METALES DEL ORIENTE S.A. CARTA DE CONTROL INTERNO EXAMEN AL EJERCICIO 2,005 I.

ANTECEDENTES

La auditoria se ha efectuado a solicitud de la empresa Metales Del Oriente S.A. y de acuerdo a lo pactado contractualmente con fecha 03 de Abril del 2,006. La auditoria comprende el examen a los estados financieros del Ejercicio 2,005, as como de la informacin complementaria, con el propsito de emitir nuestra opinin profesional sobre su confiabilidad, enmarcndonos dentro de las normas de auditoria generalmente aceptadas. II. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la evaluacin de riesgos y los controles internos se detectaron observaciones, las mismas que con sus respectivas recomendaciones se enuncian ms adelante, a efectos que la alta direccin de la empresa se sirva disponer las acciones necesarias para su superacin. A. SISTEMA CONTABLE 1.Necesidad de implementar un sistema de contabilidad de costos. La empresa viene determinando su costo de produccin bajo la modalidad de acumulaciones globales en forma mensual, de la materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin, lo cual, no se enmarca dentro de un sistema de contabilidad de costos, y por consiguiente, le resta confiabilidad. La causa se debe a que la administracin desde aos anteriores no ha considerado prioritario establecer un sistema de costos, por cuanto los precios de sus productos los fija en funcin a la competencia.

RECOMENDACIN Consideramos, que teniendo en cuenta el crecimiento importante que ha experimentado la empresa en los ltimos 2 aos, se hace necesario y de urgencia que la administracin estudie la posibilidad de implementar un sistema de contabilidad de costos, que incluya entre otros aspectos, registros auxiliares y diseo de documentos para el control de los costos de la materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin usados en la produccin, as como la emisin de reportes peridicos. Esto permitir Obtener informacin confiable del costo de produccin unitario Para la toma de decisiones, en cuanto a precios de venta, reduccin de costos, apoyo o eliminacin de algunas lneas de productos. 2. Se debe brindar apoyo con personal contable para actualizar los Libros auxiliares de contabilidad. El efecto es que se viene generando demoras en la formulacin de los estados financieros mensuales, as como en los anlisis correspondientes. La Gerencia estuvo de acuerdo con nosotros en hacer un esfuerzo para contratar un auxiliar contable. RECOMENDACIN Que la administracin de la empresa se sirva contemplar el apoyo con personal contable para actualizar a la brevedad posible los libros y registros auxiliares atrasados. B. CONTROL INTERNO CAJA Y BANCOS 3. Evitar pagos en efectivo, tomando dinero de las cobranzas diarias. Hemos observado que en forma frecuente la empresa viene utilizando los fondos de las cobranzas de las ventas al contado para efectuar diversos pagos, ya sea compra de materiales y/o gastos administrativos, lo cual, no es una prctica sana en el manejo de los fondos, ya que produce como efecto el debilitamiento del control interno.

La causa se debe a la falta de directivas internas para el manejo y control de los fondos en general. RECOMENDACIN Que la Administracin de la empresa se sirva disponer lo siguiente: a.Que como medida de control interno, el dinero producto de las cobranzas sea depositado en forma intacta y dentro de las 24 horas en bancos. Que asimismo, en lo sucesivo todos los gastos mayores a S/. 500, deberan pagarse con cheque. Que la Gerencia de Finanzas, en coordinacin con el Jefe de Contabilidad elabore una directiva interna que contenga normas y procedimientos para el manejo y control de los fondos, la misma que deber ser aprobada por la Gerencia General.

b.c.-

4.

Manejo y control del fondo fijo requiere regularse mediante normas internas Con motivo de nuestra evaluacin del control interno y arqueo del fondo fijo de S/. 4,000, asignado a la Gerencia de Finanzas, hemos observado a.b.Que existen vales provisionales pendiente de liquidar, cuya antigedad alcanza hasta los 60 das. Que algunos desembolsos exceden el tope mximo de S/. 500, establecido mediante memorando por la Gerencia de Finanzas. Que en general los vales provisionales carecen de numeracin. Que se ha encontrado un valedor S/. 500.00, por adelanto de sueldo, sin autorizacin del Contador y otro por S/. 350.00, que no menciona el concepto de desembolso.

c.d.-

Las deficiencias antes mencionadas, debilitan el control interno, generando inclusive problemas de liquidez del fondo fijo.

La causa se debe a la ausencia de una directiva interna que contenga normas y procedimientos para el manejo y control del fondo fijo. RECOMENDACIN Que la Gerencia de Finanzas se sirva elaborar una directiva interna que contenga normas y procedimientos para el manejo y control del fondo fijo, que incluya naturaleza del fondo, tope individual mximo para cada desembolso, funcionarios titulares y suplentes para autorizar gastos, plazo mximo para liquidar vales Provisionales, etc. Dicha Directiva deber ser aprobada por la Gerencia General. 5. Es necesario establecer separacin de funciones y una poltica de rotacin de vendedores-cobradores Se aprecia que la modalidad de ventas al crdito, se realiza a travs de vendedores-cobradores, a quines la Gerencia de Ventas desde hace 5 aos le ha asignado sus respectivas zonas de influencia. Por principio del control interno, consideramos inadecuado que los mismos vendedores sean cobradores, as como mantenerlos por mucho tiempo en determinada ruta, ya que, por la demasiada familiaridad con el cliente podra generarse anormalidades en la gestin de ventas y cobranzas, con el consiguiente incremento de las deudas morosas. El Gerente de Ventas y el Gerente de Finanzas, coincidieron en manifestarnos, que las razones por las cuales se mantena invariable la asignacin de zonas, era para lograr mayor eficiencia en el desempeo de los vendedores-cobradores; sin embargo, estaban dispuestos a introducir algunas modificaciones. RECOMENDACIN Que la Administracin de la empresa de acuerdo a sus posibilidades, estudie la factibilidad de que los vendedores no realicen labores de cobranzas, separando sus funciones. Asimismo, se implemente progresivamente una poltica de rotacin de vendedores y/o cobradores.

ACTIVOS FIJOS 6. Necesidad de Inventarios fsicos anuales. La empresa no ha practicado inventario fsico de todos y cada uno de los bienes de activos fijos que posee, limitndose solamente a actualizar los listados del ao anterior con las adquisiciones del perodo examinado, lo que no se encuentra acorde con prcticas sanas de control, y por lo tanto no es posible determinar la confiabilidad de los saldos mostrados en los estados financieros. El Gerente General, nos manifest que no dispuso la realizacin del inventario a fines del ejercicio, por considerarlo innecesario y costoso para la empresa, ya que hace 2 aos se hizo un inventario general, pero si se justifica su necesidad podra ordenar que se realice. RECOMENDACIN Que la Administracin de la empresa se sirva contemplar, la prctica de Inventarios fsicos anuales, preferentemente al cierre del ejercicio econmico, para lo cual, deber elaborarse con antelacin una directiva que contenga normas y procedimientos para las diferentes fases del proceso de los inventarios, esto es, para las labores previa durante y despus de la toma de inventarios. Esto permitir determinar la existencia de sobrantes o faltantes frente a los registros contables, adoptndose las medidas correctivas que fueran necesarias. Tarapoto, 30 de Abril del 2,006.

-------------------------------------Rafael Carrasco Vela(Socio) Contador Pblico Colegiado Matricula 15952