Preparado por:

Alma Soraya Arango Ruiz

Ing. Química/ MAE/ Esp. Gestión ambiental
SUGERENCIAS

 No recibir llamadas telefónicas

mientras se desarrolla la charla

 Apagar celulares, radioteléfonos y

limitar el sonido de buscapersonas

 Participar activamente
 OBJETIVOS
Presentar la metodología recomendada para el
seguimiento y la medición integral del desempeño
de la organización, mediante el uso de
indicadores de gestión alineados con los
objetivos estratégicos de tal forma que se garantice
su mejoramiento continuo

Desarrollar habilidades para la definición e

implementación del seguimiento y la medición de
los procesos de las organizaciones
 CONTENIDO
 ¿Qué se debe medir? Paradigma de la medición.
 ¿Qué es gestión? ¿Qué es un indicador de gestión? Tipos de
indicadores: Eficacia, eficiencia y efectividad.
 ¿Cuáles son las recomendaciones para establecer indicadores
de gestión que permitan realizar un adecuado seguimiento a
los resultados de la gestión de una organización? La ficha
técnica de un indicador y recomendaciones para graficar
los datos. Factores clave y factores críticos.
 ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de seguimiento y
medición en una organización? El tablero de indicadores de
gestión y la documentación de su análisis
 ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
Conjunto de personas e instalaciones con una
disposición de responsabilidades, autoridades
y relaciones.
EJEMPLO: Compañía, corporación, firma, empresa,
institución, institución de beneficencia, empresa
unipersonal, asociación, o parte o una combinación
de las anteriores

NOTA 1 Dicha disposición es generalmente ordenada.

NOTA 2 Una organización puede ser pública o privada.
 ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
CLIENTES
(Entrega de productos o servicios/ pagos)

GOBIERNO SOCIEDAD
(Legislación/ (Opinión pública/
Impuestos) Beneficios)
ORGANIZACIÓN:
SISTEMA ABIERTO
EMPLEADOS
(Competencia/ INVERSIONISTAS
Resultados) (Inversión/ Retorno)

PROVEEDORES
(Recibo de productos o servicios/ cumplimiento) 6
 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE
UNA ORGANIZACIÓN?
GESTIÓN es el conjunto de actividades coordinadas
para dirigir y controlar una organización
Mejora continua del sistema de gestión

Partes
PLANEAR
interesadas
Partes
interesadas

HACER ACTUAR Satisfacción

Requisitos Salidas
VERIFICAR Producto
 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE
UNA ORGANIZACIÓN?

No puede existir GESTIÓN SIN

PLANEACIÓN
La PLANEACIÓN sin un sistema de
CONTROL es un ejercicio inocuo
El CONTROL aislado de un proceso de
PLANEACIÓN carece de significado
 ¿PARA QUÉ PLANEAR EN
UNA ORGANIZACIÓN?

Para predeterminar el curso a seguir

Para definir a dónde llegar y cuándo
alcanzar los resultados esperados
Para establecer prioridades
Para sincronizar tareas, actividades y
procesos
¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DE UNA ORGANIZACIÓN?
La planeación estratégica es un proceso flexible e
integral que permite definir la evolución a seguir en
función de la situación interna para aprovechar las
oportunidades actuales y futuras que ofrece el entorno

Para qué existimos?

Misión

Dónde estamos? A dónde vamos?

Realidad Visión

Cómo lograrlo?
Estrategia
 ¿CÓMO SE PUEDE DESARROLLAR LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA EN UNA ORGANIZACIÓN?
Creación del
modelo de
causa y efecto

Análisis de Identificación Definición de

factores críticos de objetivos iniciativas
de éxito estratégicos estratégicas

Formulación / BRECHA
Realineamiento de la
estrategia
Identificación y
Análisis de
diseño de los
competencias/
indicadores de
Capacidades
gestión
organizacionales

Retroalimentación
y aprendizaje
 ¿QUÉ SE OBTIENE CON LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN?

2 3 4
Formulación del Formulación de Ejecución de los
direccionamiento Formulación del los planes tácticos planes: control de
plan estratégico
1estratégico y operacionales la gestión

• Objetivos
• Visión estratégicos
• Misión • Iniciativas • Objetivos •Ejecución.
• Análisis del estratégicas tácticos y •Seguimiento y
Entorno • Acciones operacionales control
• Análisis DOFA estratégicas (plan • Recursos •Sistema integrado
• Valores de negocios) necesarios para de medición de
• Factores críticos • Recursos para cada proyecto gestión.
de éxito ejecutar el plan de • Indicadores de
• Ejes negocios gestión
estratégicos • Indicadores
tácticos

12
 ¿PARA QUÉ CONTROLAR?

Para verificar que las actividades

reales correspondan a las
programadas
Para realizar seguimiento de la
eficacia, eficiencia y efectividad
 ¿QUÉ ES EL CONTROL DE
LA GESTIÓN?
Es el proceso mediante el cual una organización
monitorea y evalúa su desempeño frente a sus
objetivos y estrategias… Para ello se requiere
establecer INDICADORES DE GESTIÓN!
 ¿QUÉ ES UN INDICADOR
DE GESTIÓN?

Es una expresión cuantitativa que permite medir

el comportamiento o desempeño de una
determinada variable de negocio, y que al ser
comparada con una referencia, permite
identificar desviaciones sobre las cuales tomar
acciones correctivas, preventivas o de mejora
 ¿POR QUÉ MEDIR?
Porque “En Dios confiamos, todos
los demás deben presentar datos...”

23 45 65 34
78 78 34 32
33
¿POR QUÉ MEDIR?

PORQUE LO QUE NO
SE MIDE
NO SE CONTROLA…

…Y LO QUE NO SE
CONTROLA
NO SE MEJORA
 ¿POR QUÉ MEDIR?
No se puede controlar lo que no se mide
No se puede administrar lo que no se controla
Es difícil ganar un juego sin tener “marcador”
Apenas se mide “algo, el “algo” mejora!
Las mediciones condicionan los
comportamientos de los individuos
¿CUÁLES SON LOS PARADIGMAS ACERCA
DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN?

La medición precede al castigo..!

No hay tiempo para medir..!
Medir es difícil..!
Hay cosas imposibles de medir..!
Es más costoso medir que hacer..!
¿CUÁLES SON LOS PARADIGMAS ACERCA
DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN?

Lo más importante no es la cantidad

de datos, sino su utilidad
 ¿ENTONCES, QUÉ MEDIR?
Visión Misión

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Alcanzar la excelencia Fortalecer la cultura

operacional corporativa

OBJETIVOS TÁCTICOS

Mantener el cumplimiento de Prevenir, controlar y mitigar los Prevenir, controlar y mitigar los
estándares de calidad riesgos ocupacionales impactos ambientales
significativos significativos

OBJETIVOS OPERATIVOS CON SUS

INDICADORES DE GESTIÓN
 XYZ RED DE PROCESOS PARA …
Procesos gerenciales
Gestión Gestión de Gestión de Administración
gerencial auditorías proyectos del SGI

Partes interesadas satisfechas

Necesidades y expectativas

Procesos operativos
de las partes interesada

Gestión Planeación de Desarrollo de Facturación Atención de

comercial la operación la operación y entrega solicitudes y
del servicio quejas

Procesos de apoyo
Aseguramiento de protección física, industrial y ambiental

Mantenimiento de infraestructura y equipos de medición

Gestión humana
Gestión administrativa y financiera
Gestión jurídica
Aprobado por..... Fecha:
 ¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
DENOMINACIÓN: CUÁL NOMBRE SE DARÁ AL
INDICADOR? DEBERÍA SER LO MAS ESPECÍFICO
POSIBLE, QUE SE ENTIENDA DE QUÉ SE TRATA DESDE
SU PRIMERA LECTURA!
…Se recomienda que contemple únicamente la
característica, el evento o el hecho que se quiere
controlar y se exprese en cantidad, tasa, proporción,
porcentaje u otros.
Ej. % de desperdicio
 ¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)

RESPONSABLE: QUIÉN GENERA EL RESULTADO DEL

INDICADOR Y PUEDE TOMAR DECISIONES PARA QUE
SE CUMPLA LA META?
…Debería indicarse el nombre del cargo responsable y
no el área
Ej. Jefe de producción
 ¿QUIÉN ES EL
RESPONSABLE DE MEDIR?
Precio de
la acción
Junta Directiva

Retorno sobre
la inversión Presidente
Costo unitario de
manufactura? Comité de Rotación de Relación de
gerencia Inventarios? endeudamiento

VP Operaciones VP Mercadeo VP Logística VP Administrativa

Penetración
de mercado
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE DEFINIR
LOS INDICADORES DE GESTIÓN?

¿PLANEACIÓN O
¿CONTROL
DESARROLLO
INTERNO? ORGANIZACIONAL?

LOS RESPONSABLES DE PROCESOS/ PARA TODO EL

PERSONAL A TODOS LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN QUE SEA PERTINENTE
 ¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
PATRÓN DE COMPARACIÓN: CON QUÉ SE COMPARARÁ
EL RESULTADO DEL INDICADOR? MÍNIMO O MÁXIMO?
-HISTÓRICO (SEGÚN LO OBTENIDO A TRAVÉS DEL
TIEMPO)
-TEÓRICO (EL QUE SE PUEDE OBTENER SEGÚN DISEÑO
O DATOS TÉCNICOS)
-BENCHMARKING (EL OBTENIDO POR LA
COMPETENCIA O ACEPTADO EN EL SECTOR)
Ej. Histórico: 5% máximo, técnico: 3.5% máximo,
benchmarking: 4.0% máximo
 ¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)

PERIODICIDAD/ FRECUENCIA: CADA CUÁNTO SE VA

A CALCULAR EL RESULTADO? CADA CUÁNTO SE VA
A ANALIZAR PARA TOMAR ACCIÓN?... Se debería
indicar si es anual o acumulado de los últimos 12
meses, trimestral o de los últimos 3 meses…
Ej. Cálculo diario para revisar tendencias y cálculo
mensual para analizar los datos y tomar acción según
los resultados
 ¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)

DEFINICIÓN OPERACIONAL: CUÁL ES LA FÓRMULA O

EXPRESIÓN MATEMÁTICA DEL INDICADOR? Se
debería dejar explícito el algoritmo o el procedimiento
requerido para llegar a la expresión matemática con la
cual se presentará el indicador.
Ej. (Kg de desperdicio/ kg de plástico procesado) x 100
 ¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)

DATOS REQUERIDOS: CUÁLES DATOS SE REQUIEREN

PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR? CUÁL(ES)
CARGO(S) LO(S) GENERA(N)? DE DÓNDE SE TOMAN?
…Recomendable indicar los registros o bases de datos
necesarios
Ej. Operador: Peso del desperdicio al terminar la jornada
(kg), CC: Peso promedio del envase con rebabas (kg/
envase) y Supervisor: # envases; de la “Planilla de
control de la producción”
 EJERCICIO SOBRE
INDICADORES DE GESTIÓN
OBJETIVO:
EJERCITARSE EN LA FORMULACIÓN DE
INDICADORES DE GESTIÓN
METODOLOGÍA:
1. DEFINIR LA PRINCIPAL RESPONSABILIDAD
QUE TENGO EN MI PUESTO DE TRABAJO
2. IDENTIFICAR EL INDICADOR QUE MÁS
DIRECTAMENTE LE PERMITE A LA
ORGANIZACIÓN EVALUAR MI GESTIÓN
3. DILIGENCIAR LA FICHA TÉCNICA SEGÚN
LAS RECOMENDACIONES DADAS
 ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS
INDICADORES DE GESTIÓN?
Medida del impacto de la gestión tanto en el
De efectividad/ logro de los resultados planificados, como en
Impacto el manejo de los recursos utilizados y
disponibles

De eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los

recursos utilizados

De eficacia/ Grado en el que se realizan las actividades

Resultado planificadas y se alcanzan los resultados
planificados
 INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
% de mejora en el nivel de competencia del
De efectividad/ personal = (Nivel de competencia actual -
Impacto Nivel de competencia anterior)/ Nivel de
competencia anterior))X 100

% de cumplimiento del presupuesto de

De eficiencia formación = ($ ejecutados en formación/ $
presupuestados en formación) X 100

De eficacia/ % de cumplimiento del programa de

Resultado formación = (# de actividades realizadas/ #
de actividades programadas) X 100
 INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE PRODUCCIÓN

Productividad = (# de unidades conformes

De efectividad/
producidas/ # de horas hombre empleadas)
Impacto

% de productos no conformes= (# de
De eficiencia productos no conformes/ # total de
productos fabricados) X 100

% de cumplimiento del programa de

De eficacia/
producción = (# de órdenes de producción
Resultado
cumplidas/ # total de órdenes de producción
programadas) X 100
 INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE MANTENIMIENTO

% de disponibilidad de las máquinas = (# de

De efectividad/ horas planeadas - # de horas de parada/ #
Impacto de horas planeadas) X 100

% de cumplimiento del presupuesto de

De eficiencia mantenimiento = ($ ejecutados en
mantenimiento/ $ presupuestados en
mantenimiento) X 100
% de cumplimiento del programa de
De eficacia/ mantenimiento = (# de actividades de
Resultado mantenimiento ejecutadas/ # total de
actividades de mantenimiento programadas)
X 100
 INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE SYSO

Frecuencia de accidentes incapacitantes

De efectividad/ “FAI” = (# de accidentes con incapacidad *
Impacto 200000/ # total de horas hombres trabajadas
acumuladas)

% de inspecciones sin no conformidades =

De eficiencia (# de inspecciones al 100% de
cumplimiento/ # de inspecciones realizadas)
X 100

De eficacia/ % de cumplimiento del cronograma de

Resultado SYSO = (# de actividades realizadas/ # total
de actividades programadas) X 100
 INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL

De efectividad/ # de sanciones por incumplimiento de

Impacto requisitos legales ambientales

Índice de consumo de energía = (KW de

De eficiencia energía consumidos/ # de toneladas
procesadas)

De eficacia/ % de cumplimiento del programa de gestión

Resultado ambiental = (# de actividades realizadas/ #
total de actividades programadas) X 100
 ¿ENTONCES, QUÉ MEDIR?
Visión Misión

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Alcanzar la excelencia Fortalecer la cultura

operacional corporativa

OBJETIVOS TÁCTICOS

Mantener el cumplimiento de Prevenir, controlar y mitigar los Prevenir, controlar y mitigar los
estándares de calidad riesgos ocupacionales impactos ambientales
significativos significativos

OBJETIVOS OPERATIVOS CON SUS

INDICADORES DE GESTIÓN
 BIBLIOGRAFÍA
 BELTRÁN JARAMILLO Jesús Mauricio.
Indicadores de gestión, 3R Editores, Santafe
de Bogotá, 1998, 2ª edición.
 KAPLAN Robert & David NORTON. El cuadro
de mando integral (The balanced scorecard).
Publicado en inglés por Harvard Business
School Press y en español por Ediciones
Gestión 2000 S. A, Barcelona, 2000, 4ª
reimpresión.
 SERNA GÓMEZ Humberto. Indices de gestión,
3R Editores, Santafe de Bogotá, 2001, 1ª
edición.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

ALMA SORAYA ARANGO RUIZ

CONSULTORA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
ASECAL LTDA, cel. 3106010641
asecalltda@yahoo.com