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Cuadro de clasificacin Catlogo de disposicin documental

CUADRO DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

Margarita Parra Betancourt

El cuadro de clasificacin[1] es el instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquas administrativas de la institucin con base en el organigrama funcional de la misma. La organizacin de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona fsica o moral que cre los documentos[2].

Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificacin se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora. Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificacin para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no estn en operacin, por lo que es necesario estudiar la documentacin y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificacin lo ms apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizar la estructura ms reciente, adecuando a ella la produccin documental anterior.

El cuadro de clasificacin se organiza por fondo, secciones y series.

El fondo es el conjunto documental procedente de una institucin o persona, conservado en el archivo de dicha institucin o de una institucin de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institucin realiza.

La seccin es la primera divisin en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo.

La serie es la divisin de una seccin, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema especfico. A continuacin se presenta un ejemplo de cuadro de clasificacin de una presidencia municipal que como se expres lneas arriba es un esquema grfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).

FONDO: ARCHIVO HISTRICO MUNICIPAL DE (NOMBRE DEL MUNICIPIO) SECCIONES y SERIES(con su cdigo) 400 REGISTRO CIVIL series

100 PRESIDENCIA

200 TESORERA

300 JUSTICIA

series

series 201 Contadura mayor de glosa

series

101 Accin cvica

301 Amparos

401 Actas de defuncin

102 Actas de nombramientos 103 Alcaldas mayores

202 Cortes de caja

302 Averiguaciones

402 Actas de divorcio

203 Informes sobre el 303 Citatorios

403 Actas de matrimonio

crdito activo y pasivo del fondo municipal 204 Libros de cargo y data 404 Actas de nacimientos 405 Certificados mdicos 406 Comprobantes de inhumaciones

104 Bienes mostrencos

304 Denuncias

105 Cabildo

305 Causas civiles y criminales 206 Padrones de contribuyentes 207 Presupuestos de ingresos y egresos 208 Recibos por 306 Actas de acuerdo ante el juez

106 Caminos

107 Crcel

307 Despojos

407 Estadsticas

108 Cementerios y panteones

concepto de recaudacin de contribuciones y multas 308 Consignaciones

408 Solicitudes de casamiento

109 Censos 110 Censos comerciales

309 Declaraciones 310 Embargos de bienes 311 Exhortos y desocupacin de causas 312 Fianzas

111 Cercas y predios rsticos

112 Circulares

113 Contrabando 114 Corregimientos 115 Correspondencia 116 Corrida de Ganado

313 Multas 314 Indultos 315 Juez de paz

316 Sindicatura

117 Cultura

317 rdenes de aprehensin 318 Reconocimiento de firmas

118 Deportes

El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie. En la cartula del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la seccin, la serie y el del propio expediente, as como sus fechas extremas, el tipo de restricciones que haya para su consulta, as como una breve sntesis del asunto que trata. Los principios archivsticos nos indican que es necesario contar con una codificacin que nos permita sustituir el nombre propio o ttulo de la categora de agrupamiento para fines de abreviatura. El cdigo es una clave arbitraria que se puede integrar de nmeros o nmeros y letras, que posibilitar la relacin de los documentos entre s. El Archivo General de la Nacin cre una codificacin, sobre todo para series comunes a todas las instituciones, para los archivos federales. En el caso de los municipios est codificacin no existe por lo que cada institucin puede poner en prctica aquella que le sea ms fcil y de manejo lgico. En el cuadro de clasificacin que pusimos de ejemplo anotamos un cdigo numrico muy sencillo que en el caso de ser necesario se podra ampliar agregando letras. Publicado en Memoria Archivstica 4, Mxico, ADABI, 2004. Notas 1.- HERNNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoracin Documental, Espaa, pp.226-227. 2.- Ibid., p.39.Hernndez Olivera, op cit, p. 31 Bibliografa CARBONELL, Miguel, Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, Derecho a la

Informacin. Legislacin bsica, Mxico, Porra, 2003. Cuadro de clasificacin utilizado por el Archivo General del Estado de Puebla en los municipios en que han organizado los archivos respectivos. HERNNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoracin Documental, Espaa, ACAL Ediciones, 2002. SCHELLENBERG, T.R., Archivos modernos. Principios y tcnicas, Mxico, Archivo General

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