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A EDIZIONE ITALIANA lelele) O)WVicy wov.winsaag,it » Anno 11 + n° 112 « MARZO 2009 fw lalizzazione, i ~ in nuove match see ics 2007 Per pos! a elettronica elenchi e raccolte di SharePoint 2007 ES sostitutiva dei documenti - parte 1 ‘sicurezza i server DNS a on Windows utilizzando Criteri di gruppo HONE: ~ PARTECIPA GRATUITANENTE Al PROSSIMI MPORTANTI CONVEGNI: Gestione della produzione: dall’acquisizione dei dati al controllo di processo, 2009 2 Aprile 2009 - Dalmine CRM & Business Intelligence 2009 21 Aprile 2009 - Milano SITO CONVEGNI: www.eventiduke.tt Conservazione sostitutiva: una roadmap per facilitarne I'introduzione nell'amministrazione - Parte 1 La problematica della conservazione sostitutiva ha avuto negli ultimi quattro anni un forte sviluppo, sia a seguito di varie direttive della Comunita Europea che di leggi e decreti nazionali (a partire dal Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004), soprattutto in ambito fiscale, tributario e della disciplina del rapporto di Ciro D'Urso cente innovazione normativa, & opportuno soffer- mars sul significato dei termini: conservazione tra- dizionale, archiviazione elettronica, conservazione sostitu- tiva (detta anche conservazione a norma). Il processo di tenuta della documentazione cartacea ri- levante @ fini amministrativi viene indicato con il termine conservazione tradizionale. Con il termine archiviazione elettronica invece sl inten= de il processo di catalogazione, digitalizzazione e memoriz- zazione di documenti, previa assegnazione di opportune chiavi distintive (2 seconda delle tipologie documentali da archiviare) per consentime una frulzione rapida ed ordina~ ta: in tale sistema | documenti risultano censiti in un data~ base usato a scopo di consultazione/collaborazione. Per conservazione sostitutiva per contro si intende quel processa che permette dl conservare document in formato digitale in maniera che non si deteriorino @ che, di conse~ ‘quenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrit& fed autentiita, II proceso consente di conservare docu~ ‘menti con una modalita *sostitutiva® della carta edi man- tenere la validita legale det documenti ed & in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica. La con- ‘servazione sostitutiva pud differenziarst in base alla natura ei documenti elaborati (cfr. Delbera CNIPA n.11 del 19 febbralo 2004): A | fine di chiarie il contesto ¢ le finalta di questa re- + conservazione sastitutiva di document analogici, quan- do si provvede a conservare in formato digitale docu- enti che In origine sono analogici (e.g. cartacei), pre- via loro scansione e digitalizzazione; + conservazione sostitutiva di documenti informatici, quando si provwede a conservare in formato digitale ‘documenti generati direttamente in detto formato. 11 processo di conservazione, a differenza di quello di 22 MARZO 200 + WINDOWS & NET MAGAZINE ii lavoro archiviezione, consente la tenuta nel tempo del documenti ‘amministrativi, circostanza essenziale a fini probatori, di ‘opponibilita ai terzie a fint del controllo. LLintraduzione in un‘organizzazione, pubblica o privata, della conservazione a norma pud trarre Indubbio vantaggio {da una integrazione con i sistem di gestione documenta~ le in uso presso 'amministrazione, ed a tal fine | termini dellintegrazione devono essere puntualmente analizzati {gid nel corso di uno studio preliminare, Nel Riquadro 1 & riportato il quadro normativa italiano di riferimento, come si vede alguanto variegato, con una particolare attenzione alla conservazione dei document! fiscal. IL PROCESSO DI IMPLEMENTAZIONE Lintreduzione dei processi di conservazione a norma do- ‘vrebbe segulre almeno tre macro-fesi, poste temporal- mente in sequenza, ¢ che sono: la definizione dello studio preliminare, la realizzazione di un progetto pilota, il rilascio del sistema a regime. La figura 1 colloca queste tre macro- fasi nello spazio bidimensionale composto dall'asse oriz~ zontale che rappresenta la percentusle di copertura delle tipologle documentali e delle prescrizioni normative, asso- cata alla macro-fase in considerazione, e dal'asse vertica~ le che rappresenta invece la percentuale di realizzazione che la macro-fase assicura in termini di processi, tecnolo~ gia ed organizzazione. Lo studio preliminare (in grigio nella figura) affronta, a livello di analisi appunto, una cosistica di tipologie documentali pit: ampia rispetto a quella che verr’ implementata nel progetto pilota, e per contro, come 2 owio, & caratterizzato da un dettaglio della soluzione realizzativa minore rispetto al progetto. Il tutto & norm: lizzato rispetto alla copertura che si desidera abbla la solu= zione a regime, sia in termini di tipalogie documentell che di problematiche realizzative. STUDIO PRELIMINARE Lo studio dovrebbe approfondire le problematiche connes- se all'adozione dei process! per la dematerializzazione di woe hiechshopat - wwe imag parte della documentazione amministrativa, con Fobiettivo di proporre le linee guida per una loro graduale introduzio- ne nell'amministrazione, prendendo in considerazione al- ccune tipologie documentall rappresentative del processi di lavoro. A titolo esemplificativo, scegliendo tra le tipologie pid caratteristiche in uso presso una tipica amministrazio~ ne, In una prima fase si potrebbe analizzare Ia fatibilits di celiminare: (!) la copia cartacea delle dichiarazioni 730 con- servata dall'ente pubblico 0 azienda privata come sostituto imposta, (1) la copla cartacea del ruoll di pagamento, ‘Successivamente alla conclusione positiva del progetto pi- lota relativo alle due precedent! casistiche e considerando Tobiettivo di scalare la soluzione pilota verso quella che vi- gerd a regime, il primo passo della terza macro-fase po- trebbe consistere nella eliminazione della copia cartacea delle fatture del ciclo passive (problematica comune alla maggior parte della pubblica amministrazione e delle aziende private). Una proposta di Indice dello studio @ riportata nel ri- quadro 2. In particolare dopo aver inquadrato il contesto dello studio, in termini di casi da analizzare e normativa applicabile, si passa ad esaminare vantaggi e svantaggi di una soluzione basata sullnsourcing pluttosto che di una basata sull'outsourcing. Quindi si passa a considerare quanto Forganizzazione esistente sla preparata ad acco- ° ‘Toto cocumerta, rosa nomate 1 ipeceaus coors) Figura 1: Le tre macro-fas ello spazie copertura documentale- completezza dalla solusione ‘liere il processo di conservazione a norma, € quanta oc- ccorra programmare affinché la sua introduzione passa es- sere ottimizzata. Un punto Importante da approfondire in ‘questa parte del'analisi & rappresentato dalle implicazion! ‘Sul process! organizzativi conseguenti alfistituzione del Riquadro 4 - Normativa italiana (con particolare riferimento alla conservazione dei document fiscali) Ls normative riguardante farchivlazione sostutiva definisce | sequent aspetti general: modo per garantie lintegrts deferchivo, le responsabilta di gestione, le modalta di controll, | tempi da rispettare nel processo, 1! quadro normativo nazionale di riferimento, alauanto variegato, él sequent: Decreto Legge 10 giugno 1994 n.357 convertite dalla Legge 8 agosto 1994 n.489. oisposizion tributarle urgenti per acelerare la ‘ipresa dalTeconomia e del'accupazione nonché per ridure gl adempimert a carco del contribuente (G.U. n.186 del 10 ottobre 1994). Decreto del Presidente della Repubblica del 28/12/2000 n.445. Testo Unico delle cispasiion legislative e regolamentari in ‘materia ol documentazione amministrativa (6.U. n.42 del 20 Febbraio 200) Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Nodal dl assolvimento degli cbbligh fiscal relativ ai document informatie ed alla loro rprecumone in divers tpi ct supporto. Deliberazione CNIPA n.11/2004 del 19 febbralo 2002. Regcle teciche por Ia riprodusione e conservazione dl document su suppocto fotice ideneo 2 garantie la conformita dei decumenti agi original - Art. 6, comm 1 ¢ 2, del testo unico dalle