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Los archivos son de utilidad para las empresas en su administración, para lograr
una mayor eficiencia y una transparencia de la gestión y como un antecedente y
testimonio de sus funciones.

El archivo y la administración de documentos son importantes porque proveen el

control para el manejo, conservación, localización, producción y uso eficaz de la
información que es vital para las instituciones.

La administración de documentos incluye la planificación, organización, dirección y

control de todas las actividades relacionadas con la información.

El archivo, por otro lado, es una parte importante en la administración de

documentos, porque tiene que ver con la conservación de documentos de modo
que se facilite su localización.

El proceso administrativo contiene cuatro fases y éstas son:


 : Esta fase comienza con la definición de
los objetivos que fijaran el curso de acción que ha de
seguirse, desarrolla políticas, planes, procedimientos y
cuenta con un método de retroalimentación de
información para adaptarse a cualquier cambio en las
circunstancias.

  : La organización es la fase donde se dispone, se asigna y se

ordenan los recursos humanos y materiales para estar en condiciones de enfrentar
las actividades.
 : La dirección es aquel elemento de la
administración en el que se lograr la realización efectiva de
todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador,
ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o
delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea
que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes
emitidas.


: Lleva a cabo la medición y corrección de las
actividades de los subordinados para asegurar que los eventos
se ajustan a los planes, muestra donde existen desviaciones
negativas y pone en movimiento las acciones para corregirlas.

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½ Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

½ Comparar los resultados con los planes generales para detectar

variaciones.

½ Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

½ Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la

recuperación y la protección de papales comerciales. Hoy el manejo de
documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización la
creación y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos
así como el sistema adecuado para su archivo debe estar bajo responsabilidad de
quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de
correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de
los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

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La  

 
es el proceso de planificar, organizar, dirigir
y controlar todas aquellas actividades relacionadas con los documentos. Estas
actividades van desde la creación, el archivo, la localización, la protección, el
control, el uso, hasta la disposición o conservación permanente de los
documentos.