MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPÍTULO 14

PUBLICACIONES OFICIALES

1. PROPÓSITO .......................................................................................................1

2. COORDINACIÓN..................................................................................................1

3. DEFINICIONES....................................................................................................1

4. LEYES Y REGLAMENTOS .................................................................................2

a. Ley Orgánica ...............................................................................................2
b. Reglamentos de la ACP ..............................................................................2
c. Reglamentos Marítimos ..............................................................................2

5. PUBLICACIONES DE LA ACP............................................................................3
a. Boletines y Circulares ...................................................................................3
(1) Boletín Oficial ........................................................................................3
(2) Boletín El Activo ....................................................................................3
(3) Boletín Kilovoltio ....................................................................................3
(4) Customer Newsletter Panama Canal ...................................................4
b. Periódicos, Directorios y Manuales
(1) El Faro...................................................................................................4
(2) El Rincón del Idioma.............................................................................4
(3) Directorio de Organización ...................................................................4
(4) Organigrama de la ACP........................................................................5
(5) Manual de Trámites Internos de la Administración (MTIA) .................5
(6) Manual de Correspondencia .................................................................6
(7) Manual del Logotipo ..............................................................................6
(8) Manual de Personal .............................................................................6
(9) Manual de Procedimientos Administrativos de Archivos......................6
(10) Sistema de Clasificación de Archivos .................................................6
(11) Tablas de Retención ...........................................................................7
(12) Manual de Sistemas Financieros........................................................7
c. Informes y Anuarios ....................................................................................7
(1) Informe Anual.........................................................................................7
(2) Anuario Hidrológico................................................................................7

6. PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS................................................................7

ANEXO: Direcciones de Publicaciones Electrónicas ..............................................8

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CAPÍTULO 14

PUBLICACIONES OFICIALES

1. PROPÓSITO.

Este capítulo tiene como propósito orientar a los empleados en la implementación,

usos y procedimientos del Programa de Publicaciones y la obtención de las publicaciones
de la organización.

2. COORDINACIÓN.

La Sección de Administración de Archivos a través del Oficial de Directrices y

Publicaciones es la encargada de coordinar las publicaciones internas y sus revisiones.

3. DEFINICIONES.

Anuario: Libro que se publica cada año como guía para determinadas
profesiones con información, direcciones y otros datos de utilidad.

Boletín: Periódico que contiene disposiciones oficiales e información de la

organización.

Circular: Órdenes, noticias o instrucciones verbales o escritas dirigidas al

mismo tiempo en iguales términos para varias personas.

Directorio: Guía en la que figuran las personas de un conjunto u organización,

con indicación de diversos datos acerca de ellas, por ejemplo: cargo, señas, teléfonos,
etc.

Informe: Noticias o datos que se dan sobre algún tema o alguien.

Ley: Precepto dictado por la suprema autoridad, en que se manda o prohibe

algo en consonancia con la justicia y para el bien de los gobernandos.

Manual: Libro en el que se compendia lo más sustancial de una materia con

instrucciones específicas.

Organigrama: Diagrama que ilustra cómo está organizada o estructurada una

entidad o empresa.

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Periódico: Impreso publicado con determinados intervalos de tiempo.

Publicación: Escrito impreso, como libros, revistas, boletines, etc.

Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos que por autoridad

competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación,
una dependencia o servicio.

4. LEYES Y REGLAMENTOS.

Existen publicaciones de la organización que se distribuyen externamente, ya sea

en el territorio nacional como internacionalmente. Entre algunas de las más
importantes tenemos las siguientes:

a. Ley Orgánica. El propósito de la presente ley es proporcionar a la Autoridad del

Canal de Panamá las normas para su organización, funcionamiento y modernización,
con el objeto de hacer del canal una empresa eficiente y rentable, pilar del desarrollo
humano y socioeconómico del país, abierta, sin discriminación alguna, a la
participación de hombres y mujeres, e integrada a la estrategia marítima nacional. En
cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 317 de la Constitución Política, las normas
que en esta ley se dictan son de carácter general y servirán de marco para los
reglamentos que al respecto se expidan, de manera que el canal brinde siempre un
servicio continuo, eficiente y seguro.

b. Reglamentos de la ACP. Los Reglamentos de la Autoridad del Canal constan

de treinta acuerdos por los cuales se establecen las normas, modificaciones, y
procedimientos que desarrollan procesos administrativos, operativos y técnicos en las
distintas funciones de la organización. Estos reglamentos se encuentran en la intranet
en la sección de “Publicaciones”. La oficina responsable de los reglamentos de la
organización es la Junta Directiva.

c. Reglamentos Marítimos. Los reglamentos marítimos establecen las normas y

procedimientos para el tránsito marítimo adecuado y está impreso tanto en el idioma
español como en inglés, ya que están destinados para distribución a los usuarios
internacionales de la vía acuática. En cuanto a su distribución, es responsabilidad de la
División de Arqueo (MRTD) suministrar un ejemplar original gratuitamente a cada
buque que transita el Canal. En el caso de los estudiantes, agencias navieras, otros
empresarios e interesados en conseguir estos reglamentos, la División de Arqueo
cuenta con copias adicionales, al igual que copias en disco compacto (CD) que se han
producido y las cuales están a la venta. Los precios de estos son $5.00 para los
ejemplares en papel y $3.00 para las copias en CD.

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El procedimiento de adquisición de dichas copias requiera que los interesados

se apersonen al Citibank, Sucursal Balboa y paguen dichas cantidades en la ventanilla
y muestren el comprobante de pago recibido en el Primer Piso del Edificio 729, Balboa
en donde se le entregarán las copias solicitadas. Para mayor información dirigir sus
consultas al teléfono 272-4567.

5. PUBLICACIONES DE LA ACP.

Existen ediciones de publicación y distribución internas preparadas con el propósito

de mantener informados a todos los usuarios de los acontecimientos de la organización.
Estas publicaciones pueden ser impresas o publicadas electrónicamente a través de los
sistemas disponibles para esos efectos. Entre estas publicaciones tenemos las siguientes
entre otras:

a. Boletines y Circulares: La Autoridad del Canal de Panamá publica boletines y

circulares con valiosa información para los usuarios. Entre los cuales tenemos.

(1) Boletín Oficial: Este boletín se publica todos los martes en la Infored y tiene
como objetivo informar a todos los empleados acerca de los nombramientos permanentes
y asignaciones temporales en los diferentes cargos de la Autoridad del Canal hasta el
nivel de supervisores de unidad o en caso de puestos especiales tales como
superintendentes y capitanes, entre otros. Además se anuncian cambios de
localizaciones físicas, números de teléfono, cambios en nombres de oficinas y sus siglas,
días libres y feriados e instrucciones de interés para los empleados de la ACP. La oficina
responsable de publicar el Boletín Oficial es la Sección de Administración de Archivos y
para tales propósitos las oficiales administrativas, secretarias y gerentes deben enviar sus
notas vía electrónico a IMCR-SEC donde se recibirán los anuncios hasta el viernes
anterior al día de la publicación a más tardar a las 2:00 p.m.

(2) Boletín “El Activo”. Esta es una circular que se publica por cada cuatro meses
(cuatrimestre) para todos los empleados de la ACP. Contiene información de las
actividades recreativas, de acondicionamiento físico y deportivas. En este contexto,
resalta los eventos más sobresalientes, y a los equipos y personas que se han destacado
en los mismos.

(3) Boletín “Kilovoltio”: El propósito principal de este boletín técnico es promover

el conocimiento a través de la lectura y contribuir con el aprendizaje continuo de todos los
colaboradores de la Section de Electricidad de Exteriores y clientes de la ACP.

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(4) “Customer Newletter Panama Canal”. Esta publicación es creada cada tres
meses por el Departamento de Planificación Corporativa y Mercadeo con el objetivo de
informar a los clientes del Canal y grupos de interés sobre los últimos adelantos en
materia de seguridad, programas de modernización y mejoras así como planes futuros del
Canal, estadísticas de tránsito y carga, y visitas futuras a clientes/grupos de interés. Es
distribuída local e internacional a los usuarios de la vía acuática.

b. Periódicos, Directorios y Manuales:

(1) El Faro. El Faro es un periódico de distribución quincenal para todos los

empleados de la ACP que publica información de interés general. Exalta a los
empleados que se destacan tanto en su desempeño de trabajo como en sus
actividades particulares motivando a la fuerza laboral canalera. El Faro es el principal
recurso del programa de divulgación a los empleados con el que cuenta la Oficina de
Administración Ejecutiva. Para solicitar información o enviar una contribución a "El
Faro", llamar al 272-3202 o mandar correo electrónico a AECN@pancanal.com.

(2) El Rincón del Idioma. Adicionalmente, el “Rincón del Idioma” , incluído en

El Faro quincelmanente es publicado separadamente en la infored por la Sección
Técnica de Idiomas en un esfuerzo y con el propósito de ayudar a los colaboradores de
la ACP a mantener los idiomas español e inglés separados, defendiendo sus pautas
individuales como los vehículos necesarios que facilitan la comunicación eficiente.

(3) Directorio de Organización. El Directorio de Organización es compilado y

publicado por la Sección de Administración de Archivos con la finalidad de actualizar los
nombres de los distintos departamentos, divisiones y secciones, nombres y posiciones de
los funcionarios, números telefónicos y ubicaciones físicas de las diferentes oficinas de la
organización. Antes de su publicación en la Intranet, la cual se realiza los días 15 de cada
mes, las oficiales administrativas de departamento envían la información actualizada de
sus departamentos correspondientes a la IMCR, y luego que está pasa la debida
verificación por la Sección de Administración de Archivos, se publica electrónicamente
para acceso de toda la organización. En el caso de que algunos empleados no cuenten
con una computadora de donde hacer una impresión al momento de su publicación, es
responsabilidad de la oficial administrativa hacer una impresión para reproducir la
cantidad de copias que sean necesarias y/o colocar una copia en murales o ubicaciones
públicas de acceso a todo el personal. La configuración de este Directorio de
Organización, excepto los primeros párrafos que incluyen la Oficina del Administrador y la
Oficina del Secretario de la Junta Directiva, esta descrita en el siguiente orden:

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Primer Bloque: - Nombre del Departamento y Ubicación Física

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes
- Secretarias
- Oficial Administrativo(a)
- Oficial de Presupuesto
- Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores, Especialistas,
Enlaces, Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque: - Nombre de la División y Ubicación Física

- Gerente de División
- Oficial Administrativa
- Especialistas
- Gerentes de Sección (Superintendentes o Capitanes)
- Programas Especiales
- Supervisores de Unidad
- Líneas telefónicas para denuncias e información

(4) Organigrama de la ACP. El organigrama funcional de la Autoridad del Canal

de Panamá es compilado y publicado en la Intranet por la División de Servicios
Estratégicos del Departamento de Planificación Corporativa y Mercadeo. El mismo
contiene las descripciones de la visión, misión y valores corporativos, así como de las
funciones de todas los departamentos, divisiones y secciones de la organización. A
estos bloques de descripción se adjuntan fotografías de cada uno de los oficiales que
las dirigen tales como directores, gerentes y supervisores.

(5) Manual de Trámites Internos de la Administración (MTIA). Esta publicación

describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la
organización con el propósito de mantener documentadas las normas administrativas
de la organización para conocimiento e implementación de todos los empleados. La
oficina responsable de recopilar la información y publicar este manual es la Sección de
Administración de Archivos. Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales
administrativas a nivel de departamento (previa aprobación de sus directores) deben
preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas
vía correo electrónico a HAviles, Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato
de Microsoft Word, quien a su vez preparará un Memorando de Decisión (ver Capítulo
5) para la firma del Director del Departamento de Informática y Tecnología y luego le
será enviado a los directores de departamentos cuyas funciones estén ligadas
directamente al tema contenido en los capítulos en revisión. Este memorando también
deberá ser aprobado por el Asesor Jurídico quien velará que se cumplan con todos los
aspectos legales de la organización, según sus reglamentos. Una vez que se apruebe
por el Administrador, las revisiones se publicarán en la intranet para referencia de todos
los usuarios.

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(6) Manual de Correspondencia. Este manual describe los formatos correctos de

redacción y presentación de la correspondencia oficial. Incluye el uso correcto del
idioma, estilos aprobados oficialmente por la ACP, siglas internas para
correspondencia, signos de puntuación y referencias entre otros.

La Sección de Administración de Archivos es responsable de actualizar y

publicar este manual. La información es proporcionada por la Gerente de Coordinación
del Despacho del Administrador (AEAA); la Secretaria de la Junta Directiva (OS); la
Sección de Administración de Archivos, la Unidad de Correos (AEDC) y la Sección
Técnica de Idiomas (AETI). Se publica en la Intranet para referencia de todos los
usuarios con la frecuencia que sea necesaria. En relación a este manual la Sección de
Administración de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por
mes a través del Centro de Capacitación Ascanio Arosemena para todos los usuarios
que deseen tomarlo, sin importar su nivel jerárquico dentro de la ACP.

(7) Manual del Logotipo: Este manual para la implementación y uso del logotipo
fue ideado para imprimir lógica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP.
Sus directrices son claras, conscisas y fáciles de seguir. La aplicación de estas
directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la
tarea de representar uniformemente a la organización, personal, equipo e instalaciones.
La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual
y las consultas que no sean explícitas en el Manual.

(8) Manual de Personal. El manual de personal de la Autoridad del Canal de

Panamá es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos
Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines. En esta publicación se
desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP, y tiene
como objetivo plasmar las normas, estándares, procedimientos y métodos necesarios
para implementar el Reglamento de Administración de Personal.

(9) Manual de Procedimientos de Administración de Archivos. Este manual

establece la política, programa, responsabilidad, procedimientos y requisitos para la
creación, organización, mantenimiento, uso y disposición de los archivos a través del
Programa de Administración de Archivos. Archivos vitales, audiovisuales,
microfilmaciones y sistemas de archivos electrónicos, son parte de este programa. La
Sección de Administración de Archivos (IMCR) es responsable de su publicación y
actualización. Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de
Informática y Tecnología, División de Atención al Cliente, Sección de Administración de
Archivos.

(10) Sistema de Clasificación de Archivos. Este sistema tiene el propósito de

uniformar el Sistema de Clasificación de Archivos de la ACP para que todos los
archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificación y así poder
localizar un archivo o información requerida en el menor tiempo posible.
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Este sistema está publicado en la Intranet en el Departamento de Informática y

Tecnología, División de Atención al Cliente, Sección de Administración de Archivos es
responsable de la implementación de este sistema.

(11) Tabla de Retención de Archivos. Estas tablas establecen procedimientos y

directrices para la retención o destrucción sistemática de los archivos de la
organización y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA). La Sección de
Administración de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar, dar
interpretación e implementación a estas tablas. Se encuentra publicado en la Intranet
en el Departamento de Informática y Tecnología, División de Atención al Cliente,
Sección de Administración de Archivos.

(12) Manual de Sistemas Financieros: Este manual tiene los procedimientos de las
políticas contables y financieras de la ACP, así como los conceptos y explicaciones de
los sistemas financieros. La División de Políticas Contables y Financieras es
responsable de su actualización y publicación en la intranet bajo su página contenida
en la sección de Publicaciones.

c. Informes y Anuarios.

(1) Informe Anual. Esta es una publicación anual que recopila los
acontecimientos más relevantes que se han dado en la organización durante cada año.
También incluye los estados financieros auditados para el período. Cada año se define
un tema central y sobre él, se desarrolla el contenido del informe. La responsabilidad
de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administración Ejecutiva, pero la
misma ha sido trasladada temporalmente a la División de Presupuesto y Análisis
Financiero del Departamento de Finanzas.

(2) Anuario Hidrológico: Esta publicación es compilada y distribuida por la

Sección de Manejo de Cuenca de la División de Administración Ambiental y el mismo
incluye datos interesantes, mapas y estadísticas acerca de los recursos hídricos y su
administración por parte de la ACP.

6. PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS. Existen publicaciones electrónicas las

cuales editan las diferentes oficinas de la organización con la finalidad de manterner
orientados e informados con lo último de los acontecimientos y pautas locales de la
ACP. Las publicaciones resaltadas en amarillo, son aquellas que aun están en el
proceso de publicación electrónica. (ver anexo)

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ANEXO
LISTA DE PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS

Nombre de la Publicación Oficina Dirección Electrónica en Intranet

Anuario Hidrológico
Boletín Kilovoltio
Boletín Oficial de la ACP
Boletin de Relaciones Laborales
Directorio de Organización
El Canal al Día
El Faro
Estadísticas de Tráfico y Peaje
ISO Noticias (Extracto de El Faro)
Ley Orgánica
Manual de Correspondencia
Manual del Logotipo
Manual de Personal
Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional
Manual de Sistemas Financieros
Manual de Trámites Internos de la Administración
Norma de Uso de cinturones de seguridad
Portal Informativo “El Activo”
Reglamentos de la ACP
Resumen Diario de Noticias
Rincón del Idioma
Tabla de Retención de Archivos
Temas de Seguridad del Mes: Seg. y Ambiente
Título Constitucional
Visión, Misión, Valores y Objetivos de la ACP
ESM
SIE http://imcd-fsw-01.acp/publications/kilovoltio
IMCR http://imcd-fsw-01.acp/publications/oficial/index.html
HRL http://imcd-fsw-01.acp/publications/ (Letra B)
IMCR http://imcd-fsw-01.acp/publications/ (Letra D)
AECN http://imcd-fsw-01.acp/publications/canal-al-día/index.html
AECN http://imcd-fsw-01.acp/publications/el-faro/index.html
PM http://imcd-fsw-o01.acp/publications/traffic-stats/html
http://imcd-fsw-01.acp/publications/iso/index.html
GC http://imcd-fsw-01.acp/executive/organic-law
IMCR http://imcd-sw01.acp/publications/correspondence/index.html
AEDA http://imcd-fsw-01.acp/publications/ (Letra M)
HR http://infored.acp/manuals/hr/manual
ES http://imcd-fsw-01.acp/es/ess/index.html
FMS http://infored.acp/financial/manuals/manual.html
IMCR http://infored.acp/publicactions/manual-tramites-internos/index.html
ESS http://imcd-fsw-01.acp/es/ess/normas.html
HRHF http://imcd-fsw-01.acp/publications/ (Letra E)
http://imcd-fsw-01.acp/executive/index.html
AECN http://gamboa.acp/noticias/Principal.asp
AESL http://imcd-fsw-01.acp/publications/idioma/index.html
IMCR http://infored.acp/im/imc/records/tablas.html
ES http://gamboa.acp/es/ess/temas/tema-de-seguridad-mes-200212.html
GC http://gamboa/executive/constitutional/spanish/title.html
AD http://imcd-fsw-01.acp/publications/vision-mision/html

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