U.N.F.

Administracin de Logstica I

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD

Administracin Administracin de Empresas Administracin de Logstica I Juan Bendez Iriarte Wilmer Saldarriaga

ESPECIALIDAD : ASIGNATURA PROFESOR Palacios TEMA ALUMNOS CICLO TURNO : : : : : :

LOGSTICA DE COMPRAS Estacio Villalobos, Juan Herrera Zamudio, Luis VII Maana

2011
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ndice

Introduccin

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Logstica de compra Compras

Importancia del proceso de compras

Importancia de la Funcin de Compras La Gestin de compras en la Empresa ... Deteccin de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios Seleccin de Proveedores Qu es abastecimiento?

Cadena del Abastecimiento Caractersticas de la cadena de abastecimiento Objetivo de la cadena de abastecimiento Elementos de la cadena de abastecimiento El Proceso de Abastecimiento Definicion de Requerimientos

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Seleccin del Mecanismo de Compra

Llamado y Recepcin de Ofertas . Evaluacin de las Ofertas .. .

Adjudicacin y Formalizacin

Ejecucin y Gestin del Contrato

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Cantidades y momento del pedido Estrategia mixta de compras Promedio monetario

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Almacenamiento ....... Razones que justifican el almacenamiento CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA .

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Introduccin

la logstica es un asunto tan importante que las empresas crean reas especficas para su tratamiento, se ha desarrollado a travs del tiempo y es en la actualidad un aspecto bsico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo. El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier organizacin, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organizacin es autosuficiente. Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones. El xito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

1. Logstica de Compras
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1.1.

Compras
Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institucin

1.1.1.

Qu es comprar? El trmino compras se refiere a la accin de: OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA, CON EL PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO. Muchas empresas manejan este concepto cmo la accin de adquirir provisiones o materiales para la empresa (materias primas, componentes o artculos terminados). Es necesario comentar tambin que el proceso de compras no slo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que tambin incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en trminos monetarios

1.1.2.

Importancia del proceso de compras

El proceso de compras ocupa una posicin importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan el 40 a 60% del valor de ventas de un producto final. Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeas obtenidas en la adquisicin de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras reas de costos-ventas de la organizacin. Esto se conoce como principio de apalancamiento. La compra y la programacin implican decisiones que pueden afectar el desplazamiento y almacenamiento

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eficiente de bienes dentro de la cadena de suministros, por lo tanto la compatibilidad entre los productos o componentes de los productos es de gran importancia al momento de determinar el almacenamiento adecuado de los mismos y para luego ser transportados de forma adecuada y eficiente, los mtodos de desplazamiento son de gran importancia pues estos garantizan la efectividad de respuesta a las necesidades del cliente, adems dependiendo del mtodo que se escoja se garantiza el estado de la carga, el control de la carga, el transporte adems una buena planeacin logstica del transporte garantiza menos costos, y da confianza y seguridad para reducir los inventarios y por lo tanto ser ms eficientes y competitivos en el mercado.

1.1.3.

Importancia de la Funcin de Compras

Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son:

El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de post venta La calidad La estabilidad del proveedor

1.2.

La Gestin de compras en la Empresa

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El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsin de posibles variaciones de la demanda, sino la obtencin de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estndares de calidad teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que puedan estar sujetos los productos adquiridos. Tradicionalmente a la gestin de compras que se le asignan las siguientes funciones: Estudio sistemtico del mercado en el que se encuentra la oferta Adjudicacin de pedidos Ejecucin de pedidos Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores

1.3.

Deteccin de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios

Cualquier rea de la empresa que requiera mercadera puede consultar disponibilidad en Almacn de la mercadera requerida. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El rea compras elabora una planificacin diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El rea solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadera. El stock tiene como propsito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta. De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de stos, fijando un punto de re pedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia..

2. Seleccin de Proveedores
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La bsqueda y seleccin de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta:

Precios y condiciones de pago Plazos de entrega Calidad de los productos Fiabilidad Posibilidades futuras de evolucin Situacin econmico-financiera

3. Qu es abastecimiento? El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse procesos de negocio, las personas, la organizacin, la tecnologa y la infraestructura fsica que permite la transformacin de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda. En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organizacin para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operacin y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definicin de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratacin, desde la deteccin de necesidades hasta la extincin de la vida til del bien o servicio.

3.1.

Cadena del Abastecimiento

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El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compaa requiere para su operacin, ya sea de fuentes internas o externas. Cadena de Abastecimiento (Supply Chain), incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformacin de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final. Pero, para que dicho flujo sea ptimo, tambin debe fluir informacin en toda la cadena y, lgicamente, para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias, debe finalmente fluir el dinero, todo ello a la mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final. 3.2. Caractersticas de la cadena de abastecimiento.

Es dinmica e implica un flujo constante de informacin, productos y fondos entre las diferentes etapas. El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro. El propsito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del cliente. Una cadena de suministro involucra flujos de informacin, fondos y productos.

3.3.Objetivo de la cadena de abastecimiento Independientemente de la definicin, de lo grande o pequeo del departamento de logstica, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente. Cul de estos cuatro requisitos es el ms importante? Los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de ellos afectar el desempeo de la cadena de
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abastecimiento y, por lo tanto, afectar el servicio al cliente. La cantidad, calidad, tiempo y costos son requisitos dinmicos ya que la demanda no es constante, los requerimientos de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables y los costos varan por factores internos y externos. Este proceso dinmico dificulta la administracin por lo que es indispensable el uso de la tecnologa de informacin para agilizar la toma de decisiones, reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre. El Internet ha sido y ser una herramienta bsica en este proceso ya que acorta distancias y tiempos, ofrece el alcance de ms proveedores y clientes y ayuda en la reduccin de costos.

3.4.Elementos de la cadena de abastecimiento De manera muy general la cadena de abastecimiento est integrada por cinco elementos: Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la Comunicacin entre ellos (figura 1). La rpida interaccin entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favor.

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La rpida interaccin mencionada en la seccin anterior se puede obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. La figura muestra grficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. Obra que poner especial atencin en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas.

3.5.

El Proceso de Abastecimiento El abastecimiento no es una funcin exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones, sino un proceso consistente en mltiples actividades donde interactan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc. Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas, stas son:
a) Definicin de requerimientos.

b) c) d) e) f)

Seleccin del mecanismo de compra Llamado y recepcin de ofertas Evaluacin de las ofertas Adjudicacin y formalizacin Ejecucin y gestin del contrato

En las siguientes secciones se presentarn cada una de las etapas, haciendo nfasis en los factores claves o crticos de xito y en los actores que participan.

a) Definicin de Requerimientos

La definicin de requerimientos es la primera etapa del proceso y probablemente una de las ms importantes. Comienza con la deteccin de necesidades y termina con la definicin del producto o servicio que permitir satisfacer esta necesidad.

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En trminos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios en un requerimiento para los proveedores. Esto implica definir la necesidad y determinar cules son las caractersticas ms importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustara asegurar. Una buena definicin de requerimientos permitir que tanto compradores como proveedores manejen la informacin necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la mejor manera posible. Nosotros como compradores sabremos qu pedir, cmo pedirlo y cmo evaluar las alternativas. Los proveedores sabrn exactamente qu queremos, lo que les permitir realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades. Adems, si todos cuentan con la informacin necesaria y sta es suficientemente clara, mejora la transparencia del proceso.

b) Seleccin del Mecanismo de Compra Una vez que definimos qu necesitamos comprar, es necesario determinar qu mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19.886 de Compras Pblicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilizacin se encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas. Los criterios que deben orientar la eleccin del sistema son la eficiencia, la eficacia y la transparencia. Tal como demuestra la experiencia nacional e internacional y la literatura relacionada con el tema, mientras ms abierto y competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado, mejores posibilidades de ser: Efectivos: ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos. Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opcin existente en el mercado, mejor precio y lograr
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una mejor relacin entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. Transparentes: todos los actores interesados podrn participar en el proceso con igualdad de oportunidades para acceder a la informacin.

c) Llamado y Recepcin de Ofertas Esta etapa tomar diferentes formas dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado. En algunas ocasiones, este proceso ser relativamente sencillo, como en el caso de productos que sean ofrecidos a travs de Catlogo Electrnico de Convenios Marco, ya que se solicita la aceptacin de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa. En otros casos, esta etapa puede ser relativamente ms amplia, como en caso de las licitaciones, donde habr que definir plazos, redactar bases, publicarlas, recibir y resolver consultas, etc. El Reglamento de Compras Pblicas establece que en aquellos casos en que no sea posible utilizar los Convenios Marco disponibles en el Catlogo Electrnico, los organismos deben adjudicar, prioritariamente mediante licitacin pblica, a menos que proceda una excepcin de licitacin privada o trato directo, la cual debe ser respaldada con una resolucin fundada. Una mencin especial merece la elaboracin de las bases administrativas y tcnicas. Se trata de los documentos ms importantes para el desarrollo de las licitaciones. En ambos casos se trata de las reglas del juego que debern seguir oferentes y comprador. En el caso de las bases tcnicas, la idea es especificar el producto o servicio que se desea adquirir. El documento se construye partiendo de lo establecido en la definicin de requerimientos y debe incluir todos los aspectos que se estimen necesarios para conseguir que los productos ofertados se ajusten a nuestros requerimientos. Por su lado, las bases administrativas sirven para definir todos aquellos aspectos administrativos de la compra.
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d) Evaluacin de las Ofertas Una vez que tenemos las propuestas de los oferentes, debemos analizar cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen nuestras especificaciones administrativas y tcnicas. Para ello, debemos realizar un proceso de evaluacin que podr ser ms o, menos complejo, dependiendo de las caractersticas de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas. Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados en la definicin de requerimientos, los que deben considerar otras caractersticas, adems del precio. Adems, es fundamental definir previamente, el mtodo que se usar para comparar las alternativas, lo que en la prctica significa establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular. Esta es una etapa crtica desde el punto de vista de nuestros potenciales proveedores y en la que ellos pondrn especial atencin. Por esta razn, no slo es importante realizar una buena evaluacin, sino tambin comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qu criterios se les evaluar, estipulndolos con precisin en las respectivas bases o trminos de referencia, y posteriormente, comunicar adecuadamente los resultados de la evaluacin. Debemos recordar que los proveedores podrn impugnar los procesos ante el Tribunal de Contratacin Pblica si perciben que ste no se realiz adecuadamente. e) Adjudicacin y Formalizacin Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. La adjudicacin se realiza de acuerdo a lo evaluado en la etapa anterior. El resultado se comunicar a los actores involucrados y se proceder con la realizacin de los
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trmites y actividades tendientes a formalizar la compra o contratacin respectiva. Esta etapa es importante pues, en definitiva se establecen oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicacin, es decir, en esta fase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisin, facturacin y pago de los servicios, deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor, prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir.

f) Ejecucin y Gestin del Contrato Una vez adjudicada la compra, el bien o servicio deber ser provisto de la manera en que fu acordado en el contrato u orden de compra. Dependiendo del caso, la entrega puede se puntual o puede definir una relacin de suministros que permanezca en el tiempo. En cualquie caso, la relacin con los proveedores permanecer mientras el bien o servicio se use. Durante este tiempo es necesario monitorear el desempeo del proveedor, en trminos de su respuest a eventuales requerimientos, consultas, ejecucin de garantas, etc. En esta etapa, se deber pagar por los bienes o servicios recibidos. Evidentemente, cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy importante para lo proveedores, sin embargo tambin es muy relevante para nosotros. En la medida qu cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a l contraparte. Adems, las empresas proveedoras terminan incorporando en sus cuentas lo costos financieros de los retrasos en los pagos, por lo que, en compras futuras, segurament ser difcil conseguir buenos precios. Finalmente, es importante que luego de recibir los bienes o servicios, se haga una evaluacin de proveedores y de algunas variables bsicas, tales como: oportunidad de la entrega, cumplimiento de condiciones de pre y post venta, eficacia del producto o servicio entregado, etc. Tambin
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es importante que considere evaluar su contrato en funcin de las condiciones que ofrece el mercado, determinar su continuidad o no, si existe la necesidad de ampliarlo y si posee una clusula de renovacin automtica o de trmino anticipado. Para estos efectos es imprescindible que revisemos tanto el contrato firmado con el proveedor como los aspectos legales. La idea es realizar una adecuada gestin de contratos y evitar la realizacin de procesos de compra innecesarios.

4. Cantidades y momento del pedido Las cantidades adquiridas as como el momento en que se adquieren afectan los precios que se pagan, a los costos de transportacin y a los costos de manejo de inventario. Una estrategia es comprar slo para cumplir los requerimientos a medida que stos se presentan. Esta es la estrategia justo a tiempo, tambin denominada como compras al da. De forma alternativa, se pueden utilizar algn tipo de compra adelantada o anticipada. Esto puede resultar ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro. Adems, se podra participar en la actividad de compra especulativa, en la que los compradores intentan cubrirse de futuros incrementos de precio. Las materias primas, con frecuencia productos como cobre, plata y oro, pueden revenderse obteniendo una utilidad. La compra especulativa difiere de la compra adelantada en la medida en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable dictada por los requerimientos futuros. Las cantidades de compra tambin pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio que los vendedores ofrecen en cuando. Los compradores quiz deseen abastecerse a un buen precio. Por otro lado, los compradores pueden buscar negociar un buen precio, pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que stos se requieran, evitando de esta forma una acumulacin de inventario.

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5. Estrategia mixta de compras Cuando un artculo estndar tiene un patrn de precio estacional razonablemente predecible, participar en una estrategia mixta de compra al da y compra anticipada puede dar por resultado un menor precio promedio que slo con la compras al da. La compra anticipada es el acto de adquirir en cantidades que exceden los requerimientos actuales, pero no ms all de los requerimientos futuros previsibles. Resulta una estrategia atractiva cuando se espera que los precios se eleven de manera que las cantidades adicionales se adquieren a menores precios, pero se crea cierto inventario y deber balancearse contra las ventajas del precio. Por otro lado, la compra al da es ventajosa cuando los precios se encuentran descendiendo, evitando de esta forma adquirir ahora mayores cantidades cuando la compra retrasada puede obtener menores precios. La combinacin efectiva de estas dos estrategias cuando los requerimientos son estacionales puede llevar a ventajas sustanciales de precio.

6. Promedio Monetario Para que la compra anticipada sea efectiva, se requiere que los patrones estacionales de precio sean razonablemente estables y predecibles. Para lograr el mismo objetivo del precio de compra ms bajo que con la compra anticipada, se puede utilizar el promedio monetario. Este mtodo supone que los precios por lo general se elevarn con el tiempo, aunque por otro lado fluctuarn con incertidumbre. Las compras se realizarn en intervalos fijos, pero la cantidad a comprar depende del precio en el momento de la compra. Se establece un presupuesto con base en el precio promedio para un periodo razonable en el futuro (al menos un ciclo estacional completo). El precio se divide en la cantidad de presupuesto para determinar la cantidad a comprar. El resultado es que se compran ms unidades cuando los precios estn bajos que las que se compran cuando los precios estn bajos que las que se compran cuando estn altos si los precios en general se encuentran elevndose. El peligro de esta estrategia es que puedan tener lugar cantidades que no sean lo suficientemente grandes como para cumplir los requerimientos cuando los precios son altos. Podra ser necesaria la proteccin a travs de contar con cierto inventario

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7. Almacenamiento Las misiones asignadas al almacenamiento segn Fletcher y Claske son: Asegurar el flujo de produccin y prevenir cambios en el proceso de produccin. Servir de amortiguadores entre procesos de produccin que operan a ritmo diferente. Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la produccin. 7.1. Razones que justifican el almacenamiento son: Posibles variaciones estacionales en los precios. Es frecuente que los precios de algunas materias primas sufran variaciones segn la poca de compra. Rebajas en la compra segn la cantidad adquirida. Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento Necesidad de mantener el ritmo de produccin, por lo que se debe garantizar el abastecimiento de materias primas. Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se deterioran y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso de produccin. Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes. Cuando mayor sea el stock de productos menor ser el riesgo de desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor ser el costo de derivado de su mantenimiento.

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CONCLUSIONES

La logstica de compras se viene llevando a cabo a travs de generaciones en las cuales su importancia ha sido cada da ms fundamental para mejorar la competitividad, ya sea en el tiempo de entrega de una compra como tambin la elaboracin de un producto.

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BIBLIOGRAFA
http://www.wikilearning.com/monografia/logistica_y_la_caden a_de_abastecimiento/14296-1

http://html.rincondelvago.com/gestion-de-compras.html

http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/martinez _ra/cap02.pdf

Ballou, Ronal H. Logstica: Administracin de la cadena de suministro, Ed. Pearson Educacin, Quinta Edicin, Mxico, 2004

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