Control de Correspondencia

• Las comunicaciones por

medio de documentos
requieren garantizar:
– Oportuna recepción
– Clasificación
– Registro
– Distribución y
– Control
• Y posteriormente:
– Vigilar y
– Dar curso a los
documentos
 Correspondencia Recibida
Formato
1. Inicio proceso 013FT016
con llegada de
comunicación Radica y registra
Interna o Externa correspondencia
Interna llega por Duplicado
Externa un solo Original
Auxiliar de
Correspondencia
Formato
013FT016
2.

Auxiliar de Organiza la Traslada la Auxiliar de Auxiliar

Correspondencia correspondencia correspondencia a Correspondencia Administrativo
por las dependencias en
dependencias horarios Entrega la Recibe revisa
preestablecidos correspondencia verifica contra
solicita firma de formato y firma
recibido a satisfacción
 Correspondencia Recibida

3. 4.

De acuerdo con el curso Formato

Auxiliar Director Auxiliar dado registra en el formato 013FT018
Administrativo Dependencia Administrativo de control y captura en línea
el rumbo de la misma. E
Definen el curso de la imprime formato para el
correspondencia: recibido, si es traslado.
Archivo o Traslado
Formato

5.1 Archiva 5.2 Traslada 013FT018

5.

Auxiliar
Funcionario
Administrativo

Entrega la Recibe revisa y

correspondencia verifica contra
solicita firma de formato, firma a
Auxiliar recibido satisfacción
Administrativo
 Correspondencia Enviada

Inicio del proceso

1. con la decisión de
comunicar algo
Solicita un número de Solicita un número de
Radicado: CEE* o CIE** Radicado: CEE o CIE
Y suministra los datos
Y suministra los datos
básicos para el control
básicos para el control

Documento
Funcionario Auxiliar Auxiliar de
Administrativo Correspondencia

2. Formato
013FT016

Suministra el número de Suministra un número de

Radicado: CEE o CIE Radicado: CEE o CIE
Controla
registrando
Formato en el
Documento
013FT018
Auxiliar Formato de
Administrativo control
Controla
Funcionario
registrando Auxiliar de
en el Correspondencia
*CCE = Correspondencia Externa Enviada Formato de
**CIE = Correspondencia Interna Enviada control
 Correspondencia Enviada Archiva una copia
en el Consecutivo
de correspondencia

3. Traslada Radica y
Traslada
para registra en
para
radicación formato de
radicación
control
Documento
1 Original Formato
2 Copias 013FT018 Formato
Auxiliar 013FT016
Funcionario Administrativo Auxiliar de
Controla Correspondencia
Externa sale por Triplicado registrando
Interna sale por Duplicado
en el
Formato de Entrega a
control Mensajería
 Correspondencia Enviada
Formato
4. 013FT016

Radica y registra
formato de control

Regresa Auxiliar de
con copia Correspondencia
de recibido Archiva
5. Formato
013FT016

Formato
013FT018

Registra
Auxiliar de Organiza la Traslada la para el
Correspondencia correspondencia correspondencia a Auxiliar de Auxiliar control
Correspondencia Administrativo
por las respectivas
dependencias dependencias en los Entrega la
Recibe revisa y
horarios correspondenci verifica contra
preestablecidos a solicita firma formato, firma a
de recibido satisfacción