GuaparalaOrganizacindeun SimposiumoCongresoEstudiantil

ListaCronolgicadeActividades v AntesdelEvento: 1. Proyecto/PrecisarFecha/Fijarlostemas/Elegirconferencistas 2. Recabarunarchivoobasededatosconinformacindelosintegrantes decadacomit(nombre,direccin,matricula,telfono,carrera,celulary correoelectrnico) 3. Monitorear las actividades de los dems comits, apoyar en los preparativosnecesariosalosmismos. 4. Llevar control de los documentos importantes, convocar a junta, llevar lasminutasdelasjuntas. 5. Juntacondirectordecarrerayprofesoresparaescucharsugerencias. 6. Pediracadacomitsupresupuesto. 7. Determinarhoteles. 8. Notificarinvitadosespeciales. 9. Elaborarlistadeposiblespatrocinadoresyentregarlaafinanzas. 10. Elaborar carta de peticin/ Concertar citas con posibles patrocinadores/Prepararcampaafinanciera. 11. PresentarproyectoaDesarrolloEstudiantil/RegistrarEvento. 12. AutorizacindelpresupuestoenDesarrolloEstudiantil. 13. Autorizacindelacampaafinanciera. 14. Abrirlacuentaexterna. 15. Informar al director de carrera y profesores de las decisiones tomadas referentes al evento, aceptar su ayuda si desean colaborar en organizacin. 16. Mandar invitacin a los conferencistas/ Solicitar sus currculums y requisitosaudiovisuales. 17. Reservarrecintodelasconferencias. 18. Reservaciones en el hotel/ Invitar alumnos del Campus y otras Universidades. 19. Disearellogo,pstersymaterialimpreso. 20. Checarnecesidadesdeequipoaudiovisual. 21. Actividadesparapatrocinioenespecieydonaciones. 22. ConfirmarfiestasyregistrarlasenDesarrolloEstudiantil. 23. Elaborarprogramadeleventoeitinerariodelconferencista. 24. Definirycontratarhospedaje,transportacinyalimentacin. 25. Contratarintrpretessiesnecesario. 26. Prepararcoffeebreaksparalosrecesos. 27. Planeartourporelcampusybanqueteparainvitadosespeciales. 28. Reclutarvoluntariosparacolaborarcomoanfitrionesduranteelevento. 29. Definir el informe de los anfitriones, mandarlo a hacer en caso de ser necesario.

30. Conseguir recursos tcnicos/ Planear stand (reservar Desarrollo Estudiantil)/Conseguirbuensistemaderegistro. 31. Mandarhacerinvitacionesyenviarlas/Mandarahacerreconocimientos. 32. Preparar salidasdedinero,conlassolicitudesrequeridas. 33. Autorizacin de campaas publicitarias (Coordinacin de Desarrollo Estudiantil)/Mandarahacerpstersymantas/Comenzarlapromocin. 34. Conseguirequipodeseguridadycomunicacin/Prepararbotiqun. 35. Prepararventaenstandsycuentaparadepsitosdeforneos. 36. Informaralosrecortesdeleventoeinvitarlosalmismo. 37. En caso de necesitarse, contactar con el Gobierno del Estado para recibir al conferencista/ Informar a rectores del itinerario de tal conferencista. 38. Invitaraotrasuniversidades(llevarpstersymantas). 39. Invitaralosprofesoresaparticiparenelevento. 40. Mandar hacer papelera (programas, gafetes) / Sellar psters en DesarrolloEstudiantilypegarlosenelCampus/Colgarmantas. 41. Confirmardiscosysalonesparaeventossociales. 42. CitasenprogramasderadioyTV/UsarlosmediosdelTectambin. 43. Confirmarhoteles,transporteyalimentacin. 44. Programas,diplomas,reconocimientosygafetesyalistos. 45. Preparardecoracin/Uniformedeanfitrionesyalisto. 46. Confirmarprensa,fotgrafosy/oTVqueasistiralevento. 47. Ventaenstandsycuentaparaforneos. 48. Solicitarpermisoparapromovereleventodurantelasclasesyhacerlo. 49. Realizar el protocolo con ayuda de la Coordinadora de Eventos Estudiantiles por parte de Desarrollo Estudiantil/ Elegir maestros de ceremonias y ensayar con ellos / Conseguir y organizar a los encargadosdelfiltrodepreguntas. v Duranteelevento: 50. Recoger al conferencista en el aeropuerto, atenderlos, preparar su regaloy/oreconocimiento. 51. Recepcin de invitados especiales y prensa / Facilitarles estacionamiento. 52. Serviciodetrmitedefacturasparaparticipantesyproveedores. 53. Entregar equipo a registro y contenido / Checar el audio, video e iluminacin. 54. Tenerelmateriallistoparacadaconferencia. 55. Funcininterna,coordinarmaestrosdeceremoniaylogstica. 56. Entregarpapeleraalosparticipantes,realizarcorrecciones. 57. Atenderalosprofesorescomoinvitadosespecialesduranteelevento. 58. Atender al participante: transportacin, hotel, comidas, fiestas/ Proporcionarinformacinturstica,telfonosdeemergencia,bancos,etc. 59. Recibir y atender en los eventos a los participantes /Arreglar el lugar y recibirproveedores(msica,comida,bebida). 60. Recibirparticipantes,indicarentrada/Organizalasesindepreguntasy respuestas.

61. Verificar y controlar todos los accesos de entrada y salida al lugar de conferencia/Saberdondeestnlosextinguidotesysaberusarlos/Tener alamanoelbotiqunylostelfonosdeemergencia. v Despusdelevento: 62. Elaborar reporte financiero del evento: ENTREGAR MXIMO UNA SEMANA DESPUS DEL EVENTO A LA COORDINACIN DE DESARROLLOESTUDIANTIL. 63. InformedeactividadesaDesarrolloEstudiantil. 64. Mandarcartadeagradecimientoalosconferencistas. 65. Mandarcartadeagradecimientoalospatrocinadores. 66. Agradecerlacooperacindelosprofesores.

LISTADEACTIVIDADESPORCOMIT
I.COORDINACINGENERAL. 3,11,39,58 IX.ATENCINAUNIVERSIDADES. 7,21,27,41,46,61

II.ATENCINACONFERENCISTAS. X.PUBLICIDAD. 7,16,27,30,46,53,67 22,36,43,47 III.CONTENIDO. 1,11,26,39,40,52,66 IV.RELACIONESPBLICAS. 8,9,34,45,49,54,68 V.LOGSTICA 17,23,28,33,56,57,62 VI.EVENTOSSOCIALES. 18,25,44 VII.FINANZAS. 6,10,12,24,35,38,50,55,65 VIII.TESORERA. 13,14,19 XI.SECRETARA. 2,4 XII.INTEGRACIN. 20,29 XIII.ATENCINAPROFESORES. 5,15,42,51,60,69 XIV.ANFITRIONES. 31,32,48,63 XV.REGISTRO. 59 XVI.SEGURIDAD. 37,64