Capitolul 1

INTRODUCERE ÎN CORESPONDENŢA DE AFACERI

Este un lucru bine cunoscut că orice scrisoare echivalează cu o carte de vizită a

celui ce o expediază.
Acest fapt este de o deosebită importanţă în cazul corespondenţei de afaceri, unde
mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societăţii/ firmei care-l trimite, un
mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru buna desfăşurare a unei tranzacţii.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aşadar un element esenţial în cadrul unei
tranzacţii, iar modalităţile de realizare a acestora s-au îmbunătăţit şi amplificat de-a lungul
deceniilor devenind - după unii autori - aproape o ştiinţă.
Totuşi, nu trebuie pierdut din vedere faptul că datorită dezvoltării tehnicilor de
comunicaţie, pe de o parte, cât şi amplificării schimburilor la nivel mondial, pe de altă parte,
au apărut şi modalităţi noi şi rapide de transmitere a mesajelor; dar în ciuda existenţei
telegrafului şi a telefonului, a telexului şi telefaxului, scrisorile comerciale continuă să-şi
păstreze locul şi funcţia lor.
În fapt, abstracţie făcând de costul ridicat al mijloacelor de comunicaţie modeme,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon trebuie confirmate în scris; în plus,
chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului şi a destinatarului cunoştinţe care sunt incluse în tehnicile de redactare a
corespondenţei de afaceri în forma sa clasică.
Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizată din punct de vedere tehnic,
aceasta trebuie să corespundă regulilor de claritate, concizie şi curtoazie, circumscrise
modalităţii comune de gândire care se concretizează în ceea ce literatura de specialitate
numeşte stil comercial.
Pentru a capta atenţia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel concepută încât să
poată fi citită cu uşurinţă, frazele să fie precise, clare, exprimate într-o succesiune logică,
pentru a exclude posibilitatea unei înţelegeri eronate a mesajului.
Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimările întortocheate sau exagerate,
repetările ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decât să lungească şi să îngreuneze
lectura şi înţelegerea mesajului pe care vrem să-l transmitem.
Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziţii scurte, grupate logic în
paragrafe. Totuşi, deşi concisă, o scrisoare trebuie să includă formulele necesare de politeţe
şi respect faţă de destinatar.
Un alt aspect ce trebuie reţinut la redactarea unei scrisori este concordanţa dintre tonul
acesteia şi conţinut; în funcţie de mesajul pe care dorim să-l transmitem, acesta poate fi ferm
sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.
Corectitudinea constituie de asemenea o cerinţă importantă în redactarea corespon-
denţei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosită adesea ca document în relaţiile dintre
parteneri.
Când ne referim la corectitudine, avem în vedere atât aspectele legate de conţinutul
propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaţii etc.), cât şi de aspectele legate de corectitudinea
gramaticală a exprimării sau de lexicul selectat pentru transmiterea mesajului.
Astfel redactarea scrisorii se realizează prin folosirea unei terminologii specifice şi
printr-o largă selecţie de fraze mai mult sau mai puţin stereotipe. Este de asemenea
necesară însuşirea unei anumite modalităţi de exprimare, influenţată de obicei de o tendinţă
stilistică său de alta, fiecare dintre ele subordonată scopului de abordare pozitivă a
mesajului de către destinatar.

1
 1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay-Out of the Letter)

Subordonată obiectivului avut in vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii

pozitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său la
obţinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacţiei.
Astfel, pe lângă selectarea limbajului şi a tonului adecvat pentru textul scrisorii,
scrisoarea necesită şi o formă de prezentare atrăgătoare, realizată prin folosirea unui
material de scris corespunzător - hârtie de calitate superioară, o panglică bună - dar şi o
dactilografiere corectă şi estetică.
Pentru corespondenţa oficială (de afaceri, tehnică etc.) se folosesc de obicei coli de
hârtie cu dimensiuni standardizate; este posibilă şi folosirea unor alte dimensiuni justificate
de necesităţi tehnice sau de eficienţă. în cazul operaţiunilor repetabile care au în vedere
obiecte de serie sau de mică valoare, se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzacţiei -şi
formulare tipizate. Acestea includ cererea de oferta, oferta, specificaţiile tehnice, lista de
colisaj, factura, instrucţiunile de transport etc.
Pentru a obţine un aspect estetic al scrisorii trebuie să se respecte câteva cerinţe:
- plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în funcţie de
lungimea acestuia;
- lăsarea unei margini de 2,5-3 cm. în partea stângă a colii de hârtie;
- alinierea capetelor de- rând în partea dreaptă a colii de hârtie cât mai uniform posibil,
lăsând un spaţiu de minimum 1 cm.;
- evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;
- dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar faţă de
rândurile din text;
- continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine minimum două rânduri
(la fila de continuare se fac în colţul din dreapta jos al primei file următoarele
menţiuni: -/ 2; sau - over);
-menţionarea pe a doua filă a antetului de report (constând din denumirea ex-
peditorului şi a destinatarului), a datei scrisorii şi a numărului de pagini.
Exemplu: „ELECTRONUM S.A.": KINSLEY & KREE, LTD
LONDON;... Febr. 2nd 199... -2-.
-eventuala ataşare la scrisoare a diverselor documente denumite „anexe" (liste de
preţuri, cataloage, broşuri, facturi, conosamente etc.) cu menţionarea lor în finalul
scrisorii, în partea din stânga la nivelul semnăturii sau mai jos (în limba engleză se
folosesc pehtru „anexe" abrevierile End./ En./ Enc/ Enclos).
Exemplu: Enc. Invoice...
Yours faithfully,
John Smith.
- evitarea post-scriptumului (PS), care poate crea destinatarului impresia unei
neglijenţe din partea expeditorului scrisorii.

In uzanţa internaţională există două forme principale de aranjare a textului în pagină:

forma dantelată, folosită în special de firmele din Marea Britanie şi forma bloc, preferată de
firmele americane. Aceasta din urmă este considerată şi ca formă modernă de aşezare în
pagină, fiind folosită într-o măsură tot mai mare. Ca variante ale lor se întâlnesc forma
semi-bloc şi forma bloc modificată. Fiecare dintre acestea prezintă următoarele carac-
teristici distinctive:

2
3
 1. Forma dantelată
Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginală
stângă.
Rândurile constituind adresa interioară, formula de încheiere şi semnătura se vor
dactilografia retrase cu 3-4 intervale faţă de rândul superior.

2. Forma bloc
Toate elementele scrisorii (adresa interioară, formula de încheiere, semnătura etc.) încep de
la linia marginală stângă.
Intre paragrafe este lăsat un spaţiu dublu faţă de spaţiul dintre rânduri.

3. Forma semi-bloc
Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiază în forma dantelată.
Rândurile constituind adresa interioară, plasate în stânga şi rândurile constituind
formula de încheiere şi semnătura, deplasate la dreapta, se dactilografiază în forma
bloc.

4. Forma bloc modificată

Textul se dactilografiază integral în forma bloc.
Data şi rândurile constituind formula de încheiere şi semnătura sunt deplasate la dreapta.

4
 1.2. Elementele componente ale scrisorii
(Contents of the Letter)
S-a stabilit prin uzanţele internaţionale ca o scrisoare cu caracter oficial să cuprindă
următoarele elemente:
-antet
-dată
-referinţe
-adresa destinatarului/ interioară
-formula de salut/ adresare
-obiectul scrisorii
-conţinutul scrisorii
-formulele de încheiere şi salut
-semnătură
- referiri la anexe
In cele ce urmează vom prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al
conţinutului lor şi al plasării în pagină:

1.2.1. Antetul
(The Letter-head/ Letter-heading/ Heading)
În mod obişnuit, hârtia folosită pentru corespondenţă este prevăzută cu antet tipărit
sau gravat. Acesta se plasează în partea superioară a colii de hârtie, de regulă în mijlocul
acesteia; uneori apar completări ale antetului în partea stângă sau chiar la subsol. în lipsa
unei hârtii cu antet tipărit, acesta se va dactilografia în colţul din dreapta sus al colii de
hârtie..
În uzanţa comercială actuală, forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar ele
sunt în general simple, cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind pe
lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea întreprinderii, firmei, instituţiei, băncii, societăţii, reprezentanţei, sucur-
salei, fabricii etc.
- domeniul de activitate
- adresa şi sediul central (se indică strada, bulevardul, piaţa etc., numărul, corpul de
clădire etc., ţara, statul, codul poştal)
- numerele de telefon
- adresa telegrafică
- numărul de telex
- numărul căsuţei poştale
- codurile folosite la redactarea corespondenţei telegrafice
- băncile cu care firma, societatea etc. are legături de afaceri.

În cazul întreprinderilor comerciale sau industriale din Marea Britanie, care în

majoritatea lor sunt organizate ca societăţi pe acţiuni cu răspundere limitată, la numele
firmei se adaugă cuvântul "Limited" sau abrevierea "Co.Ltd". Spre deosebire de acestea,
firmele americane sunt încorporate şi abrevierea adăugată este "Inc".
Este obligatoriu ca în antetul firmelor britanice înfiinţate după 1916 să se indice numele
directorilor şi a secretarului firmei. Asocierea numelui firmei cu litera „R" sau semnul ®,
indică numele respectiv ca marcă de fabricaţie înregistrată la Camera de Comerţ sau alt
organism oficial.

5
 Exemplu de antet:
John Croydon and Company Limited
Heating Engineers
34 Rose Place
Northampton NN5 24AA
tel: 350490 33763/ 2

1.2.2. Data
(The Date)
Data emiterii corespondenţei este plasată sub antet şi poate fi scrisă sub următoarele
forme:
(EB) 2nd August 199... (EB) 2nd Aug 199...
(EA) August 2nd 199... (EA) Aug. 2nd 199...
Deci după cifra care indică ziua se scriu terminaţiile numeralului respectiv: ex.: - st
(1st), - nd (2 nd), - rd (3 rd), de la 4-20 th (4,h; 15th); între 21-23 se reiau terminaţiile cifrei
respective (21st , 22nd, 23rd); pentru 24-30-th; pentru 31 -st (31st) etc.
În sistemul folosit de firmele americane, se obişnuieşte ca denumirea lunii să preceadă
cifra care indică ziua; de asemenea cifrele pot fi folosite şi fără terminaţii: August 2nd 199...
sau August 2 199...
Înaintea cifrei care indică anul nu se mai pune virgulă.
Denumirea lunilor anului se pot prescurta astfel: Jan., Febr., Mar., Apr., Aug., Sept.,
Oct., Nov., Dec. Numele lunilor May, June, July nu se prescurtează. înlocuirea denumirii
lunilor anului cu cifre romane sau arabe nu este recomandabilă şi se indică evitarea folosirii
acestora, nu numai pentru exprimarea datei, dar şi în textul scrisorii. Adoptarea de către
firme din diferite ţări, care folosesc pentru corespondenţa lor limba engleză, fie a variantei
britanice fie a celei americane de exprimare a datei, poate duce la confuzii grave. Astfel,
5.10.199... ar putea fi înţeles „5 oct.199..." în variantă britanică dar „10 mai 199..." în cea
americană.
Uneori firmele britanice folosesc pentru luna curentă abrevierea „inst." (instant).
Exemplu: „your letter of the 2nd inst..."
Abrevierile prox. (proximo) însemnând „luna viitoare" şi uit. (ultimo) însemnând „luna
trecută" sunt considerate forme învechite şi nu se mai folosesc.
În cazul anumitor corespondenţe sau documente, pe lângă dată se indică locul emiterii
acestora, Locul de emitere se plasează întotdeauna înaintea datei. Exemplu: Bucharest, 5th
October 199...

1.2.3. Referinţele
(The Reference Line)
Referinţele se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie, sub dată în cazul
formei bloc, sau pe aceeaşi linie cu data care se plasează în partea dreaptă în cazul formei
dantelate.
Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a
direcţiei, serviciului sau lucrătorului care se ocupă de problema respectivă^ precum şi
pentru o facilitare a repartizării corespondenţei.
Referinţele se introduc prin abrevierea „Ref." (reference) şi includ iniţiatele numelui
lucrătorului, a dactilografului sau stenografului (separate între ele printr-o diagonală, iar la

6
firmele americane prin două puncte) precum şi diferite numere de ordine emise de
secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
(EB) Ref: NB/ Oc 545 LP
(EA) Ref: -YS: MS - 7050 XMD
Există uzanţa includerii în scrisoare nu numai a referinţelor firmei expeditoare^
introduse prin abrevierea „Our Ref.", dar şi a celor ale firmei destinatare, introduse prin
abrevierea „Your Ref." în scopul identificării cu uşurinţă de către aceasta din urmă a£
corespondenţei anterioare.
Exemplu:
Our Ref: NS/ Mo 393 P – o
Your Ref: IR/ YB 39 M 45

1.2.4. Adresa destinatarului/ interioară

(The Inside Address)
Adresa destinatarului se plasează în partea stângă a colii de hârtie, sub linia de
referinţă; scopul introducerii acestui element în scrisoare este identificarea corectă a
scrisorii de către serviciile poştale, în special în cazul folosirii unui plic cu decupaj
transparent.
Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituţiei căreia ne
adresăm, inclusiv ţara de destinaţie.
Modul în care ne adresăm destinatarului diferă în funcţie de scrisoare, care poate
avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta în cele ce urmează diversele posibilităţi de adresare care s-au
generalizat în uzanţele corespondenţei.
1. Unei persoane fizice de la o anumită firmă sau instituţie (sau unei persoane
particulare) ne adresăm cu numele său complet, aşa cum este folosit de către aceasta, fără
nici o prescurtare. (Exemplu: Mary Brown; Robert F.G. Gibson)
Numele va fi însoţit de formule de politeţe sau de funcţiile oficiale sau onorifice alei
persoanei respective. în limba engleză formulele de politeţe sunt:
- Mr. (Abrevierea cuvântului „Mister", folosit pentru un bărbat)
- Mrs. (abrevierea cuvântului „Mistress", folosit pentru o femeie căsătorită)
- Miss (cuvântul de adresare folosit pentru o femeie necăsătorită)
- Ms. (abreviere folosită când nu se cunoaşte starea civilă a unei femei).
Aceste formule preced numele persoanei.
- Esq. (abrevierea cuvântului „esquire" - vechi titlu de nobleţe azi depăşit, este folosit
doar în Marea Britanie numai pentru bărbaţi şi se plasează după numele persoanei,
fiind precedat de virgulă (Exemplu: John Smith, Esq.)
- Dr. (abrevierea cuvântului „doctor") pentru titlul de doctor, fără altă formulă de
politeţe (Exemplu: Dr. John Brown)
- Prof, (idem pentru titlul de profesor) .
Alte abrevieri se plasează după numele persoanelor: Jr., Jun., Jur., (pentru cuvântul
„junior"), Bros. pentru cuvântul „brothers" (fraţi). Exemplu: Dan White Jr.; Daniel White
Jun., Esq; fvjessrs Gibson, Bros.
In Marea Britanie, funcţia destinatarului este indicată înaintea numelui, fără a se folosi
formule de politeţe şi fără virgulă. (Exemplu:General Manager Robert Brown; Deputy

7
Director Maxwell Smith.)
În SUA, funcţia se indică după numele persoanei, precedat de formula de politeţe şi
separată prin virgulă (Exemplu: Mr./ Mrs./ Miss W.Browing, General Manager).
În cazul unor persoane cu funcţii oficiale (ministru, ambasador, guvernator etc.),
formula de adresare este „His Excellency" (Excelenţei sale), urmată de funcţia respectivă
(Exemplu: His Excellency the Trade Minister, Excelenţei sale Ministrul Comerţului).
2. Unui funcţionar al cărui nume nu-l cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei
instituţii sau firme ne adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul, precedate de
articolul hotărât „the".
Exemplu:
The Managing Director - Directorului general
The Secretary - Secretarului Firmei
The Customs Officer - Şefului Vămii
The Export Department - Serviciului de export
Această indicaţie poate fi plasată şi la sfârşitul adresei interioare, cu două rânduri mai
jos, precedată de cuvintele „Attention"... sau „For the attention of..." (în atenţia...).
Menţiunea este subliniată.
Exemplu:
For the attention of the Secretary
Attention the Managing Director
Attention: The Export Department
După numele persoanei sau funcţionarului căruia i se adresează scrisoarea se indică
denumirea firmei, instituţiei, băncii etc., menţionând forma de organizare a respectivei
societăţi (Ltd., Co., Corp., Inc.).
3. Unei întreprinderi, instituţii, firme, bănci etc. ne putem adresa menţionând numele
acesteia. (Exemplu: Ed. White & Bob Green, Ltd.; National Iran Oils, Ltd.)
Numele respectiv poate fi precedat de abrevierea Messrs (de la cuvântul francez
Messieurs). (Exemplu: Messrs. Ed.White & Bob Green.Ltd., Messrs National Iran Oils, Ltd.)
Dacă numele firmei este precedat de articolul hotărât „the", această abreviere nu se mai
foloseşte. (Exemplu: The Smith Kendon Manufacturing Company, Ltd.)
Sub denumirea întreprinderii, instituţiei, firmei etc. se indică adresa acesteia,
menţionând strada, numărul, localitatea, districtul poştal şi, în cazul folosirii plicurilor cu
decupaj transparent, şi ţara.
Pentru corespondenţa expediată în ţările de limbă engleză se menţionează mai întâi
numărul şi apoi strada, fără virgulă între ele.
În ceea ce priveşte indicarea statului, este de reţinut faptul că denumirea oficială a
insulelor Britanice este Marea Britanie (Great Britain), care cuprinde Anglia (England),
Scoţia (Scotland) şi Ţara Galilor (Wales). La acestea se adaugă Irlanda de Nord (Northern
Ireland), care face parte din Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord, abreviat U.K.
In cazul unei corespondenţe expediate în SUA, numele statului trebuie indicat după
numele localităţii, întrucât oraşe cu acelaşi nume pot fi întâlnite în state diferite.
Exemplu:
New York, N.Y., U.S.A.
New York City, U.S.A.
Vom reda în continuare câteva exemple de adrese complete.

8
 1. (A) - The Secretary
Morgan and Company, Limited
93 Regent Street, Oxford OX 43
Great Britain
(B) - The Woolen Mills, Limited
102 Courtney Street, Leeds
Great Britain
For the attention of the Managing Director
2.- Messrs.Ed.Smith & Jones Green, Ltd.
35 Elthane Road
London W 1
Great Britain
3. - Mr. Robert Wilson, Assistant Manager
White Brothers Company, Inc.
125 63 rd. Street
Brooklyn, N.Y.
U.S.A.

1.2.5. Formula de salut

(The Salutation)
Formula de salut se plasează cu aproximativ 3 spaţii sub adresa destinatarului. Modul
în care o exprimăm depinde de formula de adresare pe care am folosit-o către destinatar.
În cazul în care destinatarul este o persoană fizică, căreia ne-am adresat denumind
funcţia pe care o îndeplineşte, formulele de salut vor fi:
- Dear Sir, (Stimate domn) pentru un bărbat
- Dear Madam, (Stimată doamnă) pentru o femeie.
Dacă ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite şi în formula de
salut, menţionând de asemenea eventualele titluri sau funcţii, sau numai pe acestea din
urmă.
Exemplu:
Dear Mr. Brown, Dear President Brown,
Dear Miss Brown, . Dear Mr. Vice-President
Dear Mrs. Brown, Dear Sir John,... etc.
Dear Professor Brown,
Dacă ne-am adresat unei instituţii sau firme în general, formula va fi:
- Dear Sirs, (Stimaţi domni)
- Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se ştie că sunt conduse
de femei)
Formulele Sir, (Domnule) şi Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori întâlnite creând prin
folosirea lor o atmosferă de distanţă între parteneri. Trebuie reţinut că toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virgulă.
În corespondenţa redactată de instituţii sau firme din SUA, formula de salut este
Gentlemen: (Domnilor) urmată de semnul „două puncte".

9
 1.2.5.Obiectul scrisorii
(The Subject line)
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spre mijlocul paginii un rând
sub formula de salut, şi se subliniază; rolul său este de a prezenta succint problema care
este tratată în corespondenţa respectivă.
A existat uzanţa ca obiectul scrisorii să fie precedat de abrevierile Re: (prescurtarea
cuvântului latin „res" = lucru, chestiune) sau Ref: (prescurtarea cuvântului „referring" =
referitor) când vrem să atragem atenţia destinatarului asupra unor scrisori anterioare legate
de problema tratată, dar acestea sunt tot mai rar întâlnite în corespondenţa modernă.
Exemple:
1. Dear Sirs,
Ref: Letter of Credit No...

2. Dear Sirs,
Ref: Our letters MC/ 3 MC/ f of...
3. Dear Sirs, '
Wool Contract No...
Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii în
corespondenţă nu este obligatorie şi poate fi omisă, în cazul în care problema tratată în
corespondenţa respectivă este prezentată pe scurt, în primul paragraf al scrisorii.

1.2.7. Conţinutul scrisorii

(The Body of the Letter)
Conţinutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezintă partea esenţială a corespondenţei şi
de aceea trebuie redactată cu deosebită grijă. De regulă, acesta cuprinde:
-paragraful de introducere
-mesajul scrisorii
-încheierea

1. Paragraful de introducere este strâns legat de obiectul scrisorii la care face referire
sau pe care îl conţine ca atare: confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documente
etc., formularea unui răspuns la o corespondenţă anterioară etc.1
2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului faţă de prolemele
tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, într-o înlănţuire logică, folosind un vocabular
adecvat şi un ton corespunzător. Este recomandabilă folosirea frazelor scurte, directe,
fiecare problemă tratată făcând obiectul unui paragraf separat.22
3. Încheierea trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în
mesaj; aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de
continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, a mulţumirilor pentru modul
în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandări de rezolvare, a unor scuze
pentru unele erori etc.3

In cele ce urmează vom prezenta o listă - grupată tematic - cu câteva dintre cele mai
uzuale modalităţi de exprimare folosite pentru introducerea, transmiterea şi încheierea
mesajului unei corespondenţe.
1
(vezi: Formulari de introducere, pg. 28-29 A ; B ; C)
2
Vezi: Formulari de transmitere a mesajelor: pg.30-31IIA,IIB,IIC)
3
Vezi: Formulari de incheiere: pg 31-34/ IIIA, IIIB, IIIC, IIID)

10
1.2.7.1. Formulări de introducere
A. Pentru scrisori iniţiale
1. Obiectul scrisorii noastre este
- să vă informăm despre...
- să vă anunţăm...
- să vă facem cunoştinţă cu...
- să vă reamintim că
- să vă notificăm că...
- să vă atragem atenţia că...
- să vă avertizăm de...
2. Avem plăcerea
- de a vă informa că...
- de a vă aduce la cunoştinţă...
3. Suntem încântaţi/ bucuroşi/ fericiţi/ 3. We are pleased to/ glad to/ happy to/
Dorim/ Prin prezenta (ne permitem)
- să vă informăm
- să vă aducem la cunoştinţă
- să (vă) spunem că...
4. Pentru informarea dv. vă comunicăm 4. You will be interested to hear that...
că...
1.2.7.1. Specimen sentences for opening
lines
A. For first letters
1. The subject of our letter is to
- inform you of...
- announce you the...
- acquaint you with...
- remind you...
- notify you...
- call your attention/ draw your kind
attention...
- give you warning of...
2. a) We have the pleasure
- to advise you that...
- to let you know that...
b) We have pleasure in advising/
informing you/ in letting you know
that...
We wish to/ We hereby/ This is to
- inform you/ advise you
- let you know
- say/tell you that...

B. Pentru scrisori de răspuns B. For letters of reply

5. Ca răspuns/ Răspunzând ia scrisoarea dv. 5. In reply/ answer/ Replying to your letter
din...: of
6. (Tocmai) Am primit... 6. We (have just) receive(d)...
7. Suntem încântaţi 7. We are very pleased/ glad
- că am primit - to receive
- că suntem în posesia scrisorii dv. din... - to have your letter of...
8. Suntem bucuroşi/încântaţi să aflăm că/ 8. We are glad/ pleased to learn/ to hear
să auzim că... that...
9. Suntem în posesia scrisorii dv. din... 9. We are in receipt/ in possession of your
letter of.../ dated...
10. Scrisoarea dv. din... a sosit ieri/ azi 10. Your letter of.../ dated... (has) arrived
dimineaţă. yesterday/ this morning.
11. Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea 11. We are pleased to receive your letter
dv. din... of...
12. Referitor.…(cu privire) la scrisoarea dv. 12. Referring/ We refer/ With reference to
din... your letter of...
13. În legătură cu/ Cu privire la scrisoarea 13. In respect/ With regard to your letter
dv. din... of...
14. Ca urmare a 14. Further to
- scrisorii/ telegramei dv. din... - your letter/ cable of...
- convorbirii noastre telefonice din... - our telephone conversation of...
15. Am luat/ luăm notă despre/ de... din 15. We have taken due note of.../ We have

11
scrisoarea dv. ... duly noted the.../ We take/ took (due) note
of.../ We note(d) of... from your letter...
16. Multe mulţumiri pentru scrisoarea dv. 16. Many thanks for your kind letter of...
din...
17. Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi 17. We take this opportunity to thank you
pentru scrisoarea dv. din... for your letter of...
18. Ne pare rău/ Regretăm că 18. We are sorry/ We regret that
- nu am putu răspunde la timp scrisorii dv. - we were not able to answer your letter in
due time.
- scrisoarea dv. (anterioară) nu a sosit la - your (previous) letter has not arrived in
timp time.

C. Pentru scrisori de confirmare C. For letters of acknowledgement

19. Confirmăm/ confirmând/ spre
confirmarea/ telegramei noastre din...
20. Prin prezenta confirmăm...
21. Ne grăbim să confirmăm (primirea)
scrisorii dv. din...
22. Scrisoarea noastră/ dv. din...
- trebuie să se fi încrucişat cu a dv./ noastră
din...
- foarte probabil s-a încrucişat cu...
23. Urmare a convorbirii noastre
24. Sperăm/ Suntem încredinţaţi că aţi
primit telegrama noastră.
19. We confirm/ Confirming/ In
confirmation of our cable of...
20. This is to confirm...
21. We hasten to acknowledge/ confirm
(the receipt) of your letter of...
22. Our/Your letter of...
- must have crossed yours/ ours of...
- has very likely crossed...
23. Following up our talk...
24. We hope/ trust you have received our
cable.

1.2.7. II. Formulări de transmitere a 1.2.7. II. Specimen sentences for conveying
mesajelor the message
A. Scrisori vizând realizarea unui acord A. Letters aiming at an agreement between
între parteneri. partners.
25. Datorită faptului că... 25. Owing to the fact that...
26. La cererea/ sugestia/ insistenţa dv. noi... 26. At your request/ suggestion/
insistence we...
27. Ca o consecinţă a discuţiilor noastre... 27. In consequence of our talks...
28. Conform/ în conformitate cu 28. According to/ Complying to/ In
accordance/ compliance/ conformity with
- dorinţa dv. ... - your desire/wish...
- instrucţiunile/ indicaţiile dv.... - your instructions/ directions...
- recomandările dv.... - your recommendation...;
29. Suntem dispuşi / înclinaţi / gata / siguri / 29. We are willing/ inclined/ ready/
convinşi / decişi să... positive/ convinced/ decided to...
30. Nu ne îndoim că... 30. We are not doubtful that...
31. Am fost informaţi/ sfătuiţi să... 31. We have been informed/ advised that...
32. Suntem de acord cu invitaţia/ sugestia/ 32. We agree to your invitation/
propunerea dv. suggestion/ proposal.
33. Suntem de acord cu dv. în această 33. We agree with you in this respect.
privinţă.
34. Vă vom înştiinţa imediat ce condiţiile 34. We will let you know as soon as your
dv. vor fi fost acceptate. terms will have been accepted.
35. Vă vom transmite la timp data exactă 35. The exact date of... will be cabled in

12
a... due time.
36. Din dispoziţia şi în contul firmei... 36. By order and for the account of...
37. Pentru şi în numele... 37. For and on behalf of...

B. Scrisori exprimând un dezacord B. Letters expressing a disagreement

38. Regretăm foarte mult să vă aducem la 38. We very much regret to let you know
cunoştinţă că: that:
- nu putem accepta oferta dv. de... - we have to decline your offer of...
- suntem obligaţi să refuzăm comanda dv. - we are obliged to refuse your order for…
de... din... of...
- nu putem/ nu suntem în măsură să - we cannot/ we are unable to accept your
acceptăm condiţiile dv./ astfel de condiţii. conditions/ such terms.
39. Ne pare rău/ Regretăm că trebuie să vă 39. We are sorry/ regret we have to inform
informăm că nu suntem de acord cu... you that we cannot accept your...
40. Spre regretul nostru suntem obligaţi să 40. To our utmost regret, we have to draw
vă atragem atenţia că your attention to the fact that
- aţi omis... - you overlooked/ omitted...
- nu aţi respectat instrucţiunile... - you did not observe the regulations...
- aţi întârziat cu... - you are late in...
41. Cu regret trebuie să constatăm că... 41. Much to our regret we have found
that...
42. Nu vă puteţi aştepta ca noi... 42. You cannot expect us to...
43. Reprezentantul dv. nu poate nega faptul 43. Your representative cannot deny the
că... fact that...
44. Trebuie să luaţi în considerare/ să 44. You have to consider/ to take into
consideraţi opinia noastră... consideration our opinion about...
45. V-am fi/ rămâne îndatoraţi/ 45. We should be obliged to you if….
recunoscători dacă...

1.2.7. III. Formulări de încheiere 1.2.7. III. Specimen sentences for closing the
letter
A. Exprimări generale A. General specimen sentences
46. În aşteptarea răspunsului dv., rămânem 46. Looking forward to receiving your
answer, we remain
47. V-am fi îndatoraţi dacă am primi un 47. We would greatly appreciate a prompt
răspuns urgent. reply/ An early reply would be appreciated.
48. Aşteptăm cu mare interes: 48. We are awaiting with great interest:
- răspunsul dv. - your answer.
- confirmarea dv. - your confirmation.
- aprobarea finală - your final approval.
- hotărârea dv. - your decision.
49. Anexăm/ Am anexat/ ataşat la această 49. We enclose/ enclosed/ have attached to
scrisoare... this letter...
50. La această scrisoare veţi găsi anexat... 50. You will find enclosed to this letter...
51. Anexat prezentei scrisori... 51. Enclosed to this letter...
52. Putem să sperăm/ aşteptăm ca... 52. May we hope/ expect to...
53. May we hope/ expect to... 53. Please rest assured/ You may be sure
of...

B. Pentru exprimarea de mulţumiri B. For expressing thanks

13
54. Vă mulţumim/ Mulţumiri pentru:
- bunăvoinţa dv.
- încrederea dv.
- sprijinul dv.
- confirmarea dv.
- comanda dv.
55. Mulţumindu-vă
- călduros
- anticipat/ cu anticipaţie
- încă odată
56. Vă mulţumim pentru încrederea
acordată şi între timp rămânem... .
57. Primiţi, vă rugăm, mulţumirile noastre
pentru amabilitatea dv./ sprijinul acordat.
58. Vă mulţumim încă odată pentru
rezolvarea acestei probleme.
59. Cu mulţumirile noastre cele mai
călduroase.
C. Pentru exprimarea dorinţei de
colaborare
60. Sperăm într-o colaborare
- strânsă/ fructuoasă/ permanentă cu dv.
- îndelungată şi avantajoasă pentru ambele
părţi.
61. Sperând că
- vom putea stabili în curând relaţii cu dv.
- aceste livrări vor însemna începutul unor
relaţii de durată între firmele noastre,
- veţi fi mulţumiţi de serviciile noastre/
oferta noastră.
- vă vom fi de folos cu aceste date/
informaţii.
62. În speranţa că
- veţi fi de acord cu noi asupra acestor
condiţii/ acestei soluţii
- veţi considera oferta noastră favorabilă.
- ne veţi încredinţa comanda dv.
63. Sperăm să
- aflăm în curând veşti de la dv.
- primim un răspuns favorabil/ ştiri de la dv.
- acordaţi atenţia dv. deosebită acestor
probleme.
- acceptaţi mostrele noastre.
- veţi executa cu promptitudine comanda
14
54. We thank you/ Thanks for:
- your goodwill.
- your confidence.
- your support/ help.
- your confirmation.
- your order.
55. We thank you
- very much
- in anticipation/ in advance
- once more
56. We appreciate the confidence you have
placed in us and meanwhile we remain...
57. May we thank you for your courtesy/
assistance.
58. We thank you again for having solved
this matter.
59. With our best thanks...
C. For expressing the wish for cooperation
60. We hope to establish a
- close/ advantageous/ permanent business
relation with you.
- a long and mutually advantageous
cooperation with you.
61. We hope (that)
- we will soon do business with you.
- these deliveries will mark the beginning
of some long lasting relations between our
firms.
- our services/ offer will meet your
requirements.
- you will find these facts/ this information
useful.
62. We hope/ We are sure that
- you will agree with us on these
conditions/ this solution.
- you will see in this offer a real opportunity.
- you will place your order with us.
63. We entrust/ hope
- to hear from you. before long/ soon.
- to receive your favourable reply/ your
news.
- to pay your special attention to this
matter/ this matter will receive your best
attention.
- the sample will meet your requirement/
approval.
- you will promptly carry out/ execute our
noastră. order.

D. Pentru exprimarea unei recomandări: D. For expressing a recommendation

64. Contăm pe 64. We count on
- primirea unor veşti de la dv. - hearing from you soon.
- răspunsul dv. până la... - having your answer by...
- confirmarea dv. - your confirmation.
65. Sperăm că problema 65. We hope the matter will
- se va bucura de atenţia dv. - receive your attention.
- va fi reglementată conform instrucţiunilor - be settled according to our instructions.
noastre.
- va fi încheiat în curând/ aşa cum am căzut - be closed soon/ as we agreed.
de acord.
66. Vă rugăm/ Sperăm/ Suntem 66. We kindly ask/ hope/ entrust that you
încredinţaţi că puteţi să rezolvaţi are able to settle the matter
chestiunea
- cât mai curând posibil. - as soon as possible.
- până săptămâna viitoare. - by next week.
- aşa cum s-a convenit. - as agreed.
- în conformitate cu... - according to...
- la alegerea dv. - at your option.
67. Transmiteţi-ne, vă rugăm, răspunsul dv.
67. Kindly let us have your final/ definite
definitiv. answer.
68. Vă informăm că o rezolvare promptă a 68. We let you know that a (prompt)
acestei probleme ar fi apreciată. settlement of this matter will be
appreciated.
69. Vă rugăm să fiţi buni/ să aveţi 69. Will you please/ Kindly/ Please
amabilitatea
- să ne informaţi/ să ne comunicaţi dacă - let us know if you agree to these
sunteţi de acord cu aceste condiţii. conditions.
- să ne confirmaţi ia timp primirea... - confirm/acknowledge in time receipt of...
70. V-am fi foarte obligaţi dacă ne-aţi 70. We should be very much obliged if you
transmite... sent us...
71. Aşteptăm comunicarea acordului/ 71. We are looking forward to receiving
hotărârii dv. în această privinţă. your agreement/ decision in this respect.

E. Pentru exprimarea de scuze E. Expressing apologies

72. Vă rugăm să primiţi/ acceptaţi scuzele 72. Please accept our apologies for
noastre pentru...
73. Vă cerem scuze pentru/ Vă rugăm să ne 73. We (much) apologize for
iertaţi pentru
- a fi neglijat asemenea. - having neglected such...
- întârzierea în... - being late in...
- eroarea comisă la... - error made in...
74. Scuzându-ne încă odată... 74. Apologizing once more...

1.2.8. Formula de încheiere şi salut

(The Complimentary Close)

15
 Formula de încheiere şi salut se plasează de obicei cu 2-3 rânduri sub textul scrisorii spre mijlocul paginii.
Formulele cele mai des întâlnite sunt:
- Yours faithfully.; Faithfully yours, (când expeditorul se adresează unei instituţii, firme
etc.)
- Yours sincerely.; Sincerely yours. (în special când expeditorul se adresează unei
persoane cunoscute, deşi pot fi folosite şi în cazul anterior)
- Yours (very) truly,; (Very) truly yours, (se folosesc cu precădere de către firmele şi
instituţiile din SUA).
Traducerea acestor formule este: Al dv. fidel/ cu respect/ sincer. Este de reţinut faptul că toate aceste
formule sunt urmate de virgulă.
Salutul propriu-zis de încheiere prezentat mai sus poate fi precedat de alte câteva formule, care îi
atribuie acestuia un caracter mai formal, dintre acestea ar fi:
- We/I hope to hear from you soon, (Noi dorim/ Doresc să aflu curând veşti de
dv.)
- We are/I am (Suntem/ Sunt)
- With our/ my best wishes/ Kind regards (Cu cele mai bune urări) deşi ele sunt tot mai
rar întâlnite în corespondenţa modernă.

1.2.9. Semnătura
(The Signature)
Semnătura se plasează sub formula de încheiere şi salut, precedată fiind de numele firmei. Imediat
dedesubt este obligatorie dactilografierea numelui complet al celui cel semnează corespondenţa,
indicându-i-se calitatea (agent, representative etc.), funcţia (Managing Director, Deputy Director, Manager
etc.) şi. dacă este cazul, titlul (doctor, professor, civil engineer etc.).
Această exigenţă apare din consecinţele de ordin juridic ce decurg din angajarea de drept a instituţiei,
firmei etc. prin semnătura respectivă.
La persoanele de sex feminin se va specifica şi starea civilă cu abrevierile „Mrs"' sau „Miss" pentru a
cunoaşte modul de adresare către acestea în corespondenţa de răspuns.
Uneori corespondenţa poate fi semnată pentru, şi în numele conducerii instituţiei, firmei etc.
In acest caz în corespondenţă se face o menţiune specială referitoare la calitatea celui ce semnează şi
anume:
- per procurationem/ per pro/ p.p (prin procură pentru)
- for and on behalf of (pentru şi în numele)

Exemple de semnături:
1. Yours faithfully,
THE MODERN TOOL CORPORATION
William Brian
Vice-president
2. Yours sincerely,
A.JOHNSON & Co, Ltd.
(Mrs) Dr.DIANA PINK
Managing Director

Schema formulelor de salul şi adresare în funcţie de adresant

16
 Adresant Formula de salut Formula de încheiere
The Woolen Mills, Ltd (E.B.) Dear Sirs, Yours faithfully, Faithfully yours,
(Dear Mesdames,)
Roger Brothers Co, Inc. (E.A.) Gentlemen: Yours truly,
Very truly yours,
Robert Gibson, Esq. Mr. Dear Sir, (oficial) Yours sincerely,
Robert Gibson Dear Mr. Gibson, (mai puţin oficial) Yours very sincerely
Mrs. Vivian Grant Miss Ann Dear Madam, (oficial) Sincerely yours,
Porter Dear Mrs. Grant, (mai puţin oficial) Yours sincerely,
Dear Miss Porter, (idem) Yours truly,

1.2.10. Iniţiale şi post-scriptum

(Initials and Postscript)
La unele instituţii, firme etc. s-a statornicit uzanţa indicării iniţialelor celui ce a redactat scrisoarea şi a
dactilografului în colţul din stânga jos, în loc de a menţiona aceste elemente in cuprinsul referinţei. Tot aici se
indică numărul de exemplare în care s-a dactilografiat sau multiplicat lucrarea, destinaţia sa cât şi instituţia,
firma sau persoana căreia i-a fost expediată.
în ceea ce priveşte post-scriptum-ul (PS), este recomandabil ca acesta să fie evitat, deoarece folosirea sa
ar putea fi interpretată de către adresant ca o omisiune din textul scrisorii şi deci ca o dovadă de neglijenţă
din partea expeditorului.
Totuşi, uneori post-scriptum-ul se foloseşte tocmai în scopul de a atrage atenţia asupra sa, atunci când
vrem să subliniem un aspect foarte important sau de ultimă oră.

1.2.11. Anexe
(Enclosures)
Atunci când scrisoarea este însoţită de anexe, acestea se menţionează în final, capătul de jos al colii de hârtie.
Exemple:
1. - Anexă/ Anexe (Enclosure/ Enclosures-abreviat: Enc./ End./ Erics)
2. - 3 Anexe:
- Factură Enclosures: 3
- Conosament - Invoice
- Certificat de origine - B/L
- Certificate of origin

1.3. Plicul
(The Envelope)

Ca şi în cazul scrisorii, hârtia plicului folosit pentru expedierea corespondent trebuie să fie de calitate
superioară şi durabilă. Pe plic vor fi scrise următoarele:
1. - Adresa destinatarului, care va coincide cu adresa interioară atât din punct c vedere al conţinutului cât
şi al formei, cuprinzând maximum cinci rânduri. în caz în care vom folosi un plic cu decupaj transparent,
adresa interioară devine vizibă şi nu va mai fi necesară scrierea ei pe plic.
2. -Indicaţii pentru poştă (se referă fie la categoria sau tariful poştal, fie la modul trimitere a
corespondenţei). Dintre acestea menţionăm:

17
 - „Corespondenţă recomandată" (Registered mail)
- „Corespondenţă prin avion" (By air mail)
- „Corespondenţă recomandată prin avion" (Registered air mail)
- „Corespondenţă cu poşta expresă/ rapidă" (By express mail)
- „Materiale tipărite": ziare, reviste, publicaţii (Printed matter)
- „Tipărituri cu tarif redus" (Printed paper - reduced rate)
- „Cărţi, broşuri, cataloage" (Books only)
- „Felicitări de sezon" (Season's card)
- „Cadouri nesolicitate" conţinând obiecte de reclamă, agende, calendare etj (Unsolicited gifts)
- „Mostră fără valoare" (Sample without value)
- „A se returna în caz de nedistribuire"(Return if not delivered)
- „Rugăm a nu se îndoi" (Please do not bend)
- „Expediere expresă" (Special delivery)
- „Post-restant"(Poste-Restante/To be called for)

3. - Indicaţii speciale de atenţionare (se referă la caracterul corespondenţei):

- „Personal" (Personal/ Private)
- „Confidenţial" (Confidential)
-
4. - Indicaţii de transmitere a corespondenţei către o anumită direcţie, servici persoană etc.

exemplu:
In atenţia: Serviciului Comercial
In atenţia: Directorului general
D-lui Smith, Director adjunct
For the attention of: Selling Department
Attention: Managing Director
Mr. Smith, Deputy Director
In cazul în care expeditorul nu cunoaşte adresa persoanei căreia doreşte să-i parvină corespondenţa, dar
consideră că o altă persoană sau firmă/ instituţie etc. ar putea să i-o înmâneze, scrisoarea va fi adresată
acesteia din urmă: pentru atenţionare, adresa va fi precedată de abrevierea C/ O (care of)
Exemplu: Dr.Samuel Horn
c/ o London University
London
Great Britain

Este de reţinut faptul că toate tipurile de indicaţii prezentate mai sus sunt incluse şi in scrisoare, sub adresa
interioară.

5. - Spaţiul rezervat pentru timbre sau marcaj poştal (postage/ stamps)

în ceea ce priveşte adresa expeditorului, aceasta va fi scrisă pe clapa de pe spatele plicului sau se va folosi
un plic cu antet tipărit al instituţiei/ firmei expeditoare.

Modele de adrese scrise pe plic:

18
 Forma Dantelată

TEHNOFOREST stamp
4 Piaţa Rosetti
Bucharest-ROMANIA
COURTNEY & Co.Ltd.,
6 Stand Street,
Attention: The Export Manager Nottingham,
Great Britain

Forma bloc

.
TEHNOFOREST stamp
4 Piaţa Rosetti
Bucharest - România
Mr.John Brown
c/ o The Furniture Co.Inc.
12 W.Thirty-Second St.
New York 43, N.Y.
U.S.A.
BY AIR MAIL

19
 1.4. Model de scrisoare (tipică pentru cotrespondenţa de afaceri)
(The Pattern of a Typical Business Letter)
1. Antet COURTNEY &Co.Ltd
6 Stand Street
Nottingham
Telephone: Not 978653 Telex: 10075-CRI/LTOCE
Telegrams: Springwood Code:Bentleys
Nottingham
2. Data 15 mai 1992
3. Referinţă CA/ER 45 – P 3-29
IL/SD 613
4. Adresa Tehnoforest
interioară 4 Piaţa Roseti
Bucharest

În atenţia Secretariatului

5. Formula de Stimaţi Domni,

salut
6. Obiectul Confirmare scrisoare şi materiale tipărite
scrisorii
7. Conţinutul Confirmăm primirea scrisorii dv. Din 10 mai 1992 şi vă mulţumim foarte
scrisorii mult pentru cele 10 exemplare ale revistei “Forniture Today” care sunt
într-adevăr interesante şi de mare folos pentru noi.
Am aprecia dacă aţi avea amabilitatea de a continua să ne trimiteţi aceste
reviste şi în viitor.
8. Formula de Cu cele mai bune urări,
încheiere şi Al dv. sincer,
salut
9. Semnătura COURTNEY &Co.Ltd.

John Brown
Şeful serviciului comecial

20
COURNEY &Co.LTD 1. Heading/
6, Stand Street Letterhead
Nottingham
Telephone: Not 978653 Telex: 10075 – CRI – LTD GB
Telegrams: Springwood Nottingham Code: bentleys
May 15 th 1992 2. Date
Our ref: CA/ER 45-P3-29 3. Reference
Your ref: Gh/SD 613 line
Tehnoforest 4. Inside
4, Piaţa Roseti address
Bucharest

For the Attention of the Secretary

Dear Sirs, 5. Salutation

Acknowledgement of letter and printed matters 6. Subject line

We acknowledge receipt of your letter of May 10th 1992, and we thank you 7. Body of
very much for thr 10 copies of the newspaper “Furniture Today” which are letter
really interesting and helpful to us.

We would appreciate if you would kindly continue to send us these

newspaper in the future.

With best regards,

Yours faithfully, 8. Compliance

close
COURTNEY&Co.LTD 9. Signature

Per pro. John BROWN

Selling manager

21