Sei sulla pagina 1di 83

OBJETIVO

Al finalizar el curso el participante aplicar los diversos conceptos bsicos de la administracin en su organizacin, a travs del conocimiento de cada una de las etapas del proceso administrativo

Identificar la importancia y trascendencia de la aplicacin de la Administracin en el desarrollo de toda clase de organizaciones y en todos los niveles gerenciales. Evaluar la importancia y trascendencia que tiene la aplicacin del Proceso Administrativo en el desarrollo de las organizaciones.

Objetivos:
Comprender en que consiste la administracin. administracin. Comprender el funcionamiento y la gestin de las organizaciones. organizaciones. Conocer en una perspectiva general las principales tcnicas y herramientas de gestin. gestin.

Entender lo importante que es la administracin dentro de la organizacin y como cada uno de nosotros puede y debe influir en ella

Contenido
Fundamentos de la Administracin El Proceso Administrativo:
Planeacin Organizacin Integracin Direccin Control

Fundamentos de la Administracin
La administracin eficaz es probablemente el principal recurso de los pases desarrollados y el recurso ms necesitado de los pases en desarrollo (Peter Drucker)

Aplicada por civilizaciones. civilizaciones.

las

ms

antiguas

La palabra administracin proviene del latn y quiere decir accin de prestar servicios o ayuda. ayuda.

Una de las actividades ms importantes del hombre. hombre. Fundamental para desarrollar actividades que individualmente les sera difcil de realizar. realizar.

EVOLUCIN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Evolucin del Pensamiento Administrativo


nfasis en las tareas nfasis en la estructura organizacional. nfasis en las personas nfasis cuantitativo nfasis en el ambiente Enfoque de la Administracin de la Calidad Enfoque de la Reingeniera Enfoque de Outsourcing Enfoque de Benchmarking

Desafos de la Administracin
Dentro de las perspectivas que se vislumbran para los prximos aos se puede destacar: destacar:
Surgimiento de nuevas tecnologas: tecnologas:
Telecomunicaciones Biologa

Nuevos Mercado: Mercado:


Globalizacin y la forma de comercializar Velocidad ser el factor competitivo

Desafos de la Administracin
Nuevas Formas de Trabajo: Trabajo:
Reduccin en la jornada laboral Continua reduccin de los empleos Elevada capacitacin

Nuevos Recursos: Recursos:


Flora y fauna, agua y aire limpio, llegarn a ser claves El recurso ms importante llegar a ser el conocimiento de los trabajadores. trabajadores.

Desafos de la Administracin
Nuevas Estructuras Sociales: Sociales:
Cambio en los grupos sociales bsicos Subpoblacin de pases desarrollados (EEUU, Japn, Europa)

Nuevos Papel del Gobierno


Concentrarn sus esfuerzos Rol de apoyador

DEFINICIN
La administracin puede definirse de diversas formas, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fcil comprensin e incluyendo sus aspectos ms importantes a travs del anlisis y sntesis de diversos especialistas

La capacidad de coordinar hbilmente muchas energas sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad. Brook Adams. La direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Koontz & O'Donnell. La administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. G. P. Terry. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Henry Fayol. Es la direccin eficaz de las actividades y de la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados. Isaac Germn Valdivia Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo y cooperacin de todos. Jos Antonio Fernndez Arena Administracin es obtener resultados a travs del esfuerzo de otros mediante un conjunto sistemtico de reglas. Francisco Laris Casilla

Definicin
Qu es Administracin?
Los Administradores deben desempear las funciones administrativas de: planeacin, organizacin, direccin y control Se aplica a toda organizacin Se aplica en todos los niveles organizacionales La intencin de los administradores es cumplir con los objetivos

La Administracin es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente los objetivos

La Administracin persigue la productividad, (eficacia y eficiencia)

Quines Administran?

No existen conceptos acerca de la responsabilidades del trabajador y la gerencia, as como objetivos y la forma de alcanzarlos Las decisiones administrativas se toman sentados basados en corazonadas e intuiciones No hay una adecuada comunicacin y coordinacin al no existir una estructura bien definida Existe duplicidad de trabajo pues no se conoce de forma detallada las funciones que competen a un puesto especfico, con la consecuente prdida de recursos Intencionalmente los trabajadores laboran lentamente, sin motivacin No hay estndares de trabajo efectivo, y como consecuencia, formas de controlarlo

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Si observamos cmo se desarrolla la vida de todo organismo social -y principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre librementelibremente- podemos distinguir dos fases principales.

(La comparacin con lo que ocurre en la vida de los organismos fsicos podr aclararnos mejor estas dos fases)

Se refiere a la estructuracin o construccin del organismo. En ella, partiendo de una clula, se van diferenciando los tejidos y rganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o especficas. Es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o actividades que le son propias, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.

Cosa semejante ocurre en un organismo social: En su primera fase, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se dirige a la estructuracin de ese organismo social. Cuando est debidamente estructurado, hay una segunda fase, que consiste en la operacin o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas bsicas para su estudio y conformacin de sus dos principales fases: Fase mecnica, compuesta por mecnica, la planeacin y la organizacin, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de Qu se va a hacer? (planear) y Cmo se va a realizar? (organizar) respectivamente. La otra fase, la dinmica cuya implantacin dentro de la organizacin, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento (direccin) se est haciendo y as mismo poder evaluar (control) tales acciones.

PLANEACIN
Proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior".

ORGANIZACIN
La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

DIRECCIN
Comprende la influencia del administrador en la realizacin de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicacin, la supervisin, la motivacin y una actitud de liderazgo.
Cuando un administrador se interesa por s mismo en la funcin directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, est tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que tambin l mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Est en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no est solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene tambin sus propios objetivos.

CONTROL
El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar desviaciones en la ejecucin de los planes.

Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control.

Se ofrece un marco de trabajo conceptual Proporciona fundamentos para el estudio de la administracin promoviendo el entendimiento de lo que es la administracin. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptar a un conjunto particular de situaciones. El patrn del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos. Se estimula el desarrollo de una filosofa determinada de la administracin, cada una de las fases de sus aplicacin requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO sus etapas

PROCESO ADMINISTRATIVO
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin misma, que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Planeacin FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Organizacin Integracin Direccin Control

PLANEACIN

Qu es la planeacin?
La planificacin implica las tareas de definir los objetivos o metas de la organizacin, establecer una estrategia general para alcanzar esas metas, y desarrollar una jerarqua completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiere tanto a los fines (lo que se va a hacer) como a los medios (cmo se har).

Los hermanos siameses de la administracin son la planeacin y el control.


Instrumentacin Planeacin de los planes Control Desviaciones de los planes no indeseables

Desviaciones indeseables

Accin correctiva

IMPORTANCIA
1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de 1.utilizacin racional de recursos. 2.- Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar 2.en el futuro, ms no los elimina. 3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias 3.que se presenten, con mayor garantas de xito. 4.- Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las 4.oportunidades. 5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra 5.las bases a travs de las cuales operar la empresa. 6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los 6.miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos. 7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en 7.todos los niveles de la empresa

FUNCIN DE LA PLANEACIN
1.- El disear un entorno eficaz donde el individuo 1.desempee su trabajo en grupo y todos conozcan los propsitos y objetivos del grupo, y los mtodos para alcanzarlos. 2.- Para el logro de la eficiencia del grupo deber de 2.proporcionarse los aspectos que la administracin espera de cada uno de ellos. 3.- La seleccin de los 3.diferentes planes, acciones y controles para los mismos, ya que stos son un mtodo para cumplir los objetivos.

ETAPAS DE LA PLANEACIN:
Misin Visin Propsitos Objetivos Estrategias Programas Polticas Presupuestos Procedimientos

Misin
Es la expresin conceptual de lo que es y hace una organizacin, destacando su identidad institucional como un todo que provee de servicios o productos a un definido grupo de clientes o usuarios, resaltando la relacin establecida entre ambos, de Insumos/ Producto Cliente.

Es el propsito, la razn de ser, justifica la ser, existencia de la Institucin a los ojos de los usuarios. Nos da las pautas que debe seguir la Institucin.

Visin
Es el sueo alcanzable a largo plazo, el futuro aspirado. Se debe incorporar tanto la isi n del usuario externo, como la del Interno. Debe ser alcanzable real.

La i i es la capacidad de er apaci ad s all , en tiempo espacio, por encima de los dems, si nifica isuali ar, er con tos ojos de la imaginaci n, en t rminos del resultado final ue se pretende alcanzar.

Objetivo : Fines que se persiguen por medio de una actividad. actividad. Ejemplos: Ejemplos:
Domino s Pizza: Entregar una pizza caliente y de Pizza: calidad en 30 minutos o menos, a un precio justo y con una utilidad razonable . Exxon: Ofrecerles a los accionistas una inversin Exxon: segura con utilidades superiores. superiores. 3M: Lograr un crecimiento anual en las ganacias de 10% 10% o ms en promedio; utilidades sobre el capital promedio; de los accionistas de un 20-25%; utilidades sobre el 20-25% capital empleado del 27% o ms, lograr que por lo 27% menos 30% de las ventas provenga de productos 30% introducidos durante los ltimos cuatro aos. aos.

Estrategia: El plan amplio y general que le Estrategia: permitir a la organizacin, utilizando los recursos que posee, alcanzar los objetivos organizacionales Ejemplos: Ejemplos:
Estrategia de lnea de productos de McDonald s: Ofrecer un men limitado Mejorar el atractivo del sabor de los alimentos ofrecidos Hacer extensas pruebas para asegurar la calidad elevada. elevada.

Polticas: Consisten en enunciados, Polticas: criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. decisiones. Ejemplos: Ejemplos:
Contratacin exclusiva de personas con grado universitario Ascensos desde dentro de la organizacin Apego a una elevada tica empresarial

Reglas: Consisten en acciones u Reglas: omisiones especficas, manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. actividades. Ejemplos: Ejemplos:
No fumar

Procedimientos: Guas de accin, en las Procedimientos: que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. actividades. Ejemplos: Ejemplos:
Tramitacin de pedidos

Programas: Son esquemas en donde Programas: se establece, la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. consecucin.

Presupuesto: Son los planes de todas o Presupuesto: algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan. plan. Ejemplos: Ejemplos:
Presupuesto de para mercadotecnia en un ao Presupuesto de efectivo el rea de

Tcnicas de la planeacin
La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Manuales de Objetivos y Polticas Grficas de Proceso y de flujo Grfica de Gantt Tcnicas de Trayectoria Crtica

Manuales de Objetivos y Polticas

Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas.

Grficas de Proceso y de flujo

La presentacin grfica de la situacin actual o de las labores a desarrollar por cualquier organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servir de auxiliar en la construccin de planes. Este tipo de diagramas puede ser considerado desde un punto de vista mecnico, que corresponde a lo que se va a hacer; y desde un punto dinmico, cmo se est haciendo.

Grfica de Gantt:
Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo.

Tcnicas de Trayectoria Crtica


Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino adems el tiempo y los recursos necesarios que utilizan los sistemas que tienen como base comn el trazo de una red de actividades y que han sido colocados bajo el nombre genrico de M.E.T.R.A. (mtodo de evaluacin de trayectorias en redes de actividades) utilizando PERT (tcnica de evaluacin y revisin de programas), CPM (mtodo de la ruta crtica), etc.

ORGANIZACIN

Qu es la organizacin?
Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada objetivos, grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

IMPORTANCIA
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.).

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN
LA DIVISIN DEL TRABAJO
Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.

LA COORDINACIN
Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.

JERARQUIZACIN DEPARTAMENTALIZACIN

LA DIVISIN DEL TRABAJO Es la separacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con mayor precisin eficiencia y mnimo de esfuerzo, lo que da lugar a la especializacin y al perfeccionamiento en el trabajo.

La divisin de trabajo se realiza a travs de:

LA JERARQUIZACION
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que realicen. La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisin.

LA DEPARTA MENTALIZACIN
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud.

Ramn Prez Director G enral

Ricardo G utirrez G erente G eneral

Alta Direccin

Eva Prez G erente Adm inistrativo

Mandos Medios
Sub- Gerente Restaurant
Gilberto Muoz Cocina Rosario Almacenista Manuel Viallanueva Comedor

Lilian Olachea Recursos Humanos

Sub- Gerente Hotel

Rosario del Valle Contadora

Leopoldo Garcia Recepacin

J.Manuel Villaseor Mantenimiento

Germania Contreras Ama de llaves

Jesus Valdez Obras

Marta Moctezuma Eventos

M artha M edina S Auxiliar contable

Salvador Casorla Cocinero Carlos Garnica Cocinero


Martha Pea Lavaplatos

M iguel Barraza M esero Lupita Alvarez Cajera


Mario Castillo M esero

Ricardo Gudio Recepacionista Patricia Cordova Recepcionista


Rosario Duarte Recepcionista

J. Campas M antenimiento A. Campas M antenimiento


Jesus Cesea M antenimiento

Velia Escobar Recamarista Esther Escobar Recamarista


Gloria Escobar Recamarista

Ruben Valdivia Pintor Jesus Savedra Trabajos Generales


Jose Caste Trabajos Generales

Alicia Resendiz Cajera


Manuel Aguirre Mesero

M Olaiz artin Sguridad

Mandos Operativos

DEPARTAMENTALIZACION Finanzas
Ramn Prez Director Genral Ricardo Gutirrez Gerente General

Eva Prez Gerente Administrativo Lilian Olachea Recursos Humanos

Tesorera Presupuestos
Sub- Gerente Hotel Rosario del Valle Contadora

Sub- Gerente Restaurant

Gilberto M uoz Cocina

Rosario Almacenista

M anuel Viallanueva Comedor

Leopoldo Garcia Recepacin

J.M anuel Villaseor M antenimiento

Germania Contreras Ama de llaves

Jesus Valdez Obras

M M arta octezum a Eventos

M artha M edina S Auxiliar contable

Salvador Casorla Cocinero Carlos Garnica Cocinero M artha Pea Lavaplatos

M Barraza iguel Mesero Lupita Alvarez Cajera M Castillo ario M esero Alicia Resendiz Cajera M anuel Aguirre M esero

Ricardo Gudio Recepacionista Patricia Cordova Recepcionista Rosario Duarte Recepcionista M Olaiz artin Sguridad

J. Campas Mantenimiento A. Campas M antenimiento Jesus Cesea M antenimiento

Velia Escobar Recamarista Esther Escobar Recamarista Gloria Escobar Recamarista

Ruben Valdivia Pintor Jesus Savedra Trabajos Generales Jose Caste Trabajos Generales

Tcnicas de organizacin
MANUALES.- Documentos detallados que contienen en forma MANUALES. ordenada y sistemtica, informacin sobre la organizacin de la empresa y pueden se de: Polticas, departamentales, bienvenida, de: organizacin, procedimientos, contenido mltiple, tcnicas y de puesto. puesto. CARTA DE LA DISTRIBUCIN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES.- Los puestos que integran un departamento para ACTIVIDADES. lograr la divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. trabajo. ANLISIS DE PUESTO.- Es una tcnica en la que se clasifican las PUESTO. labores que se desempean en una unidad de trabajo especfico e impersonal, as como las caractersticas, conocimientos, aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempea. desempea.

Programa Asignaturas
Bibliografa:
Administracin una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich. Administracin, proceso de admistracin, Idalberto Chiavenato. Administracin, Stephen Robbins y Mary Coulter. Administracin Moderna, Samuel Certo. Organizacin Liviana un modelo de excelencia empresarial, Adolfo Arata y Luciano Furlanetto Apuntes de Clases.

 Funciones de la administracin:
La clara y til organizacin de los conocimientos facilita el anlisis de la administracin. administracin. Existen diferentes maneras de agrupar los conocimientos. conocimientos.

 La administracin como elemento esencial de todas las organizaciones


La administracin se aplica tanto a organizaciones grandes como pequeas, empresas con o sin fin de lucro, empresas de servicio o manufacturera

Definicin de Administracin
 Funciones administrativa de los diferentes niveles organizacionales: organizacionales:

Administradores de alto nivel Administradores de nivel medio

Supervisores de primera lnea

Se requiere de habilidades tcnicas, humanas y de conceptualizacin y diseo para poder administrar.


Alta direccin Habilidades de concepualizazin y diseo Habilidades humanas

Mandos medios

Supervisores

Habilidades tcnicas

Porcentaje de trabajo

Definicin de Administracin
 Metas de todos los administradores y organizacin
El objetivo lgico de todas las organizaciones es alcanzar los objetivos

Definicin de Administracin
e) Productividad, eficacia y eficiencia
Otra manera de definir los objetivos de los administradores es que deben ser productivos Productividad = productos insumos Eficacia: Eficacia: Cumplir con los objetivos Eficiencia: Eficiencia: Hacer bien las cosas