Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
PENEGNALAN
Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dll)
yang dilaporkan (kamus dewan 1996:766) atau sesuatu kenyataan formal hasil daripada
sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang
disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan.
Manakal, Siti Hajar Abd Azizi (2008”274) menyebut bahawa laporan ialah kertas yang
mengandungi khabar atau maklumat, Laporan ditulis bagi melaporkan sesuatu hal atau
perkara yang telah berlaku. Laporan merupakan maklumat tentang sesuatu perkara yang
dilaporkan. Laporan boleh ditujukan kepada seseorang individu, sekumpulan ahli
jawatankuasa atau sesebuah organisasi.
Selain itu, laporan itu merupakan pemerian bertulis tentang kejadian, perkara atau
pendapat yang disampaikan dalam fomat tertentu dan laras bahasa format. Terdapat jenis
laporan yang kerap bergantung pada situasi, antaranya;
Penulis
Sesuatu laporan bermula daripada usaha seseorang yang mahir dalam
sesuatau bidang atau lapangan menggunakan sumber-sumber tertentu untuk
menentukan sesuatu laporan. Jika sekiranya sesebuah organisasi tidak
menyediakan keperluan yang cukup, khidmat sokongan atau peralatan dan
penulis tidak memohonnya, laporan itu mungkin memerlukan lebih banyak
masa dan perbelanjaan untuk menyiapkannya.
Isi kandungan
Berdasarkan sumber-sumber yang boleh didapatinya, termasuk nota, buku,
pendidikan masa dan pengalaman, penulis perlu membuat pilihan antara apa
yang hendak dimasukkan dalam laopran atau apa yang hendak ditinggalkan.
Inilah bahagian yang memerlukan pertimbangan sewajarnya oleh penulis.
Struktur
Kandungan perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran yang
sesuai. Penelitian yang yang kurang rapi boleh memberikan kesan yang tidak
baik terhadap sesuatu laporan.
Gaya penulisan
Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat
seterusnya, perenggan demi perenggan sehingga terbentuk sesuatu laporan.
Pembaca
Mereka menerima laporan dan membaca sebahagiannya atau
keseluruhannya. Mereka bertindak atau tidak bergantung kepada
prasangka,masalah atau pekerjaan mereka yang dipengaruhi oleh cara
penulisan laporan itu.
Keputusan
Setelah dibaca, laporan boleh mempengaruhi sesuatu pandangan atau
tindakan. Kesannya, sesuatu laporan itu perlu diteliti dengan rapi. Jadi, tujuan
sebenar sesuatu laporan itu ialah untuk mempengaruhi pembaca.
CIRI-CIRI UMUM
FORMAT LAPORAN
Laporan perlu dipersembahkan dalam bahasa yang ringkas dan mudah dan elakkan
daripada menggunakan istilah teknikal. Hindarkan keraguan atau kekaburan pada
kesimpulan dan cadangan, semak laporan itu daripada sebahagian kesilapan atau
kecacatan, gaya yang tidak cekap dan sebagainya.
Semua laporan, samaada untuk edaran dalaman atau luaran bersifat formal dan
nada penulisannya rasmi serta gaya bahasanya betul.
Jenis-jenis laporan
LAPORAN RUTIN
Dari segi format, oleh sebab bersifat rutin, laporan rutin biasanya ditulis
dalam borang khas. Cara ini membolehkan penulisan dan bacaan laporan lebih
mudah dan cepat. Di samping itu, borang laporan direka bentuk untuk
menonjolkan perkara penting dan membenarkan penulis mengemukakan
cadangan peribadi. Dari segi kelemahan, oleh sebab laporannya bersifat rutin,
hasil laporan jarang menepati kehendak pembaca. Contohnya, laporan kemajuan
projek atau prestasi pekerja setiap bulan, yang kurang mendapat tindakan
sewajarnya kerana ia diisi dalam borang yang standard dan dianggap laporan
rutin sahaja.
Dari segi tajuk, oleh sebab laporan ini mengandungi perkara berilustrasi,
gaya penulisan mungkin terbatas pada pemilihan kaedah susun letak ilustrasi
dan teks. Dengan cara ini, aturan tatabahasa mungkin kurang dipatuhi dan tidak
sesuai untuk tatapan pihak di luar organisasi. Maklumat pada laporan biasanya
mengandungi nama penulis, tajuk dokumen, tarikh jangka masa liputan, tarikh,
tarikh dikeluarkan dan nombor rujukan.
Setelah segala bukti yang relevan terkumpul, penulis perlu menilai dan
memilih dalam ruang lingkup tujuan, terhadap fakta penting yang diterima. Pada
peringkat ini, boleh dibentuk kesimpulan awal. Jika berlaku kekurangan atau
keraguan, penyelidikan dan pengesahan terhadap segala butiran dapat
dilakukan, dan kemudian membolehkan penulis menulis draf laporan.
Susun letak umum laporan rutin dan laporan tak rutin biasanya
mengandungi:
b) Ringkasan
Ini hanya penting bagi laporan panjang. Ini memberi gambaran umum
tentang kandungan laporan, ringkasan latar belakang penyiasatan, kerja
penyelidikan, kesimpulan dan cadangan.
c) Senarai Kandungan
Ini juga diperlukan untuk laporan panjang. Senarainya berurutan; semua
tajuk, termasuk lampiran, dengan muka surat, penomboran pada
perenggan.
d) Pengenalan
Ini memasukkan rangka sejarah latar belakang yang membina
pentauliahan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan
penghargaan menjadi sumber maklumat yang relevan.
e) Hujahan
Ini disusun di bawah bahagian dan tajuk untuk memudahkan ringkasan
dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung pada subjek
laporan. Contoh; laporan penerbitan buku pengajian tinggi antara lain
memuatkan sejarah dan perkembangan penerbitan buku, ringkasan
operasi semasa, tempat operasi dan staf pengurusan, staf editoral, kos
prospek dan lampiran.
f) Kesimpulan
Caranya berbeza-beza daripada akhir penulisan esei atau prosa lain
kerana kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan diberi nombor. Syor
atau cadangan datang selepas kesimpulan yang bermakna dalam
penulisan laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya pada bahagian
akhir.
g) Cadangan
Cadangan dimuatkan sebagai satu senarai yang panjang, bolehlah
dibahagikan menjadi beberapa bahagian. Akan tetapi, jangan
menggunakan istilah ”Ringkasan Cadangan” melainkan bagi senarai yang
padat, yang tidak lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan dengan
justifikasi.
h) Lampiran
Ini perlu bagi laporan panjang, untuk mengurangkan bukti dan hujahan.
Lampiran juga perlu mengandungi bukti teknikal yang mungkin tidak
sesuai dimuatkan dalam laporan sebenar. Jumlah lampiran bergantung
pada keperluan bukti dan justifikasi laporan.
i) Rujukan dan Bibliografi
Perbezaanya; rujukan disebut dalam isi laporan manakala bibliografi
berupa bacaan lanjutan yang disenaraikan pada bahagian akhir.
Persembahan
Formaliti
Semua laporan secara dalaman atau luaran secara umumnya hendaklah bersifat
formal dan nada penulisan bersifat rasmi dengan kepastian penggunaan
tatabahasa yang betul.
Laporan Penyelidikan
Laporan penyelidikan ialah laporan penyelidikan berupa pemerian atau
laporan yang dibuat oleh pegawai atau jawatankuasa tertentu untuk menyiasat
dasar tertentu, pencapaian projek atau kegagalan projek. Kemudian, membuat
perakuan kepada pihak yang memberi tugas.
Laporan yang baik laksana esei yang padat dan jelas bagi pembaca. Laporan
yang berkesan mesti ditulis untuk memenuhi maksud tertentu dalam keadaan
khusus. Berkesan di sini bermaksud analisis yang terperinci dengan masalah dan
kesedaran penulis tentang faktor yang terlibat dalamnya.
Format umum
1. Judul
Tajuk laporan dan maklumat pelapor, jawatan, tampat dan tarikh harus
disenaraikan.
2. Pendahuluan
Pendahuluan haruslah berisi maklumat latar belakang, dan pengenalan
permasalahan, yang mengajak pembaca ke arah penyelesaian
permasalahan tersebut.
4. Ilustrasi
Peta, rajah, gambar seharusnya disertakan jika berkaitan.
5. Data
Data merangkumi penyajian dan penghuraian perangkaan.
6. Perakuan
Sesuatu cadangan sama ada mereka meenrima, menolak, menangguhkan
atau meminda perkara yang dilaporkan hendaklah diperakukan.
8. Lampiran
Senarai bahan bertulis yang dijadikan rujukan seperti memorandum dan
dokumen yang berkaitan dengan pembaca yang diselidik dan dilaporkan
hendaklah dilampirkan.
Gaya bahasa
Contoh :
1. kebanyakkan persatuan penjaja didapati tidak membuat lapotan tahunan
masing-masing.
Contohnya:
Ungkapan tersebut boleh didahului kata maka atau ungkapan oleh yang
demikian.
Laporan Tahunan
1) Tajuk
Tajuk laporan dan nama syarikat atau badan tertentu harus dinamakan.
2) Keterangan tajuk
Perkara seperti suku tahun, setengah tahun, atau satu tahun, tahun bila
diterangkan di permulaan tajuk.
3. Isi
Isi merangkumi segala perkara yang hendak dilaporkan menurut rancangan dan
jangkaan pencapaian projek seperti program, aktiviti dan hasil.
5. Tenaga (Petugas)
Nama orang dan jawatan yang diberi tanggungjawab mengendalikan projek
tersebut disenaraikan dalam laporan tersebut.
6. Masalah
Kesulitan yang terpaksa dihadapi untuk menjayakan projek seharusnya
disenaraikan dalam laporan.
7. Penilaian
Penilaian adalah di mana adakah matlamat tercapai sebagaimana yang
dirancangkan?
8. Cadangan
9. Kesimpulan
Gaya Bahasa
Gaya bahasa laporan tahunan bersifat huraian dan penjelasan, dan menurut
tertib daripada segi tarikh atau waktu.
Contoh
Contoh
Akhir kata, laporan adalah sangat penting kerana dalam laporan terdapat
catatan yang ditulis dalam format rasmi.