ACTIVIDADES GERAIS | Eventos

1) Dimensionamento do evento - Pblico-alvo - Objectivos de n aproximado 2) Estudo para determinao do local - Contactos gerais ( condies versus oramento) - Reduo a 2 ou 3 hipteses 3) Cronograma de actividades - Agenda rascunho - Atribuio de responsabilidades por cada parte - Mapa de horrios versus actividades e respectivos responsveis 4) Listagem de convidados Por ordem alfabtica contendo informaes relevantes contacto, empresa, e-mail, cargo, etc. 5) Correspondncias Gerais: a) Circulares b) Malas directas c) Programa d) Convites impressos e) Ofcios/ convites (autoridades/ palestrantes / oradores) f) Contrato com fornecedores catering, montagens, mobilirio, etc. Especiais: a) Chefe de cerimnias (apresentador) b) Empresa de segurana (privada ou policiamento) e) Companhia de electricidade local caso necessitem de alimentao elctrica extra f) Outros rgos pblicos envolvidos 6) Material aos participantes: a) Brindes b) Pastas c) Blocos d) Canetas e) Crachs 7) Material Grfico: a) Fichas de inscrio b) Folhetos c) Papel e envelopes timbrados d) Programa (oficial e social) e) Certificado de participao f) Mapas de localizao g) Convites h) Adesivos para veculos i) Cartes para mesa dos trabalhos 8) Material para a imprensa: a) Press - release b) Press - kit c) Fotos 9) Hotel: a) Cartes de boas-vindas b) Servio de informao/ receptivo c) Servio de turismo d) Relao de telefones teis e) Relao de locais de compra f) Revistas g) Jornais h) Frutas i) Flores 10) Programao Visual: a) Placas de sinalizao para Local do evento, Hotis, Aeroportos, reas externas, b) Letreiros de identificao c) Faixas d) Painis fotogrficos 11) Servios tursticos: a) Transporte b) Passagens areas c) Hospedagem d) Elaborao de tours e) Receptivo nos aeroportos 12) Outros: a) Orquestra b) Banda c) Shows d) Correio e) Entrega protocolada f) Locao de veculos g) Exposio paralela h) Seguro i) Assistncia Mdica

Recursos Fsicos
1) Local para: a) Jantar/ almoo b) Cocktail c) Imprensa d) Sala Vip e) Secretaria geral f) Informaes

g) Slide - desk h) Pronto - socorro i) Estacionamento j) Pessoal de manuteno k) Pessoal de limpeza l) Instalaes sanitrias m) Pessoal de apoio n) Copa/ Cozinha o) Reunies p) Cambio q) Banco

c) Para a secretaria Mquina de escrever Xerox Off-set Fax Telefone Telex Pincel atmico 2) Lousa 3) Flip chart 4) Mastros 5) Bandeiras 6) Stands 7) Palanque 8) Palco 9) Passarela 10) Material de copa 11) Cobertura 12) Uniformes 13) Cabine de traduo simultnea

Recursos Humanos
1) Coordenadores de rea 2) Recepcionistas para: a) Secretaria b) Balco de informaes c) Sala Vip d) Plenrio e) Salas paralelas f) Cerimonial g) Imprensa h) Sala de directoria 3) Tradutores 4) Intrpretes 5) Comit de recepo 6) Assessor de imprensa 7) Operadores de som/ luz 8) Mdico/ enfermeira 9) Pessoal de copa 10) Pessoal de limpeza 11) Pessoal de segurana 12) Manobristas 13) Office boy 14) Fotgrafo 15) Operador de vdeo 16) Pessoal de manuteno 17) Garons / copeiras 18) Mestres de cerimonia

Cerimonial
1) Mesa para o receptivo 2) Lista de convidados 3) Livro de presena 4) Lista de confirmaes 5) Reserva de mesas 6) Distribuio de lugares especiais 7) Cartes de citao 8) Dimensionar a mesa principal 9) Ordem do dia 10) Hasteamento de bandeiras 11) Hino nacional

Local de Alimentao
1) Disposio das mesas 2) Decorao 3) Sonorizao 4) Pontos de luz 5) Pontos de gua 6) Sinalizao 7) Iluminao 8) Ar condicionado 9) Ventilao 10) Tablado 11) Msica ambiente

Recursos Materiais
1) Equipamento e materiais: a) Para a Projeco Slides Retroprojector/ Data - show Filmes Vdeo - cassete Telas b) Para a sonorizao Microfones Amplificadores Aparelho de som Gravadores CDs de msica ambiente Fitas para gravao

Ps Evento
1) 2) 3) 4) 5) 6) Prestao de contas Relatrio final Ofcios de agradecimento lbum de fotografias Edio de vdeo Recortes de jornais

7) Impresso de anais