Caja y Bancos versin SQL

NDICE A. INTRODUCCIN A.1. A.2. A.3. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4 Finalidad Botones utilizados en el sistema Ingreso al sistema Plan de Cuentas Nacionales Centro de Costos y Transferencias Tabla de Anexos Tabla de Moneda 1.4.1. Tipo de Moneda 1.4.2. Conversin de Moneda 1.4.3. Tabla tipos de Cambio 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.8. 1.9. Tabla de Subdiarios Tabla tipo Documentos Mantenimiento de retenciones Conceptos de gastos Conceptos Generales Clase de Cuenta 5 5 6 7 7 8 9 11 11 12 13 13 14 16 16 17 18 18 19 19 19 20 22 24 25 26 30 31 32 34 34 39

1. TABLAS GENRICAS

1.10. Mantenimiento de Percepciones 2. MANEJO DE CAJA 2.1. Tablas de Caja 2.1.1. Tabla de Caja 2.1.2. Tabla de Operaciones 2.1.3. Tabla de Conceptos 2.2. Operaciones de Caja 2.2.1 Apertura diaria de Caja 2.2.2 Registro de Movimientos 2.2.3 Arqueo de Caja 2.2.4. Cierre diario de Caja 2.2.5. Transferencia entre cajas 2.3. Manejo de Caja Chica 2.3.1. 2.3.2. Registrar Movimientos Reportes de Caja Chica

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2.3.3. 2.3.4. 2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.4.5. 3.1.

Imprimir Comprobante en Caja Cierre y apertura de caja chica Movimientos Completos de Caja Movimientos de Caja Resumen Movimientos de Caja Detalle Saldos Consolidados de Caja Comprobantes Contables

39 40 40 41 42 43 44 45 46 47 47 48 50 51 53 54 55 57 58 58 61 61 61 63 63 64 65 66 67 68 69 70 72 72

Reportes de Caja

3. MANEJO DE BANCOS Tabla de Bancos 3.1.1. Mantenimiento de Bancos 3.1.2. Tabla de Bancos 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. 3.1.7. 3.1.8. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.3. 3.4. 3.3.1. 3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4. 3.4.5. 3.4.6. 3.4.7. 3.4.8. Tabla de Operaciones Tabla de Conceptos Tabla de Tipo de Cuenta ltimo nmero de Documento Tabla de Tarjetas de Crdito Estado de Operaciones Registro de Operaciones Transferencia entre bancos Cambia Estado de Operacin Entregas a Rendir Movimientos de Bancos Reporte Mensual de Movimientos Movimientos de Bancos (Consolidado/Detallado) Movimientos Bancos x Tipo de Operacin Saldos Consolidados de Bancos Comprobantes Contables en Bancos Impresin de Cheque, Voucher Impresin de retencin Impresin de retencin detallado

Movimientos

Consultas Reportes

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3.4.9 Reporte diario de Movimientos 3.4.10. Reporte de cheques 3.4.11. Reporte de cheques por proveedor 3.4.12. Reporte por registro de retenciones 4. PROCESOS Y CONSULTAS 4.1. Generacin de asientos 4.1.1. Caja 4.1.2. Bancos 4.1.3. Percepciones 4.2. Transferencia de asientos 4.2.1. Caja 4.2.2. Caja chica 4.3. Proceso de saldos 4.3.1. Caja 4.4. 4.3.2. Bancos Consulta de saldos 4.4.1. Consulta de saldos de bancos 4.4.2. Consulta de saldos de caja 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. Consulta de documentos cancelados Proceso de transferencia Transferencia de retenciones Transferencia de percepciones 73 74 74 75 75 75 75 76 76 77 77 77 78 78 79 79 79 80 81 81 82 82 82 82 82 84 84 85 85 86 87 88 89 89

5. CONCILIACIN BANCARIA 5.1. Mantenimiento 5.1.1. No registrado en libros 5.1.2. Movimientos pendientes conciliacin 5.1.3. Saldos 5.2. Consulta 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.3. 5.3.1. Consultas de Extracto Consultas de Movimiento Consultas de Saldos Consultas de Conciliacin Incorporar Movimientos

Procesos

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5.3.2. Proceso de Conciliacin 5.3.2.1. Conciliacin 5.3.2.2. Anular Conciliacin 5.3.3. 5.3.4. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 6. UTILIDADES 6.1. Crear 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. Administrador Empresa Usuario Cierre Mensual Anular cierre del Mes Reporte de Extracto Reporte de Movimientos Reporte de Saldos Reporte de Conciliacin 90 90 91 92 93 94 94 97 97 97 97 98 98 99 103 104 104 104 104 105 107 107 107 107 108 108

Reportes

6.2. Cambiar de Empresa Activa 6.3. Cambiar de Fecha de Trabajo 6.4. Operaciones Especiales 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. Bloquear o Desbloquear Caja o Bancos Modificar Saldos Iniciales Reaperturar Caja de un da

6.5. Calculadora Formato de retenciones Telecrdito Importar retenciones Cambiar fondo de pantalla

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Caja y Bancos versin SQL FINALIDAD El manual de Caja y Bancos, tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del software StarSoft CAJA Y BANCOS versin SQL, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este mdulo.

A2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA Los botones de ejecucin usados en el sistema son los siguientes: Botn para ingresar un nuevo registro

Botn para modificar algn registro creado

Botn para eliminar algn registro

Botn para salir del sistema

Botn para la conformidad de la operacin.

Botn para grabar los datos ingresados.

Botn para imprimir, visualizar un reporte. Pag 5

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Botn para consultar un registro

Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de funcin, las cuales siempre se indican en la ltima lnea de la pantalla.
Nota.- La tecla [F1] sirve para consultar la tabla de ayuda sobre la informacin a ingresar.

A3. INGRESO AL SISTEMA A.3.1. Ingreso del administrador del sistema Al abrirse el Software StarSoft CAJA Y BANCOS, en la ventana que se abre en la pantalla, el Administrador o Usuario del Programa, seleccionar la empresa en la cual desea trabajar, elegir que tipo de acceso que tendr (si ingresa como administrador o como usuario), y digitar su cdigo y contrasea, luego har un click en el Botn de Aceptar.

Nota.- Por defecto el cdigo de Administrador es: Enter y el Password: Soft.

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1. TABLAS GENRICAS
Esta opcin del Men Principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el Proceso de Caja y Bancos, se cuenta con los siguientes Sub. Mens: 1.1. Plan de Cuentas Nacional El Plan de Cuentas es la tabla ms importante del sistema, por lo que es necesario asegurarse que este correctamente definido; la estructura del Plan de Cuentas de define al momento de crear la empresa (en el Sistema de Contabilidad).

Para ingresar una nueva cuenta tendr que hacer Click en el botn Nuevo e ingresar los siguientes datos: Cdigo de la Cuenta: Ingresa el cdigo de la cuenta contable, segn la estructura definida del Plan de Cuentas. Descripcin Nivel de Cuenta Tipo de Anexo : Ingresar el nombre de la cuenta contable : Aparecer automticamente despus registrado el cdigo de cuenta. de haber

: Permite subdividir una cuenta para mayor anlisis empleando cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexos : Se ingresa el Tipo de Cuenta (Inventarios, resultados por funcin, resultados por naturaleza, funcin y naturaleza, intermedios) Solo se ingresar para cuentas de primer nivel, el sistema automticamente asignara el mismo tipo a las cuentas de nivel inferior.

Clase de Cuenta

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1.2 CENTRO DE COSTOS Y TRANSFERENCIAS En este submen se definen los diferentes centros de costos, reas administrativas, secciones o departamentos en las que esta definida una empresa.

Para crear un nuevo centro de costos hacemos click en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos:

Cdigo Descripcin

: Registra el cdigo del centro de costo. : Registra el nombre del centro de costo.

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1.3. TABLA DE ANEXOS Los anexos son cdigos complementarios que permiten un mejor anlisis y control. Se pueden definir hasta 99 Tipos de Anexos, y dentro de cada anexo crear innumerables cdigos de anlisis.

Para crear un Tipo de Anexo hacemos clic en el botn Nuevo y registramos los siguientes datos: Cdigo Descripcin : Registra el cdigo de Anexo. : Registra el nombre del Anexo.

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Para ingresar la relacin de anexos (como la relacin de proveedores) se da doble click en el anexo que se desee y se abrir una nueva ventana.

En esta ventana se puede crear, editar o eliminar los anexos que se desee.

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1.4 TABLA DE MONEDAS En este sub-men muestra los tipos de moneda con los que trabaja el sistema y los tipos de cambio de moneda extranjera. Se Cuenta con los siguientes Sub. Mens: 1.4.1 Tipo de Moneda Muestra los dos tipos de moneda con los que trabaja el sistema: Moneda extranjera y Moneda Nacional.

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Caja y Bancos versin SQL 1.4.2.Conversin de Moneda Indica los tipos de conversin de moneda: T/C COMPRA T/C VENTA T/C ESPECIAL : Tipo de cambio de compra. : Tipo de cambio de venta. : Tipo de cambio especial, este tipo de cambio se utiliza en el caso que se desee que la operacin que se registre tenga un tipo de cambio distinto al de la tabla, por lo que al elegir esta opcin se podr digitar el tipo de cambio.

T/C OTRA FECHA : Tipo de cambio de otras fechas, este tipo de cambio permite elegir el tipo de cambio de otra fecha distinta a la del documento que se registra.

1.4.3. Tablas de tipo de Cambio En esta tabla se ingresa el tipo de cambio diario de la Moneda Extranjera. Esta tabla es de carcter obligatorio debe estar actualizada debido a que el sistema lo utiliza en cada registro de operaciones:

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Para ingresar los tipos de cambio diarios slo digitaremos T/C Compra y T/C VTA en la fecha respectiva. T/C Compra T/C Venta : Registra el tipo de cambio de compra. : Registra el tipo de cambio de venta.

Nota.- En el caso de que se desee cambiar el tipo de cambio de una fecha, se hace el cambio que se desee directamente.

1.5 TABLA DE SUBDIARIOS Es una clasificacin, de un tipo de libro de auxiliar, donde se clasifica los movimientos contables para un mejor ordenamiento de la informacin.

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Para crear nuevos subdiarios damos clic en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos: Cdigo de Subdiario : Se ingresa el cdigo del subdiario. Descripcin Nombre breve Subdiario apert.?. : Se ingresa el nombre del subdiario. : Registra las iniciales de la descripcin ingresada. : SI: en caso de crearse el subdiario de apertura NO: Caso Contrario

1.6. TABLA TIPO DE DOCUMENTOS Esta tabla muestra los tipos de documentos a utilizar en las operaciones mas frecuentes.

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Para crear algn documento hacemos clic en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos: Cdigo Descripcin Cdigo SUNAT Resta comp./Vent. Req. Doc. Ref.? Archivo para COA : Se ingresa el cdigo del documento. : Se ingresa el nombre del documento, permite hasta 25 caracteres alfanumricos. : Se ingresa el cdigo asignado por la SUNAT, para el tipo de documento registrado. : SI: para los documentos que restan compras o ventas NO: Caso Contrario. : SI: en caso de que el documento requiera de un documento de referencia, NO: en caso de no requerirlo. : Registra el cdigo necesario para la interfase con el COA

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1.7. MANTENIMIENTO DE RETENCIONES Desde esta opcin se le puede dar mantenimiento a los comprobvantes por retencin que se hayan hecho en el mdulo. Desde aqu se puede imprimir, abnular o editar un comprobante ya registrado

1.8. CONCEPTOS DE GASTOS En esta opcin digitaremos los posibles conceptos de gatos que pudiesen ocurrir, los datos a llenar son los siguientes

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1.9. CONCEPTOS GENERALES En esta tabla se definen variables necesarias para los procesos

Para crear algn concepto general, se hace clic en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos: Cdigo Descripcin Tipo Contenido Contenido : Registra el cdigo del concepto a ingresar. : Registra el nombre del concepto. : Pudiendo ser: Carcter, numrico o lgico. : Registra el contenido del concepto.

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1.9. CLASE DE CUENTA Para especificar como estn clasificadas las cuentas contables de acuerdo a su Naturaleza

1.10. MANTENIMIENTO DE PERCEPCIONES Desde esta opcin se emiten las percepciones para el cliente, al dar click en Nuevo

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Elegir el cliente y registrar el documento al cual esta afecto esta percepcin.

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2. MANEJO DE CAJA
En esta opcin del men principal se ve la base de datos en lo que respecta al manejo del efectivo. Se cuenta con los siguientes Submens:

2.1. TABLAS DE CAJA En Este Sub. Men se configuran todos los datos necesarios para el funcionamiento del los procesos en caja. 2.1.1. Tabla de Caja Se configuran las cajas que va a manejar la empresa, las cuales van a estar enlazadas con su respectiva cuenta contable.

Para ingresar las cajas damos click en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos Cdigo Descripcin Cuenta : Se ingresa el cdigo de la caja. : Registra el nombre de la caja. : se registra la cuenta contable que maneja esa caja Pag 20

Caja y Bancos versin SQL Responsable Documento Usuario : Registra a la persona encargada de manejar la caja : Registra el documento de identidad de la persona : Se registra el nombre de la persona que estar a cargo de la caja.

2.1.2. Tabla de Operaciones Se registra los tipos de operaciones (como ingresos o salidas de dinero) que sern registradas por caja. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

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Para ingresar los Tipos de Operaciones hacemos clic en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos.

Tipo operacin Cdigo operacin. Descripcin Tipo Doc. Usado

: Configuramos si es un ingreso o una salida de caja. : Se ingresa el cdigo del tipo de operacin, el que ser asignado por el usuario. : Registra el nombre del tipo de operacin. : Se presiona F1 y se elige el tipo de documento que ser usado en el registro de caja, para esta operacin. : SI: Si se realiza la numeracin automticamente NO: Si se realiza la numeracin manualmente. : Se ingresa la forma de pago

Num. Automtica Forma de pago

2.1.3. Tabla de conceptos Se registra los tipos de conceptos que se manejarn para el ingreso o salida de dinero por caja, estos conceptos sern asignados segn el tipo de operaciones creadas anteriormente.

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Para registrar los conceptos de caja damos clic en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos

Tipo operacin caja. Operacin

: Registra si es un ingreso o una salida de : Se presiona F1 y se elige la operacin a la cual pertenecer ese concepto.

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Caja y Bancos versin SQL Cdigo Descripcin Cuenta Contable : Se registra el cdigo del concepto que se esta creando. : Se ingresa el nombre del tipo de operacin. : Se presiona F1 y se elige la cuenta que ser la contra partida de la cuenta de caja, cuando se utilice este concepto. : SI En el caso de que el concepto sea configurado con una cuenta puente para realizar la transferencia entre l concepto ser considerado como una transferencia entre bancos. NO: caso contrario : Esta opcin se configura en caso de tener interfase con el sistema de contabilidad , poniendo 01

Es Transferencia

Interfaces

2.2. OPERACIONES DE CAJA En este Submen se registran todas las operaciones que se manejan por caja. 2.2.1. Apertura Diaria de Caja Para poder ingresar movimientos de caja, es necesario realizar la apertura del da en que se desea trabajar, por lo que cuando se trabaje en caja es necesario hacer una apertura y cierre diario de caja por cada da que se trabaje. En esta opcin se realiza la apertura de caja diariamente, para ello se ingresar el cdigo de la cuenta con el que se dar inicio a caja del da. Se puede obtener ayuda presionando al tecla F1. Para realizar la apertura de caja de un da, se debe haber cerrado la caja del da anterior o caja de la ltima fecha procesada.

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Caja y Bancos versin SQL Una vez Ingresado el cdigo de caja y el tipo de cambio, se obtiene un cuadro donde aparecer la fecha a partir de la cual se tomarn los saldos iniciales, es decir la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de caja.

Al presionar el botn aceptar aparecer el mensaje de apertura diaria de caja:

2.2.2. Registro de movimientos En esta opcin se realiza el registro de movimientos realizados en caja. Para registrar los movimientos previamente se debi realizar la apertura de caja, luego aparecer la siguiente ventana, en la cual registrar el cdigo de la caja en la cual desea trabajar.

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Caja y Bancos versin SQL Al Pulsar el botn aceptar se obtendr el siguiente cuadro:

Para iniciar el movimiento de caja se proceder a dar click en el botn Nuevo. En caso de que ya se hayan registrado movimientos, estos pueden ser modificados, eliminados, o anulados.

Para cualquiera de estas opciones se tiene la siguiente ventana, donde primero se llenar los datos de la parte superior (la cabecera). Sec. : Registra el nmero de movimiento de caja. Pag 26

Caja y Bancos versin SQL Tipo Operacin Documentos : Registra si es movimiento de ingreso o de salida. : Se presiona F1 y se elige el tipo de operacin que se est registrando. : Registra el tipo de documento y el nmero del documento mediante el cual se est realizando el movimiento de salida o ingreso. : Registra de quin proviene el ingreso o para quin es la salida dependiendo del movimiento que se est ingresando. : Registra de forma ms detallada el motivo el movimiento.

Anexo Referencia

Despus de haber registrado los datos de la cabecera se proceder a dar click en el botn Grabar para que se activen las siguientes opciones de movimiento, y se dar click en el botn Nuevo (en la parte de Conceptos). En caso de tener interface con el mdulo de contabilidad, aparecer la siguiente pantalla, donde se ingresarn los datos del documento que se esta cancelando o cobrando con su monto respectivo. En la casilla de Concepto se presiona F1 y se elige el concepto respectivo.

En el caso de que se tenga interface con el mdulo de Cuentas por Cobrar, aparecer la siguiente pantalla:

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En esta ventana se elige los documentos que se desee cancelar se le marcar haciendo click en el cuadrado en la columna de Sec.: y se dar click en el botn de Aceptar En el caso de que se tenga interface con el mdulo de Facturacin, aparecer la siguiente pantalla, con la relacin de documentos programados para esa fecha, los documentos que se desee cancelar se le marcar haciendo click en el cuadrado en la columna de Tipo Doc.: y se dar click en el botn de Aceptar

En el caso de que se tenga interface con el mdulo de Cuentas por Pagar, aparecer la siguiente pantalla, con la relacin de documentos programados

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Caja y Bancos versin SQL para esa fecha, los documentos que se desee cancelar se le marcar haciendo click en el cuadrado en la columna de Sec.: y se dar click en el botn de Aceptar

Luego de llenar la parte de Conceptos, se llena el Detalle de Movimiento:

Detalle movimiento : Registra la cantidad del movimiento caja, la cual ser ingresada en el casillero correspondiente dependiendo de la forma como se est realizando el ingreso o salida de caja y del tipo de moneda y finalmente damos clic en el botn Grabar

2.2.3. Arqueo de Caja En esta opcin se realiza el arqueo de caja de forma automtica, conciliando todos los movimientos que se hayan ingresado durante el da en caja. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

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Una vez ingresado el parmetro correspondiente aparecer un mensaje preguntando si se desea imprimir los resultados del arqueo de caja:

Al Hacer click en el botn aceptar el usuario obtendr un reporte sobre el arqueo de caja que se efectu, el modelo de dicho reporte es el siguiente:

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2.2.4. Cierre Diario de Caja En esta opcin se realiza el cierre diario de caja de forma automtica, una condicin necesaria para realizar el cierre diario de caja es que haya habido movimientos de caja durante el da. El cuadro a mostrar ser el. siguiente:

Al hacer clic en el botn aceptar el sistema le pedir que confirme el cierre de caja, a travs del siguiente cuadro:

Luego del cierre de Caja se mostrar un cuadro de conformidad del cierre

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Caja y Bancos versin SQL 2.2.5. Transferencia entre cajas A travs de esta opcin, se puede hacer una transferencia entra cajas dentro del sistema en un solo movimiento. Se le mostrar la siguiente imagen:

Se elige la caja de origen y despus se define el tipo de moneda en que se realizar la transaccin como se muestra

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Caja y Bancos versin SQL Seguidamente al dar clic en nuevo se le pedir la caja de destino y su moneda:

Despus se debe completar la cabecera y detalle del movimiento como a continuacin se muestra, con los conceptos de salida y entrada a caja indicando los nmeros de documentos respectivos y el monto de la transaccin

2.3. MANEJO DE CAJA CHICA En este submen se registran todas las operaciones que se realizan por caja chica. 2.3.1. Registrar Movimientos En esta opcin se registran todos los movimientos diarios de caja chica, pudiendo ingresar, modificar o eliminar un movimiento ya realizado.

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Primero hay que registrar la identificacin de caja chica, haciendo click en el botn Nuevo donde aparecer la siguiente ventana:

Cdigo Descripcin Fecha creacin Cuenta

: Se ingresa el cdigo de la caja chica, la que ser designada por el usuario. : Se ingresa el nombre de la caja chica : Registra la fecha del movimiento de caja chica. : Se presiona F1 y se elige la cuenta contable correspondiente a la caja chica.

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Caja y Bancos versin SQL Moneda Responsable Documento : Se presiona F1 y se elige el tipo de moneda del movimiento de caja. : Registra el nombre del responsable del movimiento de caja chica. : Registra el documento de identidad del responsable del movimiento de caja chica.

Despus de haber ingresado los datos referidos a la caja chica, se da click en el botn Movim., se obtendr el siguiente cuadro:

En Este cuadro indicar la fecha en la que se registrarn los movimientos, una vez indicada la fecha de registro aparecer el siguiente cuadro:

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Caja y Bancos versin SQL Para ingresar un movimiento se da click en el botn Nuevo y aparecer la siguiente ventana, donde ingresarn el movimiento que se desee.

En este cuadro se puede grabar un nuevo movimiento, editar o eliminar un movimiento de caja ya realizado, para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: . Secuencia Tipo Compras : Registra nmero por defecto. : Registra el tipo de movimiento de caja, pudiendo ser de ingreso o salida : Este check sirve para decidir si el comprobante es una compra, en ese caso habilitara o deshabilitar algunos campos : Registra la fecha del movimiento de caja chica. : Se presiona F1 y se elige el concepto ms adecuado para el movimiento de caja. : Se presiona F1 y se elige el tipo de moneda al que pertenece el movimiento que se esta registrando : Se presiona F1 y se elige el anexo del movimiento de caja chica. : Digite el numero de documento de referencia Pag 36

. . .

Fecha Concepto Moneda Anexo Tipo de documento

Caja y Bancos versin SQL . Destino Conversin : Registrar el tipo de movimiento gravado no gravado. : Registra con qu tipo de cambio ser ingresado el movimiento de caja chica. Se obtendr ayuda con la tecla F1 : La fecha del tipo de cambio : El monto del tipo de cambio : Se registra el monto correspondiente al IGV del movimiento de caja. Esta casilla se activar dependiendo de si es una cuenta por pagar o cobrar, caso contrario, si fuera un recibo por honorarios se activarn las casillas posteriores. : Se registra el monto total del recibo por honorarios. : Se registra el monto que se paga por el impuesto a la renta de cuarta categora. : Se registra el monto que se paga por el impuesto extraordinario de solidaridad. : Se registra el monto total del documento.

. Fecha de Cambio . T/C O T/C Especial . Monto I.G.V.

Total I.R.4ta. I.E.S. Monto

Despus de grabar los campos de la cabecera empezaremos a llenar los campos del detalle segn se indica . . . Concepto Anexo Ctro. Costo Dest. : Se ingresa el concepto de ingreso o salida : Se presiona F1 y se elige el anexo del movimiento de caja chica. : Registra el centro de costos al que sern cargados los movimientos. : Registra a qu cuenta ser dirigido el movimiento que tuvo la empresa. Registra alguna referencia movimiento de la empresa. que justifique el

Tipo de Documento : Importe

: Registra el importe del movimiento

Despus de ingresar los datos correspondientes se da click en el botn Grabar.

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Caja y Bancos versin SQL Al presionar el botn contabilizar se puede contabilizar los movimientos de cancelacin y provisin de caja chica. 2.3.2. Reportes de caja chica Detalle de Movimientos por Centro de Costos

En esta opcin obtendr un reporte de los movimientos clasificados por el centro de costo al cual fue destinado el comprobante, en un rango de fechas

Movimientos

En esta opcin obtendr un reporte de los movimientos en un rango de fechas y a una moneda.

Arqueo de Caja Chica

En esta opcin obtendr un reporte de del arqueo diario de una caja chica.

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2.3.3. Imprimir comprobante en caja En esta opcin se realiza la impresin de los comprobantes contables emitidos por caja chica, previamente se debe realizar la contabilizacin de los movimientos de caja chica, el formulario de ingreso de parmetros es el mismo que en las dos opciones anteriores y el nico dato a ingresar es el del cdigo de caja.

2.3.4. Cierre/Apertura de caja chica

En esta opcin se podrn cerrar o abrir las cajas chicas

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Caja y Bancos versin SQL 2.4. REPORTES DE CAJA En este submen el usuario puede ubicar y utilizar los reportes que se generan de las operaciones de caja y los datos registrados en ella, de este submen, se generan las siguientes opciones

2.4.1. Movimientos Completos de Caja A travs de esta opcin el usuario es capaz de generar un reporte con todos los movimientos que fueron generados por una o por varias cajas, al acceder a esta opcin aparece el siguiente cuadro:

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Caja y Bancos versin SQL En esta ventana el usuario puede seleccionar una o todas las cajas que aparecen en lista, puede dar un rango de fechas y elegir un tipo de moneda. Una vez seleccionada la caja/s, se hace clic en el botn Aceptar el modelo de reporte generado es el siguiente:

2.4.2 Movimientos de Caja Resumen A diferencia del Reporte anterior en este se presenta la informacin de los movimientos de las cajas pero a manera de resumen la pantalla para configurar el reporte es similar a la de movimientos completos:

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Caja y Bancos versin SQL Una vez que se selecciona la(s) caja(s) se hace clic en el botn aceptar, el reporte generado ser como se ve a continuacin:

2.4.3. Movimientos de caja detalle En esta opcin se puede generar un reporte mucho ms detallado que los anteriores sobre los movimientos de caja, debido a que, si en algn caso sea necesario se podr elegir, el detalle de uno o algunos movimientos en una caja especfica, para esta opcin primero se accede a la siguiente pantalla:

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Caja y Bancos versin SQL

Una vez seleccionada la caja que se desea reportar entonces se hace clic en el botn aceptar de esa forma aparecer el siguiente cuadro con las operaciones y el sgte con los conceptos a elegir para la emisin del reporte.

Una vez que se ha seleccionado los movimientos que se mostrarn en el reporte se hace clic en el botn aceptar y de esta forma se presentar el siguiente reporte:

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2.4.4. Saldos Consolidados de Caja En esta opcin se puede generar saldos consolidados de la caja que se desee y de la misma forma se creara un reporte con los datos de la misma, primero seleccionamos la caja correspondiente y el rango de fechas:

Una vez ingresados estos datos se proceder a generar un modelo de reporte semejante al siguiente:

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2.4.5. Comprobantes Contables En esta opcin se puede generar un listado de los comprobantes contables que se crearon al momento de contabilizar los movimientos de caja, primero se debe ingresar la caja y el rango de fechas que se desea mostrar en el reporte:

Al indicar los datos explicados anteriormente aparecer un reporte, listando todos los comprobantes generados.

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3. MANEJO DE BANCOS
En esta opcin del Men Principal se ingresa la base de datos en lo que respecta al manejo de los bancos. Se cuenta con los siguientes Submens:

3.1. Tablas de Bancos En este Submen se configura la base de datos correspondientes al manejo de bancos

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Caja y Bancos versin SQL 3.1.1. Mantenimiento de Bancos

En esta opcin se ingresan los bancos con los que opera la empresa: Para ingresar un nuevo banco se da click en el botn Nuevo y aparecer un cuadro con las siguientes opciones: Cdigo del Banco Descripcin : Cdigo correlativo de la tabla principal de Bancos. : Nombre del Banco

Form. Cheque/Voucher : Cdigo de Formato del reporte para las Empresas que imprimen cheque en formato continuo

Para crear las cuenta corrientes bancarias de cada banco, se da doble Click en cada banco, y aparecer la siguiente ventana con la relacin de estas.

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3.1.2. Tablas de Banco Se registra los bancos con los que trabajar la empresa. El Cuadro a mostrar ser el siguiente:

Para ingresar un registro damos clic en el botn Nuevo e ingresar los siguientes datos Cdigo : Registra el cdigo de la cuenta bancos.

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Caja y Bancos versin SQL Banco Cuenta Contable Cuenta Bancaria Tipo Documento Tipo de Moneda Tipo de Cuenta Responsable Doc Identidad : Registra el cdigo del banco, se puede obtener ayuda presionando la tecla F1. : Registra el cdigo de cuenta contable del concepto de banco. : Registra el nmero de cuenta bancaria segn el banco indicado. : Registra el tipo de documento a manejarse con mencionado banco. : Registra el tipo de moneda de la cuenta bancaria. : Registra el tipo de cuenta Bancaria. : Registra a la persona encargada de manejar esta cuenta. : Registra el documento de Identidad de la persona responsable.

Al dar click en el botn Grabar se grabar la informacin ingresada.

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Caja y Bancos versin SQL 3.1.3. Tabla de Operaciones Se registra los tipos de operaciones que sern realizadas por banco. El Cuadro a mostrar ser el siguiente:

Para ingresar un tipo de operacin damos click en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos:

Tipo Operacin Cdigo Operacin Descripcin Tipo Doc. Usado Numeracin Autom.

: Registra si es un ingreso o una salida de caja. : Registra el cdigo del tipo de operacin, la que ser designada por el usuario. : Registra el nombre del tipo de operacin. : Registra las iniciales del tipo de documento usado en el registro de caja. : SI: Realiza la numeracin automticamente NO: Realiza la numeracin manualmente.

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3.1.4. Tablas de Conceptos Se registra los tipos de conceptos que se manejarn para el ingreso o salida de dinero por bancos, estos conceptos sern asignados segn el tipo de operaciones creadas anteriormente. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

Para ingresar algn registro damos click en el botn Nuevo e ingresamos los siguientes datos Tipo operacin Operacin : Registra si es un ingreso o una salida de caja. : Se presiona F1 y se elige la operacin a la cual pertenecer ese concepto.

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Caja y Bancos versin SQL Cdigo Descripcin Cuenta Contable : Se registra el cdigo del concepto que se esta creando. : Se ingresa el nombre del tipo de operacin. : Se presiona F1 y se elige la cuenta que ser la concepto.

Es Transferencia

: SI En el caso de que el concepto sea configurado con una cuenta puente para realizar la transferencia entre l concepto ser considerado como una transferencia entre bancos. NO: caso contrario : Esta opcin se configura en caso de tener interface con el sistema de contabilidad, poniendo 01

Interfaces

3.1.5. Tablas de Tipos Cuenta Se registra los tipos de cuentas bancarias que sern manejados por la empresa para un banco determinado. El Cuadro a mostrar ser el siguiente:

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Caja y Bancos versin SQL

Para crear damos clic en el botn Nuevo, e ingresamos los siguientes datos: Cdigo Descripcin : Registra el cdigo asignado por el usuario al tipo de cuenta crdito. : Registra la descripcin del tipo de cuenta.

3.1.5. Ultimo Nmero de Documento Se Registra el ltimo nmero de documento emitido por cada banco a favor de la empresa. El Cuadro a Mostrar ser el siguiente:

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Caja y Bancos versin SQL

Una vez elegido el banco para el cual se ingresar el ltimo Nmero de documento, se presionar el botn Seleccionar y aparecer la siguiente ventana:

Para crear damos clic en el botn Nuevo, e ingresamos los siguientes datos:

Tipo Documento

: Registra el cdigo del tipo de documento a emitir por el banco seleccionado, se obtendr ayuda con la tecla F1. : Registra el ltimo nmero de documento que el banco dio a la empresa.

Nmero

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3.1.6. Tablas de tarjeta de crdito Se registra las tarjetas de crdito que sern manejados por la empresa en los bancos. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

Para ingresar el tipo de tarjetas damos clic en el botn Nuevo e ingresamos la informacin siguiente: Cdigo Descripcin : Registra el cdigo del tipo de Tarjeta de Crdito a emitir por los bancos. : Registra el nombre del tipo de Tarjeta de Crdito de los bancos.

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Caja y Bancos versin SQL

3.1.8. Estado de Operaciones Se registra los tipos de estado de operaciones que sern manejados por la empresa con los bancos. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

Para ingresar los tipos de Estado de operacin damos clic en el botn Nuevo e ingresamos la informacin siguiente: Cdigo Descripcin : Registra el cdigo del tipo de estado de operacin. : Registra el nombre del tipo del estado de operacin.

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Caja y Bancos versin SQL

Nota.- Esta opcin es opcional, y no obligatoria. 3.2. MOVIMIENTOS En este submen se registran todos los movimientos realizados por bancos. Se cuenta con las siguientes opciones.

3.2.1. Registro de Operaciones En esta opcin se realiza el registro de movimientos realizados por bancos.

Aparecer la siguiente ventana, en la cual se registrar el cdigo del banco en el que se desea trabajar. Se puede obtener ayuda presionando la tecla F1. El cuadro a mostrar ser el siguiente: Despus de haber ingresado el cdigo de banco, se da click en el botn Aceptar y aparecer la siguiente ventana:

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Caja y Bancos versin SQL

Para iniciar el movimiento de banco se proceder a dar click en el botn Nuevo. En caso de que ya se hayan registrado movimientos, estos pueden ser modificados, eliminados o anulados. Para cualquiera de estas opciones se tiene la siguiente ventana, donde primero se llenar los datos de la parte superior (la cabecera).

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Caja y Bancos versin SQL Sec. Tipo Operacin Documentos : Registra el Nmero de movimiento de caja. : Registra si es movimiento de ingreso o salida. : Se presiona F1 y se elige el tipo de operacin que se est registrando. : Registra el tipo de documento y el nmero del documento mediante el cual se est realizando el movimiento de salida o ingreso : Registra de quin proviene el ingreso o para quien es la salida dependiendo del movimiento que se este ingresando. : Registra de forma ms detallada el motivo del movimiento. : Registra el estado en que se encuentra determinada cuenta bancaria (opcional). : Registra el tipo de cambio a la fecha del movimiento.

Anexo

Referencia Estado Tipo de Cambio

Despus de haber registrado los datos de la cabecera se proceder a dar click en el botn Grabar para que se activen las siguientes opciones de movimiento, y se dar click en el botn Nuevo (en la parte de Conceptos). En caso de tener interface con el mdulo de contabilidad, aparecer la siguiente pantalla, donde se ingresarn los datos del documento que se esta cancelando o cobrando con su monto respectivo. En la casilla de Concepto se presiona F1 y se elige el concepto respectivo.

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Caja y Bancos versin SQL Secuencia Concepto Anexo Documento Monto Cuenta Centro Costos Referencia : Registra la secuencia del movimiento realizado por banco. : Registra el concepto del movimiento de banco. : Registra el tipo de anexo con el que se realiza el movimiento por bancos. : Registra el tipo de documento emitido para la generacin de dicho movimiento. : Registra el monto del movimiento del banco. : Registra la cuenta contable generada por dicho movimiento. : Registra el centro de costos al que ser encargado dicho movimiento. : Registra una referencia que especifique ms al detalle el motivo del movimiento.

Nota.- En el caso de tener interface con los mdulos de Facturacin, Cuentas por Pagar o Facturacin, aparecern las mismas ventanas que en caja, se puede consultar en las pginas 27 y 28. 3.2.2. Transferencia entre Bancos En esta opcin se registra una transferencia de dinero entre bancos. En la pantalla que sale a continuacin se ingresa el banco que va a realizar la transferencia (banco del cual va a salir el dinero). Se puede obtener ayuda presionando la tecla F1. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

Una vez Ingresado el cdigo, aparecer la siguiente ventana:

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Aqu se puede realizar nuevos movimientos de transferencia entre bancos, transferencia de bancos a caja, consultar una transferencia realizada o eliminar una transferencia registrada. Para ingresar una transferencia se da click en el botn Nuevo y aparecer el siguiente cuadro

Se elige si a bancos o caja se va a realizar la transferencia, luego se iingresar el cdigo del banco o caja de destino, al cual se esta realizando la transferencia. Despus se da click en el botn Aceptar y aparecer la siguiente ventana, donde se ingresarn los datos necesarios:

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Nota.- Previamente a hacer una transferencia se debi haber creado en el plan de cuentas una cuenta puente (ejemplo 10.3.01), la cual va ir con los conceptos, de ingreso y salida, que se crearn para la transferencia. Concepto de ingreso: Transferencia de Banco (este concepto se crea tanto en los conceptos de caja como de bancos). Concepto de salida.- Transferencia a Banco o Caja

3.2.3. Cambio del Estado de la Operacin En esta opcin se realiza el cambio de estado de las operaciones realizadas, para ello se debe ingresar primero el cdigo del banco con el cual se realiz el movimiento. El cuadro a mostrar ser el siguiente:

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Primero hay que posesionarse sobre el movimiento sobre el cual se desea realizar dicho cambio, se da click en el botn Cambio y se reingresar el cdigo del nuevo tipo de estado de operacin que se desea.

3.2.4. Entregas a Rendir En esta opcin se realizan las rendiciones de los documentos de tipo salida en caja o bancos

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Caja y Bancos versin SQL Para cargar los documentos pendientes de rendir dar click en Incorporar Movimientos Bancos o Caja.

Para realizar la rendicin de un documento debe seleccionarlo y dar click emn rendicin de cuenta

Al dar click en nuevo se realiza la rendicin la cual permitir disminuir el saldo del documento a rendir

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3.3. CONSULTAS En este submen se realizan las consultas de los movimientos realizados por la empresa en bancos. 3.3.1. Movimientos de Bancos En Esta opcin se realizan las consultas referidas a los movimientos de los bancos, para ello se debe ingresar el cdigo del banco sobre el cual se desea hacer la consulta, se obtendr una ventana donde ingresar el cdigo del banco y aparecer una ventana con la relacin de movimientos.

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Se selecciona el movimiento que se desea ver y se da click en el botn Consulta y la pantalla nos mostrar informacin ms detallada del movimiento con los siguientes datos:

3.4. REPORTES En esta opcin de reportes se pueden generar todo los reportes correspondientes a los movimientos de bancos.

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3.4.1. Reporte Mensual de Movimientos En El Reporte Mensual de Movimientos el usuario tendr opcin a recibir informacin sobre los movimientos realizados en el mes actual al acceder a esta opcin aparecer el siguiente cuadro.

En dicha ventana el usuario puede marcar solo los bancos que se desean visualizar en el reporte, y hacer clic en el botn aceptar, una vez realizado este proceso, aparecer otra pantalla en la cual el usuario indicar si desea el reporte de forma general o clasificado por Estados.

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El sistema emitir un reporte similar al presentado a continuacin:

3.4.2. Movimientos de Bancos (Consolidado/Detallado) En esta opcin se puede generar un reporte mucho ms detallado que los anteriores sobre los movimientos de bancos, debido a que, si en algn caso sea necesario se podr elegir, el detalle de uno o algunos movimientos en un banco especfico, para esta opcin primero se accede a la siguiente pantalla:

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Una vez seleccionado el banco que se desea reportar, se hace clic en el botn Aceptar de esa forma aparecer el siguiente cuadro con cada uno de los movimientos que se generaron en el banco seleccionado

Una vez que se ha seleccionado los movimientos que se mostrarn en el reporte se hace clic en el botn Aceptar y de esta forma se presentar el siguiente reporte:

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3.4.3. Reportes de Movimientos por Tipo de Operacin. En esta opcin se generarn los reportes de los movimientos de uno o varios Bancos clasificados por el tipo de operacin. Al acceder a esta opcin aparecer la siguiente pantalla en la cual se deber seleccionar los Bancos con los que se va a realizar el reporte.

Una vez Seleccionado el o los bancos se generar el siguiente Reporte:

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3.4.4. Saldos Consolidados de bancos Mediante esta opcin se podr generar los saldos consolidados correspondientes a un banco determinado, al acceder a esta opcin se obtendr la ventana siguiente:

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Caja y Bancos versin SQL Al determinar los parmetros correspondientes se generar el siguiente modelo de reporte:

3.4.5. Comprobantes Contables en Bancos. En esta opcin el reporte a generar mostrar la informacin acerca de los comprobantes contables que se generen en bancos, para esta opcin el usuario acceder a la siguiente pantalla.

Luego de esto el usuario deber seleccionar el o los bancos que sern parte del reporte y el rango de fechas que se desea mostrar en el mismo, al final el reporte tendr el siguiente la forma:

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3.4.6. Impresin de Cheque Voucher En esta opcin se imprimirn los Voucher de los cheques de un banco determinado, para esto aparecer una opcin en la que se le pedir al usuario que indique el banco y un rango de fechas :

Y a continuacin aparecern los cheques disponibles para imprimir:

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Seleccionamos el o los cheques y hacemos clic en aceptar

3.4.7. Impresin de Retencin Esta opcin le mostrar el reporte de las retenciones ordenados por nmero de documento, por fecha de documento o por anexo

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3.4.8. Impresin de retencin detallado En esta opcin se mostrar un reporte de retenciones mucho ms detallado. Se le solicitar que indique el banco y el rango de fechas dentro de un mes para el reporte.

3.4.9. Reporte Diario de Movimientos Reporte por Rango de Fechas En esta opcin de reporte diario de movimientos el usuario podr obtener una opcin de los movimientos que se realizan segn rango de fechas por cada banco con el que dicha empresa trabaje, al ingresar a esta opcin se podr ver la siguiente pantalla:

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3.4.9. Reporte Diario de Movimientos Reporte por Da En esta opcin de reporte diario de movimientos el usuario podr obtener una opcin de los movimientos que se realizan diariamente por cada banco con el que dicha empresa trabaje, al ingresar a esta opcin se podr ver la siguiente pantalla:

3.4.10. Reportes de cheques Este reporte le mostrar un listado de los cheques emitidos agrupados por nmero de cuenta y estado del cheque. Se le puede hacer un filtro por fechas al reporte

3.4.11. Reporte de cheques por proveedor Este reporte le mostrar un listado de cheques emitidos contra proveedor

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3.4.12. Reporte por Registro de retencin Esta opcin mostrar un reporte acumulado en meses de retenciones efectuada. Seleccionaremos el mes de inicio y fin as como la moneda en la que queremos ver el reporte.

4. PROCESOS Y CONSULTAS
4.1. Generacin de asientos 4.1.1. Caja En esta opcin se puede generar los asientos mensuales de las diferentes cajas registradas, ya sea en moneda nacional o moneda extranjera, la ventana para ingresar los parmetros correspondientes es la siguiente:

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Caja y Bancos versin SQL

Una vez ingresados la caja con su respectiva moneda, se da click en el botn Aceptar y se generarn automticamente los asientos contables, uno puede obtener una vista previa de los asientos mensuales que se generaron, para esto el usuario debe presionar el botn Ver Previo y en la parte baja se mostrar el asiento correspondiente a operacin registrada, si se esta conforme con los resultados obtenidos en la vista previa el usuario puede proceder a transferir los asientos al modulo de contabilidad.

4.1.2. Bancos En esta opcin se puede generar los asientos mensuales de los diferentes bancos, la ventana para ingresar los parmetros correspondientes es la siguiente:

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Caja y Bancos versin SQL

Una vez ingresados el banco y el mes, se da click en el botn Aceptar y se generarn automticamente los asientos contable, uno puede obtener una vista previa de los asientos mensuales que se generaron, para esto el usuario debe presionar el botn Ver Previo y en la parte baja se mostrar el asiento correspondiente a operacin registrada, si se esta conforme con los resultados obtenidos en la vista previa el usuario puede proceder a transferir los asientos al modulo de contabilidad. 4.1.3. Percepciones En esta opcin se puede generar los asientos mensuales de las percepciones

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Caja y Bancos versin SQL 4.2. Transferencia de asientos 4.2.1. Caja A travs de esta opcin, los asientos generados en la opcin anterior podrn ser transferidos al modulo de contabilidad, para realizar los procesos correspondientes; para poder transferir estos datos debe indicar de cual de las cajas existentes es que se desea transferir la informacin estos parmetros se ingresan a travs del siguiente cuadro:

Nota.- La transferencia de asientos de caja, al modulo de contabilidad es por cada da que se aperturo y se registraron movimientos en caja. 4.2.2. Caja chica En esta opcin todos los asientos contables, generados por los movimientos realizados en caja chica sern transferidos a contabilidad de forma automtica, para esto solo hay que indicar el cdigo de la caja a transferir.

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Caja y Bancos versin SQL 4.3. Proceso de saldos 4.3.1. Caja En esta opcin se actualizan los saldos de las cajas de un da a otro. Solo debemos seleccionar la caja respectiva y el proceso automtico corregir los saldos.

4.3.2. Bancos En este submen se actualizan los saldos bancarios, para ello se debe ingresar el cdigo del banco. El cuadro que aparecer es similar al cuadro anterior de Procesar saldos de caja. Este proceso se realizar automticamente, despus de lo cual aparecer un cuadro de confirmacin del reclculo de los saldos:

4.4. Consultas de saldos 4.4.1. Consultas de saldos de bancos En esta opcin se realizan las consultas referidas a los movimientos de los bancos, para ello se marca el banco del que se desea ver los saldos.

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Luego se da click en el botn Aceptar y se obtendr la siguiente ventana con los saldos de bancos:

4.4.2. Consulta de saldos de caja En este Sub. Men se puede realizar consultas de los saldos consolidados de cada caja, para ello se debe elegir previamente la caja sobre la que se desea la consulta y automticamente los saldos aparecern en la parte inferior.

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4.5. Consulta de documentos cancelados Esta consulta me permite visualizar los documentos cancelados por anexo, por tipo de documento, dentro de un rango de fechas

4.6. Proceso de transferencia Este proceso permite la transferencia entre cajas y bancos

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4.7. Transferencia de retenciones

4.8. Transferencia de percepciones

5. CONCILIACIN BANCARIA
Esta opcin del Men principal sirve para realizar la conciliacin bancaria. se cuenta con los siguientes sub mens:

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5.1.

Mantenimiento

5.1.1. No registrado en libros En este submen se puede ingresar movimientos que no se ingresaron por Manejo de Bancos. Para ello hay que seleccionar el cdigo del banco sobre el cual se desea ingresar los movimientos que no aparecern en mis libros contables pero si aparecern en la conciliacin bancaria.

Una vez realizada la seleccin se procede a la digitacin de los movimientos que se desee. Se obtendr la siguiente ventana:

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Para poder ingresar nuevos movimientos de los extractos bancarios, se da click en el botn Nuevo y aparecer la siguiente ventana, donde se llenarn los siguientes datos:

Secuencia Da Tipo de Documento Documento Cargo Abono

Numeracin automtica Fecha del movimiento bancario Clase de documento bancario Nmero de documento Importes deudores en la Cta. Cte. Importes acreedores en la Cta. Cte.

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5.1.2. Movimiento Pendiente Conciliacin En este submen se puede ingresar movimientos que estn pendientes de conciliar al inicio de operaciones en el sistema, tanto en los registrado en los libros o lo registrado en los estados de los bancos como se muestra:

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Caja y Bancos versin SQL 5.1.3. Saldos En este submen se puede ingresar los saldos de la conciliacin del mes anterior al inicio de operaciones en el sistema, tanto de lo registrado en los libros o lo registrado en los estados de cuentas, como se muestra:

5.2. Consultas En este Submen se realizan las consultas referidas a la conciliacin bancaria. Se tienen las siguientes opciones: 5.2.1. Consultas del Extracto Aqu se puede consultar los movimientos registrados, datos que son obtenidos del extracto bancario. El reporte ser el siguiente:

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Una vez seleccionado el banco que se desea consultar uno puede consultar los registros conciliados los no conciliados o todos, de acuerdo al botn que se elija luego se mostrar la consulta de la siguiente forma:

5.2.2. Consultas de Movimientos Aqu se puede consultar los movimientos de los bancos, datos que son obtenidos del movimiento diario de bancos. La ventana que aparecer ser la siguiente:

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De la misma forma que en la consulta anterior uno tiene tres opciones de presentacin de los movimientos, Conciliados, sin Conciliar y todos, al elegir una de estas opciones se presentar el cuadro con los movimientos consultados de la siguiente forma:

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Caja y Bancos versin SQL 5.2.3. Consultas de Saldos Aqu se pude consultar los saldos de los bancos, datos que son obtenidos del movimiento diario de los bancos y del extracto bancario. El cuadro ser el siguiente:

De la misma forma que en las opciones anteriores se presentarn los saldos existentes de acuerdo botn que se elija presionar, en caso no exista ningn Saldo aparecer el siguiente mensaje de aviso:

5.2.4. Consultas de Conciliacin Aqu se puede consultar las conciliaciones realizadas del mes actual, datos que son obtenidos de los Procesos de Conciliacin. La ventana que se abrir ser la siguiente:

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Una vez seleccionada el banco a consultar, se hace clic en el botn Seleccin y se generar un reporte como el que se presenta a continuacin:

5.3. PROCESOS En este Submen se realizan los procesos de la conciliacin bancaria se cuenta con las siguientes opciones:

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Caja y Bancos versin SQL 5.3.1. Incorporar Movimientos En este submen se incorporarn los movimientos diarios de los bancos registrados. Esta opcin se realiza antes de realizar una conciliacin bancaria, se debe indicar desde que subdiario a que subdiario incorporar y luego hacer clic en continuar

5.3.2. Proceso de conciliacin 5.3.2.1. Conciliacin Mediante este proceso se seleccionaran los documentos de bancos que se conciliaran en el mes. Despus de incorporar los movimientos diarios a los ingresos por el extracto bancario, se proceder al proceso de conciliacin, para ello primero se debe elegir el banco del que se va a realizar la conciliacin y luego, al aparecer el siguiente cuadro, se debe marcar en la columna de la derecha el documento a conciliar.

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Despus de presionar el botn conciliar, aparecer una confirmacin de la conciliacin automtica de los bancos.

5.3.2.2. Anular Conciliacin

En esta opcin se puede anular, total o parcialmente, la conciliacin bancaria efectuada previamente. Al correr este proceso, el sistema anula las conciliaciones efectuadas, poniendo en Pendientes por Conciliar los movimientos actualizados en la ltima conciliacin. Primero el usuario debe indicar el banco con su respectiva cuenta bancaria de la que se va a anular la Conciliacin Bancaria y luego dar click en el botn que se requiera, es decir, de acuerdo a lo que el usuario desee, puede ser el botn o el botn

Anulacin Parcial

: Cuando se desea eliminar la conciliacin de algunos movimientos. Para anular la conciliacin de estos documentos se quita la marca que tienen estos movimientos. : Cuando se desea eliminar la conciliacin de todos los documentos a la vez.

Anulacin Total

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Una Vez Indicada cualquiera de las opciones se proceder a la anulacin correspondiente al finalizar la misma aparecer un mensaje de confirmacin del proceso.

Nota.- En caso de que se haya realizado el cierre mensual, primero se debe anular el cierre mensual y luego realizar la anulacin de la conciliacin. Despus de realizar una anulacin de la conciliacin, se incorpora movimientos.

5.3.3. Cierre Mensual Esta opcin es para que los movimientos que no fueron cancelados en el mes que se esta trabajando, pasen a la relacin de movimientos por conciliar del mes siguiente. El Cierre se realizar de forma interna y aparecer una cuadro de confirmacin del cierre mensual.

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5.3.4. Anular Cierre de Mes Despus de haber realizado el cierre mensual, se tiene la opcin de anular este cierre, en caso de que al momento que se realiz el cierre mensual, algn movimiento este mal registrado o haya algn registro faltante. El sistema pide primero una confirmacin de la anulacin del cierre mensual. Despus de confirmar la anulacin el sistema muestra una pantalla mostrando un mensaje de la anulacin se realizo en forma correcta.

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Caja y Bancos versin SQL 5.4. REPORTES En la opcin de reportes el usuario podr generar los reportes correspondientes a todo lo relacionado con el rea de conciliacin bancaria. 5.4.1. Reporte de Extracto En esta opcin se puede generar el reporte sobre los extractos bancarios de uno o todos los bancos que estn registrados en el sistema, al ingresar a esta opcin podr apreciar la siguiente pantalla:

Aqu seleccionar el banco del que se desea generar el reporte y luego se hace click en el botn Seleccin y aparecer la siguiente pantalla:

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El usuario debe elegir una de las cuentas que pertenecen al banco seleccionado. El reporte se puede generar con una o con varias cuentas, una vez marcados todas las cuentas que se desee que aparezcan en el reporte, se hace click en el botn Aceptar. Luego aparecer una pantalla, en la cual se debe indicar si se desea que el reporte se genere con quiebres o continuo, de la misma forma tambin se debe especificar si se desea realizar un reporte sobre los movimientos conciliados, sin conciliar o Todos los movimientos

Una vez indicadas todas estas opciones aparecer el siguiente modelo de reporte:

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Caja y Bancos versin SQL 5.4.2. Reporte de Movimientos En esta opcin se puede generar el reporte sobre los movimientos bancarios de uno o todos los bancos que estn registrados en el sistema, al ingresar a esta opcin podr apreciar la siguiente pantalla:

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5.4.3. Reporte de Saldos En esta opcin se puede generar el reporte de saldos del mes anterior de los movimientos bancarios de uno o todos los bancos que estn registrados en el sistema, al ingresar a esta opcin podr apreciar la siguiente pantalla:

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5.4.4. Reporte de Conciliacin En esta opcin se puede generar el reporte de la conciliacin bancaria de uno o todos los bancos que estn registrados en el sistema, al ingresar a esta opcin podr apreciar la siguiente pantalla:

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6. UTILIDADES
Encontramos los siguientes campos: . . . Crear: administradores, empresa, Usuarios Cambiar de empresa activa Cambiar de fecha de trabajo Operaciones especiales: Cerrar / Abrir caja bancos, Modificar saldos iniciales, reaperturar caja de un da. Calculadora Formato de retenciones Telecrdito Cambiar fondo de pantalla

6.1. CREAR Es una base de datos donde se registran todos los datos de las empresas, administradores y usuarios que tendrn acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un cdigo que, asignado por nica vez por el administrador al momento de la creacin, no podr ser cambiado, ni reasignado para otro tem. 6.1.1. Crear Administradores Es la Base de Datos donde se registran a los administradores. Cada administrador es identificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crear al administrador, este cdigo puede ser modificado.

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Es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente. Las tres opciones tienen los mismos campos. Para ingresar un administrador nuevo hacer click en Nuevo y se obtendr:

Cdigo: Password: Confirmar:

Se Indica el Cdigo del administrador Se Indica el password con el que el administrador puede ingresar al sistema En este casillero s debe volver a ingresar el password para tener una confirmacin del mismo, el usuario no podr grabar el nuevo administrador hasta que lo digitado en las casillas password y confirmar sea exactamente lo mismo.

6.1.2. Crear Empresa Es donde se registran todas las empresas que tendrn acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un cdigo que asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Caja y Bancos versin SQL

En la parte superior derecha de este cuadro puede apreciar dos botones: Crear BD Aos Se utiliza cuando se desea generar la base de datos para la empresa Se utiliza para ingresar un nuevo ao.

Para crear una empresa se da click en el botn Nuevo y aparecer en la pantalla una ventana con tres pestaas:: Datos Generales Informacin Detalle Estructura del Plan de Cuentas

Datos Generales En esta pestaa se indicarn todos los datos correspondientes a los datos generales de la empresa o de la persona Natural segn sea el caso.

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Tipo de Documento: Se Indica con que tipo de documento se va a registrar la empresa ya sea con R.U.C. o con algn otro Documento. Nmero de R.U.C.: Se indica el Nmero de R.U.C. de la empresa, esto se da en caso de que se haya indicado R.U.C. en el campo anterior. Cod. / Descripcin del Documento: Lo que se ve en la imagen de arriba es en caso de que se haya elegido la opcin Otros Documentos, en este caso aqu se indica el cdigo del documento, una vez indicado el cdigo correspondiente en el casillero que se encuentra a la derecha aparecer automticamente el tipo de documento que se va a registrar. Nmero de Documento: Se indica el nmero de documento que se va registrar. Nombre o Razn Social: Se indica si el Nombre a indicar es de una persona Natural o Jurdica. Si es jurdica se indicar Razn Social, en caso contrario se indicar Nombre. Razn Social: Este Casillero aparece en caso de que se haya elegido Razn Social en el campo anterior, aqu se indicar el nombre de la persona jurdica (nombre de la empresa) Apellido Paterno: En caso de que se haya elegido Nombre en el campo anterior Se Indicar el Apellido paterno de la persona natural. Apellido Materno: Aqu se indicar el apellido Materno de la persona natural. Nombre: Aqu se indica el nombre de la persona natural.

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Caja y Bancos versin SQL Informacin de Detalle En la siguiente pestaa se registrarn datos mas detallados acerca de la empresa en cuestin, los datos a ingresar son los siguientes:

Razn Social: Aqu aparecer el nombre que se ingreso en la pestaa anterior. Direccin: Aqu se registrar la direccin de la empresa. Telfono: Se indica el nmero telefnico de la empresa, en caso exista. Fax: Se indica el nmero de fax de la empresa, en caso exista. Representante: Se indica el nombre del representante legal. Doc: Se indica el Nmero de Documento de Identidad. Pantalla: Aqu se indica el Texto que aparecer en todas las pantallas cuando esta empresa sea elegida, se recomienda que sea un nombre que se relacione con la empresa. Reporte: Aqu se indica el Texto que aparecer en todos los Reportes cuando esta empresa sea elegida, se recomienda que sea un nombre que se relacione con la empresa.

Estructura del Plan de Cuentas En esta opcin se indican los parmetros necesarios para la estructuracin del plan de cuentas, los datos a registrar aqu son los siguientes:

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Estructura del Plan de Cuentas: Como se puede apreciar en este cuadro en la parte superior se encuentran 6 casilleros, aqu se debe indicar la cantidad de dgitos que podr contener un Nivel en el plan de cuentas, en caso de que no se deseen tener todos los niveles en el plan de cuenta, entonces los casillero del nivel que no se desea usar se rellena con ceros. Ejercicio Contable: En este casillero se indica el Ao del ejercicio Contable. Fecha Inicio: Se Indica el da y el mes en donde se inician los movimientos Fecha Fin: Se Indica el da y el mes en donde se cierran o finalizan los movimientos.

En esta ltima pestaa tambin se encuentra el botn grabar y salir.

6.1.3. Crear Usuarios En esta opcin de Usuarios se registran todos los usuarios que tendrn acceso al sistema, adems tambin se indicar a que opciones del sistema podr tener acceso dicho usuario, los usuarios solo pueden ser ingresado por el o los administradores del sistema, los datos a ingresar son los siguientes:

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Cdigo Usuario: Se Indica el Cdigo que tendr el usuario. Nombre Usuario: Se Indica el nombre del Usuario, el que ste deber ingresar al momento de iniciarse el sistema Password Usuario: Se Indica el password que tendr el Usuario en mencin. Confirmar: Aqu se repite el password para la confirmacin del mismo.

Luego de indicar los datos anteriormente explicados, se debe indicar a que opciones del men de sistema tendr acceso el usuario, si el usuario debe hacer uso de alguna opcin se activar el check que se encuentra a la izquierda de la opcin, de esta forma cuando el usuario ingrese al sistema con su password las opciones que fueron activadas en este cuadro aparecern activas en el men, si no se activaron aqu, tampoco aparecern activas en el sistema

6.2. CAMBIAR DE EMPRESA ACTIVA Esta opcin permite cambiar de una empresa a otra tambin se puede acceder a esta opcin a travs de la tecla de funcin F12, el cuadro que aparece es el siguiente:

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Aqu se selecciona la empresa que se desea mantener activa y la fecha de trabajo y se hace clic en el botn aceptar. 6.3. CAMBIAR FECHA DE TRABAJO En esta opcin se puede cambiar de fecha para realizar procesos de Caja y Bancos de fechas anteriores, tambin se puede acceder a esta opcin a travs de la tecla de funcin F9:

6.4. OPERACIONES ESPECIALES 6.4.1. Bloquear o Desbloquear Caja / Bancos En esta opcin se puede realizar operaciones como el cambio e banco o caja para continuar con los procesos diarios:

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Nota.- Si en alguna oportunidad el sistema se cierra de un modo contrario a lo normal, se ingresa a esta opcin y se quita la marca a la caja para poder ingresar movimientos nuevamente. 6.4.2. Modificar Saldos Iniciales Se puede modificar los saldos iniciales ya sean de caja o bancos, al acceder a esta opcin primeramente aparecer la siguiente pantalla.

En esta pantalla el usuario debe elegir que saldos son los que se desea modificar, ya sean los de Caja o los de Bancos, Al elegir la opcin Caja, aparecer el siguiente cuadro:

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Aqu se ingresa primeramente cdigo de la caja que se desea modificar y la fecha, luego aparecern los saldos correspondientes para su modificacin, una vez finalizado el proceso se debe hacer clic en el botn Grabar, en caso de que no se desee modificar nada se hace clic en el botn Cancelar y se saldr de la pantalla.

Al elegir la opcin Bancos, aparecer la siguiente pantalla:

En dicha pantalla el usuario indicar los parmetros correspondientes a los saldos del banco que se desea modificar, es decir, debe indicar si la modificacin se har por Generales o por Estados, luego se indica el Cdigo de Banco y finalmente, el ao y el Mes que se desea modificar, de esta forma se podr modificar el saldo correspondiente.

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Caja y Bancos versin SQL 6.4.3. Reaperturar Caja de un Da En esta opcin el usuario puede reaperturar una Caja que ya haya sido cerrada en un da determinado, para realizar alguna modificacin o correccin, que se necesite.

6.5. Calculadora En esta opcin se puede realizar operaciones de clculo.

6.6. Formato de retenciones En esta opcin se configura el nombre del reporte personalizado para el formato pre impreso del comprobante de retencin

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6.7. Telecrdito Esta opcin me permite generar el archivo para que el telecredito pueda importar los movimientos de pagos.

6.8. Importar retenciones Esta opcin me permite capturar el archivo txt de la SUNAT donde se guardan los agentes de retencin y buenos contribuyentes para marcar o desmarcar de forma automtica en la ficha del proveedor si esta afecto o no a la retencin. Al hacer clic en verificar har este proceso automtico de marcado

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6.9. Cambiar fondo de pantalla Por esta opcin Ud. Podr poner cualquier imagen como fondo de pantalla de Programa. Elija la carpeta donde tenga cualquier tipo de imagen y haga clic en aplicar como se muestra a continuacin:

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