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7 puntos de fricción productiva en la oficina

En un mundo ideal podrías llegar a tu oficina, sentarse en tu lugar de trabajo, repasar

tu agenda, decidir qué tareas realizarás y poner manos a la obra para tenerlo todo listo
antes de las seis de la tarde hora en que apagar tu ordenador y te irías a casa. Dando
lo mejor de ti mismo y sin interrupciones que nos distraigan ... Esto amigo mío es muy
bonito pero como ya debes saber tiene poco que ver con la realidad.Lo más habitual
es tener que hacer frente a numerosas interrupciones durante todo el día , que
ponen a prueba nuestra paciencia, consumen nuestra energía productiva, y rompen
nuestra concentración en el trabajo. Fricciones que debemos aceptar como inevitables
y que debemos aprender a afrontar. En el post de hoy hablo sobre los principales
puntos de fricción que nos podemos encontrar en nuestro trabajo de despacho.
1. Equiparar un correo con una tarea a realizar . Cada vez que descargamos
nuestro correo, le damos un vistazo, y procesamos los asuntos más importantes,
interrumpimos nuestro flujo de trabajo. El problema se agrava cuando dentro del lote
de nuevos correos aparece una emergencia - o lo que nosotros consideramos
emergencia - y dejamos lo que estábamos haciendo, por dedicar unos minutos a
analizar el asunto y hacernos una idea sobre si debemos tener máquinas y empezar a
trabajar seriamente en elnuevo tema. En cristiano: decidir si es un marrón . El correo
se convierte en una nueva tarea, que inicialmente convertimos en prioritaria para
valorar la gravedad, mientras el resto de cuestiones que teníamos entre manos se
interrumpen, con el posterior coste para volver a coger el hilo. Personalmente no hay
ninguna urgencia que llegue por mail, si el cliente no puede trabajar te llamará por
teléfono, todo lo que llega por mail puede ser procesado y programado para
hacer a posteriori . No hay que revisar el correo cada media hora, con dos veces al
día hay más que suficiente. Evitaremos que se convierta en una obsesión.
2. Diluir nuestra concertación atendiendo las llamadas telefónicas . Recibo una
llamada, desconecto lo que estoy haciendo, me centro con el problema del cliente, o
del compañero, que requiere mi atención, cuelgo y vuelvo a lo que estaba
haciendo . Una interrupción más profunda debido a la interacción con otra
persona y el hecho de tener que centrar nuestra capacidad a su problema. Antes de
volver al asunto anterior tendremos que recolocar las tareas que se derivan de la
llamada, recordar dónde nos hemos quedado, y volver a centrarnos. Un dispendio de
tiempo y energía demasiado grande. Solución: No coger llamadas de teléfono . No,
no es broma. Si tenemos posibilidad, hablamos con la persona que gestione las
llamadas a la oficina y simplemente le pedimos que tome el encargo. La última hora de
la mañana la podemos dedicar a devolver las llamadas. Evidentemente si el cliente
tiene un problema real, como decíamos en el anterior punto, no nos quedará más
remedio que descolgar y dar la cara. Concentrar y realizar todas las tareas de un
mismo tipo puede reducir la pérdida de tiempo.
3. No saber hacer puntos y aparte . Si eres de los que no sabes apartar la mirada
del monitor tienes un problema. No podemos mantenernos focalizando nuestra
atención durante toda la jornada, poco a poco perderemos ritmo de trabajo, nos
distraeremos con más facilidad y acabaremos dejando pasar el tiempo mientras somos
incapaces de realizar una tarea de cierta complejidad. Repite conmigo: Después de
cada tarea finalizada, un paseo. No digo salir a la calle, levantarte, ir al baño, tomar un
café, un bocado, o cualquier ruptura de la rutina. Una micra desconexión. Una vez
pasados cinco minutos, cuando hemos descargado la mente del anterior tema,
volvemos al trabajo sin un lastre innecesario. Yo mismo cuando he tenido que hacer
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frente a un problema y mi estrés sube a niveles considerables suelo hacer un

Optometría por fuera la oficina, al volver lo ves todo de otra manera.
4. Perder el punto de referencia, no saber cuál es nuestra siguiente tarea . Si nos
dedicamos a solucionar los temas pendientes, en lugar definimos una lista de tareas a
realizar, caeremos en una dinámica perversa en la que priorizaremos todos los inputs
que nos hagan llegar nuestros compañeros, clientes y jefes, perdiendo el control de
nuestro día a día . Uno de los factores claves para perder calidad de vida en el
trabajo . Una lista de tareas redactada durante los 10 primeros minutos de la jornada
nos sirve de guía. Yo lo hago con las tareas de Outlook, puedo ir tachado-las e
incorporando lo que va surgiendo.No perder tiempo decidiendo lo que tienes que
hacer , evitando de incertidumbre y la desorganización.
5. El desorden de nuestro entorno de trabajo . Los escritorios grunge no se
llevan. Si los documentos se van sedimentando encima de tu mesa, si vas apilando
herramientas que no utilizan, todo ello suma la hora de hacerte perder tiempo cuando
tienes que buscar algo que necesites o distrayendo para ti cuando estás
trabajando. Tu entorno de trabajo debe ser minimalista . Sobre la mesa del
ordenador, los cuatro documentos que necesites y tu inputbox para todo aquello a
procesar a posteriori.Nada más. Una vez terminado el trabajo guarda los documentos
y dejó el escritorio en condiciones para mañana.
6. Sistemas de archivos con un alto grado de complejidad . Tanto si practicas el
archivo por sedimentación, como si dispusiera de un sistema de archivo con una
indexación por varios conceptos, es probable que a la hora de buscar cualquier
documento te compliquen las cosas. Un orden por varios criterios es mejor que no
tener ninguno, pero la verdad es que no hay nada como unos archivadores enorden
alfabético . Convencional, fácil de asimilar por todos y rápido a la hora de utilizar.
7. Herramientas en malas condiciones . Ya sea por falta de mantenimiento o porque
no se trata de la herramienta más adecuada para un trabajo en concreto puede
crearse una situación de conflicto. Uno de los problemas más comunes en mi sector
- desarrollo de software- es el de trabajar con equipos que no han sido debidamente
ampliados, y les cuesta trabajar con varias aplicaciones (IDE, SGBD ...) a la vez. Si
sumamos las prisas, el hecho de encontrarnos problemas que nos obliguen a reiniciar
la ejecución de la aplicación, puede afectar seriamente nuestra estabilidad
emocional. Recuerda que una mínima inversión en RAM agradece, y si sois usuarios
de PC, defragmentar el disco periódicamente.
En algunos casos, imposible evitarlos, forman parte de nuestro día a día. Pero si
conseguimos mejorar la gestión podemos obtener réditos en forma de mejora de la
calidad de nuestra vida profesional, crear las condiciones para no vivir ahogados por
todo lo que se nos va presentando, y tener tiempo de disfrutar de nuestra vida
profesional. He escrito el post pensando en mi día a día, estoy seguro que muchos de
vosotros tenéis trabajos muy diferentes a la mía, y que no coincidís con mi
opinión. Quizá puede aportar nuevos puntos de vista. Si es así os agradecería que
m'ajudéssiu a mejorar el contenido del post aportando vuestros comentarios. :)

Preparar tu sesión de trabajo

Una de las claves para sacar un mayor rendimiento a nuestras sesiones de trabajo es
conseguir un estado continuado de concentración . Imaginado que eres capaz de
fijar tu atención en un tema durante dos horas sin interrupciones y conociendo todos
los detalles de la tarea a desarrollar. Si esto es posible, lo tienes todo a tu favor para
obtener una plusvalía productiva considerable. Quisiera dedicar el post de hoy a
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repasar las condiciones necesarias para acercarnos este estado de gracia,

centrándome en los preparatorios de todo lo que rodea el trabajo para evitar la
interrupción y la dispersión .
Soy del parecer que las sesiones de trabajo se pueden dividir en dos tipos:
Las preparatorias y las productivas . Las primeras sirven precisamente para
disponer todo lo necesario para que las sesiones productivas se realicen sin ningún
tipo de interrupción, como mínimo las menores posibles.Particularmente también las
utilizo para intentar disfrutar la hora de trabajar, motivando que me y añadiendo algún
toque personal que me permita mantenerme relajado mientras trabajo. La siguiente
enumeración es un repaso de algunos de los puntos a tener en cuenta cuando
trabajamos delante de nuestro ordenador.
Adecuar nuestro set de trabajo a las condiciones de la tarea a realizar . Por
ejemplo, si contamos con un equipo con dos monitores, a la hora de redactar un texto,
de leer o de centrarnos en una acción que requiere la focalización en una sola
aplicación, apagaremos la pantalla auxiliar y trabajaremos en un
monitor . Evitaremos la tentación de ocuparlo con un vídeo de YouTube o una
aplicación musical. En cambio, si trabajamos interactuando con varias aplicaciones:
preparando una presentación a la vez que editamos imágenes o vídeo por la misma, o
requerimos de la consulta de otros documentos, trabajaremos con los dos monitores.
Buscamos software que potencie nuestra productividad . Por ejemplo, durante la
escritura de un texto podemos recurre a programas como Focus Writer o Omm
Writer . Editores minimalistas sin detalles innecesario que provocan la dispersión del
usuario.
Controlar las situaciones ambientales. Apagar todos los notificadores de nuestras
aplicaciones, de hecho si no es necesario para el trabajo en cuestión apagamos el
sonido . El móvil mejor apagado que silenciado, y en cuanto al teléfono fijo ya la fauna
que convive con nosotros pedirles un poco de respeto.Eso si con buenas
maneras. Para cerrar el punto quisiera añadir un apéndice para los estudiantes : Si
no cuentas con un búnker en casa donde os podáis aislar vaya a estudiar en el
biblioteca .
NO A LAS REDES SOCIALES . Repita conmigo hasta la saciedad " No a las redes
sociales ". Ni redes sociales ni ningún otro servicio mata ratos . Si no tenemos una
voluntad a prueba de bomba podemos recurre a plugins por nuestro navegador
como StayFocusd que harán el trabajo sucio por nosotros.
Preparar la sesión de trabajo. Como comentaba al inicio del texto es crucial no tener
que dedicar tiempo a buscar notas, aplicaciones o algún recurso, sobre todo si éste se
encuentra en la red. Al abrir el navegador nuestra llama productiva apaga. Por eso es
vital dedicar tiempo a preparar todos los detalles . Una buena opción es abrir una
lista en nuestro sistema de archivo y consulta para guardar todo lo necesario. Si
trabajamos en un emplazamiento en concreto podemos disponer de una lista de
control donde enumerar todas las acciones a realizar desde el lugar en cuestión, o si
trabajamos en un proyecto preparar un desglosado de todas las tareas , definido cada
uno de los pasos para no caer en la trampa de dedicar parte de nuestra fuerza de
trabajo a decidir cuál es la siguiente acción.
Por último y como toque personal, podemos elegir una pieza musical que nos
acompañe mientras llevamos a cabo nuestro trabajo. Nada estridente , una música
que quede en segundo plano y que favorezca la concentración y la relajación. Si
conseguimos entrelazar todos estos factores habremos conseguido construir un
entorno 10. ¿Cuáles son sus secretos para mantenerse enfocados en sus asuntos? Y
para relajarse a la vez que trabaja? Estoy abierto a cualquier sugerencia en forma de
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comentario, me encantaría que compartierais la música que escucháis mientras

trabaja ..

Dinamizando nuestro equipo informatico:

Para los pilotos es importante recortar segundos en cada vuelta, en su caso para
reducir distancias en la competición, en nuestro caso para dedicar el tiempo ahorrado
en otras cosas más útiles, pero sobre todo, para dar una mayor sensación de
dinamismo a nuestra trabajo, obteniendo satisfacción de hacer más eficiente nuestra
forma de trabajar. En el post de hoy, presento un conjunto de consejos para mejorar la
eficiencia en la organización y el uso de su computador.
Una de las vías más recurrentes para conseguirlo es centralizar el acceso a
aplicaciones y sus opciones desde el teclado. Con atajos y combinaciones de
teclas ahorraremos tiempo y dispersamos menos nuestra atención. Las
funcionalidades más habituales, de uso general en la aplicación, o que se utilizan con
más frecuencia ya tienen su atajo de teclado. Una vez aprendidas debemos
comprobar si el software cuenta con un apartado para personalizar las combinaciones
de teclado, o si podemos instalar un pluig-inque lo permita. Si es así, daremos
cobertura a todas las opciones sin atajo que utilizamos, permitiendo controlar
prácticamente para toda la aplicación utilizando el teclado.
Una opción similar son los lanzadores. Aplicaciones que nos permiten aprovechar el
teclado comodispositivo de interacción cumplido con el ordenador , sin tener en
cuenta el ratón. Poder abrir cualquier aplicación, archivo o carpeta presente en nuestro
equipo, escribiendo su nombre en la entrada de texto presente en la simple interfaz del
software. Previamente se habrán configurado los paths sobre el que trabaja la
aplicación, los indexará y adelante las hachas ... dominante dos o tres combinaciones
de teclas lo hacemos desde / aparecer en pantalla. Son aplicaciones muy simples que
mejoran la ergonomíade nuestro equipo. Para Windows puede utilizar Launchy , si
tiene un Mac dispone de Quicksilver , ambos gratuitos.
Un escritorio limpio, minimalista nos ayuda a trabajar mejor. No utilizamos el escritorio
como un almacén donde abandona todo aquello que nos descargamos, o que
extraemos de zips , emails , o impreso a través de un dispositivo para generar
PDF's. Para evitarlo creamos tres carpetas con las siguientes funciones:
• Inbox : Donde guardamos todos aquellos documentos, archivos
descargados o descomprimidos con los que queremos trabajar con breve. Una
vez los utilizamos los borra o los archivaremos a una carpeta de nuestro disco
duro. Es una carpeta de entrada donde el archivo estará temporalmente.
• Impresión : Para todos aquellos documentos para imprimir o que se hayan
generado en formato pdf o XPS. Como una cola de impresión donde se
aceptan documentos de salida - para imprimir- y de entrada, documentos
generados a partir de una impresión ( pdf, xps ... )
• Útil : Grupo de direcciones a aplicaciónes o carpetas del sistema que
utilizamos frecuentemente. La frecuencia será menor a las que tenemos en el
escritorio
En las dos primeras carpetas eliminaremos el contenido periódicamente, mientras que
la carpeta Útil sólo se modificarán los accesos directos cuando se modifique la
ubicación o decidimos dejar de utilizar algún elemento.
Con este sencillo método evitaremos que nuestro escritorio se convierta en un pozo de
basura. Sólo mantendremos los iconos del sistema de uso general, Mi PC, Mis
Documentos ... los accesos directos de los programas que utilizamos diariamente y las
tres carpetas que hemos mencionado. En cuanto al resto del disco duro es
recomendable concentrar contenidos por carpetas. Una carpeta para documentos, una
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para imágenes, por vídeos etc ... intentando siempre crear una subestructura de
directorios clara y comprensible. Reservar una carpeta para las descargas. Revisarla
periódicamente y archivar o borrar el contenido.
Para acabar un par de medidas para no sobrecargar nuestro disco duro con contenido
inútil. Importantedisponer de un disco duro externo donde ir copiando todo lo
multimedia descargado que queramos conservar, evitando disminuir en exceso
nuestro espacio libre. En segundo lugar, realizar periódicamente una auditoría de las
aplicaciones instaladas en nuestro computador, y si hay alguna que hace tiempo que
no utilizamos, o si se encuentra de redundantes ( dos con la misma función ),
desinstalación instalarse las. Dejar atrás estas cargas, nos permitirá aprovechar mejor
los recursos de nuestro ordenador.
Estas breves pinceladas uso permitirán convertir su equipo en una herramienta más
eficiente para el trabajo, y menos caótica si lo utilizamos como punto de ocio.