MANUAL PROSEDUR KERJA

DAN
FAIL MEJA

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

BIL. 8/1991

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 1

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Konsep

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja

(FM) adalah dua dokumen rujukan rasmi
yang perlu ada dalam sesebuah
jabatan/pejabat yang merupakan alat
pengurusan penting yang dapat
menyumbang kepada peningkatan
produktiviti jabatan/pejabat keseluruhannya

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 2

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
Konsep MPK dan FM

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 3

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Manual Proses Kerja
Dokumen rujukan untuk peringkat jabatan/
pejabat yang mengandungi maklumat yang
memberi gambaran menyeluruh mengenai
jabatan/pejabat seperti :
 Sejarah dan rasional penubuhan jabatan/pejabat
 Objektif
 Fungsi
 Prosedur
 Pegawai/staf yang bertanggungjawab
melaksanakan prosedur tersebut
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 4
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Latar Belakang
Jabatan/Pejabat

Senarai borang-borang Objektif

yang digunakan Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja Carta

Aktiviti-aktiviti Utama
MPK
MPK Jabatan/Pejabat

Proses Kerja bagi Fungsi-fungsi

Aktiviti-aktiviti Utama Utama Jabatan/Pejabat

Aktiviti-aktiviti bagi
Fungsi-fungsi Utama

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 5

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Fail Meja
Panduan terperinci mengenai semua tugas
yang dijalankan oleh seseorang individu setiap
hari yang meliputi:
 Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang
individu dalam jabatan/pejabat
 Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist)
 Peruntukan kuasa dan undang-undang yang
terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu
 Objektif Jabatan, Bahagian dan Unit individu
 Carta yang menunjukkan kedudukan individu
dalam Bahagian atau Unit masing-masing
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 6
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Objektif
Objektif Jabatan/Pejabat
Bahagian/Unit

Carta Organisasi Carta Organisasi

Senarai Tugas/ Kedudukan Jabatan/Pejabat
Kuasa dan Pegawai
Hubungan
Peraturan-
Proses Peraturan
Carta Pentadbiran
Kerja
Aliran Kerja

Senarai Senarai Semak/

Senarai Undang-undang
Jawatankuasa Checklist
Peraturan
yang dianggotai
Senarai
Senarai Borang-borang
Norma
Tugas yang digunakan
Kerja
Harian

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 7

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Perbezaan

Dokumen Rujukan Dokumen Rujukan

Peringkat Jabatan Peringkat Individu/Jawatan

Berasaskan Fungsi dan Berasaskan Tugas dan

Bidang tugas Jabatan Tanggungjawab Individu

Satu MPK untuk Satu FM untuk

satu jabatan satu Jawatan

Mengandungi maklumat Mengandungi maklumat/

menyeluruh mengenai panduan untuk mengendalikan
semua aktiviti dalam tugas yang ditetapkan
jabatan bagi sesuatu jawatan

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 8

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Kebaikan Penyediaan MPK & FM
► Merekodkan semua prosedur dan peraturan
kerja untuk dijadikan rujukan rasmi
► Mewujudkan keseragaman dalam cara
menjalankan kerja
► Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi
► Mengurangkan kesilapan operasi semasa
menjalankan tugas
► Memendekkan masa latihan bagi pekerja baru

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 9

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Kebaikan Penyediaan MPK & FM
(Sambungan…)

► Menyenangkan pertukaran pekerja dari satu

jabatan ke jabatan lain
► Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan
membolehkan pembaikan sistem dibuat
► Mengurangkan arahan lisan mengenai cara
menjalankan kerja
► Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja
dengan pegawai lain

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 10

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
 Rujukan

• Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 8 Tahun 1991

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia 11

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur