Protocolo de las juntas

de trabajo
Octubre de 2010.

1
 Muchas opciones
 Definición: Una junta es una reunión
en la que el propósito del
intercambio o transacción se
produce entre tres o más personas
con un interés, asunto o problema
común.


2
Pero, ¿es realmente
necesaria la junta?

3
 ¿Es realmente necesaria la
junta?
Se debe citar a una junta cara a cara –
presencial— cuando no se pueden
lograr los objetivos de comunicación
de cualquier otra manera.


4
 ¿Es realmente necesaria la
junta?
En otras palabras:
• La junta es la herramienta de
comunicación de última instancia.
• Se utiliza después de haber considerado y
descartado otras formas de intercambio
de información.
•

5
 ¿Es realmente necesaria la
junta?
¿Cuáles son mis otras opciones?
• Conferencia telefónica.
• Correo electrónico o correo de voz.
• Teleconferencia.
• Memo / fax.
• Y ahora:
 Cuarto de conversación (chat).
Videollamada por IP (Skype).
•
•

6
 ¿Cuándo es necesaria una
junta?
Diversas razones:
• Suministrar o recibir información o aclarar
algún tema en particular.
• Descubrir, analizar o resolver algún
problema de la organización.
• Analizar alternativas para un proyecto y si
se desea tomar una decisión final.

7
 ¿Cuándo es necesaria una
junta?
Diversas razones:
• Planificar actividades que ayudarán a
mejorar la posición de la organización.
• Evaluar la factibilidad de llevar a cabo una
actividad o proyecto.
• Evaluar los resultados de una decisión,
tarea o proyecto.

8
 ¿Cuándo es necesaria una
junta?
Lasactividades básicas de una junta
son:
• Planificar o programar.
• Evaluar la marcha de programas y
acuerdos.
• Verificar el cumplimiento de objetivos y
ajustar la marcha de las cosas.
• Y: resolver asuntos particulares.

9
 ¿Cuándo es necesaria una
junta?
Decida quién debe participar.
Invite a:
• Quienes deben poner en práctica lo que se
ha decidido.
• Quienes tienen información valiosa, las
buenas ideas o puntos de vista
divergentes.
• Quienes pueden aprobar los resultados o
son indispensables para el éxito de la
decisión.
•
10
 ¿Cuándo es necesaria una
junta?
Aunque no existe un estándar claro es
más que suficiente de 3 a 6 horas de
juntas a la semana.

11
 Cuándo no hacer una junta
Evite citar a junta cuando:
• Los resultados esperados se pueden
obtener a través otros medios (teléfono,
carta, memorando, etcétera).
• Los participantes no tienen el suficiente
tiempo.
• No están disponibles uno o más de los
participantes básicos.
•

12
La Junta

13
 Antes de la junta
Defina con claridad el propósito.
De a conocer una agenda:
• A menos que el secreto sea necesario, las
reuniones tienen más probabilidades de
tener éxito con un orden del día.
Prepare una orden del día y
distribúyala (por correo electrónico)
por lo menos 48 horas antes de la
reunión.

14
 Antes de la junta
No olvide incluir:
• El horario: la hora de inicio, de terminación
del receso, si lo hubiera.
• Lugar en que se realizará.
• Propósito de la junta, claramente
establecido.
• Lista de temas a discutir.
• Quiénes deben asistir.
• Quién o quiénes presiden la junta.
• Si es necesario: cómo deben prepararse
los asistentes con qué materiales deben
asistir. 15
 Antes de la junta
Confirme la asistencia de los
convocados.
Prepare el espacio para la junta:
• Que sea del tamaño adecuado y cómodo.
• Acomode el mobiliario de acuerdo al propósito
de la sesión: herradura, círculo, auditorio,
etc.
• Confirme que todo el equipo necesario esté
disponible y funcionando.
• Asegúrese que la temperatura del salón sea
confortable.
• Que esté listo todo lo que se pudiera
necesitar: hojas, lápices, computadoras,
agua, café, etc.
•
16
 Durante la junta
Inicie las juntas a tiempo.
Asigne roles, como moderador y
secretario.
Controle la duración de cada tema.
Verifique la elaboración de la minuta.
Respete secuencia de la agenda.
Regule el tiempo de la participación.
Estimule la discusión y fomente la
participación de todos.

17
 Durante la junta
Discuta solo un tema a la vez.
No deje temas inconclusos.
Evite las interrupciones externas.
Remarque las conclusiones.
Asegure claridad en la asignación de
responsabilidades (actividades,
objetivos, fechas, etc.).


18
 Durante la junta
Antes de finalizar la junta haga un
resumen de lo tratado, de lo
concluido y comuníquelo.
Termine a tiempo.


19
 Durante la junta
¿Se presentan desacuerdos en una
junta?
• No los omita. No desaparecerán por arte
de magia.
• Defina y delimite el problema que se está
tratando.
• Trate de que cada parte explique con
claridad –verbalice– su punto de vista.
• Establezca los criterios de acuerdo:
evalúelos a la luz de su viabilidad,
factibilidad y los derechos de los demás.
•
20
 Durante la junta
Reglas de protocolo básico:
• Llegar a tiempo: 10 minutos antes.
No salir antes de que termine la reunión.
• Escuchar con atención a las personas que
hacen uso de la palabra.
Evitar interrupciones innecesarias al orador
en turno.
Evitar hablar de temas para los que no
fueron convocados.
Evitar las críticas personales.
Evitar monopolizar el uso de la palabra.

21
 Durante la junta
Reglas de protocolo básico:
• No tomar llamadas telefónicas.
• Apagar los celulares o en modo “vibrar”.
• Evitar usar la computadora para asuntos
ajenos a la junta.
Ni siquiera para revisar el correo electrónico.
• No es correcto grabarla sin la autorización
de los participantes
• Evite comer y beber, a menos que esté
previamente acordado


22
 Durante la junta
Reglas de protocolo básico:
• No permitir sarcasmos, humillación, mofa,
intimidación o discriminación.
• Cuidado con las expresiones sexistas o de
doble sentido.
•

23
 Después de la junta
Asegure integrar la minuta a la
brevedad con los siguientes puntos:
acuerdos, responsables, fechas y
compromisos.
Elabore un plan de acción.
Distribuya la minuta entre los
participantes e interesados.
De seguimiento a las acciones, de
acuerdo con las fechas acordadas.

24
El liderazgo

25
 Responsabilidades de
dirección
El éxito de la reunión depende en gran
medida de la competencia y la
motivación del líder.
•

A falta de un liderazgo efectivo:

• Es muy difícil que un grupo, no importa lo
bien intencionado que esté, pueda
alcanzar el éxito que se espera.

26
 Responsabilidades de
dirección
Existen
diferentes estilos de
conducción de las juntas:
• Autoritario: señala las actitudes que deben
ser adoptadas.
• Democrático: trabaja sobre el principio de
participación y apoyo mutuo.
• Sin liderazgo: se delega la responsabilidad
de una persona al grupo en su conjunto.
•

27
 Responsabilidades de
dirección
Comportamiento que se respeta:
• Bien informado y orientado a los
resultados.
• Oyente agudo.
• Conducta consistente.
• Accesible y cercano.
• Que cumple los compromisos.
• Honesto.
•

28
Compilación:
•

• Francisco Vidal Bonifaz.

• francisco.vidal.b@gmail.com

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