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NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC 5397
2005-12-22

MATERIALES PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO CON SOPORTE EN PAPEL. CARACTERSTICAS DE CALIDAD

E:

MATERIALS FOR FILE PAPER-SUPPORTED DOCUMENTS. QUALITY CHARACTERISTICS.

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

documentos de archivo - materiales caractersticas de calidad; produccin documental - materiales - caractersticas de calidad; almacenamiento documental materiales - caractersticas de calidad.

I.C.S.: 01.140.20
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

Editada 2006-01-12

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC 5397 fue ratificada por el Consejo Directivo del 2005-12-22. Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs de su participacin en el Comit Tcnico 191. Archivo. Conservacin Documental de la STN del Archivo General de la Nacin.

ADPOSTAL ALCALDA MAYOR DE BOGOT ARCHIVO DE BOGOT ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ARCHIVO UNIVERSIDAD NACIONAL BIBLIOTECA LUIS NGEL ARANGO BIBLIOTECA NACIONAL ECOPETROL ICFES INSTITUTO NACIONAL DE CONCESIONES

MINISTERIO DE MINAS MULTICARTN LTDA. RESTAURADORES SIN FRONTERAS SENA SUPERINTENDENCIA INDUSTRIA COMERCIO UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD EXTERNADO COLOMBIA UNIVERSIDAD PEDAGGICA

DE

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: ACOTEPAC AGRAF LTDA. ALVILLA LTDA. ANDI ARCHIVEROS SIN FRONTERA ARCHIVO DE BOGOT ASHE & CA S.A. BICO CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES CARTONERA INDUSTRIAL LTDA. CARTONERA VARELA HERMANOS LTDA. CARTONES AMRICA S.A. CARVAJAL CENPAPEL CIBA ESPECIALIDADES QUMICAS CLARA GMEZ INDEPENDIENTE COLOMBIANA KIMBERLY S.A. COLPAPEL

LEGARCHIVO

COOPERATIVA DE IMPRESORES Y PAPELEROS DE ANTIOQUIA CORRUGADOS DE COLOMBIA LTDA. DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES -DIANDISTRIBUIDORA PAPELERA DEL CAUCA EMPACOR EMPAQUES INDUSTRIALES COLOMBIANOS FABIO CARVAJAL INDEPENDIENTE FIBRAS NACIONALES LTDA. FIDUESTADO EN LIQUIDACIN GILBERTO VILLA AYALA INDEPENDIENTE GLORIA MERCEDES VARGAS INDEPENDIENTE IFI EN LIQUIDACIN IMPRESORA DEL SUR S.A. INDUSTRIA PAPELERA INDUGEVI S. A. INDUSTRIAL DE TINTAS LTDA.

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL MINISTERIO RELACIONES EXTERIORES PAPELES LTDA. PAPELES DEL CAUCA S.A. PAPELES NACIONALES PAPELES Y CARTONES S.A. PLEGACOL S.A. PRODUCTORA DE PAPELES S.A. PRODUCTOS FAMILIA PROPAL S.A. SERTESA CARVAJAL SMURFIT CARTN DE COLOMBIA SONOCO DE COLOMBIA LTDA. SUPERINTENDECIA BANCARIA TETRAPACK UNIBOL UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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CONTENIDO Pgina 0. 1. 2. INTRODUCCIN OBJETO REFERENCIAS NORMATIVAS 1 2 2

3.

TRMINOS Y DEFINICIONES

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.9.1 4.9.2 4.9.3 4.9.4 4.9.5

ESPECIFICACIONES PARA MATERIALES PAPEL CALIDAD DE ARCHIVO CARTN CALIDAD DE ARCHIVO CARTN CORRUGADO CON RECUBRIMIENTO INTERNO CARTULINA CALIDAD DE ARCHIVO POLISTER TINTAS DE ESCRITURA IMPRESIONES Y ESCRITURA LPICES OTROS MATERIALES Adhesivos Cintas adhesivas Plsticos Borradores Cinta de faya

7 7 7 8 9 10 10 11 12 12 12 13 13 14 14

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5. 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.4 5.5

ESPECIFICACIONES PARA LAS UNIDADES DE CONSERVACIN CAJAS DE ARCHIVO CARPETAS Carpetas de cartulina Carpetas de polister SOBRES DE POLISTER ROLLOS SOBRECUBIERTAS LATERALES

14 14 16 16 16 18 18 19

ANEXOS ANEXO A (Informativo) RECOMENDACIONES PARA LA UTILIZACIN DE ALGUNOS MATERIALES ANEXO B (Informativo) CAJAS ANEXO C (Informativo) CARPETAS ANEXO D (Informativo) SOBRECUBIERTAS LATERALES ANEXO E (Informativo) TABLA DE UNIDADES Y SMBOLOS ANEXO F (Informativo) NORMATIVA OFICIAL SOBRE CONSERVACIN Y RESTAURACIN DEL MATERIAL DOCUMENTAL ANEXO G (Informativo) BIBLIOGRAFA

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FIGURAS Figura 1. Ensamble caja y espigo Figura 2. Aleta fuelle Figura 3. Carpeta de polister con solapas laterales Figura 4. Carpeta de cartulina con solapas laterales de polister Figura 5. Carpeta de cartulina con cubierta interna de polister Figura 6. Rollos de polister Figura 7. Sobrecubiertas laterales Figura A.4. Seccin doblada de papel o cartulina Figura B.1.1. Caja archivo histrico Figura B.1.2. Caja archivo central Figura B.2.1. Caja para documentos de mediano formato Figura B.2.2. Caja para documentos de gran formato Figura C.1. Carpeta con solapas laterales 15 15 17 17 17 18 19 20 21 22 23 24 25

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MATERIALES PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO CON SOPORTE EN PAPEL. CARACTERSTICAS DE CALIDAD

0.

INTRODUCCIN

Esta norma surge ante la necesidad de estandarizar las caractersticas de calidad que deben cumplir los materiales utilizados en la produccin, el almacenamiento y la manipulacin de los documentos de archivo con soporte en papel, con el fin de asegurar tanto su conservacin fsica como el acceso a la informacin registrada. Precisamente, los materiales calidad de archivo buscan garantizar la preservacin de los documentos y reducir el riesgo de deterioro o prdida al que pueden estar expuestos. Estos materiales se caracterizan por sus propiedades de permanencia, durabilidad y estabilidad fsica y qumica. Sin embargo la utilizacin de materiales calidad de archivo no es la nica estrategia efectiva para lograr la prevencin y control de los procesos de deterioro que sufren los documentos; es necesario combinar su uso con una manipulacin cuidadosa y unas condiciones ambientales estables. El contenido de la norma est dividido en tres partes: Especificaciones para materiales, Especificaciones para las unidades de conservacin y Anexos. En las Especificaciones para materiales, algunos parmetros de calidad se establecen en trminos generales; y, cuando se utilizan referencias a normas internacionales o nacionales, se enuncian los valores lmites de las caractersticas cuantificables y la referencia a mtodos de ensayo para determinar o verificar estos valores. En las Especificaciones para las unidades de conservacin se describen sus respectivas caractersticas de uso y diseo. Por ltimo, en los Anexos (Informativos) se sealan algunas recomendaciones adicionales sobre los criterios que se deben tener en cuenta para el uso de ciertos materiales y se sugieren diseos y dimensiones de algunas unidades de conservacin. Estos modelos han sido avalados por el Laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin a partir de la investigacin y revisin de diseos empleados en otros pases y con la asesora de empresas nacionales. Cabe anotar que pueden existir diferentes diseos para las unidades de conservacin, siempre que cumplan con las especificaciones de la norma.

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1. OBJETO

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Esta norma tiene por objeto establecer los parmetros de calidad que deben cumplir los diferentes materiales utilizados en la produccin, la manipulacin y el almacenamiento de los documentos de archivo con soporte en papel, para garantizar su conservacin fsica y funcional. Los requisitos especiales para fotografa con soporte en papel no se consideran en esta norma. La norma est dirigida a los archivos pblicos y privados, oficinas, productores de materiales y al pblico en general. Para el caso de los archivos pblicos o privados que cumplen funciones pblicas, se deben tener en cuenta los programas de gestin documental y las etapas de archivos de gestin, central e histrico a partir de los conceptos de archivo total y sistema integrado de conservacin (Ley General de Archivos Ley 594 de 2000 y Reglamento General de Archivos). 2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicacin de esta norma. Para referencias fechadas, se aplica nicamente la edicin citada. Para referencias no fechadas, se aplica la ltima edicin del documento normativo referenciado (incluida cualquier correccin).

NTC 452:1999, Cajas de cartn corrugado. Especificaciones. NTC 973:1997, Productos de papel y cartn. Mtodo para determinar la resistencia a la compresin vertical del cartn corrugado (Prueba de columna corta). NTC 998:1975, Pulpas celulsicas. Determinacin de lignina. NTC 1066:1998, Papel y cartn. Determinacin de la resistencia al aplastamiento horizontal del cartn corrugado (Mtodo de columna flexible). NTC 1673:1986, Papel y cartn. Papel para escribir e imprimir. NTC 2223:1986, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir. NTC 2334:1987, Equipos y tiles de oficina. Lpices de mina de grafito. NTC 4183:1997, Productos de papel y cartn. Mtodo de ensayo para determinar la resistencia a la compresin vertical del cartn corrugado, empleando probetas en forma de cuello. NTC 4436:1998, Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad. NTC 5272:2004, Resistencia a la compresin vertical del cartn corrugado usando el mtodo de mordaza (Prueba de columna corta). ASTM D1030:1999, Standard Test Method for Fiber Analysis of Paper and Paperboard. ASTM D4988:2001, Standard Test Method for Determination of Alkalinity of Paper as Calcium Carbonate (Alkaline Reserve of Paper). 2

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ASTM D1183:2003, Standard Test Method for Resistance of Adhesive to Cyclic Laboratory Aging Conditions. ASTM D3424:2001, Standard Test Methods for Evaluating the Relative Lightfastness and Weatherability of Printed Matter. ASTM D4300:2001, Standard Test Methods for Ability of Adhesive Films to Support or Resist the Growth of Fungi. ISO 302:2004, Pulps. Determination of Kappa Number. ISO 1974:2002, Paper. Determination of Tearing Resistance (Elmendorf Method). ISO 5626:2003, Paper. Determination of Folding Endurance. ISO 6588:1992, Paper. Board and Pulps. Determination of pH of Aqueous Extracts. ISO 10716:2003, Paper and Board. Determination of Alkali Reserve. ISO 11108:2004, Information and Documentation. Archival Paper. Requirements for Permanence and Durability. ISO 11800:2003, Information and Documentation. Requirements for Binding Materials and Methods Used in the Manufacture of Books. ISO 14416:2003, Information and Documentation. Requirements for Binding of Books, Periodicals, Serials and Other Paper Documents for Archive and Library Use. Methods and Materials. ISO 11798:1999, Information and Documentation. Permanence and Durability of Writing, Printing and Copying on Paper. Requirements and Test Methods. TAPPI T 222: 2002, Acid-Insoluble Lignin in Wood and Pulp. TAPPI T 236:1999, Kappa Number of Pulp. TAPPI 266:2002, Determination of Sodium, Calcium, Cooper, Iron and Manganese in Pulp and Paper by Atomic Absorption Spectroscopy. TAPPI T 406:2004, Reducible Sulfur in Paper and Paperboard. TAPPI T 408:1997, Rosin in Paper and Paperboard. TAPPI T 414:2004, Internal Tearing Resistance of Paper (Elmendorf-Type Method). TAPPI T 452:2002, Brightness of Pulp, Paper and Paperboard (Directional Reflectance at 457 NM). TAPPI T 453:2004, Effect of Dry Heat on Properties of Paper and Board. TAPPI T 461:2000, Flame Resistance of Treated Paper and Paperboard. TAPPI 544: 2003, Effect of Moist Heat on Properties of Paper and Board. TAPPI T 509:2002, Hydrogen Ion Concentration (pH) of Paper Extracts (Cold Extraction Method). 3

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TAPPI T 553:2000, Alkalinity of Paper as Calcium Carbonate (Alkaline Reserve of Paper). TAPPI T 611:1997, Analysis of Bleaching Powder, Calcium Hypochlorite Bleach Liquor, and Bleach Sludge, Test Method. UNE 12024:1996, Cintas autoadhesivas. Medida de la resistencia a la temperatura y humedad elevadas. UNE 54112:2000, Tecnologa grfica. Impresiones y tintas de imprimir. Evaluacin de la resistencia a productos varios. UNE 54113:2001, Informacin y documentacin. Permanencia y durabilidad de la escritura, la impresin y la reprografa en documentos de papel. Requisitos y mtodos de ensayo. 3. TRMINOS Y DEFINICIONES

3.1 almacenamiento accin de guardar sistemticamente los documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 3.2 archivo total concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. [Ley 594 de 2000] 3.3 ciclo vital del documento etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 3.3.1 archivo de gestin archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 3.3.2 archivo central unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es constante. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 3.3.3 archivo histrico archivo al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o por expropiacin. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 4

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3.4 calidad de archivo trmino utilizado para designar a aquellos materiales que garantizan la conservacin de los documentos de archivo debido a sus propiedades de permanencia, durabilidad y estabilidad fsica y qumica. 3.5 durabilidad resistencia de los materiales al uso, la manipulacin y al deterioro cuando son sometidos a esfuerzos fsico-mecnicos. 3.6 ensamble de caja y espigo unin de piezas mediante el ajuste de un extremo saliente o espigo que entra en una cavidad denominada caja. 3.7 estabilidad qumica propiedad de algunos materiales de no presentar reactividad qumica bajo condiciones ambientales estables, es decir, materiales que no sufren transformaciones qumicas tales como xido-reduccin, cido/base e hidrlisis, entre otras. 3.8 foliacin acto de numerar los folios por su cara recta. 3.9 folio hoja. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 3.10 formato tamao de un documento segn sus dimensiones de largo y ancho. Las siguientes estndares de formatos se han establecido para definir las dimensiones de las unidades de almacenamiento: 3.10.1 formatos bsicos documentos que se encuentren entre las siguientes dimensiones: superior a: 3,7 cm de largo x 5,2 cm de ancho. inferior o igual a: 27,9 cm de largo x 21,6 cm de ancho (conocido comnmente como tamao carta). 3.10.2 mediano formato documentos que se encuentran entre las siguientes dimensiones: superior a: 27,9 cm de largo x 21,6 cm (conocido comnmente como tamao carta). inferior o igual a: 56 cm de largo x 40 cm de ancho. 5

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3.10.3 gran formato documentos que se encuentran entre las siguientes dimensiones: superior a: 56 cm de largo por 40 cm de ancho. inferior o igual a: 160 cm de largo por 90 cm de ancho. 3.10.4 superior a gran formato documentos que superen las siguientes dimensiones: 160 cm de largo x 90 cm de ancho. 3.11 gestin documental conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. [Ley 594 de 2000] 3.12 impresin imagen sobre un soporte de papel producida a partir de una mquina o de un dispositivo destinado a esta aplicacin, como una prensa tipogrfica, una impresora trmica o una impresora de computador. 3.13 nmero kappa ndice que determina el grado de lignificacin de las pulpas, especficamente es la medida del nmero de mililitros de la solucin dcima normal de permanganato de potasio consumida por un gramo de pulpa hmeda, bajo condiciones estandarizadas. 3.14 permanencia capacidad de los materiales de conservar sus propiedades fsicas y qumicas a travs del tiempo. 3.15 reserva alcalina compuesto remanente de naturaleza bsica, como el carbonato de calcio o el carbonato de magnesio, que neutraliza la acidez del papel generada por su envejecimiento natural o por causa de la contaminacin atmosfrica. 3.16 resistencia magnitud mxima que un material es capaz de soportar en oposicin a una fuerza. 3.17 sistema integrado de conservacin conjunto de estrategias y procesos de conservacin que asegura el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

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3.18 sobrecubiertas laterales unidad de conservacin compuesta por un par de bandejas de cartn que se acoplan a las tapas de aquellos documentos que presentan deterioros en su empaste o encuadernacin. 3.19 unidad de conservacin cuerpo que contiene una unidad archivstica, de tal forma que garantiza su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras: carpetas, cajas, libros o tomos. [Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nacin] 4. 4.1 ESPECIFICACIONES PARA MATERIALES PAPEL CALIDAD DE ARCHIVO

El papel calidad de archivo debe cumplir con las especificaciones dadas en el numeral 4 de la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, excepto el requisito relativo al gramaje; ste se acepta de 75 g/m2 . 4.2 4.2.1 CARTN CALIDAD DE ARCHIVO Pulpas

El cartn debe estar libre de pulpas recicladas (ASTM D 1030:1999), lignificadas (NTC 998: 1975 o TAPPI 222: 2002) y libre de cloro residual segn el Mtodo Mohr (TAPPI 611:1997). 4.2.2 Valor pH El valor pH del cartn debe ser neutro o alcalino (pH 7) segn (TAPPI T 509: 2002 o ISO 6588: 1992). 4.2.3 Reserva alcalina Si el cartn tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y 5 %, expresada como carbonato de calcio segn (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D4988:2001).
NOTA Una mol de cido es equivalente a 0.5 moles de carbonato de calcio 50 g de CaCO3, 1 % de carbonato de calcio corresponde a una reserva alcalina de 0.2 mol /Kg (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D4988:2001).

4.2.4 Encolado Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH 7); en ningn caso debe contener alumbrecolofonia (TAPPI T 408:1997). 4.2.5 Color Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasin y ser insolubles cuando se sumerge el cartn en agua por 48 horas. El material en almacenamiento no debe decolorarse ms de 5 puntos de brillo (TAPPI T 452:2002) cuando se expone en el equipo Sunlighter II por 96 horas (TAPPI T 461:2000), o cuando se expone por 36 horas a un fademetro (ASTM D3424:2001). 4.2.6 Acabado El cartn debe tener un acabado liso, suave y libre de partculas abrasivas u otras imperfecciones. 7

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4.2.7 Resistencia a la oxidacin

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El cartn debe tener un nmero Kappa menor a 5 (TAPPI T 236: 1999 o ISO 302:2004). Debe estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, perxidos y sulfuro (< 0,000 8 %) (TAPPI T 406:2004). Elementos como el hierro y el cobre deben estar por debajo de 30 ppm y de 1 ppm, respectivamente (TAPPI T 266:2002). 4.2.8 Resistencia al doblez El cartn debe tener una resistencia al doblez de por lo menos 3,3 en cualquier direccin (a mquina o transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper, o por lo menos de 3 cuando se determine con los instrumentos Lhomargy, Khler- Molin y MIT. Las muestras deben estar acondicionadas a 23 C y 50 % de humedad relativa, como se describe en la norma ISO 187:2002. El clculo y la determinacin de la resistencia al doblez se realizar como se describe en la norma ISO 5626:2003.
NOTA Una resistencia al doblez de 3,3 (Schopper) corresponde a un nmero de doblez de aproximadamente 1995. Una resistencia al doblez de 3 (Lhomargy, Khler- Molin y MIT) corresponde a un nmero de doblez de 1000. Obsrvese que la resistencia al doblez es el logaritmo (en base 10) del nmero de dobles pliegues requeridos para causar la ruptura de la muestra, cuando es probada bajo condiciones estndar de presin. Un doble pliegue es una oscilacin completa de la muestra de prueba cuando es doblada primero hacia atrs y luego hacia delante sobre la misma lnea, y el nmero de doblez es el antilogaritmo (en base 10) de la media de la resistencia al doblez.

4.2.9 Resistencia al rasgado El cartn debe tener una resistencia al rasgado de 200 gf por hoja (Mtodo Elmendorf) (TAPPI T414:2004 o ISO 1974:2002).
NOTA Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81 miliNewtons (mN) (ISO 1974:2002).

4.3 4.3.1

CARTN CORRUGADO CON RECUBRIMIENTO INTERNO Resistencia a la compresin vertical

El cartn corrugado debe tener una resistencia a la compresin vertical (RCV) de 790 930 kgf/m, determinada segn (NTC 973:1997 o NTC 4183:1997 o NTC 5272:2004). 4.3.2 Resistencia al aplastamiento horizontal El cartn corrugado de pared sencilla debe tener una resistencia mnima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2 (NTC 452:1999) determinada segn (NTC 1066:1988). 4.3.3 Acabado El cartn corrugado debe tener un acabado liso, suave y libre de partculas abrasivas u otras imperfecciones. 4.3.4 Recubrimiento interno Debido a la composicin del cartn corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7. Para evitar la migracin de cido a los documentos, el cartn debe contar con un recubrimiento interior constituido por una pelcula transparente de material inerte con base en ceras neutras, pelculas polimricas, emulsin de parafinas o ceras vegetales. La pelcula debe ser qumicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar 8

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untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningn caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo nico componente sea parafina. 4.4 4.4.1 CARTULINA CALIDAD DE ARCHIVO Pulpas

La cartulina debe estar libre de pulpas recicladas (ASTM D 1030:1999), lignificadas (NTC 998:1975 o TAPPI 222: 2002) y libre de cloro residual segn el Mtodo Mohr (TAPPI 611:1997). 4.4.2 Valor pH El valor pH de la cartulina debe ser neutro o alcalino (pH 7) segn (TAPPI T 509:2002 o ISO 6588:1992). 4.4.3 Reserva alcalina

Si la cartulina tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y 5 %, expresada como carbonato de calcio segn (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D4988:2001).
NOTA Una mol de cido es equivalente a 0.5 moles de carbonato de calcio 50 g de CaCO3, 1% de carbonato de calcio corresponde a una reserva alcalina de 0.2 mol /Kg (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D4988:2001).

4.4.4 Encolado Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH 7); en ningn caso debe contener alumbrecolofonia (TAPPI T 408:1997). 4.4.5 Color Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasin y ser insolubles cuando se sumerja la cartulina en agua por 48 h. El material en almacenamiento no debe decolorarse ms de 5 puntos de brillo (TAPPI T 452:2002), cuando se expone en el equipo Sunlighter II por 96 h (TAPPI T 461:2000), o cuando se expone por 36 h a un fademetro (ASTM D3424:2001). 4.4.6 Acabado La cartulina debe tener un acabado liso, suave y libre de partculas abrasivas u otras imperfecciones. 4.4.7 Resistencia a la oxidacin

La cartulina debe tener un nmero Kappa menor a 5 (TAPPI T 236:1999 o ISO 302:2004). Debe estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, perxidos y sulfuro (< 0,000 8 %) (TAPPI T 406:2004). Elementos como el hierro y el cobre deben estar por debajo de 30ppm y de 1ppm, respectivamente (TAPPI T 266:2002). 4.4.8 Resistencia al doblez La cartulina debe tener una resistencia al doblez de por lo menos 2,55 en cualquier direccin (a mquina o transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper, o por lo menos de 2,30 cuando se determine con los instrumentos Lhomargy, Khler- Molin y MIT. Las muestras deben estar acondicionadas a 23 C y 50 % de humedad relativa, como se describe en la norma ISO 187:2002. El clculo y la determinacin de la resistencia al doblez se realizar como se describe en la norma ISO 5626:2003. 9

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NOTA Una resistencia al doblez de 2,55 (Schopper) corresponde a un nmero de doblez de aproximadamente 355. Una resistencia al doblez de 2,30 (Lhomargy, Khler- Molin y MIT) corresponde a un nmero de doblez de 200. Obsrvese que la resistencia al doblez es el logaritmo (en base 10) del nmero de dobles pliegues requeridos para causar la ruptura de la muestra, cuando es probada bajo condiciones estndar de presin. Un doble pliegue es una oscilacin completa de la muestra de prueba cuando es doblada primero hacia atrs y luego hacia delante sobre la misma lnea, y el nmero de doblez es el antilogaritmo (en base 10) de la media de la resistencia al doblez.

4.4.9 Resistencia al rasgado La cartulina debe tener una resistencia al rasgado de 200 gf por hoja (Mtodo Elmendorf) (TAPPI T414:2004 o ISO 1974:2002).
NOTA Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81 miliNewtons (mN) (ISO 1974:2002).

4.5

POLISTER (tereftelato de polietileno)

4.5.1 Debe ser una lmina incolora, flexible, transparente, de acabado brillante o semi-mate, estable dimensionalmente y resistente al doblez. La pelcula no debe adherirse a superficies con las que pueda entrar en contacto (ISO 14416:2003). 4.5.2 La lmina de polister debe estar libre de plastificantes, tintes, capas adhesivas y revestimientos superficiales. 4.5.3 Debe tener pH neutro (pH = 7) y un calibre igual o superior a 50 micras (). 4.5.4 La exposicin a la luz no debe modificar su cualidad de transparencia. El polister debe ser estable y qumicamente inerte, es decir, no debe emitir olores ni vapores cidos; y debe ser resistente a qumicos como cidos y xidos cidos, entre otros.
NOTA Debido a que la lmina de polister crea una carga electrosttica, su uso es inadecuado para el almacenamiento de documentacin que presente desprendimiento de tintas, documentos con tcnicas grficas con medios friables como pastel, tiza, carboncillo, lpiz blando, Gouache o cualquier tcnica susceptible de desprendimiento por efecto de la esttica.

4.6

TINTAS DE ESCRITURA

4.6.1 Las tintas que se empleen en la produccin de documentos de archivo deben cumplir con las siguientes especificaciones dadas en la NTC 2223:1986. Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir: 3.1 La tinta para escribir debe ser un lquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensin o elementos extraos; no debe presentar separacin de componentes o coagulacin. 3.2 La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fcil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva), y debe secar rpidamente. 3.3 El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a travs de toda la escritura.

3.4 La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel Bond (vase NTC 1673:1986). " 4.6.2 Las tintas deben tener un pH neutro (pH=7) y deben estar libres de sustancias que presenten reactividad qumica, es decir, libres de sustancias que sufran transformaciones qumicas tales como xido-reduccin y acidez, entre otras.

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4.6.3 De acuerdo con la Circular Interna No.13 (1999) del Archivo General de la Nacin, no se deben utilizar micropuntas o bolgrafos de tinta hmeda. Estos bolgrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloracin en corto tiempo; y, an en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar prdida de legibilidad en la informacin. 4.7 IMPRESIONES Y ESCRITURA

Las impresiones y los documentos escritos deben cumplir con las especificaciones dadas en las siguientes normas: UNE 54113:2001. Informacin y documentacin. Permanencia y durabilidad de la escritura, la impresin y la reprografa en documentos de papel. Requisitos y mtodos de ensayo (Correspondencia o Equivalencia: ISO 11798:1999) UNE 54112:2000. Tecnologa Grfica. Impresiones y tintas de imprimir. Evaluacin de la resistencia a productos varios. 4.7.1 Densidad ptica La densidad ptica de reflexin de las imgenes en color negro debe ser de mnimo 0,50 medida en un densitmetro segn UNE 54113:2001 (vase la Tabla 1). 4.7.2 Apariencia

Cada elemento de la imagen debe estar claramente definido y ser fcilmente legible cuando es examinado segn UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.2). 4.7.3 Estabilidad a la luz La densidad ptica de las imgenes en color negro debe ser de 0,40 despus de la exposicin a una iluminacin uniforme, conforme UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.3). La tonalidad puede variar, pero debe continuar siendo identificable como perteneciente al color que tena antes del ensayo. 4.7.4 Resistencia al agua La densidad ptica de las imgenes en color negro debe ser de 0,50 despus del ensayo con agua, conforme UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.4). La tonalidad puede variar, pero debe continuar siendo identificable como perteneciente al color que tena antes del ensayo. nicamente se tolera una ligera decoloracin del papel, es decir, una variacin de densidad menor o igual 0,05. No es aceptable ningn defecto aparente de la imagen segn el examen descrito en UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.2). 4.7.5 Transferencia de la imagen Las impresiones dispuestas en una pila y sometidas a una presin como se describe en UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.5) no deben presentar ninguna evidencia de adherencia entre hojas ni deterioro de la imagen. Ningn carcter entero o parcial, debe resultar visible en el papel adyacente, si bien solamente resultan tolerables los indicios de transferencia que se presenten en forma de puntos minsculos.

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4.7.6 Resistencia al desgaste

NTC 5397

En cuanto al ensayo efectuado segn UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.6), la imagen debe presentar una resistencia al desgaste que sea al menos equivalente a la de las lneas trazadas con la tinta de referencia. Este requisito se satisface cuando el poder de retencin de la absorcin luminosa de la imagen, dividida por las de las lneas de referencia d una relacin mayor o igual a 0,80. El desprendimiento de partes de la imagen, provocando reas borradas o vacas parcialmente, no debe, en ningn caso, producirse durante la etapa de abrasin inicial especificada en UNE 54113:2001 (vase el punto 4, numeral 6.6). 4.7.7 Resistencia al calor

Despus del ensayo de las imgenes en color negro conforme UNE 54113:2001 (vase el numeral 6.7), durante 12 d, la densidad ptica de las mismas debe ser de 0,50. La tonalidad puede variar pero debe continuar siendo identificable como perteneciente al color que tena antes del ensayo. La imagen debe conservar las anteriores especificaciones de apariencia y transferencia de la imagen. 4.7.8 Resistencia a productos varios

Para evaluar la resistencia de los documentos escritos e impresos al agua, lcalis, aceites, grasas, detergentes, jabones, ceras y especias, se deben tener en cuenta las especificaciones de la norma UNE 54112:2000. 4.8 LPICES

4.8.1 Se deben utilizar lpices negros de mina de grafito, debido a su pH neutro (pH = 7) y a su estabilidad qumica frente a solventes como agua, etanol, isopropanol y acetona. 4.8.2 Los lpices de mina de grafito deben cumplir con las especificaciones y requisitos dados en la NTC 2334:1987 Equipos y tiles de oficina. Lpices de mina de grafito, en la cual se establece que: El lpiz debe tener un terminado suave, liso, estar libre de rajaduras, astillas o imperfecciones. Debe producir una escritura suave, cuya densidad y opacidad sean uniformes. No debe generar lneas tiznosas 4.9 OTROS MATERIALES

4.9.1 Adhesivos 4.9.1.1 Estos materiales deben estar en capacidad de formar una adhesin durable y permanente entre la superficies que se van a unir (ISO 14416:2003). No deben alterar las propiedades de los materiales adheridos, es decir, no deben reducir la reserva alcalina, aumentar el porcentaje de sulfuros, disminuir el pH ni alterar su rigidez y color. 4.9.1.2 Los adhesivos utilizados deben ser resistentes al paso del tiempo, reversibles (fcilmente removibles) y estables en condiciones ptimas de humedad relativa (entre 45 % y 60 %) y temperatura (entre 15 C y 20 C). 4.9.1.3 Deben impedir la propagacin y contaminacin por microorganismos como hongos y/o bacterias (ASTM D4300:2001).

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4.9.1.4 El color del adhesivo debe ser permanente, es decir, no debe decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas. 4.9.1.5 Los adhesivos no deben contener cloruro de polivinilo (PVC) porque ste al descomponerse libera cido clorhdrico (HCl) y adems puede presentar residuos cidos en su estructura. 4.9.1.6 Pueden utilizarse adhesivos polimricos plastificados internamente tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polivinlico (PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac). 4.9.1.7 El pH de los anteriores adhesivos debe ser neutro o alcalino (pH 7). 4.9.1.8 Los materiales adheridos se ensayarn antes y despus de la secuencia siguiente de exposiciones: a) b) c) 72 h de exposicin a 54 +/- 3 C 72 h de exposicin a -6 +/- 3 C 6 h de exposicin a 24 +/- 6 C

La fuerza adhesiva debe ser tal que los materiales adheridos no puedan ser separados sin romperse, ni antes ni despus de esas exposiciones, excepto mediante el uso de tcnicas especiales (ISO 11800:2003). 4.9.1.9 En el caso de utilizar acetato de polivinilo (PV Ac), este adhesivo no debe causar reticulado por envejecimiento a temperaturas normales entre 20 C y 30 C, es decir, no se debe endurecer (polimerizar) a largo plazo (ISO 11800:2003). 4.9.2 Cintas adhesivas 4.9.2.1 Las cintas adhesivas deben ser reversibles (fcilmente removibles), tener un pH neutro (pH = 7), ser resistentes a la oxidacin y no deben producir manchas sobre los documentos. 4.9.2.2 El adhesivo utilizado debe cumplir con las especificaciones dadas en el numeral 4.9.1. 4.9.2.3 Las cintas adhesivas deben ser resistentes fsica, qumica y mecnicamente tras pruebas de envejecimiento acelerado (UNE 12024:1996 o ASTM D1183:2003, TAPPI T 453:2004 o TAPPI T 544:2003).
NOTA El cumplimiento de las anteriores especificaciones no valida su uso comn e indiscriminado.

4.9.3 Plsticos 4.9.3.1 Los materiales plsticos utilizados para la elaboracin de unidades de conservacin como cajas o carpetas deben ser qumicamente estables, es decir, deben ser de naturaleza neutra (pH = 7) y estar libres de sulfuros, perxidos, aditivos o sustancias que puedan migrar y adherirse a la documentacin. 4.9.3.2 Los materiales plsticos no deben presentar descomposicin frente a la accin de las condiciones ambientales tales como humedad, temperatura, radiacin solar, especialmente radiacin ultravioleta.

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4.9.3.3 Cuando se requiera el empleo de materiales polimricos, se recomienda que sean a partir de polipropileno, poliestireno o polietileno. Se debe evitar el uso de plsticos de cloruro de polivinilo (PVC) porque ste al descomponerse libera cido clorhdrico (HCl) y adems puede presentar residuos cidos en su estructura. 4.9.3.4 Cuando un material plstico presente color, este pigmento debe ser qumicamente estable e inalterable frente a las condiciones ambientales y no debe presentar solubilidad en agua o alcohol.
NOTA Por la propiedad de impermeabilidad de la mayora de los plsticos no se recomienda su uso en espacios con condiciones fluctuantes de temperatura y humedad relativa, debido al riesgo de crear microclimas que puedan favorecer la aparicin de deterioros de tipo biolgico, fsico y qumico. Tampoco se recomienda su uso en espacios con condiciones superiores a 20 C de temperatura y 60 % de humedad relativa.

4.9.4 Borradores Los borradores no deben contener azufre residual ni cido clorhdrico. No deben ser altamente abrasivos, rgidos ni pegajosos. Debido a su naturaleza, los borradores pueden producir abrasin y roturas en la documentacin. Por tal razn, se deben realizar pruebas previas para determinar su efecto abrasivo sobre la superficie. Esta determinacin se basa en el cambio de transparencia o rayado de una pelcula de polister y de un papel con caractersticas similares al soporte del documento, al ejercer sobre ella la accin de borrado. 4.9.5 Cinta de faya Esta cinta textil puede ser utilizada para la agrupacin de documentos, para ajustar y amarrar las sobrecubiertas laterales y para facilitar la manipulacin de legajos voluminosos que presenten desgarro. La cinta de faya debe ser de mnimo 2 cm de ancho, sus fibras deben ser de naturaleza semisinttica (mezcla polister-algodn) y el color no debe solubilizarse al entrar en contacto con agua.

5. 5.1

ESPECIFICACIONES PARA LAS UNIDADES DE CONSERVACIN CAJAS DE ARCHIVO

5.1.1 Funcin Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentacin del polvo, la contaminacin, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y facilitan su manipulacin y organizacin. 5.1.2 Diseo Las cajas han de ser funcionales, termoestables y deben permitir el intercambio y circulacin del aire. Es preciso seleccionar diseos acordes con el formato de los documentos. Las cajas se deben armar preferiblemente mediante pliegues y ensambles, a partir de lengetas que encajen por presin (similar al sistema de caja y espigo), para evitar el uso de cintas, adhesivos y ganchos metlicos.

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Figura 1. Ensamble caja y espigo

Las cajas deben contar con aditamentos como aletas fuelle para garantizar que las unidades interiores conserven la verticalidad y as evitar su deslizamiento. Estas aletas fuelle, cuando son plegadas, quedan en forma de Z.

Figura 2. Aleta fuelle

Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos, y el acabado de la superficie interior debe ser liso y suave. Para facilitar su ubicacin, se requiere identificar las cajas en lugar visible, y para ello se puede imprimir sobre una de sus tapas externas un rtulo con los datos bsicos de identificacin. En caso de utilizar cajas de cartn corrugado, su diseo debe cumplir con las especificaciones de la NTC 452:1999, la cual tiene por objeto establecer los requisitos mtodos de ensayo que deben cumplir las cajas de cartn corrugado de pared sencilla y doble. En el Anexo B (Informativo) se sugieren diseos y dimensiones de Cajas para Archivo Histrico, Cajas para Archivo Central, Cajas para documentos de mediano formato y Cajas para documentos de gran formato.

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5.2 CARPETAS

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5.2.1 Carpetas de cartulina 5.2.1.1 Funcin Las carpetas son las unidades que estn en contacto directo y permanente con la documentacin. Se utilizan para almacenar desde folios sueltos hasta documentos de gran formato como mapas, dibujos, etc. 5.2.1.2 Diseo Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de los documentos. Se pueden utilizar carpetas plegadas por la mitad o con los bordes laterales cerrados con solapas, estas ltimas garantizan una mayor proteccin a la documentacin. Estas carpetas no requieren el uso de adhesivos. En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentacin de gran formato se pueden unir varias piezas de cartn o cartulina, usando cintas o telas como bisagras. El adhesivo de las cintas o telas (con alto contenido de algodn o lino), debe cumplir con las especificaciones sealadas en el numeral 4.9.1. Se debe consignar la identificacin del contenido de la carpeta en un lugar visible. No se deben utilizar A-Z o carpetas que requieran la perforacin de los documentos y el contacto con el material metlico de los ganchos. Adems, la alta capacidad de almacenamiento que caracteriza este tipo de unidades, dificulta el manejo de los documentos y crea deformaciones en ellos. En el Anexo C (Informativo) se sugieren diseos y dimensiones de Carpetas con solapas laterales y de Carpetas plegadas por la mitad.
NOTA Las reproducciones heliogrficas son sensibles al lcali; por lo tanto, no se deben utilizar carpetas de cartulina con reserva alcalina.

5.2.2 Carpetas de polister 5.2.2.1 Funcin Esta unidad de conservacin se utiliza para aislar la documentacin en el momento de la consulta y as evitar su manipulacin directa. Su uso es de carcter transitorio. 5.2.2.2 Diseo Se pueden utilizar distintos diseos: a) b) Carpeta de polister plegada por la mitad. Carpeta de polister con solapas laterales.

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Figura 3. Carpeta de polister con solapas laterales

c)

Carpeta de cartulina con solapas laterales de polister.

Pelcula de polister

Cartulina

Figura 4. Carpeta de cartulina con solapas laterales de polister

d)

Carpeta de cartulina con una hoja de cubierta de polister en su interior, unida a uno de sus lados.

Cartulina

Pelcula de polister

Figura 5. Carpeta de cartulina con cubierta interna de polister

e)

Carpeta de cartulina con una lmina de polister en su interior, unida a dos lados adyacentes (en forma de L).

NOTA Para brindar mayor estabilidad a la documentacin, se pueden variar estos diseos utilizando cartn calidad de archivo. Teniendo en cuenta que el cartn es ms rgido, este tipo de carpeta es especialmente adecuada para los documentos de mediano y gran formato.

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5.3 SOBRES DE POLISTER

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5.3.1 Funcin Esta unidad de conservacin es una solucin para aislar la documentacin que presenta un alto ndice de fragilidad y fragmentacin, a fin de permitir su manipulacin y consulta. 5.3.2 Diseo Consiste en colocar el documento entre dos lminas de polister ligeramente ms grandes que ste y sellar en forma de L para permitir la entrada del aire y evitar la creacin de microclimas en su interior. Los bordes del polister deben ser unidos con selladora trmica o ultrasnica, este sellado ha de ser continuo y completo. 5.4 ROLLOS

5.4.1 Funcin Los rollos brindan soporte y proteccin a mapas y otros documentos cuyas dimensiones sean superiores a gran formato, es decir, aquella documentacin que no pueda almacenarse horizontalmente. Este tipo de unidad de conservacin slo podr ser utilizado para documentos cuyo material y estado de conservacin permita resistir el enrollamiento sin riesgo de deterioro. 5.4.2 Diseo Consiste en ubicar el documento entre dos lminas de polister ligeramente ms grandes que ste, con suficiente espacio para albergar el rtulo de identificacin. El borde lateral se une con selladora trmica o ultrasnica, este sellado debe ser continuo y completo. Los extremos del rollo se aseguran con cintas de algodn crudo, velcro o cintas semisintticas (mezcla algodnpolister) de 1 1,5 cm de ancho. Estas cintas se fijan pasndolas por perforaciones en uno de los extremos del rollo y se anudan.

28 { . .++ .. { , { ,, . 99 { 0 9 { 3

0 0 46 . 436 8 37 53 . 127 {{ {{ {

0 0 46 . 436 8 737 53 { . 12 { { { {

Figura 6. Rollos de polister

Se recomienda la utilizacin de una estructura interior rgida, a manera de alma o tubo, para evitar la deformacin del rollo. Debe ser de un material liviano que cumpla con las Especificaciones para Materiales de la presente norma.
NOTA Como alternativas de rollos se pueden utilizar materiales estables como telas de algodn, entretelas o papeles con pH neutro o alcalino (pH 7).

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5.5

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SOBRECUBIERTAS LATERALES

5.5.1 Funcin Las sobrecubiertas se usan para facilitar la manipulacin de los documentos que presentan deterioros en los empastes o encuadernaciones, como debilitamiento estructural del cuerpo y/o de la cubierta. Al estar acopladas a las tapas, permiten proteger y sostener la documentacin. 5.5.2 Diseo Consiste en un par de bandejas de cartn plegadas y armadas mediante ensambles, a partir de lengetas que encajan por presin (similar al sistema de caja y espigo) y que evitan el uso de cintas o adhesivos. Las sobrecubiertas se ajustan y anudan con cinta de faya en forma de cruz.

Figura 7. Sobrecubiertas laterales

Al acoplar las sobrecubiertas a las tapas de la encuadernacin o empaste, la abertura de cada bandeja debe quedar sobre el lomo, con el fin de dejar visible su identificacin. En el Anexo D (Informativo) se sugieren las dimensiones para este tipo de unidad de conservacin.

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ANEXO A (Informativo)

RECOMENDACIONES PARA LA UTILIZACIN DE ALGUNOS MATERIALES A.1 LPICES

Para la foliacin de la documentacin y para la identificacin de cajas y carpetas, se recomienda preferiblemente utilizar lpices negros de mina de grafito, de acuerdo con los procesos archivsticos establecidos. Como una alternativa para la foliacin se sugiere el uso de bolgrafos que cumplan con las especificaciones dadas en el numeral 4.6 Tintas de Escritura. Cabe anotar que el uso de bolgrafo no es garanta de control y s dificulta corregir una foliacin o identificacin mal ejecutada. Esta eleccin se debe acordar internamente en la entidad y se reglamentar a travs del Comit de Archivo.
NOTA Para el caso de los documentos que se conservan en los Archivos Histricos, la foliacin slo puede efectuarse con lpiz.

A.2

ETIQUETAS O MARBETES

No se deben adherir etiquetas o marbetes sobre la documentacin. Para evitar el uso de etiquetas autoadhesivas sobre las unidades de conservacin se recomienda la preimpresin de los formatos de identificacin en el exterior de cajas y carpetas. En el caso de la identificacin de las cubiertas de libros o legajos se deben utilizar etiquetas de papel con adhesivo estable y reversible. A.3 GANCHOS LEGAJADORES

Para evitar el dao de los documentos, stos no se deben perforar. Salvo casos excepcionales, determinados por el Comit de Archivo de la entidad, se recomienda el uso de ganchos legajadores fabricados en material plstico. Para esto es necesario dejar mrgenes suficientes en el momento de la elaboracin del documento, con el fin de impedir la prdida de informacin. A.4 CLIPS

Se debe evitar el uso de materiales metlicos, porque ante factores ambientales de humedad y temperatura, tienden a oxidarse y producir en los documentos manchas irreversibles o causar prdida de soporte. Se pueden utilizar clips fabricados o recubiertos en material plstico. Para proteger los documentos cuando se utilicen clips, se debe colocar una seccin doblada de papel o cartulina acorde con el tamao del clip.

Figura A.4. Seccin doblada de papel o cartulina

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ANEXO B (Informativo) CAJAS

B.1

CAJAS PARA ALMACENAMIENTO VERTICAL

B.1.1 Cajas para archivo histrico

Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm x alto: 25,5 cm x largo: 39 cm Dimensiones externas: ancho 12,5 cm x alto: 26,5 cm x largo: 42,5 cm Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin. Diseo Por medio del plegado y el ensamble se obtiene una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. La caja est compuesta por una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros. Estas aletas fuelle, cuando son plegadas, quedan en forma de Z y permiten que las unidades interiores conserven la verticalidad. Su diseo facilita la produccin en lnea y su posterior ensamble, al no involucrar adhesivos ni ganchos metlicos.

Figura B.1.1. Caja archivo histrico

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B.1.2. CAJAS PARA ARCHIVO CENTRAL Dimensiones internas: ancho: 20 cm x alto: 25 cm x largo: 39 cm Dimensiones externas: ancho: 21 cm x alto: 26,5 cm x largo: 40 cm Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin. Diseo Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y pestaa para su manipulacin.
NOTA Este diseo tambin puede ser utilizado para almacenar documentos en etapa de gestin.

Figura B.1.2. Caja archivo central

B.2

CAJAS PARA ALMACENAMIENTO HORIZONTAL

B.2.1 CAJAS PARA DOCUMENTOS DE MEDIANO FORMATO Tapa Dimensiones internas: largo: 60 cm x ancho: 44 cm x alto: 8 cm Dimensiones externas: largo: 60,5 cm x ancho: 44 cm x alto: 8,5 cm Base Dimensiones internas: largo: 57,5 cm x ancho: 41 cm x alto: 8 cm Dimensiones externas: largo: 58 cm x ancho: 43 cm x alto: 8,5 cm Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.

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Diseo

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Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la consulta y retiro de la documentacin.

Figura B.2.1. Caja para documentos de mediano formato

B.2.2 CAJAS PARA DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO Tapa Dimensiones internas: largo: 88 cm x ancho: 61 cm x alto: 8 cm Dimensiones externas: largo: 88,5 cm x ancho: 62,5 cm x alto: 8,5 cm Base Dimensiones internas: largo: 87 cm x ancho: 59 cm x alto: 8 cm Dimensiones externas: largo: 87,5 cm x ancho: 60 cm x alto: 8,5 cm Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin. Diseo Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la introduccin y el retiro de la documentacin.

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Figura B.2.2. Caja para documentos de gran formato

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ANEXO C (Informativo) CARPETAS

C.1

CARPETA CON SOLAPAS LATERALES

Dimensiones Total: De la base central: De las solapas laterales: Ancho: 69,5 cm x largo: 69,5 cm Ancho: 22 cm x largo: 35 cm Ancho: 22 cm x largo: 35 cm Ancho: 25,5 cm x largo: 35 cm Ancho: 22,5 cm x largo: 17 cm

De las solapas superiores: Diseo

Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para cuatro pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm, para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad mxima de almacenamiento es de 200 folios aproximadamente.

Figura C.1. Carpeta con solapas laterales

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C.2

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CARPETA PLEGADA POR LA MITAD

Dimensiones Ancho de la cartulina: Largo de la cartulina: 45,5 cm 35 cm

Ancho cubierta posterior: 23,5 cm Este ancho incluye una pestaa de 1,5 cm para la identificacin Ancho cubierta anterior: 22 cm

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ANEXO D (Informativo)

SOBRECUBIERTAS LATERALES

D.1

SOBRECUBIERTAS LATERALES TAMAO OFICIO Dimensiones internas: largo: 38 cm x ancho: 28 cm x alto: 6,5 cm Dimensiones externas: largo: 38,5 cm x ancho: 28,5 cm x alto: 6,5 cm

Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.


NOTA Las dimensiones anteriores de las sobrecubiertas permiten almacenar documentos empastados o encuadernados de mnimo 12 cm o 13 cm de grosor.

D.2

SOBRECUBIERTAS LATERALES TAMAO CARTA Dimensiones internas: largo: 35,5 cm x ancho: 25,5 cm x alto: 6,5 cm Dimensiones externas: largo: 36 cm x ancho: 26,5 cm x alto: 6,5 cm

Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.


NOTA Las anteriores dimensiones de las sobrecubiertas permiten almacenar documentos empastados o encuadernados de mnimo 12 cm o 13 cm de grosor.

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ANEXO E (Informativo)

TABLA DE UNIDADES Y SMBOLOS


Unidad gramos kilogramos gramos fuerza kilogramos fuerza miliNewtons potencial de hidrgeno partes por milln metros centmetros micras Smbolo g kg gf kgf mN pH ppm m cm

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ANEXO F (Informativo)

NORMATIVA OFICIAL SOBRE CONSERVACIN Y RESTAURACIN DEL MATERIAL DOCUMENTAL

Ley 594 del 14 de julio de 2000 Ley General de Archivos TTULO IV: ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS art. 13. Instalaciones TTULO XI: CONSERVACIN DE DOCUMENTOS art. 46. Conservacin de documentos art. 47. Calidad de los soportes art. 48. Conservacin en nuevos soportes art. 49. Reproduccin de documentos

Acuerdo 07/1994. Reglamento General de Archivos CAPTULO VII Conservacin de los Documentos art. 59. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental art. 60. Conservacin integral de documentacin de archivos art. 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos art. 62. Responsabilidad de la informacin de archivos art. 63. Sistemas de almacenamiento y depsito de la documentacin art. 64. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo art. 65. Conservacin de documentos originales

Acuerdo 011/1996. Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo 005/1997. Establece los requisitos mnimos para las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que presten los servicios de organizacin de archivos, elaboracin de tablas de retencin y almacenaje o bodegaje de la documentacin de las entidades pblicas. Acuerdo 037/2002. Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 047/2000. Desarrolla el artculo 43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de Conservacin. Acuerdo 048/2000. Desarrolla el artculo 59 del captulo 7 Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Conservacin Preventiva, Conservacin y Restauracin Documental. Acuerdo 049/2000. Desarrolla el artculo 61 del captulo 7 Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos. Acuerdo 050/2000. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII Conservacin de 29

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Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de Deterioro de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo. Circular No. 13 (Octubre 12 de 1999). Produccin documental: Uso de tintas de escritura.

Pgina web: www.archivogeneral.gov.co

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ANEXO G (Informativo) BIBLIOGRAFA

AMERICAN INSTITUTE FOR CONSERVATION. Catlogo de Conservacin de Papel. Estados Unidos: 1989. 137 p. CENTRO NACIONAL DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN, DIRECCIN DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS. Manual de Preservacin de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document Conservation Center. Sherelyn Ogden. Santiago de Chile: DIBAM, 1999. 370 p. FINE ARTS AND TREATMENT STANDARS (FACTS). Gua Internacional de estndares. Gua extendida para la permanencia de papel, recuadros y marcos, 2000. [En lnea] http://www.artfacts.org/standards(spanishpmmb.html. Fecha de consulta 30/6/ 04. 10p. INSTITUTO CANADIENSE DE CONSERVACIN. Notas del Instituto Canadiense de Conservacin. Santiago de Chile: Centro Nacional de Conservacin y Restauracin, Direccin de bibliotecas, archivos y museos, 1999. LIBRARY OF CONGRESS. Specifications of materials. USA: http://www.loc.gov/preserv/supply/specs/. Fecha de consulta: 2/7/04. 2002. [En lnea]

NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION. Specifications for housing enclosures for archival records. Preservation information paper No.2. USA: 1993.

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