VICEMINI5TERIO DE GE5TIN IN5TITUCIONAL

OFICINA DE APOYO A LA ADMINI5TRACIN DE LA EDUCACIN

UNIDAD DE ORGANIZACIN Y METODO5
MINI8TERIO DE EDUCACION
2005



GUA PARA LA SIMPLIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS








2005, 0fioina de Apoyo a la Administraoion de la Lduoaoion
Calle van de velde 160,
3an Borja, Lima 41




1avier 3ota Nadal 1avier 3ota Nadal 1avier 3ota Nadal 1avier 3ota Nadal
Ministro de Lduoaoion

elenn Chavez Uepaz elenn Chavez Uepaz elenn Chavez Uepaz elenn Chavez Uepaz
vioe Ministra de 0estion lnstituoional



Ramiro 3ierralta 1ineo Ramiro 3ierralta 1ineo Ramiro 3ierralta 1ineo Ramiro 3ierralta 1ineo
1efe de la 0fioina de Apoyo a la Administraoion de la Lduoaoion

0bois vilohez Perales 0bois vilohez Perales 0bois vilohez Perales 0bois vilohez Perales
1efe de la unidad de 0rganizaoion y Mtodos.






Lquipo 1onioo Lquipo 1onioo Lquipo 1onioo Lquipo 1onioo : :: : llormarina 0uardia Aguirre
Uavid Lspino Murrugarra
Lriok Mian ubillus
uliana Lspinoza Arana

Uiseo de oontenido Uiseo de oontenido Uiseo de oontenido Uiseo de oontenido : :: : Rooio Livia Alba





La unidad de 0rganizaoion y Mtodos, integrante de la
0fioina de Apoyo a la Administraoion de la Lduoaoion, ha
elaborado el presente dooumento denominado 0uia para
la 3implifioaoion de Prooedimientos Administrativos", oon
el fin de brindar orientaoiones para las aooiones de
simplifioaoion administrativa en las instanoias de gestion
eduoativa desoentralizada, en el maroo del prooeso de
desoentralizaoion y modernizaoion de la gestion eduoativa.

Ll dooumento oonsta de tres partes: en la primera se
define el oonoepto, oaraoteristioas y olases de
Prooedimientos Administrativos, en la segunda se propone
una metodologia para simplifioar prooedimientos y en la
teroera parte se dan orientaoiones para la elaboraoion y
aotualizaoion del Manual de Prooedimientos
Administrativos, instrumento de gestion olave que presenta
en forma ordenada y sistematioa los tramites a seguir para
oumplir oon las funoiones estableoidas en las normas
vigentes.

Lsperamos por lo tanto, que esta 0uia dirigida a
profesionales enoargados de proyeotos de modernizaoion y
simplifioaoion administrativa en las instanoias de gestion
eduoativa desoentralizada, sirva oomo una herramienta de
faoil aplioaoion que les permita realizar un trabajo analitioo
para la priorizaoion y simplifioaoion de los prooedimientos
administrativos, a fin de brindar un servioio efioiente y
oportuno a los usuarios y oomunidad eduoativa.
PRESENTACIN
l. l. l. l. PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03 PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03 PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03 PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03

1. Conoepto.
2. Caraoteristioas.
3. Clasifioaoion de los prooedimientos.

ll. ll. ll. ll. ML10U0L00lA PARA 3lMPLlllCAR PR0CLUlMlLN103 ML10U0L00lA PARA 3lMPLlllCAR PR0CLUlMlLN103 ML10U0L00lA PARA 3lMPLlllCAR PR0CLUlMlLN103 ML10U0L00lA PARA 3lMPLlllCAR PR0CLUlMlLN103

1. 3eleooionar el prooedimiento a mejorar.
2. Uesoribir la situaoion aotual del prooedimiento.
3. Analizar el prooedimiento.
4. Proponer el nuevo prooedimiento.
5. Uiseo del nuevo prooedimiento, aprobaoion y
ejeouoion.

Anexo 01 Anexo 01 Anexo 01 Anexo 01 : :: : seis preguntas basioas para simplifioar el
prooedimiento.
Anexo 02 Anexo 02 Anexo 02 Anexo 02 : :: : interrogantes para el analisis oritioo.


lll. lll. lll. lll. MANuAL UL PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03. MANuAL UL PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03. MANuAL UL PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03. MANuAL UL PR0CLUlMlLN103 AUMlNl31RA1lv03.

1. Conoepto.
2. Caraoteristioas.
3. Contenido.
4. lnstruooiones para desarrollar los rubros que
oontiene el Manual de Prooedimientos
Administrativos.
5. Ljemplo de un prooedimiento.
CONTENIDO
1. 1. 1. 1. Conoepto Conoepto Conoepto Conoepto

3e denomina Prooedimiento a la seouenoia de
operaoiones o pasos oonoatenados entre si y que
ordenados en forma logioa permiten aloanzar oon un
objetivo predeterminado.

Ljemplo de prooedimientos:

o Apertura de un Centro Lduoativo Privado.
o 0torgamiento de Pension Provisional de Cesantia.
o lnsoripoion de titulos y/o grados pedagogioos.


2. 2. 2. 2. Caraoteristioas Caraoteristioas Caraoteristioas Caraoteristioas

Los prooedimientos se pueden identifioar a travs de
oiertas oaraoteristioas oomunes que los diferenoien de
las demas aooiones que desarrolla una entidad, tales
oomo:

un prooedimiento requiere de mas de un paso
haoia el mismo objetivo.

Ll resultado de un paso oompromete o da origen
al siguiente, es deoir, los pasos son seouenoiales.

Ll paso que inioia el prooedimiento (por ejemplo
la presentaoion de la solioitud o formulario) y
aquel que lo oonoluye (por ejemplo, la entrega de
resoluoion, oertifioados, autorizaoion, lioenoia,
permiso, eto.) son identifioables. Ln oonseouenoia
y en aplioaoion a la oaraoteristioa seouenoial, este
ultimo paso del prooedimiento puede dar origen a
un nuevo prooedimiento.
I. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Los pasos de un prooedimiento son rutinarios y
repetitivos.

un prooedimiento se realiza dentro de un maroo
organizaoional estableoido.


3. 3. 3. 3. Clasifioaoion de los Prooedimientos Clasifioaoion de los Prooedimientos Clasifioaoion de los Prooedimientos Clasifioaoion de los Prooedimientos

3e reoomienda olasifioar los prooedimientos de
aouerdo a la estruotura organioa de la instituoion, asi
hay:

A. A. A. A. Prooedimientos de Linea: Prooedimientos de Linea: Prooedimientos de Linea: Prooedimientos de Linea:

3on los que estan relaoionados oon las funoiones
prinoipales que desarrollan los organos de una
instituoion y que estan referidos a su objetivo
ooupaoional.

A estos prooedimientos se les denomina tambin
prooedimientos sustantivos o haoia afuera
porque estan relaoionados oon los servioios que
solioita o requiere el publioo usuario. Ljemplo:
Autorizaoion de funoionamiento de un oentro
eduoativo, evaluaoion de subsanaoion de
asignatura, eto.

B. B. B. B. Prooedimientos lnternos: Prooedimientos lnternos: Prooedimientos lnternos: Prooedimientos lnternos:

3on los prooedimientos que estan relaoionados
oon las funoiones oomplementarias o de staff
(asesoramiento y apoyo) que desarrolla una
instituoion.
Pgina 6
. Procedimientos Administrativos
A estos prooedimientos se les denomina tambin
prooedimientos adjetivos y estan relaoionados oon las
areas de Personal, Contabilidad, 1esoreria,
Abasteoimiento, eto. Ljemplo: 0torgamiento de
Lioenoia por 3alud.




. Procedimientos Administrativos
Pgina 7
A fin de proporoionar un mejor servioio al menor oosto y en
el plazo oonveniente, se debe simplifioar o raoionalizar las
instanoias y formalidades oostosas e inneoesarias del
tramite o prooedimiento, sea oual fuere su naturaleza.

Para lo oual se deberia desarrollar las siguientes fases:

3eleooionar el prooedimiento a mejorar.
Uesoribir la situaoion aotual del prooedimiento.
Analizar el prooedimiento.
Proponer el nuevo prooedimiento, prooedimiento
simplifioado".
Uiseo del nuevo prooedimiento, aprobaoion y
ejeouoion


1. 1. 1. 1. 3eleooionar el prooedimiento a mejorar 3eleooionar el prooedimiento a mejorar 3eleooionar el prooedimiento a mejorar 3eleooionar el prooedimiento a mejorar

Ll prooeso de simplifioaoion y/o raoionalizaoion de
prooedimientos empieza oon la priorizaoion o
seleooion del prooedimiento a mejorar. Lsta primera
fase, oonsiste en determinar, oual de los
prooedimientos inventariados son los mas
importantes o neoesarios que requieren ser
simplifioados, o mejorados de aouerdo a los
benefioios que ello implique para la instituoion y para
la ooleotividad. Para el efeoto, se debe tener en
ouenta el lnventario de Prooedimientos.


II. METODOLOGA PARA SIMPLIFICAR
PROCEDIMIENTOS
A. A. A. A. lnventario de Prooedimientos lnventario de Prooedimientos lnventario de Prooedimientos lnventario de Prooedimientos

Ll inventario de prooedimientos administrativos,
es una relaoion o registro de los prooedimientos
de linea e internos de una instituoion que permite
tener informaoion basioa de oada uno de los
prooedimientos. 3irve de punto de partida para
priorizar los prooedimientos a simplifioar y
elaborar los Manuales de Prooedimientos y el
1uPA.


B. B. B. B. Modelo de inventario de prooedimientos Modelo de inventario de prooedimientos Modelo de inventario de prooedimientos Modelo de inventario de prooedimientos
administrativos administrativos administrativos administrativos


lNvLN1ARl0 UL PR0CLUlMlLN103 lNvLN1ARl0 UL PR0CLUlMlLN103 lNvLN1ARl0 UL PR0CLUlMlLN103 lNvLN1ARl0 UL PR0CLUlMlLN103


LN1lUAU: 0R0AN0:


N
DENOMINACIN DEL
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
BASE
LEGAL
REQUISITOS
N DE
SOLICITUDES







. Metodologa para Simplificar Procedimientos
Pgina 9
2. 2. 2. 2. Uesoribir la situaoion aotual del prooedimiento: Uesoribir la situaoion aotual del prooedimiento: Uesoribir la situaoion aotual del prooedimiento: Uesoribir la situaoion aotual del prooedimiento:

Ln esta etapa debemos examinar el prooedimiento
teniendo en ouenta el objetivo que ste debe oumplir.
Para determinar la situaoion aotual del prooedimiento
a mejorar debemos tener en ouenta la siguiente
metodologia:


A. A. A. A. Reooleooion de Uatos Reooleooion de Uatos Reooleooion de Uatos Reooleooion de Uatos

Ln esta primera etapa se debera:

Aplioar las tonioas de observaoion direota e
indireota, anotando el numero de personas que
intervienen en el prooedimiento, las instanoias
administrativas por donde reoorre, el tiempo que
demora en oada una de ellas, los materiales y
dooumentos que se utilioen, los oostos y
benefioios que genera, eto.

utilizar tonioas de entrevista, oon jefes,
trabajadores y usuarios, enouestas y
ouestionarios en general sobre la operatividad
del prooedimiento, los problemas y defioienoias
que se pudieran presentar, asi oomo las
sugerenoias e inquietudes que se formulen sobre
el partioular.

Pgina 10
. Metodologa para Simplificar Procedimientos
B. B. B. B. Uesoripoion del prooedimiento Uesoripoion del prooedimiento Uesoripoion del prooedimiento Uesoripoion del prooedimiento

Ls una tonioa que oonsiste en determinar y
espeoifioar los diferentes faotores que
intervienen en el prooedimiento, llamense: los
requisitos que se exige, oostos, plazos,
dispositivos legales, formularios y demas
dooumentos e instrumentos que se utiliza,
reoursos, freouenoia de su demanda, instanoias
administrativas y otras inoluyendo las
operaoiones y responsabilidades.

C. C. C. C. Representaoion grafioa: Representaoion grafioa: Representaoion grafioa: Representaoion grafioa:

Ll prooedimiento en estudio, debera ser desorito
grafioamente, de manera que la informaoion
proporoionada pueda interpretarse mas
faoilmente. Para ello se debe aplioar la tonioa de
UlA0RAMA LN BL0uL3.

Ll uso de esta tonioa nos proporoiona las
siguientes ventajas:

Permite visualizar y/o analizar el flujo del
prooedimiento, los organos y personas que
intervienen, el tiempo y sobre todo el tipo y
numero de oopias de los dooumentos o
formularios, y

Puede ser entendido por personas no
tonioas.

. Metodologa para Simplificar Procedimientos
Pgina 11
3. 3. 3. 3. Analizar el prooedimiento: Analizar el prooedimiento: Analizar el prooedimiento: Analizar el prooedimiento:

Para analizar un prooedimiento, se debe efeotuar un
examen oritioo de la situaoion aotual del mismo, a fin
de determinar las oausas o posibles fallas que
impiden su optima ejeouoion y ver oomo puede ser
mejorado.

Ln esta etapa se debe asumir una aotitud
interrogativa a fin de oomprobar si lo que se esta
haoiendo es oorreoto y neoesario, y si los esfuerzos
son oonvenientes y tienen una seouenoia logioa.

un prooedimiento no debe justifioar la existenoia de
una ofioina o instituoion, de ahi que es importante
preguntar: por qu se efeotua este prooedimiento?,
por qu se desarrolla oada operaoion en el
prooedimiento?, qu pasara si se anula el
prooedimiento? Ls posible que la respuesta nos haga
oomprender que el prooedimiento resulta inutil, o en
su defeoto, llevarnos a suprimir algunas etapas o
formalidades inneoesarias del mismo, por ejemplo,
que ya no sean ouatro sino una, la unidad organioa
que tenga que revisar, analizar y aprobar los
expedientes y que para el efeoto debe exigirse dos
requisitos y ya no oinoo.

A. A. A. A. Criterios Criterios Criterios Criterios

Los oriterios a oonsiderar en la etapa de analisis
son los siguientes:

Pgina 12
. Metodologa para Simplificar Procedimientos
Relaoionar los objetivos de la instituoion y del
prooedimiento.
Relaoionar faotores, tales oomo el personal
que partioipa en el tramite, el volumen de
demanda y la duraoion de las etapas del
prooedimiento.
Neoesidad y uso de los requisitos exigidos
Uisposioiones legales y administrativas que
sustenta el prooedimiento.
3istema de tramite dooumentario que se
utiliza.
0astos que ooasiona el prooedimiento tanto a
los usuarios oomo a la instituoion.
Composioion de la estruotura organioa,
espeoialmente niveles de deoision.


B. B. B. B. Prooeso de analisis Prooeso de analisis Prooeso de analisis Prooeso de analisis

Ln los Anexos 2 y 3 se sealan algunas
interrogantes basioas que pudieran
emplearse en el prooeso de analisis.

Ue dioho analisis se puede deduoir la
neoesidad de oambiar, simplifioar o eliminar
pasos y requisitos inneoesarios. Asi
tenemos:

Lliminar toda aooion realizada por
dependenoias ouya partioipaoion no es
signifioativa en la deoision, debiendo
solo oorresponderle estar informada de
la respeotiva deoision.
. Metodologa para Simplificar Procedimientos
Pgina 13
lusionar aquellos prooedimientos de
naturaleza similar y que tienen el mismo
tratamiento.
Lstableoer la exigenoia de requisitos
estriotamente neoesarios.
3olioitar la transferenoia o delegaoion de
funoiones haoia los niveles de ejeouoion,
a fin de reduoir los plazos de atenoion
Uisminuir el numero de formularios y/o
formatos utilizados.
Lliminar la obligatoriedad de exigir
dooumentos e informes que la entidad
posea en virtud de algun tramite
efeotuado anteriormente por el
interesado.


C. C. C. C. lormular propuestas de soluoion lormular propuestas de soluoion lormular propuestas de soluoion lormular propuestas de soluoion

Luego de oulminar la etapa del analisis de
datos, se debe formular alternativas de
soluoion sobre el prooedimiento a
simplifioar. Para el efeoto se debe tener
presente lo siguiente:

Poner en praotioa el oonooimiento,
inioiativas y experienoias obtenidas oon
la partioipaoion de los trabajadores y
usuarios que intervienen en el mismo.



Pgina 14
. Metodologa para Simplificar Procedimientos
1omar oomo base las experienoias
similares de otras dependenoias a fin de
oonfrontarlas y determinar las ventajas
y/o desventajas de la posible soluoion.

1ratar al prooedimiento en forma
integral, a fin de oonsiderar las aooiones
positivas y negativas del mismo.

Coordinar oon los organismos de otros
seotores que tengan que ver oon el
prooedimiento.

Lstudiar el oosto de produooion del
prooedimiento.

No perder de vista el objetivo del
estudio.

Priorizar las reoomendaoiones praotioas
y objetivas que se ajustan a la realidad.

Revisar los dispositivos legales vigentes,
espeoialmente aquellos que presentan
difioultad para la modifioaoion e
i mpl antaoi on del prooedi mi ento
mejorado.

Lvitar soluoiones que requieran de
o o m p l e j o s e s q u e m a s d e
implementaoion.

Aproveohar toda ayuda disponible que
permita la soluoion del prooedimiento.

. Metodologa para Simplificar Procedimientos
Pgina 15
4. 4. 4. 4. Proponer el Nuevo Prooedimiento 3implifioado Proponer el Nuevo Prooedimiento 3implifioado Proponer el Nuevo Prooedimiento 3implifioado Proponer el Nuevo Prooedimiento 3implifioado

Al proponer el nuevo prooedimiento se debe en lo
posible, tratar de eliminar detalles inneoesarios y
simplifioar los indispensables, a fin de eoonomizar
tiempo y reoursos y, presentar un servioio efioiente,
rapido y oportuno.

un nuevo prooedimiento simplifioado debe responder
a las siguientes interrogantes:

u se ha eliminado, donde y ouando?
u operaoiones inutiles se han simplifioado?
u ha oambiado?
u orden de oosas u operaoiones se han
oambiado para haoer mas simple el
prooedimiento?
Como se han simplifioado los formularios, las
aooiones y oualquier operaoion por insignifioante
que parezoa?
Como se ha agilizado el prooedimiento o tramite?
3e ha mejorado el empleo de los reoursos del
prooedimiento (materiales, eoonomioos y
humanos)?

A fin de estableoer diferenoias sustanoiales del
prooedimiento simplifioado, respeoto al anterior se
reoomienda:

utilizar un formato antes y ahora que visualioe las
diferenoias.

Pgina 16
. Metodologa para Simplificar Procedimientos
0rafioar el prooedimiento mejorado mediante el
Uiagrama de Bloques.
3ealar las mejoras en funoion de :

Reduooion de oostos.
lnoremento de produooion.
Reduooion de lo inneoesario
Ahorro de tiempo
Calidad y
3eguridad.


5. 5. 5. 5. Uiseo del Nuevo Prooedimiento, Aprobaoion y Uiseo del Nuevo Prooedimiento, Aprobaoion y Uiseo del Nuevo Prooedimiento, Aprobaoion y Uiseo del Nuevo Prooedimiento, Aprobaoion y
Ljeouoion: Ljeouoion: Ljeouoion: Ljeouoion:

Ll diseo del nuevo prooedimiento es el desarrollo de
la opoion seleooionada para dar soluoion a los
problemas deteotados.

Ll diseo o rediseo del nuevo prooedimiento debera
limitarse o enouadrarse dentro de los maroos
aprobados, ser lo sufioientemente amplio y realista,
de forma que permita su aplioaoion y la asignaoion del
personal neoesario en la oantidad y oalidad sufioiente,
asi oomo otros reoursos.

1ener en oonsideraoion el tiempo que va a demandar
la implementaoion, los oostos que stos
representarian para la organizaoion, y si es neoesario
la partioipaoion de un equipo.


. Metodologa para Simplificar Procedimientos
Pgina 17
Lstas ultimas oonsideraoiones se haoen mas
exigentes en prooedimientos de real impaoto que
oubran varias areas y de efeoto multiplioador para
simplifioar otro.

Ll prooedimiento simplifioado podra ser desorito,
diagramado, estimado en tiempo y oostos a travs del
MANuAL UL PR0CLUlMlLN103, el mismo que debera
ser distribuido a los implioados en el prooedimiento
para su oumplimiento.

La ejeouoion del prooedimiento simplifioado es
responsabilidad del direotor o jefe de la unidad
0rganioa que lo administra.





Pgina 18
. Metodologa para Simplificar Procedimientos
3Ll3 PRL0uN1A3 BA3lCA3 PARA 3lMPLlllCAR uN 3Ll3 PRL0uN1A3 BA3lCA3 PARA 3lMPLlllCAR uN 3Ll3 PRL0uN1A3 BA3lCA3 PARA 3lMPLlllCAR uN 3Ll3 PRL0uN1A3 BA3lCA3 PARA 3lMPLlllCAR uN
PR0CLUlMlLN10 PR0CLUlMlLN10 PR0CLUlMlLN10 PR0CLUlMlLN10
PREGUNTAS
CLAVES
IDEAS
DETONANTES
POSIBILIDADES
DE MEJORA
Cundo se hace? Por qu se hace entonces?

Se hace en una secuencia adecua-
da?

Puede hacerse todo, o al menos una
parte en otro momento?
Combinar y/o cambiar
la secuencia
Quin lo hace? Por qu lo hace esa persona?

Es la persona adecuada para
hacerlo?

Resultara drselo a alguien distinto?
Combinar y/o cambiar
la secuencia
Cmo lo hace? Por qu debe hacerse de ese modo?

Puede hacerse mejor con otro equipo
o con una disposicin distinta?

Hay otra manera de hacerlo?
Simplificar
Dnde se hace? Por qu se hace all?

Por qu se debera hacer all?

Dnde podra hacerse?

Podra hacerse mejor cambiando la
persona o el equipo de lugar?
Combinar y/o cambiar
la secuencia
Por qu se hace? Debera hacerse?
Podra obtenerse un resultado igual de
bueno sin hacerlo?
Eliminar
Cmo se hace? Con qu propsito?

Sirve para lo que se supone que tie-
ne que servir?
Eliminar
ANEXO 01
lN1LRR00AN1L3 PARA LL ANALl3l3 CRl1lC0 lN1LRR00AN1L3 PARA LL ANALl3l3 CRl1lC0 lN1LRR00AN1L3 PARA LL ANALl3l3 CRl1lC0 lN1LRR00AN1L3 PARA LL ANALl3l3 CRl1lC0
PROPSITO LUGAR SUCESIN PERSONA MEDIOS CANTIDAD
Qu se
hace?
Dnde
se hace?
Cundo se
hace?
Quin lo
hace?
Cmo se
hace?
Qu
cantidad de
trabajo
realiza?
Para qu
se hace?
Por qu
se hace
all?
Por qu se
hace
entonces?
Por qu lo
hace esa
persona?
Por qu se
hace de ese
modo?
Qu
constante es
el trabajo?

Qu otra
cosa podra
hacerse?
En qu
otro lugar
podra
hacerse?
Cundo
podra
hacerse?
Qu otra
persona
podra
hacerlo?
De qu
otro modo
podra
hacerse?
Cules son
las tareas
que
absorben
mayor
tiempo?
Qu
debera
hacerse?
Dnde
debera
hacerse?
Cundo
debera
hacerse o
realizarse?
Quin
debera
hacerlo?
Cmo
debera
hacerse?
Cunto
cuesta?
Qu tiempo
tomar
realizarlo?

Qu es lo
que hace?
Cmo se
est
realizando?
Cunto se
necesita?
Cules son los
pasos?


Estn
comprendidos
todos?


Por qu es
necesario este
paso?


Dnde
debera
realizarse este
paso?

ANEXO 02
1. 1. 1. 1. Conoepto Conoepto Conoepto Conoepto

Ll Manual de Prooedimientos es un dooumento que
presenta en forma ordenada y sistematioa los
tramites a seguir para oumplir las funoiones de una
dependenoia, de aouerdo a mtodos previstos.

2. 2. 2. 2. 0bjetivos 0bjetivos 0bjetivos 0bjetivos

Ll Manual de Prooedimientos tiene oomo objetivos
prinoipales:

uniformizar y oontrolar el oumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar las alteraoiones
arbitrarias.

laoilitar las labores de auditoria.

3implifioar la determinaoion de responsabilidades

Lnsear el trabajo a los nuevos empleados.

Aumentar la efioienoia de los empleados en
servioio.

laoilitar la elaboraoion de 0uias de 0rientaoion al
usuario.




III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
3. 3. 3. 3. Contenido Contenido Contenido Contenido

La estruotura del Manual de prooedimientos es la
siguiente:

1. lntroduooion
2. lndioe
3. Uatos generales
3.1 0bjetivo
3.2 Aloanoe
3.3 Aprobaoion y aotualizaoion

4. Uatos del prooedimiento
4.1 Nombre del prooedimiento y oodigo
4.2 0bjetivo
4.3 Base Legal
4.4 Requisitos
4.5 Ltapas del prooedimiento
4.6 Uuraoion
4.7 Uiagramaoion
4.8 lormularios

4. 4. 4. 4. lnstruooiones para desarrollar los rubros que oontiene lnstruooiones para desarrollar los rubros que oontiene lnstruooiones para desarrollar los rubros que oontiene lnstruooiones para desarrollar los rubros que oontiene
el Manual de Prooedimientos Administrativos el Manual de Prooedimientos Administrativos el Manual de Prooedimientos Administrativos el Manual de Prooedimientos Administrativos

1. 1. 1. 1. lN1R0UuCCl0N lN1R0UuCCl0N lN1R0UuCCl0N lN1R0UuCCl0N

Ln este rubro se indioara algunas oaraoteristioas
generales de los prooedimientos que se
desoriben en el dooumento, haoiendo referenoia
al seotor de la ooleotividad que atiende.
lgualmente, la importanoia del Manual y la
metodologia que se emplea para su informaoion.
Pgina 22
. Manual de Procedimientos Administrativos
2. 2. 2. 2. lNUlCL lNUlCL lNUlCL lNUlCL

Constituido por la relaoion olasifioada de titulos y
subtitulos, o asuntos que oontiene el Manual,
sealando su respeotiva ubioaoion por el numero
de paginas.

3. 3. 3. 3. UA103 0LNLRALL3 UA103 0LNLRALL3 UA103 0LNLRALL3 UA103 0LNLRALL3

Referidos exolusivamente al Manual oomo
dooumento, oomprende los siguientes aspeotos:

0bjetivo 0bjetivo 0bjetivo 0bjetivo
3e preoisara el o los benefioios (propositos)
que se pretende aloanzar mediante la
formulaoion y empleo del Manual.

Aloanoe Aloanoe Aloanoe Aloanoe
Aqui se oonsignara el ambito de aplioaoion
del Manual.

Aprobaoion y aotualizaoion Aprobaoion y aotualizaoion Aprobaoion y aotualizaoion Aprobaoion y aotualizaoion
Ln este rubro se indioara la denominaoion,
numero y feoha del dispositivo que aprueba
el Manual.

4. 4. 4. 4. UA103 ULL PR0CLUlMlLN10 UA103 ULL PR0CLUlMlLN10 UA103 ULL PR0CLUlMlLN10 UA103 ULL PR0CLUlMlLN10

Ln este aoapite se detallaran las oaraoteristioas
de oada uno de los prooedimientos y oomprende
a su vez:


. Manual de Procedimientos Administrativos
Pgina 23
Nombre del prooedimiento y oodigo Nombre del prooedimiento y oodigo Nombre del prooedimiento y oodigo Nombre del prooedimiento y oodigo
Ln este numeral se sealara en forma olara y
preoisa el nombre del prooedimiento y el
oodigo asignado. La denominaoion del
prooedimiento debe reflejar oonoretamente el
proposito u objeto del tramite a que se refiere
oon el objeto de que tanto los funoionarios
oomo el publioo puedan identifioarlo
faoilmente.

0bjetivo 0bjetivo 0bjetivo 0bjetivo
Aqui se oolooara los produotos o resultados
finales que se pretenden aloanzar oon el
prooedimiento (oertifioaoion, otorgamiento,
aprobaoion, informe, eto.).

Base legal Base legal Base legal Base legal
3e oitara aquellos dispositivos legales y/o
normas administrativas que regulen en forma
direota la ejeouoion del prooedimiento.

Requisitos Requisitos Requisitos Requisitos
3e detallara la totalidad de los dooumentos,
exigenoias u otras formalidades que deben
oumplirse para la inioiaoion y posterior
ejeouoion del tramite.






Pgina 24
. Manual de Procedimientos Administrativos
Ltapas del Prooedimiento Ltapas del Prooedimiento Ltapas del Prooedimiento Ltapas del Prooedimiento
Aqui se presentaran de manera seouenoial
oada una de las etapas o fase y operaoiones
en que se desoompone el prooedimiento,
sealando las repartioiones administrativas
que intervienen (unidad, Area, 3eoretaria,
Uireooion, eto.). Al momento de desoribirlas
debera preoisarse en qu oonsiste oada fase
u operaoion oon identifioaoion del resultado
a que se llegue, (revisa, analiza, prepara
informe oon una oopia), quines deben
ejeoutarlas (espeoialista administrativo,
seoretaria), oomo (ooordina, tipea, solioita
informe) y el tiempo estimado para oada fase
u operaoion (2 dias, hora, 5 minutos)

Uuraoion Uuraoion Uuraoion Uuraoion
Ln este parrafo se indioara el tiempo total
estimado de duraoion del prooedimiento

Uiagramaoion Uiagramaoion Uiagramaoion Uiagramaoion
Ln este rubro se presentaran ouando sean
neoesarios los grafioos que muestren toda la
seouenoia del prooedimiento. (flujograma del
prooedimiento)

lormularios lormularios lormularios lormularios
3e inoluira oon registro - muestra los diversos
impresos utilizados en la ejeouoion del
prooedi mi ent o, aoompaando l as
instruooiones para su empleo.

. Manual de Procedimientos Administrativos
Pgina 25

PR0CLUlMlLN10 PR0CLUlMlLN10 PR0CLUlMlLN10 PR0CLUlMlLN10

lnsoripoion de titulos y/o grados pedagogioos expedidos
por las universidades estatales o partioulares.


0B1L1lv0 0B1L1lv0 0B1L1lv0 0B1L1lv0

lnsoribir los 1itulos y/o 0rados Pedagogioos, otorgados por
las universidades Lstatales o Partioulares, integrantes del
sistema de la universidad Peruana.


BA3L LL0AL BA3L LL0AL BA3L LL0AL BA3L LL0AL

U.3. Nro. 036-85-LU, que aprueba el Reglamento para
el 0torgamiento, Lxpedioion e lnsoripoion de 1itulos.

R.M. Nro. 056-2004-LU, que aprueba el Manual de
lnsoripoion y Registro de 0rados y 1itulos en la 3ede
Central, Uireooiones Regionales de Lduoaoion y
unidades de 0estion Lduoativa Looal.

Ueoreto 3upremo que aprueba el 1exto unioo de
Prooedimientos Administrativos del Ministerio de
Lduoaoion.

NANUAL DE PROCED!N!ENTOS
Pag. 1f7
RGANO DE DIRECCIN
Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

CDIGO: D-TA-01
EJEMPLO DE UN PROCEDIMIENTO

RLul3l103 RLul3l103 RLul3l103 RLul3l103

Los baohilleres o profesionales universitarios presentan en
forma individual:

3olioitud.
1itulo Pedagogioo y/o 0rado aoadmioo en original
lotooopia del 1itulo y/o 0rado Pedagogioo autentioada
por el 3eoretario 0eneral de la universidad
Partida de Naoimiento
Uos (02) fotografias a oolor tamao pasaporte oon
fondo blanoo
Copia del UNl
Constanoia de Registro otorgado por la Asamblea
Naoional de Reotores
Comprobante de Pago


L1APA3 ULL PR0CLUlMlLN10 L1APA3 ULL PR0CLUlMlLN10 L1APA3 ULL PR0CLUlMlLN10 L1APA3 ULL PR0CLUlMlLN10

Ll prooedimiento se origina ouando el usuario presenta su
solioitud y requisitos estableoidos, en Mesa de Partes.





NANUAL DE PROCED!N!ENTOS
Pag. 1f7
RGANO DE DIRECCIN
Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

CDIGO: D-TA-01
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Pgina 27

LulP0 UL 1RAMl1L U0CuMLN1ARl0 LulP0 UL 1RAMl1L U0CuMLN1ARl0 LulP0 UL 1RAMl1L U0CuMLN1ARl0 LulP0 UL 1RAMl1L U0CuMLN1ARl0

Mesa de Partes Mesa de Partes Mesa de Partes Mesa de Partes

1onioo Administrativo (ventanilla): dia 1onioo Administrativo (ventanilla): dia 1onioo Administrativo (ventanilla): dia 1onioo Administrativo (ventanilla): dia

1. Prooedimiento U UU U- -- -1U 1U 1U 1U- -- -01 01 01 01- -- - lngreso de dooumentos a lngreso de dooumentos a lngreso de dooumentos a lngreso de dooumentos a
1ramite Uooumentario. 1ramite Uooumentario. 1ramite Uooumentario. 1ramite Uooumentario.

1 11 1itulos, Aotas y Certifioados itulos, Aotas y Certifioados itulos, Aotas y Certifioados itulos, Aotas y Certifioados

1onioo Administrativo (1itulos): 2 dias 1onioo Administrativo (1itulos): 2 dias 1onioo Administrativo (1itulos): 2 dias 1onioo Administrativo (1itulos): 2 dias

2. Reoibe y registra el expediente en el Libro de Registro
de 1itulos, y anota:

leoha de ingreso.
Nro. de Lxpediente.
Nombres y apellidos del interesado.
Numero de UNl.
B", si se trata de baohiller o P" si es lioenoiado.
universidad a la que perteneoe.

3. Revisa si la dooumentaoion esta oompleta de aouerdo
a los requisitos. Ue no estar oonforme, anota la
inoonformidad en 0bservaoiones" y separa el
expediente a la espera de la llegada del usuario.

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Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

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Ue estar oonforme, llena la fioha de Registro de 1itulos.
Con numerador oolooa el numero de registro
oorrelativo. lirma y sella.

4. Colooa el sello de insoripoion en el reverso del titulo y
transoribe los siguientes datos:

Nombres y apellidos.
leoha y lugar de naoimiento.
Nro. de Uooumento de ldentidad Naoional.
Nombre del Libro de Registro al que perteneoe
(pedagogioo o baohiller).
3ello del espeoialista de 1itulos, Aotas y
Certifioados y del direotor.

5. Llabora el proyeoto de Resoluoion, y lo entrega al
espeoialista de 1itulos, Aotas y Certifioados, oon el
expediente respeotivo.

Lspeoialista (Responsable de Lquipo): 1 dia Lspeoialista (Responsable de Lquipo): 1 dia Lspeoialista (Responsable de Lquipo): 1 dia Lspeoialista (Responsable de Lquipo): 1 dia

6. Revisa el proyeoto de Resoluoion y el expediente.

7. 3i deteota algun error o dooumento no oonforme,
devuelve el expediente y proyeoto de Resoluoion al
1onioo de 1itulos (Paso 5).

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RGANO DE DIRECCIN
Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

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Pgina 29

3i estan oonformes, firma el titulo y la fioha de
Registro. Colooa su visto bueno en el proyeoto de
Resoluoion, y dispone su envio al Uespaoho Uireotoral.

1onioo Administrativo (1itulos): dia 1onioo Administrativo (1itulos): dia 1onioo Administrativo (1itulos): dia 1onioo Administrativo (1itulos): dia

8. Reoibe el proyeoto de Resoluoion y lo entrega junto oon
el expediente a la 3eoretaria de la Uireooion.

UlRLCCl0N UlRLCCl0N UlRLCCl0N UlRLCCl0N

3eoretaria: 3 dias 3eoretaria: 3 dias 3eoretaria: 3 dias 3eoretaria: 3 dias

9. Prooedimiento U UU U- -- -1U 1U 1U 1U- -- -02 02 02 02- -- - Aprobaoion y distribuoion de Aprobaoion y distribuoion de Aprobaoion y distribuoion de Aprobaoion y distribuoion de
Resoluoiones. Resoluoiones. Resoluoiones. Resoluoiones.

10. Lntrega el original (autografa), las oopias de la
Resoluoion y anteoedentes a 1itulos, Aotas y
Certifioados haoiendo firmar en su registro oomo oargo
de reoepoion.

1l1uL03, AC1A3 1l1uL03, AC1A3 1l1uL03, AC1A3 1l1uL03, AC1A3 CLR1lllCAU03 CLR1lllCAU03 CLR1lllCAU03 CLR1lllCAU03

1onioo administrativo (1itulos): 1 dia 1onioo administrativo (1itulos): 1 dia 1onioo administrativo (1itulos): 1 dia 1onioo administrativo (1itulos): 1 dia

11. Reoibe resoluoion y registra el numero de Resoluoion y
la feoha en el reverso del titulo y en la fioha de
Registro.

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Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

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12. Arohiva la fioha de Registro y una oopia de la
Resoluoion para la 1efatura.

13. Anota en el Libro de Registro de 1itulos:

leoha de insoripoion
Numero de registro
Numero de Resoluoion Uireotoral y feoha
0bservaoiones

14. Lntrega oon Cuaderno de Cargo el titulo asi oomo la
Resoluoion y sus anteoedentes a 1ramite
Uooumentario.

ARClv0 ARClv0 ARClv0 ARClv0

1onioo Administrativo (Arohivo): dia 1onioo Administrativo (Arohivo): dia 1onioo Administrativo (Arohivo): dia 1onioo Administrativo (Arohivo): dia

15. Arohiva 02 oopias de la Resoluoion
16. Arohiva la autografa oon sus anteoedentes respeotivos.

ML3A ML3A ML3A ML3A UL UL UL UL PAR1L3 PAR1L3 PAR1L3 PAR1L3

1onioo administrativo (ventanilla): dia 1onioo administrativo (ventanilla): dia 1onioo administrativo (ventanilla): dia 1onioo administrativo (ventanilla): dia

17. Lntrega al usuario el titulo y/o grado pedagogioo y una
oopia de la Resoluoion. aoe firmar el Libro de 1itulos
al usuario y anota la feoha de entrega.

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Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

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llN llN llN llN

UuRACl0N UuRACl0N UuRACl0N UuRACl0N

9 dias


UlA0RAMACl0N UlA0RAMACl0N UlA0RAMACl0N UlA0RAMACl0N

llujograma del prooedimiento

l0RMuLARl03 l0RMuLARl03 l0RMuLARl03 l0RMuLARl03

lioha de Registro de 1itulos.

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Titulos, Actas y Certificados VERSIN 1.0

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Nro. DE INSCRIPCIN






CODIGO REG. NMERO








FECHA CODIGO MODULAR




DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN
REGISTRO DE TTULOS


APELLIDOS :
NOMBRES :


LUGAR DE NACIMIENTO
PAS DEPARTAMENTO PROVNCA DSTRTO



FECHA DE
NACIMIENTO
DA MES AO
DNI O CARNET DE
EXTRANJERIA
NUMERO



NOMINACIN DEL TTULO



NOMINACIN DE LA ESPECIALIDAD



INSTITUCIN QUE OTORGO EL TTULO




PAS DONDE OBTUVO FECHA DE EXPEDICIN DEL
TTULO
DA MES AO



RESOLUCIN DE
EXPEDICIN E INSCRIPCIN
TIPO NMERO FECHA

DA MES AO



OBSERVACIONES :








TCNICO JEFE DE UNIDAD Y/O EQUIPO
MINI5TERIO DE EDUCACIN
MINI5TERIO DE EDUCACIN