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2. DISPOSICIÓN GENERAL DE UNA CARTA COMERCIAL
[Dar respuesta negativa a un ofrecimiento de cooperación]
E D I T O R I A L E U R O A M E R I C A N A , S. A.
Dirección, oficinas y almacenes:
Cervantes, 25 - Teléfono 265030
Teléfono exclusivo para pedidos: 226531
Telex 2988 - EDEU-E. 28015 MADRID
N/Referencia: 68244 GM/ml - S/Referencia: RS/ms
Madrid, 25.I.1998.
Don Roberto Castro
Fuenteovejuna, 18, 3ro., B
COLMENAR VIEJO (Madrid)
Estimado Señor Castro:
He recibido el proyecto "Diccionario de Neologismos".
Evidentemente, la obra puede ser interesante, pero no creo que en estos
momentos pueda incluirse dentro de los proyectos que tenemos para nuestra
Colección de filología española. Por tanto, considero mucho más oportuno esperar
hasta el mes de diciembre antes de tomar una resolución definitiva.
Un cordial saludo,
(por) "EUROAMERICANA", S. A.
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Guillermo Argentini
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3. PEDIDOS
Al hacer un pedido el comerciante adquiere un compromiso. Por ello debe expresar
con claridad y precisión en su nota las condiciones que desea. Cuando por primera
vez hace un pedido a una empresa es muy conveniente que de referencias, a fin de
que el vendedor tenga la posibilidad de informarse sobre su solvencia comercial.
Con un pedido se solicita el envío de una determinada mercancía. Los detalles de un
pedido pueden consignarse ya sea en la carta misma --que entonces hace las veces
de nota de pedido--, o en un documento por separado que se adjunta a la carta
comercial.
Antes de realizar un pedido suele resultar propicio hacer una demanda pidiendo
información sobre precios y condiciones.
DEMANDA (1)
Señores:
Necesito comprar una partida grande de rodamientos para bicicletas.
Dado que Uds. producen este tipo de artículo, les agradeceré se sirvan enviarme
informes de las diferentes magnitudes y clases que fabrican, incluyendo lista de
precios al por mayor.
Agradeciendo su gentileza, les saluda atentamente,
[firma]
PEDIDO (1)
Señores:
Hace un par de semanas recibimos su catálogo general y nos han interesado los
artículos que ustedes fabrican. Les adjuntamos nuestra nota de pedido Nro. 318
rogándoles consideren las condiciones estipuladas en la misma.
Como esta es la primera operación mercantil que realizamos con ustedes, les
hacemos saber que pueden pedir informes sobre nuestra solvencia al Banco de
Bilbao y Vizcaya (BBV), de esta plaza, o al Banco del Sur, sucursal Jaén, con el que
ya hemos operado varias veces.
En espera del cumplimiento de nuestro pedido, aprovechamos la ocasión para
saludarles atentamente.
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4. RECLAMACIONES
El lenguaje empleado en las cartas de reclamación debe ser elegido
cuidadosamente. Ello evitará herir los sentimientos del destinatario. Si bien una
reclamación debe ser cortés, a ella no debe faltarle firmeza de expresión, tratando
siempre de presentar una solución al problema originario.
Con una carta de reclamación se exige el cumplimiento de algún compromiso
contraído anteriormente. En la carta se debe presentar detalladamente no sólo lo
que se reclama sino también el por qué de ello.
Una advertencia: cuando un vendedor recibe reclamaciones, no dejará de lado la
posibilidad de que el cliente esté reclamándole injustificadamente con el solo fin de
obtener bonificaciones.
RECLAMACIÓN (1)
Señores:
Con mucha preocupación hemos comprobado que tanto la cantidad como la calidad
del vino por ustedes remitido no coinciden con lo formulado en nuestro pedido Nro.
76.
En lugar de mandarnos 3800 cajas de vino tinto tipo común de mesa nos han
enviado 1000 cajas de menos y, en cambio, nos han remitido 1500 cajas de vino
blanco tipo demi-sec que no habíamos pedido.
Dado que la diferencia ocurrida nos ocasiona trastornos y molestias considerables,
agradeceremos pongan interés en evitar anomalías análogas , puesto que si se
repiten nos veremos obligados a dar por terminadas nuestras apenas iniciadas
relaciones mercantiles con ustedes.
Veríamos con mucho agrado el pronto envío de las cajas de vino tinto que faltan,
con instrucciones sobre la devolución de las que obran en nuestro poder sin haber
sido pedidas.
Con nuestros atentos saludos.
Ejercicios a RECLAMACIÓN (1) :
a) En nombre de SÁNCHEZ y Cía., de Almería, escribe a MERCERÍAS UNIDAS, de
Almería, acusando recibo de las mantillas especificadas en el pedido Nro. 10. En vez
de remitir la clase de mantilla pedida modelo "Morena", han enviado dos cajas
conteniendo 300 metros de mantilla común. Ruégales que remitan lo antes posible la
mercancía deseada, con instrucciones para la devolución de la enviada por
equivocación.
b) En nombre de LA INDUSTRIAL DEL ALAMBRE, de Toledo, escribe a
SIDERURGIA METALIC, de Oviedo, diciendo haber recibido 3 toneladas de alambre
de 2 mm. de diámetro y 2 toneladas de 3 mm. Ya que el pedido se refería a 5
toneladas de alambre de 2 mm. de diámetro, indicar que te quedarías con todo el
alambre recibido sólo si te conceden un descuento del 20% sobre el precio de toda
la factura. Si no están de acuerdo con ello, pídeles que te remitan las 2 toneladas de
alambre de 2 mm. que faltan, con indicaciones para la reexpedición del alambre
enviado equivocadamente.
5. CARTAS DE CONTABILIDAD
Fundamentalmente interesan aquí las cantidades y los documentos que las
confirman. La argumentación en este tipo de cartas será sencilla. Con este tipo de
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cartas se anuncian envíos de fondos y se acusa el recibo de los mismos; se notifican
bonificaciones y puestas en circulación de letras de cambio; se envían extractos de
cuenta, y otras operaciones por el estilo.
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6. CARTAS DE PRESENTACIÓN Y RECOMENDACIÓN
Estas cartas tienen por objeto presentar y recomendar a su portador exponiendo, al
mismo tiempo, los deseos del recomendado. Normalmente, son cartas dirigidas a
personas de amistad de donde surge su tono familiar. Ejemplo:
Señores:
Tengo el placer de recomendarle al portador de la presente, Juan Ramírez, quien ha
terminado sus estudios comerciales y desea empezar a trabajar como auxiliar de
contabilidad, o actividad similar, en alguna empresa de Madrid.
Tengo buenas referencias tanto de sus aptitudes morales como de su capacidad
intelectual. Es un chico educado en un ambiente familiar intachable y, por sus
habilidades, lo considero como un joven de porvenir.
Le quedaría sumamente reconocido si pudiese usted otorgarle una plaza en su
oficina. En caso contrario, le agradecería que no olvide la presente carta si alguna
vez se entera de una vacante apta para él.
Rogándole disculpe mi atrevimiento, y agradeciéndole desde ya su atención, le
saludo cordialmente.
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7. CIRCULARES
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual
exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen
escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede
anunciarse la constitución, modificación o disoluciónde una empresa, cambios de
domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las
circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o
deseos de iniciar alguna operación comercial.
CIRCULAR (1) :
Señores:
El alza de precios que en las últimas semanas experimentaron las materias primas
ha puesto a nuestra industria en una situación difícil. Ello ha resultado en costes de
fabricación más elevados.
A pesar de esta situación, y para beneficiar a nuestros clientes, decidimos mantener
los precios de venta viejos hasta que comience a regir el nuevo convenio laboral.
Los pedidos hechos antes de esa fecha serán servidos sin el nuevo aumento, aun
realizando nuestro envío con posterioridad a la entrada en vigor de la nueva lista de
precios.
Con la esperanza de que sabrá comprender los motivos de esta decisión, les
saludamos con toda consideración.
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8. OFERTAS DE SERVICIOS
Las demandas de empleo (fijo) y las ofertas de servicios profesionales o especiales
constituyen lo que aquí llamo "cartas de ofertas de servicios".
Demanda de empleo (fijo)
El solicitante de empleo debe consignar en su demanda detalles sobre su persona,
su personalidad y sus aspiraciones, datos personales, conocimientos poseídos,
estudios realizados y casa de estudios, empresas donde ha trabajado anteriormente
y cargos ocupados, cargo o puesto que le gustaría obtener en su nuevo trabajo, etc.
Cartas de ofertas de servicios profesionales o especiales
Son verdaderas cartas publicitarias en las que se señalan ventajas concretas para el
destinatario, al mismo tiempo que se subrayan probables desventajas al no
utilizarlos.
firma
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Ejercicio a DEMANDA DE EMPLEO (1) :
Escribe a INDUSTRIAS DEL CALZADO, S. A., de Zaragoza, como si fueses Kerstin
Andersson (21 años, escribes bien a máquina sin faltas de ortografía y tienes
nociones de contabilidad). Expresa que te ofreces para ocupar la primera vacante de
asistente que tengan. Indica el nombre de tu madre y su lugar de trabajo, citando
también otras dos personas conocidas quienes pueden facilitar informes sobre tu
persona. Termina la carta señalando tu mejor voluntad para desempeñar el trabajo.
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9. INFORMES PERSONALES
Un comerciante puede pedir informes personales sobre alguna persona o empresa,
especialmente al iniciar contactos mercantiles. Lo hace, p. ej., para informarse sobre
las aptitudes de un solicitante de puesto de trabajo o sobre la solvencia comercial de
una firma mercantil.
Cuando es cuestión de cumplimiento con el pago de alguna persona, los
comerciantes suelen dirigirse a agencias especiales para averiguar si el presunto
cliente es moroso (= está en la lista del clearing) por no haber pagado en su debido
tiempo una deuda contraída con anterioridad.
Por discreción, los informes pedidos por carta no suelen incluir en el texto el nombre
de quien se requieren informes. Se adjunta, en cambio, un papel con sus señas para
que pueda fácilmente ser destruído. Algo similar ocurre con las respuestas a pedidos
de informes.
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10. CORTESÍA COMERCIAL
Las cartas de cortesía comercial no constituyen, en realidad, cartas mercantiles
formales; son documentos con los cuales empresas se comunican entre sí; de aquí
su importancia. En general son cartas breves en las que pueden tratarse tópicos
muy distintos (agradecimiento, invitación, felicitación, etc.).
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11. CARTAS DE COBRANZA
El objeto de estas cartas es procurar el cobro de una deuda vencida, ya sea
recordando su vencimiento o tratando de facilitarles las cosas al deudor para que
pueda cumplir con su obligación.
Generalmente, estas cartas se escriben con mucho tacto y, al mismo tiempo, con
claridad y firmeza. El tono de lo que se dice en ellas varía de acuerdo al estatus del
deudor. A veces hay que argumentar sobre un tema tratando de convencer al cliente
moroso para que pague.
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12. OFERTAS DE PRODUCTOS
Las ofertas que por carta se hacen de ciertos productos tienen la finalidad de
presentar a presuntos clientes no sólo artículos varios, sino también ofrecer precios
especiales sobre ciertos artículos. Las ventajas que representa la oferta deben
explicitarse claramente y con argumentos convincentes pudiendo, según el caso,
adjuntar folletos de la mercancía en cuestión.
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