Os Fundamentos

I.O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Imaging)?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou "Document Imaging" é o processo de

converter documentos em suporte de papel ou microfilme em bitmaps (mapa de bits em
inglês) eletrônico que representam a figura de uma página e o seu gerenciamento
através de um software (como o LaserFiche Document Imaging) o qual permite que
estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. A
escanerização ou digitalização é um processo de conversão do documentos em papel
ou microfilme , o qual é similar ao usado por uma fotocopiadora ou o FAC-SÍMILE. Os
documentos são convertidos através de um equipamento chamado escaner.

Uma vez convertido em imagem eletrônica, cada documento é nomeado e indexado

através de informações obtidas dele mesmo, como títulos, nomes, datas ou outras
identificações e, então, arquivado eletronicamente. Mais tarde, os documentos podem
ser recuperados pesquisando-se através dos índices digitados (título ou o código de
identificação).

Se desejado, o computador pode "ler" o texto de cada página (imagem) através um

processo chamado Reconhecimento Óptico de Caráteres - OCR que cria um arquivo de
texto, o qual pode ser usado para indexar o documento. O processo de utilização do
texto de um documento para pesquisa e recuperação é conhecido como "full-text
indexing and retriving", uma ferramenta poderosa que permite uma pessoa achar
qualquer página através de certas palavras ou frases.

II. O que é COLD?

COLD ou "COMPUTER OUTPUT TO LASER DISC" é o processo de capturar dados de
arquivos eletrônicos ou de equipamentos geradores de dados (como spoolers de
impressão ou mainframe) para um sistema de armazenamento de documentos
indexado, como os usados nos sistemas GED. A maioria dos fabricantes de softwares
GED (Imaging) oferecem uma aplicação COLD.Se o COLD realmente captura as
informações existentes em meio eletrônico, não há a necessidade de escanerização de
documentos.

O uso tradicional do COLD tem sido com dados já arquivados, considerando que os
documentos manipulados pela administração ainda estão em uso corrente. Assim,
muitos dos sistemas COLD não permitem modificar os conteúdos dos documentos.

Como os sistemas GED, a informação textual contida em documentos COLD pode ser
usada para a indexação "full-text" e, posteriormente, para localização dos dados. Por
exemplo, é freqüentemente útil arquivar mensagens de email da empresa ou das
faturas e, mais tarde, pesquisar por algum dos dados do texto destes documentos.

III. Por que o Gerenciamento Eletrônico de

Documentos é Vantajoso?
Há duas respostas para esta questão: conveniência e o custo/benefício. Enquanto o
primeiro pode ser um fator motivador pela decisão tomanda em adquirir um sistema de
GED, o segundo é a melhor razão para se fazer o investimento.

Um sistema GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS coloca os

documentos de um arquivos inteiros na ponta de seus dedos, isto pode ser traduzido
em economia de tempo e na melhoria de produtividade. Por exemplo, considere os
passos exigidos para recuperar um documento em um arquivo tradicional:

• 1. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo

• 2. Dirija-se o arquivo apropriado
• 3. Encontre a gaveta apropriada
• 4. Procure a pasta de papéis apropriada na gaveta
• 5. Ache o documento na pasta de papéis
• 6. Volte à sua escrivaninha com o documento
• 7. Use o documento
• 8. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo
• 9. Abra a gaveta apropriada no arquivo certo
• 10. Ache a pasta de papéis apropriada na gaveta
• 11. Devolva o documento a sua pasta de papéis
• 12. Volte à sua escrivaninha.

No exemplo acima, nós fizemos uma descrição detalhada de uma rotina para encontrar
um documento em um arquivo com documentos de uso comum de uma empresa .
Foram listados doze passos para recuperar e rearquivar um único documento. Porém,
em um sistema de arquivo as coisas nem sempre acontecem do modo que supomos.

Por exemplo, considere o seguinte:

1.O documento pode estar com outra pessoa, assim você não pode utilizá-lo. Esta é
uma dupla perda de produtividade: não só você é impossibilitado de completar a tarefa
que requereu o documento, como foi necessário reagendar a tarefa para mais tarde em
um momento mais conveniente. Entretanto, se a outra pessoa esqueceu que está com
o documento, este pode levar algum tempo para ser devolvido.

2.O documento poderia ser extraviado; isto lhe exigirá que execute uma procura manual
nos locais onde o documento poderia ser logicamente achado. Por outro lado, alguém
poderia ter arquivado o documento simplesmente aonde fosse mais conveniente e não
aonde realmente deveria ser.

3.Se em sua empresa não é permitido que os documentos permaneçam em suas

mesas, você terá que fazer uma cópia do documento. Esta cópia tem um custo que,ao
final do mês, muitas vezes é alto. Além disso, para fazer a cópia do documento recém
achado e a copiadora estiver ocupada, você terá que esperar enquanto a outra pessoa
desocupe a máquina. Finalmente, você pode terminar com várias cópias do mesmo
documento, ou com uma cópia antiga e desatualizada de um documento importante
que foi modificado recentemente.

4. Se os arquivos e as gavetas não são claramente identificados, você pode entrar em

uma longa procura. Este é um problema encontrado quando ninguém foi designado
para a manutenção do sistema de arquivos.

5. Qualquer telefonema recebido durante o tempo em que você está longe de sua
escrivaninha permaneceria sem resposta ou terminaria em correio de voz. O correio de
voz, enquanto conveniente, requer que todas as outras atividades sejam paradas
enquanto as mensagens são escutadas e anotadas.

Enquanto muitas das frustrações individuais listadas acima podem não parecer tão
problemáticas, a quantidade de tempo consumida mensalmente por cada pessoa em
uma empresa que apresenta estas situações poderá ser considerável. Há outra
consideração, como as empresas que atendem e interagem extensivamente com
clientes via telefone. No exemplo acima, seria exigido a esperar do cliente ao telefone,
enquanto foi-se buscar algum documento. Se o cliente está usando uma linha "toll-free",
a própria chamada de telefone está custando à empresa uma quantia considerável.
Multiplique este problema por várias pessoas, e o custo fica bastante significativo.

Por outro lado, o sistema GED, como o LaserFiche, lhe permite recuperar um
documento quase imediatamente sem sair de sua mesa de trabalho. Documentos
nunca serão perdidos, estraviados ou estarão indisponíveis. Um tempo muito pequeno
é exigido para a recuperação e vizualização de documentos na tela do computador.
Como se mencionou previamente, isto resulta em enormes economias de tempo e a
redução de custo.

IV. Qual é o Custo de um Projeto de Gerenciamento

Eletrônico de Documentos?
O custo total de um sistema de imaging é relacionado diretamente a arquitetura
escolhida e a quantidade de dados que você armazenará. em um sistema pequeno, o
custo maior provavelmente será com o hardware, enquanto que , em um sistema de
grande porte, o custo maior será o do software . Há duas arquiteturas diferentes que
você pode usar em um sistema de GED (Imaging).

O primeiro é o que nós nos referimos como um "Modelo Básico" onde você compra o
software, instala-o em seus computadores e mantém localmente a configuração de
software.

O segundo, chamado de sistema de GED em rede (Internet Imaging), que usa um

conceito completamente diferente e que lhe permite começar um sistema de imaging
sem investir em hardware ou software. A próxima seção explicará mais claramente
estes modelos, e fará comparações de custo.

Arquiteturas de Implementação
I.Considerações sobre a Arquitetura do Sistema GED
(IMAGING)
Quando for escolher a forma de implantar um sistema de imaging, você deve considerar
qual será a utilização do sistema. É conveniente reponder às seguintes questões e
discutir as respostas com um profissional da área para não adquirir um sistema caro e
fora de suas necessidades:

Questões:

1. Você irá armazenar uma grande ou uma pequena quantidade de documentos?

2. Qual a freqüencia de consultas aos documentos de seu arquivo?
3. Quantas pessoas precisam ter acesso para o sistema?
4. Se mais de uma pessoa têm necessidade ao acesso, você já possui uma rede
(LAN) instalada?
5. Você precisa dispor ou guardar documentos originais?
6. Os documentos podem sair do setor?
7. Por qual período de tempo se mantem os documentos?
8. Há necessidade de vários escritórios ou filiais terem acesso ao banco de dados
de imagem?
9. Você precisa se movimentar para acessar os documentos?
10. Quantos documentos são acrescidos ao sistema mensalmente?
11. Você quer indexar cada documento?
12. Você tem uma estratégia de recuperação caso o banco de dados principal seja
perdido ou corrompido?
13. O servidor existente tem capacidade para suportar a carga representada por um
sistema de imaging?
 14. Você precisa do COLD tanto como do GED (imaging)e, nesse caso, você tem
condições de conectar o sistema dos quais os dados serão capturado ao novo
sistema de imaging ?

II. Arquitetura Tradicional de Sistema GED

Um sistema de imaging básico ou tradicional consiste em uma ou mais estações de
escanerização, um servidor de arquivo de imagem, e várias estações de consulta. Cada
estação de escanerização normalmente é composta por um computador de alta
velocidade com um scanner fixo e o software para executar a captura das imagens e a
sua conversão para texto (OCR). Cada estação de consulta é um PC com software
para recuperar e visualizar os documentos.

Um servidor de arquivo de imagem quase sempre é recomendado para aqueles

sistemas que terão armazenadas uma grande quantidadede imagens; talvez os
servidores existentes podem não ter a capacidade de disco ou de processamento para
o grande número de arquivos de imagens gerados por um sistema de GED (imaging).
Você também pode precisar de sistemas de armazenamento robóticos (jukeboxes) para
ter uma maior capacidade de arquivamento. Qualquer um que queira usar o banco de
dados de imagem deve está ligado ao servidor que contém o banco de dados de
imagens, inclusive, aqueles que precisam ter acesso aos documentos pela Internet.

A lista de compra para um sistema de imaging de cinco-usuário poderia ser:

• um scanner,
• um PC rápido para a escanerização e indexação,
• um servidor Novell, Unix ou NT ,
• um jukebox pequeno para armazenamento de imagem, e
• o software LaserFiche para 5-users.

Geralmente, este investimento fica entre $15,000 a $20,000 dependendo da

capacidade de armazenamento requerida, a velocidade do scanner e o custo do próprio
software LaserFiche.

III. Rede Imaging (Internet Imaging)

Uma nova alternativa para o modelo tradicional de Imaging de documento é a WEB
Imaging ou Internet Imaging como o LaserFiche WEBLink que lhe permite compartilhar
os documentos da base de dados pela Internet.
Esta arquitetura utiliza os servidores de Internet e browsers para disponibilizar e
acessar os dados do sistema de imaging. Há uma grande distinção entre "sistemas de
imaging tradicionais WEB-anabled" e os sistemas de Internet Imaging, o que a seguir
explicaremos.

Muitos sistemas de Imaging "web-enabled" são centrados no servidor em que se

encontra a base de dados de imagens, isto significa que todo o acesso pela Internet
deve ser executado através do servidor que contém o banco de dados de imagem. Por
exemplo, um sistema de Imaging "web-enabled" que reside em Servidor A deve utilizar
um WEB Browser que esteja no servidor A; você não pode procurar simultaneamente
em múltiplos servidores.

Além disso, você precisa ter uma licença de acesso ao banco de dados do servidor A o
que normalmente significa comprar um software cliente para cada máquina que irá
acessar a Internet para recuperar os dados. Obviamente, este custo justifica-se para
empresa que não desejam disponibilizar informação para todo o mundo. Esta
arquitetura permite o acesso, pela Internet, a um sistema de Imaging, entretanto de
uma maneira fechada. Em comparação, um sistema de Internet Imaging é uma
arquitetura aberta e seu acesso é restringido somente por considerações de segurança.

Um sistema Internet Imaging utiliza tecnologia client-server aberta, o qual faz uso das
habilidades inerentes aos browsers de rede para prover o acesso ao banco de dados.
Ao contrário da arquitetura tradicional,não é requerido nenhum software especial para
visualização de uma imagem, pode-se utilizar o próprio visualizador do browser. O
sistema é até mesmo acessível a browsers não-gráficos ou PDA (Personal Digital
Assistant), entretanto os usuários de tais browsers não poderão ver as imagens
acessadas.

A segunda grande diferença arquitetônica entre sistemas de imaging tradicionais e o

Internet Imaging é a habilidade para examinar servidores múltiplos simultaneamente.
Considerando que um protocolo padrão é usado para a comunicação com os servidores
de imaging de rede, cada servidor pode procurar e trocar pedidos com outros
servidores que podem ou não podem ser conhecidos pelo usuário do sistema. Todos os
resultados da pesquisa são colecionados e apresentados ao usuário em ordem de
relevância. Esta arquitetura permite sub-dividir banco de dados muito grandes entre
vários servidores para obter melhorias de desempenho e aumentar a capacidade de
armazenamento. Também permite que filiais ou escritórios de uma empresa tenham
uma base de dados de documentos local e acessar todas as informações da empresa
situadas em outros locais. Além disso, os servidores não precisam estar configurados
com o mesmo sistema operacional ou usar a mesma arquitetura de hardware para
pesquisar e acessar os documentos. Finalmente, se conectado à Internet, uma
pesquisa pode ser dirigida a qualquer servidor não importando a localização do cliente.

Esta última diferença também permite que uma empresa pequena possa usar o sistema
Imaging sem muito investimento em hardware ou software. Usando um Bureau de
Digitalização , os documentos são escanerizados, OCRizados e enviados para o
provedor que armazena os documentos em um servidor de arquivo de rede.
Os sistemas de Internet Imaging não são orçados de acordo com modelos tradicionais.
Porque o software pode ser usado por várias pessoas bem como por outros servidores.
Portanto, o custo do software servidor ou é incluído como parte de um pacote "turn-key"
estimada de acordo com capacidade do sistema, ou como um serviço de subscrição
disponível por uma conexão de Internet. O que isto significa é que o custo de software é
muito baixo, especialmente para números grandes de usuários.

Arquiteturas de Sistema Armazenamento

I. RAID - DISK ARRAY
RAID é um acrônimo para "Redundant Array of Inexpensive Disks" e refere-se a uma
arquitetura de armazenamento onde se agrupam vários drives (HD) para criar um único
dispositivo de armazenamento.

O RAID pode ser usado de vários modos. Em sua implementação mais simples, o RAID
oferece um volume de armazenamento agregado de todos os drives como um único
dispositivo. O mais popular (e realmente efetivo) uso do DISK ARRAY é como uma
opção de armazenamento de dados segura e com a capacidade de reconstituir dados
perdidos. Se um dos discos falhar, o RAID oferece meios seguros contra a perda de
dados.

A capacidade de armazenamento de dados pode chegar a volumes de armazenamento

muito grandes. Os sistemas de RAID são idéais para aplicações de imaging onde uma
quantidade relativamente pequena de dados (abaixo de 100 GB) tenham um acesso
freqüente e devem estar disponíveis a toda hora (on line). O custo do RAID, é maior do
que os outros sistemas de armazenamento, o que pode ser compensado pelo benefício
de sua velocidade e disponibilidade de acesso.

II.Disco Magneto-óptico
As mídias magneto-óptica, também conhecidas como discos (MO) ou óptico-
regraváveis, oferecem armazenamento barato, e se distinguem do WORM e CD-ROM
por serem regraváveis. Porém, ultimamente, o baixo custo de armazenamento em
mídias magnéticas (HD) combinado com a disponibilidade de jukeboxes e gravadores
de CD-ROM baratos, reduziu a quase nenhuma as vantagens dos sistemas ópticos MO
.

É mais barato usar um disco rígido combinado com jukeboxes de CD-ROM do que é
usar um único sistema magneto-óptico.
III. Disco WORM
Os discos WORM, "Write Once Read Many" são os precursores da mídia CD-ROM. O
WORM ainda possui uma vantagem sobre o CD-ROM: a capacidade de
armazenamento, principalmente em mídias WORM de formatos maiores do que 5.25
polegadas. Entretanto, com a tecnologia de DVD-CD, esta diferença será reduzida
consideravelmente. Um disco WORM de 12 pol. pode guardar muitos dados, porém, é
uma tecnologia relativamente cara.

IV. Disco CD-ROM

CD-ROM representa a mídia de armazenamento permanente mais segura e de baixo-
custo disponível. Além disso, a capacidade de armazenamento de mídia CD-ROM é
alta e permite implementar grandes sistemas de armazenamento quando empregados
jukeboxes ou outros dispositivos de leitura de CD-ROM. Porém, as taxas, transferência
de dados e o tempo de acesso ao CD-ROM ainda são lentas, por isso o CD-ROM não é
considerado uma boa mídia de armazenamento para sistemas de imaging onde
necessita-se de recuperação rápida de documentos (on-line).

O que é GED ?
A tecnologia GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, iniciou com a conversão de
documentos em papel em imagens digitalizadas. Uma vez em seu computador, estas
imagens de documentos podem ser pesquisados em segundos, compartilhadas e
distribuidas. Milhares de organizações em todo mundo, usam sistemas de GEDs todos os
dias, ao invés de usarem sistemas de arquivamento de papeis. As razões para a mudança
são relativamente simples:

• Evita e previne quanto à perda de documentos

• Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de documentos.
• Facilita o gerenciamento dos documentos.

Com um GED em sua Empresa:

• Os documentos são encontrados instantaneamente

• As imagens dos documentos são disponibilizadas à todos
• Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de mágica.

Com Funciona o Sistema GED :

Os documentos são escaneados para um repositório. O GED armazena estes documentos
em algum lugar no disco. Os documentos então são submetidos a um processo de
indexação. Para encontrar um documento a qualquer momento, o usuário utiliza
mecanismos de busca ou as ferramentas de pesquisa que estão disponíveis no sistema
GED.A segurança da informação é garantida através de sistemas de senhas que define quem
terá acesso aos documentos. As trilhas de auditoria garantem o controle total dos
processos.

Escaneamento

Os últimos avanços tecnológicos no campo dos scanners, tornou a conversão de documentos

impressos ou papeis rápida, barata e fácil. Um bom escaner irá colocar seu arquivo de
papeis dentro de seu computador facilmente.

Armazenamento

O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar seus arquivos

eletrônicos. Um bom sistema de armazenamento irá acomodar todos os documentos de sua
empresa, e deverá admitir o crescimento futuro.

Indexação

O sistema de indexação cria um modo de arquivamento organizado e possibilita a pesquisa

futura de maneira simples e eficiente. Um bom sistema de indexação irá modificar os
procedimentos existentes de maneira positiva e os irá tornar mais efetivos.

Pesquisa

O sistema de pesquisa usa informações sobre os documentos, incluindo os campos de

indexação e o texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na base
de dados. Um bom sistema irá propiciar uma maneira fácil e rápida para encontrar
documentos.

Acesso

A pesquisa sobre um determinado documento, deverá estar disponível para quem realmente
necessite acessa-lo. Um bom sistema de controle de acesso irá fazer com que os
documentos sejam vistos por todos que estejam autorizados, em qualquer parte da
empresa, seja localmente ou através da Internet ou Intranet corporativa.

Agora que você conhece os princípios básico do Gerenciamento Eletrônico de Imagens, GED,
provavelmente você tem uma gama de perguntas . Para ter acesso às perguntas mais
freqüentes, clique no link abaixo

Sobre GED/ECM
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)/ECM (Enterprise Content Management).
ECM (Enterprise Content Management) é a sigla introduzida pela AIIM em 2000 pela qual o
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é conhecido mundialmente. Caracteriza-se
pelo conjunto de tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e
disponibilizar conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais.

As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-

estruturadas da empresa como e-mails, arquivos digitais, vídeos, sons, documentos em papel ou
digitalizados, páginas web, relatórios de call center, imagens de alta resolução, etc, onde quer
que tais informações se encontrem.

GED é como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos ficou conhecido no Brasil, e engloba o

conjunto de tecnologias voltadas para a gestão de documentos eletrônicos. Deve-se entender por
documento eletrônico qualquer tipo de documento (planilhas, cartas, plantas) já em formato
eletrônico e, claro, imagens.

É mais comum atualmente a utilização do ECM-GED para o gerenciamento de documentos que

são digitalizados e convertidos em imagem para posterior utilização. Neste caso, os documentos,
recebem filtros para o tratamento e melhoria da imagem final e são indexados para facilitar sua
localização.

Usar o ECM-GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento
em papel pode cumprir toda sua função em qualquer processo, podendo ser arquivado neste
mesmo meio ou de forma heterogênea. Ou iniciar em papel, fluir pelos processos, e ser arquivado
em meio eletrônico.

O ECM-GED cobre toda a operação referente ao ciclo de vida de um dado, documento ou

informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos
processos de negócios do front (CRM - gestão de relacionamento com o cliente, comércio
eletrônico etc.) ao back-office (ERP, bancos de dados legados, processamento de pedidos etc.).

O ciclo ECM-GED

Atualmente ECM-GED organiza a visão da informação dentro das empresas segundo o seguinte
ciclo:

Captação

Indexação: criação de metadados, palavras-chave ou texto completo, a partir de documentos

digitalizados, de modo que o documento possa ser encontrado posteriormente. Conheça o
Converge Production Scan, Converge Personal Scan

Categorização / Taxonomia

Taxonomia: automatiza a classificação do conteúdo (imagens de documentos, e-mail,

documentos em texto, etc), segundo as necessidades individuais de uma empresa. Conheça o
Converge Production Scan, Pré-index e Pós-Index
Reconhecimento: tecnologias que tornam possível que informações em papel sejam
transformadas em dados eletrônicos sem entrada manual de dados, como OCR (Reconhecimento
Ótico de Caracteres), ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres) e Reconhecimento de
Códigos de Barras. Convertem grandes quantidades de formulários ou dados não-estruturados em
informação utilizável em um sistema de gerenciamento de conteúdo. Conheça o Converge
Production Scan, Converge AutoTask

Document Imaging

O Software capta a imagem do documento em papel ou captura documentos já em formato

eletrônico.

Os sistemas de Document Imaging (DI) substituem o método tradicional de arquivamento em

pastas onde, através de índices, se recupera a imagem do documento digitalizado.

Processamento de Formulários

Os formulários da empresa são inseridos no sistema. Atualmente, a maioria dos formulários são
estruturados, a localização dos elementos dos formulários é conhecida. A capacidade de
processar formulários não-estruturados, aqueles sem um template de formulário predefinido, está
melhorando. Converge AutoTask

Digitalização

O papel geralmente entra em uma empresa por meio de um scanner, ou, algumas vezes, de um
equipamento multifuncional. Em operações de digitalização centralizadas, grandes volumes de
papel são colocados no sistema por profissionais especializados. Em operações distribuídas,
pequenos volumes de documentos são capturados com escaners de baixo volume ou
equipamentos multifuncionais mais próximo de seu ponto de criação. Conheça o Converge
Production Scan, Converge Personal Scan, Converge AutoTask

Conteúdo e Documentos

O conteúdo não-estruturado entra na infra-estrutura de TI de uma empresa a partir de uma

variedade de fontes. Independente da maneira pela qual um fragmento de conteúdo entra, ele tem
um ciclo de vida. Acompanhe um documento ao longo de seu ciclo de vida como visto pelo uso
da tecnologia de ECM.

• Dados eletrônicos Não-estruturados - e-mail, mensagem instantânea, documento de texto,

planilha, etc.
• Formulários eletrônicos
• Documentos e formulários em papel.
• Gerenciamento
• Gerenciamento de Conteúdo na WEB (WCM)
A tecnologia de Gerenciamento de conteúdo da WEB se volta para os processos de criação de
conteúdo, revisão, aprovação e publicação de conteúdo baseado na web. As principais
funcionalidades incluem ferramentas de criação e autoria ou integrações, desenvolvimento e
gerenciamento de template para apresentação e informação, gerenciamento de reutilização de
conteúdo e recursos de publicação dinâmica.

Gestão de Ativos Digitais (DAM)

Similar em funcionalidade ao Document Management, a gestão de ativos digitais é focada no

armazenamento, rastreamento e uso de documentos em rich media (vídeo, logotipos, fotografias,
etc.). As bases da tecnologia estão nas indústrias da mídia e do entretenimento, atualmente em
crescimento, especialmente em departamentos de marketing. Os ativos digitais geralmente têm
um alto valor de propriedade intelectual.

Gerenciamento de e-mail

Remover e-mails do servidor e os salvar em um repositório não é suficiente enquanto padrão para
comunicações empresariais. Os e-mails devem ser classificados, armazenados e apagados em
consonância com padrões empresariais, como qualquer outro documento ou registro.

Gestão Documental (Records Management)

Conteúdo ou valores empresariais de longo prazo são considerados registros e gerenciados de

acordo com uma tabela de temporalidade que determina por quanto tempo um registro será
mantido com base em regulamentações externas ou práticas de negócio internas. Qualquer
fragmento de conteúdo pode ser definido como um registro.

Document Management

A tecnologia de Document Management ajuda as empresas a gerenciar melhor a criação, revisão,

aprovação e destruição de documentos eletrônicos. Proporciona funcionalidades essenciais como
serviços de biblioteca, definição de perfil de documento, busca, check-in, check-out, controle de
versão, histórico de revisão e segurança de documentos.

Colaboração

Tecnologias de colaboração permitem aos usuários individuais, tais como empregados ou

parceiros comerciais, criar e manter facilmente equipes de projeto, independentemente de sua
localização geográfica. Essas tecnologias facilitam a criação colaborativa de conteúdo, baseada
no trabalho em equipe, e a tomada de decisões.

Gerenciamento de Processos (BPM) / Workflow

Soluções de BPM - Business Process Management caracterizam-se por ambientes de trabalho que
podem ser utilizados para desenvolver, implantar, monitorar e otimizar múltiplos tipos de
aplicações de automação de processo, inclusive processos que envolvem sistemas como pessoas.
Considere quais processos são candidatos à automação e se requerem algum grau de
processamento específico ou intervenção manual.

Soluções de Workflow, atualmente, estão associadas aos processos manuais de gerenciamento de

documentos. Executa aprovações e prioriza a ordem de apresentação de documentos. No caso de
exceções, também transfere as decisões para a próxima pessoa na hierarquia. Essas decisões são
baseadas em regras predefinidas, desenvolvidas pelos proprietários do sistema.

Segurança

Restringe o acesso ao conteúdo, tanto durante sua criação e gerenciamento, como quando de sua
disponibilização.

• Gestão de direitos digitais - impede a distribuição ilegal de direitos ao conteúdo

gerenciado, restringindo o acesso ao conteúdo ao nível de frases, bem como atribuindo ou
restringindo permissões para acesso ao conteúdo e seu envio.
• Assinatura Digital - Garante a identidade do remetente do documento e a autenticidade da
mensagem.
• PKI (Infra-estrutura de chaves públicas) - Utiliza um par de chaves pública e privada
mantido por uma autoridade certificada, ou certificadora digital, para fazer negócios na
Internet Pública.

Armazenamento

O Conteúdo precisa morar em algum lugar. As tecnologias de armazenamento (discos óticos,

magnéticos, fitas, microfilme, RAID, papel) proporcionam opções para armazenamento de
conteúdo on-line para acesso rápido ou quase imediato, ou off-line para conteúdo que não
necessite de acesso freqüente.

• Repositórios (Estruturado e não-estruturado) - É a essência de muitos sistemas de ECM,

onde residem os dados e grande parte dos investimentos de uma empresa em ECM. Um
repositório pode ser um sistema sofisticado de centenas de milhares de dólares, ou tão
simples quanto um sistema de pastas de arquivos em uma pequena empresa. A chave é ter
informações que possam ser encontradas uma vez que tenham sido inseridas no sistema.

Preservação

• Arquivamento de Longo Prazo - O conteúdo que precisa ser preservado durante décadas
deve ser salvo em mídia como papel e imagem baseada em microfilme, com longevidade
compatível.
• Migração - A medida que a mídia de armazenamento envelhece, o conteúdo precisa ser
transferido para uma nova mídia para que possa continuar a ser acessado.
 • Back up / Recuperação - Salvar o conteúdo em vários formatos e/ou locais ajuda a
garantir a viabilidade do negócio em caso de desastre.
• Integração de Conteúdo (Content Integration) - Torna possível que fontes de conteúdo
muito diferentes pareçam e atuem com um único repositório.

Disponibilização

• Busca e Recuperação - Um dos maiores benefícios de um sistema de ECM eficaz é a

capacidade de recuperar o que foi inserido nele. Possuindo serviços eficientes de
indexação, taxonomia e repositório, será muito fácil localizar a informação em seu
sistema.
• Associação (Syndication) - Distribuição de conteúdo para reutilização e integração em
outro conteúdo.
• Localização (Localization) - Reformulação de conteúdo com base nas necessidades e
costumes culturais dos diferentes mercados globais.
• Personalização - Recorrendo à taxonomia e se baseando nas preferências já estabelecidas
pelo usuário, vários tipos e objetos de conteúdo podem ser disponibilizados por meio das
preferências definidas pelo próprio usuário.
• Publicação - O conteúdo chega onde e para quem é necessário por meio de inúmeras
ferramentas. O conteúdo pode ser disponibilizados impresso, por e-mail, em websites,
portais, mensagens de texto.
• Papel
• Eletrônica - Portais, Intranet, Extranet, e-Mail e fax.