Archivo y Codificación Técnicas de Archivo

TÉCNICAS DE CODIFICACIÓN Y ARCHIVO

1 INTRODUCCIÓN

“Un sistema de archivo debe reunir de forma ordenada todos los documentos, físicos e
informáticos, para que cualquiera pueda encontrarlos de forma rápida
cuando sea necesario”.

Es verdad que siempre que decidimos dedicarle tiempo a nuestro Archivo, encontramos
mil tareas que parecen prioritarias a esa labor de organización. Esto sucede,
sencillamente, porque nunca nos hemos parado a cuantificar el tiempo que dedicamos a
buscar y encontrar la documentación que necesitamos en un momento concreto.

Por ello es básico antes de lanzarse a archivar tener en cuenta dos sencillos axiomas:

o Organizar nuestro Archivo debe convertirse en una tarea prioritaria. Podríamos

decir que una labor de base, y que mejorará muchos otros aspectos de nuestra
práctica laboral diaria.
o Archivar lleva tiempo. El tiempo que no dediquemos a archivar, tendremos que
dedicarlo a buscar la documentación que no sabemos donde está. Cada día que
aplazamos el archivo correcto y sistemático de nuestra documentación, se hace
más difícil.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma
tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan
ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se

recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El
procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en
forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad
de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

Según una encuesta realizada a 200 ejecutivos norteamericanos, estos o sus ayudantes
pierden un 10,7% de su tiempo porque no pueden encontrar algo. Si partimos de una
semana laboral de 40 horas, esto supone 5,5 semanas al año de inactividad.

El archivo es la MEMORIA COLECTIVA de la empresa y, como tal, es de suma

importancia para su pervivencia y buen funcionamiento.

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2 LA GESTIÓN EFICAZ DE LA INFORMACIÓN

El Desorden es un conjunto de decisiones aplazadas. Todos los papeles que

normalmente tenemos encima del escritorio requieren decisiones. Pero, en realidad, solo
hay tres posibles decisiones que podemos tomar en referencia a esta información:
o Tirarla
o Archivarla
o Actuar sobre ella
Y todavía podemos simplificarlo más. Podemos reducir estas decisiones a solo dos:
TIRAR o ACTUAR.

2.1 Aprender a Tirar.

La posibilidad de conseguir nuestras metas está en proporción directa con nuestra

disposición de usar la papelera, ya sea física o la papelera del ordenador.

Si no sabemos lo que tenemos ni como encontrarlo, no vale nada para nosotros.

Tenemos que seguir un sistema sencillo para adiestrarnos en este arte.

Las siguientes preguntas nos ayudarán en nuestras decisiones:

o ¿Requiere el documento en cuestión alguna acción por mi parte? Por el

hecho de haber recibido una información no significa que tengamos que
guardarla. Si el documento es “solo informativo”, archivamos o tiramos
inmediatamente.
o ¿Puedo encontrarlo en otro sitio? Si en un futuro necesitara esa información,
¿sería difícil de encontrar?
o La información que nos proporciona ese documento, ¿es suficientemente
reciente como para sernos útil? Actualmente, la información se convierte en
obsoleta rápidamente. Por ello debe de ser suficiente anotar la fuente.
o ¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información? Si no
conseguimos identificar claramente como podría usar la información que
contiene el documento, no lo guardamos. Es poco probable que recordemos que
lo tenemos.
o ¿Existen implicaciones legales o financieras? Si no conocemos los
requerimientos legales de los documentos, podemos caer en guardar todo
basándonos en el “por si acaso”. Por lo que debemos preguntarnos ¿qué es lo
peor que me puede pasar si no tuviera esta información?

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Según las encuestas el 40% de la información está destinada a la papelera, otro 40% es
susceptible de archivo, y solo el 20% restante requiere acción por nuestra parte.

2.2 Clasificación de los Archivos de acción.

El 20% aproximado de los archivos que recibimos requieren de alguna acción por
nuestra parte.

Es imprescindible clasificar estos archivos de forma accesible. Si nuestra carga de

trabajo no es excesiva suele ser suficiente con contar con tres bandejas priorizadas por
urgencia: (A) Urgente, (B) Prioritario y (C) Normal. Las típicas bandejas para tener
encima del escritorio o área de trabajo son muy útiles en estos casos.

Lo más importante es tener en cuenta que estos archivos de acción son archivos
“activos”, y que por lo tanto deben encontrarse en nuestro más inmediato entorno.

3 CONCEPTOS CLAVES DE UN ARCHIVO.

Pasamos, en primer lugar, a establecer los conceptos claves para el buen funcionamiento
de un archivo: Funciones, Finalidad, Fundamentos y Reglas básicas.

3.1 Funciones del Archivo.

El Archivo debe permitir tres funciones:

o Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

o Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
o Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

De estas tres funciones, la más importante y la que va a condicionar e informar toda

nuestra actividad, es evidentemente la tercera. De nada nos sirve tener la información
guardada y ordenada, si no somos capaces de encontrar rápidamente cualquier tipo de
documentación que necesitemos en un momento concreto.

3.2 Finalidad del Archivo

En una organización, los fines fundamentales de un archivo son:

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o Ser el centro activo de la información y de la documentación, de forma que nos

permita desarrollar nuestro trabajo de la manera más eficaz.
o Proporcionar los mejores servicios, al menor coste posible. Si necesitamos
recurrir a las técnicas de archivística más sofisticadas será porque de esa mejor
gestión de nuestro archivo sacamos beneficios tangibles y cuantificables.
o Ser un instrumento que nos ayude a conocer el funcionamiento de otros
servicios. Por ejemplo la organización de los documentos relacionados con
préstamos debe servirnos para conocer mejor el funcionamiento de estos, así
como sus características a controlar.
o Asegurar la perfecta conservación de nuestros archivos tanto activos como
inactivos.

3.3 Fundamentos metodológicos de un archivo.

Siempre surgen grandes dudas al decidir las categorías en las que vamos a clasificar
nuestros archivos. Para ayudarnos en la elección debemos conseguir que nuestro
sistema de clasificación cumpla los siguientes criterios metodológicos.

o Lógica: En nuestro trabajo cotidiano, nos encontramos con archivos de muy

diferente índole. El sistema de clasificación para cada uno de ellos deberá
ajustarse a nuestras necesidades con respecto de cada archivo.

Para conocer más fácilmente la lógica aplicable a cada unos de ellos, solo
tendremos que estar atentos a: ¿Cómo me piden los documentos?, ¿Cómo
necesitamos la información?
o Rigor: El diccionario define rigor como: “escrupulosa severidad, propiedad y
precisión”. Para que nuestro archivo funcione, esto es, podamos encontrar los
documentos de forma inequívoca y rápida, tendremos que establecer unas
normas de funcionamiento y seguirlas de una forma rigurosa, sin excepciones ni
criterios subjetivos.
o Sencillez: Si se nos presentan distintas formas para poder archivar, la más
sencilla siempre es la más adecuada. Hay múltiples ejemplos susceptibles de
aplicar la regla de la sencillez.

3.4 Criterios para un archivo eficaz.

Para que el archivo permita a todos los usuarios guardar y recuperar los documentos de
forma inmediata, debe seguir los siguientes criterios:

o Criterios inequívocos: Cuando tomamos decisiones sobre la forma de

alfabetizar, clasificar, transferir y eliminar documentos, nuestros criterios tienen

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que estar claros, esto es: solo pueden dar lugar a una interpretación. Por ejemplo:
“La ch. se alfabetiza dentro de la c”.
o Criterios explícitos: Los archivos tienen que ser accesibles a toda la
organización. Para ello no es suficiente que los responsables del archivo sepan
como funciona, sino que tienen que existir procedimientos explícitos que
permitan, a cualquiera que lo necesite y esté autorizado, acceder a los
documentos.
o Criterios Objetivos: Los criterios que hemos acordado deben seguir conceptos
objetivos. Por ejemplo aunque todos conozcamos a un compañero por su apodo
(criterio subjetivo), esto no puede ser criterio suficiente para que su expediente
figure por su apodo. El criterio objetivo será el de alfabetización por nombre de
la persona.

3.5 Organización básica de un archivo eficaz.

Para tener un sistema eficaz de archivo necesitamos imprescindiblemente:
o Existencia de una Normas o Manual de Archivo: En el manual deberán
introducirse todas aquellas reglas o normas que nos van a dar las pautas para la
correcta utilización del archivo. Por ejemplo: “Los nombre de empresa se
alfabetizarán sin artículos”.
o Creación de un Índice: El índice es una lista de los nombres de todas
nuestras carpetas en los archivos. Con un buen índice, podremos encontrar
fácilmente los documentos.

Un índice nos permite:

 Conocer qué y donde tenemos nuestra documentación.
 Visualizar una clara imagen de la estructura de nuestro archivo
donde podemos constatar si está de acuerdo con nuestras
necesidades.
 Evitar duplicados. Si no tenemos un índice, puede sucedernos que
estemos guardando la misma información bajo nombres diferentes.

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