Gestión de Compras

GESTIÓN DE COMPRAS
Logística Empresarial
Universidad Nacional de Colombia
Sede Manizales
Juan Carlos Pérez P

Ingeniero Industrial
Conceptos Clave
Compras
El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas,

suministros y componentes para la organización.
Las actividades asociadas con este proceso incluyen:
Seleccionar y calificar proveedores
Evaluar el desempeño del proveedor
Negociar contratos
Comparar precio, calidad y servicio

Conceptos Clave
Contratar bienes y servicios
Programar compras
Evaluar el valor recibido
Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es

responsabilidad de control de calidad
Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda
Especificar la forma en la que se recibirán los bienes

¿Fabricar o Comprar?
Razones para fabricar
Menor costo de producción.
Proveedores no adecuados.
Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega).
Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una

contribución marginal.
Obtener la calidad deseada.

Razones para fabricar
Evitar la complicidad entre proveedores.
Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal

de un despido.
Proteger el diseño patentado o la calidad.
Incrementar o mantener el tamaño de la compañía (preferencia de la

dirección).

Razones para comprar
Menor costo de adquisición
Mantener el compromiso con el proveedor
Obtener habilidad técnica o de gestión
Capacidad inadecuada.
Reducir costos de inventario.

Razones para comprar
Asegurar fuentes alternativas.
Recursos de gestión o técnicos inadecuados
El artículo está protegido por una patente o secreto industrial.
Liberar a la dirección para ocuparse de su negocio principal.

Ejemplo
El gerente de un restaurante de comida rápida que vende hamburguesas decide
incluir ensaladas en el menú. Existen dos opciones y el precio para el cliente será el
mismo con cualquiera de ellas. La opción de fabricar consiste en instalar una barra
de ensaladas y dejar que el cliente prepare su propia ensalada. La barra tendría que
pedirse en alquiler y sería necesario contratar un empleado de tiempo parcial que la
atendiera. El gerente estima los costos fijos en $12.000 y cree que los costos
variables totalizarían $1,50 por ensalada.
La opción de comprar consiste en conseguir las ensaladas ya preparadas y listas
para la venta. Éstas tendrían que comprarse a un proveedor local, a $2,00 por
ensalada. La venta de ensaladas previamente preparadas requeriría la instalación y
operación de más frigoríficos, con un costo fijo anual de $2.400. El gerente espera
vender 25.000 ensaladas al año.
¿Qué decisión debería tomar?
¿Cuál es la cantidad de equilibrio entre fabricar y comprar?

Evolución de las Estrategias de Compra
Enfoque en Precio
Enfoque en calidad,
confianza,
respuesta efectiva
y costo total
Enfoque Estratégico
- Acuerdos con
proveedores
- predicciones
- Compras JIT

Importancia del proceso de compras
Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de

forma externa.
Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos

productos y servicios.
Las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a

60% del valor de ventas de un producto final
Principio de apalancamiento:
Las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en

la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en
las utilidades.

Ejemplo
Actualmente, una empresa con ventas brutas de $100 millones y una

utilidad de $5 millones gasta 60% de sus ventas en la adquisición de
bienes y servicios. Los costos restantes incluyen mano de obra y salarios
por $10 millones y gastos administrativos por $25 millones.
La pregunta es, ¿qué variación en ventas, precio, mano de obra y

salario, gastos administrativos o compras sería necesario para
incrementar las utilidades desde su nivel actual de $5 millones a $10
millones?

Ilustración del principio de apalancamiento en el proceso de compras para lograr duplicar las
utilidades ($000,000)
Actual Ventas Precio Mano de obra y Gastos Compras

+17% +5% salarios - 50% indirectos -20% -8%
Ventas $100 $117 $105 $100 $100 $100

Bienes y servicios
adquiridos 60 70 60 60 60 55
Mano de obra y
salarios 10 12 10 5 10 10
Gastos indirectos 25 25 25 25 20 25
Utilidades 5 10 10 10 10 10

Estrategias de reducción de costos
Renegociación de contratos. Enviar a los proveedores cartas

solicitando reducciones de precio de 5% o más; volver a licitar los
contratos de quienes se nieguen a reducir costos.
Ofrecer ayuda. Enviar equipos de expertos a las plantas de los

proveedores para ayudarles a reorganizar y sugerir otros cambios que
eleven la productividad; trabajar con los proveedores para hacer las
partes más simples y baratas de producir.
Mantener la presión. Para asegurarse que las mejoras continúan, fijar

objetivos anuales generalizados de reducción de costos, por lo general
de 5% o más por año.

Reducir proveedores. Reducir el número global de proveedores, en

ocasiones hasta 80%, y estimular las compras de aquellos que
permanecen mejorando sus economías de escala.
Subastas por Internet. Una ventaja inherente de Internet es que

pueden reunirse muchos proveedores en el proceso de compra de forma
conveniente y económica. Se logran precios más bajos ya que el
mercado se extiende con más vendedores potenciales que ofrecen sus
servicios y productos.

Ejemplo subasta:
United Technologies necesitaba proveedores que fabricaran tarjetas de circuitos con valor
de $24 millones. FreeMarkets, un servicio de subasta B2B en línea, evaluó a 1.000
proveedores potenciales e invitó a 50 especialmente calificados para que subastaran.
FreeMarkets planeó tres horas de subasta competitiva en línea. FreeMarkets dividió el

trabajo en 12 lotes, cada uno se colocó en una subasta. A las 8 a.m. se inició con el primer
lote valuado en $2.25 millones.
La primera oferta fue de $2.25 millones, la cual fue observada por todos. Minutos después,
otro postor colocó una oferta por $2 millones. Más postores redujeron nuevamente el
precio.
Minutos antes de que la oferta cerrara sobre el primer lote, a las 8:45 a.m., el postor
número 42 colocó una oferta de $1.1 millones. Cuando todo terminó, las ofertas de los 12
lotes totalizaron $18 millones

Necesidad de reducir gastos
Causas que aumentan o disminuyen los gastos.
Valor de los pedidos versus inventario actual y su duración.
Tamaño reducido de los pedidos en números de referencias y cantidad

solicitada, lo cual implican necesariamente un mayor gasto en tiempo de
elaboración de pedidos, papelería, recepción de mercancía, legalización
de documentos, agotados y generación de pagos.
Traslados o devoluciones de mercancía de valor poco significativo en los

que se utilizan medios de transporte costoso e inadecuado.

Funciones del Proceso de Compras
Recibo de muestras y cotizaciones.
Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.
Análisis y aceptación de nuevas listas de precios.
Negociación de nuevos descuentos y condiciones de pago.
Visitar la competencia y el medio.
Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.

Visitar las bodegas y zonas de almacenamiento de mercancías.
Determinación de precios de venta acordes con los márgenes de utilidad

y los precios de la competencia.
Asistencia a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de

productos.
Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la

competencia.
Definición de artículos promocionales y destacables en eventos

especiales.

Determinación de cantidades de compra.
Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las

condiciones de negociación y los cambios que se presenten en las
relaciones comerciales con los proveedores.
Conocer y contactar nuevos proveedores potenciales.
Estar atento a las ofertas, demandas de productos en temporadas,

eventos y promociones.
Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores.

Estar informado de las disposiciones legales (registros, patentes,
vencimientos, registros, IVA).
Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado

con fechas, cantidades y calidades.
Conocer las condiciones financieras de la empresa.
Conocer niveles de Inventarlos y fijar acciones que permitan optimizar el

manejo de los mismos.
Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas

inherentes a su función.

Funciones compartidas con otras áreas
o Estar atento a que el área financiera cancele oportunamente las facturas

de los proveedores, de acuerdo con las condiciones establecidas en el
momento de la negociación.
o Intervenir en forma objetiva y racional para ayudar a resolver los

reclamos y diferencias que eventualmente se presenten en los pagos a
proveedores.
o Estar atentos a que los almacenes y el personal de ventas pidan

oportunamente y en cantidades suficientes las mercancías definidas
para el negocio.

o Velar por una adecuada exhibición y distribución de espacios de

acuerdo con la rotación y margen de utilidad que genera cada una de las
referencias que maneja el almacén.
o Estar atentos a las legalizaciones oportunas de las mercancías que se

reciben en las bodegas, con el fin de que éstas se evacuen rápidamente
hacia los almacenes o punto de venta.
o Asesorar a los jefes de bodegas o depósitos, en sistemas de

almacenamiento y distribución de mercancías que, por sus
características especiales, requieran tratamiento diferente.

o Solicitar a las áreas de publicidad, que elaboren campañas o anuncios

de programas o eventos que ofrezcan un buen potencial de ventas y
requieran un apoyo especial de comunicación.
o Contactar a los proveedores para definir su participación en campañas

de publicidad cooperativa o en eventos que requieran una vinculación
conjunta.
o Recomendar y desarrollar sistemas rápidos, útiles y prácticos de la

información que se origina y recibe a través del departamento.

Compras Justo a Tiempo
En el flujo tradicional del material a través del proceso de

transformación, existen muchas esperas potenciales. Las
compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se
presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también
reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.

Características de las Compras JIT
Proveedores
Pocos proveedores.
Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.
Repetir negocio con los mismos proveedores.
La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a nuevas compras.
El comprador se resiste a la integración vertical y a la consecuente

eliminación del negocio del proveedor.
Los proveedores son animados a extender las compras JIT a sus

proveedores.

Cantidades
Entregas frecuentes en lotes pequeños.
Acuerdos contractuales a largo plazo.
Papeleo mínimo para lanzar los pedidos.
Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades recibidas.
Proveedores motivados para empaquetar en cantidades exactas.
Proveedores motivados para reducir sus tamaños de lotes de producción (o

almacenar material no liberado)

Calidad
Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad.
Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del

comprador y del proveedor.
Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso en lugar de la

inspección de lotes por muestreo.
Envíos
Programación de la carga de entrada.
Asegurar el control mediante la utilización de una compañía de transportes propia

o contratar transporte y almacenamiento.
Objetivos de las Compras JIT
Eliminación de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de
recepción y la actividad de inspección de entrada no son necesarias con
el justo a tiempo.
Eliminación del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de

materias primas si los materiales que cumplen los estándares de calidad
se entregan donde y cuando son necesarios.
Eliminación del inventario en tránsito. estimulando a los proveedores a

situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rápido de las
compras.
Mejora de la calidad y la fiabilidad. Para lograr entregas sólo cuando

sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere también una
calidad perfecta, o cero defectos.

Preocupaciones del proveedor.
Deseo de diversificación. Muchos proveedores no desean atarse a

contratos de largo plazo con un solo cliente. La percepción de los
proveedores es que se reduce su riesgo si tienen varios clientes.
Programación pobre del cliente. Muchos proveedores tienen poca fe en

la habilidad del comprador para reducir los pedidos según un programa
nivelado y coordinado.
Aseguramiento de la calidad. La producción "cero defectos" no se

considera realista por muchos proveedores.

Preocupaciones del proveedor.
Tamaños de lote pequeños. Los proveedores a menudo tienen procesos

que están diseñados para tamaños de lote grandes, y ven en la entrega
frecuente de pequeños lotes una forma de transmitir los costos de
mantenimiento de inventarios al proveedor.
Proximidad. Dependiendo de la localización del cliente, las entregas

frecuentes del proveedor en lotes pequeños se consideran demasiado
caras.

Relaciones con los Proveedores
Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste está

comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar
pedidos.
Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva

tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de
transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.
Las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está

comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios
en el producto y en el programa de producción.

Las compras siguen un proceso de tres etapas:
1. Evaluación del proveedor: implica encontrar proveedores potenciales y

determinar la probabilidad de que se conviertan en buenos proveedores.
Esta fase requiere el desarrollo de criterios de evaluación.
2. Desarrollo del proveedor: El desarrollo del proveedor puede incluir

distintos aspectos, desde el entrenamiento hasta la ayuda en ingeniería
y producción, y los formatos para la transferencia electrónica de
información.

3. Negociaciones: Las estrategias de negociación se clasifican en los

siguientes tipos:
a. Modelo del precio basado en el costo: requiere que el proveedor abra

sus libros al comprador. El precio contratado se basa en el tiempo de
mano de obra y los materiales o en un costo fijo, con una cláusula de
aumento para acomodar los cambios en los precios.
b. Modelo de precio basado en el mercado: el precio está basado en un

precio o índice publicado.

c. Licitación competitiva: Es apropiada en los casos en que los

proveedores no están dispuestos a discutir los costos. Requiere que la
gente de compras tenga varios proveedores potenciales del producto y
presupuestos de cada uno.
d. Combinar dos o más técnicas: proveedor y comprador deben estar de

acuerdo en revisar ciertos datos de costos, aceptar alguna forma de
datos del mercado para los precios de materias primas, o acordar que
el proveedor deberá permanecer competitivo.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Elementos de incertidumbre en el suministro:
Tiempo de entrega.
Cantidad entregada.
Calidad de la entrega.
Exactitud de los datos y precios de los productos entregados.
Esta incertidumbre la podemos reducir con un adecuado conocimiento del

proveedor.
Hay que valorar el costo total de la transacción, no únicamente el precio,

precio
para elegir a un proveedor.

Criterios para seleccionar proveedores
La seriedad en sus cotizaciones y argumentos.
La trayectoria y reconocimiento en el medio.
La confianza que inspire por sus antecedentes.
La imagen de sus marcas.
La claridad en sus estrategias de comercialización.
Su capacidad de producción.
Sus recursos técnicos.

La puntualidad en la entrega.
El tiempo de entrega.
Sus condiciones (descuentos, forma de pago, despacho, devoluciones,

averías, reclamos).
Sus precios.
La calidad de sus productos y su gente.
La estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas.

Sus servicios post venta.
La rapidez y preocupación para atender oportunamente sus

requerimientos.
La asesoría en la comercialización de sus productos.
Su ubicación geográfica.
La naturaleza del proveedor (fabricante, representación, distribuidor).
Sus recursos financieros.
Sus apoyos publicitarios.


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El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas,

Las actividades asociadas con este proceso incluyen:

Seleccionar y calificar proveedores

Evaluar el desempeño del proveedor

Comparar precio, calidad y servicio

Juan Carlos Pérez P

Contratar bienes y servicios

Evaluar el valor recibido

Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es

Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda

Especificar la forma en la que se recibirán los bienes

Juan Carlos Pérez P

Menor costo de producción.

Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega).

Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una

Obtener la calidad deseada.

Juan Carlos Pérez P

Evitar la complicidad entre proveedores.

Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal

Proteger el diseño patentado o la calidad.

Incrementar o mantener el tamaño de la compañía (preferencia de la

Juan Carlos Pérez P

Menor costo de adquisición

Mantener el compromiso con el proveedor

Obtener habilidad técnica o de gestión

Reducir costos de inventario.

Juan Carlos Pérez P

Asegurar fuentes alternativas.

Recursos de gestión o técnicos inadecuados

El artículo está protegido por una patente o secreto industrial.

Liberar a la dirección para ocuparse de su negocio principal.

Juan Carlos Pérez P

Juan Carlos Pérez P

Juan Carlos Pérez P

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de

Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos

Las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a

Las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en

Juan Carlos Pérez P

Actualmente, una empresa con ventas brutas de $100 millones y una

La pregunta es, ¿qué variación en ventas, precio, mano de obra y

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Actual Ventas Precio Mano de obra y Gastos Compras

Ventas $100 $117 $105 $100 $100 $100

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Renegociación de contratos. Enviar a los proveedores cartas

Ofrecer ayuda. Enviar equipos de expertos a las plantas de los

Mantener la presión. Para asegurarse que las mejoras continúan, fijar

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Reducir proveedores. Reducir el número global de proveedores, en

Subastas por Internet. Una ventaja inherente de Internet es que

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FreeMarkets planeó tres horas de subasta competitiva en línea. FreeMarkets dividió el

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Valor de los pedidos versus inventario actual y su duración.

Tamaño reducido de los pedidos en números de referencias y cantidad

Traslados o devoluciones de mercancía de valor poco significativo en los

Juan Carlos Pérez P

 Recibo de muestras y cotizaciones.

 Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.

 Análisis y aceptación de nuevas listas de precios.

Recibo de muestras y cotizaciones.

Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.

Análisis y aceptación de nuevas listas de precios.

Negociación de nuevos descuentos y condiciones de pago.

Visitar la competencia y el medio.

Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.

Determinación de precios de venta acordes con los márgenes de utilidad

Asistencia a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de

Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la

Definición de artículos promocionales y destacables en eventos

Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las

Conocer y contactar nuevos proveedores potenciales.

Estar atento a las ofertas, demandas de productos en temporadas,

Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores.

Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado

Conocer las condiciones financieras de la empresa.

Conocer niveles de Inventarlos y fijar acciones que permitan optimizar el

Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas

Deseo de diversificación. Muchos proveedores no desean atarse a

Programación pobre del cliente. Muchos proveedores tienen poca fe en

Aseguramiento de la calidad. La producción "cero defectos" no se

Tamaños de lote pequeños. Los proveedores a menudo tienen procesos

Proximidad. Dependiendo de la localización del cliente, las entregas