Vocabulario: Administracin documental: conjunto de normas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin.

Casilleros: mueble dividido en huecos o partes para tener clasificados documentos u objetos. Clasificacin: Lista de elementos ordenados segn algn criterio Conservacin: Almacenamiento de documentos de archivo . Cronolgico: Relativo a la fecha o al momento en que sucede un hecho . Documentacin: Informacin o conocimiento que se consigue o proporciona sobre algo con un fin determinado . Documento: Escrito con que se prueba o demuestra algo. Epistolar: Carta o misiva que se escribe a una persona. Estructura funcional: disposicin y orden de las partes dentro de un todo. Tambin puede entenderse como un sistema de conceptos coherentes enlazados, pensada y creada para tener una utilidad prctica, y n o esttica. Expediente: Documentacin correspondiente a un asunto o negocio , Procedimiento administrativo por el que se juzga la actuacin o comportamiento de un funcionario, una empresa, un empleado o un estudiante. Facsmil: Procedimiento de transmisin de informacin a distancia, de imgenes fijas por medio de ondas hercianas o lneas telefnicas o telegrficas. Documento grfico obtenido de esta manera reproduccin exacta de un Escrito, dibujo, libro. Filatelia: Conjunto de conocimientos sobre los sellos de correos como objeto de coleccin .

Flujo: Movimiento de un fluido por un lugar. Movimiento de personas o de cosas de un lugar a otro. Flujograma: Es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso

Foliacin: Numeracin ordenada de las pginas de un escrito o impreso. Folio: Hoja numerada de un escrito o un libro. Franqueador:mquina de franquear, mquina de timbrar. Aparato para sellar.

Franquicia: concesin de derechos de explotacin de un producto, actividad o nombre comercial, otorgada por una empresa a una o varias personas en una zona determinada. Gestin de documentos: conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa . Minuta: Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las clusulas o partes esenciales, para copiarlo despus y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfeccin . Original: Que no ha sido copiado ni imitado de otro documento que ha sido producido directamente por su autor Radicacin: Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos en la entidad a los cuales se le asignar un nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo identifique dentro de los diferentes trmites de la entidad. Registrar: Apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro o en un libro o documento oficial. Prescripcin: tiempo de caducidad de un documento.

Preclusin: prdida o extincin de una facultad o potestad procesal . El fundamento de la preclusin se encuentra en el orden consecutivo del proceso, es decir, en la especial disposicin en que se han de desarrollar los actos procesales. Plazo precaucional: el tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir de antecedente a otro documento. En el caso costarricense, en vista de la dificultad que existe para determinar dnde termina la vigencia y dnde empieza el plazo precaucional, preferimos unir ambos concep tos en uno solo, entendindolo como plazo de vida til del documento para fines administrativos Archivo: conjunto de informacin binaria; es decir, un conjunto que va de 0 a 1. Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta informacin. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres almacenados en forma de octetos. Archivo de gestin: Archivo de gestin son los fondos documentales existentes en los archivos de los rganos de gobierno y las unidades administrativas y servicios de la institucin en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, previa a su ingreso en el Archivo General. En los archivos de gestin se conservan todos los documentos recibi dos. Archivo histrico: En l se deposita la documentacin con antigedad superior a 30 aos, previamente sometida a los estudios de valoracin que determine por sus valores histricos la conservacin permanente Archivo intermedio: A l se remite la documentacin procedente de los diferentes Archivos Centrales o la que se encuentre en el Archivo Central General, pasados 15 aos desde su ingreso Legajo: Conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia. Perforar: Hacer un agujero en algo de forma que lo atraviese total o parcialmente. Rotular: Poner un rtulo, leyenda o inscripcin. Marbete: Rtulo que se pega a mercancas u objetos donde va escrita la marca, el fabricante, el contenido, l precio.

Usuario: es la persona que utiliza o trabaja con algn objeto o que es destinataria de algn servicio pblico, privado, empresarial o profesional. Ordenacin: capacidad de establecer un mtodo organizado y coordinado para repetir el logro alcanzado por seleccin natural, y acelerar el objetivo a conseguir. la actividad por la que se establece un orden, as como su resultado Expurgo: Limpiar un archivo quitando lo que se considera malo o intil. Transferencia: permiten que la documentacin cumpla con un ciclo de vida. Cuando se copia un archivo a travs de la red a un directorio que contiene un archivo con el mismo nombre, el proceso de transferencia de archivos se cancela o falla, se elimina el archivo que se va a reemplazar . Seleccin: La comparacin entre dichas necesidades y el inventario de recursos humanos, permite precisar que se est seleccionando personal para una organizacin y no para una tarea o puesto especficos, y tambin que ese proceso tiene lugar en un momento del desarr ollo de la personalidad del individuo y de la dinmica de una organizacin . Tablas de retencin: es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico, esencial que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades. Fondo documental: Se entiende por fondo documental la agrupacin orgnica de documentos generados por una ins titucin o persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresin del conjunto de las actividades desarrolladas.

Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos o conservados formando una unidad como resultados de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma actividad; que tiene una forma particular; o como consecuencia de cualqui er otra relacin derivada de sus produccin, recepcin o utilizacin. La serie se denomina tambin serie documental. Tipo documental: Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma d e procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos. Sancin documental: La sancin es la consecuencia jurdica punitiva de carcter administrativo, que se deriva de la verificacin de una infraccin por incumplimiento de las nor mas que regulan el Sistema Nacional de Archivos y del Patrimonio Documental Archivstico y/o Cultural de la Nacin y dems normas conexas y complementarias .