UNIVERSIDAD TCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

CONTABILIDAD Y AUDITORIA N MODULO VII COMPROBACIONES SUPERIORES EN LAS EMPRESAS

TRABAJO INDIVIDUAL ACTIVIDADES: III.IV.V.VI.VII.VII.X.XII

ESTUDIANTE Palma Tuares Jorge

TUTORA: Ing. Elsa lvarez QUEVEDO - LOS RIOS - ECUADOR

2011

UNIDAD III

AGENCIAS Y SUSCURSALES ACTIVIDADES 1. Cmo pueden las empresas extender o incrementar las ventas o servicios en otras reas distintas en su lugar principal de origen? Las empresas pueden extender incrementar las ventas o servicios en otras reas abriendo sucursales o agencias, esto dependiendo del tipo de negocio al cual se dediquen, en los mismo que pueden operar con muestrarios y catlogos, reciben pedidos de los clientes del rea que atienden y los envan a la empresa a la que sirven. 2. Las sucursales Cmo adquieren las mercancas para sus ventas? La sucursal puede adquirir mercancas de proveedor externos pero principalmente lo hace de la oficina matriz. En el caso de comprar a proveedores externos puede fijar la poltica de que la sucursal antes de comprar tenga la autorizacin de la oficina matriz en cuanto a precio, calidad y cantidad. Sin embargo, generalmente las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar. 3. Qu operaciones realizan las agencias generalmente? Las operaciones normales que generalmente realizan son: a. Obtienen pedidos y los remiten a la empresa que sirve para que sea aprobado el crdito, enviada la mercancas y facturada. b. Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la empresa a la que sirven. c. Atienden su territorio capturando mercado y procuran maximizar su participacin. d. Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos menores. e. Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas. 4. Qu personalidad jurdica tienen las agencias? Las agencias tienen personalidad jurdica independiente de la empresa a la que sirven. Por lo tanto, gozan de independencia administrativa y econmica y no tienen que registrar sus operaciones en la forma que lo hace la empresa que vende. 5. Cundo se transfieren los resultados de la sucursal a la oficina matriz y con qu objetivos? Sus movimientos corresponden a las operaciones que se realizan entre la oficina matriz y la sucursal y, al final del periodo, se transfieren a la oficina matriz las cuentas de resultados con la finalidad de incorporar en los libros de la oficina matriz la utilidad o prdida realizada por la sucursal.

6. Se pueden dividir las operaciones de la matriz y sucursales en varias cuentas? Por qu? Cuando las operaciones entre la oficina matriz y las sucursales son considerables, se pueden dividir las operaciones en cuentas de mayor independientes que controlen conceptos en forma separada. Ejemplo
-

Matriz cuenta de remeses en efectivo efectivo

- Sucursal cuenta de remeses en

Porque de esta manera se separan las operaciones, y el saldo de las cuentas puede ser conciliado fcilmente por personas diferentes si esto fuera necesario. 7. Cmo se obtienen los estados combinados de la matriz y sucursales? En la hoja de trabajo que se utiliza para obtener estados financieros combinados entre la oficina matriz y la sucursal o sucursales, se debe lograr:
y y y

Combinar activos y pasivos similares Eliminar cantidades recprocas Eliminar utilidades o prdidas intersucursales y matrices, si existen.

8. Qu debe hacerse cuando los inventarios de sucursal incluyen en su costo una cantidad que representa una utilidad en la oficina de la matriz? Por qu? Las sucursales mantienen un inventario para dar servicio al mercado en que operan al mercado que operan y as poder reducir el tiempo de surtido y entrega al consumidor. Porque para que los pedidos de los clientes sean surtidos de la oficina matriz o de alguna bodega, lo anterior da por la atencin que se le da al consumidor.

9. Qu representa el envo de mercancas al costo? La transferencia de mercanca de la oficina matriz a la sucursal se efecta al costo que tiene registrado la oficina matriz. 10. Cmo se representa el envi de mercancas al costo? El argumento de este procedimiento se apoya en que ha ocurrido una venta; los libros de contabilidad de la sucursal deben reflejar el costo del ente econmico en cualquier parte donde se encuentren. Este procedimiento simplifica la elaboracin de los estados financieros ya que las mercancas al estar valuadas al costo se suman, es decir, se combinan con las de la oficina matriz y otras sucursales en su caso, sin necesidad de eliminar utilidades intersucursales y matriz.

11. Qu representa el envo de mercancas al precio de venta? El envo de mercancas al precio de venta significa que la oficina matriz enva las mercancas a las sucursales al precio que se espera obtener por la venta de la mercanca.

12. Cmo se deben registrar las operaciones de las agencias y sucursales para obtener unan buena informacin del resultado de sus operaciones? Para que tenga una buena informacin y se conozca los resultados de las operaciones de las agencias y sucursales, deben registrarse a travs de subcuentas. En tal caso, el sistema de contabilidad debern tener catlogo de cuentas a tres niveles, ejemplo. Cuentas de mayor Subcuentas Subcuentas Total dgitos (4) (2) (4) 10 0000 00 0000

13. En las operaciones que se realizan las agencias y sucursales, se debe utilizar un cdigo geogrfico? Por qu? Si debe ser utilizado, porque sus operaciones se registran en la contabilidad en forma similar a la que lleva para el funcionamiento de cualquier departamento en dond e se puedan conocer sus ingresos, costos, gastos, etc. y el resultado de sus operaciones. UNIDAD IV & V CONTABILIDAD POR REA DE RESPONSABILIDAD LNEAS DE PRODUCTO e IMPORTANCIAS DE LOS SISTEMAS ACTIVIDADES

1. Por qu un profesional del rea administrativa debe poseer conocimientos bsicos de sistemas? Porque la mayor responsabilidad de un profesional es la de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; es por eso que el proceso de toma de decisiones se basar necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la informacin generada es un factor crtico para guiar a la empresa por el rumbo deseado. 2. Defina y explique: sistemas, elementos, interrelaciones

y y y

Sistema.- es un conjunto de elementos, entidades y componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relacin entre s. Elementos.- es una agrupacin de piezas individuales que tiene interrelacin entre si. Interrelaciones.- este funciona para lograr un objetivo comn.

3. Por qu se puede considerar a la empresa como un sistema? Qu elementos de la definicin de sistemas identifica en una empresa? Una empresa es considerada como un sistema que recibe y genera informacin, la cual ser procesada y actualizada por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen funciones de tpicas que desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que soportan las decisiones de negocios, deben poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.
y y y

Sistema de administracin y finanzas. Sistema de produccin. Sistema de comercializacin y ventas.

4. Un software contable, Puede ser considerado como un sistema? Cuando utilizamos el trmino computadora, inmediatamente debemos pensar en el software que debe utilizar el equipo y el objetivo a cumplir por el mismo. Cuando unimos los conceptos computador y software, nace intuitivamente el concepto SISTEMAS de INFORMACIN. 5. Qu importancia tienen los sistemas en general para las empresas? En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas y cmo su uso, redunda en beneficio para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. 6. Cules son los principales sistemas en una organizacin? Los principales sistemas de una organizacin son:
y y y y

Sistema de negocios. Relaciones. Sistema de produccin. Sistema de ventas.

y y y y y y

Anlisis de sistema. Ciclo de vida desarrollo de sistema. Anlisis previo. Fijacin de requerimiento. Diseo y desarrollo del sistema. Implantacin del sistema.

7. Puede concebirse una empresa manufacturera sin un sistema que controle o maneje las actividades de produccin? No puede concebirse, ya que un sistema de produccin tiene como fin, manejar y controlar todas las operaciones que se generan dentro del proceso de una empresa manufacturera, o el proceso de prestaciones de servicios en una empresa de servicios. 8. Qu funciones principales tiene un sistema de produccin? El sistema de produccin debe tener las siguientes:
y y y

Planificacin de la produccin. Planificacin de la materia prima y otros costos. Control de la produccin.

9. En algunos casos un sistema de ventas incluye las funciones de facturacin y cobranzas como una sola aplicacin. Cules son las principales funciones de cada una de ellas? En el siguiente cuadro, se muestra en forma comparativa las principales funciones de un sistema de facturacin y cobranzas. Facturacin Control de los precios de cada productos Clasificacin de productos por grupos y subgrupos. Emisin de presupuestos. Definicin de condiciones de pago. Control de pedidos de clientes, Emisin de facturas, giros y recibos. Emisin de las rdenes de entrega. Anlisis de la gestin de ventas y facturaciones. Consulta de inventarios. Actualizacin de inventarios. Actualizacin de saldos de clientes. Cobranzas Registrar las cuentas por cobrar bajo diferentes condiciones de cobro, intereses o formas de financiamiento. Registro de cancelaciones parciales o totales. Seguimientos a los procesos de cobranza. Clculo de comisiones de vendedores. Anlisis de cobranza. Emisin de notas de dbito y crdito. Emisin de estados de cuenta. Actualizacin de saldos. Control de gastos de cobranzas.

y y y y y y y y y y y

y y y y y y y y

10. Qu significa CVDS?

En el rea de sistema de informacin, el concepto de vida de los sistemas se conoce como: Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas = CVDS 11. Cul es la importancia del concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas? El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de informacin computarizados. Haciendo un smil de lo que sucede con un activo a lo largo de su vida til, es decir al construirse o comprarse y luego, ponerse en funcionamiento. 12. Nombre las fases del CVDS Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes:
y y y y y

Anlisis previo. Fijacin de requerimiento. Diseo y desarrollo del sistema. Implantacin del sistema. Madures y mantenimiento del sistema.

13. Qu son los sistemas a medida? Desde el momento en que sistema es desarrollado hasta que esta puesto en funcionamiento se pueden identificar las medidas del sistema en el cual el comportamiento y rendimiento va cambiando. 14. Explique brevemente el objetivo de cada una de las fases del CVDS Anlisis Previo.- Al desarrollar la adquisicin de un sistema viene como secuencia del surgimiento de un problema. Fijacin de Requerimiento.- Es el cual se debe empezar un trabajo de campo para determinar las necesidades y objetivo del sistema que se vaya a desarrollar. Diseo y Desarrollo de Sistema.- Tiene de objetivo de especificar la forma lgica como ira a funcionar el sistema y la relacin entre sus distintos componentes. Implantacin de un Sistema.- Una vez desarrollado el sistema la siguiente fase es la implantacin del mismo es decir ponerlo en funcionamiento. Madurez y Mantenimiento del Sistema.- Todo sistema necesita que se realicen modificaciones menores para mantener su operatividad.

UNIDAD VI TIPOS DE SISTEMAS ACTIVIDADES 1. Qu es una sistema administrativo?, Cul es la principal funcin de este tipo de sistema? Estos Sistemas podemos denominarlos, sistemas administrativos ya que su principal funcin es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma. 2. Qu diferencia bsica puede encontrar entre sistemas contable y un sistema no contable? La diferencia que existe entre un sistema contable y no contable es el registro de las operaciones y su centralizacin en una sola base de datos. 3. Cul es el sistema que rene y centraliza todas las operaciones de una empresa? El sistema que rene y centraliza todas las operaciones es el SISTEMA DE CONTABILIDAD. 4. Existe alguna relacin entre todos los sistemas administrativos diferentes del sistema contable y el sistema contable propiamente dicho? Si est relacionado uno con otros, para un buen control es necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa y el sistema contable propiamente dicho. 5. Cules son los objetivos de un sistema contable? Este sistema tiene como objetivo llevar a cabo llevar toda la informacin contable de la empresa, cuyo objetivo principal es tomar las decisiones con responsabilidad para entregar cifras exactas de informacin contable. 6. Cundo se considera que dos o ms sistemas funcionan en forma integrada? Cuando una empresa realiza ms o menos las mismas operaciones, por lo que existe alguna forma de estandarizarlas, cuando se habla de eliminar redundancia de informacin. De esta manera se reduce el trabajo. 7. Qu razones pueden darse para establecer una relacin entre dos o ms sistemas?
y y y

Eliminar redundancia de la informacin Facilitar el acceso a los datos o informacin Facilitar la elaboracin de informes.

8. Cul es el objetivo principal de un sistema integrado? Su objetivo es compartir informacin entre dos o ms sistemas. 9. y y y y Qu etapas podemos identificar en un sistema integrado ? Definicin de parmetro Captura de la informacin Transferencia de la informacin Controles sobre la transferencia.

10. Cul es el objetivo principal en la definicin de parmetros? Consiste en una definicin inicial que se le da a un sistema para que sea tomado en cuenta por su funcionamiento. 11. Cul es el objetivo principal de la captura de informacin de un sistema integrado? Es el de reducir el trabajo que implica el registrar, por ejemplo la facturacin mensual de la empresa en forma manual, y luego copiar de nuevo esa informacin. 12. Qu procesos realiza un sistema cuando lleva a cabo la etapa de transferencia de informacin? Se refiere al momento en el cual se transfiere las operaciones de un sistema a otro, para que exista la captura de informacin, los movimientos deben estar parametrizados totalmente. 13. Cmo deben ser los controles sobre la trasferencia de informacin? Los controles sobre la transferencia de la informacin de la informacin es un sistema integrado, se puede clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final de un perodo. 14. Cul es la caracterstica principal de un sistema no integrado? En el sistema no integrado la transferencia de informacin se realiza por lo general, a travs de movimientos resumidos y al final de perodos previamente definidos. 15. Qu significa el concepto de informacin compartida? Se refiere el compartir informacin entre dos o ms sistemas 16. Cuntos niveles de integracin se pueden identificar entre los sistemas? Tres niveles:
y

Sistema de compras

y Sistemas de inventarios y Sistemas de produccin 17. Qu es un sistema auxiliar? Cundo puede ser considerado un sistema como auxiliar?

El sistema auxiliar es el que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad tpica del negocio. Se puede considerar como sistema auxiliar, todos aquellos sist emas que sean distintos al sistema contable. 18. Qu nivel de detalle en la informacin, maneja un sistema auxiliar? El detalle debe ser mayor al nivel de almacenamiento de la Informacin Financiera. UNIDAD VII PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE ACTIVIDADES 1. y y y y Cules son los principales elementos de un sistema contable? Ingreso de datos Validacin de registros Actualizacin de registros Emisin de reportes.

2. Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en las empresas han influido en el procesamiento de los sistemas mecanizados ? Si lo considero 3. Cules son las tareas que lleva a cabo un sistema contable? Una de las tareas de un sistema contable es el tomar la mayora de las decisiones financieras, este debe enfocarse como un sistema de informacin que rene y representa datos resumidos o detallados de la actividad econmica de una empresa una fecha o por perodos determinados

4. El control sobre el ingreso de los datos asegura que la informacin grabada, est de acuerdo con los parmetros necesarios para su procesamiento. Cules son los controles que se puede llevar a cabo sobre el ingreso de los datos? Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada comprobante tiene dos o ms registros sean dbitos o crditos

5. Cules son los tipos de comprobantes que pueden procesarse por un sistema contable? Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: Manuales- Mecanizados. 6. Qu informacin es relevante para un comprobante contable? La informacin que es relevante la fecha, la descripcin y el nmero de secuencia 7. Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar dbitos y crditos sea una facilidad de un sistema contable? No porque la cuentas de dbito y crdito deben pasar a sus respectivos mayores tomando en cuentas los cdigos de auxiliar. 8. En la unidad se trat la opcin que tienen algunos sistemas contables de manejar cuentas multimonedas. Podra explicar en qu consiste tal opcin? Consiste en un sistema contable que tenga la capacidad de manejar varias monedas, no debe procesar los movimientos de aquellas cuentas, para las cuales se haya definido tal caracterstica y no registren los valores equivalentes en moneda extranjera UNIDAD VIII CODIFICACION DE DATOS ACTIVIDADES

1. Cul es la importancia que tienen una correcta codificacin de los datos y transacciones financieras en un sistema de contabilidad? Tanto los datos como las transacciones deben ser codificados de una manera diferente y esto es definido por el contador de la empresa. Los sistemas de codificacin se identifican mediante el uso de smbolos (letras / nmeros), elementos de un conjunto o subconjunto, por ejemplo: Cdigo de Cuentas: 9-99-999-9999 Nombre 2. Qu relacin hay entre la automatizacin o mecanizacin de las operaciones y mtodos de codificacin? Los mtodos de codificacin permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad, cuando se automatiza o mecanizan las operaciones contables de hecho se crean la codificacin ya sea de las cuentas o de los documentos, para evitar errores. 3. Explique: Qu utilidad prctica tienen los mtodos de codificacin para la realizacin de las conciliaciones bancarias en una empresa?

Son muy tiles al momento que se realizan las transacciones en una entidad econmica y ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados al tomar las decisiones en relacin con dicha entidad econmica. 4. Cules son los objetivos para los cuales fueron creados los mtodos de codificacin? El sistema elegido debe influir en los requerimientos de procesamiento de informacin y en segundo trmino, prever si los cdigos sern procesados manual mente o a travs de un computador. El primer objetivo de esta unidad es estudiar los distintos sistemas de codificacin existentes y aplicables a las operaciones contables y financieras. Un segundo objetivo es unir la aplicacin de los mtodos de codificacin con la teora contable, a travs de la adecuada clasificacin de las operaciones reflejadas en lo que representa la columna vertebral del sistema contable: el cdigo de cuentas. UNIDAD X PROCEDIMIENTOS EN LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA ACTIVIDADES

1. Qu es un ciclo de negocios? El periodo de tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa, todos los procesos del negocio hasta convertirse nuevamente en efectivo; la empresa invierte su dinero en materiales, que a su vez incorporar en un ciclo productivo para convertirlos en productos terminados para ser vendidos, es decir, convertirlos en cuentas por cobrar, que posteriormente se transformarn en efectivo. 2. Realice un flujograma del ciclo de negocios
Cobranzas En
Efectivo

EFECTIVO

Pagos En Efectivo

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR

Facturas / Ventas

Adquisicin / Pagos

INVENTARIOS SERVICIOS

UNIDAD XI ASPECTOS TECNOLOGICOS ACTIVIDADES 1. Qu debemos definir e identificar para establecer un esquema de control de acceso? El significado de los trminos: Usuario o sujeto, Recurso u Objeto, nivel de acceso 2. Qu tipos, de mecanismos se pueden implantar para contribuir a la eficacia de los controles de acceso?
y y y y y

Intervalos de duracin Longitud mnimo Sintaxis Encriptacin Restriccin del nmero de intentos fallidos

3. Explique los siguientes trminos : y Intervalos de Aceptividad.- Es asegurar los datos de entrada al sistema no excedan los lmites establecidos previamente. y Formato de los Datos.- Buscan asegurar que los campos ingresados tengan el formato apropiado para su procesamiento. y Transacciones Duplicadas.- trata de evitar el doble procesamiento de las transacciones y Identificacin de Campos faltantes.- Trata de asegurar que no existan datos faltantes dentro de un registro que luego generen inconsistencia para la informacin. y Controles de Correlacin.- Es til en los casos en que las combinaciones de campo utilizadas como claves de bsqueda de registro. y Controles de Integridad de los Datos.- Se utilizan para asegurar que los campos ingresados son compatibles con los datos almacenados en los archivos de datos. y Controles de Totales.- Es la obligacin de mantener el balance entre debito y crditos y Controles de Digito Verificador.- Consiste en la accin de un carcter al cdigo de base, tomando en cuenta algn algoritmo de clculo. y Controles sobre Partidas en Suspenso.- Algunos sistemas de contabilidad permiten la introduccin de transacciones no balanceadas, las diferencias deben de ser acumuladas dentro de una cuenta de suspenso. 4. Por qu considera usted que algunas empresas no asignan la importancia debida a los controles de seguridad de los sistemas?

Considero que las empresas no optan por medidas de seguridad por que implica un costo monetario y un esfuerzo del personal obviamente, la inversin que realiza una empresa en seguridad, no siempre tiene un retorno evidente ni inmediato.