Sei sulla pagina 1di 16

6.

3 PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF

6.3.1.1 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara).


6.3.1.2 Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa
dalam keadaan baik dan boleh diguna.
6.3.1.3 Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang
berhubung dengan SPBT
6.3.1.4 Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan
lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan
segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN


PENTADBIRAN HAL EHWAL MURID KOKURIKULUM

SETIAUSAHA
SPBT

AJK SPBT AJK SPBT AJK SPBT

AJK SPBT AJK SPBT


6.3.3. SENARAI TUGAS

6.3.3.1. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks


• Mesyuarat diadakan dua kali, iaitu di awal dan di akhir tahun.
• Pembahagian tugas pagi/petang
• Taklimat untuk guru tingkatan
• Pembahagian tugas pentadbiran;
o Buku stok (Mengikut Tingkatan)
o Pengedaran/pengumpulan
o Buku stok/hilang
o Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar)
6.3.3.2. Borang Permohonan SPBT
• Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan)
• Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan
diberikan kepada guru SPBT
6.3.3.3 Mesyuarat Jawatankuasa SPBT
• Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/
Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan
masalah SPBT.
6.3.3.4. Membuat Pesanan Buku
• Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN.
• Mencadangkan pertukaran buku jika perlu.
• Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.
• Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar
mengikut jadual.
6.3.3.5 Pengedaran
• Mengedarkan mengikut Tingkatan
• Menentukan tarikh pengedaran
• Mengesan kelancaran pengedaran
• Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/
bertukar sekolah
• Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk
• Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar
yang bertukar
• Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman
kepada semua pelajar
• Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang
pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.
6.3.3.6 Pengurusan Rekod dan Dokumen
• Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis
• Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan)
• Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan
• Menyimpan rekod buku, hapuskira, rosak, hilang.
6.3.3.7 Pengurusan Keselamatan Buku
• Memastikan ada bilik khas SPBT
• Mengurus bilik SPBT
• Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT
• Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut
plastik

6.3.3.8 Pengurusan Pemulangan SPBT


• Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan
• Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut
tarikh/Tingkatan
• Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang
proses pemulangan.
o Peratus rosak/hilang
o Guru bertugas
o Hapus kira
o Kekurangan/lebihan
6.3.3.9 Pengurusan Stok dan Inventori
• Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan
• Menyimpan invois, bil dan pengesahan.
• Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan
teratur dan selamat.
• Mengemaskini inventori SPBT
• Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.
6.3.3.10 Cadangan Buku Bacaan Tambahan
• Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan
Mata Pelajaran
• Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan.
• Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.
6.3.3.11 Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan
kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.
6.3.4. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.4.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menerima Borang BMM

PK(HEM)/ 2. Menyelaras percetakan Borang BMM

PK(HEM)/Penyelaras 3. Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris


SPBT/Guru Tingkatan

Guru Tingkatan 4. Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.

5. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta


dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak.

Pengetua/PK(HEM)/ 6 Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT


JKSPBT (warganegara sahaja).
Guru Tingkatan 7. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima
bantuan (jika tiada masalah disiplin)

Penyelaras SPBT 8. Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.

9. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer


BTBTR 190 berdasarkan enronmen.

PK (HEM) 10. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok.

Pengetua 11. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.

PK(HEM)/PTR 12. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke


Bahagian Buku Teks, JPNS.
6.4.3.2 Carta Alir

Menerima Borang BMM

Menyelaras percetakan Borang BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada


pelajar untuk tindakan waris.

Mengutip borang yang telah dilengkap isi


oleh waris pelajar

Menyemak Borang BMM dan dokumen


Le ngkapkan semua sokongan yang diserta dan menyediakan
dokumen yang cadangan senarai pelajar yang layak.
diperlukan
Lengkap

Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang


Tidak layak Pinjaman SPBT

Hantar surat kepada waris memaklumkan


sama ada anak-anak mereka layak
menerima.

Sediakan rumusan enrolmen dan


kelayakan pelajar mengikut tingkatan.

Mengisi Borang Keperluan Buku Teks –


Borang Komputer BTBTR 190 dan buku
stok.

PK(HEM) menyemak Borang BTBTR


190

Pengetua menyemak borang-borang


tersebut dan menandatanganinya.

Borang-borang dihantar ke Bahagian


Buku Teks, JPNS
6.4.3.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan

1. Menerima Borang BMM

2. Cetakkan Borang BMM

3. Edar Borang BMM

4. Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris

5. 5.1. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan


yang diserta
5.2. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.

6. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak


menerima Pinjaman SPBT

7. Surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-


anak mereka layak SPBT.

8. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar


mengikut tingkatan.

9. Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer


BTBTR 190 dan buku stok.

10. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR


190.

11. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen


Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks,
JPNS

6.3.4.4 Borang Digunakan

i. Borang Komputer BTBTR 190


ii. Buku Stok
6.3.4.5 Proses Permohonan Bekalan Buku

Bilangan buku Bilangan pelajar yang


Buku Stok
yang elok layak
dalam stor +
di tangan

Memohon
Tidak perlu Bilangan buku yang elok tambahan 3%
Dalam stor + di tangan
bekalan tambahan bagi gantian
kerosakan

Permohonan melalui
Isikan Borang Agihan
Borang BPBTR 190
(+30%) (Fail 001 – 03)
PPD
6.3.5. URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

6.3.5.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua/Penolong 1. Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.


KananGuru SPBT/KPT
2. Pastikan bahawa:
2.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.
2.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan
adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.
2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.

3. Penerima mengisi invois dengan:


3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan
3.2 menulis tarikh penerimaan buku
3.3 meletak mohor sekolah
3.4 mengisi “store certificate”

Pembantu Tadbir/ 4. Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

Guru SPBT 5. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.

6. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku


stok.
6.1 Cop sekolah
6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada
setiap buku.

PK(HEM)/Penyelaras 7. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian


SPBT Buku Teks, JPNS.
6.3.5.2 Carta Aliran

Menerima buku teks yang dihantar oleh


pengedar.

Pastikan bahawa:
 Kod sekolah dan nama sekolah
pada invois adalah betul.
 Judul buku dan bilangan naskhah
buku yang dibekalkan adalah seperti
pada invois dan BTBTR 460.
 Buku yang dibekalkan adalah
dalam keadaan yang baik.
.

Penerima mengisi invois dengan:


 menurun tandatangan dan KP
 menulis tarikh penerimaan buku
 meletak mohor sekolah
 mengisi “store certificate”

Serahkan invois yang lengkap diisi


kepada pengedar.

Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam


Fail Invois SPBT.

Buku yang diterima dihantar diproses dan


direkod dlam buku stok.
 Cop sekolah
 Memberi nombor siri/nombor
perolehan dan tarikh pada setiap
buku

Laporan penerimaan buku/salinan invois


dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

Tamat

6.3.5.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan

1. Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.

2. Pastikan bahawa:
2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois
adalah betul.
2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang
dibekalkan adalah seperti pada invois dan
BTBTR 460.
2.6 Buku - dalam keadaan yang baik.

3. Penerima mengisi invois dengan:


3.5 menurun tandatangan/ KP
3.6 menulis tarikh penerimaan buku

3.7 meletak mohor sekolah

3.8 mengisi “store certificate”


4. Serahkan invois yang lengkap diisi kepada
pengedar.

5. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois


SPBT

6. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod


dlam buku stok.
6.3 Cop sekolah
6.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan
tarikh pada setiap buku

7. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke


Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.3.5.4 Borang Digunakan

i. Borang BTBTR 460


ii. Invois/SAP

6.3.6. URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

6.3.6.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Guru SPBT 1. Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan
lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.

2. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan


direkod.(KEW 300 V).

3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

PK(HEM)/Guru SPBT 5. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak
dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

Pengetua/JK Pemeriksa 6. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V


Pelupusan Buku Teks

PK(HEM)/Penyelaras 7. Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku


SPBT Teks, JPNS.

Pengetua 8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan


mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan
seperti yang disyorkan:
8.1 dijual (melalui sebut harga)
8.2 ditanam (Buku Agama)
8.3 dibakar (Buku Agama)
8.4 dihadiahkan kepada pelajar dll

9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan
sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Guru SPBT 10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

6.3.6.2 Carta Aliran

Buku teks yang usang/rosak atau buku


teks yang tidak digunakan lagi kerana
pertukaran sukatan pelajaran diasingkan
dan diikat.

Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap


judul buku yang hendak dilupuskan.
Buku Teks Pendidikan Agama Islam
diasingkan.

Mengisi Borang Kew. 300-V dalam


7 salinan.

Memastikan bahawa jumlah nilai buku


teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan tidak melebihi
RM30,000.00.

Menyemak dan mengesahkan Borang


Kew 300-V

Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke


Bahagian Buku Teks, JPNS

Menerima surat kelulusan pelupusan


daripada JPNS dan mengambil tindakan
pelupusan dengan segera. Cara pelupusan
seperti yang disyorkan

Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300


– X) yang telah diisi dan sijil saksi ke
Bahagian Buku Teks, JPNS

Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

Tamat

6.3.6.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan Catatan


(√)
1. Asingkan dan ikat:
1.1 Buku teks yang usang/rosak
1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana
pertukaran sukatan pelajaran

2. Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang


hendak dilupuskan.
3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

5. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap


permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

6. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V

7. Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian


Buku Teks, JPNS

8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS


dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.
Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam
Dihadiahkan kepada pelajar dll)
9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang
telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS

10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

6.3.6.4 Borang Digunakan

i. Borang Kew 300 - V


ii. Borang Kew 300 - X

PERATURAN BOSS

Dilarang membawa masuk beg, fail, buku, dan makanan termasuk Buku SPBT
kepunyaan sendiri.

Semasa berada di BOSS, murid dilarang membuat bising, makan, minum atau
berkelakuan tidak sopan.

Murid dikehendaki berpakaian seragam sekolah atau kokurikulum ketika


berada di BOSS.
Murid DILARANG masuk ke BOSS tanpa kebenaran guru SPBT.

Buku-buku SPBT dari rak terbuka, tidak boleh dibawa keluar dari BOSS.

Selepas menggunakan BOSS, sila pastikan tiada sampah ditinggalkan, meja


dan kerusi disusun rapi dan matikan suis lampu dan kipas.

Murid/Pengawas BOSS yang tidak mematuhi peraturan BOSS boleh dikenakan


tindakan.

PENGGUNAAN BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH

Bilik Operasi SPBT Sekolah akan dibuka sepanjang waktu persekolahan untuk
semua murid, guru serta staf SK Jerantut Jaya.

Rekodkan penggunaan bilik di dalam buku log yang telah disediakan.

Guru SPBT perlu ada bersama sekiranya murid ingin menggunakan Bilik
Operasi SPBT Sekolah (BOSS) bagi tujuan P & P atau carian maklumat

VISI, MISI & OBJEKTIF BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH


VISI

Menjadi Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS) sebagai penanda aras BOSS
cemerlang dan pusat carian maklumat bagi Warga SK Jerantut Jaya dan
komuniti sekitarnya pada tahun 2014.

MISI

1. Menyediakan prasarana Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS)yang lengkap,


selamat, bersih dan ceria
2. Memantapkan pengurusan yang berkualiti
3. Meningkatkan kecemerlangan akademik dan kokurikulum melalui bahan-
bahan
pengajaran dan pembelajaran yang terancang dan berkesan
4. Menjalinkan permaufakatan dengan komuniti dan masyarakat setempat

OBJEKTIF

1. Mengumpul, memproses, menyimpan dan mengedar maklumat


2. Mempertingkatkan mutu pengajaran dan pembelajaran
3. Memberi khidmat runding dan khidmat nasihat
4. Membina program media pengajaran dan pembelajaran
WAKTU OPERASI BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH
ISNIN & SELASA : 7.30 pg-1.10 ptg
RABU & KHAMIS : 7.30 pg-1.00 ptg
JUMAAT : 7.30 pg-12.00 t/h
(Waktu Persekolahan)