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Política de Compras Nacionales
CM-01
I. OBJETIVO
a) Determinar los lineamientos para la planeación de compras de materiales para su
maquila y comercialización, requeridos por la cadena para su adecuado
abastecimiento.
b) Establecer medios de control de las actividades derivadas de las compras
realizadas.
c) Mantener niveles ideales de stock buscando la reducción de inventarios sin
menoscabo en la cobertura de la demanda del mercado.
II. ALCANCE
Aplicable a:
a) Jefe de Resurtido
b) Gerente de Operaciones
c) Comprador Nacional
d) Gerente Distrital
e) Gerente Regional
f) Gerente de Tesorería
g) Contador Regional
h) Dirección Comercial
III. DEFINICIONES
a) ABASTECIMIENTO: Suministro de mercancías a la cadena a través de procesos de
compras.
b) ALMACÉN: Local donde se guarda y mantiene mercancía hasta el momento de venta.
c) ASO: Almacén de Soporte de las sucursales de un determinado distrito o región.
d) DESABASTO: Stock por debajo de los mínimos establecidos.
e) DISPONIBLES: Cantidad de mercancías registradas en sistema bajo este estatus las
cuales se encuentran disponibles para venta.
f) EXISTENCIAS: Cantidad de mercancías registradas en sistema.
g) INVENTARIO DE SEGURIDAD: Cantidad de mercancías disponibles para venta para
aquellos periodos no considerados en los presupuestos de venta.
h) MAXIMO: Nivel de stock determinado como la cantidad máxima a solicitar a través
de la orden de compra fincada al proveedor en el punto de reorden.
i) MINIMO: La cantidad a nivel stock requerido para cubrir la demanda del mercado
durante el periodo de reabastecimiento, de forma que se cuente con inventario de
seguridad para prever el desabastó de mercancías, hasta el arribo de las
mercancías solicitadas.
j) PUNTO DE REORDEN: Es el momento ideal en el cual se fincará una orden de compra
al proveedor de forma tal que el arribo de mercancías no represente altos costos
de oportunidad (ventas perdidas) y de almacenamiento (sobre inventario).
k) RESURTIDO: Distribución de materiales a las sucursales de acuerdo a los niveles
máximos y mínimos.
l) SOBRE INVENTARIO: Stock por encima de los máximos establecidos.
IV. POLÍTICA
a) GENERALES:
b) DE LA PLANEACION DE COMPRA
1. La planeación de compra se basa en el modelo de puntos de reorden apoyado
en niveles de stock ideales usando los conceptos de Máximos y Mínimos.
2. La determinación de los niveles de Máximos y Mínimos así como los puntos
de reorden se acordaran anualmente. Periódicamente se actualizaran estos
datos pre-establecidos.
3. Los Compradores Nacionales serán los responsables de establecer los
parámetros y coordinar la metodología de actualización de los máximos y
mínimos en sistema.
4. Los Compradores Nacionales en coordinación con los Jefe de Resurtido,
Gerente Operaciones, Gerente Distrital, Gerente Regional y Director
Comercial, determinaran los niveles de máximos y mínimos en sus
respectivos almacenes.
5. Los máximos y mínimos se determinaran tomando en cuenta los siguientes
puntos:
o Ventas promedio mensuales.
o Ventas Estacionales.
o Inventario de Seguridad Deseado.
o Tiempos de Reabastecimiento o recuperación de existencias.
I. Calendario de Producción
II. Tiempos de Transportación
III. Tiempos internos
a. Revisión de Orden de Compra
b. Fincación de Orden de Compra
c. Descarga
d. Resurtido
o Tiempos no Controlables
o Crecimiento potencial local
o Ventas no realizadas (libreta de farmacia)
6. La Evaluación de los Proveedores deberá ser ejecutada por el Comprador
Nacional en conjunto con Dirección Comercial, Gerente Regional y Gerencia
de Tesorería.
c) DE LA EJECUCION DE COMPRA
1. Toda compra deberá ser precedida de una orden de compra, la cual deberá
ser autorizada exclusivamente por los compradores nacionales.
2. La captura de la orden de compra puede ser ejecutada por el Gerente de
Operaciones, Jefe de Resurtido o Compradores Nacionales en los casos de
ordenes de Compra automatizadas.
3. Solo se podrán fincar órdenes de compra a proveedores siempre y cuando,
éstas presenten un estatus pendiente.
4. Los jefes de resurtido única y exclusivamente podrán fincar ordenes de
compra aquellos proveedores considerados como locales.
5. No se podrán cancelar órdenes de compra ya fincadas en los casos de
diferencias entre estas y la remisión del proveedor.
6. Todos los campos de la orden de compra deberán ser llenados de acuerdo a
los siguientes parámetro, los cuales se estandarizan a nivel cadena:
e) DE LA VIGILANCIA DE APLICACIÓN
V. SANSIONES
a) Recursos Humanos establecerá los criterios y determinará las acciones correctivas
en conjunto con Gerencia Regional para los casos de incumplimiento a la presente
política.
b) El Jefe de Recursos Humanos Regional o persona que éste designe, levantará una
Acta Administrativa de acuerdo a la forma RRHH58 ACTA ADMINISTRATIVA al personal
que viole las disposiciones de ésta política. Dicha acta será anexada al
expediente en resguardo de RRHH.
VII. RELACIOGRAMA