Cul es el rol de una buena recepcionista?

La recepcionista es lo primero que un cliente ve al entrar a la empresa y causa la primer impresin. Debe dar una buena imagen desde el primer momento. Es importante que la persona que ocupa este puesto sea muy prolija, alerta, sonriente, amable y ...... muy paciente. El escritorio de la recepcin tambin debe estar muy prolijo. Una buena recepcionista no deja nunca sola la recepcin. Si necesita alejarse por un momento, pide ayuda! Filtrando los llamados a. No hacer esperar a las personas. b. Si la persona debe esperar, la recepcionista debe pararse detrs de su escritorio para indicarle donde esperar. c. Si la visita es de un rango superior a su jefe en la empresa, debe acompaarla a la oficina de su jefe enseguida. Si es una visita importante, hay que anunciarla de inmediato a la secretaria para que la venga a recibir. d. Mantngase al tanto de los movimientos de la oficina en general. Si el jefe o el gerente salen de la oficina, no dude en preguntarles si se los puede contactar de ser necesario. e. La recepcionista debe saber cules son las personas que el jefe no desea atender, para poder filtrarlas con amabilidad y mucho tacto, sin darles la posibilidad de quedarse por mucho tiempo. Tarjetas de presentacin Cuando llega una visita desconocida, pdale su tarjeta. Esto facilita la presentacin a otras personas. "Me permite su tarjeta para nuestros registros, por favor?... para nuestro mailing?". Las tarjetas de presentacin se archivan bajo el nombre de la empresa. Se pueden utilizar para buscar los nombres y las direcciones de los clientes para enviarles material de promocin o tarjetas de navidad. Es ms prctico archivar las tarjetas bajo el nombre de la empresa, ya que las personas cambian de empresa, pero las empresas rara vez cambian de nombre. Registro de Visitas Las recepcionistas suelen llevar un registro de visitas donde figuran el nombre de la visita, la empresa o direccin particular, hora de la visita, a quin visit en la empresa, si se le dio otro horario de visita, qu se hizo (si vino sin anunciarse y se le dio otro horario de visita). Filtrando por telfono a. Trate a la persona con tacto, cortesa y sentido comn. b. No tutee a los que llaman, ni los llame por su primer nombre. Utilice Sr. y Sra. Cun formal debera ser la recepcionista por telfono? Si la persona desea que la llamen por su primer nombre o que la tuteen, lo indicar. c. La recepcionista debe saber cules llamadas puede manejar directamente y cules debe referir a otra rea. d. Pregunte con amabilidad el nombre de la persona que llama: De parte de quin, por favor? o Puedo ayudarlo? e. Todas las llamadas son importantes. f. Trate de determinar qu desea la persona que est llamando. g. Siempre pregunte si desea dejar un mensaje. "Desea dejar un mensaje?" h. Las conversaciones en vivo son las ms importantes. No interrumpa una conversacin cara a cara

para atender el telfono. i. Si usted es una asistente, lleve un registro de todas las llamadas de entrada y de salida: fecha, empresa, nombre, nombre de la persona que est llamando, nmero de telfono, estado (ok, pendiente, etc.) Recuerde, usted es la primer persona que el cliente ve cuando entra a su empresa, no se descuide: no hay una segunda oportunidad para causar una buena impresin.

RECEPCIONISTA : UNA RECEPCIONISTA ES UN PROFESIONAL QUE ATIENDE A LOS CLIENTES O USUARIOS DE UN EDIFICIO EN UNA ZONA PARTICULAR CONOCIDA COMO RECEPCION. TAREAS USUALES : SIENDO LA ATENCION AL CLIENTE SU PRINCIPAL COMETIDO. PRINCIPALMENTE PROPORCIONA INFORMACION PRECISA,ASI COMO TRAMITAR CUALQUIER SOLICITUD DE SERVICIO DE UN CLIENTE,BIEN DE FORMA PRESENTE,POR TELEFONO,POR FAX O CORREO ELECTRONICO. POR LA CORTESIA QUE ELLO CONLLEVA SUELEN MANTENER UN CONTROL DE LAS PERSONAS QUE ENTRAN Y SALEN DEL ESTABLECIMIENTO,PUDIENDO EN CUALQUIER MOMENTO HACER USO DE CAMARAS DE VIGILANCIA O Y MANEJO DE RADIOTRANSMISORES PARA COMUNICARSE CON EL EQUIPO DE SEGURIDAD. PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCION,MANTIENEN UNA LISTA CRONOLOGICA DE ACONTECIMIENTOS RELEVANTES EN EL LLAMADO LIBRO DE INCIDENCIAS ASI COMO LOS CORRESPONDIENTES PARTES DE ROTURAS O LIMPIEZA PARA LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS A MODO DE PROCEDER A SU PRONTA REPARACION LA IMPORTANCIA DEL LIBRO DE INCIDENCIAS RADICA EN QUE PERMITE CONOCER CIERTOS DETALLES SOBRE HECHOS DESTACABLES QUE PUEDEN SER CONSULTADOS POSTERIORMENTE PARA RESOLVER QUEJAS DE CLIENTES O INCIDENCIAS MAYORES. RECEPCIONISTA DE CENTRO MEDICO : LOS RECEPCIONISTA PUEDEN SER PARTE DEL REGISTRO DE INGRESO POR PARTE DEL PACIENTE, LO QUE PUEDE INCLUIR EL INICIO DE ARCHIVOS Y ETIQUETAS, Y OPERACIONES SECRETARIALES PARA EL PROCESO DE HOSPITALIZACION, ESTO SIGNIFICA, QUE PUEDE QUE HAYA VARIAS RECEPCIONISTAS EN SUS RESPECTIVAS AREAS DE TRABAJO PARA LA ATENCION DE LA ENTRADA DE PERSONAS AL HOSPITAL.

Y TAMBIEN PUEDE SIGINFICAR QUE EL CONOCIMIENTO DE LA RECEPCIONISTA, EN ESTE CASO,PUEDE SER EXTENDIDO A LA TERMINOLOGIA MEDICA. EN GENERAL LAS RECEPCIONISTAS CONTESTAN LOS TELEFONOS, DIRECCIONAN Y EXAMINAN LAS LLAMADAS, RECIBEN A LOS VISITANTES, RESPONDEN A LAS DUDAS DEL PUBLICO Y PROVEEN INFORMACION A LA EMPRESA. COMO PARTE DE SUS LABORES, ALGUNAS RECEPCIONISTAS ESTAN ENCARGADAS DE LA COORDINACION Y ENTREGA DEL CORREO DENTRO Y FUERA DE LA OFICINA.EL PAPEL DE LAS RECEPCIONISTAS COMO AGENTES DE SEGURIDAD AL MONITOREAR Y CONTROLAR LA ENTRADA DE VISITANTES. RECEPCIONISTA SECRETARIA LA RECEPCIONISTA ES LA PERSONA ENCARGADA DE RECIBIR A LOS VISITANTES QUE LLEGAN A LA OFICINA O A LA EMPRESA POR ALGUNA CAUSA O MOTIVO. TAMBIEN ES LA PERSONA ENCARGADA DE MANEJAR LOS RECORDS DE CITAS DE SU JEFE. ES LA PERSONA CON QUIEN UN VISITANTE CONVERSA CUANDO LLEGA A LA OFICINA O LLAMA POR TELEFONO. 1 SECRETARIA RECEPCIONISTA FUNCIONES DE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA _RECIBIR VISITAS Y ARREGLAR ENTREVISTAS PARA PODER REALIZAR UN BUEN TRABAJO LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LOS SIGUIENTE: _MANEJO DE LA CENTRAL TELEFONICA PERSONALIDAD DE UNA SECRETARIA RECEPCIONISTA VISITANTES SE LLAMA VISITANTE A LA PERSONA QUE LLEGA A LA EMPRESA POR ALGUNA CAUSA O MOTIVO.LA RECEPCIONISTA QUE SE ENTREVISTA DIARIAMENTE CON EL PUBLICO PUEDE APRENDER A CLASIFICARLO,POR EJEMPLO,PUEDE DIVIDIRLO DE LA SIGUIENTE MANERA: VISITANTES FRECUENTES O CONOCIDOS: SON AQUELLAS PERSONAS QUE VAN A MENUDO A LA EMPRESA.POR LO GENERAL UNA PERSONA SE SIENTE ALAGADA SI LA RECEPCIONISTA LO RECONOCE Y LO LLAMA INMEDIATAMENTE POR SU NOMBRE. MIEMBROS DE LA FAMILIA Y AMIGOS PERSONALES DEL JEFE:

SON LOS FAMILIARES DEL JEFE CON EL NEGOCIO. SERIA CONVENIENTE TENER UN TARJETERO SEPARADO CON LOS NOMBRES DE ESTAS PERSONAS Y EN RELACION CON EL JEFE Y AXIAL APRENDERA A RECONOCER A LOS VISITANTES DENTRO DE ESTE GRUPO. EJECUTIVOS DE OTRAS EMPRESAS: SON LOS FUNCIONARIOS Y ADMINISTRADORES DE OTRAS EMRPESAS QUE VISITAN NUESTRA OFICINA PARA EL ENCUENTRO CON EL JEFE. CUANDO OCURREN ESTOS CASOS ES PROBABLE QUE EL JEFE NO DEBA TRASTORNAR SU HORARIO DE TRABAJO PORQUE ESTAS PERSONAS SE TOMAN MAS DEL TIEMPO SEALADO PARA UNA ENTREVISTA,ENTONCES LA RECEPCIONISTA PUEDE LLAMAR A ESE JEGE POR EL INTERCOMUNICADOR Y RECORDARLE SU PROXIMO COMPROMISO. VISITANTES DESCONOCIDOS O CASUALES: SON AQUELLAS PERSONAS QUE CONCURREN A LA EMPRESA DE UNA FORMA CASUAL ENTRE ESTOS TENEMOS A LOS BUHONEROS, VENDEDORES AMBULANTES,ETC. VISITANTES QUE ESPERAN : AL VISITANTE QUE LLEGA TEMPRANO PARA UNA ENTREVISTA O QUE TIENE QUE ESPERAR A QUE EL JEFE ESTE LIBRE PARA VERLO,LA RECEPCIONISTA DEBE PROCURAR QUE ESTE SE SIENTA COMODO,AUNQUE LA OFICINA SEA PEQUEA,DEBE HABER SILLAS PARA LAS PERSONAS Y UN SITIO PARA PONER LOS BULTOS,LA RECEPCIONISTA DEBE PROCURAR QUE QUE EL SALON DE RECIBO ESTE ILUMINADO Y CON REVISTAS O PERIODICOS PARA ENTRETENER AL VISITANTE. COMO REFERIR A UN VISITANTE CUANDO LA RECEPCIONISTA NO PUEDE OFRECER LA INFORMACION NECESARIA A UNA PERSONA QUE VISITA LA OFICINA,ESTA PUEDE SER TRANSFERIDA A OTRA PERSONA DE LA OFICINA O LAS EMPRESAS,EN ESTE CASO,LA RECEPCIONISTA DEBE INVESTIGAR SI DICHA PERSONA NO ESTA OCUPADA PARA QUE PUEDA ATENDER AL VISITANTE. LA PRESENTACION DEL VISITANTE CUANDO LA RECEPCIONISTA TIENE SU DESPACHO LEJOS DEL DESPACHO DE SU JEFE O CUANDO EL VISITANTE ES UN EXTRAO,LA RECEPCIONISTA DEBE CONDUCIR A LA PERSONA HASTA EL DESPACHO Y HACER LA DEBIDA PRESENTACION.LOS VISITANTES FRECUENTES,LOS AMIGOS Y LOS FAMILIARES DEL JEFE NO NECESITAN SER PRESENTADOS. LA ENTREVISTA OCITA ES EL SEALAMIENTO DE DEL DIA,HORA Y LUGAR PARA VERSE DOS O MAS PERSONAS. LA RECEPCIONISTA TIENE LA OBLIGACION DE RECIBIR LOS VISITANTES,LAS LLAMADAS TELEFONICAS Y DE MANEJAR EL

CALENDARIO DE CITAS DE SU JEFE,CANCELANDOLAS CUANDO SEA NECESARIO Y LLEVANDO LOS CAMBIOS QUE SE HAGAN A LA MISMA CANCELACION DE LA ENTREVISTA: SI POR ALGUNA RAZON EL JEFE NO PUEDE ASISTIR A LA OFICINA EN LOS PROXIMOS DIAS,ES ACONSEJABLE QUE LA RECEPCIONISTA LLAME POR TELEFONO O TRATE DE PONERSE EN COMUNICACIN CON LAS PERSONAS QUE TIENEN CITAS PARA ESE DIA CON EL PROPOSITO DE POSPONERLAS O CANCELARLAS ,DANDO LAS EXCUSAS PERTINENTES. LAS RAZONES POR LAS CUALES UNA SECRETARIA RECEPCIONISTA SE VE OBLIGADA A CANCELAR UNA CITA O ENTREVISTA: _REUNION DE EJECUTIVOS DE EMERGENCIA _PROBLEMAS DE SALUD _VIAJE IMPORTANTE INESPERADO _LLEGADA TARDE DEL EJECUTIVO _PROBLEMAS PERSONALES MEDIOS DE LOS CUALES SE VALE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA PARA CANCELAR UNA CITA O ENTREVISTA ; _TELEFONO _TELEGRAMA _CORRESPONDENCIA _FAX _CORREO ELECTRONICO _MENSAJERIA RECORD ESCRITO O FICHERO : LAS PERSONAS QUE ACUDEN A LA EMPRESA CON CITA,TENDRAN PREFERENCIA SOBRE OTROS VISITANTES QUE NO TIENEN CITA PARA ESE DIA.ES ESENCIAL LLEVAR UN REGISTRO CUIDADOSO DE TODAS LAS ACTIVIDADES PARA ESE DIA Y ENTREGAR A SU JEFE EN LA MAANA LA LISTA DE DICHAS ACTIVIDADES. AL FINAL DEL DIA,EL REGISTRO DEBE MOSTRAR LAS CITAS O ENTREVISTAS QUE FUERON CUMPLIDAS. CONCEPTO DE FICHA: EL LIBRO SIMPLE, MASCOTA O AGENDA QUE USA LA RECEPCIONISTA PARA HACER DIFERENTES TIPOS DE ANOTACIONES EN EL DESEMPEO DE SUS LABORES.SE CLASIFICAN EN: FICHERO DE CITAS : ES EL LIBRO DONDE SE REGISTRA EL NOMBRE,LA HORA Y EL DIA EN QUE SE HARA ALGO O SE RECIBIRA A ALGUIEN.ESTE FICHERO ES

IMPORTANTE PORQUE EVITA QUE A LA MISMA HORA Y EL MISMO DIA SE FIJEN DOS ASUNTOS IMPORTANTES. FICHERO DE CLIENTES: ES EL LIBRO DONDE SE REGISTRAN LOS NOMBRES, DIRECCION Y TELEFONO DE PERSONAS Y EMPRESAS RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD DE LA OFICINA.ESTE FICHERO ES IMPORTANTE PORQUE PERMITE TENER A MANO LOS DATOS PERSONALES DEL CLIENTE FICHERO DE RECORDATORIO : ESTE LIBRO LO USA LA RECEPCIONISTA CON EL PROPOSITO DE HACER DIFERENTES TIPOS DE ANOTACIONES EN EL DESEMPEO DE SUS LABORES.ES IMPORTANTE PORQUE PERMITE TRABAJAR DE UNA MANERA ORGANIZADA. LLAMADAS COMO ATENDERLAS GENERALMENTE LOS EJECUTIVOS ESPERAN QUE SUS EMPLEADOS CONTESTEN TODAS LAS LLAMADAS A LA OFICINA.LAS SIGIUIENTES REGLAS SON IMPORTANTES Y SE DEBEN APLICAR PARA CONTESTAR LLAMADAS: _CONTESTE TODAS LAS LLAMADAS PRONTA Y CORTESMENTE,UNA PRONTA CONTESTACION LE INDICA AL CLIENTE QUE SU COMPAA ESTA SIEMPRE ALERTA. _ESTE SIEMPRE PREPARADO PARA TOMAR UN MENSAJE,ACOSTUMBRE TOMAR LAPIZ Y PAPEL CUANDO LEVANTE EL RECEPTOR.CUANDO SE TOMA UN MENSAJE TELEFONICO HAY QUE ASEGURARSE DE TOMAR LA INFORMACION DE UNA FORMA CLARA Y CORRECTA. -EVITE CONTESTAR CON EXPRESIONES ALO, BUENO,CORRECTO.SON PALABRAS QUE DESCONECTAN AL QUE LLAMAS,SIN INDICARLE SI HA LLAMADO O NO AL TELEFONO Y LA PERSONA CORRECTA _INDIQUESE CORRECTAMENTE,ACOSTUMBRESE A CONTESTAR DICIENDO: BUENOS DIAS,TARDES ,CLASSIC TOUR, HABLA MAGGIE CLASIFICACIONES DE LAS LLAMADAS TELEFONICAS LLAMADAS DE INFORMACION : EL OFICINISTA PUEDE OFRECER CUALQUIER INFORMACION SOLICITADA SIEMPRE QUE NO SEA CONFIDENCIAL Y SI ESTA SEGURO DE LO QUE DICE.SI EXISTE ALGUNA DUDA, DEBE CERCIORARSE RAPIDAMENTE O PREGUNTAR A QUIEN SEPA MAS PARA PROSEGUIR LLAMADAS PARA EL JEFE: CUANDO EL EMPLEADO RECIBE UNA LLAMADA DE ALGUIEN QUE DEBE HABLAR PERSONALMENTE CON EL JEFE,DEBE SABER COMO ATENDER SEGN LAS CIRCUNSTANCIAS. ALGUNAS DE LAS SITUACIONES MAS FRECUENTES SON: _EL JEFE ESTA EN LA OFICINA Y ESTA LIBRE,LA RECEPCIONISTA LE INFORMA QUIEN LLAMA,YA SEA PERSONALMENTE O POR EL SISTEMA DE

INTERCOM,SI EL QUE LLAMA ES MUY CONOCIDO DEL JEFE PUEDE PASAR LA LLAMADA INMEDIATAMENTE. _EL JEFE ESTA EN LA OFICINA Y NO QUIERE SER INTERRUMPIDO, SE LE DEBE DECIR AL CLIENTE, EL SEOR TAL ESTA EN UNA REUNION,DEJE SU MENSAJE Y NUMERO QUE EL SE COMUNICARA LUEGO. _EL JEFE PUEDE SER LOCALIZADO EN OTRO TELEFONO,Y LA RECEPCIONISTA DEBE SABER SI PUEDE O NO SER INTERRUMPIDO. LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA: SON LAS LLAMADAS QUE SE HACEN A UN NUMERO FUERA DEL AREA DEL SERVICIO LOCAL.HAY VARIOS TIPOS DE LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA: _TELEFONO A TELEFONO: CUANDO SE PIDE A LA OPERADORA EL NUMERO DESEADO PARA HABLAR CON QUIEN RESPONDA PERSONA A PERSONA: SE PIDE A LA OPERADORA HABLAR CON UNA PERSONA O EXTENSION EN PARTICULAR V,D DISCADO DIRECTO A LARGA DISTANCIA: LLAMADAS QUE EL USUARIO REALIZA DIRECTAMENTE SIN LA AYUDA DEL OPERADOR SISTEMA CERO MAS LLAMADA CON CARGO: SON LAS LLAMADAS QUE EL USUARIO REALIZA A TRAVES DEL 0 Y NECESITA LA ASISTENCIA DE UN OPERADOR PARA COMPLETAR LA COMUNICACIN. REGLAS DE CORTESIA AL CONTESTAR UN TELEFONO: _CONTESTE RAPIDA Y AMABLEMENTE _OIGA BIEN LO QUE LE DICEN _REPITA EL MENSAJE ESCUCHADO _TOME NOTAS ESCRITAS PARA RECORDAR _IDENTIFIQUESE DICIENDO SU NOMBRE CARTAS TEXTO RECIPROCO QUE SE MANTIENE POR CORREO,FAX U OTRO MEDIO ELECTRONICO. PAPEL ESCRITO CON QUE UNA PERSONA SE COMUNICA CON OTRA.ES UN DOCUMENTO OFICIAL TIPOS DE CARTAS LAS CARTAS PUEDEN SER _COMERCIALES

_DE PRESENTACION _DE AGRADECIMIENTO _DE DISCULPAS _DE SOLICITUD _DE RENUNCIA _DE RECOMENDACIN _DE FELICITACION _DE INVITACION _DE PROTESTA _DE RECLAMOS _DE CONDOLENCIAS PARTES DE UNA CARTA LAS PARTES QUE COMPONEN UNA CARTA SON LOGO DE LA EMPRESA.SI ES UNA CARTA EMPRESARIAL Y SE PUEDE UTILIZAR EL PAPEL TIMBRADO LUGAR Y FECHA SIEMPRE VA A LA DERECHA Y ARRIBA DEL DOCUMENTO ENCABEZAMIENTO O DESTINATARIO PERSONA A LA CUAL VA DIRIGIDA LA CARTA.SE PONE DOS RENGLONES MAS DEBAJO DE LA FECHA. SALUDOEJ.ESTIMADO SEOR .VA DOS RENGLONES MAS ABAJO DEL DESTINATARIO CUERPO DE LA CARTACONTENIDO,AH SE ESCRIBE EL MOTIVO POR EL CUAL SE ESCRIBE DESPEDIDADOS RENGLONES MAS DEBAJO DE LA CARTA EJ SIN MAS SE DESPIDE DE USTEDES FIRMA Y CARGO SI ES UNA EMPRESA.CINCO RENGLONES MAS DEBAJO DE LA DESPEDIDA ANEXOS SI LOS TIENE EJERCICIO: Poner las partes en esta carta... Puerto Plata, R.D. 11 de Julio de 2007 Seores BANCO POPULAR DOMINICANO Puerto Plata, R.D.

Estimados seores:

Certificamos por este medio que la seora Fiordaliza Reyes de Choplin, cedula de identidad No. 037-0026636-8 labora en esta empresa desde Junio del ano 2003. La seora Reyes desempea el trabajo de Asesora Financiera devengando un salario mensual de RD$55,000 dlares mas US$300.00 dlares de comisin Esta certificacin se expide a solicitud de la parte interesada y para los fines que considere de lugar. Atentamente, Gregory Choplin Presidente ARCHIVO ES SINONIMO DE ORGANIZACIN.ES LA MEMORIA DE LOS NEGOCIOS.EN EL ARCHIVO (ARMARIO,ANAQUEL,ESTANTE O GAVETERO)ES DONDE SE ALMACENAN LOS DOCUMENTOS DE IMPORTANCIA DE CUALQUIER EMPRESA,UTILIZANDO METODOS QUE PERMITAN DISPONER DE ELLOS CON PRONTITUD Y PRECISION.LOS MAS GENERALIZADOS SON LOS ARCHIVOS VERTICALES,HORIZONTALES, DE DOS,TRES Y HASTA 5 GAVETAS Y LOS TARJETEROS. ARCHIVISTA ES LA PERSONA APROPIADA PARA CONOCER TODOS LOS MOVIMIENTOS ORGANIZATIVOS DE UNA EMPRESA,YA QUE ES EL ENCARGADO DE ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS Y COLOCARLOS EN EL LUGAR APROPIADO,PARA QUE EN EL MOMENTO OPORTUNO EN QUE SE LE REQUIERA PUEDA OBTENERLOS CON FACILIDADY RAPIDEZ. FORMAS DE ARCHIVAR LA ROMA FUNDAMENTAL DE ARCHIVAR ES LA FORMA ALFABETICA ,QUE CONSISTE EN SEGUIR EL ORDEN DE LAS LETRAS DEL ALFABETO A B C CH D E F G H I J K L M N O P R S T U V W X Y Z SE PUEDE ARCHIVAR: NUMERICAMENTE SEGN EL ORDEN DE LOS NUMEROS. TAMBIEN SE PUEDE ARCHIVAR POR SUS ASUNTOS,CUANDO SE RECOPILAN LOS DOCUMENTOS DE UN MISMO ASUNTO Y GEOGRAFICAMENTE CUANDO SE ARCHIVA POR REGIONES,CIUDADES Y PAISES. ARCHIVAR

ES EL PROCESO DE CLASIFICAR Y ORDENAR LOS DOCUMENTOS PARA COLOCARLOS EN UN LUGAR SEGURO Y PUEDAN OBTENERSE CON FACILIDAD Y PRONTITUD REFERENCIAS CRUZADAS EN ARCHIVO: CUANDO EN UN MISMO FOLDER APARECE LA REFENRENCIA DE UNA MISMA EMPRESA CON SU NOMBRE ACTUALY EL NOMBRE QUE TENIA ANTERIORMENTE ,O EN EL CASO QUE UNA COMPAA MERCANTIL TENGA DIFERENTES NOMBRES,ES NECESARIO SABER EN EL RECORDS QUE SE USA EN EL ARCHIVO, TODOS LOS NOMBRES QUE TENGA LA EMPRESA Ej: Casa Azul ahora Casa Dorada ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO (MUERTO) ENTIENDASE POR ACRCHIVO ACTIVO AQUEL QUE RECIBE LAS CORRESPONDENCIAS DIARIAMENTE Y QUE FORMA PARTE DEL LEGAJO DE UN AO ACTIVO DE DOCUMENTACION CUANDO LAS CORRESPONDENCIAS PASAN A CONSERVARS A UN LUGAR DONDE NO SERAN USADAS, NI TOCADAS DIARIAMENTE, SOLO OCASIONALMENTE, ENTONCES ESTE ARCHIVO SE LLAMA ARCHIVO INACTIVO O MUERTO. ALGUNOS DOCUMENTOS QUE SE USAN EN LA EMPRESA COMO LOS CONTRATOS VENCIDOS, FACTURAS, RECIBOS, COMPROBANTES,CHEQUES, FORMULARIOS USADOS, VAN A PARAR A ESTE ARCHIVO POR UN PERIODO DE CINCO AOS DEPENDIENDO DE LAS NORMAS DE LA EMPRESA PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CUANDO UNA CORRESPONDENCIA LLEGA A MANO DEL OFICINISTA ESTE DEBE: ABRIR LA CORRESPONDENCIA MARCARLA CON FECHA Y HORA DE RECIBO.CERCIORARSE DE QUE SI DICE ANEXO ESTEN CON LA CORRESPONDENCIA CLASIFICAR Y DISTRIBUIR DICHA CORRESPONDENCIA INSPECCIONAR CADA DOCUMENTO PARA SABER SI ES PARA ENTREGAR A LA PERSONA O PARA ARCHIVAR MARCAR CON LAPIZ A QUE ARCHIVO PERTENECE.ARCHIVAR EN SU LUGAR CORRESPONDIENTE. ARCHIVO POR ASUNTO ES EL MAS USADO EN LAS OFICINAS PUBLICAS, YA QUE DISPONEN DE SEECCIONES Y DEPARTAMENTOS PUBLICOS PARA ARCHIVAR TODO TIPO DE CORRESPONDENCIA Y DEL PERSONAL NECESARIO PARA QUE TODO QUEDE REALMENTE ORGANIZADO.LOS MAS FRECUENTES NOMBRES DE ARCHIVOS SON _CHEQUES _FACTURAS PAGADAS Y POR PAGAR _LICENCIAS _CANCELACIONES _:CLIENTES MOROSOS

_PEDIDOS _INVENTARIOS _NOMIMAS ETC . ARCHIVO GEOGRAFICO ES AQUEL QUE ESTA ORGANIZADO POR REGIONES, POBLADOS O CIUDADES.SE UTLIZA EN EMPRESAS QUE TIENEN SUCURSALES EN OTRAS REGIONES DIFERENTES Y A DONDE ESTA UBICADA SU OFICINA PRINCIPLAL.TAMBIEN EN LO QUE SE REFIERE A _CUENTAS DE TELEFONOS, _AGUA, _LUZ DE ESAS EMPRESAS TARJETEROS SON AUXILIARES DE LOS ARCHIVOS, QUE PERMITEN LLEVAR ANOTACIONES DE LAS MAS IMPORTANTES ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA.SE ORGANIZAN EN FORMA ALFABETICA O EN FORMA NUMERICA DEPENDIENDO DE LAS EMPRESAS O A QUE SE DEDICAN. ALGUNAS DE LAS EMPRESAS QUE UTILIZAN TARJETEROS SON _TIENDAS DE REPUESTOS _FARMACIAS _OFICINAS PUBLICAS _ETC PARA SER ENCARGADO DE ARCHIVO SE NECESITAN LOS SIGUIENTES REQUSITOS: _HABILIDAD PARA LEER _CONOCIMIENTOS DE ABREVIATURAS _EXACTITUD _ORDEN _DESTREZA MANUAL _BUENA VISTA _BUENA MEMORIA LOS ELEMENTOS PARA CREAR UN ARCHIVO SON: _ DOCUMENTOS _ FOLDERS _ GUIAS _ PESTAAS _ CARPETAS _ PERFORADORA _ GANCHOS DE FOLDERS _ ARCHIVERO _ LABELS PARA NOMBRAS LOS FOLDERS

CLASIFICAR Y ORDENAR LOS SIGUIENTES NOMBRES: 1. LUIS ANTONIO CHANLATE BERMUDEZ 2. LUZ MARIA EVANGELISTA 3. ARELIS DEL CARMEN GARCIA 4. NERCIDA PROVIDENCIA QUEZADA RAMIREZ 5. MIGUEL ORTIZ VENERA 6. RAFAEL ABREU 7. MARGARITA LIDIA SOTO PIMENTEL 8. TEOFILA COLON 9. ANA MERCEDES CHANLATE BERMUDEZ 10. RAFAEL ANTONIO GARCIA 11. IRIS SOTO PIMENTEL 12. JUAN MANUEL ALMONTE 13. CARLOS ARMANDO RAMOS 14. MARIA MARGARITA QUEZADA RAMIREZ 15. JUAN MANUEL ABREU DIAZ 16. SILVIA ALMONTE Y ALMONTE 17. JUAN MANUEL ABREU DIAZ 18. LEONEL ALBERTO PEGUERO 19. FATIMA DEL ROSARIO CUESTA REYES 20. FELIX ANTONIO MUNOZ 21. RAFAEL ANTONIO BORBON 22. HERMINIA ORTIZ 23. JOSE RAMIREZ 24. OFINIS HENRIQUEZ 25. LUIS ANTONIO ZAPATA 26. ANA EMILIA RAMIREZ 27. JOSE RAFAEL YEPEZ 28. ANGEL ANTONIO TRONILO 29. ARMANDO HERNANDEZ 30. ANDRES AUGUSTO TAYLOR INVESTIGA LAS FUNCIONES DE LAS SIGUIENTES INSTITUCIONES: - ADUANAS Y PUERTOS - BANCO DE RESERVAS OFICIALIA DEL ESTADO CIVIL - CRUZ ROJA DOMINICANA - LIGA MUNICIPAL DOMINICANA - LOS AYUNTAMIENTOS - DIRECCION GENERAL DE CORREOS Y TELECOMUNICACIONES CLASIFICA LOS NOMBRES DE EMPRESAS Y LUEGO ORDENARLOS PARA ARCHIVAR. 1. ALMACEN LUIS PEREZ 2. REID Y PELLERANO, C POR A 3. INDUSTRIA CARTONERA DOMINICANA CXA 4. ALIMENTOS PARA ANIMALES, S.A 5. INDUSTRIA SAL DOMINICANA S.A. 6. FANTASIA PURA MARIBEL 7. LA CASA DE LAS SORPRESAS 8. ZIPPER C POR A 9. INDUSTRIA FARMACEUTICA DOMINICANA C POR A 10. FREIDURA LA SIMPATICA, S.A SEPELIOS ALVEAR SERVICIO DE AZAFATA SALAS VELATORIAS DESDE EL MOMENTO DE LA INSTALACION DEL SERVICIO SE HACE PRESENTE UNA AZAFATA DE LA EMPRESA CAPACITADA PROFESIONALMENTE PARA SERVIR DE APOYO PSICOLOGICO A LA FAMILIA. SERVICIO DE CAFETERIA SERVICIO DE LUNCH SE PROVEE DE CAF,TE,,AZUCAR,YERBA,ANALGESICOS,GALLETITAS Y PAUELOS DESCARTABLES. TRASLADO EN FURGON SANITARIO

COMPRENDE EL RETIRO DE LA PERSONA FALLECIDA DESDE EL LUGAR DEL DECESO HASTA LA SALA VELATORIA,DENTRO DEL RADIO DE ACCION DE LA EMPRESA SERVICIO CEREMONIAL ORGANIZA LA SALIDA DEL CORTEJO HASTA EL CEMENTERIO,ORDENA EL TRAYECTO Y COORINA LOS HOMENAJES QUE SE LE DESEEN TRIBUTAR AL FALLECIDO,ATENDIENDO LA INHUMACION. GUARDIAS EN OFICINAS PRESTACION DE SERVICIOS NOCTURNOS CUSTODIA DEL CUERPO (DEL FALLECIDO) MANTENIMIENTO SALON: MANTENIMIENTO,LIMPIEZA INSTALACIONES (COCINA, SANITARIOS,SALON) 5 HORAS_75$ MAS DE 5 HORAS-16 HORAS_105$ MS DE 16 HORAS_115$ MS DE 16 HS-HASTA 20 HS _175$ SE PAGA POR SERVICIO Y NO POR HS. LOS PAGOS ERAN SEMANALES X EJ FALLECIDO: BALTAZAR EDUARDO N 206/15 SUCURSAL: BERAZATEGUI 10:00 HS A 23:00 HS PUESTO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR MISION DEL PUESTO: BASICAMENTE MANTENER UN CONTROL ADECUADO DE LA AGENDA DEL DIRECTOR HORARIO DE TRABAJO: 8:39 A 14:00 Y 16:00 A 19:00 HS DE LUNES A VIERNES FUNCIONES DE LA SECRETARIA-RECEPCIONISTA PRINCIPALES FUNCIONES COORDINAR LA AGENDA DEL DIRECTOR CONTROLAR EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION DEL DIRECTOR ELABORACION DE OFICIOS DEL FIDEICOMISO

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS LLAMADAS TELEFONICAS EN GENERAL PROPORCIONAR LA INFORMACION DEL FIDETUR VERIFICAR EL CORREO ELECTRONICO DEL FEDEICOMISO
ACTIVIDADES PARA REALIZAR LAS FUNCIONES COORDINARSE CON EL DIRECTOR RECABAR LA INFORMACION CORRESPONDIENTE RECABAR LA INFORMACION CORRESPONDIENTE RECABAR LA INFORMACION CORRESPONDIENTE COORDINARSE CON LOS PRESTADORES DE SERVICIOS TURISTICOS COORDINARSE CON EL DIRECTOR FREC DE ACTIVIDADES DIARIO DIARIO CUANDO SE REQUIERA DIARIO DIARIO DIARIO RESULTADO ESPERADO CONTROLAR ADECUADAMENTE LA AGENDA DEL DIRECTOR CONTROLAR ADECUADAMENTE LA AGENDA DEL DIRECTOR CONTROL ADECUADO DE LOS OFICIOS EMITIDOS POR EL FIDEICOMISO CONTROLAR ADECUADAMENTE LAS LLAMADAS RECIBIDAS POR EL FIDEICOMISO PRESTAR UN SERVICIO ADECUADO A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS TURISTICOS TENER UN CONTROL ADECUADO DE LOS CORREOS ELECTRONICOS RECIBIDOS Y ENVIADOS RELACIONES INTERNAS

CON QUIEN CON TODO EL FIDEICOMISO CON QUE FINALIDAD DE COORDINACION EN LAS ACTIVIDADES DEL FIDEICOMISO RELACIONES EXTERNAS CON QUIEN CLIENTES CON QUE FINALIDAD PARA EL DEBIDO CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL FIDEICOMISO INFORMACION GENERAL DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA/RECEPCIONISTA PUESTO DEL QUE DEPENDE JERARQUICAMENTE:JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS GENERALES DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO RECIBIR REGISTRAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CONTROLAR EL CENTRO DE RECURSOS Y LA BIBLIOTECA TECNICA Y ATENDER EL CONMUTADOR DESCRIPCION DE TAREAS O FUNCIONES _CONTESTAR Y EFECTUAR LLAMADAS TELEFONICAS _RECIBIR Y CLASIFICAR LA CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA Y DISTRIBUIRLA _ELABORAR CUADRO DIARIO DE ,SEMANAL Y MENSUAL DE SALIDA Y ENTRADA DE CORRESPONDENCIA _MANTENER ACTUALIZADA LA BASE DE DATOS DE LAS INSTITUCIONES RELACIONADAS CON EL FOVIAL: NOMBRE DE LA EMPRESA PERSONA CONTACTO

DIRECCION TELEFONO FAX CORREO ELECTRONICO ETC _ATENDER AL PUBLICO EN GENERAL CONOCIMIENTOS NECESARIOS MANEJO DEL CONMUTADOR MANEJO DE ARCHIVO REDACCION TAQUIGRAFIA INTERNET HABILIDADES Y DESTREZAS USO DE SOFTWARE Y COMPUTADORAS USO DE MAQUINA DE ESCRIBIR USO DE FAX USO DE FOTOCOPIADORA TRATO ATENCION PUBLICO BUEN PERSONA QUE ESCRIBE LA CORRESPONDENCIA

EXTIENDE LAS ACTAS DE LAS REUNIONES RESUELVE LOS ASUNTOS DE TRAMITE Y CUSTODIA LOS DOCUMENTOS DE UNA OFICINA LA ASISTENTE PERFECTA DE SU JEFE HASTA EL PUNTO DE ASUMIR RESPONSABILIDADES DE ESTE CON CREDIBILIDAD CONFECCIONE LOS INFORMES LA SECRETARIA HA DE DOMINAR UNA SERIE DE CONOCIMIENTOS TECNICOS APROPIADOS PARA EL CARGO QUE DESARROLLARA, TALES COMO: _TECNICAS DE ARCHIVO _TECNICAS DE OFICINA _DIGITACION O MECANOGRAFIA

_USO APROPIADO DEL TELEFONO _MANEJO Y ORGANIZACIN DE LA AGENDA _REDACCION DE CORRESPONDENCIA GENERAL, COMERCIAL,Y ADMINISTRATIVA _MANEJO ADECUADO DE DOCUMENTOS _CONOCIMIENTO Y DOMINIO DEL IDIOMA DEL PAIS LA SECRETARIA DEBE CONOCER SOBRE CIERTAS MATERIAS QUE LE PERMITIRAN DESEMPEAR SUS FUNCIONES CON LA DEBIDA EFICACIA PROFESIONAL: _MECANOGRAFIA: EL DOMINIO DE LA MECANOGRAFIA ES BASICO PARA TODA SECRETARIA,PUESTO QUE EN LA REALIZACION DE SUS LABORES DIARIAS TENDRA QUE MECANOGRAFIAR DIVERSOS DOCUMENTOS CON PULCRITUD,A UNA VELOCIDAD ADECUADA Y SIN FALTAS DE ORTOGRAFIA OFIMATICA: EL AVANCE VERTIGIONIOSO DE LA INFORMATICA,HACE QUE LA COMPUTADORA SEA LA HERRAMIENTA BASICA EN EL TRABAJO DE OFICINA,POR LO TANTO TODA SECRETARIA DEBE SABER HACER USO DE LOS PROGRAMAS DE PROCESADORES DE TEXTO,HOJAS DE CALCULO,ELABORACION PRESENTACIONES,DISEO,ENTRE OTROS. ORTOGRAFIA Y GRAMATICA: LOS CONOCIMIENTOS GRAMATICALES SON IMPRESCINDIBLES A NIVEL DE REDACCION,SE ESPERA QUE TODA SECRETARIA SE EXPRESE CORRECTAMENTE POR ESCRITO CON CLARIDAD Y CONDICION.ASIMISMO DEBE ESTAR CAPACITADA PARA REDACTAR DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y COMERCIALES CALIGRAFIA: UNA BUENA CALIGRAFIA,ES DECIR UNA LETRA LEGIBLE EN LA ESCRITURA DE PALABRAS Y NUMEROS,EVITARA CONFUSIONES Y ERRORES. ARCHIVO ES TAMBIEN IMPORTANTE QUE LA SECRETARIA TENGA CONOCIMIENTOS SOBRE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS,PARA QUE PUEDA ALMACENAR LA INFORMACION ADECUADAMENTE Y ASI PODER LOCALIZARLA RAPIDAMENTE. IDIOMAS EXTRANJEROS ES IMPRESCINDIBLE EL CONOCIMIENTO DE INGLES A NIVEL ESCRITO COMO HABLADO REDACCION PARA ADMINISTRATIVAS LA REDACCION DE DOCUMENTOS DE EMPRESA ES UNA DE LAS TAREAS MAS COMUNES DE CUALQUIER ADMINISTRATIVA.SIN EMBARGO,CADA TEXTO NECESITA UNA REDACCION DIFERENTE YA SEA UNA CARTA,UN INFORME O UNA SOLICITUD. LA COMUNICACIN ESCRITA

PUEDE SER UNA PARTE DE TU TRABAJO EXPLICAR Y PONER EN MARCHA EL PROCEDIMIENTO CON TACTO PARA EVITAR INCONVENIENTES O CONTRATIEMPOS CON LOS VISITANTES. TAL VEZ TENGAS QUE DISCULPAL EL RETRASO DE TU JEFE. EN ESTE CASO,O SI LA VISITA LLEGA DEMASIADO PRONTO ,PUEDA QUE DEBES ENTRETENER AL VISITANTE.EVITA CONVERSACIONES SOBRE CUESTIONES ESPINOSAS TRATANDO NO APARECER COMO UNA FUENTE DE INFORMACION CONFIDENCIAL O UN CHISMOSO.EN ALGUN CASO EL JEFE PUEDE PEDIRTE QUE ACTUES COMO SUSTITUTO CUANDO EL NO ESTA DISPONIBLE PUEDES ENCONTRAR PROBLEMAS CUANDO SE PRESENTA UNA VISITA QUE NO HA SIDO CITADA. TENDRAS QUE UTILIZAR TODO TU TACTO SI QUIERES EVITAR QUE LA PERSONA SE SIENTA OFENDIDA CUANDO TU JEFE NO PUEDE ATENDERLA.DEPENDIENDO DE LAS CIRSCUNSTANCIAS Y DEL CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA,PUEDES HACER LO SIGUIENTE: _INVITARLE A ESPERAR _SUGERIRLE UNA FECHA PARA UNA CITA FUTURA _INTENTAR ATENDERLE UNO MISMO _BUSCAR OTRO MIEMBRO DE LA PLANTILLA QUE PUEDA ATENDERLO HAY QUE EVITAR DAR LA IMPRESIN DE QUE LA VISITA NO ES BIENVENIDA O RESULTA INCOMODA,Y SI AUN ASI, EL INDIVIDUO SE ENFADA E INSISITE EN VER A ALGUIEN PARA EMITIR UNA QUEJA, DEBES ASEGURARTE QUE EN NINGUN MOMENTO ES MAL ATENDIDO. HAY CIRSCUNSTANCIAS EN LA CUALES TENDRAS QUE DESEMBARAZARTE DE UNA VISITA.DEBES MOSTRARTE FIRME, AUNQUE SIN ABANDONAR LOS BUENOS MODALES.TE ENCONTRARAS TAMBIEN CON SITUACIONES EN LAS QUE TU JEFE TIENE QUE SER RESCATADO . PROPORCIONAR INFORMACION EL TENER QUE PROPORCIONAR TODO TIPO DE INFORMACIONES A LOS VISITANTES,A LAS PERSONAS QUE LLAMAN POR TELEFONO A LOS COMPAEROS MISMOS. PRESENTACION DE IDEAS CADA TEXTO SE REDACTA DE UNA MANERA,TIENE UN ESTILO,FORMA ,ESQUEMA PROPIO.METODOS DE CREACION AUTOMATICOS YA NO CREAMOS YA NO REDACTAMOS SOLO REPRODUCIMOS UNOS ESQUEMAS APRENDIDOS. CADA TEXTO ESTA TOTALMENTE CLASIFICADO,TIENE UN MODELO PROPIO. FALLOS DE CORRESPONDENCIA LA CARTA COMERCIAL

UNICO CONTACTO ENTRE UNA COMPAA Y SUS CLIENTES U OTRAS FIRMAS LAS PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL SON LAS SIGUIENTES EL MEMBRETE ENCABEZA LA CARTA Y DEBE ADOPTAR ESTA INFORMACION BASICA: LOGOTIPO (OPTATIVO) NOMBRE COMPLETO DE LA EMPRESA O LA PERSONA BREVE IDENTIFICACION (POR EJ MAQUINARIA DE CONSTRUCCION,PEDIATRIA,ASESORIA JURIDICA,PSICOLOGA,ETC) DIRECCION (CALLE,NUMERO,PISO,CIUDAD,CODIGO POSTAL,PROVINCIA, PAIS) APARTADO POSTAL NUMERO DE TELEFONO (TELEX,TELEFAX,TELEGRAMA) EL PAPEL DE CARTAS DE UNA EMPRESA TENGA EL MEMBRETE IMPRESO. TAMBIEN PUEDE INFORMAR SOBRE: _LA INSTANCIA O EL DEPARTAMENTO QUE ENVIA LA CARTA _OTRAS FILIALES, SUCURSALES U OFICINAS _MIEMBROS DE LA PRESIDENCIA,EL CONSEJO DE ADMINISTRACION,LA GERENCIA O LA ADMINISTRACION _LEMAS DE LA EMPRESA _LAS REFERENCIAS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE LA FECHA LA FECHA SE ESCRIBE EN EL ANGULO SUPERIOR DERECHO DEL PAPEL DEJANDO DE DOS A TRES LINEAS DESPUES DEL MEMBRETE,DEBE INCLUIR EL DIA, MES Y AO. La fecha se escribe en el ngulo superior derecho del papel dejando de dos a tres lneas despus del membrete, debe incluir el da, mes y ao. Se escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con ste. Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando sta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponindose al da y despus de una coma. Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear nmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minscula y precedido de la preposicin "de" (que no siempre se suele incluir).

El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, el tratamiento debe ser el mismo. Aqu se puede incluir una breve alusin al asunto de que trata la carta. Generalmente esta alusin est precedida por la palabra "Referencia". Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificacin y archivo de las cartas. Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las primeras suelen describirse despus del membrete, mientras que el asunto - resumen del objeto de la carta - aparecer, normalmente, por debajo del destinatario. El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y frmulas tpicas de saludo que son las ms empleadas: - Seor: - Muy seor mo: - Muy seor nuestro: Redaccin Corporativa En los negocios, todo lo importante sigue yendo por escrito www.Scheiner.com.arEnlaces patrocinados

- Muy seor mo y amigo: - Muy seor nuestro y amigo: - Estimado cliente: - Distinguido seor: - De mi (nuestra) consideracin (ms distinguida): Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos lneas despus de la direccin, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan. Otro tipo de frmulas son aqullas empleadas en los casos que la carta se dirija a personalidades o que sean de carcter oficial. En estos casos se puede utilizar:

- Excelentsimo seor. - Honorable seor. Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las frmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues tan slo se trata de un saludo.

TITULO DEL CARGO RECEPCIONISTA CDIGO: 01012 NIVEL: 1 DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Satisfacer las necesidades de comunicacin del personal de la unidad, operando una central telefnica pequea, atendiendo al pblico en sus requerimientos de informacin y entrevistas con el personal, ejecutando y controlando la recepcin y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Opera una central telefnica pequea, haciendo y recibiendo llamadas telefnicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. Atiende al pblico que solicita informacin dndole la orientacin requerida. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado. Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de nmero de llamadas y tiempo empleado. Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.

Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, as como tambin los mensajes recibidos. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. 1.- MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa. DINERO: Ninguna. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones especficas, rdenes y/o guas de accin, a nivel operativo. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y constante y no ejerce supervisin. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad y/o frecuentes con integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con el pblico en general, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisin manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Bachiller. EXPERIENCIA: Un (1) ao de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de recepcin. B) EDUCACIN: Educacin Bsica. EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de recepcin. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: El manejo de centrales telefnicas. Las estructuras o unidades componentes de la dependencia. Identificacin y ubicacin de los funcionarios que prestan sus servicios en la dependencia. HABILIDAD PARA: Atender personal y pblico en general. Expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral. Seguir instrucciones orales y escritas. Recibir mensajes. Tratar en forma cortes al pblico en general. DESTREZAS EN: El manejo de centrales telefnicas. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Recepcionista. Relaciones Humanas. Actualizacin en manejo de modernas centrales telefnicas.

1. Introduccin Una de las principales causas del desarrollo del presente documento es la necesidad de llevar a cabo en nuestra institucion un plan de desarrollo organizacional consecuente con el crecimiento que va tomando dicha empresa y con la aplicacin de herramientas como por ejemplo el Empowerment que favorece para el fortalecimiento de la organizacin a traves del trabajo en equiop y la motivacin. Nuestra empresa en la actualidad cuenta con una organizacin definida pero informal, en ese sentido todos los integrantes de la organizacin saben sus funciones, pero existen distorsiones en lo referente a la toma de

decisiones, ademas de funciones distorsionadas por parte del nivel directivo, lo que genera desorden en las decisiones y en las responsabilidades. No existe un diseo formal de los puestos, existe un diseo conceptual y muy general, sobre todo de las aptitudes conductuales y de entorno especialmente. El proyecto que desarrollo en este trabajo involucra y esta dirigido a el personal que labora directamente en la organizacin, ya que siendo una empresa de servicios de salud considera entonces a personal medico, administrativo y asistencial, adems se analiza puestos de todos los niveles entre ellos el gerente, director mdico, etc. Una razn mas a considerar es que personalmente considero que los aspectos de administracin de personal son los principales factores por los cuales una empresa surge en nuestro medio. 2. Anlisis de la situacin actual de la empresa La empresa actualmente es considerada una empresa sui generis en el sentido de que se ha especializado en concesiones de servicios de salud, en este sentido estamos frente a una nueva concepcin de servicios de salud eminentemente privada, que se basa en sus propios recursos e ingresos. Su principal giro es el de prestacin de servicio de salud, en ese sentido se ha alcanzado muy buenos niveles ya que en su primer ao de funcionamiento se ha logrado aumentar la cantidad de atenciones en por lo menos 400%, usando como nicas caractersticas principales de nuestro servicio son los siguientes: n Infraestructura adecuada. n Presentacin e higiene del local. n Personal medico de excelente nivel. n calidad en la atencin. En la actualidad, estamos procurando reforzar y desarrollar cuatro aspectos primordiales para continuar nuestro crecimiento los que podemos enumerar de la siguiente manera: n Aplicacin de marketing directo n Desarrollo organizativo n Desarrollo de gestion de calidad

De acuerdo a lo ya mencionado el presente trabajo pretende servir de base en el desarrollo organizativo y en el elaboracin de un manual de normas y funciones moderno y aplicable, ya que actualmente solo se cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo. 3. Identificacin de los puestos Puestos a describir: I. Administrativos: 1.CAJERO.-El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes(pacientes), para ello posee un software cuyos requerimientos son bsicamente de rapidez en la atencin. Al final del dia el cajero se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos del dia incluidos los ingresos en efectivo y en tarjetas de credito. En el caso de de la Clinica contamos con tres tipos de cajeros: - Cajero principal. - Cajero centro Odontolgico. 2. RECEPCIONISTA DIGITADORA(4).-La recepcionista digitadora se desempea en el area de admisin, en dicha area se abre las historias clnicas de pacientes de atencin ambulatoria, se toman los datos de pacientes que se van a realizar exmenes para carnets sanitarios y exmenes prenupciales, as tambin se abre historias a los pacientes del centro odontolgico. Bajo esos trminos la recepcionista digitadora se encarga de digitar en el sistema informatico los datos de filiacin del paciente, y aperturar la historia clnica en forma fsica, adems debe mantener en orden el archivo de historias clnicas. Adems tiene funciones como la de programacin de citas para cada uno de los consultorios, tambin dan informacin sobre todos los servicios que brinda el Clinica a los pacientes. 3.SECRETARIA DE GERENCIA.- La secretaria de gerencia realiza labor de apoyo al director medico y al gerente de la empresa, tipeo en computadora, realiza cotizaciones, concerta citas y ordenamiento de documentos. Realiza tambin las llamadas concernientes a las actividades de el Director Medico y del Gerente.

4.ASISTENTE CONTABLE.- La asistente contable se encarga de todo el registro y cargado en el sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de ventas, registro de compras, planillas, tramites tributarios, etc. 5.CONTADOR.- Se encarga de la revisin de todos los movimientos contables as como la presentacin a la gerencia de los estados financieros mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las actividades normales, debido principalmente a que siendo una empresa concesionaria de un rgano de gobierno local debe de contribuir con un sentido objetivo en buen manejo de los recursos de la empresa. 6.ENCARGADA DE CARNETS SANITARIOS Y PRE-NUPCIALES.- Realiza labores diferenciadas para cada caso en lo referente a carnets sanitarios se encarga del llenado de los datos de filiacin a los pacientes en formatos, luego lo gua en el circuito que significa la extraccin de una muestra de laboratorio, un placa radiografa y la entrega de un certificado medico y su respectivo carnet sanitario. En el caso de los exmenes prenupciales se realizan los mismos exmenes uxiliares luego pasa a una consejeria para luego emitirle su respectivo certificado medico del CLINICA. 8.CHOFER.- Su labor es la de movilizar tanto al personal medico y al auxiliar para los servicios mdicos a domicilio, de otro lado tambin moviliza al personal para tramites externos de todo tipo y de a cuerda su disponibilidad de tiempo. Su funcin prioritaria es la movilizacin para los servicios mdicos a domicilio. 9.ADMINISTRADOR DE REDES.- La labor del administrador de redes se distribuye entre hacer el mantenimiento continuo al sistema, verificacin y control de la informacin que circula en el sistema, de otra parte provee a la gerencia de ciertos datos estadsticos solicitados expresamente y en determinadas frecuencias. 10.ADMINISTRADOR.- Es un puesto de mando medio o intermedio esta encargado de dirigir todo factores endogenos de la empresa as tenemos lo referente a personal, proveedores, levantamiento de inventario de activos, facturacin de compaias de seguros, supervisin y gestion de actividades de mantenimiento, desarrollo organizacin, administracin de personal, etc. 11.OPERARIO DE LIMPIEZA (2).- Esta encargado de la limpieza e higiene del local su labor es continua y esta estructurada por areas definidas en las cuales

debe de no solo limpiar sino tambin mantenerlo en buen estado e informar de cualquier deterioro en la infraestructura o en la maquinaria o equipo de la empresa, tambin el mantenimiento de los baos que son de alta circulacin. 12.ASISTENTE FINANCIERO.13.AUDITOR MEDICO.14.ASISTENTE DE LOGISTICA II. Personal Asistencial 14.JEFA DE ENFERMERIA.- Es la encargada de supervisar y apoyar en todo lo referente a la parte operativa es decir todo lo que son los procedimientos mdicos, en todas las arreadse la clinica, control de insumos, planifica y prevee el abastecimiento de todos los materiales necesariso para el funcionamiento adecuado de los servicios a su cargo, funciona como coordinadora de acciones conjuntas, adems tiene una labor de entrenamiento a las tcnicas las que se encuentran bajo su mando. 15.ENFERMERA CONSULTORIOS EXTERNOS.- Es la encargada especficamente de todas las actividades de apoyo en el area de consulta externa de la clinica, reporta directamente a la jefa de enfermeria, asimismo en lo referente a abastecimiento es la encargada de preveer todos los insumos y materiales de topico. 16.INSTRUMENTISTA.III.Directivos 16.DIRECTOR MEDICO.- Se encarga de labores mixtas como son las compras de insumos del CLINICA, el control de los carnets sanitarios y prenupciales, de todo lo referente al cuerpo medico, coordinacin de horarios de mdicos, su contratacin y su cese respectivamente. As tambin el manejo de ctas bancarias. 17.GERENTE.- Su labor se centra en la toma de decisiones y en la planeacin empresarial , es el puesto en el cual se centra el mayor poder dentro de la organizacin, sus decisiones estn centradas en lo que es inversin y en los contratos en los representa a la empresa. 6. Anlisis de puestos

Descripcion de puestos : Cajero : El puesto de cajero posee una serie de caractersticas muy importante en si es uno de los mas importantes de la institucin, por su alta responsabilidad, por su grado de confianza y en cierta medida por los riesgos que este de por si implica. Es un puesto administrativo su supervisor inmediato de acuerdo alos resultados del cuestionario y a la impresin del comit directivo, su funcin principal es la de cobrar todos los servicios que se brinda en el CLINICA. FUNCIONES : 1.COBRAR LAS ATENCIONES REALIZADAS EN EL CLINICA. 2.RESPONSABILIDAD SOBRE EL DINERO DE CAJA. 3.COORDINAR ACCIONES DE COBRO A LOS PACIENTES CON EL PERSONAL DE ADMISIN. 4.EMISIN DE FACTURAS DE CLIENTES EN GENERAL. ACTIVIDADES Y TAREAS: 1.EMITIR LAS BOLETAS DE VENTA Y LAS FACTURAS. 2.EMITIR EL REPORTE DIARIO DE CAJA 3.COORDINAR PARA OBTENCION DE MONEDAS PARA VUELTOS 4.VERIFICAR LOS PAGOS CON TARJETA DE CREDITO 5.VERFICACION DE DINERO RECIBIDO. Su trabajo es eminentemente operativo por ello es que el 90 % de su tiempo se invierte en la emisin de boletas y facturas y en cobrar y verificar el dinero recibido, su responsabilidad esta relacionada con la operacin de su equipo. Las aptitudes principales que debe contar el cajero de acuerdo a la aplicacin del cuestionario son: APTITUDES A.RAPIDEZ DE DECISION B.HABILIDAD EXPRESIVA C.COORDINACIN TACTO VISUAL D.SALUD E.CAPACIDAD DE JUICIO I.ATENCIN

J.NIVEL ACADMICO La experiencia se considera un factor muy importante y esta debe de ser de 3 aos. El nivel de desempeo debe ser medido por una serie de factores que pasamos a detallar: 1.TAREAS REALIZADAS AL DIA. 2.ACTITUD PARA EL TRABAJO. 3.TOMA DE DECISIONES. 4.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO 5.INNOVACION DEL PUESTO 6.HONRADEZ 7.DISCIPLINA Los factores que contribuyen al desempeo de este trabajo son : 1.MATERIALES DE TRABAJO. 2.AMBIENTE LABORAL. 3.METODOS DE TRABAJO. 4.EQUIPAMIENTO. 5.ACONDICIONAMIENTO DE PLANTA. Recepcionista digitadora: El puesto de Recepcionista Digitada es de vital importancia por que es la cara con la se encuentra el paciente al llegar a la Clinica es por ello que se aptitudes, sus cualidades y sus requisitos estn bien delineados, sus principales funciones son: FUNCIONES : 1.INSERCION DE DATOS DE FILIACIN EN LAS HISTORIAS CLINICAS. 2.PROGRAMACIN DE CITAS PARA ATENCIN DE MEDICOS. 3.MANTENER EL ORDENAMIENTO DE LAS HISTORIAS CLINICAS. 4.BRINDAR INFORMACIN DE LOS SERVICIOS DE EL CLINICA. ACTIVIDADES Y TAREAS:

1.EMITIR LAS HISTORIAS CLNICAS INICIALES. 2.PROGRAMACIN Y RESERVA DE CITAS DE ATENCIN. 3.ORDENAMIENTO DIARIO DE LAS HISTORIAS CLNICAS USADAS. 4.EMITIR LAS BOLETAS DE CITAS. 5.ENTREGA DE HISTORIAS CLNICAS A LA ENFERMERA. 6.DAR INFORMACIN DE LOS SERVICIOS CONSTANTEMENTE. La funcin bsica de esta persona es la de tomar los datos de filiacin del paciente cuando este nuevo, separar la cita con el respectivo medico y por ultimo y mas importante dar buena y certera informacin al cliente. Las principales aptitudes con que debe contar la persona que desempea el puesto de Recepcionista Digitadoras son las siguientes: 1.HABILIDAD EXPRESIVA 2.COORDINACIN TACTO VISUAL 3.COORDINACIN GENERAL 4.SALUD 5.CAPACIDAD DE JUICIO 6.ATENCIN 7.NIVEL ACADMICO La experiencia no se considera un factor indispensable pero si complementario de todas maneras lo ideal seria una persona de sexo femenino de entre 18 a 25 aos, con 1 ao aprox. de experiencia. Las principales caractersticas para medir su desempeo son: 1.N DE TAREAS AL DIA 2.ACTITUD PARA EL TRABAJO 3.TOMA DE DECISIONES 4.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO 5.HONRADEZ 6.DISCIPLINA Los factores que contribuyen al desempeo de este trabajo son : 1.MATERIALES DE TRABAJO. 2.AMBIENTE LABORAL. 3.METODOS DE TRABAJO.

4.EQUIPAMIENTO. 5.ACONDICIONAMIENTO DE PLANTA. Debemos de aclarar que consideramos que la persona que vaya desempear este puesto debe de tener un carisma especial mucho tacto y mucho tino, adems de tener una excelente presencia, por las caractersticas del mismo. SECRETARIA DE GERENCIA El puesto de Secretaria de Gerencia es un puesto de alta confianza ya que sus funciones son bsicamente de apoyo a la direccin de la empresa, adems es como un puesto de carcter coordinador entre la direccin y todo el personal que conforma la empresa todos los comunicados, memorndums que se realizan son a travs de la secretaria, adems maneja la caja chica de la empresa. Debido a sus funciones las aptitudes comprenden bsicamente las de una persona de trato muy amable, de alto nivel de responsabilidad, de experiencia y de buen nivel profesional. FUNCIONES : 1.APOYO A LA GERENCIA Y A LA DIRECCION MEDICA. 2.TIPEO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA. 3.MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE LA EMPRESA. 4.PROGRAMACIN DE CITAS PARA LA GERENCIA Y DIRECCION MEDICA. 5.COORDINACIN CON PROVEEDORES DE CLINICA. ACTIVIDADES Y TAREAS: 1.PROGRAMACIN DE CITAS DEL GERENTE Y DIRECTOR MEDICO. 2.RECEPCIN Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS. 3.ATENCIN A LLAMADAS DE LA ALTA DIRECCION. 4.TIPEO DE DOCUMENTOS EN GENERAL. Las principales aptitudes con que debe contar son las siguientes: 1.RAPIDEZ DE DECISION. 2.COORDINACIN TACTO VISUAL 3.SALUD 4.CAPACIDAD DE JUICIO

5.ATENCIN 6.NIVEL ACADMICO La experiencia es considerada de importancia pero no indispensable se considera que lo ideal debe de ser una experiencia de 3 aos en el cargo de secretaria as tambin estudios de diseo grfico. Los factores de medicin de desempeo que se consideran son los siguientes: 1.ACTITUD PARA EL TRABAJO. 2.TOMA DE DECISIONES. 3.CALIDAD COORDINADORA. 4.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO. 5.HONRADEZ. 6.DISCIPLINA. Los factores de que condicionan el desempo del puesto descrito son los siguientes: 1.EQUIPAMIENTO. 2.AMBIENTE LABORAL 3.MATERIALES DE TRABAJO 4.ACONDICIONAMIENTO DE PLANTA. Se debe de recalcar que los factores mas importantes y preponderantes de este puesto debido a su relacin directa con la direccin de la empresa son alto nivel de capacitacin, responsabilidad y el alto grado de confianza, debido principalmente al apoyo que brinda a la direccin. Asistente Contable Este puesto es el que esta designado como el puesto operativo dentro del area contable ya que esta encargado de registro y control de todas las operaciones contables de la empresa contando la organizacin con un puesto que controla y supervisa al asistente contable que es el puesto de Auditor - Contador. Las funciones y actividades que cumple el asistente contable son las siguientes: FUNCIONES :

1.REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES DE LA EMPRESA. 2.DIGITACION EN EL SISTEMA DE TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES. 3.MANTENER AL DIA TODOS LOS LIBROS CONTABLES DE LEY. 4.GENERAR INFORMACIN CONTABLE PARA TOMA DE DECISIONES. 5.ELABORAR EL CRONOGRAMA DE PAGOS EN COORDINACIN CON FINANZAS. ACTIVIDADES Y TAREAS: 1.REGISTRO DIARIO DE TODAS LAS OPERACIONES EN LIBROS CONTABLES. 2.REGISTRO DE BOUCHERS EN EL SISTEMA INFORMATICO CONTABLE. 3.RECEPCION DE FACTURAS DE PROVEEDORES. 4.CALCULO DE IMPUESTOS. 5.VERIFIFICACION DE LA CONCILIACION DIARIA DE CAJA. 6.TRAMITES DOCUMENTARIOS Y TRIBUTARIOS DE LA EMPRESA. Entre las actividades de mas importancia se pueden mencionar la de registro diario de las operaciones en libros contables y el registro de bouchers en el sistema informatico contable. Su grado de responsabilidad frente a los diversos factores analizados se centra en los siguientes: A.OPERACIN DE EQUIPO B.USO DE MATERIALES C.MANTENIMIENTO INTEGRAL. Las aptitudes de mas relevancia que debe de contar el Asistente Contable son: A.COORDINACIN INTEGRAL B.SALUD C.CAPACIDAD DE JUICIO D.NIVEL ACADMICO E.COORDINACIN TACTO VISUAL Las principales factores de orden para medicin de desempeo de este puesto segn el cuestionario aplicado son los siguientes:

A.ACTITUD PARA EL TRABAJO. B.CALIDAD COORDINADORA. C.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO. D.HONRADEZ . E.DISCIPLINA Los factores que ayudan al desempeo del puesto analizado de acuerdo al cuestionario aplicado son los siguientes: A.MATERIALES DE TRABAJO. B.AMBIENTES LABORAL. C.EQUIPAMIENTO D.ACONDICIONAMIENTO DE PLANTA. Para finalizar el comentario respecto a este puesto debemos de concluir lo siguiente que bsicamente su responsabilidad esta relacionada con la operacin de equipos (computadoras), uso de materiales (formatos, facturacin y libros contables) y mantenimiento integral ( respecto del sistema). Con respecto a las aptitudes que debe mostrar la persona que ocupa este cargo el desarrollo del cuestionario seala que debe de tener gran capacidad de Coordinacin (para llevar a cabo acciones conjuntas con la gerencia y con el Contador), alto grado de Capacidad de Juicio (ya que debe considerar diversos factores contables como escudo fiscal , crdito fiscal, ajuste de operaciones a la inflacin, etc.) y Nivel Acadmico ( debido a que se considera que debe ser ocupado por un bachiller de contabilidad). Refente a la medicin del nivel de desempeo debemos de precisar que se seala como principales la Actitud para el trabajo (voluntad de hacer las cosas), Conocimientos del puesto (relacionado con el nivel acadmico), Calidad coordinadora (debe de porder coordinar con todas las areas de la empresa para solicitar informacin), Honradez y Disciplina ( tiene que ver basicamente valores de orden personal pero que se consideran realmente indispensables en los puesto de confianza). Se sealan como factores que contribuyen al buen desempeo del trabajo de asistente contable en primer lugar contar con adecuados materiales de trabajo, un agradable ambiente de trabajo sobre todo a nivel de personal , equipamiento y acondicionamiento del lugar donde realiza el trabajo.

Contador Este puesto esta designado principalmente en la practica como un puesto de carcter supervisor y operativo dentro del area contable ya que su labor se centra en supervisar y controlar todas la operaciones contables realizadas por la asistente contable trabaja en estrecha relacin con este, a fin de que se realice una contabilidad acorde con las necesidades operativas de la empresa. Sus principales funciones son : FUNCIONES : 1.REVISIN DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES. 2.ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS PERIODICOS. 3.ELABORACIN DE INFORMES CONTABLES. 4.SUPERVISAR Y CONTROLAR TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES. 5.BRINDA ASESORIA EN ASPECTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS. ACTIVIDADES Y TAREAS: 1.SUPERVISA EL REGISTRO DIARIO DE OPERACIONES EN LIBROS 2.VERFICA DIARIAMENTE LOS DOCUMENTOS CONTABLES. 3.SUPERVISA EL INGRESO POR VENTAS DIARIAMENTE. 4.VERIFICACIN DEL CALCULO DE IMPUESTOS. 5.DISTRIBUCION DE GASTOS POR CENTRO DE COSTOS. De los factores analizados para determinar cual es su mayor grado de responsabilidad segn el cuestionario es la de Supervisin del trabajo de otras personas ya que debe de supervisar directamente el trabajo del asistente contable, su responsabilidad principal es el area contable. Las aptitudes mas importantes con la que debe contar el Auditor Contador son: A.NIVEL ACADMICO. B.CAPACIDAD DE JUICIO. C.COORDINACIN GENERAL. Se considera que la experiencia es fundamental para este puesto ya que debe de contar con por lo menos 5 aos de experiencia.

Los principales factores para el evaluar el desempeo son: A.ACTITUD PARA EL TRABAJO. B.CALIDAD COORDINADORA. C.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO. D.HONRADEZ. Los factores que mas contribuyen para el buen desempeo del puesto son: A.MATERIALES DE TRABAJO. B.AMBIENTE LABORAL. Con respecto a las aptitudes que debe tener el que ocupe el puesto son Coordinacin general (para llevar a cabo una contabilidad coherente con la realidad de la empresa), Capacidad de juicio (para analizar las diferentes alternativas frente aun problema o una premura en el tiempo), Nivel acadmico (debe de estar bien capacitado al ida con las ultimas disposiciones legales tributarias). En lo referente a los factores de medicin de desempeo son los siguientes: A.ACTITUD PARA EL TRABAJO B.CALIDAD COORDINADORA C.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO D.HONRADEZ Los factores que contribuyen al nivel de desempeo son: A.MATERIALES DE TRABAJO. B.AMBIENTE LABORAL C.EQUIPAMIENTO D.ACONDICIONAMIENTO DE PLANTA. Las principales aptitudes que seala el cuestionario son, Habilidad expresiva (para explicar los alcances de las posiciones contables en el ejercicio, en su interaccin con las dems areas y principalmente con la gerencia ), coordinaciones (con respecto a la parte interna y externa a la empresa) la Capacidad de juicio (por cumplir con las principales polticas de la empresa) y Nivel acadmico (por dos

factores por que adems de ser contador debe de ser un auditor reconocido por el Colegio deContadores ). Debe de considerarse para medir su desempeo tres factores principalmente Actitud para el trabajo (debe de entregarese por completo al su responsabilidad dentro de la empresa) Los conocimientos del puesto (relacionado directamente con la experiencia y el giro del negocio) y el ultimo y tal vez mas importante La honradez (por la informacin que maneja de carcter importante). El mas importante de los factores que contribuyen al desempeo es el ambiente laboral (relacionado con la independencia en su trabajo). ENCARGADA DE CARNETS SANITARIOS Y PRE-NUPCIALES Las caractersticas de este puesto son muy similares a las de la encargada de exmenes mdicos de Lic. de conducir, en lo que respecta a responsabilidad y trato al publico aunque de alguna manera sus funciones son distintas. Sus principales funciones y actividades son: FUNCION: 1.SE ENCARGA DE TODO EL CURSO Y TRAMITE INERNO Y EXTERNO DE CARNETS SANITARIOS Y PRENUPCIALES ACTIVIDADES Y TAREAS: 1.RECEPCION DE LOS CLIENTES. 2.TOMA LOS DATOS DEL PACIENTE . 3.COORDINA LOS EXAMANES EN RX, EN CONSEJERIA Y EN LABORATORIO. 4.EMITE EL CARNET. 5.SOLICITA LA FIRMA DE LOS CERTIFICADOS AL DIRECTOR MEDICO. Dos son los factores mas importante en cuanto a su responsabilidad : 1.USO DE MATERIALES. 2.SUPERVISION DEL TRABAJO DE OTRAS PERSONAS Las aptitudes mas importantes para el puesto son:

1.COORDINACIN GENERAL. 2.SALUD. 3.CAPACIDAD DE JUICIO 4.ATENCIN 5.HABILIDAD EXPRESIVA Las caractersticas para medir el desempeo son: 1.N DE TAREAS REALIZADAS AL DIA 2.ACTITUD PARA EL TRABAJO 3.CALIDAD COORDINADORA 4.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO 5.HONRADEZ 6.DISCIPLINA En cuanto a los factores que contribuyen al desempeo eficiente del puesto se sealaron como los mas importantes los siguientes: 1.MATERIALES DE TRABAJO 2.AMBIENTE LABORAL 3.METODOS DE TRABAJO. Se puede concluir de la siguiente forma que su principal responsabilidad esta en la Supervisin del trabajo de otras personas, que sus principales aptitudes deben de ser la Habilidad expresiva, La coordinacin, La capacidad de juicio y La atencin al publico, que la medicin de desempeo estar relacionado bsicamente en el N de tareas realizadas, en el Ambiente laboral, en el Trato al publico, en su capacidad de coordinacin, y en el conocimiento del puesto. CHOFER Sus principales funciones y actividades son las siguientes: FUNCION: 1.MOVILIZACIN DE MDICOS PARA CONSULTA DOMICILIARIA. 2.MOVILIZACIN DE PERSONAL DE LA EMPRESA PARA TRAMITES DOCUMENTARIOS 3.RESPONSABLE DE EL MANTENIMIENTO Y BUEN ESTADO DEL VEHICULO. 4.MANTENIMIENTO Y REVISON GENERAL DE LOS EQUIPOS DE AL

EMPRESA. ACTIVIDADES Y TAREAS: 1.LLEVAR EL OFICIO A MINISTERIO DE TRANSPORTE 2.TRANSPORTE DE PERSONAL MEDICO PARA CONSULTAS DOMICILIARIAS. 3.TRANSPORTE PARA GESTIONES EXTERNAS DE LA EMPRESA. 4.REVISIN DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS E INSTALACIONES DE LA CLINICA. La responsabilidad de la persona encargada de este puesto esta cifrado en dos aspectos: A.OPERACIN DE EQUIPO. B.MANTENIMIENTO INTEGRAL. Las aptitudes mas importantes a considerar en la persona que desempee este puesto son de acuerdo al cuestionario realizado las siguientes: A.COORDINACIN TACTO VISUAL. B.SALUD. C.ATENCIN. Se considera que la experiencia es indispensable para este puesto, una experiencia aproximada de 3 aos con brevete profesional, esto bsicamente por la responsabilidad de operar un activo tan costoso como es el vehculo de la empresa. Los factores mas importantes para medir el desempeo son: 1.N DE TAREAS REALIZADAS AL DIA 2.ACTITUD PARA EL TRABAJO 3.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO. 4.HONRADEZ 5.DISCIPLINA

Perfil Y Funciones De Recepcionista

DESCRIPTIVO DE PUESTOS

PUESTO: RECEPCIONISTA AREA: SECRETARIA PARTICULAR OBJETIVO GENERAL Satisfacer las necesidades de comunicacin del personal de la CEAMA, operando una central telefnica, donde se atender a los visitantes en sus requerimientos de informacin y en su caso, canalizarlos a las reas de trabajo correspondientes, con el fin de ejecutar y controlar la recepcin y entrega de la correspondencia de forma rpida y eficiente. POSICIN EN ORGANIGRAMA: JEFE SUPERIOR

JEFE INMEDIATO SUPERIOR

PERSONAL A SU CARGO: N/A FUNCIONES PRINCIPALES: Operacin del conmutador, haciendo y recibiendo llamadas telefnicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. Atiende al pblico que solicita informacin de los trmites y servicios dndole la orientacin requerida. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado. Recibe y captura la correspondencia y documentacin dirigidos a la CEAMA. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza el registro de bitcoras al trmino de cada jornada de trabajo. Informar al Jefe inmediato los informes de las bitcoras realizadas durante la jornada de trabajo.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: INTERNAS Coordinador del Sistema Integral de Atencin Ciudadana. Secretario Particular Secretaria de la oficina del Secretario Ejecutivo Secretarias de las Subsecretarias

EXTERNAS Ciudadana en general

 Proveedores Visitantes Contratistas

PERFIL DE PUESTO: ESCOLARIDAD: Bachillerato, Carrera Tcnica o Comercial de Secretariado. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS: - Manejo de conmutador. - La organizacin interna de la CEAMA - Las normas y reglas de la CEAMA...

REDACCION PARA ADMINISTRATIVAS PRESENTACION LA REDACCION DE DOCUMENTOS DE EMPRESA ES UNA DE LAS TAREAS MAS COMUNES DE UNA ADMINISTRATIVA. SIN EMBARGO CADA TEXTO NECESITA UNA REDACCION DIFRENTE YA SEA UNA CARTA UN INFORME O UNA SOLICITUD LA COMUNICACIN ESCRITA _INVITARLE A ESPERAR _.SUGERIRLE UNA FECHA PARA UNA CITA FUTURA _INTENTAR ATENDERLE UNO MISMO _BUSCAR OTRO MIEMBRO DE LA PLANTILLA QUE PUEDA ATENDERLE LA COMUNICACIN ESCRITA PROPORCIONAR INFORMACION EL TENER QUE PROPORCIONAR TODO TIPO DE INFORMACIONES A LOS VISITANTES, A LAS PERSONAS QUE LLAMAN POR TELEFONO O A LOS MISMOS COMPAEROS. PUEDE SER QUE TENGAS QUE TENGAS QUE DECIR A UNA PERSONA QUE NO ESTA FAMILIARIAZADA CON LA ESTRUCTURA DEL EDIFICIO COMO ENCONTRAR UN DESPACHO PARTICULAR,O EXPLICARLE COMO PUEDE LLEGAR DESDE LA ESTACION EN COCHE,ETC. PUEDE QUE TENGAS QUE ENSEAR A OTRAS PERSONAS DE PLANTILLA COMO HACER UNA COSA, EJ COMO UTLIZAR UNA FOTOCOPIADORA O EXPLICARLE EL FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA. _ASEGURATE DE QUE LOS DETALLES ESTEN CLAROS _TEN A MANO CUALQUIER DOCUMENTACION QUE NECESITES CONSULTAR __SI ESTAS DEMOSTRANDO LA INFORMACION DE UN EQUIPO,SERA MEJOR QUE SEPARES LA EXPLICACION DE LA ACCION PARA EVITAR CONFUSIONES

_INVITA AL OYENTE A COMPROBAR O REPETIR LA INFORMACION PARA ASEGURARTE SU COMPRENSION _DESARROLLA LA INFORMACION CUIDADOSAMENTE PARA QUE EL OYENTE TENGA TIEMPO SUFICIENTE PARA CAPTAR CADA DETALLE LA COMUNICACIN ESCRITA PRESENTACION DE IDEAS CADA TEXTO SE REDACTA DE UNA MANERA TIENE UN ESTILO FORMA ESQUEMA PROPIO. METODOS DE CREACION AUTOMATICOS YA NO CREAMOS YA NO REDACTAMOS TAN SOLO REPRODUCIMOS UNOS ESQUEMAS APRENDIDOS. CADA ESCRITO TIENE SU ESTILO CADA TEXTO ESTA TOTALMENTE CLASIFICADO, TIENE UN MODELO. FALLOS DE CORRESPONDENCIA LA CARTA COMERCIAL LA CARTA COMERCIAL UNICO CONTACTO ENTRE UNA COMPAA Y SUS CLIENTES U OTRAS FIRMAS LAS PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL SON LAS SIGUIENTES: _EL MEMBRETE ENCABEZA LA CARTA Y DEBE TENER ESTA INFORMACION BASICA: _LOGOTIPO (OPTATIVO) _NOMBRE COMPLETO DE LA EMPRESA O LA PERSONA _BREVE IDENTIFICACION (POR EJ MAQUINARIA DE CONSTRUCCION,PEDIATRIA,ASESORIA JURIDICA, PSICOLOGIA,ETC) _DIRECCION (CALLE,NUMERO,PISO,CIUDAD,CODIGO POSTAL,PROVINCIA,PAIS) _APARTADO POSTAL _NUMERO DE TELEFONO (FAX,TELEFAX,TELEGRAMAS) EL PAPEL DE CARTAS DE UNA EMPRESA TENGA EL MEMBRETE IMPRESO. TAMBIEN PUEDE INFORMAR SOBRE _LA INSTANCIA O EL DEPARTAMENTO QUE ENVIA LA CARTA _OTRAS FILIALES,SUCURSALES U OFICINAS _MIEMBROS DE LA PRESIDENCIA,EL CONSEJO DE ADMINISTRACION, LA GERENCIA O LA ADMINISTRACION _LEMAS DE LA EMPRESA _LAS REFERENCIAS DEL DESTINATARIO Y EL REMITENTE LA FECHA LA FECHA SE ESCRIBE EN EL ANGULO SUPERIOR DERECHO DEL PAPEL DEJANDO DE DOS O TRES LINEAS DESPUES DEL MEMBRETE, DEBE INCLUIR EL DIA MES Y AO.SE ESCRIBE EXACTAMENTE DEBAJO DEL MEMBRETE. _EL DESTINATARIO

ES MUY IMPORTANTE QUE SE CITE AL DESTINATARIO DE IGUAL MANERA EN EL SOBRE QUE EN EL INTERIOR DE LA CARTA YA SEA UN PARTICULAR O UNA EMRPESA _REFERENCIAS Y ASUNTOS SON DOS FACTORES IMPORTANTES EN LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL,YA QUE FALICITAN OPERACIONES POSTERIORES DE CLASIFICACION Y ARCHIVO DE LAS CARTAS REFERENCIAS Y ASUNTOS FIGURAN EN EL MARGEN SUPERIOR IZQUIERDO DEL PAPEL.LAS PRIMERAS SUELEN ESCRIBIRSE DESPUES DEL MEMBRETE,MIENTRAS QUE EL ASUNTO RESUMEN DEL OBJETO DE LA CARTA POR DEBAJO DEL DESTINATARIO _EL SALUDO ES UNO DE LOS COMPONENTES PRIMORDIALES YA QUE ES EL INICIO DE LA CARTA EL PRIMER CONTACTO CON EL DESTINATARIO. _SEOR _ESTIMADO CLIENTE _DISTINGUIDO SEOR _DE MI NUESTRA CONSIDERACION (MAS DISTINGUIDA) ESTAS EXPRESIONES SE ESCRIBEN EN EL MARGEN IZQUIERDO,DOS LIENAS DESPUES DE LA DIRECCION,Y DEBEN USARSE EN PLURAL O SINGULAR,FEMENINO O MASCULINO COMO CORRESPONDAN. _EXCELENTISIMO SEOR _HONORABLE SEOR LA INTRODUCCION LA INTRODUCCION SIRVE PARA INICIAR E INTRODUCIR EL CONTENIDO DE LA CARTA. DEBE SER UNA FORMA CLARA Y CONCISA DE COMENZAR EL CUERPO DE LA CARTA: _LA PRESENTE TIENE POR OBJETO EL COMUNICARLE _EN RESPUESTA A SU CARTA DEL DIA 6 DEL PRESENTE MES _ACUSAMOS RECIBO DE SU CARTA DEL 4 DE NOVIEMBRE _LE SUPLICAMOS SIRVANSE PONERSE EN CONTACTO _DE CONFORMIDAD CON SU ATENTO PEDIDO DE FECHA _SENTIMOS MUCHO NO PODER CONTESTAR AFIRMATIVAMENTE A _CONFIRMANDOLE NUESTRA CARTA DEL DIA 7 DEL CORRIENTE _A NUESTRO PESAR NOS VEMOS OBLIGADOS A RECLAMARLES EL ENVIO URGENTE DEL GENERO SOLICITADO CON FECHA _ME ES GRATO COMUNICARLE QUE EXPOSICION O CUERPO DE LA CARTA: INTRODUCCION EN ELLA SE DIRA ALGO QUE ATRAIGA COMO UN POTENTE IMAN LA ATENCION DEL LECTOR.UNA VEZ LEIDA NO LE QUEDARA MAS REMEDIO QUE SEGUIR ADELANTE. DESARROLLO

EN ESTA SEGUNDA FASE SE EXPONEN LOS DATOS QUE PUEDEN DESPERTAR EL INTERES DEL LECTOR.ARGUMENTOS,HECHOS Y BENEFICIOS DEBIDAMENTE ORDENADOS CONDUCEN AL INTERES POR EL OBJETO QUE DEBE TRANSFORMARSE EN EL DESEO DE OBTENERLO CONCLUSION POR ULTIMO HAY QUE INCITAR AL LECTOR A ACTUAR,YA SEA COMPRAR UN PRODUCTO,PARA UNA CUENTA O MUDAR DE OPINION EL CONTENIDO NO DEBE TRATAR MAS DE UN TEMA DE FORMA CONCISA Y CON ESTILO CONCRETO DEBE QUEDAR EXPUESTO UN UNICO TEMA. PARA ELLO SE DEBEN REDACTAR PARRAFOS CORTOS ,QUE IRAN PRECEDIDOS O NO DE SANGRIAS. ES NORMA PULCRA DEJAR UNA LINEA EN BLANCO ENTRE PARRAFOS. FORMULAS DE CIERRE Y DESPEDIDA EL ESCRITO FINALIZA SIEMPRE CON UNA FORMULA CORTES AL IGUAL QUE EL SALUDO O DESPEDIDA QUE INTRODUCIRA LA FIRMA: _LE SALUDA ATENTAMENTE _SIN OTRO PARTICULAR, LE SALUDO ATENTAMENTE _RECIBA UN CORDIAL SALUDO _MUY ATENTAMENTE PARA ELLO SE UTLIZARAN FORMULAR COMO LAS SIGUIENTES: _EN ESPERA DE SUS NOTICIAS _SI DESEA RECIBIR INFORMACION MAS DETALLADA _CON MI AGRADECIMIENTO ANTICIPADO _DISCULPEN LAS MOLESTIAS OCASIONADAS LA ANTEFIRMA Y LA FIRMA: LA FIRMA DEBE FIGURAR AL FINAL DE LA CARTA Y SE ESCRIBE A CUATRO ESPACIOS DE LA DESPEDIDA. SE ACOMPAA DE UNA ACLARACION DE FIRMA EN LA QUE SE INCLUYE EL CARGO Y EL NOMBRE DEL FIRMANTE. LA ANTEFIRMA SE COMPONE DE: -NOMBRE COMPLETO DE LA PERSONA QUE ESCRIBE _SU TITULO O CARGO LA FIRMA SE HARA SIEMPRE DE PUO Y LETRA ,INMEDIATAMENTE DESPUES DE LA DESPEDIDA, SOBRE LA ANTEFIRMA CON TINTA AZUL. ANEXOS SON AQUELLOS DOCUMENTOS QUE SE ADJUNTAN A LA CARTA.DEBEN CITARSE EN EL MARGEN IZQUIERDO DE LA HOJA,INTRODUCIDO POR LA PALABRA ANEXOS,DETALLANDOSE EL TIPO DE DOCUMENTOS QUE SON. LOS ESTILOS DE MECANOGRAFIADO -a D. g. (a Dios gracias) -afmo. (afectsimo)

-atta. (atenta) -attmte. (atentamente) -q.b.s.m. (que besa su mano) -s.s.s. (su seguro servidor) -Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes) Aunque debe evitarse el uso indiscriminado, sobre todo en el texto, las abreviaturas ocupan un lugar importantsimo en la correspondencia comercial. Por esta razn, hemos reunido algunas de las ms usuales en el mbito comercial: a/c. a cuenta cje. corretaje acept. aceptacin col. columna admn. administracin com. comisin admor. Administrador ap. aparte ch/ cheque apdo. apartado art. artculo D., Da. don. doa atn. atencin D/A documentos contra aceptacin avda., av. avenida dcha. derecha depto. Departamento B/L Bill of Lading (conocimiento de embarque) d/f, d/fha das fecha B.O. Boletn oficial D/L Decreto Ley doc. docena, documento c/ cargo D/P documentos contra pago C/A cuenta de ahorros Dr. Doctor Ca., ca compaa dto. Descuento cap. capital, captulo dupdo. Duplicado cnts., cts. cntimos, centavos c/, cta. cte. cuenta corriente d/v das vista Cf., cfr. comprese ed. edicin c.f.s. coste, flete y seguro Ef., ef. efectos cgo. cargo efvo. efectivo E.M. Estado Mayor O/ orden Em. Eminencia onz. onza Emmo. Eminentsimo O/p orden de pago entlo. entresuelo O/telegr. orden telegrfica etc. Etctera p.a. por autorizacin, por ausencia Exc. Excelencia P/ pagar expete. expediente p., pg. pgina pp., pgs. Pginas pbro., presb. presvtero Redaccin Corporativa En los negocios, todo lo importante sigue yendo por escrito
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F.C., f.c. ferrocarril P.D. posdata f., fol. folio Fr. fray P/d porte debido P.P. por poder, porte pagado fra. factura pdo. pasado G/ giro p. ej. por ejemplo gral. general p.o., p/o por orden gtos. gastos P paseo Hnos. hermanos pral. principal prof. Profesor ib., ibd. ibdem prov. Provincia d. dem pta., ptas. peseta, pesetas Ilmo., Ilma. Ilustrsimo, Ilustrsima Iltre. ilustre R/, r/ remesa

I.p.f. imposicin a plazo fijo Rb. recib t. tem Rev., Rdo. reverendo izqda. izquierda Rev., Rda. reverenda Rmo., Rma. reverendsimo/ma R.O. Real Orden L/ letra de cambio Rte. remite lib., L libra l.c. loco citato (en el lugar citado) Lic., Licdo licenciado S. san, santo m.e. moneda extranjera s.a. sin ao m.n. moneda nacional S.A. Sociedad Annima m/cgo., n/cgo., s/cgo. mi, nuestro, S.A. de C.V. Sociedad Annima de su cargo Capital variable m/cta., n/cta., s/cta. mi, nuestra, S.A.E.Sociedad Annima Espaola su cuenta S.A.R. Su Alteza Real Mons. Monseor S.C.L. Sociedad Cooperativa Libre Mro., Mtro. maestro S.C.M. Sdad de Crdito Mercantil S.M. Su Majestad Sdad. Gral. Sociedad en General N. S. Nuestra Seora S.E. Su Excelencia N.B. Nota Bene S. en C. Sociedad en Comandita n. nmero s.e.u.o. salvo error u omisin S/G sin gastos suc. sucursal sig., sigs., siguiente, siguientes t. tomo S.L. Sdad. Lda. Sociedad Limitada tm tonelada mtrica Smo. santsimo V., v. vase Sr. seor V.A. Vuestra Alteza Sra. seora V.E. Vuestra Excelencia Srta. seorita v.g., v. gr. verbigracia S.R.L. Sociedad de Responsabilidad V.M. Vuestra Majestad Limitada V.B. visto bueno S.S. Su Santidad vol., vols., volumen, volmenes SS.AA. Sus Altezas V.S. Vuestra Seora SS.MM. Sus Majestades LAS MAYUSCULAS Y LA PUNTUACION LAS MAYUSCULAR Y LA PUNTUACION TIPOS DE CARTAS COMERCIALES LAS OFERTAS HEMOS DE DISTINGUIR VARIOS TIPOS DE OFERTAS OFERTAS DE SERVICIOS DE UN PARTICULAR A UNA EMPRESA