiasi, la colonna dei numeri alla estrema sinistra diventa di colore blu (invece che grigia) indicando che i dati mostrati sono solo una parte di quelli totali. Una volta identificato un range di caselle tramite un Filtro, questo può essere meglio evidenziato convogliandolo in una Tabella, tramite uno Stile tabella nella sezione omonima all’interno della Ribbon. Una tabella offre diverse opportunità aggiuntive come la possibilità di inserire alla fine una riga del totale, o di modificare l’evidenziazione delle varie righe in modo alternativo (cambiando anche i colori, manualmente oppure selezionando uno dei diversi Stili tabella disponibili). Le opzioni di filtraggio rimangono le stesse anche quando la tabella è attiva.

La sezione Dati nella Ribbon presenta strumenti molto potenti per il filtraggio e monitoraggio di grandi quantità di dati

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Un passo decisamente più verticale è offerto invece dalle Tabelle Pivot, veri e propri sistemi dinamici non solo di filtraggio ma anche di rappresentazione dei dati. Per creare una tabella Pivot è necessario selezionare una base dati in Excel, che può essere anche un insieme di celle e attivare il comando Tabella Pivot nel menu Dati. Una piccola finestra guida da qui l’utente alla creazione chiedendo conferma del range di dati catturato e se la tabella vera e propria debba essere posta nello stesso Foglio oppure (sicuramente meglio) in un nuovo Foglio. Così facendo viene creata una tabella vuota, con un nuovo pannello in sovraimpressione (simile a quello dei filtri) contenente, all’interno, l’elenco

di tutti i campi individuati nelle caselle di riferimento (in alto) e i vari sistemi di filtraggio più in basso. Per rendere operativa la tabella Pivot, basta trascinare uno dei campi in alto nei campi Etichette di riga, Etichette di colonna, Valori e Filtro rapporti, popolando così la tabella. L’insieme dei valori è dinamico, per cui ad ogni spostamento di un fattore nei vari campi corrisponde un ridisegno dinamico della tabella stessa, con conseguente cambio del punto di vista. Allo stesso modo, la tabella è sensibile al cambiamento dei valori delle celle originali (dalle quali prende i dati), e come per i Grafici, è possibile intervenire dinamicamente anche sui singoli valori modificandoli manualmente, con modifiche dinamiche della tabella Pivot.

Una volta selezionata una tabella Pivot compare la sottosezione omonima all’interno della Ribbon, dove poter operare per modificare tutte le informazioni, aggiungere campi dinamici e editare la tabella nei colori e nei dettagli (sono previsti degli Stili tabella già preconfezionati).

Ecco la prima Tabella pivot, utilizzando una prima visione dei dati

La parte più interessante delle Tabelle pivot è che possono essere modificate semplicemente alterando la posizione dei vari fattori

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Salviamo Excel

Anche per quanto riguarda Excel, il formato di documento standard per la versione 2011 è l’Open XML, quindi tutti i documenti sono salvati con l’estensione .xlsx. E’ ovviamente possibile leggere e salvare anche nel vecchio formato .xls, per una più ampia compatibilità sia con le versioni più vecchie di Office che con altre applicazioni di terze parti che ancora non supportano il nuovo formato. Come per Word, anche se in questo caso l’aspetto è meno importante, è disponibile il salvataggio nel formato PDF, che permette una diffusione davvero globale (anche a chi non possiede una copia di Excel installata) e soprattutto non modificabile. Excel prevede però sistemi di salvataggio dei documenti in formati tipicamente numerici, come ad esempio fogli in formato Testo la cui separazione tra le varie celle è qui riportata per mezzo di caratteri predefiniti (Testo con valori delimitati da tabulazioni oppure Testo delimitato da spazio): questi tipi di documento sono molto utili all’interno di flussi di lavoro dove è necessario importare ed esportare da un database. Excel rappresenta spesso proprio l’applicazione ideale per convertire, filtrare, correggere e tradurre basi dati da e verso database (come FileMaker, oppure Access), in quanto la struttura a celle riporta in modo facilitato la struttura interna di un database.

La finestra di salvataggio di Excel per Mac 2011, con tutti i formati disponibili per il salvataggio

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POWERPOINT,
MUSICA MAESTRO
Conosciamo un’età più vividamente attraverso la sua musica che attraverso i suoi storici.
-R. Brown

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Un mondo di slide

PowerPoint ha una chiara interfaccia, rimasta immutata praticamente dalla sua creazione

PowerPoint è indubbiamente un nome di spicco, impostosi nel corso del 21esimo secolo nel panorama dei software più conosciuti ed apprezzati, sia in ambito amatoriale che professionale. Tale successo è dovuto all’estrema semplicità di utilizzo e al divertimento che quest’ultimo sa procurare. Creare uno slideshow è divenuto sempre più semplice, e con il tempo è migliorata molto anche la qualità degli strumenti offerti e del risultato, rendendo questo software uno fra i più usati oggigiorno nel mondo.

Insegnanti, agenti commerciali, responsabili, ma anche molti semplici utenti privati, lo usano in maniera assidua giornalmente e, nonostante il software non si possa di certo definire un editor d’immagini, la soddisfazione di creare una composizione grafica piacevole è divenuta ormai abitudine e alla portata di tutti. In pochissimi clic con gli strumenti messi a disposizione, è facile automatizzare un intero flusso di lavoro ed è proprio per questo motivo che PowerPoint per Mac è il software di riferimento nell’ambiente. Nella grande famiglia Office, ognuno svolge il proprio ruolo. Word ha lo scopo di creare e mostrare tesi, brochure, testi e relazioni. Excel è finalizzato alla realizzazione di complessi elaborati per contabili, scienziati o agenti di marketing. PowerPoint, artistico ed eclettico, adempie perfettamente al suo compito di vero e proprio “presentatore della sera”. Il programma Microsoft è un sistema dinamico di presentazione basato su slide (schermate o diapositive in lingua italiana), che organizza il lavoro secondo la gerarchia presentatore-utente singolo/ utenti multipli. Il secondo caso di utilizzo è probabilmente quello più esteso, nell’ambito di Internet, dove il fattore umano viene spesso (ovviamente solo in certi casi) meno. Chiunque abbia un indirizzo email utilizzato e qualche amico un po’ troppo compagnone, si sarà sicuramente visto recapitare nella propria casella una o più presentazioni virali, perlopiù a sfondo ironico che dimostrano come lo strumento sia davvero efficace per chiunque voglia esprimere una propria idea, malgrado la sua distribuzione vada a cozzare contro quella che in gergo si chiama netiquette.

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Appartenente alla suite Office, PowerPoint ha molti più tratti comuni con Word che non con Excel. La somiglianza con il primo risiede nel Layout di pubblicazione, mentre il secondo richiede gabbie, oggetti e vincoli ben precisi; ma anche tra i fratelli più simili vi sono delle differenze, piccole ma radicali: le slide, ossia diapositive. Mentre in Word vi è il concetto di pagina, per PowerPoint si usa parlare di “schermate”, che descrivono l’idea di prospetto, ma in maniera molto più labile. Più chiaramente, Word nasce essenzialmente per l’intento di scrivere, ed è finalizzato alla stampa di documenti cartacei, duraturi nel tempo. Al contrario, PowerPoint vive nel formato puramente digitale: il suo scopo è quello di comunicare in maniera veloce, diretta e coinvolgente dei concetti che si rivelano essere utili e importanti solo a brevissimo termine. Per iniziare a lavorare seriamente con i documenti, come nel caso di Word, Raccolta Presentazioni è una delle migliori basi d’appoggio: nella parte a sinistra della finestra sono presenti Temi e Modelli, che possono essere molto importanti soprattutto per chi è alle prime armi.

L’utilizzatissima finestra Raccolta presentazioni di PowerPoint, da qui nasceranno presentazioni stupende

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I Temi offrono documenti vuoti, con semplici associazioni di colori, font e pagine mastro per garantire una base solida di partenza; i Modelli invece sono presentazioni complete di immagini, testi e transizioni, in cui ovviamente modificare il contenuto in base al proprio gradimento o alle necessità, ma pronte per l’utilizzo. Questi template sono davvero importanti, sia per gli utenti esperti che per i neofiti dell’ambiente, in quanto permettono di creare presentazioni davvero incantevoli in pochi passaggi, senza andare a disturbare per ogni idea l’amico “grafico” e senza consultare continuamente manuali o guide cartacee che mostrano e spiegano le funzioni base del software.

Malgrado il processo di realizzazione della presentazione sia personale, i temi e i modelli offerti permettono di dedicare molto più tempo ai contenuti che si sceglie di inserire piuttosto che alla forma di quest’ultimi; per questo motivo infatti avremo gabbie preimpostate e campi di testo standard, e, rovescio della medaglia, forse inizieremo a notare che i colleghi hanno presentazioni simili alla nostra. Proprio per questo motivo, il consiglio rimane sempre quello di partire dai Modelli, riempirli dei contenuti scelti e poi fare un passo indietro per personalizzare totalmente la presentazione finale e non rischiare di presentarsi con una copia, certamente molto elegante ma sempre una copia, del collega accanto a noi.

Diversi Temi per una stessa presentazione: valutare quello che meglio la valorizza è molto importante

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I primi contenuti

Nuova Diapositiva, all’interno della Ribbon nella scheda Diapositive: comparirà una semplice finestra popup che illustra quali tipologie di slide è possibile creare e quindi all’utente rimarrà la sola scelta finale. Creata questa Anche i pittori più famosi e ispirati hanno o queste successive diapositive, esse appariranno proprio come la prima, cioè certamente avuto dei momenti di crisi davanti alla tela bianca. Da artista esperto con campi preimpostati, facili da essere riempiti con file appropiati o modificati e consumato, al suo avvio PowerPoint sempre con l’aiuto del software stesso. toglie l’utente da questo pericolo: se Visto l’assistenza che PowerPoint si non sono stati preventivamente scelti propone di dare è inutile cercare di creare dei modelli prefeconfezionati, presenta infatti una prima slide. Questa diapositiva di volta in volta campi personalizzati, ma appare più semplice accettare il supporto comprende due campi predefiniti, uno del programma dal comando Layout, per il titolo e l’altro per il sottotitolo. posto accanto a Nuova Diapositiva, che Nuove slide possono essere aggiunte permette di modificare la disposizione subito dopo, tramite il comando

della slide selezionata, senza andare ad alterare i campi inseriti manualmente. Novità della versione 2011 di PowerPoint per Mac è la funzione Sezioni, capace di raggruppare elenchi di slide, che così possono essere gestite in maniera migliore in caso esse siano molto lunghe o preparate da diversi collaboratori. Questa utile funzione, che si nota nella parte sinistra nella struttura delle diapositive, divide, come si può facilmente intendere dal nome, la presentazione in sezioni, in modo da poter lavorare in macrogruppi, con la possibilità ovviamente di rinominare, spostare o cancellare sia le singole slide che le intere sezioni.

La finestra pop-up per la creazione di nuove diapositive, create ad hoc a seconda del tema scelto

La differenza tra una presentazione organizzata in Sezioni (a destra) e una classica monoblocco (sinistra)

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TUTTE LE IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 53

Anche PowerPoint per Mac, come precedentemente visto con Word, offre diverse modalità di visualizzazione, anche se in questo caso sono solo tre. Posizionati sempre nella parte in basso a sinistra della finestra, i pulsanti modificano la visualizzazione del documento per aiutarci nelle fasi della sua creazione. Il primo pulsante sulla sinistra offre la Visualizzazione Normale, quella con cui si avvia il programma, che mostra la slide in grande nella parte centrale/destra del monitor, l’elenco delle slide a sinistra e i

commenti in basso; tale visualizzazione è adatta perlopiù alla composizione in pagina. Il pulsante centrale, Sequenza diapositive, mostra semplicemente le slide nel loro ordine, distribuite su tutta l’ampiezza della finestra; questa seconda possibilità è utile soprattutto per la riorganizzazione finale. Il terzo pulsante infine, quello più a destra, dà l’avvio alla Presentazione vera e propria, a tutto schermo, comprensiva di transizioni e animazioni: il prodotto finale. Oltre a queste modalità, e a quelle più dettagliate presenti nel menù Visualizza, è utile sapere che il software Microsoft, nella modalità Normale, permette di vedere la lista slide sia per Diapositive che come elenco, chiamato in questo caso Struttura, privilegiando i contenuti scritti e mostrandoli a destra del numero di pagina.

Da sinistra le tre visualizzazioni: Normale, Diapositive e Presentazione

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Creare slide gradevoli e di immediata comprensione risulta cosi molto facile per chiunque; per inserire il testo basta sostituire quello preconfezionato mentre nei campi multimediali chiare icone aiutano l’utente a comprendere cosa sarebbe idoneo posizionare al loro interno. L’alternativa onnipresente è nella Ribbon dove sono presenti tutti i pulsanti per la collocazione di campi personalizzati come caselle di testo, simboli o ClipArt: senza troppi dubbi e in stile Apple è comunque sempre disponibile il drag&drop dei documenti da qualsiasi finestra direttamente nella slide.

Avere il controllo sui contenuti multimediali è semplice come importarli ed avvine in pratica nella stessa maniera rispetto a quanto già visto nei capitoli precedenti con Word. I filmati hanno le stesse opzioni di mascheratura, filtro colore e correzzioni cromatiche delle immagini, permettendo cosi a chiunque di scatenarsi con presentazioni a tema, piacevoli e finalmente molto personalizzate. Selezionato un filmato nella relativa scheda nella Ribbon, compariranno i pulsanti Avvia (per decidere quando il filmato deve avviarsi), Opzioni di riproduzione (che racchiude la possibilità di mandare il filmato a

schermo intero, una sola volta o a ciclo continuo) e Frame Poster (imposta il frame corrente come anteprima del filmato nella presentazione). I comandi per la parte sonora, come una presentazione o un effetto speciale, sono racchiusi in una scheda pressochè identica a quella appena vista, con la sola differenza nelle tracce audio scelte di sottofondo che possono essere slegate dalla durata delle slide, mostrando un icona a forma di diffusore quando è il momento di fare la loro comparsa. È presente inoltre nel menu, l’opzione Utilizza tra diapositive che manda in loop la riproduzione audio fino al termine della presentazione.

I controlli multimediali dei filmati appaiono solamente quando essi sono selezionati

Il browser multimediale per l’aggiunta di foto, musica, video, Clip Art, simboli e forme

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I grafici SmartArt: una volta provati, non si torna più indietro

Non tralasciando nulla, PowerPoint per Mac 2011, come il suo predecessore, amministra perfettamente anche i Grafici e le Tabelle, entrambi gestiti, sempre come il fratello Word, dal software propietario tramite la creazione di un documento temporaneo Excel. Questi oggetti avanzati sono facilmente richiamabili dalla Ribbon o da menu Inserisci.

Aggiungendo dettagli interessanti, a causa della predisposizione naturale di PowerPoint di mostrare i dati, i grafici SmartArt in questi casi conquistano il consenso maggiore. Essi garantiscono al presentatore tabelle chiare e di piacevole aspetto, che riescono in maniera efficace a rappresentare visivamente concetti di tipo gerarchico o temporale; sono l’ideale perciò per le grandi aziende, ma anche per le medio-piccole, poiché in pochi passaggi permettono di far comprendere agli investitori la struttura dell’azienza o il piano di marketing che si compone di diverse direzioni con flussi di lavoro semplici o complessi. Questi grafici sono semplici visualizzazioni di dati parametrici, inseriti nelle tabelle Excel e quindi facilmente modificabili, senza trascurare per questo la parte grafica che viene gestita in automatico da PowerPoint. La loro creazione è molto semplice, come possiamo intuire, basterà andare nella Ribbon, scheda SmartArt, e decidere di quale, fra i modelli presenti, abbiamo bisogno in base al contenuto e alla forma che essi mostrano in una bella anteprima. Vengono rappresentate nella slide affiancate da un pannello nero che scompare una volta deselezionato il grafico e che attende l’inserimento dei dati per essere cambiato in ogni momento, anche successivamente. È possibile infatti spostare le posizioni, dare una gerarchia differente e aggiungere o rimuovere voci in pochi semplici clic. Le modiche grafiche sono gestite tramite la finestra Stili, presente nella Ribbon, e potranno essere cambiate al volo in maniera uniforme oppure essere personalizzate totalmente agendo sui singoli pannelli minori quali Forma, Da sinistra a destra e Colori.

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Un manga nel Mac

Tutte le Transizioni vengono mostrate in questa comoda finestra, pronte per essere aggiunte con un semplice clic

Abituati come siamo ad effetti speciali, film tridimensionali e quant’altro di stupefacente attualmente si riesca a concepire con i software giusti, PowerPoint non poteva di certo lasciarci soli nel momento del bisogno, che è proprio tra le slide e nelle slide delle nostre presentazioni. Stupire, meravigliare e ancora sorprendere sembra sempre più spesso il modo più efficace per attirare l’utenza e il metodo migliore per tenerla attenta, soprattutto se quello che stiamo mostrando sono slide piene di grafici immobili o presentazioni dal gusto soporifero.

Proprio per questi motivi, da molti anni si vedono presentazioni ricche di Transizioni e Animazioni: queste due “doti preziose” permettono al relatore di prendere fiato nelle pause e tenere vivo l’interesse in chi segue. Le prime, chiamate Transizioni, sono ciò che avviene tra una diapositiva e l’altra, e in molti casi si potrebbe quasi definire un’ulteriore slide tra le slide. Le Animazioni invece sono ciò che avviene dentro le singole schermate, quindi i movimenti che gli oggetti presenti compiono nel tempo dato loro: spostamenti, apparizioni o ingrandimenti. Le Transizioni sono con ogni probabilità la parte più semplice da realizzare, sia dal punto di vista concettuale che pratico: una scheda apposita nella Ribbon ci permette di scegliere quella che preferiamo con una comoda anteprima, visualizzabile con un semplice clic su di essa. Esse si dividono per comodità in 3 categorie ben precise (Delicato, Divertente e Contenuto Dinamico), proponendo una vasta scelta di effetti, che porteranno sempre ed in ogni caso alla successione slide-transizione-slide.

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Le opzioni effetto modificano davvero radicalmente l’effetto scelto

Come è ovvio pensare, le transizioni potranno essere totalmente parametrizzate in base alle esigenze tramite il pulsante Opzioni effetto; sarà così possibile decidere la durata, la direzione del movimento dell’intera presentazione o di una singola parte, inserire un effetto audio, definire se la transizione deve partire in automatico o al clic del mouse oppure dopo un tot di secondi e infine l’opzione per usare quella precisa transizione (con tutte le sue opzioni) su tutte le slide della nostra presentazione. Le animazioni sono invece una parte certamente più coinvolgente e divertente nella sezione del relatore e mettono in condizione di muovere tutti gli oggetti presenti in scena. Nella specifica scheda presente nella Ribbon, abbiamo le varie parti che compongono un’animazione, cioè l’effetto d’entrata, gli effetti d’enfasi e quelli d’uscita e infine il pulsante Percorsi che serve a produrre una rotaia sulla quale l’oggetto si muoverà.

Gli effetti di entrata e di uscita sono con ogni probabilità la caratteristica più facilmente comprensibili e attivabile dell’intera suite: tramite una comoda finestra nella Ribbon appaiono tutti gli effetti possibili con chiare immagini che ci guidano nella scelta. Anche gli effetti d’enfasi, che servono a evidenziare uno o più oggetti quando già presenti in scena, appaiono in questo caso in una finestra esattamente identica alle due precedenti.

Le tre finestre con gli effetti d’entrata, d’uscita e d’enfasi

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I percorsi invece sono forse la parte più complicata poiché richiedono (in alcuni casi) più di un singolo clic per determinare un percorso ben preciso. Tra le opzioni presenti infatti esistono già molti tracciati preimpostati, ma è possibile anche, selezionando l’opzione Modifica punti, decidere noi stessi il movimento, tramite una serie di clic consecutivi nella slide; osserveremo così una curva dinamica che si costruisce e potremo concluderla con un semplice doppio clic. Come già visto per le Transizioni, anche in questo caso nella parta più a destra della scheda nella Ribbon sono presenti le opzioni per modificare e scegliere la durata dell’effetto selezionato.

Le opzioni percorsi e la possibilità di modificarli totalmente

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Modello numero 4: Giuditta

La creazione e l’organizzazione delle slide è ormai chiara e immediata, i contenuti sono stati impostati e inseriti secondo le esigenze, il softwer ha guidato l’aggiunta di animazioni e transizioni, donando un tocco di vivacità all’intera presentazione, senza però renderla kitsch. Eppure il risultato non sembra essere molto soddisfacente: i font e i colori ad essi assegnati sono tutti diversi, le immagini appaiono senza un contesto e gli sfondi tutti bianchi non rendono giustizia al tema che dobbiamo trattare.

In questo contesto ci viene in aiuto la funzione Temi, potente strumento che vincola caratteri e colori ad un’unica direzione grafica, impostando di fondo un’idea, che spesso manca a chi è più propenso a pensare ai contenuti. La stessa funzione è presente, se ricordiamo, in Word, ma qui è molto potenziata, poiché gestisce tutti i contenuti, riuscendo ad adattarli alle guide inserite. Ciò permette all’utente di creare una semplice presentazione spoglia, senza dettagli grafici precisi, per poi aprire semplicemente la scheda Temi nella Ribbon e applicare il tema scelto a tutta la presentazione: questo passaggio non adatta solo sfondo e titoli, ma anche Grafici, SmartArt e alcune caratteristiche delle immagini, come la cornice e l’ombra. La funzione Temi può essere davvero un salvagente in quanto al volo cambia completamente l’aspetto di una presentazione. Immaginiamo che all’ultimo momento il presidente decida di partecipare a quell’inutile riunione tra colleghi: nessuno vorrebbe di certo rischiare il posto di lavoro, facendogli sembrare il proprio prodotto una carnevalata...

I diversi Temi selezionabili rendono unica e magnifica ogni nostra presentazione

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Una delle novità 2011, il comando Riordina Oggetti

L’alternativa all’applicazione di un tema è, senza mezzi termini, l’impostazione manuale di tutta la presentazione. Il compito è sicuramente più lungo e complesso del semplice clic sul tema scelto, ma porta a risultati più vicini all’idea iniziale. Tutti gli elementi possono essere formattati utilizzando i comandi nella Ribbon, ormai chiari e semplici: con pochi clic è possibile modificare testi, nel carattere e nel colore, immagini, filmati, nonché gli oggetti, che possono cambiare grazie all’utilizzo di uno dei comandi presenti nella sottoscheda Formato, la quale appare in viola ogni qualvolta uno di essi venga selezionato. Tale libertà rischia però a volte di creare un po’ di confusione: infatti, nonostante sia utile/comodo trascinare semplicemente dalla Scrivania alle slide, è però fondamentale ordinare e posizionare correttamente i contenuti inseriti, affinché la diapositiva risulti comprensibile e ottimizzata. Per gli allineamenti orizzontali e verticali esiste il comando Allinea, nella scheda Formato ovviamente nella Ribbon, che provvede ai vari tipi di allineamento quando almeno due elementi sono selezionati. Per quanto concerne invece le sovrapposizioni, la versione 2011

porta con sé alcune affascinanti novità: selezionando due o più oggetti nella slide, diventano attivi i comandi Porta in primo piano, Porta in secondo piano, Porta sotto e Porta sopra, nel menù Disponi, che permettono azioni intuitive ma davvero difficili da comprendere se gli oggetti sono molti e organizzati confusamente. E’ stato creato per questo motivo il magnifico comando Riordina oggetti, in grado di agire su tutti gli elementi all’interno della slide in modo tridimensionale. Attivata la funzione, la schermata diventa nera e tutti gli elementi si dispongono su piani paralleli traslucidi, pronti per essere spostati sopra o sotto. La sovrapposizione virtuale è uno strumento molto potente, poiché fornisce un’interfaccia chiara a chiunque, e permette in pochi secondi di trovare e modificare l’ordine anche in slide con decine di elementi. Premuto infine il pulsante OK, si torna alla visualizzazione classica e si può continuare il lavoro.

Il pulsante Allinea si attiva solamente quando due o più oggetti vengono selezionati

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Ciak, si gira
Ed ecco che è giunto il momento cruciale, decisivo, catalizzatore di tutto il lavoro eseguito fino a quel momento: la presentazione al pubblico. Il computer è collegato al proiettore, il nervosismo aumenta insieme alla tensione, tutto è stato preparato e ricontrollato. La nostra presentazione è pronta, e tutto ciò di cui abbiamo bisogno si trova nella parte più alta della finestra, ovviamente nella Ribbon, scheda Presentazione.

Prima di avventurarsi nella spiegazione degli strumenti è bene chiarire che la Regia della presentazione può avvenire in tre maniere: sullo schermo stesso, su doppio monitor oppure senza regia. Le tre differenti tipologie si decidono ovviamente a seconda dell’occasione, ma anche a seconda dei mezzi del relatore. Se si possiede un unico schermo sul quale proiettare si vedrà esattamente quello che il pubblico vede, e tutte le informazioni devono essere ben impresse nella nostra memoria se si vuole fare bella figura. Diversamente avviene invece se si possiedono due o più schermi: in tal caso si potrà fare affidamento sulle nuove modalità di visione relatore e, mentre il pubblico vedrà la nostra bella

presentazione confezionata ad hoc, il nostro secondo monitor ci mostrerà molte più informazioni, rendendoci più sicuri di quello che stiamo raccontando. L’ultima modalità, quella senza regia, serve soprattutto nelle fiere o negli eventi in cui non necessariamente sarà presente qualcuno a raccontare la presentazione e quindi le diapositive si susseguiranno una dopo l’altra con i tempi impostati, su tutti gli schermi disponibili.

Facciamo attenzione alla risoluzione del monitor, in quanto le presentazioni andranno sempre a tutto schermo, rischiando di avere effetti di sgranatura

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Nella Ribbon, i primi due pulsanti a sinistra avviano la presentazione a tutto schermo, il primo dall’inizio e il secondo dalla slide selezionata; ma sono con ogni probabilità i pulsanti successivi quelli che più interessano. Trasmetti Presentazione e Strumenti Relatore sono due novità della suite 2011 e permettono di espandere ulteriormente il concetto di Regia dietro alle presentazioni. Compresa la loro funzione, con ogni probabilità diventeranno due tra gli strumenti più utilizzati nel software. Trasmetti Presentazione è un semplice modo per spedire il proprio lavoro attraverso la rete, nel caso i partecipanti siano collegati in diretta mondiale o semplicemente distribuiti su più sale nello stesso edificio. Nel dettaglio, per utilizzare Trasmetti Presentazione, abbiamo bisogno di una connessione internet e di un account Microsoft Live. Diciamo subito che l’account è attivabile gratuitamente in pochi semplici passaggi per non creare malumori e la connessione non deve essere necessariamente a banda larga, poiché basta trasmettere il file una sola volta: si adegua il server stesso a mandare in streaming il segnale ad ogni singolo utente, sia che essi siano 5 o 100 o numeri addirittura superiori.

Una volta preparate le diapositive e sicuri delle credenziali d’accesso di un account Live ID, è semplice cliccare sul pulsante sopraccitato nella Ribbon. Al clic fa la sua comparsa una finestra pop-up che ci spiega il funzionamento e ci da la possibilità, tramite l’unico menù a discesa presente, di impostare nuovi server personalizzati; nella maggior parte dei casi comunque, in questa finestra, sarà sufficiente cliccare su Connetti, senza troppi indugi. All’avvio della connessione sono richiesti i dati d’accesso a Live ID; inseriamoli e una nuova finestra ci mostra il collegamento remoto(abbastanza sostanzioso) a sinistra e la possibilità di inviarlo via mail o copiarlo nella parte destra. Diamo questo lungo indirizzo agli utenti che desiderano partecipare e una volta pronti clicchiamo su Riproduci presentazione. Ora la nostra presentazione è in diretta e gli utenti interessati possono seguirla da qualsiasi browser moderno, senza particolari software installati: da Safari, sia per Mac che per iOS, a Firefox, passando per Opera e Internet Explorer (meglio se dalla versione 8 in avanti). C’è da notare inoltre che gli account che hanno intenzione di assistere solamente alla presentazione, non necessitano nemmeno di account Live: più semplice di così…

Trasmettere una presentazione in tutto il mondo, senza software propietari non è mai stato così facile

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POWERPOINT, MUSICA MAESTRO, PAGINA 63

Gli Strumenti Relatore invece mostrano nello schermo del presentatore una scenografia ricca di interessanti dettagli quali le note alle slide, il tempo trascorso dall’inizio e un’anteprima della slide successiva. Ciò permette al relatore di riuscire a gestire il discorso in maniera adeguata non solo alla slide attuale, grazie ai tempi e alle note a margine, ma anche (e soprattutto) a quella successiva. La diapositiva più grande è ovviamente quella visualizzata sui monitor di tutti i “presenti” e sotto di essa troviamo i commenti che solo il relatore può leggere. La slide più piccola è la successiva e sotto di essa si presenta un comodo campo di testo nel quale è possibile appuntare

domande o ulteriori approfondimenti che il pubblico fa notare mentre si espone. Una volta avviata, la presentazione segue le regole impostate al suo interno, con transizioni e animazioni stabilite, ma è in ogni momento possibile prendere il controllo di essa utilizzando le frecce direzionali, nella più classica delle maniere: destra per scorrere alla schermata successiva, sinistra per tornare a quella precedente.

Le differenze tra la versione che vede il pubblico (sinistra) e la Regia del relatore (destra)

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Tutti i lati di PowerPoint

Una volta conclusa la presentazione, arriva il momento di salvare il documento, e, vista la natura prettamente grafica del software, i formati disponibili sono davvero molti. Il nuovo formato Open XML, come tutte le altre applicazioni di Office per Mac 2011, è disponibile e consigliato per il salvataggio classico della presentazione, per una futura modifica. L’alternativa più classica e maggiormente compatibile si ha scegliendo il classico formato .ppt che garantisce una maggiore retrocompatibilità in caso di condivisione. La scelta di un formato di sola visualizzazione può però essere alle volte necessaria: per questo nel menù a tendina sono presenti molte possibilità, e tra i preferiti si possono subito notare lo standard PDF e il filmato .mov. Se da una parte non sorprende l’uso di documenti PDF, vista la loro diffusione e difficoltà di modifica, dall’altra, molto importante è l’adozione di un formato come quello .mov, da anni classico baluardo dei filmati relazionati ad Apple QuickTime. Questo formato può oggi

essere letto da molti software, quali iTunes e VLC, oltre all’ovvio cretore QuickTime; ha il vantaggio di poter essere convertito nei più disparati formati multimediali per essere riprodotto sul maggior numero di dispositivi, come lettori DVD e Blu-ray, smartphone o tablet, che possono essere a loro volta inseriti in altre presentazioni PowerPoint. Altri formati molto interessanti per l’esportazione sono quelli statici, cioè quelli privi di animazioni o transizioni: scorrendo l’elenco possiamo vedere JPEG, TIFF, PNG ma anche GIF e BMP. Queste estensioni permettono alla presentazione di essere esportata slide per slide, rendendola ancora più universale e compatibile, indipendente dalla piattaforma e dalle risorse (come possono essere i font o le immagini) allegate. Grazie a questa esportazione sarà anche possibile poterla condividere tramite Internet in pochi secondi o inviarla a comuni elaboratori di immagini come Adobe Photoshop o iPhoto. E’ importante sottolineare che la scelta di queste modalità di esportazione vanifica la presenza di transizioni e animazioni, ovviamente impossibili tra trasportare in un formato che non sia una presentazione o un filmato.

I formati di salvataggio sono davvero moltissimi in questa nuova versione

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TUTTE LE IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 65

Una presentazione salvata come filmato QuickTime e una salvata in formato PDF

Per ovviare al problema delle transizioni, per noi utenti Mac è possibile usare la funzione di presentazione offerta da iPhoto: dal menù Condividi (menù File) di PowerPoint, è possibile scegliere l’opzione Invia ad iPhoto, che permette di spedire direttamente al programma Apple tutte le slide della presentazione in primo piano, scegliendo solamente il formato (JPEG più leggero oppure PNG che offre una maggiore qualità a discapito della compressione), lasciando che sia la macchina a gestire tutte le operazioni. Viene creato un album in iPhoto in cui le

immagini vengono raccolte e dal quale è possibile far partire la presentazione scegliendo liberamente uno dei Temi grafici e musicali a disposizione. Questa trasposizione della presentazione è molto ingegnosa e mette a disposizione dell’utente un ulteriore numero di opzioni di esportazione: sarà semplicissimo condividerle così con dispositivi iOS o tramite i servizi quali Facebook, Flickr e Mobile Me, semplicemente cliccando il pulsante desiderato nella barra di iPhoto.

In iPhoto, la presentazione inviata, crea un album da cui è facile far partire uno slideshow o un’esportazione

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IL LATO PRO DEL WEB
Le parole rimangono nel tempo, ma appaiono nelle conversazioni a volte per pochi secondi.
-Anonimo

OUTLOOK,

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Alternativa d’elite

Circa una decina di anni fa, per la precisione nel 1997, nasceva nei laboratori Microsoft il progetto Outlook: un client mail capace di renderizzare pagine e messaggi HTML con funzioni integrate di calendario e note. Di strada, il piccolo grande software nato a Redmond, ne ha fatta, crescendo e divenendo a tutti gli effetti l’applicazione guida nel panorama business per quanto concerne lo scambio di email e l’organizzazzione dei propri impegni (Solo pochi giorni fa è stato pubblicato il dato secondo cui Outlook, con un importante 37% sul totale, guida la classifica dei client mail più usati).

Eppure non c’è da dimenticare come per diverse versioni, il software sia stato sostituito (ovviamente stiamo parlando solamente dell’ambito Mac) da Entourage, un suo ottimo alterego che, malgrado tutte le funzionalità aggiunte nel tempo, iniziava a sbiadire in un panorama moderno. La MacBu (acronimo non ufficiale che indica la mac Business Unit, il reparto di Microsoft che si occupa del software per Mac) ha deciso di reintrodurre Outlook per Mac 2011 nella Suite Home & Business. Tale scelta è indotta dal desiderio di offrire agli utenti un prodotto moderno, elastico e che fosse in grado di rispondere correttamente a tutte le esigenze dell’utente moderno, in particolarmodo a quelle legate ai serivizi di Microsoft Exchange, nome sempre più importante anche nelle aziende medio piccole che trovano in questa suite sistemi di sincronizzazione e condivisione delle risorse moderni e profiqui.

Il nuovo Outlook per Mac 2011 a confronto con Entourage per Mac 2008

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La scelta di non concedere l’applicazione agli utenti della versione Home&Student è dovuta probabilmente al fatto che OS X Snow Leopard e Lion mostrano già un sistema client capace come Mail-iCalRubrica Indirizzi, in grado di soddisfare tutte le normali esigenze dell’utente che non chiede particolarità avanzate. Si è quindi deciso di puntare tutto sugli utenti business, sempre attenti alla sicurezza e pronti a spendere qualcosa in più per avere un software moderno e conforme agli standard internazionali. L’integrazione con il sistema operativo e tutti i suoi servizi è decisamente migliorata rispetto al vecchio Entourage e, cosa forse più importante per il lato business, la sincronizzazione con Exchange è veloce e sicura, con prestazioni finalmente pari alla versione Windows. Gli utenti della versione Home & Student possono comunque acquistare Outlook per Mac con un semplice click sul menù File>Aggiorna e da lì seguire le istruzioni. L’aggiornamento trasforma la copia di Office da Home & Student a Home & Business, sbloccando, oltre all’utilizzo di Outlook, anche tutte le funzioni legate al contratto di licenza, quali l’utilizzo del pacchetto in un ambito commerciale. Questa operazione è possibile solamente in formato elettronico.

La finestra che appare al primo avvio

Le due differenti versioni di Office: sono nella versione Home&Business è presente il software di posta elettronica

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Un Ribbon un po’ speciale

Come per la maggior parte dei software moderni, Outlook per Mac 2011 si presenta in un’unica finestra, comoda da utilizzare con Mission Control e, in un prossimo futuro, facilmente ampliabile a tutto schermo. L’applicazione è stata progettata e pensata partendo dall’angolo in basso a sinistra dove si trova l’indice delle varie aree, che sono Posta (tutte le email), Calendario, Contatti (per gestire i propri contatti, separatamente da Rubrica Indirizzi), Attività (una sorta di elenco impegni, slegato da date specifiche) e Note (per i più classici appunti presi in velocità). Ogni area è impostata per una lettura occidentale, cioè da sinistra a destra e dall’alto in basso; questo aiuta l’esperienza dell’utente poiché guida

l’occhio attraverso un percorso a lui già conosciuto, come nell’esempio dell’area Posta. Le diverse caselle email e le cartelle vengono sistemate sulla sinistra; più a destra, trovano posto tutte le mail ricevute presenti nella casella selezionata; ancora più a destra viene visualizzato il contenuto del messaggio selezionato. È importante sapere che in ogni momento è possibile modificare l’interfaccia tramite semplici comandi dalla Ribbon: il Calendario ad esempio può mostrare all’istante il giorno, la settimana o il mese. In alternativa/in aggiunta, il comando Riquadro Lettura, presente nel menù visualizza, permette di spostare l’elenco delle email ricevute direttamente sopra il contenuto di quella selezionata, in maniera verticale.

Le due visualizzazioni possibili di Riquadro Lettura

La finestra monoblocco, moderna e pulita, e la possibilità di scorporare una singola email

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Modifiche simili sono possibili anche con le aree Attività e Note, scoprendo che con un semplice clic potremo migliorare la nostra esperienza di lettura: provare per credere. L’onnipresente Ribbon si differenzia in ogni modulo indicato, mostrando sempre una serie di funzioni utili all’area specifica selezionata: è ad ogni modo lievemente differente dagli altri software poiché ridotta. Sempre divisa in schede, cerca di mostrare però meno comandi per dar spazio alla nuova Barra strumenti presente nella parte più alta della finestra. Essa si presenta come in tutte le applicazioni Apple, con un menù di personalizzazioni a cui si è sicuramente abituati, con la possibilità di trascinare e modificare gli elementi al volo, senza ulteriori pannelli presenti invece nelle altre applicazioni della suite Microsoft.

La Ribbon cambia a seconda del contesto e la barra strumenti si è finalmente adattata ad un ambiente Mac

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Me, me stesso medesimo

Aggiungere un account è semplicissimo se si seguono le indicazioni

Si può affermare con sicurezza che l’area Posta è la parte più importante di Outlook, nonché la prima della lista. Il programma infatti esiste in funzione di questa particolare area e non potrebbe essere altrimenti; ogni comunicazione, messaggio personale o di lavoro e contatto passano e si esprimono in questa zona. Outlook è quindi la segretaria virtuale di ogni persona, gestisce le email, i contatti e gli appuntamenti: al primo avvio infatti, come ogni brava assistente, chiede di impostare uno o più account email, operazione non strettamente necessaria per utilizzare il software nella parte dei Contatti, del Calendario e delle Note, ma fondamentale se vogliamo utilizzarla al meglio. L’impostazione degli account in maniera manuale, aiutati dagli automatismi offerti, non è comunque l’unica scelta disponibile; è possibile anche importare archivi preesistenti utilizzati da altri software come Apple Mail o Entourage oppure, novità storica, Outlook per Windows. Scegliendo di configurare un indirizzo si accede al pannello Account presente nelle Preferenze: da qui una semplice interfaccia si mostra per spiegare come agire e cosa cliccare per attivare i nostri indirizzi di posta elettronica. Nel caso di account di tipo Exchange è necessario essere a conoscenza dei dati dell’azienda che gestisce il servizio (ID e password), mentre se si utilizzano servizi comuni e diffusi quali Gmail, Yahoo Mail, Live.it e MobileMe (anche se questa funzione è destinata a cambiare con l’arrivo del nuovo iCloud), una volta inseriti indirizzo di posta elettronica e la password, l’applicazione riconoscerà e automaticamente fornirà server e parametri corretti senza ulteriori passaggi.

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Configurato in automatico l’account desiderato è sempre possibile effettuare alcune modifiche selezionandolo nel pannello a sinistra della finestra degli account e agendo su ciò che vediamo nella parte destra. In questo campo si può agire per personalizzare alcune regole, come quando e se i messaggi devono essere cancellati e per quanto soprattutto devono rimanere disponibili sul server; ma è possibile cambiare anche sincronizzare il mittente e il soggetto dei messaggi per risparmiare banda e scaricare solamente i messaggi desiderati. Queste impostazioni, assieme a tutti i dati, devono ad ogni modo essere inseriti manualmente nel caso non si usi un dominio ampiamente diffuso

e si possieda un dominio personale o aziendale. Bisogna conoscere l’indirizzo POP3 o IMAP per ricevere la posta e l’eventuale server SMTP per inviarla, ma non disperiamoci, poiché nella maggior parte dei casi questi dati vengono forniti dal proprio gestore in una pagina web facilmente raggiungibile e solitamente sottolineata al momento della stipula del contratto (in casi estremi anche una semplice telefonata al centro servizi dovrebbe portarvi i dati in tempi brevi). I due protocolli poco fa citati, IMAP e POP3, sono sempre stati usati per il download o la visualizzazione delle email, con forte vantaggio del registro POP3 per la sua chiara e semplice metodologia di funzionamento.

Oggigiorno invece si stà evidenziando sempre più il veloce e snello IMAP, poiché non intasa la banda, lasciando tutto il lavoro al server e permette agli utenti più esigenti di ottenere una perfetta sincronizzazione tra più dispositivi quali computer di casa, portatile dell’ufficio, smartphone e tablet. Avere più account sincronizzati comunque non è un problema ed è possibile tranquillamente avere ed utilizzare sia account POP che IMAP in contemporanea, senza che Outlook abbia la benchè minima difficoltà.

Una configurazione automatica è comoda per i servizi più diffusi; ma se utilizziamo un personale indirizzo mail dovremo possedere i dati d’accesso

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Il procedimento diventa più semplice nel momento in cui si decida di importare un database già esistente. Il comando Importa nel menù File mostra le scelte disponibili in un’unica finestra dalla quale è possibile importare i file di Outlook per Windows (.pst) o da versioni precedenti di Entourage, con i primi due pulsanti, oppure aggiungere al nostro database le informazioni attraverso il recupero da altre applicazioni, tra cui Eudora e Apple Mail. L’importazione è totalmente automatizzata e l’utente deve solo attendere la fine del processo per usufruire in totale libertà del suo precedente archivio di posta. I file sono copiati interamente nella cartella di default Dati utente Microsoft, creata all’interno della cartella Documenti dell’utente.

Durante l’operazione l’utente dovrà unicamente scegliere se importare solo i messaggi email o se trascrivere nel database anche gli account di posta. Piccolo excursus sulla novità di Outlook per Mac 2011 è la rinnovata cartella Dati utente Microsoft. Già nelle precedenti versioni di Entourage veniva creata un’unica cartella per contenere tutti i documenti di riferimento della propria posta. Tale cartella includeva però anche l’elenco delle firme, la rubrica, le regole, le note e i calendari. Questa cartella è utile, per non dire essenziale, nel caso in cui si voglia passare ad un altro Mac: basta infatti copiarla nella stessa posizione sul nuovo computer per avere lo stesso identico Outlook in una nuova postazione. Rimarranno invariate tutte le cose lasciate all’ultima chiusura e l’unico compito dell’utente

è quello di inserire le password degli account di posta elettronica una volta avviata l’applicazione. La novità prima menzionata consiste proprio nella rivisitazione di questa cartella, non più contenente un unico grosso database ma un archivio ben organizzato, diviso in cartelle, sottocartelle e singoli file. Lasciando inalterata l’esperienza utente, il cambiamento porta una serie di ottimi benefici che possono essenzialmente riassumersi in database più sicuro e backup più veloci. Database sicuro, giacché nel caso di corruzione di qualche file non è necessario gettare via tutto, ma è sufficiente al massimo abbandonare qualche giorno di mail; di contro il backup risulterà molto più veloce, poichè verranno di volta in volta copiati solamente i file modificati, lasciando inalterati gli altri.

Seguendo le chiare indicazioni sarà semplicissimo importare i nostri vecchi account

La rinnovata cartella Dati utente Microsoft: una piccola grande novità

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Tutti i messaggi che si ricevono sono visualizzati nella cartella In Arrivo, che con questa versione diviene una casella unificata, riporta cioè tutti i messaggi arrivati ad ogni account impostato. L’ordine può apparire forse confuso, ma ben presto diviene chiaro: i messaggi vengono archiviati e ordinati per data e per Conversazione. È possibile infatti vedere un intero scambio di email come unico messaggio, e tramite la linguetta nera alla sua sinistra si può espandere la vista e leggere l’intero scambio di battute. Con questo ordinamento, presente anche

in Mail di Lion e nei dispositivi iOS, la lettura appare semplificata ed è più naturale in ogni momento seguire il filo logico, anche se la risposta arriva dopo settimane o addirittura mesi. Letti i messaggi, questi vanno inevitabilemente archiviati in cartelle e sottocartelle, per cercare di tenere un ordine in un archivio digitale che altrimenti diventerebbe inusabile e lento da consultare; è facile creare una nuova cartella direttamente dalla Ribbon tramite il pulsante Nuovo. Si possono spostare i messaggi singolarmente oppure

a gruppi cliccando su più di essi con il pulsante Maiusc o Command proprio come si fa nel Finder con i file. Per una classificazione ordinata, è offerta in alternativa la possibilità di dare una colorazione ai vari messaggi, che Outlook chiama Categorie, in modo tale da riconoscere a prima vista alcuni di essi. Dal primo avvio sono presenti, di default e in discreta quantità, diverse etichette, ma attraverso il pulsante Categorizza della Ribbon sarà semplicissimo aggiungerne o rimuoverne in qualunque momento.

Le conversazioni sono raggruppate ovviamente per mittente, ma anche per oggetto.

Il pulsante Categorizza aiuta molto nel caso si abbiano molte mail da consultare velocemente

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29 Settembre

Outlook, con il suo bagaglio di esperienza, ci viene incontro, sviluppando un interessante parte per il promemoria di appuntamenti o calendari. Calendario, sezione sotto Posta, ci permette di gestire ogni nostro appuntamento e tutti i nostri impegni senza correre il rischio di sovrapporre eventi importanti o accollarsi In ogni giorno della propria vita, ognuno progetti nei mesi sbagliati. di noi ha una moltitudine di impegni, Al primo avvio, selezionando Calendario di riunioni, di faccende da sbrigare e di persone da chiamare. E oltre al lavoro c’è in basso a sinistra, esso appare vuoto, con un solo calendario demo disponibile la vita privata, che, tra ragazza, famiglia nella colonna di sinistra. In ogni e amici, sembra alle volte più complessa momento è possibile aggiungerne del proprio calendario lavorativo. altri, semplicemente cliccando sul Ricordarsi tutto, ma proprio tutto, è davvero impossibile, per questo scriviamo comando Nuovo calendario, nella scheda Organizza, all’interno della sulle agende, sui calendari, sui post it o Ribbon, decidendo colore e titolo. su qualsiasi oggetto a disposizione… il La visualizzazione è di facile lettura problema però è poi sempre lo stesso: poiché mostrata in un’interfaccia che “ricordarsi” di questi oggetti sparsi può essere giornaliera, settimanale o in giro.

mensile e disponibile ad essere gestita in diversi calendari, magari personali e lavorativi, tramite semplici colori pastello liberamente personalizzabili. Molto simile ad iCal infatti, questa area di Outlook permette di modificare i propri impegni semplicemente facendo doppio click sul giorno ed impostando i dettagli richiesti dal software, quali la data e l’ora di inizio e fine, la posizione e il nome dell’evento, con eventuali note corredate; una volta conclusa l’azione, cliccando sul pulsante Salva, l’appuntamento è visualizzato nel calendario e può essere liberamente spostato tra i giorni con il cursore, venire allungato o ridotto agendo sugli estremi oppure semplicemente duplicato operando come nel Finder con il pulsante Opzione premuto durante il trascinamento.

La finestra del Calendario ricorda molto quella di iCal, ordinata e funzionale

Aggiungere un appuntamento è semplice: doppio clic sul giorno oppure trascinando il clic sull’orario

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Avere un impegno ricorrente, come le partite di calcetto settimanali o un sito da controllare mensilmente, o un semplice compito da svolgere senza particolari scadenze, ricade sotto la terza area: Attività. In questa particolare sezione di Outlook, è possibile avere rapidamente di fronte tutta la serie di attività, per l’appunto, da affrontare senza tempistiche precise, quindi che non vanno a collocarsi nel calendario ma sono ben più importanti di semplici note. Le azioni possono essere di due tipologie: una con un’eventuale data di scadenza o una ricorrenza, e l’altra legata ad un indirizzo email, come ad esempio il rispondere con urgenza al messaggio del capo. Queste ultime sono forse le più semplici da attivare in quanto basta semplicemente cliccare sulla bandierina rossa denominata Completa nella Ribbon o destra dell’oggetto, nell’elenco dei

messaggi, mentre si legge l’email stessa. Ciò fa sì che il messaggio si evidenzi in maniera singolare e ci permetta di notarlo subito senza particolari problemi mentre si leggono gli altri messaggi. Entrambe le tipologie di Attività possiedono due stati: uno In completamento e uno Completato. Il nome li descrive semplicemente, ed è possibile cambiare lo stato cliccando sul quadrato posto a sinistra dell’Attività o nella linguetta a destra dell’oggetto nei messaggi di Posta come detto poco fa. Altra funzione davvero utile sono i Promemoria che ci permettono di non scordare eventuali appuntamenti o scadenze: come piccoli aiutanti, agiscono in modo autonomo, anche se Outlook non è attivo, avvisando l’utente con un’elegante finestra pop up e un suono, se impostato. La finestra che compare possiede due pulsanti, come le più classiche sveglie, uno per il rinvio di

qualche minuto e uno per lo spegnimento definitivo. Come si può notare, la funzione di calendario di Outlook ricorda molto da vicino l’applicazione di Apple, ma aggiunge, oltre ad una miriade di dettagli minori, il collegamento diretto alle mail e le attività da svolgere. Molto utile inoltre è la piccola applicazione MyDay, che arriva direttamente da Entourage: questo piccolo coltellino svizzero per il manager indaffarato era la grande novità del client mail del 2008, ed ora, in una veste praticamente invariata, è tornato per aiutarci. Il software colloquia direttamente con il database degli appuntamenti mostrando tutte le info necessarie in una finestra separata. La sua utilità però è di saper gestire in solitaria gli appuntamenti, offrendo, nel caso di importanti modifiche, la possibilità all’utente di aprire Outlook in primo piano.

Le Attività solitamente sono tutte quelle commissioni da fare senza tempi precisi

Il promemoria: l’applicazione salva matrimoni

MyDay torna direttamente da Entourage come uno tra gli strumenti più utili

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Tutti per uno

Da qualche mese, precisamente dall’uscita del Service Pack 1 di Office per Mac 2011, finalmente è più semplice anche la sincronizzazione con i dispositivi, soprattutto quelli Apple. Malgrado le uniche applicazioni che riescano veramente a sincronizzarsi con i dispositivi, attraverso iTunes, siano Mail per i messaggi email e le note, iCal per i calendari e Rubrica Indirizzi per i contatti, ora anche i software Microsoft tramite qualche intelligente espediente riescono a portare i propri dati sui device mobili.

La comodità di avere sempre i propri dati con sé è innegabile, come irrinunciabile è oggigiorno per alcune persone avere il proprio account di posta sincronizzato precisamente con il server Exchange: il mondo moderno si muove sempre più in fretta e, soprattutto in ambito professionale, avere tutto nel taschino della giacca può regalarci importanti vantaggi. Microsoft per questo motivo ha integrato i Servizi di Sincronizzazione in Outlook, una sorta di coltellino svizzero per portare i propri dati sulle applicazioni principali Apple. Una volta aperto il pannello dal menù Strumenti e selezionati i servizi da sincronizzare tra software, non dovremo più far nulla, poiché lo scambio avviene in tempo reale. Di tanto in tanto, in caso di importanti cambiamenti al database è chiesta un’opinione su come agire, ma sarà un evento così raro, che probabilmente dopo il primo avvio, il servizio lavorerà instancabilmente senza che possiate più ricordarvi della sua esistenza. La realizzazione è pregevole proprio per questa sua invisibilità e semplicità, che aiuterà l’utente senza mai stressarlo nella richiesta di sincronizzazione.

Con del primo Service Pack, anche i Calendari, le note e le Attività vengono sincronizzate con i software Apple

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OFFICE,
OVUNQUE
Le parole rimangono nel tempo, ma appaiono nelle conversazioni a volte per pochi secondi.
-Anonimo

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OFFICE OVUNQUE, PAGINA 79

La parte bella del Cloud

La pagina di login del sito live.it per accedere al proprio SkyDrive

Word Web App con un documento Word aperto e pronto per essere modificato attraverso il proprio browser

La parola cloud è, in questo periodo, sulla bocca di tutti, vuoi per l’avvio di iCloud di Apple, vuoi per il sempre più incessante bisogno di avere i propri dati dovunque e in ogni istante. Microsoft non è nuova a queste soluzioni e già da qualche anno offre sistemi di archiviazione file in remoto, lontani dalle proprie workstation, semplici da configurare. E se oggi Dropbox è una fra le migliori startup al mondo che lavorano sulla portabilità di file attraverso il web, già nel 2007 a Redmont si lavorava con questo sistema: oggi quello che veniva chiamato Windows Live Folders è chiamato SkyDrive e il portale attraverso il quale si integra è il celebre www.live.it. Questo portale altro non è che una pagina di login per accedere al proprio spazio virtuale, una specie di portone d’ingresso per il personale ripostiglio virtuale. IGUIDA OFFICE:mac, ©macitynet.it

La registrazione al sito è gratuita e molto semplice e non necessaria nel caso in cui possediamo già una casella mail intestata @hotmail.com/it o @live.com/it. Una volta eseguito il login, la schermata sintetizza tuttò ciò che è avvenuto dal nostro ultimo accesso: nella parte centrale avremo i messaggi di stato dei social network collegati e le mail ricevute, nella parte in alto l’accesso alle categorie di servizi collegati all’account Live ID e nella parta a destra la possibilità di accedere alla chat Messenger e le ultime notizie. In questo momento però ci soffermeremo sui documenti, per la parte che interessa SkyDrive, in alto, affianco a Messenger. Da qui potremo usare, senza installare nulla, le versioni online di Word, Excel e PowerPoint in modo gratuito e semplice.

Certo, non avremo a disposizione tutte le funzionalità del software offline, ma il semplice login-lavoro-logout da qualsiasi computer del mondo (compresi dispositivi mobili) sarà apprezzato da moltissimi utenti.

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I documenti sulla pagina SkyDrive; i collegamenti alle WebApp sono nella parte alta della schermata, affiancate dal pulsante per il caricamento remoto di file

In questa pagina trovano posto ben evidenziati gli ultimi documenti creati o inviati allo spazio a disposizione gratuito, chiamato come il servizio, SkyDrive, dall’impressionante dimensione di 25GB (tra i più alti disponibili gratuitamente). Com’è possibile notare potremo facilmente interagire con i nostri file o le nostre cartelle, muovendo, eliminando o rinominando qualsiasi documento con estrema facilità e per farlo non avremo bisogno di altro se non il browser sul quale stiamo navigando (Safari, Opera e Firefox non hanno nessun tipo di problemi, Internet Explorer deve essere solamente aggiornato a versioni recenti). Le cartelle hanno vari livelli di condivisione, permettendo così di creare in pochi passaggi sia gallerie di file destinati a chiunque, amici o conoscenti, oppure cartelle condivise con una sola persona, utile soprattutto per i lavori aziendali a distanza. Possono essere caricati sul server diversi tipi di file

come le immagini (JPEG, TIFF o PNG) e ovviamente tutti i tipi di documenti Office, anche nel nuovo formato Open XML. Le immagini potranno essere liberamente mosse all’interno delle cartelle e modificate nella condivisione, mentre i file ufficiali di Office avranno un trattamento regale, con la possibilità di essere aperti, modificati, salvati e condivisi nuovamente tutto tramite la stessa finestra nel browser (esiste anche la possibilità con pochi clic di spedirli via mail dall’account utilizzato). Per chiarezza i documenti salvati sullo SkyDrive, aperti dalle WebApps oppure dalle versioni locali di Office per Mac o per Windows sono salvati sempre sullo spazio remoto, evitando così il download continuo. Conoscendo questo comportamento è facile comprenderne i motivi e scegliere di scaricare il file e lavorarci, per poi ricaricarlo online una volta terminato il lavoro, per avere ad esempio una copia di backup online.

I documenti possono essere aperti in modalità di lettura da più utenti anche contemporaneamente, ma, la prerogativa della modifica remota, spetta solamente al primo utente che vi si connette; solo Excel Web App, per propria natura, può gestire la multiutenza sia in lettura che in scrittura.

La Web App di Power Point

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Un po’ qui un po’ lì
Una volta che i file sono stati caricati online, tramite l’apposito pulsante sul sito live.it oppure tramite il menù File>Condividi>Salva in SkyDrive, è possibile osservarli direttamente nel browser, divisi per cartelle. La vista che si ha dal browser simula molto dettagliatamente la visione classica in elenco nel proprio Finder, con i dati di modifica, la dimensione e i permessi che hanno tutti i file.

Non si può però agire come in locale tramite trascinamenti o doppi clic, ma si utilizza il menù appositamente creato nella parte destra della finestra del browser. Per selezionare un file, oppure una cartella, basta semplicemente cliccare sulla sua riga, facendola diventare azzurra; compare così subito il menù delle operazione dal quale è possibile agire in diverse maniere sul file. Oltre ad una descrizione del documento, utile soprattutto nel caso si abbiano nella stessa cartella molti materiali simili, è possibile visualizzare o modificare il file direttamente nel browser, vedendo al suo interno anche la cronologia delle versioni, oppure decidere di aprirlo direttamente sul software proprietario installato sul nostro computer. Una volta cliccato su Apri in… ci viene domandato con una finestra popup se siamo sicuri di voler aprire il file, dopodichè, in automatico, viene lanciato il programma in locale e ci

vengono richiesti i dati di accesso Live ID per poter visualizzare il file nel software. Questi dati di accesso vengono chiesti una sola volta a sessione e quindi non è necessario inserirli ogni singola volta nel caso di lavori importanti, ma vengono richiesti solo in caso di prolungate assenze dal server di SkyDrive. Il file che viene aperto è completo in ogni sua parte e totalmente modificabile dall’utente come si utilizzasse offline. Modificato e completo, il file viene salvato direttamente sul server online, oppure se selezionato Salva con nome è possibile esportarlo sul proprio computer senza ulteriori login futuri. Questa procedura è universale per le applicazioni Office per Mac e davvero utile nel caso ci si muova molto tra postazioni e si debbano compilare una serie di documenti da ognuno di essi, in maniera più completa di quanto la versione online del programma possa garantire.

Nota: l’unica attenzione da fare nella finestra del browser è di non cliccare sul nome del file, se lo si vuole solamente selezionare, poiché premendo direttamente sul titolo sottolineato avremo come unico risultato l’apertura diretta del file.
La finestra di login che si presenta nel software locale all’apertura dei file SkyDrive SkyDrive, i file con le informazioni e nella parte destra il menù per l’utilizzo dei file

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Excel è di tutti!

Si diceva in precedenza di come Excel sia l’unica applicazione, o meglio Web App, che permetta il lavoro di più utenti contamporaneamente. Il motivo più probabile per il quale Word o PowerPoint non integrano questa funzione è con ogni probabilità la natura a “comparti” di Excel: ogni gabbia ha un determinato processo e lavora per conto proprio o al limite in un determinato range di caselle. Word, così come PowerPoint lavorano invece su zone molto più grandi e con molti più dati inseriti, come intere pagine per il primo e slide per il secondo. La mole di dati che sarebbe dovuta passare attraverso il server e poi nei differenti account connessi per modificare ogni pagina aperta avrebbe con ogni probabilità intasato il servizio in breve tempo e gli utenti se ne sarebbero presto lamentati. La funzionalità così è stata attivata per il solo Excel che infatti funziona in maniera davvero perfetta.

L’idea che risiede alla base del processo è la possibilità di modificare lo stesso file in maniera continua attrverso diversi account connessi nello stesso tempo. In parole povere, e per fare un chiaro esempio, è possibile modificare un qualsiasi file presente nello Skydrive, come un resoconto annuo delle vendite o un file di dati GPS da un satellite, modificandolo a 4, o più, mani mentre si è al telefono o in una videoconferenza. L’unica richiesta è il possesso di un account live.it, come specificato nei paragrafi precedenti. Fatto il login alla sezione SkyDrive, per modificare l’accesso ai file bisogna cambiare prima i permessi di condivisione della cartella alla quale appartengono. Selezionata vedremo il link nella parte destra della schermata Modifica Autorizzazioni, ed una volta al suo interno una semplice interfaccia ci aiuterà a scegliere i contatti con cui condividere la cartella.

È possibile modificare i permessi in ogni istante tramite una intuitiva interfaccia

La linguetta in basso ci mostra che stanno modificando il documento attuale due utenti

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Aperto successivamente il file interessato in modalità di lettura, avremo nella barra i due pulsanti che interessano: Modifica nel browser e Condividi. Partendo dal secondo è possibile, appunto, condividere il file attraverso alcuni servizi come blog o siti personali oppure con i contatti selezionati precedentemente. Il primo pulsante invece da il via al processo di modifica; nella parte in basso a destra della finestra noteremo il numero di utenti connessi in quel preciso istante e sarà possibile, cliccando sulla linguetta nera, vedere persino i loro nomi. Ad ogni cambiamento del file, il server provvederà a modificare tutti i file degli account connessi in quel momento, istantaneamente, garantendo un lavoro condiviso sicuro.

Ogni minimo cambiamento viene riportato istantaneamente su tutte le finestre browser aperte negli account connessi

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Il lato iOS

Un documento visto tramite www.live.it su iPad; è possibile leggere i file nelle WebApp, ma non modificarli

È impossibile parlare di software per Mac ai giorni nostri senza menzionare la compatibilità con iOS. La piattaforma mobile Apple è forse la più diffusa, grazie ad iPod touch e iPhone prima e iPad poi. Analizzando qualsiasi dato statistico si può facilmente notare come i dispositivi che montano iOS siano davvero moltissimi nel mondo, ed in continua crescita. Per questo semplice motivo è importante conoscere quali file sono visualizzati e come è possibile editarli o crearli direttamente dai dispositivi mobili.

Il primo passo da affrontare è capire se davvero abbiamo bisogno di un applicazione apposita; il visore documenti integrato in Mail e in Safari è davvero ottimo e riesce a creare anteprime renderizzate di tutti i file Office, garantendo una qualità più che accettabile in lettura. E’ possibile inoltre utilizzare Safari per visualizzare i documenti nel proprio SkyDrive, attraverso le Web Apps, ma anche in questo caso è garantita la sola lettura del file.

Il visore documenti integrato in Mail è capace di visualizzare tutti i file Office senza problemi

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Il problema quindi si pone nel momento in cui è richiesta una modifica dei file o addirittura la creazione: in questo caso un’applicazione apposita è obbligatoria. La migliore, impossibile da non citare, è Documents to Go, sviluppata in diversi anni proprio per l’utenza professionale, l’unica che necessita di una mobilità assoluta e non può permettersi di rinunciare alla qualità dei software Office. Sia chiaro che l’applicazione non è di Microsoft ma di uno studio esterno, eppure la compatibilità e la qualità sono davvero di prim’ordine. Al prezzo di 7,99€ per la
L’applicazione Documents To Go è ottima per la piena compatibilità dei file in lettura e modifica. Qui sotto rispettivamente nelle versioni per iPhone e iPad

versione standard [click qui per acquistarla] e di 13,99€ per la versione Premium [click qui per acquistarla] con possibilità di modifiche più estese), è una fra le applicazioni più scaricate e con un rating di voti più alto. Risulta quindi la scelta perfetta nel caso in cui si voglia massima compatibilità e velocità nell’esecuzione. I file gestiti sono praticamente tutti quelli della suite ufficiale, dai documenti che supportano OpenXML (.docx, .pptx, .xlsx) ai classici documenti propietari Office. E’ possibile caricare i propri files sia tramite

iTunes, connettendo il proprio dispositivo, sia attraverso WiFi. E’ avere tutto il nostro lavoro nei dispositivi iOS e poterci operare tranquillamente fra una partita di tennis e un cocktail al bar. Una volta terminata l’attività è possibile sia salvarlo, per una modifica successiva, sia inviarlo direttamente via posta elettronica aggiungendo testo ed oggetto all’email. Il programma inoltre supporta i principali servizi di sincronizzazione come DropBox, iDisk, Google Docs, Box. net e SugarSync direttamente all’interno dell’applicazione.

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Pages, Keynote e Numbers di Apple nelle nuove versioni offrono una totale compatibilità con i file Word, PowerPoint ed Excel Qui sotto rispettivamente nelle versioni per iPhone e iPad

L’alternativa la offre Apple stessa con Pages [click qui per acquistarlo], Keynote [click qui per acquistarlo] e Numbers [click qui per acquistarlo] per iOS. Ognuna delle tre applicazioni ha un costo di 7,99€ e permette di aprire ed esportare i formati propietari di Microsoft .doc, .ppt e .xls, e relative versione OPEN XML. I software sono ovviamente degni del nome della software house che rappresentano, con l’unica neo che potrebbe essere il costo. Per avere infatti una gestione di tutti i file bisogna

comprare l’intero ex-pacchetto iWork, moltiplicando quindi i quasi 8 euro per tre. Si avranno naturalmente tre app con tutti i pregi e difetti della situazione; se da un lato potremo beneficiare di tre software di tutto rispetto, con grafica e feature adattate perfettamente all’ambito di lavoro, dall’altra il rischio di dover continuamente cambiare schermata è alto. Per concludere, nelle versioni attuali, i software Apple, permettono l’esportazione, oltre che verso i classici formati PDF, Pages e Office, verso la piattaforma iWork.com, sito certamente

dalle alte attese, ma che risulta da tempo in versione beta e permette la sola visualizzazione dei file. Tutte e tre le app sono Universal, utilizzabili quandi sia su iPad che su iPhone, con la (molto probabile) futura implementazione di tutti i servizi di cloud storage che si basano su iCloud.

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AUTORI
Michele Discardi 24 anni Studente e consulente
Nato e cresciuto nella provincia di Venezia, al momento vive a Milano. Studente autodidatta della suite Adobe, da poco laureato in Architettura, sta ora affrontando il corso di Interior Design presso il Politecnico di Milano. Collabora attivamente con 1802 e scrive per la rivista Applicando.

Matteo Discardi 39 anni Scrittore e insegnante
Grafico, illustratore, sviluppatore e professionista della comunicazione digitale, nonchè parte attiva di 1802, brand di spicco nel panorama informatico italiano. Da diversi anni segue con passione e professionalità il mondo Mac e Apple, collaborando con svariate riviste di settore, oltre ad aver pubblicato con Mondadori Informatica numerosi manuali su Photoshop, Illustrator, OS X e iPad.

Macitynet, per data di fondazione, quantità di pagine servite e utenti unici, è il primo ed il principale sito italiano dedicato al mondo Apple. Fondato nel 1996 con il nome di Macity, fin dalle origini ha avuto come obbiettivo fare informazione quotidiana, con forma e modulo giornalistici sui prodotti, (software, hardware e servizi), lifestyle e curiosità sull’azienda di Cupertino e sul mondo Hi-Tech. Attualmente Macitynet propone nella sua edizione quotidiana, festivi compresi, aggiornata più volte nel corso delle 24 ore, circa 150 tra notizie e recensioni ogni settimana grazie all’opera di un gruppo stabile di col-

laboratori esclusivi, tutti altamente specializzati e con un trascorso professionale specifico. Il nostro archivio di notizie indicizzate conta su oltre 55 mila articoli, cui si aggiungono migliaia di pagine HTML con foto, recensioni, prove su strada, reportage da eventi: un patrimonio che fornisce uno spaccato dell’evoluzione del mondo Apple e della tecnologia in genere unico su Internet nel nostro paese e anche su scala internazionale. Il nostro forum ha una community di oltre 44mila iscritti e nel corso della sua storia ha raccolto più di un milione di messaggi; al nostro feed Twitter sono

abbonati oltre 38.000 utenti e la nostra newsletter settimanale supera i 35mila iscritti. Con oltre 1.200.000 visitatori unici assoluti al mese Macitynet è il punto di riferimento per chi vuole seriamente conoscere i prodotti di Apple e tutto il mondo che ruota attorno.

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