NMERO CXC-01

EFECTIVIDAD SEPT. 2009

MANUAL DE POLTICAS
TITULO

CANCELA A:

DE FECH: SEPT 2009

CRDITO Y COBRANZA

AUTORIZO:

JIMMY SANDOVAL
CONTRALOR CORPORATIVO

PGINA1DE22

1.

OBJETIVO GENERAL.

Contar con los mecanismos que regirn el control de las cuentas por cobrar, as como las herramientas de su operacin, con la finalidad de mantener un riesgo controlado en el otorgamiento de crditos y asegurar su recuperacin en la forma y tiempo institucionalizados.

2. a. b.

OBJETIVOS ESPECIFICICOS Minimizar el riesgo en operaciones de crdito. Recuperar la inversin en la forma y plazos institucionalizados

3. ALCANCE
Departamento de Crdito y Cobranza.

4. AREAS INVOLUCRADAS Crdito y Cobranza Ventas Contralora Facturacin

Nota: Todas las actividades y operaciones de la empresa debern llevarse a cabo en un estricto cumplimiento de todas las leyes aplicables y de las ms altas normas de tica de acuerdo a la Poltica. Uso Exclusivo de GRAF DEPOT, S. A. 2011

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POLITICA:

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CRDITO Y COBRANZA 5. FORMATOS ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 Solicitud de crdito Bitcora de Facturacin. Bitcora de Cobranza Carta de Requerimiento de Pago Carta de Investigacin crediticia

6.

POLTICAS DE OPERACION

Las cuentas por cobrar representan la parte que cierra el ciclo de venta de las operaciones de nuestra empresa, es por ello que debemos tener cuidado extremo en su operacin, desde que se autoriza un crdito, hasta su recuperacin. El responsable de asegurar lo descrito anteriormente recae de forma directa en el Encargado de Crdito y Cobranza; por ello, a continuacin encontrarn la forma como deben de administrar la operacin de las cuentas por cobrar y las actividades que le circundan, con la finalidad de homogenizar procesos que aseguren la recuperacin de la inversin. Se inicia con el proceso de autorizacin de crditos, el cual debe estar sustentado en lo siguiente: AUTORIZACIN DE CREDITOS. Todo crdito antes de otorgarse debe pasar por le tamz de una autorizacin, para ello debern de solicitarse lo siguiente: a. b. c. d. Solicitud de Crdito firmada por le representante legal de la empresa. Copia del poder notarial del representante legal. Acta Constitutiva de la empresa Comprobante de domicilio de la empresa

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CRDITO Y COBRANZA

e. Estados financieros dictaminados del ejercicio anterior. f. Dictamen de la compaa especializada en investigaciones crediticias. g. Comentarios del encargado de Crdito y Cobranzas de la visita personal a la empresa. PARA PERSONAS FSICAS NO HAY CREDITO La informacin anteriormente sealada se enviar a Crdito y cobranzas Corporativo para evaluar la viabilidad del crdito. 2. Se formara un comit de crdito por el Gerente de la Sucursal, Encargado de Crdito y cobranzas, Jefe de Crdito y Cobranzas Corporativo y Contralor quienes de manera conjunta determinarn la autorizacin del crdito en su importe y plazo. 3. El plazo de resolucin de para autorizar o rechazar un crdito no debe ser mayor a 5 das hbiles, una vez recibida la documentacin completa.

FACTURACION 1. Es responsabilidad del encargado de Crdito y Cobranzas la custodia de las facturas y notas de crdito sin elaborar, mismas que debern estar bajo llave al termino de las labores del da. 2. Toda la facturacin debe elaborarse directamente en el sistema Solomon. Queda prohibido hacer facturas en Excel. 3. Toda factura que se entregue a los asesores de ventas, debe estar relacionada en la Bitcora de Facturacin, donde invariablemente debe aparecer su nombre y firma como acuse de recibo. Ver anexo del formato a utilizar (debe usarse un libro de actas). 4. Al final del da se obtendr el reporte Facturacin diaria, verificando que el consecutivo fiscal coincida con el reporte.

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5. El primer da hbil de cada mes debe enviase al contralor, el consecutivo fiscal 1e CRDITO Y COBRANZA anexando el reporte facturacin diaria del mes. Este reporte debe estar firmado por el encargado de Crdito y Cobranzas. 6. Toda facturacin impresa y que en un lapso de 3 das hbiles no sea recogida por el asesor de ventas, o por falta de informacin no se puede entregar al cliente, debe cancelarse.

AUTORIZACIN DE PEDIDOS. 1. Todos los pedidos deben ser autorizados por el encargado de Crdito y Cobranzas. Ningn pedido debe ser autorizado si el cliente tiene saldos pendientes. La autorizacin de pedidos de clientes morosos es responsabilidad total del Encargado de Crdito y Cobranzas, por lo que a la falta de pago de los clientes se deslindaran responsabilidades.

CONTRA - RECIBOS Y FACTURAS PARA COBRO 1. Todos los contra-recibos y/o facturas selladas, firmadas y fechadas, deben entregarse de inmediato al encargado de Crdito y Cobranzas para su custodia, debiendo firmar de recibido en la Bitcora de Facturacin. 2. Ningn contra-recibo y/o factura debe que dar en poder de los asesores de ventas. Si en un lapso de 3 das hbiles no se entrega al encargado de Crdito y Cobranzas, este tiene la obligacin de descontar su importe va nomina.

ENTREGA DE FACTURAS Y/O CONTRA-RECIBOS PARA COBRO. 1. Los contra-recibos y/o facturas que se entreguen al cobrador-mensajero y asesores de ventas, deben relacionarse en la Bitcora de Cobranzas. Se anexa formato a utilizar (debe usarse un libro de actas).

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2. Todos pagos y comprobantesCRDITO Y COBRANZA encargado de Crdito y 1e de pagos entregados al Cobranzas, deben indicar las facturas que esta liquidando el cliente. 3. Ningn cheque debe pasar de 30 das naturales de la fecha de su emisin. De inmediato debe ser depositado y solicitar su protesto, o en caso contrario solicitar un nuevo cheque, sin que este rebase 30 das naturales para ser cobrado.

REPORTE DE COBRANZAS 1. Los das lunes y ultimo del mes, deben enviar al contralor un reporte de cobranza de la semana, informado la fecha de elaboracin, periodo que abarca y su folio consecutivo. 2. QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO aplicar pagos sobre saldos del cliente, siempre debe aplicarse sobre su correspondiente factura. 3. Todo reporte de cobranza tiene que estar soportado con los comprobantes de pago: Ficha de depsito o Comprobante de transferencia, anotando en el reverso de cada una de ellas las facturas que paga. 4. Todos los depsitos deben estar cuadrados; esto es, el importe total debe coincidir con las facturas pagadas. Si por alguna razn hay diferencias, debe informarse la causa.

APLICACIN DE NOTAS DE CREDITO 1. Todas las notas de crdito deben realizase directamente en el sistema. Queda prohibido hacer notas de crdito en Excel. 2. Toda cancelacin de factura debe estar plenamente soportada en base a lo siguiente: a. ERROR DE IMPRESIN. La factura en su juego completo deber tener el sello de cancelada, a dems de la fecha de cancelacin y la firmada del encargado de Crdito y cobranzas.

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Estas facturas deben incorporase Y COBRANZAfiscal, siempre y cuando CRDITO al consecutivo sean del mismo mes, si son de meses anteriores debe cancelarse con nota de crdito.

b. CAMBIO DE FACTURA POR ERROR EN RAZON SOCIAL O R.F.C. La factura en su juego completo debe tener el sello de cancelacin y se debe incorporar el formato de Solicitud de Nota de Crdito, autorizado por el Gerente de la Sucursal y copia fotosttica de la factura que le sustituye. La factura que sustituye, debe tener la leyenda Esta factura Cancela y Sustituye a la No. _______ por ______________(anotar la causa) La nota de Crdito en su concepto debe tener la leyenda Esta Nota de Crdito cancela la factura No. _______ por ___________ (anotar la causa)

c. VENTA CANCELADA. La factura en su juego completo debe tener el sello de cancelacin y se deben incorporar los formatos: Solicitud de nota de crdito y Nota de entrada al Almacn. 3. Todas las notas de Crdito impresas, deben estar autorizadas por el Gerente de General.

SEGUIMIENTO DE CARTERA DE CUENTAS POR COBRAR. 1. Para llevar adecuadamente su control de cartera de cuentas por cobrar, debe emitir por lo menos una vez a la semana (de preferencia los das lunes), su antigedad de Saldos y medir su eficiencia en la recuperacin de cuentas. 2. La cobranza es tanto telefnica como personal; por ello, si es necesario salir a visitar algn cliente, deben hacerlo en compaa del asesor de ventas y hacer labor de cobranza conjuntamente. 3. Es imprescindible que la cartera no tenga clientes con ms de 60 das de vencido, por lo que la labor de cobranza tendr que ser de los eficiente.

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CIERRES DE MES

CRDITO Y COBRANZA

1. Los das de cierre son los das ltimos de cada mes, por lo que ninguna factura o nota de crdito debe elaborarse con fecha del mes anterior, una vez iniciado uno nuevo.

ENVIO DE INFORMACIN POR CIERRE DE MES. 1. La siguiente informacin es la que el primer da hbil de cada mes deben enviar al contralor. a. Consecutivo de Facturas fiscales, con su reporte de facturacin del mes firmado por el encargado de Crdito y Cobranzas. b. Consecutivo fiscal de Notas de Crdito.

RESPONSABILIDADES DE LAS CUENTAS POR COBRAR. 1. El encargado de Cuentas por Cobrar tiene bajo su responsabilidad lo siguiente, por lo que debe tener un cuidado extremo en su operacin. a. Custodia de facturas y notas de crdito impresas y no impresa b. Custodia de la copia fiscal de facturas y notas de crdito. c. Custodia de factura selladas y /o contra recibos entregados por los clientes d. Autorizacin de pedidos. e. Autorizacin de crditos f. Custodia de Pagos realizados por los clientes: efectivo, cheques y transferencia.

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PRONOSTICO DE COBRANZA CRDITO Y COBRANZA

1. A mas tardar el quinto da hbil de inicio de mes, el encargado de Cuentas por Cobrar debe enviar el pronstico de cobranza del mes corriente con el propsito de elaborar el flujo de efectivo. Semanalmente Crdito y Cobranzas Corporativo dar seguimiento a su cumplimiento, para detectar las desviaciones y tomar las medidas correctivas conducentes.

ACTUALIZACION DE POLTICAS 1. Cualquier modificacin a las polticas y/o procedimiento que se estn estableciendo de crditos y cobros, quedar regulada por las normas internas del departamento de Contralora de GRAF DEPOT y estas debern ser aprobadas por parte de la Direccin General.

7. PROCEDIMIENTOS APERTURA DE LINEAS DE CREDITO

1. El asesor comercial solicita al cliente prospecto la siguiente documentacin. a. b. c. d. e. f. Solicitud de Crdito firmada por le representante legal de la empresa. Copia del poder notarial del representante legal. Acta Constitutiva de la empresa Comprobante de domicilio de la empresa Estados financieros dictaminados del ejercicio anterior. Dictamen de la compaa especializada en investigaciones crediticias.

2. El encargado de crdito y cobranza analiza la documentacin. Si es correcta, establece una cita con el cliente prospecto. 3. El encargado de crdito y cobranza integra a la documentacin sus comentarios y establece una cita con el comit de crdito para su evaluacin final.

4. El comit de crdito establece el importe de la lnea de crdito y el plazo.

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5. El encargado de crdito y cobranza elabora la carta de autorizacin de la lnea1e de CRDITO Y COBRANZA crdito y le informa al cliente los acuerdos tomados. 6. El encargado de crdito y cobranzas archiva el expediente del cliente.

REVISIN Y MANTENIMIENTO DE LA LINEA DE CRDITO 1. Las ampliaciones de lneas de crdito, sern solicitadas a travs del rea comercial, mismas que se evaluarn pasado un periodo de 9 meses de haber iniciado la relacin comercial.

2. Las disminuciones y suspensiones del crdito, el encargado de crdito y cobranzas las realizar en cualquier momento al detectar riesgo en su recuperacin. Para ello, previo a estas acciones deber tener un acercamiento con el cliente y responsable del rea comercial. Se considera el plazo de 30 das de atraso como lmite para la suspensin del mismo.

3. La responsabilidad de la recuperacin de las cuentas por cobrar recae en forma directa con el encargado de crdito y cobranza, por ello cualquier liberacin de crdito por personas de mayor jerarqua en lnea directa lo deslinda de toda responsabilidad.

PLAZOS DE CREDITO

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1. Clientes Nacionales Distribuidores:

CRDITO Y COBRANZA 60 das fecha factura

Clientes en general: 60 das fecha factura Personas Fsicas: Riguroso contado

Clientes Extranjeros

En el caso de ventas con clientes extranjeros, se revisa condiciones de pago con ellos para llegar a un acuerdo, por el momento se tiene un cliente con las siguientes condiciones de pago: Clientes: 60 a 90 das fecha factura

Cualquier desviacin sobre los trminos y condiciones arriba descritas debe ser autorizada por el Encargado de Crdito y Cobranzas, el Contralor y Director General.

FACTURACION 1.El auxiliar de ventas ingresa los pedidos al sistema, cuidando la integridad de los siguientes datos: Fecha de emisin. Datos del cliente. Pedido Cliente. Pedido Interno. Cdigo Cliente

Va de despacho Requisicin.
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Desglose de los productos facturados. Y COBRANZA CRDITO Condiciones de pago. Moneda (USD) Importe ms impuesto al valor agregado (IVA)

2.El encargado de crdito y cobranza libera o rechaza los pedidos en base a los saldos pendientes. En caso de rechazar el pedido se comunica con el cliente para negociar el pago de facturas. 3.El Facturista imprime la factura la entrega segn el canal de distribucin: a. b. Asesor de ventas. Despachos y Solicita la firma de recibo en su bitcora de control.

4.Al final del da obtiene su reporte de consecutivo fiscal y lo archiva en las copias fiscales de facturas. 5.El Facturista entrega al encargado de crdito y cobranza la siguiente informacin: a. b. c. d. Consecutivo fiscal Bitcora de facturas originales entregadas Facturas originales no entregadas Contra-recibos y facturas con el sello y firma de recibido (slo facturas del da)

EJECUCIN DE LA COBRANZA 1. El encargado de crdito y cobranza analiza su antigedad de saldos y determina los vencimientos del da, as como pagos programados.
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2. Prepara sus llamadas telefnicas y ruta de cobranzas. CRDITO Y COBRANZA 3. Anota los contra-recibos y facturas a revisin en su bitcora de cobranzas y solicita la firma mensajero cobrador. 4. El encargado de crdito y cobranzas durante el da realiza sus gestiones de cobranza. 5. Captura en el sistema sus depsitos del da.

6. Al final del da recibe del mensajero cobrador la cobranza realizada y firma de recibido en la bitcora de cobranza. 7. El encargado de crdito y cobranza prepara los depsitos bancarios y la ruta del da siguiente.

MEDIOS DE PAGO 1.Solo se consideran los siguientes: e. f. Depsito o transferencia bancaria Cheques (clientes actuales) En el caso de clientes nuevos o primera venta, el pago es a travs del banco, el cual debe ser en firme o hasta que pase l deposito en el caso de cheques. g. Si es en efectivo hacer un arque y depsitos diarios del mismo.

DESCUENTOS FINANCIEROS POR PRONTO PAGO

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1. En aquellos casos en los que los clientes quieran realizar pagos anticipados1e se CRDITO Y COBRANZA podrn conceder descuentos por pronto pago, previa consulta con el rea de Gerencia General. 2. Ser responsabilidad de Contralora establecer las condiciones financieras a aplicar sobre la base de la situacin de liquidez de la EMPRESA en ese momento y al conocimiento del mercado. Todo descuento superior a los establecidos por la Gerencia General ser considerado como descuento comercial, no financiero. Es decir, los descuentos por pronto pago no afectarn ni al volumen de ventas contabilizado ni al Operating Profit, su impacto deber ser registrado en la cuenta contable de inters financiero.

GESTION DE DISPUTAS 1. La correcta y veraz identificacin, tramitacin y resolucin de las disputas, llevar consigo reducir los plazos de cobro y mejorar la atencin al cliente.

2. El encargado de crdito y cobranzas se asegurar de la adecuada gestin de las disputas mediante: La identificacin y codificacin correcta de todas las disputas detectadas con sus clientes. Vigilar los importes de las disputas peridicamente

El proceso continuo de anlisis y deteccin de problemas, llevara consigo la desaparicin de errores, eliminando as las disputas. A fin de lograr lo anterior el JCC deber mantener un registro por cliente de disputas procesadas con una clara identificacin de los avances logrados y su evolucin. Como resultado de este control; en forma peridica informara al Contralor su gestin.

CHEQUES DEVUELTOS 1.Se recuperan del banco el mismo da que aparece en el estado de cuenta.
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1e 2.Se identifica al cliente y seCRDITOla COBRANZAsu redeposito o reposicin realiza Y gestin de inmediata. En ambos casos se cobrara al cliente va nota de cargo la comisin de la devolucin.

Este hecho se integra al expediente del cliente y queda registrado para parte del su historial crediticio.

COBRANZA LEGAL 1. Todo cliente con ms de 90 das de atraso en sus cuentas debe turnarse a jurdico para su recuperacin legal. Es importante dotar de todos los elementos que justifiquen la deuda para agilizar el trmite. Copia de las facturas Los pedidos del cliente Orden de compra Documento que acredita la entrega del producto/servicio (certificacin, acta de recepcin). Estados de cuenta actualizados El encargado de crdito y cobranzas abrir un expediente con copia de los documentos entregados a Jurdico. Una vez entregado el expediente por parte del departamento jurdico se enviar una carta o e-mail informando al cliente de su situacin y de las acciones legales que se emprendern en caso de no regularizar su deuda.

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RESERVA PARA CUENTAS DE CRDITO Y COBRANZA COBRO DUDOSO.

Al inicio de cada cierre de ejercicio, se deben revisar las cuentas de cobro dudoso para estimar el importe de la reserva. Este importe debe ser en consenso entre el comit de crdito.

ANEXO 1
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SOLICITUD APERTURA DE CRDITO CRDITO Y COBRANZA

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ANEXO 3

Nombre: Domicilio:

CLIENTE Cantidad adeudada $ XXXXX

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Por medio de la presente nos permitimos informar a usted sobre el adeudo que mantienen en nuestros expedientes con un vencimiento mayor, por lo cual se les hace una exhortacin al pago o a la entrega de una programacin de pagos del adeudo que debe ser convenido entre ambas partes ( deudor y acreedor), teniendo en consideracin que la deuda ya tiene un tiempo muy considerable de atraso, por lo cual el pago debe realizarse lo mas pronto posible. As mismo le participamos que este asunto tan penoso tiene que ser atendido, para poder llegar a un acuerdo, en un plazo no mayor a tres das hbiles. En caso de no ser atendido nuestro requerimiento nos veremos precisados a turnar el asunto a los abogados. Sin otro particular por el momento y en espera de una respuesta satisfactoria, quedo de usted.

CRDITO Y COBRANZA

ATENTAMENTE

GERENTEGENERAL ?
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA

c.c.p. BUFETE DE ABOGADOS c.c.p. VENTAS DIRECTAS GRAF DEPOT, S .A .

ANEXO CARTA APROBACIN DE CRDITO

GRAF DEPOT, S. A. A P R O B A C I O N D E L C R E D I T O - Comentarios

APROBACION DEL CREDITO
FORMA DE PAGO N de Solicitud CLIENTE

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Efectivo Cheque Nominal Transferencia

Fecha Aprobacin CRDITO Lmite de Crdito Das de Crdito

Y COBRANZA CODIGO

REPRESENTANTE DE COMPRAS NOMBRE DIAS Y HORA DE RECEPCIN DE MERCANCAS DOCUMENTACIN REQUERIDA PARA ENTREGA : : :

ENCARGADO DE REVISIN Y PAGOS NOMBRE DEL ENCARGADO DE REVISIN: NOMBRE DEL ENCARGADO DE PAGOS : DIRECCIN DE CORREO ELECTRNICO: DIAS Y HORA DE REVISIN : DIAS Y HORA DE PAGOS : DOCUMENTACIN REQUERIDA OBSERVACIONES DEL CLIENTE

NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DE COMPRAS

NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA ENCARGADA DE PAGOS

NOMBRE Y FIRMA DEL ASESOR TECNICO

NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE DE CRDITO Y COBRANZA

ANEXO 2.

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ANEXO 3.

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ANEXO 4.
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ANEXO 5.
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