Sei sulla pagina 1di 11

c 


Es el proceso durante el cual la personadebe escoger entre dos o más
alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de
nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una
importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son
gravitantes en ella.
Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las
mayores responsabilidades.
La toma de decisiones en una organizaciónse circunscribe a una serie de
personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer
una selecciónde decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran
trascendencia.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negociosy en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran
parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.
Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo
principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha
de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la
toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con
rapidez y dedicándole poca atencióno cuando influye sobre la acción sólo durante
unos minutos.
Etapas De La Toma De Decisión
Identificación y diagnostico del problema
Generación de soluciones alternativas
Selección de la mejor alternativa
Evaluación de alternativas
Evaluación de la decisión
Implantación de la decisión

Identificación y diagnóstico del problema:


Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en
cuenta el estadoactual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema
es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos
desarrollar las medidas correctivas.
Generación de soluciones alternativas:
La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo
seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la
alternativa hay incertidumbres.
Evaluación de alternativas:
La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las
alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor?.
Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que
deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas
de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay
que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si
este será una ayuda o un obstáculo en el futuro.
Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces
pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que
se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.
Selección de la mejor alternativa:
Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus
opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres
términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.
i Maximizar: es tomar la mejor decisión posible
i Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable
o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado.
i Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Implementación de la decisión:
El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada.
Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean
quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha
responsabilidaden otras personas. Debe existir la comprensión total sobre la
elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo
debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las
personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas
desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado.
A continuación citaremos los pasos que los gerentes deben considerar durante la
planeación de su ejecución:
i Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando
completamente.
i Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para
lograr una decisión totalmente operativa.
i Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso
en práctica.
i Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
i Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.

Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisión es tomada, ésta
probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los
gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los
inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad
potencial que estos pueden representar. De esta manera, podríamos decir que es
fundamental que los gerentes se pregunten:
i ¿Qué problemas podría causar esta acción, y qué podríamos hacer para
impedirlo?
i ¿Qué beneficios u oportunidades no intencionales podrían surgir?
i ¿Cómo podremos asegurarnos de que sucedan?
i ¿Cómo podemos estar preparados para actuar cuando se presenten las
oportunidades?

Evaluación de la decisión:
"Evaluar la decisión", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila
toda la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir,
es un proceso de retroalimentaciónque podría ser positiva o negativa. Si la
retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar sin
problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la
organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que:
1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o
pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual
debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto
ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que
nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento.
-       

 
 
La vigilancia y la ejecución completa del proceso de toma de decisiones de seis
etapas constituyen la excepción y no la regla en la toma de decisiones gerencial.
Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan
esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se
aseguran de participar en esos procesos son más efectivos.
¿Porqué la gente no participa automáticamente en esos procesos racionales?
Resulta más sencillo descuidarlos o ejecutarlos en forma inadecuada. Quizás el
problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con
precisión. Quizás no se generen suficientes soluciones, o quizás se les evalúe en
forma incompleta. Es posible que se haga una elección que satisfaga y no que
maximice. La implementación pudo ser planeada o ejecutada, o quizás, el
monitoreo fue inadecuado o inexistente. Además de que las decisiones son
influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo y realidades sociales.
Prejuicios psicológicos:
A veces los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser objetivos en la
forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas
tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva. Los ejemplos que
siguen representan solamente unos cuantos de los muchos prejuicios subjetivos
que se han documentado.
Ilusión de control: es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se
tenga control sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas apuestan pues
consideran que tienen la habilidad para vencer las posibilidades, aún cuando la
mayoría no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de manera
excesiva puede resultar en un fracaso para la organización, ya que quienes toman
las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva
de las probabilidades de éxito.
Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben
los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias
subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos.
En la toma de decisión no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo
hablamos sobre una toma de decisión relacionada a los costosde una
organización, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los
costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el
considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas
variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas
para la organización. Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la
explicación de los déficits presupuestarios gubernamentales, la destrucción
ambiental y la infraestructura urbana decadente.
Muy por el contrario, de las organizaciones que dan gran valor a las
consideraciones de largo plazo para la toma de decisiones, podemos citar a los
japoneses quienes son reconocidos por el éxito de sus organizaciones.
Presiones de tiempo: en el cambiante ambientede negocios de la actualidad, el
premio es para la acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de
negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e
incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo.
¿Cómo pueden los gerentes tomar decisiones con rapidez? Del ejemplo
norteamericano, podríamos mencionar la falta de análisis exigente (no ser
demasiado vigilante), suprimir el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia sin
consultar a otros gerentes. Esta forma puede acelerar la toma de decisión pero
reduce la calidad de ésta.
¿Es posible que los gerentes tomen decisiones oportunas y de calidad estando
bajo presión? Si tomamos como referencia el ejemplo de las compañías de
microcomputadoras (una compañía de alta tecnología y gran velocidad de
avance), se mostraron algunas diferencias importantes entre las compañías de
acción rápida y lenta. Las primeras tuvieron ventajas competitivas importantes, sin
sacrificar la calidad de sus decisiones.
¿Qué tácticas emplean en este caso las compañías de microcomputadoras?
i En lugar de planear a largo plazo y con información futurista, trabajan con
información actual o lo que también es denominado información de tiempo real,
lo que no genera retrasos.
i Son involucradas las personas más eficaces y eficientes para la toma de
decisión, dentro de la organización. Se basan en personas expertas en la
materia y de mucha confianza, lo que les permite actuar con seguridady
rapidez. Valoran las distintas opiniones, estando concientes de que cuando las
diferencias no se resuelven, deben optar por la decisión final del jefe.

‰  
  


Es importante por que mediante el empleo de un buen juicio, la Toma de
Decisiones nos indica que un problema o situación es valorado y considerado
profundamente para elegir el mejor camino a seguir según las diferentes
alternativas y operaciones.
También es de vital importancia para la administración ya que contribuye a
mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia.
En la Toma de Decisiones, considerar un problema y llegar a una conclusión
válida, significa que se han examinado todas las alternativas y que la elección ha
sido correcta. Dicho pensamiento lógico aumentará la confianza en la capacidad
para juzgar y controlar situaciones.
Uno de los enfoques mas competitivos de investigación y análisis para la toma de
las decisiones es la investigaciónde operaciones. Puesto que esta es una
herramienta importante para la administración de la producción y las operaciones.
La toma de decisiones, se considera como parte importante del proceso de
planeación cuando ya se conoce una oportunidad y una meta, el núcleo de la
planeación es realmente el proceso de decisión, por lo tanto dentro de este
contexto el proceso que conduce a tomar una decisión se podría visualizar de la
siguiente manera:
a. Elaboración de premisas.
b. Identificación de alternativas.
c. Evaluación alternativas en términos de la meta deseada.
d. Elección de una alternativa, es decir, tomar una decisión.

v    





Tanto en materia comercial, como en temas personales, nuestra vida se desarrolla


en una secuencia de permanentes decisiones.

La toma de decisiones equivocadas:


Provoca frustración.
Hace perder tiempo.
Rebaja la moral.
Debilita la disposición a esforzarse.

Da por resultado un mal desempeño.

Si deseamos tomar decisiones correctas es necesario minimizar el riesgo y


observar una forma metódica que se basa en las siguientes pautas:

c
 

Identificar los objetivos es el paso más importante de todos. Una vez que pudo
centrarse en su meta, decidir sobre cómo alcanzarla será mucho más fácil.

Hay dos tipos de objetivos de los que tiene que ser consciente:

Generales o mediatos, es decir, lo que se quiere lograr en el largo plazo.

Específicos o inmediatos, es decir, lo que se quiere lograr tomando una decisión


particular.

Los objetivos crean un desafío y le dan a la actividad de la gente una orientación


común.

Saber cuáles son los objetivos da libertad y claridad para tomar decisiones dentro
de las responsabilidades que se tienen asignadas. Entonces se puede:

Ver los problemas en perspectiva.


Avanzar en la dirección correcta.
Impedir desvíos por iniciativas irrelevantes e improductivas.

ß



El segundo paso del procedimiento de toma de decisiones es reunir la información


que sirva para lograr los objetivos que se buscan alcanzar. Para que la
información sirva tiene que ser:
Relevante (Si dado que es irrelevante hace perder tiempo y oscurece datos
vitales).
Suficientemente detallada.
Precisa.
Completa.
Oportuna.

Recuerde que siempre debe haber un equilibrio entre lo disponible y lo deseable.

Las preguntas "por qué", "quién", "qué", "cuándo", "dónde" y "cómo" representan
una lista de control de las áreas que puede tener que investigar antes de tomar
una decisión.

Hay dos tipos de información que puede necesitar, según la decisión que tenga
que tomar:


 : es la que fluye desde el mundo exterior. Esta categoría
incluye: Datos acerca de lo que se piensa hacer. Información que le da indicios
acerca del futuro ambiente social, incluyendo datos acerca de la situación
política, la economía y las tendencias sociales.


 : es la que se tiene e incluye: datos y cifras acerca de los
planes y objetivos, acerca del desempeño y en relación con esos planes.

Hay tres fuentes principales de información para la toma de decisiones:

  . La gente es probablemente su mejor fuente de


información y la de más fácil acceso.
v 
 
. Puede haber informes o libros que deba estudiar, artículos
de publicaciones regulares, estadísticas, cartas o publicaciones.


. Esto incluye bases de datos, CD ROM e Internet.

No se puede tomar una acertada decisión antes de conocer todos los hechos
acerca de la cuestión. Una vez que tenga claro los objetivos, obtenga información
de alta calidad y de fuentes apropiadas.




 
 

Cuando se tiene que tomar una decisión, siempre es tentador elegir la opción más
obvia. Pero muchas veces una de las respuestas menos evidentes es la que
ayuda a alcanzar los objetivos deseados. Para poder tomar decisiones de modo
efectivo hay que aprender a buscar bajo la superficie y descubrir ideas
innovadoras. Cuando haya pensado en todas las opciones posibles, entonces sí,
reduzca las alternativas sobre la base de los criterios de decisión.
A modo de sugerencia le decimos que:

Nunca piense que agotó todas las posibilidades.


Evalúe los factores condicionantes. ¿Son reales todos los condicionamientos?
Deje a su mente en libertad. Use la imaginación para pensar más opciones.
Asegúrese de no estar partiendo de supuestos innecesarios.

Encontrar nuevas ideas puede no ser tan difícil como parece, simplemente tiene
que usar la imaginación. Pensar creativamente es una clave para generar
opciones o soluciones nuevas y diferentes para los problemas. Pensar
creativamente es la capacidad de ver problemas o situaciones de modo distinto,
de verlos en una perspectiva diferente, desde otro ángulo, de costado, de atrás
para adelante, incluso patas para arriba.

Ser innovador no es algo limitado a la gente capaz, entrenada, o "inteligente". Con


el aliento y la oportunidad adecuada, la mayoría de la gente puede producir ideas
originales. Sin embargo, si esto no le resulta fácil, como le sucede a la mayoría de
las personas, puede recurrir a una serie de técnicas. Parece una contradicción
pero se pueden usar herramientas sistemáticas y técnicas formales para generar
ideas. O también puede recurrir a otra gente. No importa cuanto tiempo dedique
una persona a pensar en un problema, tarde o temprano se acaban las ideas. Si
hay otras mentes disponibles ¿por qué no recurrir a ellas?

Presentemos una breve descripción de dos técnicas valiosas que suelen usarse
para la toma de decisiones o la resolución de problemas en forma creativa.

a) R  : la esencia de la tormenta de ideas es permitir a su


imaginación actuar libremente. La idea es romper el molde del pensamiento dentro
de límites estrechos. Puede aplicar este concepto aun sin ayuda de otra gente.

Las reglas del Tormenta de ideas son:

El líder o facilitador fija el tono de la reunión y explica el problema o la decisión a


tomar.
Se alienta a los participantes a sugerir ideas relativas al problema o la situación
con total libertad de pensamiento.
El "escribiente" anota exactamente lo que dice la gente. Preferentemente en
una pizarra.
No se permite interrumpir ni hacer discusiones, dado que esto interrumpe el
libre flujo de ideas y asociaciones.
Cuando se completa la tormenta de ideas, se ordenan y evalúan todas las
sugerencias. En este punto el grupo hace una lista reducida con las ideas que
sean más adecuadas y que tengan mayor posibilidad de concretarse.
b) ÷ 


  esta técnica es similar a la tormenta de ideas, siendo la
diferencia que los participantes anotan sus ideas en un papel en vez de llevar un
registro en una lista común. Esto es preferido por la gente a la que le gusta
desarrollar sus propias ideas y se distrae trabajando en grupo. Como estimulo, se
prepara una lista. Cuando los participantes se quedan sin ideas, pueden
intercambiar su propia lista con la que estaba preparada.

Algunos grupos anotan cada rubro en una tarjeta. La ventaja de este sistema es
que las tarjetas se pueden colocar en un pizarrón y agrupar fácilmente. Una vez
que generaron y agruparon las ideas, el grupo avanza a la discusión y las
desarrolla del mismo modo que se describió en la técnica de la tormenta de ideas.

!÷  
 "

Una vez que ha generado varias opciones, el siguiente paso es evaluar las más
adecuadas. Para las decisiones de rutina o urgentes, puede tener que hacer esta
evaluación rápida y de modo informal, guiándose por su experiencia y sentido
común. En cambio, para las decisiones más problemáticas que tendrán efecto
significativo sobre su vida, le resultará útil abordar el proceso de evaluación de
modo más sistemático. Podría intentar usar algunos de los siguientes criterios de
evaluación:

 


 : puede evaluar la factibilidad de una opción tomada en consideración:

Las capacidades requeridas para implementarla. ¿Tiene los conocimientos


requeridos para manejar las consecuencias de una decisión en particular?
¿Tendría que desarrollar nuevas capacidades? ¿O tendría que contratar a gente
que tenga las capacidades requeridas?

Los costos. Esto es a menudo el criterio de factibilidad más importante. Es


necesario saber si se puede costear una opción particular antes de aceptar o
rechazarla. Hay que tener en cuenta varios costos: Costos monetarios y no
monetarios, aquí se consideran todo tipo de factores. Costos de oportunidad, los
costos de adoptar una opción y no otra.

 
: la aceptación es una opción que se da en la medida en que ésta
responde a los objetivos originales de la decisión.


#: una de las maneras más directas de analizar los riesgos es simplemente
evaluar el peor resultado posible de la opción. Esto suele llamarse evaluar el
riesgo de "peor variante" de una opción. Si está dispuesto a aceptar las
consecuencias de ese riesgo, puede seguir adelante con esa opción. Sí, por el
contrario, decide que los resultados de "peor variante" serían demasiado graves
como para soportarlos, lo mejor sería rechazar la opción.

-÷#
 

Uno de los pasos finales es elegir la mejor opción de la gama de soluciones o
decisiones posibles que ha generado y evaluado. Las siguientes metodologías
pueden ayudarlo con esta difícil tarea.

÷  $  . Involucra enumerar las ventajas y desventajas de


los distintos cursos de acción y luego elegir el que tiene las mayores ventajas.

% . Para alcanzar un consenso hay que producir una discusión hasta
llegar a una decisión acordada. Este abordaje no funciona a menos que todos los
participantes puedan decir lo que piensan; expresen honestamente lo que sienten
y opinen; salgan de la reunión sintiendo que ha emergido una decisión como
resultado de una discusión adecuada.

& . Este método se usa generalmente cuando es difícil llegar a un consenso.


Sólo debe usarse si todos los presentes están dispuestos a cumplir con lo que se
vote.

'#
. Negociar es una manera de llegar a un acuerdo. Se puede usar cuando
las partes que tienen puntos de vista opuestos han llegado a una decisión
aceptable para ambos. Si adopta este método, debe apuntar a asegurarse que la
parte que pierda en un área, se compense con ganancias en otra. El objetivo de la
negociación es asegurarse de que ambas partes se sientan ganadoras.

Puede usar las siguientes preguntas como una lista de puntos a controlar al
negociar:

¿Qué quiero lograr?

¿En qué estoy dispuesto a ceder?

¿Qué quiere lograr la otra parte?

¿Cómo puedo asegurarme que la otra parte logre algunas de las cosas que
quiere?

Por último, antes de dar el paso final de hacer pública su decisión, verificar que:

Está conforme y confía en esta decisión.


Será aceptable para sus líderes.
Será aceptable para sus colegas y los miembros de su grupo.
No establece precedentes peligrosos para futuras decisiones.
Ha tomado en cuenta todas las opciones.
Ha pensado a fondo en todas las consecuencias de su decisión.

6 $
  



Tomar una decisión no es el fin del proceso. Hay que actuar y luego verificar si las
cosas funcionan como se las pensó. Hay varios motivos por los que es importante
monitorear los efectos de una decisión una vez que se ha implementado:

Monitorear una decisión hará que su acción sea lo más efectiva posible. Les
demostrará a los demás que usted tomó seriamente la decisión y está decidido a
hacer que funcione.

Las decisiones muchas veces tienen consecuencias no previstas. No se puede


saber siempre cómo va a resultar una acción particular o si su elección final se
demostrará correcta.

El monitoreo le permite aprender de sus errores así como de sus éxitos. La


capacidad para la toma de decisiones se desarrolla con la experiencia, y el
monitoreo lo ayuda a mejorar tales capacidades.

Nuestra vida transcurre en una secuencia de toma de decisiones diarias, ya sea


con nosotros mismos, o bien para con nuestro entorno familiar o terceros.

También sabemos que, la mayoría de las veces, tomamos decisiones como


podemos, y no como queremos.

Se trata de prevenir consecuencias, no aduciendo desconocimiento