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Gerencia de Procesos
Por Jose Onate, Consultor Empresarial
Temas de Interes
Mapas de Procesos
Modelado de Procesos
Documentación de procesos
Equipos de proceso
Rediseño y mejora de procesos
Indicadores de gestión
Diagramar
Identificación y documentación
Definición de objetivos
Especificación de responsables de los procesos
Reducción de etapas y tiempos
Simplificación
Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido
Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal
Modelado de Procesos
Rediseño y Mejora de Procesos
Test de eficiencia
Mapas de Procesos
Documentación de procesos
Un método estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles
de los procesos clave. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su
documentación es esencial como punto de partida. Lo habitual en las organizaciones es que los
procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los
procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que
no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos,
interrelacionados.
Equipos de proceso
El análisis de un proceso puede dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia,
reducir costes, mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de producción y
entrega del producto o servicio.
Indicadores de gestión
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Diagramar
Es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener
una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus
actividades.
Gerencia de procesos
Identificación y documentación.
Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente,
no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a través de distintos departamentos y
puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos
diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.
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Definición de objetivos.
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Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas
funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
La gestión de procesos introduce la figura esencial de propietario del proceso. El dueño del
proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable
última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este
papel es asignado a un mando o directivo.
El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que
tenga un conocimiento importante sobre el proceso. En este caso, es vital que el dueño del
proceso esté informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la
responsabilidad no se delega.
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Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos de proceso y de ciclo. La
gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera
que el tiempo total del proceso disminuya.
Simplificación.
Es frecuente encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al
resultado final. Puede tratarse de actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se
llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que
no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión de procesos cuestiona estas
actividades dejando perdurar las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluación
imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la
legalidad y normativa vigente.
Con frecuencia es necesario dotar de más funciones y de mayor responsabilidad al personal que
interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La
implantación de estos cambios afecta fuertemente al personal, por lo que ha de ser
cuidadosamente llevada a cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas
implicadas.
Modelado de Procesos
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar
es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas
a cabo en él.
Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz. Es conseguir que rinda en un grado
superior al que tenía anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática sobre el proceso
que hará posible que los cambios sean estables.
Un primer paso, esencial para acometer la mejora de procesos, es contar con el liderazgo de la
alta dirección de la organización. Este liderazgo ha de ser asumido decididamente e ir
acompañado de un intenso compromiso, mientras que es comunicado explícitamente de manera
que se genere un estado de opinión y actitud favorables hacia las actividades de mejora y sus
resultados. Igualmente, los líderes deben asegurar que los equipos de mejora tenga a su
disposición todos los recursos necesarios y la capacitación precisa para emprender y ultimar su
misión.
Fase I
Con esta documentacion un experto levanta la informacion y realiza; un diagnostico de su
empresa con una proyeccion a cinco anualidades.
Se debera hacer los ajustes necesarios para fortalecerla en el menor tiempo posible.
Objetivos
Incrementar eficiencia.
Reducir costos y gastos.
Mejorar la calidad.
Entrega oportuna.
Integrar las actividades
Lotes optimos
Establecer prioridades
Mano de obra confiable
MODELIZACION DE DATOS
http://www.ongei.gob.pe/publica/metodologias/Lib5006/cap3-3.htm
a) Objetivo :
b) Utilidad :
c) Descripci¢n :
* Esquema externo
* Esquema conceptual
* Esquema interno
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Figura. N§ 12
* Entidad.
* Atributo.
* Tabla.
* Fila.
* Columna.
* Clave.
Procedimientos de Normalizacion.
Ejemplo :
pedido 1
pedido 2
Concepto :
completa de la clave.
Ejemplo :
PEDIDO 21.
PEDIDO 22.
Concepto :
C, es funcionalmente dependiente de B.
B, es funcionalmente dependiente de A.
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Ejemplo :
PEDIDO 11.
PEDIDO 12.
PEDIDO 11.
PEDIDO 12.
* Integridad de Entidad.
* Integridad Referencial.