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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIN DE PERSONAL

MANUAL CORPORATIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Elaborado Por:

Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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VIGENCIA

El presente Manual de Normas y Procedimientos entrar en vigencia mediante comunicacin escrita de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. Cualquier modificacin al contenido o presentacin deber ser notificada a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos para su correccin y aprobacin. Una vez que los procedimientos hayan sido implantados todas las unidades organizativas de Administracin de Personal debern dar fiel cumplimiento a todos y cada uno de los pasos que se describen. Los Procedimientos descritos en el presente Manual sustituyen a los Procedimientos anteriormente elaborados.

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OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS

OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo establecer las Normas y Procedimientos a realizar dentro del rea de Administracin de Personal para Manufacturas de Papel C.A (MANPA) S.A.C.A. ALCANCE: Este manual contempla las Normas y Procedimientos que rigen los procesos en el rea de Administracin de Personal en cuanto a: Nmina Utilidades Retencin de Impuesto sobre la Renta Solicitud de cambios (promociones, transferencias, ajuste salarial) Terminacin de la relacin de trabajo Vacaciones individuales y colectivas Permisos y justificacin de ausencias Permisos de Traslado Interno Retencin y pagos a terceros Registro y control de personal Seguro Social (SANE) Anticipos de Prestaciones Sociales

USUARIOS: Se han definido dos (2) grupos de usuarios: DIRECTOS: Son todos aquellos directamente en el proceso. Departamentos que intervienen

Administracin de Personal Seleccin y Bienestar Social Servicio Mdico Seguridad Industrial Coordinacin Corporativa de Nmina Coordinacin Corporativa de Compensacin y Beneficios Contabilidad INDIRECTOS: Son todas aquellas unidades a las que el sistema les suministra informacin.

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PLAN DE REVISION

El presente manual deber ser revisado cada dos (2) aos a partir de la fecha de vigencia, o a solicitud de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos cuando se generen cambios producto de decretos, leyes, reglamentos o tecnolgicos.

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TABLA DE CONTENIDO DEFINICIN DE TRMINOS NORMAS GENERALES NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Normas del Procedimiento para la Elaboracin de Nmina. Procedimiento para la Elaboracin de la Nmina. Normas del Procedimiento para el Clculo de Utilidades. Procedimiento para el Clculo de Utilidades. Normas del Procedimiento para Retencin de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios. Procedimiento para la Retencin de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios. Normas del Procedimiento para la Actualizacin de Personal mediante Solicitud de Cambio. Procedimiento para la Actualizacin de Personal mediante Solicitud de Cambio. Normas del Procedimiento para la Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales y Colectivas. Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales. Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Colectivas. Normas del Procedimiento para la Finalizacin de la Relacin Laboral. Procedimiento para la Finalizacin de la Relacin Laboral. Normas del Procedimiento de Registro y Control de los Expedientes de Personal. Procedimiento para el Registro y Control de los Expedientes de Personal. Normas del Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros. Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros. Normas del Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificacin de Ausencias. Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificacin de Ausencias. Normas del Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
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TABLA DE CONTENIDO

Normas del Procedimiento para la Inscripcin del Trabajador al Seguro Social. Procedimiento para la Inscripcin del Trabajador al Seguro Social. Normas del Procedimiento para la Exclusin del Trabajador del Seguro Social. Procedimiento para la Exclusin del Trabajador del Seguro Social. Normas del Procedimiento para la Declaracin de Familiares ante el Seguro Social. Procedimiento para la Declaracin de Familiares ante el Seguro Social. Normas del procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.). Procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.). Normas del Procedimiento para la Solicitud de Pensin por Vejez, Invalidez y Sobreviviente. Procedimiento para la Solicitud de Pensin por Vejez, Invalidez y Sobreviviente. Normas del Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.

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TABLA DE CONTENIDO

FORMULARIOS: Informe Novedades Semanal Resumen de Variaciones de Personal Cambio / Grupo de Trabajo Solicitud de Cambio Solicitud de Vacaciones Solicitud y Control de Egresos Solicitud de Liquidacin por Terminacin de la Relacin de Trabajo Permiso Permiso de Traslado Interno Reporte de Retardo Reporte de Inasistencia y Entrevista Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales

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DEFINICION DE TERMINOS

ANTICIPO DE QUINCENA: Es el adelanto del 40% del sueldo mensual al personal empleado, sin deducciones. ANTIGEDAD: Tiempo transcurrido a partir de la fecha en que el trabajador ingresa a la empresa. ARCHIVO DE PERSONAL ACTIVO: Seccin donde se guardan los expedientes de los trabajadores. Existen archivos de personal activo, archivo de personal jubilado (solo en la Divisin Higinicos), clasificados en archivos de personal obrero y archivos de personal empleado. ARCHIVO INACTIVO: Seccin que se encarga de guardar la informacin que es desactivada del archivo de Personal Activo durante un perodo de tiempo preestablecido legalmente por 10 aos. BONO POST-VACACIONAL: Pago que se hace al trabajador al regresar de su perodo de disfrute de vacaciones segn lo establecido en cada Convencin Colectiva de Trabajo. CONTRACTUAL: Se refiere lo estipulado en los Contratos Individuales o en las Convenciones Colectivas de Trabajo, celebradas entre la Empresa y los Sindicatos de Trabajadores o entre la Empresa y los Trabajadores. COSTO DE LA NOMINA: Monto total en bolvares generados del pago de remuneraciones y compromisos establecidos en las Convenciones Colectivas y en la Ley Orgnica del Trabajo a todos los trabajadores en un perodo determinado. DENOMINACIN DE CARGOS: Es el nombre descriptivo que se le da a un grupo de funciones, es decir, es el nombre del cargo. REMUNERACION: Retribucin que se le otorga al trabajador por la prestacin de su servicio, comprendiendo dentro de este trmino todos los pagos establecidos en la Ley Orgnica del Trabajo y la Convencin Colectiva de trabajo.
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DEFINICION DE TERMINOS

DEDUCCIONES: Cantidades en bolvares que se retienen por nmina de la remuneracin percibida por el trabajador. Ej. cuotas sindicales, cuotas del S.S.O., amortizaciones de prstamos, impuesto sobre la renta, ordenes judiciales por pensin alimenticia, etc. DOCUMENTOS DE INGRESO: Son todos los recaudos exigidos por la empresa y que debe presentar el trabajador al momento de su ingreso. EGRESO: Es la terminacin de la relacin de trabajo, bien sea por parte de la Empresa (despido), por voluntad de ambas partes (terminacin del contrato a tiempo determinado para una obra determinada o mutuo acuerdo) o por voluntad propia (renuncia). EXPEDIENTE: Conjunto de datos que integran el historial de un trabajador, el cual est compuesto por todos los documentos personales y laborales que se generan desde su ingreso a la empresa. NOMINA: Proceso que se cumple para cancelar las remuneraciones, compromisos legales y contractuales, as como las deducciones. NOMINA SEMANAL Y MENSUAL: Es el proceso mediante el cual se calculan las asignaciones y deducciones de los trabajadores en un perodo de siete das (semanal) y treinta das (mensual). PRENOMINA: Proceso de chequeo y revisin previa de los montos correspondientes a las asignaciones y deducciones que se pagan en un determinado lapso. PRESTACIONES SOCIALES: Se entiende como tal, el beneficio material que la Ley Orgnica del Trabajo y las Convencin Colectiva de Trabajo acuerda al trabajador en el momento de la terminacin de su Relacin de Trabajo, conforme al tiempo de servicio y las circunstancias que determinen la extincin del vnculo jurdico laboral.

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DEFINICION DE TERMINOS

PROMOCIN: Ascenso de un trabajador a un puesto u ocupacin de mayor jerarqua y/o remuneracin. HORAS EXTRAS (SOBRETIEMPO): Tiempo de trabajo que por ordenes de la Empresa se labore en exceso de los horarios establecidos por la jornada ordinaria. SUPLENCIAS: Es cuando un trabajador pasa a desempear temporalmente otro cargo de mayor clasificacin y remuneracin. En estos casos el pago se har de conformidad con lo pautado en la Convencin Colectiva de Trabajo respectiva. TRANSFERENCIA: Es el traslado de un trabajador a otro cargo del mismo nivel, a otro departamento, u otra divisin de la Empresa. UTILIDADES: Participacin que legal o convencionalmente corresponde a los trabajadores en los beneficios que la Empresa obtenga en su ejercicio econmico anual. VACACIONES: Descanso obligatorio continuo y remunerado, al que tiene derecho el trabajador que cumple un ao de servicio ininterrumpido. Forma de pago (ver clusula de la Convencin Colectiva de Trabajo). VACACIONES INDIVIDUALES: Descanso anual obligatorio que le corresponde a cada trabajador y que es disfrutado en forma individual a la fecha de vencimiento de dicho perodo, o en la oportunidad en que fijen mutuo acuerdo entre patrono y trabajador. VACACIONES COLECTIVAS: Perodo vacacional que es disfrutado durante la misma oportunidad por todos los trabajadores de la Empresa. Dichas vacaciones colectivas pueden ser concedidas de acuerdo a las necesidades operativas de cada rea. VACACIONES FRACCIONADAS: Es la fraccin o cuota parte de las vacaciones que corresponda al trabajador por meses completos laborados.
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DEFINICION DE TERMINOS

PROVEEDOR: Persona jurdica encargada de abastecer o prestar un servicio a la empresa o a los trabajadores.

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NORMAS GENERALES

1.

Las normas y procedimientos administrativos relativos al rea de Administracin de Personal debern ser aprobados por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. El Jefe de Administracin de Personal ser responsable de la revisin y control de todos los procesos de pago que se generen en su rea. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, mantener comunicacin constante con los supervisores, jefes de departamentos y gerentes, para asesorarlos e informarles de todo lo relacionado al mbito de la administracin de personal bajo su cargo. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal dar cumplimiento a lo establecido en las Polticas Corporativas del Fondo de Ahorro. Las constancias de trabajo solicitadas por los trabajadores debern ser firmadas por el Jefe de Administracin de Personal. Todos los registros generales de personal debern mantenerse en el Departamento de Administracin de Personal por el lapso de un (01) ao y mantenerse en el archivo inactivo con nueve (09) aos de vigencia. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal suministrar la informacin sobre ndices de gestin a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal garantizar el cumplimiento de los pagos establecidos en la Convencin Colectiva de Trabajo. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal mantenerse informado y actualizado de las leyes, reglamentos y resoluciones presidenciales en materia laboral. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal mantener comunicacin constante y fluida con los abogados de la empresa (asesora legal) a fin de unificar criterios legales.

2. 3.

4. 5. 6.

7.

8. 9.

10.

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NORMAS GENERALES

11.

El Jefe de Administracin de Personal ser responsable de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos para el ejectese de leyes, reglamentos y decretos presidenciales en materia laboral. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal reunirse con los dirigentes sindicales a fin de atender los reclamos, solicitudes, as como presentarles los lineamientos a seguir cuando se presenten cambios en materia laboral. El Jefe de Administracin de Personal es responsable de la entrega a cada trabajador de su Estado de Cuenta de las Prestaciones Sociales acumuladas en la Contabilidad de la Empresa, durante el mes de Julio de cada ao.

12.

13.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA

1.

Los Supervisores sern responsables de llenar el formulario "Informe de Novedades Semanal" y de enviarlo cada lunes a primera hora (antes de las 9 a.m.) al Departamento de Administracin de Personal reportando las novedades ocurridas en la semana anterior en cada unidad. En caso de que remitan el formulario "Informe de Novedades Semanal" correspondiente a una semana anterior a la que se est procesando, el mismo debe venir acompaado de un memorndum firmado por el jefe del departamento, explicando las razones del retardo. Cuando se reporten redobles de jornada en el formulario "Informe de Novedades Semanal", el Supervisor justificar los mismos en la columna de observaciones de dicho formulario y colocar en la misma la ficha del trabajador sustituido y la causa de su ausencia. El formulario "Informe de Novedades Semanal" deber estar firmado por el Supervisor, Jefe de Departamento y por el Gerente del rea que reporta las novedades. El Analista de Administracin de Personal ser responsable de recibir y revisar la siguiente informacin que posteriormente es emitida al Nominista para su respectiva transcripcin: Apertura de Cuentas Bancarias Diferencias de Nmina Prstamos de Fondo de Ahorro Cambios de Cuotas de Prstamos de Fondo de Ahorro Permisos Contractuales Asignaciones de Becas Aumentos de Sueldos y Salarios Transferencias de Trabajadores Promociones Cambios de Denominacin de Cargo Cambios de Grupo de Trabajo Asignacin de Becas Descuentos por Prdidas de Herramientas, Carnets, Equipo de Seguridad Descuento de Montepo Reposos del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) Reposos del Servicio Mdico de la Empresa
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

2.

3.

4.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA

Permisos Remunerados Permisos Contractuales Bonificaciones Contractuales: nacimiento, matrimonio, fallecimiento, bono de asistencia perfecta 5. E l Nominista ser responsable de transcribir las novedades semanales al sistema de nmina. 6. La Coordinacin Corporativa de Nmina ser responsable de procesar la Nmina los das lunes de cada semana para actualizar en el sistema todas las transacciones de la semana recin finalizada. El Nominista ser responsable de emitir una prenmina de empleados por lo menos cinco (5) das hbiles antes de los das 15 y 30 de cada mes. El Nominista tomar como base la informacin de la tarjeta reloj para realizar el pago al trabajador y comparar la misma con el formulario "Informe de Novedades Semanal". Esto se realizar los das lunes de cada semana, tomando como perodo de pago la semana recin finalizada. En la tarjeta reloj debern marcarse todas las entradas y salidas del trabajador, en caso contrario, el Jefe de Departamento o Seccin deber emitir el Formulario Amonestacin. Todo pago excepcional debe ser autorizado por el gerente de rea a travs de comunicacin escrita al departamento de Administracin de Personal.

7. 8.

9.

10. El perodo de pago para la nmina de obreros ser de lunes a domingo y deber cancelarse cada semana culminada el da viernes de la semana siguiente. 11. El perodo de pago para la nmina de empleados ser de 30 das, comenzando por el primer da del mes, cancelndose un anticipo del 40% de los sueldos el da 15 y la nmina definitiva los das 30 de cada mes. Cuando la fecha de pago sea en da feriado, se pagar a los trabajadores el da hbil precedente. 12. Todos los reportes de resumen de pago generados por nmina debern ser firmados por el Jefe de administracin de Personal. 13. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, al finalizar los procesos de pagos generar el reporte de resumen por nmina que contendr el total de asignaciones, deducciones y el neto a pagar de cada proceso. 14. El Analista de Administracin de Personal es responsable de imprimir los recibos de pago de la nmina diaria y mensual.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA

15. El Analista de Administracin de Personal es responsable de hacer entrega de los recibos de pago al personal.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA

El presente procedimiento tiene por finalidad describir las acciones a seguir para la elaboracin de nminas, tanto de empleados como de obreros que laboran en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

1. 2.

Recibe de los Supervisores el "Informe de Novedades Semanal". Chequea que la informacin de las novedades recibidas est correcta, de acuerdo al instructivo para el llenado de las mismas.

SI LA INFORMACION ESTA INCORRECTA:

3.

Se comunica con el Supervisor del rea que llen el formulario "Informe de Novedades Semanal " para aclarar y corregir el error.

SI LA INFORMACION ESTA CORRECTA:

4. 5.

Enva al Nominista quin transcribir la informacin Recibe de los diferentes departamentos los memorndum relacionados con diferencias de nmina, verifica la informacin, realiza los clculos, si los hubiera y enva al Nominista. 6. Relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal cambios de cuotas de prstamos, farmacia, etc. 7. Recibe y revisa del Departamento de Seleccin y Bienestar Social, formulario Maestro de Ingreso de Personal, apertura de cuenta de ahorro y/o cuenta corriente de cada persona a ingresar y las enva al Nominista para su transcripcin. 8. Recibe del Jefe de Administracin de Personal el formulario "Solicitud de Cambio", debidamente aprobado y enva al Nominista para su transcripcin. 9. Recibe de los diferentes departamentos el formulario "Cambio de Grupo de Trabajo", analiza y enva al Nominista para su transcripcin. 10. Recibe de Seguridad Integral el formulario "Descuento de Carnet y Equipos de Seguridad, analiza, relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista. 11. Recibe del Almacn de Repuestos el formulario "Descuento de Herramientas", verifica y transcribe en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA

12. Recibe del Departamento de Seleccin y Bienestar Social memorndum para las asignacin de becas, verifica, relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista. 13. Recibe del Jefe de Administracin de Personal comunicacin para el descuento de montepo al personal y permisos sindicales, analiza, relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista. 14. Recibe de la unidad de Servicio Mdico la relacin de los reposos del Seguro Social y reposos otorgados por el mismo, relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista. 15. Recibe y relaciona los permisos remunerados, permisos contractuales, relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista. 16. Recibe de los supervisores soportes de las bonificaciones contractuales de nacimiento, fallecimiento y matrimonio, chequea, relaciona en el formulario Resumen de Variaciones de Personal y enva al Nominista. 17. Recibe de los oficiales de seguridad las tarjetas reloj de marcar del personal y enva al Nominista. SI ES NOMINA DE PERSONAL OBRERO: NOMINISTA 18. Revisa los datos generados por la prenmina en el sistema contra las tarjetas reloj. 19. Revisa que la informacin de los reposos y permisos remunerados cargada en el sistema corresponda con las ausencias reportadas por los Supervisores. 20. Realiza todas las correcciones que tengan lugar: ausencias no reportadas, sobretiempo no marcado, personal mal ubicado en grupos, horario, etc. 21. Emite otra prenmina y la revisa, en caso de no estar correcta, contina el procedimiento en la accin N 20. 22. Verifica en la prenmina que el personal que se reintegra de vacaciones tenga el pago del Bono post-vacacional generado en el proceso de vacaciones. 23. Emite una nmina definitiva, conjuntamente con los recibos de pago, listado resumen de nmina, detalle por concepto, carta de depsito bancario y enva a travs del sistema al Analista de Administracin de Personal.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA

SI ES NOMINA DE EMPLEADOS: NOMINISTA 24. 25. 26. 27. Recibe del Analista de Administracin de Personal las novedades mensuales. Genera una prenmina. Revisa los datos generados en la prenmina en el sistema. Revisa en dicha prenmina: los reposos, permisos, reintegro de vacaciones (Bono post-vacacional) y verifica los datos generados con la tarjeta reloj. 28. Emite Nmina definitiva, carta de depsito bancario, recibos de pago y enva al Analista de Administracin de Personal a travs del sistema. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 29. 30. 31. 32. 33. Imprime los recibos de pago, resumen de nmina, carta de deposito al Banco y genera el diskette correspondiente. Suma las formas de pago (efectivo, cheque y cuenta corriente y/o cuenta de ahorro) y verifica que esta suma sea igual al neto por pagar del resumen de nmina. Verifica que el monto total del archivo de nmina en diskette sea igual al de la carta de depsito para el Banco. Enva al Jefe de Administracin de Personal para la firma, en seal de aprobacin. Enva al Jefe de Contabilidad para la recaudacin de firmas autorizadas.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES

1. 2.

El Coordinador Corporativo de Nmina, ser responsable de la veracidad del clculo de las utilidades correspondientes a los obreros y empleados activos y retirados. Las fechas de pago de las utilidades, el nmero de das a cancelar o factor de utilidades ser comunicado al Departamento de Administracin de Personal por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. La cantidad de das o factor de utilidades a pagar se determinar de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. En el sistema de nmina se acumularn todos los pagos que sirvan como base para el clculo de utilidades. Se calcularn en procesos diferentes las utilidades del personal activo y las del personal retirado.

3. 4. 5.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES

Este procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el clculo y pago de utilidades a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA O NOMINISTA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Recibe del Jefe de Administracin de Personal las instrucciones para el pago de las utilidades: fecha, nmero de das a cancelar y si el proceso es para personal activo o retirado. Emite el reporte del acumulado de utilidades tanto de empleados como de obreros correspondiente al perodo a pagar. Carga en el sistema el factor que corresponda de acuerdo al nmero de das a pagar. Carga en el sistema el parmetro que corresponde al tipo de personal a procesar: activo o retirado. Emite una prenmina de utilidades y verifica que al multiplicar el total del reporte de acumuladores por el factor del nmero de das a pagar, el resultado sea igual al monto total de las asignaciones de la prenmina de utilidades. En caso de que existan trabajadores con embargo sobre utilidades ordenado por los tribunales competentes o cualquier otra deduccin autorizada, efecta la deduccin correspondiente. Emite otra prenmina para verificar las deducciones efectuadas.

SI LOS RESULTADOS SON DIFERENTES: 8. Corrige y emite otra prenmina.

SI LOS RESULTADOS SON IGUALES: 9. Somete una nmina definitiva de utilidades en el sistema de nmina.

ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 10. Emite los reportes de efectivo, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cheques y los resmenes por nminas. 11. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a travs del Banco. 12. Verifica que la suma de los reportes de cuentas corrientes y cuentas de ahorros sea iguales al total reflejado en el diskette.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES

13. Enva al Jefe de Administracin de Personal para la firma en seal de conformacin. 14. Enva al departamento de Contabilidad original y copias de los reportes de efectivo, cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cheques y diskette con los datos requeridos para los pagos a travs del banco. 15. Recibe del departamento de Contabilidad copia de los reportes de cuentas de ahorro y cuentas corrientes debidamente firmados en seal de recibidos. 16. Recibe los recibos de utilidades y entrega a los trabajadores.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA SOBRE SUELDOS Y SALARIOS

1.

Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal entregar el formulario Determinacin del Porcentaje de Retencin ARI, a aquellos trabajadores con ingresos anuales mayores o iguales a lo establecido por el Ministerio de Hacienda, en el mes de enero o en la fecha de ingreso. En el caso de que existan variaciones en sus ingresos se debern entregar en los meses determinados por el Reglamento de la Ley I.S.L.R. Los trabajadores llenarn el formulario "ARI, segn instructivo anexo y lo devolvern al Departamento de Administracin de Personal en la fecha que se les indique en el momento de la entrega. El Nominista ser responsable de transcribir en el sistema de nmina la informacin contenida en el formulario "ARI". El Coordinador Corporativo de Nmina o Nominista determinar el porcentaje de retencin de Impuesto Sobre La Renta, a los trabajadores que no devuelvan el formulario "ARI", tomando como base los ingresos anuales segn instrucciones anexas al mismo, y el degravamen nico establecido en el Reglamento de la Ley de I.S.L.R.. El Analista de Administracin de Personal ser responsable de emitir un reporte de retencin de Impuesto Sobre la Renta y entregarlo a final de mes al Departamento de Contabilidad. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal o Analista de Administracin de Personal emitir reporte con el total de las remuneraciones percibidas por cada trabajador durante el ejercicio, en los dos (2) primeros meses del ao.

2.

3. 4.

5.

6.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE SUELDOS Y SALARIOS

El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la determinacin del porcentaje de retencin de Impuesto Sobre la Renta sobre sueldos y salarios a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

1.

2. 3.
4.

En las oportunidades de variacin fijadas en la ley o reglamento de Impuesto sobre la Renta emite un reporte de pistas de aumentos y determina a quienes debe entregar el formulario "Determinacin del Porcentaje de Retencin - ARI". Distribuye el formulario "ARI, e indica al trabajador en qu fecha debe devolverlo. Recibe los formularios "ARI" del personal y lo enva a la Coordinador Corporativo de Nmina o Nominista. Si el plazo de entrega del formulario "ARI" est vencido, calcula el porcentaje de retencin de Impuesto Sobre la Renta al trabajador. Si es el cierre del mes, emite un reporte de retenciones de Impuesto sobre la Renta y lo enva al Departamento de Contabilidad. Emite reporte del total de remuneraciones percibidas durante el ejercicio econmico por cada trabajador objeto de retencin, dentro de los dos (2) primeros meses siguientes al cierre del mismo. Entrega a los trabajadores reporte con el total de las remuneraciones (ARC) percibidas por l, durante el ejercicio econmico.

5. 6.

7.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE SOLICITUDES DE CAMBIO

1.

Todo cambio de sueldo o salario, promociones, transferencias y cambio de denominacin de cargos deben ser solicitados al Departamento de Administracin de Personal mediante el formulario Solicitud de Cambio. Toda Solicitud de Cambio que implique promociones, cambio de denominacin de cargo o transferencia de cualquier ndole, debe venir acompaado de los siguientes documentos: Resumen curricular del potencial ocupante.

2.

Por lo menos dos (2) resmenes curriculares de ocupantes de cargos homlogos al del potencial ocupante. 3. 4. 5. Evaluacin de Desempeo del potencial ocupante. Descripcin de Riesgo por Cargo (del cargo propuesto). Todos aquellos casos (solo nmina diaria) que impliquen un cambio superando dos (2) niveles o ms del tabulador se revisar va excepcin. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal certificar la veracidad de los datos contenidos en el formulario Solicitud de Cambio. Toda Solicitud de Cambio, para ser procesada debe estar debidamente firmado por el Gerente de Area, Jefe de Administracin de Personal, Gerente de Relaciones Industriales, Vicepresidente de cada Divisin, Coordinador Corporativo de Compensacin y Beneficios y el Gerente Corporativo de Recursos Humanos. Es responsabilidad del Nominista, procesar en el sistema de nmina la informacin recibida en el formulario Solicitud de Cambio. Una vez aprobadas las Solicitudes de Cambio deben ser distribuidas de la siguiente manera: Original: Copia 1: Copia 2: Departamento de Administracin de Personal (Expediente) Coordinacin de Compensacin y Beneficios Gerencia Solicitante o Unidad de Origen.

6. 7.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE SOLICITUD DE CAMBIO

El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la actualizacin de personal en el sistema de Nmina a travs de Solicitudes de Cambio con relacin a promociones, transferencias, cambios de sueldo o salario y cambios de denominacin de cargo de todos los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. 2. 3. Recibe formulario Solicitud de Cambio de las Gerencias solicitantes con sus respectivos soportes, debidamente aprobados por las instancias respectivas. Verifica y analiza los datos en el formulario Solicitud de Cambio. Certifica los cambios solicitados en el formulario Solicitud de Cambio de acuerdo a las normas preestablecidas por la Coordinacin Corporativa de Compensacin y Beneficios. De no cumplir con estas normas, devuelve formulario a la Gerencia Solicitante y se reinicia el procedimiento. Enva Solicitud de Cambio al Coordinador Corporativo de Compensacin y Beneficios con los requisitos anexos, segn sea el caso.

4.

COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS 5. 6. Recibe Solicitud de Cambio, verifica y analiza la respectiva documentacin. Genera propuesta y entrega al Gerente Corporativo de Recursos Humanos.

GERENTE CORPORATIVO DE RECURSOS HUMANOS 7. 8. Recibe formulario Solicitud de Cambio y evala la propuesta. Firma en seal de aprobacin y devuelve al Coordinador de Compensacin y Beneficios.

SI NO ESTA DE ACUERDO 9. No aprueba la Solicitud de Cambio, justificando su decisin. Vuelve el procedimiento a la accin N 05.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE SOLICITUD DE CAMBIO

COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS 10. Recibe formulario Solicitud de Cambio aprobado por el Gerente Corporativo de Recursos Humanos. 11. Elabora el aviso de cambio para ser publicado en las carteleras y solicita la firma del Gerente Corporativo de Recursos Humanos. 12. Relaciona y enva Original y copia N 2 de la Solicitud de Cambio con sus respectivos anexos al Jefe de Administracin de Personal. 13. Archiva la copia N 1 de la Solicitud de Cambio. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 14. Recibe formulario Solicitud de Cambio con sus respectivos anexos y verifica los datos. 15. Entrega el aviso de cambio al Analista de Seleccin y Bienestar social para su publicacin en carteleras. 16. Enva el original de la Solicitud de Cambio aprobada al Jefe Corporativo de Nmina para su debido proceso en el sistema de nmina, retornndola ste al Analista de Administracin de Personal de cada Divisin una vez procesada. 17. Elabora carta de notificacin al trabajador en original y copia, del cambio aprobado y enva conjuntamente con la copia N 2 de la Solicitud de Cambio al Gerente de Area, debidamente firmada por el Gerente Corporativo de Recursos Humanos. GERENTE DE AREA 18. Recibe copia N 2 de la Solicitud de Cambio conjuntamente con de la carta de notificacin al trabajador en original y copia. 19. Firma la carta de notificacin al trabajador en original y copia. 20. Entrega original al trabajador y le solicita firme la copia en seal de recibida. TRABAJADOR 21. Recibe original y copia de la carta de notificacin, firma la copia en seal de recibida y entrega al Gerente de Area.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE SOLICITUD DE CAMBIO

GERENTE DE AREA 22. Recibe copia de la carta de notificacin firmada por el trabajador y enva al Jefe de Administracin de Personal. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 23. Recibe copia de la carta de notificacin al trabajador y la entrega al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 24. Recibe la copia de la carta de notificacin al trabajador y archiva en el expediente conjuntamente con la original de la Solicitud de Cambio y los respectivos anexos.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS

1.

Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal enviar a cada Gerencia un listado de programacin anual de vacaciones individuales, en el mes de diciembre del ao anterior. Cada Gerente de Area, en funcin del listado enviado por el Departamento de Administracin de Personal debe hacer la programacin anual de vacaciones individuales del personal a su cargo. Toda Solicitud de Vacaciones individuales o colectiva deber estar aprobada por el Jefe y/o Gerente de Area respectiva. Toda solicitud de vacaciones individuales, debe ser enviado al Jefe de Administracin de Personal con quince (15) das de anticipacin a la fecha en que se harn efectivas El Jefe de Administracin de Personal es responsable de enviar la Solicitud de Vacaciones al Analista de Administracin de Personal para ser procesadas. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, revisar y analizar la Solicitud de Vacaciones. Es responsabilidad del Nominista procesar las vacaciones que sean enviadas por el Jefe de Administracin de Personal. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal solicitar la firma del trabajador en original, en la planilla de liquidacin de vacaciones. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal archivar en el expediente de cada trabajador, original de liquidacin de vacaciones, conjuntamente con el formulario Solicitud de Vacaciones.

2.

3. 4.

5. 6. 7. 8.
9.

10. En caso de vacaciones colectivas el Jefe de Administracin de Personal debe reunirse con los Gerentes solicitantes para fijar la fecha de salida y de reintegro del personal o en su defecto mediante comunicacin escrita. 11. La solicitud de vacaciones colectivas debe enviarse al Jefe de Administracin de Personal, con un mes de anticipacin a la fecha en que se harn efectivas. 12. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, notificar al trabajador con antelacin, que debe dirigirse al Servicio Mdico de la Empresa para realizarse el chequeo mdico pre vacacional antes de la fecha a su salida de vacaciones.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS

13. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de personal informar a la gerencia Corporativa de Finanzas el monto en bolvares estimado a cancelar por concepto de vacaciones, durante el mes de diciembre.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES

Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de vacaciones individuales del personal que labora en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. 2. Recibe de las diferentes Gerencias formulario Solicitud de Vacaciones. Enva formulario Solicitud de Vacaciones al Analista de Administracin de Personal.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 3. 4. Recibe la Solicitud de Vacaciones, revisa y analiza los datos. Relaciona todas las solicitudes de vacaciones recibidas para ese perodo y enva al Nominista para su proceso de liquidacin.

NOMINISTA 5. 6. 7. Recibe y procesa en el sistema la solicitud de vacaciones y asigna bono postvacacional para que sea cancelado en la semana o quincena de reintegro del trabajador. Emite listado de prueba, verifica informacin y procesa liquidacin definitiva. Enva al Analista de Administracin de Personal, liquidacin de vacaciones a travs del sistema de nmina.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 8. Imprime planilla de Liquidacin de Vacaciones, revisa y enva al Jefe de Administracin de Personal.

JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 9. Recibe y revisa planilla de Liquidacin de Vacaciones y carta de depsito para el banco. 10. Firma y enva al Analista de Administracin de Personal.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 11. Recibe Planilla de Liquidacin de Vacaciones y entrega al trabajador. TRABAJADOR 12. Recibe y firma en original y copia planilla de Liquidacin de Vacaciones. 13. Entrega la planilla original de Liquidacin de Vacaciones firmada al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 14. Recibe original de planilla de Liquidacin de Vacaciones y archiva en el expediente del trabajador.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS

Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de Vacaciones Colectivas del personal que labora en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

1. Se rene con los Gerentes de Area para acordar la fecha de salida de vacaciones y
notifican al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 2. 3. Elabora cuadro de vacaciones colectivas indicando fecha de salida y regreso, das a disfrutar y bonificar por cada trabajador. Emite listado de personal con vacaciones colectivas y enva al Jefe de Administracin de Personal conjuntamente con el cuadro de vacaciones.

JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 4. 5. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal que disfrutar vacaciones colectivas, revisa y aprueba. Enva memorndum, anexando cuadro de vacaciones y listado de personal con vacaciones colectivas a los gerentes de rea involucrados, para su verificacin y aprobacin.

GERENTE DE AREA 6. 7. 8. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal con vacaciones colectivas. Verifica cuadro de vacaciones colectivas. Realiza memorndum de aprobacin y enva al Jefe de Administracin de Personal con listado anexo de personal que disfrutar vacaciones colectivas.

JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 9. Recibe memorndum aprobado por el Gerente de Area y verifica. 10. Conforma informacin recibida y enva al Analista de Administracin de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS

ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 11. Recibe informacin y enva al Nominista. NOMINISTA 12. Programa en el sistema de nmina, el personal que saldr de vacaciones colectivas. 13. Procesa prenmina de vacaciones colectivas y revisa. 14. Si la informacin en la prenmina no es correcta, realiza modificaciones y procesa nueva prenmina. 15. Si es correcta, se somete al proceso de nmina final de vacaciones y se generan los recibos de liquidacin de vacaciones y carta de depsito para el banco. 16. Enva a travs del sistema de nmina, carta de depsito para el banco, planillas de Liquidacin de Vacaciones y listado resumen de nmina, al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 17. Imprime planilla de Liquidacin de Vacaciones, carta de depsito para el banco y listado de resumen de nmina. 18. Revisa y firma los planillas de Liquidacin de Vacaciones donde se indica Elaborado por y enva al Jefe de Administracin de Personal. 19. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a travs del banco. 20. Verifica que la suma de la carta de depsito bancario sea igual al total reflejado en el diskette. JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 21. Recibe y revisa planilla de Liquidacin de Vacaciones y carta de depsito para el banco. 22. Firma y enva al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 23. Recibe Planilla de Liquidacin de Vacaciones y carta de depsito para el banco.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS

24. 25. 26.

Solicita las firmas autorizadas para la carta de depsito para el banco. Enva al banco carta de depsito conjuntamente con el respectivo diskette. Entrega planilla de Liquidacin de Vacaciones al trabajador.

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS

27. 28.

Recibe y firma en original planilla de Liquidacin de Vacaciones. Entrega la planilla original de Liquidacin de Vacaciones firmada al Analista de Administracin de Personal.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 29. Recibe copia de carta de depsito bancario sellada por el banco en seal de recibido y la archiva. 30. Recibe original de planilla de Liquidacin de Vacaciones firmada por el trabajador y archiva en el expediente del mismo.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

1.

2.

El Supervisor inmediato deber elaborar el formulario Solicitud y Control de Egreso y solicitar la aprobacin del Gerente de Area, en caso de despido o renuncia del trabajador. Si es renuncia, el trabajador debe presentarla por escrito al Supervisor Inmediato para su aceptacin y luego ser entregada al departamento de Administracin de Personal. La carta de notificacin de despido debe ser elaborada en tres (3) originales. En caso de despido el Jefe de Administracin de Personal es responsable de verificar la exactitud de la informacin contenida en el formulario Solicitud y Control de Egreso, sobre la base de lo registrado en el expediente del trabajador, y asesora al jefe de departamento o gerente de rea.. En la carta de notificacin de despido se debe indicar el da y la hora en que el trabajador debe acudir a la unidad de Servicio Mdico para realizarse el examen mdico post - empleo. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, enviar la carta de notificacin de despido al Jefe o Gerente de Area. Es responsabilidad del Supervisor, Jefe o Gerente de Area, comunicar al trabajador los motivos del despido y hacerle firmar la carta de notificacin de despido. Es responsabilidad del Jefe o Gerente de Area, enviar al Departamento de Administracin de Personal, la carta de notificacin de egreso firmada por el trabajador. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal enviar al Analista de Administracin de Personal el expediente del trabajador egresado con la carta de notificacin de despido.

3. 4.

5.

6. 7. 8.

9.

10. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar que en el expediente del trabajador egresado, estn incluidos los siguientes documentos antes de ser archivados: Planilla 14-03 y 14-100 Planilla de liquidacin de Prestaciones Sociales.

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Estado de Cuenta de abonos de Prestacin de Antigedad (Art.108 LOT) firmado en original por el trabajador. Solvencia de herramientas y equipos de seguridad.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

Especificacin sobre algn descuento. Examen mdico post empleo. Carta de notificacin de despido o carta de renuncia. Formulario Solicitud y Control de Egreso. Tarjeta reloj (solo si el trabajador egresa antes del pago de nmina). 11. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal solicitar la conformacin de los saldos deudores del trabajador egresado, al Departamento de Contabilidad antes de ser procesada la Liquidacin de Prestaciones Sociales. 12. Es responsabilidad del Coordinador Corporativo de Nmina elaborar la Liquidacin de Prestaciones Sociales. 13. Es Responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, emitir la Solicitud de Pago para la elaboracin del cheque correspondiente a la cancelacin de la Liquidacin de Prestaciones Sociales. 14. El Jefe de Administracin de Personal es responsable de notificar a los Tribunales del Trabajo y de Estabilidad Laboral, cuando un trabajador sea despedido por la empresa.

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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a seguir en el proceso de egreso y liquidacin de prestaciones sociales de trabajadores que laboran en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.

JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 1. 2. 3. 4. Recibe de las Gerencias o Departamentos las solicitudes de egreso en el formulario Solicitud y Control de Egreso. Solicita al Analista de Administracin de Personal, expediente del trabajador. Verifica que los argumentos para la solicitud de egreso mencionados en el formulario "Solicitud y Control de Egreso", estn sustentados. En caso de que los argumentos no sean meritorios para hacer efectivo el egreso, asesora al Supervisor inmediato sobre las acciones a seguir, como por ejemplo una amonestacin verbal o escrita al trabajador, segn lo conveniente para cada caso, y termina el proceso. En caso de que los argumentos estn sustentados, firma el formulario de Solicitud y Control de Egreso y entrega al Analista de Administracin de Personal.

5.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 6. 7. 8. 9. Recibe formulario de Solicitud y Control de Egreso firmada y elabora la carta de notificacin de despido en tres (3) originales, constancia de trabajo, formularios 14-03 y 14-100 (SSO) y orden mdica post-empleo. Elabora carta de participacin de egreso a los Departamentos: Seguridad Industrial, Bienestar Social, Servicio Mdico y Caja de Ahorro. Elabora carta de participacin de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral respectivo, anexando carta de Notificacin de Despido al trabajador. Enva carta de notificacin de despido, constancia de trabajo, formularios 14-03 y 14100, orden mdica post-empleo y carta de participacin de egreso, al Jefe de Administracin de Personal para su revisin y firma.

JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 10. Recibe, revisa y firma documentos. 11. Enva documentos al Analista de Administracin de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 12. Recibe documentos firmados por el Jefe de Administracin de Personal y distribuye. 13. Enva carta de notificacin de despido y orden mdica post-empleo al Gerente de Area, Jefe o Supervisor solicitante. GERENTE DE AREA, JEFE O SUPERVISOR 14. Recibe y entrega al trabajador: carta de notificacin de despido y orden mdica post-empleo, explica las causas del egreso, le solicita el carnet de identificacin y le hace firmar la carta en tres (3) originales en seal de haber sido notificado, dejndole una al trabajador. 15. Acompaa al trabajador al Departamento de Administracin de Personal y le entrega al Jefe de Administracin de Personal las cartas de notificacin de despido firmadas por el trabajador y carnet de identificacin. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 16. Recibe carta de notificacin de despido y carnet de identificacin. 17. Suministra informacin al extrabajador respecto al pago de su liquidacin. 18. Anexa al expediente cartas de notificacin de despido, carnet de identificacin y enva al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 19. Recibe el expediente del trabajador. 20. Enva carta de participacin de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral respectivo, anexando al mismo carta de notificacin de despido. 21. Recibe del Almacn de Repuestos inventario de herramientas o solvencia (slo en el caso de que el trabajador las tenga asignadas). 22. Solicita al Jefe de Contabilidad reporte con los saldos deudores del trabajador y al Analista de Seleccin y Bienestar Social los saldos de HCM, Pliza de Vehculo y otros.

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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

JEFE DE CONTABILIDAD Y JEFE DE SELECCIN Y BIENESTAR SOCIAL 23. Informa los saldos pendientes y enva al Analista de Administracin de Personal el reporte correspondiente, firmado en seal de revisado. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 24. Recibe el reporte de saldos pendientes, elabora la Solicitud de Liquidacin por Terminacin de la Relacin de Trabajo, y enva al Jefe de Administracin de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
25. Recibe, revisa y firma la Solicitud de Liquidacin por Terminacin de la Relacin de

Trabajo y enva al Coordinador Corporativo de Nmina. COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA 26. Recibe, revisa y procesa la Solicitud de Liquidacin por la Terminacin de la Relacin de Trabajo. 27. Elabora prueba de Liquidacin final de Prestaciones Sociales y revisa todos los clculos. 28. Realiza las correcciones necesarias, si las hubiese. 29. Procesa la Liquidacin definitiva de Prestaciones Sociales, y enva a travs del sistema de nmina al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 30. Imprime cuatro originales de planilla de Liquidacin de Prestaciones Sociales, revisa y firma la donde se indica Elaborado por y enva al Jefe de Administracin de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 31. Recibe planillas de Liquidacin de Prestaciones Sociales y la revisa.

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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

SI LA INFORMACION NO ES CORRECTA 32. Vuelve el procedimiento a la accin N 28. SI LA INFORMACION ES CORRECTA 33. Firma donde se indica Revisado por. 34. Emite la Solicitud de Pago, firma en seal de aprobacin y enva al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 35. Recibe las Planillas de Liquidacin de Prestaciones Sociales firmada y enva una al Jefe de Contabilidad Corporativa conjuntamente con la Solicitud de Pago en original y dos (2) copias, para la elaboracin del cheque correspondiente. JEFE DE CONTABILIDAD CORPORATIVA 36. Recibe Solicitud de Pago y planilla de Liquidacin de Prestaciones Sociales. 37. Entrega al Analista de Administracin de Personal copia de la Solicitud de Pago firmada y sellada en seal recibida. 38. Elabora cheque y enva al Jefe de Administracin de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 39. Recibe el cheque de Liquidacin de Prestaciones Sociales. 40. Entrega al trabajador:: Cheque, Planillas de Liquidacin de Prestaciones Sociales, Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO). EXTRABAJADOR 41. Recibe y firma en seal de conformidad: comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidacin de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y devuelve al Jefe de Administracin de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL

JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 42. Llena en el formulario Solicitud y Control de Egreso en el espacio correspondiente Para ser utilizado por Relaciones Industriales y realiza la evaluacin del mismo verificando en el expediente del extrabajador su actuacin. 43. Recibe firmados por el extrabajador los siguientes documentos:: Comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidacin de Prestaciones Sociales (2 originales), copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y los enva al Analista de Administracin de Personal conjuntamente con el formulario Solicitud y Control de Egreso. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 44. Recibe comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidacin de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO) firmadas por el extrabajador y el formulario Solicitud y Control de Egreso. 45. Enva las copias del comprobante de Cheque al Jefe de Contabilidad Corporativa. 46. Archiva en el expediente del extrabajador: Planilla de Liquidacin de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO). 47. Archiva en carpeta de correlativo, Planilla de Liquidacin de Prestaciones Sociales, firmada por el extrabajador.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL

1. Todo expediente del personal que ingresa a Manufacturas de Papel,C.A., Manpa, S.A.C.A., debe ser entregado al Analista de Administracin de Personal por el Analista de Seleccin y Bienestar Social clasificado por secciones segn la siguiente especificacin: Documentos de Egreso Documentos Personales Seleccin y Empleo Movimiento de personal Capacitacin y Desempeo Vacaciones Utilidades Prestaciones sociales Plan Ahorro Obligaciones Legales Plizas 2. 3. 4. 5. Beneficios Varios Es responsabilidad del Analista de Seleccin y Bienestar Social elaborar el expediente del trabajador con todos los documentos de ingreso, segn la seccin que corresponda. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar la informacin contenida en el expediente de personal. Todo expediente de personal activo, egresado y jubilado debe ser archivado en estricto orden correlativo de ficha. Los expedientes se llevarn en archivos separados segn la siguiente clasificacin: Expedientes de Personal Activo Expedientes de Personal Egresado Expedientes de Personal Jubilado 6. Todo expediente de personal egresado, jubilado y/o fallecido debe ser retirado del archivo de personal activo e incorporado al archivo correspondiente segn el caso.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL

7. Todo expediente de personal egresado debe llevar anexo los siguientes documentos antes de ser archivados: Planilla 14-03 Planilla de Liquidacin de prestaciones sociales Especificacin sobre algn descuento Examen mdico post - empleo Carta notificacin de despido o carta de renuncia. Formulario Solicitud y Control de Egreso Control de ausencias (personal nmina diaria y/o personal de seguridad) Tarjetas reloj (si el trabajador egreso antes del pago de nmina) Si es expediente de personal fallecido, se le anexarn los siguientes documentos: Planilla de Liquidacin de prestaciones sociales Cobertura de muerte natural o accidental Acta de defuncin Recaudos probatorios de filiacin Cuadro discriminatorio de los pagos a efectuar a familiares Acta de constancia de los pagos realizados a los beneficiarios autorizados ante la inspectora del trabajo y en caso de menores, ante el juzgado de menores. 8. Los expedientes de personal egresado se deben llevar en archivos fsicos separados uno para el ao en curso y otro para el ao inmediato anterior. 9. Los expedientes de personal egresado se deben mantener por espacio de un ao (1) en el Departamento de Administracin de Personal despus sern enviados al archivo inactivo donde tendrn una permanencia de nueve (9) aos ms. 10. Es responsabilidad de cada Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia de Recursos Humanos entregar al Departamento de Administracin de Personal para el archivo los documentos que genere su rea. 11. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal mantener un control de solicitud de expedientes tanto de personal activo como del personal egresado.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL

12. Todo Gerente de Area o Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos que requiera revisar un expediente debe solicitarlo en forma verbal, al Jefe de Administracin de Personal. En caso de requerir el expediente fuera del Departamento de Administracin de Personal, debe solicitarlo por escrito.

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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL

El presente procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir por las diferentes unidades de Administracin de Personal de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A., para el registro y control de expedientes de personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL EN CASO DE NUEVOS INGRESOS 1. 2. Recibe expediente de personal del Analista de Seleccin y Bienestar Social. Verifica los documentos de ingreso que debe contener el expediente: Maestro de Ingreso de Personal Requisicin de Personal Contrato Individual de Trabajo por Tiempo Determinado Resultado del Examen Mdico Pre - Empleo Solicitud de Empleo con fotografas Copia de Cdula de Identidad Resumen Curricular (Empleados y Obreros Calificados) Chequeo de Referencias Laborales Certificado de Salud Planilla 1402 (SSO) Autorizacin de Depsito en Cuenta Bancaria Inscripcin en Montepo Descripcin de Riesgo por Cargo 3. Si la documentacin se encuentra incompleta devuelve expediente Analista de Seleccin y Bienestar Social y contina en la accin No. 1 del presente procedimiento. Si la documentacin se encuentra completa, recibe y archiva el expediente.

4.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS

1.

El responsabilidad del Nominista realizar las retenciones (cuotas sindicales, montepo, servicios funerarios, farmacia, y otros crditos) en cada nmina semanal y/o mensual. Al finalizar cada proceso de nmina semanal y/o mensual, de vacaciones y utilidades, el Analista de Administracin de Personal debe listar las retenciones realizadas para generar el pago al respectivo beneficiario, segn sea el caso, semanal o mensual. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal elaborar las solicitudes de pago por retenciones sindicales, farmacia, y cualquier otro pago a terceros, deducido por nmina.

2.

3.

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PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS

El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a seguir para realizar retenciones por nmina y pagos a terceros de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

1. 2. 3. 4.

Recibe del proveedor relacin de facturas de los trabajadores que recibieron crditos y/o servicios y verifica que sean trabajadores activos. En caso de aparecer relacionado trabajadores egresados, notifica al proveedor que se le deducir ese monto de la relacin a descontar a los trabajadores por nmina. Elabora solicitud de pago por cada concepto, en original y copia, anexa como soporte el listado de deducciones por nmina con el total del monto a pagar. Enva al Jefe de Administracin de Personal.

JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

5.

Verifica, firma y enva al Jefe de Contabilidad, para la elaboracin del cheque.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS

1. 2. 3.

Todo trabajador que solicite un permiso deber informarlo al supervisor inmediato, con suficiente antelacin. Todo trabajador debe notificar al departamento de Administracin de Personal el permiso respectivo, en ausencia del Supervisor Inmediato, Jefe o Gerente del rea. Cuando el documento que justifica la ausencia no est contemplado en la Convencin Colectiva de Trabajo se considerar permiso justificado no remunerado. Las citas mdicas son consideradas permisos remunerados siempre y cuando el trabajador presente los siguientes documentos: Referencia o tarjeta de control de citas previa a la ausencia Justificativo de asistencia a la cita (esta norma aplica solo para aquellas Divisiones, que lo contemplen en su Convencin Colectiva de Trabajo). Todo documento y justificativo de ausencia deber archivarse en el expediente del trabajador. Cuando un trabajador presente tres (03) ausencias en un lapso menor de 30 das y no sean justificadas, el Jefe de Administracin de Personal deber evaluar el caso conjuntamente con la Gerencia de Area respectiva, a fin de tomar las acciones correspondientes. Los reposos otorgados por el mdico de la empresa sern remunerados. Todo trabajador deber presentar al supervisor inmediato el justificativo de ausencia en un lapso no mayor de tres (03) das hbiles posterior a la fecha de inicio de la ausencia. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal informar al Jefe de Administracin de Personal, aquellos casos de trabajadores con alto rcord de ausentismo.

4.

5. 6.

7. 8.

9.

10. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal notificar a cada Gerencia sobre los casos de trabajadores que presenten altos niveles de ausentismo a fin de tomar medidas correctivas. 11. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal informar al Nominista de los trabajadores que se encuentran en situacin de reposo, en cada semana y/o mes, a fin de procesar sus respectivos pagos por nomina.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS

12. Es responsabilidad de la enfermera entregar al Analista de Administracin de Personal todos los reposos, mediante el formulario Referencia para el Servicio Mdico, de los trabajadores afectados, en un lapso no mayor de un da posterior al reposo. 13. Es responsabilidad de la directiva sindical solicitar por escrito al departamento de Administracin de Personal, a travs de su supervisor inmediato los permisos sindicales para su respectivo pago por nmina.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS

El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el control de ausencias y administracin de solicitudes de permisos de los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. CON SOLICITUD DE PERMISO TRABAJADOR 1. Solicita al supervisor inmediato el permiso, especificando las razones de su solicitud.

SUPERVISOR INMEDIATO 2. 3. 4. Elabora el permiso utilizando el formulario Permiso en original y 2 copias. Firma el formulario Permiso en seal de aprobacin y solicita firma del trabajador. Retiene una copia y entrega formulario Permiso al trabajador.

TRABAJADOR 5. Recibe y entrega formulario Permiso al Jefe de Administracin de Personal.

JEFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 6. 7. Recibe formulario Permiso y firma en seal de aprobacin. Retiene una copia y entrega formulario Permiso al trabajador.

TRABAJADOR 8. Entrega al vigilante en puerta principal, al momento de salir o entrar en horario diferente al establecido, el formulario Permiso previamente firmado en original.

VIGILANTE 9. Recibe el formulario Permiso y llena el mismo en la parte donde indica Para ser llenado en Vigilancia. 10. En el caso de ser el permiso para ausentarse de planta y regresar, debe llenar el recuadro donde indica desde (hora) y hasta (hora).

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS

11. En caso de que el permiso sea para llegar fuera del horario establecido, solicitar al trabajador formulario Permiso. 12. Si el trabajador no est autorizado para llegar fuera de horario, llena el formulario Reporte de Retardo con los datos del trabajador. 13. Solicita telefnicamente al Jefe del Departamento o Seccin al cual pertenece el trabajador la autorizacin para darle entrada y coloca en el formulario Reporte de Retardo el nombre del Supervisor que lo autoriz y la extensin telefnica del mismo. 14. Solicita al trabajador que le firme el formulario Reporte de Retardo en el espacio que indica Firma Trabajador. 15. Firma el formulario Reporte de Retardo donde indica Firma Vigilante Seguridad y da acceso a planta al trabajador. 16. Entrega formularios Permiso y Reporte de Retardo acumulados durante el da al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 17. Recibe los formularios Permiso y Reporte de Retardo con los soportes respectivos. 18. Recibe de los Supervisores los soportes justificativos de los permisos. 19. Analiza los formularios recibidos y los soportes correspondientes de acuerdo a lo establecido en la Convencin Colectiva de Trabajo. 20. Relaciona los permisos en el formulario Resumen de Variaciones de Personal, y los enva al Nominista para ser procesado. 21. Archiva formularios Permiso y Reporte de Retardo, en el expediente del trabajador. SIN SOLICITUD DE PERMISO TRABAJADOR 22. Notifica a su Supervisor Inmediato la causa por la cual no asisti a su trabajo y entrega, si los hubiera, documentos justificativos. SUPERVISOR INMEDIATO 23. Realiza la entrevista y llena formulario Reporte de Inasistencia y Entrevista en original y copia. 24. Firma el formulario en original y copia y solicita la firma del trabajador. 25. Archiva copia del formulario y enva el original con sus anexos (justificativos), si los hubiese, al Analista de Administracin de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS

26. Recibe original del formulario Reporte de Inasistencia y Entrevista con los anexos, si los hubiese. 27. Analiza el formulario y los soportes correspondientes, de acuerdo a lo establecido en la Convencin Colectiva de Trabajo. 28. Enva formulario y los soportes, al Jefe de Administracin de Personal para su firma y conformacin. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 29. Recibe original del formulario Reporte de Inasistencia y Entrevista, firma y devuelve al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 30. Relaciona los Reportes de Inasistencia y Entrevista en el formulario Resumen de Variaciones de Personal, y los enva al Nominista para ser procesados. 31. Archiva formulario Reporte de Inasistencia y Entrevista, en el expediente del trabajador.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO

Todo trabajador de nmina diaria que necesite trasladarse fuera de su rea de trabajo, debe solicitar el respectivo permiso a su supervisor inmediato a travs del formulario Permiso de Traslado Interno. 2. Es responsabilidad del supervisor otorgar el permiso para ausentarse de su rea de trabajo al trabajador que lo solicite, a travs del formulario Permiso de Traslado Interno, solo cuando lo considere necesario y oportuno. 3. El trabajador solo podr dirigirse hacia donde lo indique el formulario Permiso de Traslado Interno. 4. El Supervisor ser responsable de verificar la informacin indicada en el formulario Permiso de Traslado Interno por la persona visitada. 5. La persona visitada ser responsable de colocar la hora de salida del trabajador y el motivo de la visita en el formulario Permiso de Traslado Interno. 6. Es responsabilidad de la persona visitada colocar su N de ficha, nombre y firmar en seal que fue visitado por el trabajador. 7. Es responsabilidad del supervisor registrar en el formulario Permiso de Traslado Interno, la hora de retorno del trabajador, y especificar el tiempo de ausencia. 8. Es responsabilidad de los oficiales de seguridad (de la empresa de vigilancia) solicitar el formulario Permiso de Traslado Interno a los trabajadores que se encuentren fuera de su rea de trabajo en horas laborables para ellos. 9. Es responsabilidad del trabajador presentar el formulario Permiso de Traslado Interno otorgado por su supervisor inmediato, al oficial de seguridad que lo solicite. 10. Ningn trabajador podr ausentarse fuera de su lugar de trabajo sin el respectivo permiso a travs del formulario Permiso de Traslado Interno.
1.

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO

El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de permiso para dirigirse fuera de su rea de trabajo a los trabajadores de nmina diaria de Manufacturas de Papel,C.A. Manpa, S.A.C.A. EL TRABAJADOR: 1. Solicita el permiso a su supervisor inmediato para trasladarse fuera de su lugar de trabajo. EL SUPERVISOR: 2. Despus de indagar y evaluar la necesidad del trabajador, si lo considera necesario, llena el formulario Permiso de Traslado Interno, indicando los datos del trabajador, el lugar donde se dirige, el motivo y hora de salida de su lugar de trabajo. 3. Indica en el formulario Permiso de Traslado Interno su nombre y ficha, y entrega al trabajador. EL TRABAJADOR: 4. Recibe el formulario Permiso de Traslado Interno y se traslada al lugar indicado en el mismo. 5. Se entrevista con la persona visitada y le entrega el formulario permiso de Traslado Interno. LA PERSONA VISITADA: 6. Recibe el formulario Permiso de Traslado Interno, realiza las respectivas anotaciones, firma y lo entrega al trabajador en seal de haber sido atendido. EL TRABAJADOR: 7. Recibe el formulario Permiso de Traslado Interno y retorna a su lugar de trabajo. 8. Entrega a su supervisor inmediato el formulario Permiso de Traslado Interno debidamente firmado por la persona visitada.

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO

EL SUPERVISOR: 9. Recibe el formulario Permiso de Traslado Interno, verificando la hora de salida del rea visitada y que est firmado por la persona visitada. 10. Coloca en el formulario permiso de Traslado Interno la hora en que retorn el trabajador a su lugar de trabajo y el tiempo de ausencia. 11. Lo archiva en su departamento.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

1.

Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal mantener actualizada toda la informacin que se genere referente al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal inscribir al trabajador ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, durante los tres (3) primeros das hbiles a partir de su fecha de ingreso. Los trmites requeridos por el personal en cuanto a Seguro Social, debern ser tramitados a travs del Analista de administracin de Personal. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, mantener contacto permanente con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar que la informacin transcrita en los diferentes formularios del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales sea confiable.

2.

3. 4. 5.

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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la inscripcin en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales al personal de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. 2. Llena el formulario 14-02 en original y dos (2) copias con los datos del trabajador, y de acuerdo a la documentacin anexa para cada caso. Entrega al trabajador formulario 14-02 durante el proceso de induccin.

TRABAJADOR 2. 3. Recibe formulario 14-02 y firma. Entrega al Analista de Administracin de Personal.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 4. 5. 6. 7. 8. Solicita la firma en la planilla 14-02 al Jefe de Administracin de Personal. Sella la planilla 14-02 y la enva a la oficina principal del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Recibe Original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Entrega una (1) copia de la planilla 14-02 al trabajador. Archiva una copia en el expediente y la original en la carpeta de autoliquidacin (S.A.N.E.).

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

1.

El Analista de Administracin de Personal es responsable de excluir del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales al trabajador, durante los tres (3) primeros das hbiles, a partir de la fecha de egreso del mismo. El proceso de exclusin del trabajador debe regirse segn lo establecido en el formulario 14-03, "Participacin de Retiro del Trabajador".

2.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la exclusin del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los trabajadores egresados de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Llena formulario 14-03 "Retiro del Trabajador en original y dos (2) copias, sella con el N Patronal y enva al Jefe de Administracin de Personal.

JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 2. 3. Recibe, revisa y firma formulario 14-03. Enva formulario 14-03 al Analista de Administracin de Personal

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 4. 5. 6. Recibe formulario 14-03 y enva a la oficina principal del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Recibe el original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Entrega copia al trabajador egresado, archiva copia en el expediente del trabajador y la original la archiva en la carpeta de Autoliquidacin S.A.N.E.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIN DE PERSONAL

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR AL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

1.

Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, procesar la inscripcin ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los familiares que tienen derecho a disfrutar de este beneficio cuando el trabajador lo solicite. El Analista de Administracin de Personal deber entregar copia del formulario 14-02 al trabajador, una vez procesada la inscripcin de los familiares en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. nicamente tienen derecho a ser incluidos en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales los siguientes familiares: Esposa o Concubina Hijos (Menores de 18 aos) Madre Padre (Incapacitado) Hermanos hurfanos (menores de 18 aos).

2.

3.

4.

Los documentos requeridos para la declaracin de familiares ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales son: Hijos: Partida de nacimiento Madre: Partida de nacimiento original del trabajador y fotocopia de la cdula de identidad de la madre. Esposa: Acta o Constancia de matrimonio original y fotocopia de la cdula de identidad de la esposa. Concubina: Constancia de concubinato (mayor de 01 ao de convivencia), y fotocopia de la cdula de identidad, partida de nacimiento de los hijos que tenga con el trabajador Padre: Constancia de invalidez permanente, partida de nacimiento del trabajador y fotocopia de cdula de identidad. Hermanos Hurfanos: Partida de nacimiento y acta de defuncin de los padres.

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PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR AL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a seguir por los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A., para el proceso de inclusin de sus familiares en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. TRABAJADOR 1. Entrega documentos originales, segn norma N procedimiento, al Analista de administracin de Personal. 4 del presente

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 2. Recibe documentos y llena planilla 14-02 en original y una (1) copia, y entrega al trabajador durante el proceso de induccin o cuando este lo solicite la inclusin de familiares.

TRABAJADOR 3. Firma formulario 14-02 y entrega al Analista de Administracin de Personal.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 4. 5. 6. 7. 8. 9. Recibe formulario en original y una (1) copia, y coloca sello con N Patronal. Enva a la oficina principal del el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, con documentacin anexa. Recibe formularios firmados y sellados por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y documentacin anexa. Devuelve al trabajador original del formulario Inclusin de Familiares (14-02) y documentacin anexa. Incluye la carga familiar al sistema nmina. Archiva copia en el expediente del trabajador.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (S.A.N.E.).

1.

2. 3. 4. 5.

El Analista de Administracin de Personal es responsable de analizar y procesar los movimientos tramitados ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, durante el mes (Ingresos, Egresos, Cambios de Salarios y Reposos), a travs del Sistema de Autoliquidacin S.A.N.E. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, emitir cada mes la factura del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales a travs del proceso de Autoliquidacin S.A.N.E. Es responsabilidad de Analista de Administracin de Personal elaborar la Solicitud de Pago para la cancelacin de la factura del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. El Analista de Administracin de Personal es responsable de imprimir las Tarjetas de Servicios del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y entregarlas a los trabajadores. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal auditar el proceso el proceso de autoliquidacin S.A.N.E.

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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (S.A.N.E.)

El presente procedimiento contempla las acciones a realizar para el proceso de Autoliquidacin (S.A.N.E.) y cancelacin de facturas al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Prepara carpeta con soportes para realizar el proceso de autoliquidacin, (listado de ingresos / egresos, cambios de salarios, planillas 14-02 y 14-03, reposos emitidos por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y el Servicio Mdico de la Empresa) ocurridos durante el perodo respectivo. 2. Elabora el formulario Cuadre por Divisin Autoliquidacin S.A.N.E.. 3. Elabora el formulario Cambio de Sueldos y/o Salarios Retroactivos, en caso de cancelar remuneraciones fuera del perodo de autoliquidacin. 4. Recibe del Seguro Social diskette instalador, formas continuas de Tarjetas de Servicios y Hojas para planilla de autoliquidacin (Factura). En caso de no ser entregado este material en el momento indicado por parte del Seguro Social, el Analista debe dejar constancia por escrito con la firma y sello de dicha institucin. 5. Firma carta emitida por el Seguro Social en seal de haber recibido el material para autoliquidacin. 6. Elabora la nmina TXT (Sistema MSDOS) en un nuevo diskette, utilizando como base la nmina del mes anterior. 6.1. Elimina egresos y cambios de salarios reflejados en el mes anterior. 6.2. Registra movimientos de ingresos, egresos y cambios de salario ocurridos durante el perodo a procesar. 6.3. Actualiza lnea de cabecera de la nmina TXT, colocando mes, ao y total de trabajadores del mes a procesar. 7. Ejecuta el diskette instalador y actualiza datos a travs de la nmina TXT. 8. Registra los reposos ocurridos en el mes y transacciones retroactivas, en caso de existir. 9. Realiza clculo de autoliquidacin y emite cuadro de resultado de procesos y verifica el mismo. 10. Emite factura de liquidacin (3 originales), elabora Solicitud de Pago y entrega conjuntamente con la factura al Jefe de Administracin de Personal. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 11. Firma en seal de aprobacin la Solicitud de Pago y la factura (3 originales). 12. Enva al Analista de Administracin de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (S.A.N.E.)

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 13. Recibe factura (3 originales), enva una conjuntamente con la Solicitud de Pago al Jefe de Contabilidad, para la elaboracin del cheque. JEFE DE CONTABILIDAD 14. Recibe factura y Solicitud de Pago , elaborando el cheque respectivo. 15. Enva cheque al Analista de Administracin de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 16. Recibe el cheque, elabora planilla de depsito al banco. 17. Enva al banco factura (2 originales) con la planilla de depsito y cheque. 18. Recibe del banco copia de la planilla de depsito, sellada y troquelada, y la factura sellada por dicha entidad. 19. Actualiza proceso de Autoliquidacin, indicando fechas de las planillas 14-02 y 14-03 ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, as como tambin fecha de cancelacin y nmero de la planilla de depsito en el banco, correspondiente a la factura cancelada. 20. Genera reporte de los movimientos ocurridos en el mes. 21. Obtiene el diskette de resultado y realiza el respaldo del mes autoliquidado. 22. Genera Tarjetas de Servicios. 23. Entrega al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales diskette de resultados, original y copia de reposos, conjuntamente con el reporte de reposos ocurridos en el mes, original y dos (2) copias de la factura y planilla del depsito en el banco. 24. Recibe copia firmada y sellada por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los documentos antes consignados. 25. Archiva los documentos en carpeta por cada mes procesado.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR VEJEZ; INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

1.

El Analista de Administracin de Personal es responsable de orientar a los trabajadores para efectuar las solicitudes de pensin por vejez e invalidez ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. El procedimiento de solicitud de pensin por vejez, invalidez y sobreviviente debe regirse, segn las normas que establece el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.

2.

3.

Los documentos requeridos para la solicitud de pensin por vejez e invalidez son los siguientes: Pensin por Vejez: Partida de nacimiento Dos fotocopias de cdula de identidad Dos fotocopias de la ltima tarjeta de Servicio Constancia de trabajo formulario 14-100 Formulario 14-04 Tarjeta de servicio vigente (si est activo) PENSIN DE INVALIDEZ Por enfermedad: Partida de nacimiento. Dos fotocopias de cdula de identidad. Dos fotocopias de la ltima tarjeta de Servicio. Constancia de trabajo formulario 14-100. Formulario 14-04. Tarjeta de servicio vigente. Evaluacin de invalidez formulario 14-08. Por Accidente de Trabajo: Partida de nacimiento. Dos fotocopias de cdula de identidad. Dos fotocopias de la ltima tarjeta de Servicio. Constancia de trabajo formulario 14-100. Formulario 14-04.
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR VEJEZ; INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

Tarjeta de servicio vigente. Copia de la declaracin patronal del accidente de trabajo. Informe mdico de la primera atencin expedido por la institucin que atendi el asegurado al sufrir el accidente. Pensin de Sobrevivientes: Partidas de defuncin. Constancia de trabajo. Facturas de los servicios funerarios, debidamente cancelada. Formulario 14-04. 4. Segn lo establecido por la Ley de Seguro Social, el trabajador para solicitar pensin por vejez debe cumplir como requisito mnimo: Ser mayor de 60 aos, en caso de hombres. Ser mayor de 55 aos si es mujer. Haber cotizado 750 semanas hasta la fecha de solicitud.

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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES

1. 2. 3. 4. 5.

El trabajador que necesite un Anticipo de sus Prestaciones Sociales debe solicitarlo a travs del departamento de Administracin de Personal, mediante el formulario Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar los datos contenidos en el formulario Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar la disponibilidad de las Prestaciones Sociales del trabajador solicitante. Las solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales para su debido proceso deben estar aprobadas por el Jefe de Administracin de Personal. Los trabajadores tendrn derecho a solicitar anticipo de sus Prestaciones Sociales hasta de un setenta y cinco por ciento (75%), una vez al ao, salvo que incurra en gastos por atencin mdica y hospitalaria del mismo, sus hijos, su cnyuge o con quien haga vida marital.

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES

El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de Anticipos de Prestaciones Sociales por los trabajadores de Manufacturas de Papel,C.A. Manpa, S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. 2. Recibe de los trabajadores el formulario Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. Verifica en el Sistema de Nmina si el trabajador a solicitado con anterioridad Anticipos de sus Prestaciones Sociales y la fecha del ltimo anticipo otorgado. Si el trabajador tiene un (01) ao o ms de habrsele otorgado Anticipo de sus Prestaciones Sociales, se continua con el punto 3 del presente procedimiento. Si tiene menos de un (01) ao se verifica la necesidad o motivo, y de no procederdicha solicitud, se informa al trabajador y termina el proceso. 3. 4. 5. Verifica si el trabajador tiene disponible el monto de Prestaciones Sociales solicitado y los documentos y/o presupuestos anexos que avalan dicha solicitud. Elabora documento de Anticipo con garanta sobre las Prestaciones Sociales, el cual debe ser firmado por el trabajador solicitante, en caso de ser casado debe firmar su cnyuge. Enva los documentos de Anticipo con garanta sobre las Prestaciones Sociales a los departamentos de los trabajadores solicitantes, para su respectiva firma y la de su cnyuge en caso de ser casado.

TRABAJADOR 6. 7. Recibe documento de Anticipo con garanta sobre las Prestaciones Sociales, lo firma y en caso de ser casado solicita la firma y fotocopia de la cdula de identidad de su cnyuge y la anexa. Entrega documento de Anticipo con garanta sobre las Prestaciones Sociales al Analista de Administracin de Personal.

ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 8. Recibe el documento de Anticipo con garanta sobre las Prestaciones Sociales debidamente firmado por el trabajador y su cnyuge si es casado.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES

9.

Anexa al formulario Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales los documentos que avalan la solicitud, el anlisis de anticipo de las prestaciones sociales y el documento que garantiza el Anticipo sobre las Prestaciones Sociales, y otros que se requieran dependiendo de cada caso. 10. Enva al Jefe de Administracin de Personal para su verificacin y aprobacin. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 11. Recibe las Solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales con documentacin anexa, las revisa y firma en seal de aprobacin. 12. Enva las Solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales aprobadas al Analista de Administracin de Personal. 13. Elabora comunicacin a la Coordinacin de Nmina Corporativa, indicando los montos aprobados a cada trabajador para su respectivo proceso de pago. COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA: 14. Recibe comunicacin y procesa los Anticipos de Prestaciones Sociales. 15. Emite listados de nmina de Anticipo de Prestaciones Sociales, recibos y carta al banco indicando los montos a depositar en las cuentas bancarias de los trabajadores solicitantes. 16. Enva al Analista de administracin de Personal los recibos de Anticipos sobre Prestaciones Sociales a travs del sistema de nmina. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 17. Recibe a travs del Sistema de Nmina, recibos de Anticipos de Prestaciones Sociales y los imprime. 18. Entrega los recibos a los trabajadores y les solicita la firma en seal de conformidad. 19. 22.Archiva los listados de nminas en carpeta y la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales, documentacin anexa y recibos en el expediente del trabajador.

DESCRIPCION DE FORMULARIOS: INFORME DE NOVEDADES SEMANAL


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Este formulario es utilizado por los supervisores de los diferentes departamentos, para reportar las novedades para el pago de nmina de los trabajadores, al departamento de Administracin de Personal. Es de tamao oficio (21,5 X 32,5 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y dos copias. Su distribucin es: Original: Copia 1: Copia 2: Departamento de Administracin de Personal Unidad de Origen Coordinacin Corporativa de Nmina

A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PERIODO N : Se indica el nmero de la semana o mes que se est reportando. DESDE: Se indica la fecha de inicio del perodo que se est reportando. HASTA: Se indica la fecha de finalizacin del perodo que se est reportando. EMPLEADOS / OBREROS: Se marca con una X si el reporte corresponde a la nmina de empleados u obreros. FECHA: Se indica el da, mes y ao en el cual se elabora el reporte. DIVISION: Se escribe el nombre de la divisin (de Manpa) a la cual pertenecen los trabajadores que se reportan en el formulario. GERENCIA: Se escribe el nombre de la gerencia a la cual pertenecen los trabajadores que se reportan en el formulario. DEPARTAMENTO / SECCION: Se escribe el nombre del departamento o seccin a la cual pertenecen los trabajadores que se reportan en el formulario. FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. DESCRIPCION DE FORMULARIOS: INFORME DE NOVEDADES SEMANAL
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10. NOMBRE DEL TRABAJADOR: Se escribe el nombre y apellido del trabajador que se reporta. 11. CODIGO DEL CONCEPTO: Se escribe el nmero del concepto que identifica la novedad en que est involucrado el trabajador reportado (Ver tabla de conceptos anexa). 12. DETALLES DE LA SEMANA (HORAS / DIAS): Se indica en el da correspondiente a la novedad a reportar el total de horas / das afectados de la semana, nmero del nivel del tabulador y el total de ajuste en bolvares del trabajador reportado. 13. CUOTA: Se indica la cantidad en bolvares del concepto a procesar. 14. SALDO: Se indica la cantidad en bolvares del saldo (cuando el concepto lo maneja). 15. OBSERVACIONES: Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a las novedades reportadas. 16. FIRMA DEL SUPERVISOR: Firma del supervisor que elabora el formulario. 17. FIRMA DEL JEFE / GERENTE: Firma del jefe o gerente de rea, que autoriza las novedades de nmina. 18. FIRMA DEL JEFE DEL DPTO. DE ADMON. DE PERSONAL: Firma del jefe de Administracin de Personal en seal de revisado.

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: RESUMEN DE VARIACIONES DE PERSONAL Este formulario es utilizado por los analistas de Administracin de Personal, para reportar las variaciones que afectan las jornadas para el pago de nmina de los trabajadores, a la Coordinacin Corporativa de Nmina. Es de tamao oficio (21,5 X 32,5 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia. Su distribucin es: Original: Copia : Coord. Corporat. de Nmina Dpto. Administracin de Personal

A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. CLASIFICACION DE LA NOMINA: Se indica con una X si los trabajadores que se reportan corresponden a la nmina de obreros o empleados, Tipo de Nomina: se escribe la letra que indica el tipo de nmina, Compaa: se escribe el nmero que corresponde a la compaa, Clase: se escribe el nmero que indica clase de nmina, Lugar: se escribe el nmero que indica la ciudad donde se encuentra ubicada geogrficamente la compaa. 2. FECHA DE ELABORACION: Se indica el da, mes y ao de elaboracin del reporte. 3. NUMERO DE PAGINAS: Se identifica el nmero de pgina de un nmero total hojas reportadas. 4. SEMANA / QUINCENA: Se indica el nmero de la semana o mes que se est reportando. 5. N: Se indica el nmero de reportes elaborados durante el periodo (cada reporte puede contener varias pginas). 6. FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. 7. NOMBRE DEL TRABAJADOR: Se escribe el nombre y apellido del trabajador que se reporta. 8. PERMISO: Si es ms de un da se marca con una X, donde indica das y se llena el campo de fechas (desde / hasta); si es de menos de ocho horas, se marca con una X donde indica horas y se llena el campo donde dice (desde las / hasta las), donde indica Cdigo Concepto, se coloca el nmero que identifica al concepto reportado.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: RESUMEN DE VARIACIONES DE PERSONAL 9. REPORTE DE INASISTENCIA: Se escribe el lapso de tiempo que comprende la inasistencia; en nmero de das, cantidad de horas y lapso que corresponde a la semana o mes que se reporta, colocando el nmero que indica el motivo de la inasistencia segn leyenda especificada en el formulario. 10. OTROS CONCEPTOS DE LA NOMINA: Se identifica el cdigo de otros conceptos de la nmina, expresado en cantidades, cuotas y/o saldos, as como monto en bolvares. 11. OBSERVACIONES: Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a las variaciones reportadas. 13. ELABORADO POR: Firma del analista que elabora el reporte. 14. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL: Firma el Jefe de Administracin de Personal en seal de aprobacin.

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: CAMBIO DE GRUPO DE TRABAJO Este formulario es utilizado por los supervisores de los diferentes departamentos, para reportar los cambios de grupos de trabajo de los trabajadores a su cargo, al departamento de Administracin de Personal. Es de tamao carta (21,5 X 27,9 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y dos copias. Su distribucin es: Original: Dpto. Administracin de Personal Copia 1: Unidad de origen Copia 2: Coordinacin Corp. de Nmina A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. FECHA: Se indica el da, mes y ao en que se elabora el formulario Cambio de Grupo de Trabajo. 2. DEPARTAMENTO: Se escribe el nombre del departamento al cual pertenecen los trabajadores que se reportan en el formulario. 3. SECCION: Se escribe el nombre de la seccin a la cual pertenecen los trabajadores que se reportan en el formulario. 4. SEMANA / QUINCENA: Se indica la fecha de inicio y termino de la semana o mes correspondiente, al perodo de nmina, y nmero que lo idenfica. 5. PERMANENTE / TEMPORAL: Indica la condicin del cambio de grupo. 6. FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. 7. NOMBRE DEL TRABAJADOR: Se escribe el nombre y apellido del trabajador que se reporta. 8. GRUPO DE HORARIO: Se escribe la letra que identifica el tipo de rotacin por turno para el cual va a ser cambiado el trabajador reportado. 9. DURACION: SEMANA / N DE HORAS: Si el cambio de grupo es toda la semana marcar con una X , si es menos de una semana colocar en el campo Nmero de Horas, la cantidad de horas. DESCRIPCION DE FORMULARIOS: CAMBIO DE GRUPO DE TRABAJO
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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10. PERIODO: DESDE / HASTA: Se indica la fecha de inicio y termino del cambio de grupo. 11. GRUPO ANTERIOR: Se escribe la letra que identifica el tipo de rotacin o grupo anterior del trabajador reportado 12. SUPERVISOR: Firma el supervisor que aprueba el cambio de grupo de trabajo.

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE CAMBIO Este formulario es utilizado por los diferentes departamentos, para reportar los cambios de los trabajadores referente a: sueldos, salarios, cargos, transferencias, promociones y otros que se consideren necesarios, a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. Es de tamao carta (21,5 X 27,9 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y dos copias. Su distribucin es: Original: Expediente Copia Azul: Consecutivo Administracin de Personal Copia Rosada: Unidad de Origen A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. CAMBIO DE SUELDO O SALARIO: Marcar con una X, si la modificacin obedece a cambio de sueldo o salario del trabajador. 2. TRANSFERENCIA: Marcar con una X, si el trabajador es transferido a otra unidad. 3. PROMOCION: Marcar con una X, si el trabajador es promovido de cargo. 4. OTROS: Marcar con una X, si la modificacin o cambio que se propone son diferentes a los anteriormente enmarcados. 5. FECHA: Se indica el da, mes y ao de elaboracin de la solicitud. 6. APELLIDOS Y NOMBRES: Colocar apellidos y nombres del trabajador a quien se le solicita el cambio. 7. FECHA DE INGRESO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador comenz a prestar sus servicios a la empresa. 8. Nro. DE FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. 9. C.I. N : Se indica el nmero de cdula de identidad del trabajador objeto de cambio.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIN DE PERSONAL

DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE CAMBIO SITUACION ACTUAL 10. DIVISION: Se escribe el nombre de la divisin de Manpa a la cual pertenece el trabajador. 11. GCIA: Se escribe el nombre de la gerencia a la cual pertenece el trabajador objeto de cambio. 12. DPTO / SECCION: Se escribe el nombre del departamento o seccin a la cual pertenece el trabajador objeto de cambio. 13. CODIGO DPTO / SECCION: Se escribe el nmero que identifica al departamento o seccin a la cual pertenece el trabajador objeto de cambio. 14. CARGO: Se indica el nombre del cargo que desempea el trabajador objeto de cambio. 15. COD. CARGO: Se escribe el nmero que identifica al cargo que desempea el trabajador objeto de cambio. 16. NIVEL TABULADOR: Se indica el nmero que identifica el nivel del cargo dentro del tabulador. 17. EMPLEADO: Marcar con una X, si el cargo corresponde a la nmina de empleados. 18. OBRERO: Marcar con una X, si el cargo corresponde a la nmina de obreros. 19. SUELDO / SALARIO: Se indica la cantidad en bolvares, correspondiente al sueldo o salario del trabajador objeto de cambio. 20. PLAN / FONDO AHORRO: Se indica la cantidad en bolvares, correspondiente al Plan o Fondo de Ahorro del trabajador objeto de cambio. 21. TOTAL INGRESOS: Se indica el resultado de sumar sueldo ms plan o fondo de ahorro. 22. JEFE DE DEPARTAMENTO: Firma el jefe de departamento que solicita el cambio de condicin del trabajador. 23. GERENTE I : Firma el gerente de rea que solicita el cambio de condicin del trabajador. DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE CAMBIO
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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24. GERENTE II: Firma el gerente general o de operaciones que solicita el cambio de condicin del trabajador. 25. VICEPRESIDENTE: Firma el vicepresidente de divisin que solicita el cambio de condicin del trabajador. SITUACION PROPUESTA 26. DIVISION: Se escribe el nombre de la divisin propuesta a la cual debe asignarse el trabajador objeto de cambio. 27. GCIA: Se escribe el nombre de la gerencia propuesta a la cual debe pertenecer el trabajador objeto de cambio. 28. DPTO / SECCION: Se escribe el nombre del departamento o seccin propuesto al cual debe pertenecer el trabajador objeto de cambio. 29. CODIGO DPTO / SECCION: Se escribe el nmero que identifica al departamento o seccin propuesto al cual debe pertenecer el trabajador objeto de cambio. 30. CARGO: Se indica el nombre del cargo que se propone para el trabajador objeto de cambio. 31. COD. CARGO: Se escribe el nmero que identifica al cargo propuesto para el trabajador objeto de cambio. 32. NIVEL TABULADOR: Se indica el nmero que identifica el nivel del cargo propuesto dentro del tabulador. 33. EMPLEADO: Marcar con una X, si el cargo propuesto corresponde a la nmina de empleados. 34. OBRERO: Marcar con una X, si el cargo propuesto corresponde a la nmina de obreros. 35. SUELDO / SALARIO: Se indica la cantidad en bolvares, correspondiente al sueldo o salario propuesto para el trabajador objeto de cambio. 36. PLAN / FONDO AHORRO: Se indica la cantidad en bolvares, correspondiente al Plan o Fondo de Ahorro propuesto para el trabajador objeto de cambio.

DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE CAMBIO


Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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37. TOTAL INGRESOS: Se indica el resultado de sumar sueldo propuesto ms plan o fondo de ahorro propuesto. 38. TOTAL AUMENTO (% / Bs.): Se indica el incremento propuesto para el trabajador en porcentaje y cantidad en bolvares con respecto a la situacin actual. 39. JEFE DE DEPARTAMENTO: Firma el jefe de departamento que solicita o conforma el cambio de condicin del trabajador. 40. GERENTE I : Firma el gerente de rea que aprueba el cambio de condicin del trabajador. 41. GERENTE II : Firma el gerente general o de operaciones que aprueba el cambio de condicin del trabajador. 42. VICEPRESIDENTE: Firma el vicepresidente de divisin que aprueba el cambio de condicin del trabajador. 43. OBSERVACIONES: Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a las al cambio de la situacin propuesta. PARA USO DE RELACIONES INDUSTRIALES 44. RECIBIDO; (FIRMA Y FECHA): Firma el Analista de Administracin de Personal o Jefe de Administracin de Personal, y coloca el da, mes y ao en que recibe la Solicitud de Cambio. 45. FECHA ULTIMO AUMENTO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador recibi aumento de sueldo o salario, inmediatamente anterior al que se est proponiendo. 46. FECHA DE VIGENCIA: Se indica el da, mes y ao en que debe hacerse efectivo el cambio, una vez aprobado. 47. PROCESADO EN NOMINA (FIRMA Y FECHA): Firma el coordinador corporativo de nmina o nominista que procesa en el sistema de nmina la Solicitud de cambio y coloca el da, mes y ao en que lo realiza.

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Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE CAMBIO 48. OBSERVACIONES: Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente al cambio o situacin propuesta. 49. JEFE ADMON. PERSONAL: Firma el Jefe de Administracin de Personal en seal de confirmacin. 50. GERENTE RR.II.: Firma el Gerente de Relaciones Industriales (en la divisin donde exista este cargo) en seal de confirmacin. 51. COORD. COMPENSACION Y BENEF.: Firma el Coordinador Corporativo de Compensacin y Beneficios en seal de haber analizado la situacin propuesta. 52. GTE. CORP. RR.HH.: Firma el Gerente de Corporativo de Recursos Humanos en seal de aprobacin.

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Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE VACACIONES Este formulario es utilizado por los diferentes departamentos, para solicitar las vacaciones del personal a su cargo, ante el departamento de Administracin de Personal. Sus medidas son 19,6 X 13,7 cms, est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia. Su distribucin es: Original:Administracin de Personal Copia : Unidad Solicitante A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. FECHA: Se indica el da, mes y ao de elaboracin de la solicitud. 2. GERENCIA / DEPARTAMENTO Se escribe el nombre de la gerencia o departamento a la cual pertenece el trabajador objeto de la solicitud. 3. FECHA DE SALIDA: Se indica el da, mes y ao del inicio de las vacaciones solicitadas. 4. NOMBRE DEL TRABAJADOR: Colocar apellidos y nombres del trabajador quien se le solicita las vacaciones. 5. FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. 6. FECHA DE INGRESO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador comenz a prestar sus servicios a la empresa. 7. VACACIONES CORRESPONDIENTES AL AO: Se indica el ao al cual corresponde el periodo de vacaciones a disfrutar. 8. FECHA DE REINTEGRO: Se indica el da, mes y ao que regresa a laborar el trabajador. 9. OBSERVACIONES: Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a las vacaciones solicitadas. 10. SOLICITADO POR / TRABAJADOR: Firma el trabajador que solicita las vacaciones.

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Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE VACACIONES 11. ACEPTADO POR / SUPERVISOR: Firma del supervisor inmediato del trabajador que solicita las vacaciones. 12. APROBADO POR / GERENTE DE AREA: Firma del gerente de rea a la cual est adscrito el trabajador que solicita las vacaciones, en seal de aprobacin. 13. PROCESADO POR / ADMON. DE PERSONAL: Firma el Jefe de Administracin de Personal en seal de conformidad.

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Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD Y CONTROL DE EGRESO Este formulario es utilizado por los diferentes departamentos, para solicitar al departamento de Administracin de Personal, el egreso de trabajadores y llevar un control de la informacin de trabajadores egresados, que permita conocer su desempeo laboral y las causas del egreso. Es de tamao carta (21,5 X 27,9 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia. Su distribucin es: Original:Relaciones Industriales o Admn. de Personal Copia: Unidad de Origen A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. FOTO: En este espacio se coloca una foto del trabajador egresado. APELLIDO(S): Se escribe el o los apellidos del trabajador egresado. NOMBRE(S): Se escribe el o los nombres del trabajador egresado. CEDULA DE IDENTIDAD: Se indica el nmero de cdula de identidad del trabajador en cuestin. FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. MOTIVO DEL EGRESO: Se escribe el motivo por el cual el trabajador deja de prestar sus servicios a la empresa. FECHA EGRESO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador deja a prestar sus servicios a la empresa. DEPARTAMENTO: Se escribe el nombre del departamento en que el trabajador prest sus servicios antes de su egreso. CARGO: Se escribe el nombre del ltimo cargo que ocup dentro de la empresa el trabajador egresado.

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Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD Y CONTROL DE EGRESO 10. SUELDO O SALARIO: Se escribe la cantidad en bolvares del ltimo sueldo o salario percibido por trabajador egresado. 11. EVALUACION DEL SUPERVISOR: Esta seccin es utilizada para plasmar la evaluacin realizada por el supervisor, en donde se representa el desempeo y conducta presentada por el trabajador durante su permanencia en la empresa. 12. OBSERVACIONES DEL SUPERVISOR: En este espacio el supervisor debe escribir cualquier comentario u observaciones que considere conveniente referente al desempeo o conducta del trabajador egresado. 13. OBSERVACIONES (EN CASO DE RENUNCIA): El trabajador describe en este espacio cualquier comentario, o razn por la cual el presenta su renuncia a la empresa. 14. FIRMA DEL SUPERVISOR: Firma el supervisor inmediato del trabajador . 15. FIRMA GERENTE DE AREA: Firma el gerente de rea a la cual est adscrito el trabajador. 16. FIRMA DEL TRABAJADOR: Firma el trabajador (solo en caso que el trabajador renuncie). PARA SER UTILIZADO TRABAJADOR) POR RELACIONES INDUSTRIALES (DATOS DEL

17. FECHA DE INGRESO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador comenz a prestar sus servicios a la empresa. 18. CARGO INICIAL: Se escribe el nombre del primer cargo que desempe el trabajador dentro de la empresa. 19. OBSERVACIONES DE ADMINISTRACION DE PERSONAL: En este espacio el Jefe de Administracin de Personal debe escribir cualquier comentario u observacin que considere conveniente, referente a la conducta e historial del trabajador dentro de la empresa, durante el tiempo en que prest sus servicios. 20. VERIFICADO POR: Firma el Analista de Administracin de Personal en seal de haber verificado la informacin. DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD Y CONTROL DE EGRESO
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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21. CONFORMADO POR; Firma el Jefe de Administracin de Personal en seal de conformacin.

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE LIQUIDACION POR TERMINACION DE LA RELACION LABORAL Este formulario es utilizado por el Jefe de Administracin de Personal, para solicitar a la Coordinacin Corporativa de Nmina, el clculo de la Liquidacin de las Prestaciones Sociales, por terminacin de la relacin laboral. Es de tamao carta (21,5 X 27,9 cms), est impreso en color negro, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia. Su distribucin es: Original:Coordinacin Corp.Nmina Copia: Departamento Admn. de Personal A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. FECHA: Se indica el da, mes y ao en el cual se elabora la Solicitud de Liquidacin por Terminacin de la Relacin de Trabajo.

CODIGOS DEL SISTEMA 2. 3. 4. 5. 6. 7. COMPAA: Se escribe el nmero que corresponde a la compaa en el sistema de nmina TIPO: Se escribe la letra que indica el tipo de nmina en el sistema. CLASE: Se escribe el nmero que indica clase de nmina en el sistema. LUGAR: Se escribe el nmero que indica en el sistema de nmina, la ciudad donde se encuentra ubicada geogrficamente la compaa. LIQUIDACION PROMETIDA PARA FECHA: Se indica el da, mes y ao en que se debe cancelar las prestaciones sociales al trabajador. NOMBRE Y APELLIDO: Se escribe el nombre y apellido del trabajador que se le est solicitando la liquidacin de prestaciones sociales. DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE LIQUIDACION POR TERMINACION DE LA RELACION LABORAL
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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8. 9.

FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. CEDULA DE IDENTIDAD: Se indica el nmero de cdula de identidad del trabajador en cuestin.

10. FECHA DE EGRESO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador deja de prestar sus servicios a la empresa. 11. CODIGO DE EGRESO: Se indica el nmero de cdigo que identifica la causa del egreso. 12. IMPUTA PREAVISO EN ANTIGEDAD (SI / NO): Se marca con una X si el preaviso debe o no ser computado para la liquidacin de las prestaciones sociales. ASIGNACION Y DEDUCCIONES VARIABLES 13. CODIGO: Se indica el cdigo del concepto que se solicita procesar en la liquidacin. 14. NOMBRE DEL CONCEPTO: Se describe el nombre del concepto que se solicita procesar en la liquidacin. 15. CANTIDAD: Se indica la cantidad en nmero de das o de horas a cancelar por el concepto descrito. 16. BOLIVARES: Se indica el monto en bolvares a cancelar por el concepto descrito. 17. OBSERVACIONES: Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente al pago de la liquidacin de prestaciones sociales. 18. JEFE DE DPTO. DE ADMINISTRACION DE PERSONAL (FIRMA Y FECHA DE ENVIADO): Firma el Jefe de Administracin de Personal, indicando el da, mes y ao de envo de la Solicitud de Liquidacin por Terminacin de la Relacin de Trabajo. 19. CORDINADOR CORP. NOMINA (FIRMA Y FECHA DE RECIBIDO): Firma el Coordinador Corporativo de Nmina, indicando el da, mes y ao en que recibe la Solicitud de Liquidacin por Terminacin de la Relacin de Trabajo.

DESCRIPCION DE FORMULARIOS: PERMISO


Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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Este formulario es utilizado por los jefes de departamento y/o seccin, para autorizar la salida, entrada o permanencia en planta del personal a su cargo, fuera de los horarios establecidos. Es de medidas 21,5 X 14,5 cms, est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y dos copias. Su distribucin es: Original:Departamento de Administracin de Personal Copia 1: Departamento de Seguridad Industrial Copia 2:Unidad de Origen A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. 2. FECHA: Se indica el da, mes y ao en el cual se elabora el formulario Permiso. MOTIVO: Marcar con una X si el permiso es para ausentarse del trabajo antes de la hora de salida o si es para permanecer en planta, despus de la hora de salida.

PARA SER LLENADO POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO O SECCION 3. 4. 5. 6. 7. 7. NOMBRE: Se escribe el nombre y apellido del trabajador autorizado. FICHA N: Se indica el nmero de ficha que identifica al trabajador autorizado. DEPARTAMENTO: Se escribe el nombre del departamento al cual pertenece el trabajador autorizado. SECCION: Se escribe el nombre de la seccin al cual pertenece el trabajador autorizado. CAUSA DEL PERMISO: Se escribe el motivo por el cual se autoriza al trabajador a salir, entrar o permanecer en planta fuera de su horario establecido. DURACION DEL PERMISO: Si es ms de un da, se marca con una X donde indica das, y se llena el campo de fechas (desde / hasta); si es de menos de ocho horas, se marca con una X donde indica horas, y se llena el campo donde dice (desde / hasta). DESCRIPCION DE FORMULARIOS: PERMISO 9. OBSERVACIONES:
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente, referente al permiso otorgado. 10. FIRMA DEL TRABAJADOR: Firma el trabajador autorizado. 11. FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO O SECCION: Firma el jefe del departamento o seccin al cual pertenece el trabajador autorizado. PARA SER LLENADO POR ADMINISTRACION DE PERSONAL 12. PERMISO: REMUNERADO / NO REMUNERADO: Marcar con una X si el permiso es remunerado o no. 13. FIRMA DEL JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL: Firma el Jefe de Departamento de Administracin de Personal. PARA SER LLENADO EN VIGILANCIA 14. DESDE (HORA) : Hora en que comienza efectivamente en vigilancia principal, el permiso para salir o entrar el trabajador autorizado para ello. 15. FIRMA DEL VIGILANTE DE SEGURIDAD: Firma el vigilante de seguridad, de guardia en la puerta de entrada principal de la planta, cuando comienza el permiso para la salida o entrada del trabajador autorizado. 16. HASTA (HORA) : Hora en que finaliza efectivamente en vigilancia principal la duracin del permiso para salir o entrar el trabajador autorizado. 17. FIRMA DEL VIGILANTE DE SEGURIDAD: Firma el vigilante de seguridad de guardia, en la puerta de entrada principal de la planta, cuando termina el permiso para la salida o entrada del trabajador autorizado.

Elaborado Por:

Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: PERMISO DE TRASLADO INTERNO Este formulario es utilizado por los Supervisores para otorgar permiso a sus trabajadores, para trasladarse fuera de su rea de trabajo dentro de las instalaciones de la Empresa. Es de tamao carta (12 X 13 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original. Su distribucin es: Original:Departamento Emisor A continuacin se describen los campos a ser llenados: FECHA: El Supervisor indica el da, mes y ao en el cual el trabajador solicita el permiso. 2. FICHA: El Supervisor indica el nmero de ficha que identifica al trabajador dentro de la empresa. 3. NOMBRE Y APELLIDO: El Supervisor indica el Nombre y Apellido del trabajador que solicita el permiso. 4. SECCION: El Supervisor indica la seccin o departamento al cual pertenece el trabajador. 5. ESTA AUTORIZADO PARA IR: El Supervisor indica el rea, departamento o lugar hacia donde se dirigir el trabajador. 6. MOTIVO: El Supervisor indica el motivo por el cual el trabajador se ausentar de su rea de trabajo. 7. HORA DE SALIDA: El Supervisor indica la hora en que el trabajador se ausenta de su rea de trabajo. 8. HORA DE RETORNO: El Supervisor indica, cuando el trabajador retorna a su lugar de trabajo, la hora en que lo hizo. 9. TIEMPO DE AUSENCIA: El Supervisor indica el nmero de horas o minutos que el trabajado estuvo ausente de su rea de trabajo. 10. FICHA: El Supervisor indica su nmero de ficha que lo identifica dentro de la empresa. 11. NOMBRE DEL SUPERVISOR: El Supervisor indica su Nombre y Apellido.
1.

ANOTACIONES DEL DEPARTAMENTO VISITADO


12. HORA SAL.: La persona visitada indica la hora en que el trabajador sali del

departamento o rea visitada.


Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: PERMISO DE TRASLADO INTERNO


13. OBSERVACIONES: La persona visitada indica cualquier observacin con respecto a

lo motivo de la visita por parte del trabajador. 14. FICHA: La persona visitada coloca su nmero de ficha que lo identifica dentro de la empresa. 15. NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA VISITADA: La persona visitada indica su nombre y apellido y firma.

Elaborado Por:

Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: REPORTE DE RETARDO Este formulario es utilizado por los vigilantes de seguridad, de guardia en la puerta principal de entrada a la planta, para reportar al personal nomina diaria que llegue despus de diez (10) minutos del horario de entrada y no est autorizado para ello. Es de medidas 17 X 11 cms, est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia. Su distribucin es: Original: Departamento de Administracin de Personal Copia 1: Dpto. al cual est adscrito el trabajador A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. FECHA: Se indica el da, mes y ao en el cual se elabora el formulario Reporte de Retardo. DEPARTAMENTO / SECCION: Se escribe el nombre del departamento o seccin al cual pertenece el trabajador reportado. FICHA: Se indica el nmero de ficha asignado al trabajador que se reporta. APELLIDOS Y NOMBRES: Se escribe los apellidos y nombres del trabajador que se reporta. HORA DE ENTRADA: Se indica la hora de llegada del trabajador a planta. TIEMPO DE RETARDO: En este espacio se indica las horas o minutos de retardo, contados a partir de su horario de entrada correspondiente. AUTORIZO EL SUPERVISOR INMEDIATO SU ENTRADA A PLANTA: (SI / NO): Marcar con una X si el supervisor inmediato autoriz o no la entrada a planta del trabajador reportado. NOMBRE DEL SUPERVISOR INMEDIATO: Se escribe el nombre del supervisor que autoriz la entrada a planta del trabajador reportado. EXTENSION TELEFONICA: Se indica el nmero de la extensin telefnica del supervisor que autoriz la entrada del trabajador reportado.
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03 Aprobado:

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: REPORTE DE RETARDO 10. FIRMA DEL TRABAJADOR: Firma el trabajador reportado. 11. FIRMA DEL VIGILANTE DE SEGURIDAD: Firma el vigilante de seguridad que llen el formulario.

Elaborado Por:

Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: REPORTE DE INASISTENCIA Y ENTREVISTA Este formulario es utilizado por los supervisores de los diferentes departamentos o secciones para entrevistar a aquellos trabajadores que falten a su lugar de trabajo, sin la debida autorizacin y notificar al departamento de Administracin de Personal. Es de medidas 21 X 14,5 cms, est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia. Su distribucin es: Original: Departamento de Administracin de Personal Copia 1: Unidad de Origen A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. FECHA: Se indica el da, mes y ao en el cual se elabora el formulario Reporte de Inasistencia y Entrevista. NOMBRE DEL TRABAJADOR: Se escribe el nombre y apellido del trabajador entrevistado. FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. CARGO: Se escribe el nombre del cargo que ocupa dentro de la empresa el trabajador entrevistado. DEPARTAMENTO: Se escribe el nombre del departamento al cual pertenece el trabajador entrevistado. SECCION: Se escribe el nombre de la seccin al cual pertenece el trabajador entrevistado. TIEMPO DE INASISTENCIA (DIAS / HORAS) ( DEL / AL): Se indica el lapso de tiempo que comprende la inasistencia, en nmero de das, cantidad de horas y lapso que comprende la semana. EL TRABAJADOR MANIFIESTA: Se escribe la exposicin de motivo del trabajador, justificando su ausencia y las causas por la cual incurri en la misma. OBSERVACIONES: En este campo escribe el supervisor cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a la inasistencia del trabajador.

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: REPORTE DE INASISTENCIA Y ENTREVISTA 10. PRESENTO CONSTANCIA LEGAL (SI / NO): Marcar con una X si el trabajador present constancia legal o no. 11. FIRMA DEL TRABAJADOR: Firma el trabajador en seal de conformidad. 12. FIRMA SUPERVISOR INMEDIATO: Firma el supervisor inmediato del trabajador que elabora el formulario de Reporte de Inasistencia y Entrevista. PARA SER LLENADO EN ADMINISTRACION DE PERSONAL 13. AUSENCIA (JUSTIFICADA / INJUSTIFICADA / CONTRATO COLECTIVO CLAUSULA / REMUNERADA): Marca con una X el tipo de ausencia indicada en el formulario, y si la misma debe ser remunerada o no. 14. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL: Firma el Jefe de Administracin de Personal.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIN DE PERSONAL

DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Este formulario es utilizado por los trabajadores, para solicitar anticipo de prestaciones sociales al Departamento de Administracin de Personal. Es de tamao carta (21,5 X 27,9 cms), est impreso en color azul, elaborado en papel bond, base 16, color blanco. Consta de un original. Su distribucin es: Original:Departamento Administracin de Personal A continuacin se describen los campos a ser llenados: 1. FECHA: Se indica el da, mes y ao en el cual el trabajador solicita el anticipo de prestaciones sociales. 2. DIVISION: Se escribe el nombre de la divisin (de Manpa) a la cual pertenece el trabajador que solicita el anticipo de prestaciones sociales. 3. N DE FICHA: Se indica el nmero que identifica al trabajador dentro de la empresa. 4. NOMBRE DEL TRABAJADOR: Se escribe el nombre y apellido del trabajador que solicita el anticipo. 5. DEPARTAMENTO: Se escribe el nombre del departamento al cual pertenece el trabajador que solicita el anticipo. 6. CARGO: Se indica el nombre del cargo que desempea el trabajador dentro de la empresa. 7. CEDULA DE IDENTIDAD: Se indica el nmero de cdula de identidad del trabajador que solicita el anticipo. 8. FECHA DE INGRESO: Se indica el da, mes y ao en que el trabajador comenz a prestar sus servicios a la empresa. 9. DIRECCION DE HABITACION: Se escribe la direccin donde reside el trabajador que solicita el anticipo. 10. MONTO SOLICITADO: Se escribe la cantidad de bolvares solicitados en letra y nmero.

Elaborado Por:

Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

Aprobado:

Div. Higinicos Ruth Sanchez

Div. Papel IEE Ruben Tallaferro

Div. Conversin William Gonzlez

Gcia. Corp. RR.HH. Rosa Olivar

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIN DE PERSONAL

DESCRIPCION DE FORMULARIOS: SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES 11. DESTINO DEL ANTICIPO SOBRE PRESTACIONES SOCIALES: Se describe el motivo por el cual es solicitado el anticipo de prestaciones sociales. 12. NOMBRE DEL CONYUGE: Se escribe el nombre del cnyuge del trabajador solicitante. 13. CEDULA IDENTIDAD CONYUGE: Se indica el nmero de cdula de identidad del cnyuge del trabajador solicitante. 14. FIRMA DEL TRABAJADOR: Firma el trabajador en seal de conformidad.

Elaborado Por:

Fecha de Vigencia: D M A 01 08 03

Aprobado:

Div. Higinicos Ruth Sanchez

Div. Papel IEE Ruben Tallaferro

Div. Conversin William Gonzlez

Gcia. Corp. RR.HH. Rosa Olivar