CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier otro activo, recursos económicos
propiedad de una empresa a la cual generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del
activo circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se
pueden mencionar las siguientes:

• Clientes
• Documentos por cobrar
• Deudores diversos

Así mismo pueden existir algunas otras cuentas tales como intereses por cobrar,
dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos también por cobrar.

Las cuentas por cobrar de clientes representa la suma de dinero que corresponde a la
venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito.

El término por cobrar significa “la promesa del cliente a pagar en una fecha futura, con
dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicios.

Las ventas a crédito se registran en el diario general cargando a la cuenta de clientes y

abonando a la cuenta de ventas o ingresos por servicios y su IVA por pagar respectivo.

Ejemplo, la compañía X, vendió mercancía a crédito a Rogelio Martínez por un total de

$118,000.00 más IVA, la forma de registrar la transacción en el libro diario es:

2010 Debe Haber

Dic 01 Clientes $ 136,880.00
Rogelio Martínez
IVA por pagar $ 18,880.00
Ventas 118,000.00
“Registro de la factura 001 por venta a
crédito a Rogelio Martínez”

Cuando se realiza una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o
comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se anota la
operación en los registros contables.

Registro de clientes
Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el
departamento de crédito antes de que sea surtida. Después que ha sido aprobada y se ha
enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se
muestra en la fig. 1
Fig.1
COMPAÑIA X, SA DE CV FACTURA 001
CALLE NORTE 13 N° 1142 R.F.C. COA090603DX7
COL. SANTA MARIA TLACHICHILCO FECHA
C.P. 94350 ORIZABA, VER.
01 12 2010
NOMBRE:
ROGELIO MARTÍNEZ
TELÉFONO
DIRECCIÓN:
COLON 171 INT 4
C.P. 94300
CIUDAD: CONDICIONES
ORIZABA VERACRUZ CRÉDITO
RFC: GUCA 770809 XX1

CANTIDAD CONCEPTO
10 TON. CEMENTO GRIS
$ 118,000.00

IMPRTE CON LETRA

(CIENTO TREINTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS IMPORTE
OCHENTA PESOS 00/100 M.N.) $ 118,000.00
IMPRESOR AUTORIZADO: I.V.A. $ 18,880.00
TOTAL
$ 136,880.00

Siempre que el cliente devuelve mercancías, se acredita a clientes, por ejemplo suponga
que el señor Rogelio Martínez el 5 de diciembre devolvió mercancías y se emitió una nota
de crédito por $4,000.00 Más IVA, a continuación se muestra el asiento necesario.

2010 Debe Haber

Dic 05 Devoluciones y bonificaciones $ 4,000.00
sobre ventas 640.00
IVA por pagar $ 4,640.00
Clientes
Rogelio Martínez
“Registro de nota de crédito emitida por
mercancía devuelta”

Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento, se abona a clientes y se hace
un cargo a bancos y a descuentos sobre ventas. Suponga que el señor Rogelio Martínez
paga la cuenta dentro del periodo de descuento y éste es de 1%

2010 Debe Haber

Dic 20 Bancos $ 129,595.20
 Descuento sobre ventas 2,280.00
IVA por pagar 364.80
Clientes $ 132,240.00
Rogelio Martínez
“Cobro de la cuenta, menos 2% de
descuento por pronto pago”

Cuentas incobrables

Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos
clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se
clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos de
operación gastos de venta del estado de resultados.

Ajustes por cuentas incobrables

Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas
incobrables del período, se estima un monto de cuentas incobrables. Este asiento de
ajuste consiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta
complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables.

Suponiendo que se quiere crear una provisión o una estimación por cuentas incobrables
por $50,000.00 pesos, la forma de diario convencional de dicho asiento es:

2010 Debe Haber

Dic 31 Gastos por cuentas incobrables $ 50,000.00
Estimación por cuentas $ 50,000.00
incobrables

“Provisión por cuentas dudosas para el

periodo”

Por lo general, la cuenta estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor.

Métodos para calcular las cuentas incobrables

Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un
tercer método de cancelación directa.

1. Método de porcentajes de las ventas

El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas
por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para
llegar a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario
 examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las
ventas netas a crédito de periodos anteriores.

Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo,
menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse
o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta de estimación por cuentas
incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste
de cuentas malas.

Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en cuentas

incobrables, suponga que la Compañía X, SA realizó ventas a crédito en el periodo
por $850,000.00 y recibió devoluciones sobre ventas por $74,000.00. de acuerdo con
la experiencia en periodos anteriores, se estimó que 2% de las ventas netas a crédito
pueden resultar incobrables. El cálculo por la provisión de por cuentas incobrables es:

Ventas $850,000.00
Devoluciones sobre ventas 74,000.00
Ventas netas 776,000.00
Porcentaje estimado de incobrables 2%
Estimación por incobrables 15,520.00

El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables tenía un saldo de

$21,430.00 pesos antes del ajuste del fin del periodo. Al saldo anterior se le sumarán
los $15,520.00 estimados por las ventas a crédito realizadas en el periodo.
El asiento de ajuste necesario será:

2010 Debe Haber

Dic 31 Gastos por cuentas incobrables $ 15,520.00
Estimación por cuentas $ 15,520.00
incobrables
“Provisión por cuentas dudosas para
el periodo”

Método del porcentaje de cuentas por cobrar

Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación
financiera, se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, con base
en un porcentaje del saldo existente en la cuenta clientes.
Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados
durante un periodo considerable. La tasa o porcentaje determinado se aplica al
saldo de la cuenta de clientes para obtener el saldo de la cuenta estimación de
cuanta incobrable y determinar el importe del ajuste por cuentas incobrables.

Ejemplo 1
La cuenta de clientes de Compañía SA tiene un saldo al finalizar el año de
$552,350.00 y, de acuerdo con la experiencia de años anteriores, se estimó que el
 4% de las cuentas por cobrar correspondientes a las ventas a crédito serán
incobrables. La cuenta estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor
$8,430.00. el cálculo para el asiento de ajuste para conocer el gasto por cuentas
incobrables es:

Ventas $552,350.00
Porcentaje estimado de incobrables X 4%
Estimación por incobrables 22,094.00
Saldo anterior de la estimación (acreedor) 8,430.00
Gasto por cuentas incobrables $ 13,664.00

Asiento de diario:

2010 Debe Haber

Dic 31 Gastos por cuentas incobrables $ 13,664.00
Estimación por cuentas $ 13,664.00
incobrables
“Pérdidas en cuentas malas
estimadas con base en 4% de las cuentas
por cobrar a clientes”

Método de cancelación directa

Este método consiste en cargar a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona
a clientes por el importe adeudado.
Ejemplo
Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un total de $10,000.00

2010 Debe Haber

Dic 31 Gastos por cuentas incobrables $ 10,000.00
Clientes $ 10,000.00
“Pérdidas en cuentas a clientes
canceladas por incobrables”

Cancelación de cuentas de clientes

Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros

contables. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas
incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la
estimación.

Ejemplo
Suponga que la compañía americana recibió la noticia de que la compañía colombiana se
había declarado en quiebra. En el mayor de la compañía aparece la compañía
colombiana con un saldo de $12,500.00 pesos. El asiento de diario para registrar la
cancelación, si anteriormente se había efectuado la estimación sería:
2010 Debe Haber
Dic 31 Estimación por cuentas $ 12,500.00
incobrables $ 12,500.00
Clientes/Cía. Colombiana
“Cancelación de la cuenta de Cía.
Colombiana por incobrable”

DOCUMENTOS POR COBRAR

Pagaré
El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad
de dinero, en una fecha determinada. Es una forma generalizada y económica de obtener
dinero prestado por cortos periodos. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona
específica o al portador. El documento debe ser firmado por el prestatario, a quién se le
conoce como suscriptor del pagaré.

Cálculo de intereses
Al costo de tomar dinero prestado se le llama interés, que se presenta en el pagaré en
forma de un porcentaje. Las leyes exigen que el prestamista señale la tasa de interés
anual explícitamente en el documento. La fórmula para calcular el importe del interés que
se adeuda en un pagaré es:

Formula de interés simple I=P * i * n

Principal (P) es el importe del efectivo tomado como préstamo o valor nominal del
préstamo.

Tasa (i) es el interés, expresado en términos de porcentaje

Tiempo (t) es el número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del
préstamo.

Ejemplo 1
Préstamo de $400,000.00 a un año con una tasa del 30% anual.
$400,000.00 * .30 = $120,000.00 por un año.

Ejemplo 2
Préstamo de $300,000.00 pesos por 6 meses con una tasa del 25% anual.
$300,000.00 * .25 * 180/360 días = 37,500.00 de interés por 6 meses

Valor al vencimiento
El valor al vencimiento es el capital o suma que se tomó prestado, más el interés
adeudado en la fecha de vencimiento del pagaré. A continuación se presenta el valor al
Vencimiento del pagaré de Emma Ransom por $100,000.00 a una tasa de 20% anual por
un plazo de 60 días.

$100,000.00 * .20 * 60/360 días =$ 3,333.33 pesos de interés

$100,000.00 + 3,333.33 = $103,333.33 valor de vencimiento

Registros de los pagarés

Suponga que Emma Ransom es un cliente y nos pidió mercancía a crédito por el importe
de $100,000 (incluye IVA), el asiento normal es el siguiente:

2010 Debe Haber

Ene 01 Clientes /Emma Ransom $ 100,000.00
Ventas $ 86,206.90
IVA por pagar 13,793.10
“Venta de mercancías a 30 días de
crédito”

La Sra. Emma Ransom notificó que no le sería posible realizar el pago a los treinta días y
ofreció entregar un pagaré a una tasa del 20% anual por 60 días y con fecha del 31 de
enero de 2010 para saldar a la cuenta de Empresa X, SA. Veamos el registro que
procede:

2010 Debe Haber

Ene 31 Documentos por cobrar $ 100,000.00
Clientes/Emma Ransom $ 100,000.00
“Aceptación de un pagaré a 20% por 60
días con fecha 31 de enero 2010”

El documento fue cubierto a la fecha de vencimiento

2010 Debe Haber
Abr 01 Bancos $ 103,333.33
Documentos por cobrar $ 100,000.00
Intereses ganados 3,333.33
“Registro del pago de documento de Emma
Ransom”

Que hubiere pasado en caso de que Emma Ransom no liquide el pagaré a su

vencimiento, veamos el asiento que procedería:

2010 Debe Haber

Abr 01 Deudores diversos $ 103,333.33
Documentos por cobrar $ 100,000.00
Intereses ganados 3,333.3
“Registro del documento no pagado ” 3
Suponga en días posteriores el cliente paga el documento, el asiento quedaría como
sigue:

2010 Debe Haber

Abr 15 Bancos $ 103,333.33
Deudores diversos $ 103,333.33
“Registro del cobro del documento no
cubierto el día 01 de abril de 2010 ”