Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio

Resumo

Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa
gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios
Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz.
Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de
relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os
resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem
estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os
diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes
necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas
devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas.
A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição,
que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e
resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que
não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de
financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do
tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa.

Definição

Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos -

contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão.

Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial.

O que é um relatório gerencial?

Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao
longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados
nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao
qual se destina.

Qual a importância de demonstrar o desempenho?

A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e

executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do
passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de
resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários)
avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os
recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos.

Como fazer um bom Relatório Gerencial

1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá
acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os
destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso.

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2. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera
dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. O objetivo mais comum é controlar
um determinado assunto, tomando as possíveis decisões e providências necessárias
perante objetivos determinados. Mas podem existir muitos outros, mais ou menos
específicos. Descrever ou relacionar os objetivos, apresentando-os ou não no próprio
relatório, pode ajudar bastante.

3. Conteúdo - Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior

potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. Geralmente elas
abrangem três aspectos principais - custos, prazos e qualidade. Muito importante é
identificar e atender os aspectos de relatividade - em especial os relacionados ao tempo e
às referências ou metas. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita
coisa se não se souber qual a meta, e quais os valores de meses anteriores, ou a tendência.
Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o
valor adequado, ou quando terá que chegar aos 100% ?

Dependendo do tipo de Relatório Gerencial, pode ser importante a apresentação de tópicos

como Introdução, Objetivos, Sumários, Glossários, Recomendações, Conclusões,
Bibliografia ou Referências, Anexos, entre outros.

Relatórios periódicos devem estar assim identificados, preferencialmente já no título.

Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio, porém é uma falha
comum.

4. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. O uso de ilustrações,

desenhos, fotos, tabelas, gráficos, geralmente é de extrema valia. Merece destaque o uso
de gráficos, nas suas mais variadas formas possíveis (linhas, barras, pizza, etc.) – softwares
de planilhas, como o Excel, têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques, e eles
são gerados em segundos.

Uma exposição bem estruturada (tópicos, capítulos, etc.), resumida e apresentada no

Índice, geralmente agrega um bom valor.

A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das
explicações, justificativas, detalhes. Dados para eventuais conferências devem estar
preferencialmente em anexos.

As páginas devem ser sempre numeradas e, convém também que, além do título, o
Relatório Gerencial seja numerado como um documento. Isso facilitará muito qualquer
referência em outro documento, o arquivamento, buscas e pesquisas, entre outras coisas.

Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão –

tamanho de página, margens, etc.

Criando relatórios gerenciais

O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os

relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode

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ser avaliado; isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos
estabelecidos para a organização.

O segundo passo é a escolha dos indicadores, que podem ser entendidos como formas
quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos, serviços e
processos e, conseqüentemente, o desempenho da instituição. O acompanhamento da
evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a
avaliação dos resultados passados; eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar
atual dos resultados no período avaliado), tendências (variação do nível dos resultados em
períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras
instituições). O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente, de modo a
garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível
e com o menor custo. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos
indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo
avaliado), simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e
usuários), abrangência (devem ser representativos do produto, serviço, processo ou
resultado em análise), acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar, registrar e
armazenar), comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares),
estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em
procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento
e tratamento).

O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. É

sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de
informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. Os dados
que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente
incluindo demonstração em gráficos), pois servirão para a tomada de decisões estratégicas;
desta forma, não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos
detalhados, que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a
tomada de decisões. Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a
contrapartida dada pela instituição, para um outro o importante pode ser o valor dos
recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de
pessoas atendidas. Por outro lado, para os administradores internos, os dados analíticos
mensais são de importância fundamental, pois a partir deles vão poder tomar decisões
sobre atividades do dia-a-dia, exigindo maior riqueza de detalhes.

Conhecendo as necessidades do público-alvo, o quarto passo é selecionar o conteúdo que

melhor pode satisfazê-las. Se, por exemplo, está sendo preparado o relatório da instituição
para a Assembléia Anual, uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução
financeira da instituição ao longo do período, que pode ser demonstrada de forma
extremamente analítica ou simplificada e objetiva. Provavelmente, se forem apresentados
todos os lançamentos contábeis mensais, a análise dessa evolução será muito mais extensa
e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e
despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação
no período. No entanto, para o responsável por um projeto, conhecer o detalhe de cada um
dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é
imprescindível para a avaliação da situação atual, para o planejamento das demais etapas e
para elaborar o orçamento de projetos similares futuros.

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A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de
relatórios gerenciais. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou
expressões de uso comum em seu dia-a-dia, mas que são de difícil entendimento para
quem não atua na área. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações
provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os
dados. Facilite o entendimento das informações, evitando usar termos técnicos e utilizando
expressões de uso mais comum. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como
ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes
dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da
informação.

O sexto passo é a apresentação das informações, que deve ser cuidadosamente estudada,
tanto na seqüência como na forma. O mais importante é o conteúdo, mas a forma também é
muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. Utilize
padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo, de modo a facilitar o entendimento da
situação atual, as projeções futuras e a comparação entre períodos. A visualização gráfica
das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada
sempre que possível, com cuidado especial na escolha das cores e formas; por exemplo,
um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição,
enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de
beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais
adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas.

O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e, para isso, é necessário

identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento,
consolidação e análise dos dados, quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com
que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento.

Após a elaboração do documento, é ideal verificar se as informações estão adequadas ao

público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final,
peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao
destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das
partes e o que acha que pode melhorar.

Como usar um Relatório Gerencial

Quem, de alguma forma, tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme

exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. Também óbvio – também referente a uma
falha comum.

Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. Pode
ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes.
Mas, se é de fato um bom Relatório Gerencial, provavelmente conterá boas informações
para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria.

No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos, geralmente também é possível, e conveniente,

dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma
oportunidade de melhoria – e, o melhor, agora já é melhoria contínua! Kaizen!

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Características

As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são:

Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e

acioná-las

Rigor e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os

independência fatos relevantes de uma situação, com um significado definido para
as pessoas a quem são endereçados.

Consistência Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser

apresentados fatos em base comparativa, como dados de períodos
anteriores, valores do mês, valores acumulados do exercício,
valores orçados, variações de orçamento.

Clareza Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida, para as

pessoas a quem são endereçadas. Para esta finalidade, termos
técnicos de contabilidade, economia ou engenharia devem ser
evitados sempre que possível.

Concisão Os relatórios devem ter a maior concisão possível, consistente com

a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. Se
necessários detalhes, estes devem ser incluídos em relatórios
subsidiários.

Oportunidade Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e

serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução
de ações corretivas em tempo hábil. A este respeito, é valido o
conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos,
informadas em tempo hábil, são mais valiosas do que dados
meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de
decisões.

Economia Os relatórios devem conter somente informações relevantes, em

regime de exceção, e informações cujo custo de apuração seja
razoável em face de seu valor.

Objetividade Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica, isto é,

devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os
tipos de informação em que elas estão interessadas, sobre os fatos
pelos quais são responsáveis.

Segundo Perez et al (1999)

Modelo de relatório gerencial

A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que
poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos.

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 TÍTULO DO RELATÓRIO

LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO

(quando houver)

Relatório Gerencial
(subtítulo)

Data de entrega do relatório: dia/mês/ano

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 Sumário:

1 Introdução ................................................................................................ xx

2 Desenvolvimento..................................................................................... xx

3 Resultados................................................................................................ xx

3.1 Detalhamento da realização das ações .................................................... xx

4 Análise dos resultados............................................................................ xx

5 Considerações Finais.............................................................................. xx

6 Declaração do emitente do relatório ..................................................... xx

7 Declaração do solicitante do relatório .................................................. xx

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1 - INTRODUÇÃO

Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas).

Ex:

Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação

do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX
______, em dia/mês/ano. Visa demonstrar o desempenho da XXXX no
desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria, no período do (dia)
de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano), a fim de permitir verificar se os resultados
previstos nesta parceria estão sendo alcançados.
O Termo de Parceria tem como objeto ___________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
______.
Trata-se de um projeto de grande relevância, pois
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
______________________.
Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e
considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos, será apresentado
nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na
condução das atividades propostas, sendo fornecidas informações complementares acerca
dessas atividades, considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações
previstas no Programa de Trabalho.

Ainda em consonância com a legislação pertinente, será apresentado o

demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de
Parceria e suas notas explicativas.

De maneira complementar, serão anexados a este relatório os comprovantes de

regularidade trabalhista, previdenciária e fiscal da XXXXX.
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2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO

Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos, quadros, tabelas, gráficos,
cronogramas, fluxogramas, layouts, etc.

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3- RESULTADOS

Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento

ou descumprimento de cada indicador, apontando fatores facilitadores e fatores
dificultadores de seu atingimento. Descrever como foi o processo de realização da
meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas, os produtos obtidos,
e a forma com que tais resultados podem ser comprovados.

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3.1 – Detalhamento da realização das ações:

Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo

depois o detalhamento do resultado atingido.

Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação. Explicitar como se

deu sua realização, indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e
produtos obtidos. É importante também apontar fatores facilitadores e fatores
dificultadores na consecução da ação, e a forma com que tal ação pode ser
comprovada.

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4. – ANÁLISE DOS RESULTADOS

Fazer uma análise dos resultados obtidos, explicitando a relevância e a necessidade de sua
realização, bem como influências e impactos na organização.

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5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS

É importante que se faça um balanço das ações implementadas. Deve-se relatar as

dificuldades enfrentadas, as soluções encontradas, as alternativas propostas, bem como as
expectativas para os períodos seguintes, identificando possíveis riscos e oportunidades na
consecução do objeto do relatório. Caso julgue necessário apresentar outras informações
que devem ser descritas em anexos. Exemplos: registro fotográfico e demais informações
relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em
algum indicador ou ação.

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6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO

Declaro, para todos os fins, que são verídicas todas as informações contidas nesse
Relatório Gerencial.

Local, dia de mês de ano.

__________________________________

Nome do solicitante do relatório

Cargo do solicitante

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7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO

Declaro ter lido o presente relatório gerencial e, diante das informações nele contidas, por
mim analisadas, ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas. Aqui o
solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva.

Local, dia de mês de ano.

__________________________________

Nome do solicitante do relatório

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Referências bibliográficas:

DRUCKER, Peter F. Administração de organizações sem fins lucrativos - Princípios e

Práticas. 4a. ed. São Paulo: Pioneira; 1997

Perez Jr, José H.; Oliveira, Luis M. e Costa, Rogério G. Elaboração das demonstrações
contábeis. 2ª ed. São Paulo. Atlas, 1999.

Antônio, Charbel Atalla. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão.

Disponível em:
http://www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/BDS.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/
$File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais.doc

TAKASHINA, Newton Tadachi; FLORES, Mario Cesar Xavier. Indicadores da qualidade e

desempenho. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed.; 1996

Moraes, Francisca. Relatórios Gerenciais. disponível em:

http://www.tangramsocial.com.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2
0-%20Site%20Tangram%20Social.pdf

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