LA GESTION DE COBRO EN FACTUSOL.

La gestión de cobro en FACTUSOL; Es totalmente diferente a la forma tratada desde

FACTURAPLUS, ya que FACTUSOL en esta materia lleva activada varias opciones
que FACTURAPLUS no dispone.
Por ejemplo en FACTURAPLUS los cobros solo se gestionan desde los recibo, la
opción de cobro no esta habilitada ni en el fichero de albaranes ni en el de las facturas
para poder emitir un cobro hay que acceder al fichero de RECIBO.
En cambio en FACTUSOL. La opción de cobro es accesible desde cualquier fichero
ya sea desde albaranes; facturas o recibos.

Sin embargo a pesar de la amplitud de opciones de cobros que ofrece FACTUSOL,

hay que tener cuidado con el uso de esta opción, ya que presenta una desventaja y es
que no existe sincronización automática de los pago en documento con trazabilidad;
esto quiere decir que si por ejemplo, generamos un cobro desde albaran, la factura de
este albaran seguirá como estado No Cobrado y esto es, porque el programa no cambia
el estado de pendiente a cobrado de forma automática en los documentos con
trazabilidad (Albarán Factura Recibo.) Y en consecuencia para coordinar el pago
entre estos documentos hay que acceder al documento que se desea cambiar y hacerlo
de forma manual.

Documento con Trazabilidad

Albaran Factura Recibo

Cobrado Pendiente Pendiente

Cuando hablamos aquí de” trazabilidad de documentos”. Nos referimos a que un documento ha
surgido de otro previamente creado, como en este caso emitimos un albaran y desde este
generamos la factura, hasta llegar al recibo
 En todo caso Para evitar mayores confusiones en futuro sobre el resultado de la
generación de un cobro, a continuación analizamos sus efectos sobre cada documento.

I. GESTION DE COBROS FACTURAS

Si nuestra actividad comercial no necesita emitir albaranes. En este único caso la
función de cobro es muy simple y un poco similar a la utilizada por FACTURAPLUS
Por ejemplo Para generar los pagos desde el fichero de Factura podemos hacerlos de
dos forma:

1.1.-PAGO EN EFECTIVO
En el fichero de factura en la opción de la barra de titulo “ir a configuraciones”
activamos la opción “Utilizar siempre la ventana de cambio”, con esta opción activada
cada vez que creemos una factura al guardar los cambio nos apareceré de forma
automática una ventana que nos indica registrar pago en efectivo.

NOTA: el uso de pago en efectivo, aunque se cobra la factura y es muy practico su uso,
en caso de que queramos llevar un control de caja; esta opción no es útil para ello ya
que no genera movimiento en nuestro control de caja (Administración>Control de caja)

1.2.- COBRAR FACTURA

Este botón esta disponible en la barra de titulo del fichero de factura, seleccionamos
la factura que deseamos cobrar y a continuación presionamos el botón “Cobrar
Factura” nos aparecerá una ventana para contabilizar el cobro . Fíjese que en esta
ventana si se coloca en fecha y presiona:
F3, el programa le mostrara los anticipos disponible del cliente,
F1 para cobrar todo
F2 para cobrar todo y cerrar

Y en la sección “contrapartida” en caso de que este trabajando con el control de caja,

puede seleccionar la contrapartida que generara el movimiento en su control de caja.
1.3.- MODIFICACIÓN DE COBROS
Si desea revisar los cobros emitidos o modificar un cobro para ello debe acceder a :
Administración > Cobros > Cobros de factura.
En este Fichero podrá visualizar todos los cobros de factura emitidos, pendiente y
modificarlo. O cobrar facturas pendientes.
También puede emitir intento de cobro , para ello sigua el siguiente ejemplo:
Colóquese sobre el cobro que desea modificar y presione el Botón “Modificar cobro”
en la nueva ventana que se ha abierto presione “Nueva línea de cobro” ahora imagínese
que el cliente no le paga y le pide pasar el próximo lunes; Usted puede poner en importe
cero y en observación escribe lo que le dijo el cliente.

Al volver al fichero de cobro observara que en el apartado estado seguirá como

pendiente y en el apartado PRIMER COBRO; aparece una fecha, eso significa que
hemos hecho un intento de cobro, y podemos visualizarlo para ver el seguimiento del
cliente, Podemos crear cuantos intentos de cobros como sean necesarios.

NOTA: Para un mejor control sobre el seguimiento del cobro de un cliente podemos
configurar FACTUSOL, para que no los indique. Para ello podemos utilizar dos
opciones: 1. Administración>Cobros>Calendario y 2. Utilidades> Tareas pendiente con
esta ultima opción podemos indicar que nos avise de la tarea al entrar en el fichero de
cliente

II. GESTION DE RECIBOS

Con cada factura que realicemos en FACTUSOL el programa creara los recibos de
forma automática y si no lo hace, en el fichero de FACTURA presionamos el botón de
la barra de titulo “Generar Recibo De La Factura Seleccionada”

Nota : Para que FACTUSOL genere los recibos de forma automática hay que
configurarlo en la ficha de cada cliente en la Pestaña: “OTROS DATOS”, Y marcar la
opción “Crear recibo al emitir factura”
III. GESTION DE COBROS DESDE ALBARANES Y PEDIDOS

Para emitir un cobro desde cualquiera de estos documentos hay dos posibilidades. La
primera seleccionamos el documento a cobrar, Y a continuación presionamos el botón
“COBRAR”. Opción muy similar a la indicada al cobro en factura.
Y la otra forma de cobro, es abrir el documento y cambiar la pestaña desplegable
referente a “ESTADO” aquí podemos cambiar el documento en: Parcial; cobrado;
cobrado parcial. Es de tener en cuenta que el uso de esta última opción de cobro es
solo de carácter informativo, esto significa que no podemos dejar observaciónes sobre
la gestión del pago, ni generar movimiento en tesorería o caja en caso que estemos
trabajando con ello.

IV.- ENLAZAR LOS PAGOS ENTRE DOCUMENTOS CON TRAZABILIDAD

Como indicamos al inicio de este tema con Factusol podemos generar cobros desde
Albaranes, Pedidos o facturas. Pero con la única desventaja que el programa no
sincroniza de forma automática los pagos entre documentos con trazabilidad.

Para corregir este detalle entre muchas otras soluciones podría aplicar las
siguientes:
1.- Créese una metodología de cobro, con el fin de evitar posibles futuras confusiones,
por ejemplo utilice el botón “COBRAR” solo en albaranes (recuerde que con esta
opción se puede indicar la fecha del pago, el importe cobrado etc.) Y en las facturas
simplemente cambien la pestaña del “ESTADO” a cobrado o cobrado parcial, según
sea el caso.
2.- Utilice la casilla de “SU REF” (su referencia, casilla disponible dentro de los
documentos) pudiendo escribir pistas sobre el cobro por ejemplo en facturas:
SU REF: COBRADO VER ALBARAN ; COBRADO EN PEDIDO, etc…

IV. LA GESTION DE COBROS EN DOCUMENTOS DE COMPRAS

Por último hemos de indicar que hasta ahora hemos estudiado la gestión de cobro en
documento de salida es decir: facturas de compras, albaranes de salida, pedido de
clientes, etc.
Y en cuanto a la gestión de cobro en documentos de entradas es decir: facturas de
compras, pedidos a proveedores etc., Es muy similar no teniendo mayores diferencias a
lo que ya hemos estudiado , salvo que el botón COBRAR se llama PAGAR y solo está
disponible en la SECCION DE FACTURAS RECIBIDAS. Pero la metodología a
utilizar es la misma.