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SAN JOSÈ DE CÙCUTA - 2005

CONTENIDO

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS SOBRE DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

OBJETIVO

1. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES

2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

3. ELABORACIÓN DE CIRCULARES

4. ELABORACIÓN DE SOBRES

5. ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

6. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS

7. ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA

8. ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS

9. OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

10. ELABORACIÒN DE TARJETAS

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1. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES

NORMA TÉCNICA ICONTEC 3393

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

 CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones


comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las
relaciones entre las empresas y sus empleados.
 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no
iniciales de una razón social.
 Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.
 Apóstrofe: signo ortográfico (‘) que, para efectos de esta norma, se
utiliza para separas las cifras en dinero que indican millón.
 Asunto: síntesis del contenido de la carta.
 Copia: fiel reproducción de un documento.
 Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección,
apartado, teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía
la comunicación.
 Despedida: palabra o frase de cortesía
 Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del
documento.
 Espacio: distancia horizontal de escritura.
 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman
la carta.
 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le
denomina renglón.
 Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del
transcriptor.
 Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.
 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a
una persona natural o jurídica.

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 Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la
empresa la diagramación de su papelería.
 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
 Razón social: nombre que identifica a una empresa
 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
 Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra
de una razón social.
 Texto: cuerpo del mensaje.
 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de
datos impresos o escritos.

CLASIFICACIÓN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la


primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

 MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para


datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que
se deja libre). Ver Figura 1.

 ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE : Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se
colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

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 REQUISITOS

MARGENES:
Superior entre 3 y 4 cm

Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho


Entre 2 y 3 cm

Inferior entre 2 y 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

 ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT


ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

ZONA 1 ZONA 3

ZONA 2

Figura 1. Zonas de la carta

 PARTES DE LA CARTA

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NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De 2 a
3 interlíneas del margen superior.

FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en


orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de
2003)

DATOS DEL DESTINATARIO

+ Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.


+ De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8
líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor,


Señora, Doctor, Ingeniero,...)

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con


los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Jhon Freddy Cuesta López)

CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden


repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón


social, sigla o acrónimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec)

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma


dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro
en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la
abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,...
(Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número
(Apartado 43567).

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de


correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)

PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma


línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro


palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).

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SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el
apellido.

Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto. (Apreciado


señor Gómez)

Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el
gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)

TEXTO: Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en


cuenta:

+ Tratar un solo tema por carta


+ Omitir temas personales en cartas comerciales
+ Hablar de usted
+ Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de
puntuación
+ Sin borrones ni repisados
+ Comienza a tres interlíneas del asunto

 PÁGINAS SUBSIGUIENTES

+ Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el


logotipo.
+ La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos.
+ El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior
de la hoja en papel blanco y a dos interlíneas del logo, con mayúscula
inicial.
+ La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario,
estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho.
(Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2)
+ El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro
interlíneas del encabezado.
+ En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos
renglones y se pasan dos a la nueva página.
+ La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la
despedida.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto.


(Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

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REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, en
mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El
cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

 LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante


a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de
preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno
(10 hojas)).

COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen


izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los
destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la
empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios
destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante o del último


renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la
persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra
más pequeña. (María S., Pablo Z.)

ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA

+ Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.


+ Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.
+ No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.
+ Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre
propio de término genérico.
+ Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.
+ Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se
separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g).
+ Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).
+ Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de millón.
El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.
+ En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en
letras y del 10 en adelante en cifras.

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+ Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben
en cifra.
+ Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras.
+ Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre
paréntesis.
+ Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24
horas.
+ Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre
o razón social.

Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas


convencionales:

+ 3 interlíneas entre el margen superior y el número


+ 3 interlíneas entre el número y la fecha
+ 6 interlíneas para iniciar destinatario
+ El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida.
+ Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
+ No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y
remitente.

 PLEGADO DE LA CARTA

Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la


mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando
pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez.

SOBRE CON VENTANILLA: Se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla.

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10
Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlíneas
Número o referencia
2 a 3 interlíneas

Ciudad y fecha

4 a 6 interlíneas

Datos del destinatario

1 interlínea

4 a 6 interlíneas

3y4
Texto con saludo 2y
cm
incluido ................................................................................................................... 3 cm
........................................................................ 1 interlínea
2 interlíneas
.................................................................................................................................
..................................................................................
Despedida

4 a 6 interlíneas

Remitente
Cargo
2 interlíneas
Anexos (opcional)
2 interlíneas
Copia (opcional)
2 interlíneas
Transcriptor
Entre 2 y 3 cm

Figura 2. Estructura de la carta estilo bloque extremo

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Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlíneas
Número o referencia
2 a 3 interlíneas

Ciudad y fecha

4 a 6 interlíneas

Datos del destinatario

1 interlínea

2 a 3 interlíneas
Asunto: (opcional)

2 a 3 interlíneas
Saludo: (opcional)
3y4 3 interlíneas 2y
cm Texto........................................................................................................................ 3 cm
................................................................... 1 interlínea
2 interlíneas
.................................................................................................................................
..................................................................................
Despedida

4 a 6 interlíneas

Remitente
Cargo
2 interlíneas
Anexos (opcional)
2 interlíneas
Copia (opcional)
2 interlíneas
Transcriptor

Entre 2 y 3 cm

Figura 3 Carta estilo bloque

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G-

Bucaramanga,

Doctor
FRANCISCO JARA MENDEZ
Gerente
Almacenes Carulla S.A.
Carrera 11 7N-50 Palmira
Bogotá DC, Cundinamarca

Asunto: Invitación Seminario

Respetado doctor Jara:

Nos es grato invitarlo al Seminario sobre la aplicación que se le dará a la Ley 100 de acuerdo a los
nuevos cambios aprobados a partir del 1 de enero de 2003.

El Seminario tendrá lugar el día 15 de abril en el horario de 08:00 a 12:00 y de 14:00 a las 18:00
horas en el Salón Moisés San Juan ubicado en el 2º. Piso de nuestra sede principal; el seminario
no tendrá ningún costo.

Agradecemos su participación.

Cordialmente,

SATURNINO FLOREZ S.
Rector

Anexo: Invitación

Martha C.

Diagonal Santander 4E-123 Edificio Florimar Teléfono 567 89 98 Bucaramanga

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2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir


información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales,
nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN:

 BLOQUE EXTREMO
 BLOQUE

REQUISITOS

 Márgenes (Igual a la carta)


 ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea se


ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de


2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas


del número.

Encabezamiento:

 A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la


preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos
del destinatario con mayúscula inicial.
 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del
remitente con mayúscula inicial.
 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO,
seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento
con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

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 Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y


sólo aparece su firma.

 Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al


final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

 Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia

Remitente: Cargo y dependencia

La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto.

 REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional


se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E.
Seguida de punto. Después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula
inicial.

Texto:

 Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.


 Se redacta en primera persona del singular o del plural según elc aso.
 Se usa tratamiento de usted.

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 No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
 Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

 Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y


tamaño.
 El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2
del logotipo con mayúscula inicial.
 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del
destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la
página a la derecha.

Doctor Fabio Lara Fuentes 2

 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4


interlíneas del encabezado.
 Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del
texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o
frase terminada en punto.
 Remitente: Cuando s aplican las alternativas 2 y 3 en el
encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas
de la despedida con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque,
del centro del escrito hacia la derecha.

 Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se


aplican igual que en la carta

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MEMORANDO

RH-

San José de Cúcuta,

PARA: Sr. Francisco Entrena López, Administrador de Edificios

DE: Jefe Financiero

ASUNTO: Autorización modificación presupuestal

Me permito enviarle la autorización de los rubros de mantenimiento de vehículos


y renovación de pólizas por los siguientes valores:

5 345678 $2’350.000
5 987234 7’000.000

Cordialmente,

Carlos Augusto Cárdenas F.

Anexo: uno

Copia: Sr. Jorge Jácome, Jefe de Planeación

Martha C.

Calle 9 1-23 Piso 2 Teléfono 578 56 78 San José de Cúcuta N. de S. 17


3. CIRCULARES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo


texto o contenido dirigida a varios destinatarios

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con el destinatario:

•EXTERNA O CARTA CIRCULAR


•INTERNA O GENERAL

De acuerdo con el estilo:

•BLOQUE EXTREMO
•BLOQUE

REQUISITOS

MÁRGENES:

Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para


diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra


CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede


anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la
palabra circular.

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FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en


mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

ASUNTO: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de


con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre


párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con
agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…)

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Utilizar hojas en blanco o con logo


•Igual calidad, color y tamaño
•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo
•La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o
número y el número a la derecha.
•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
•Demás recomendaciones de la carta comercial

DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen


izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula


sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.
(Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”

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CIRCULAR

DRH-0071

San José de Cúcuta, 15 de marzo de 2003

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Inscripción capacitación interna

Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de octubre se recibirán


las inscripciones para la capacitación interna en los programas del primer
semestre de 2003, cuyos temas se describen en el anexo.

La señora Angela Noriega Narváez estará a cargo de las inscripciones en


la División de Recursos Humanos, únicamente en la mañana y una vez
conformados los listados serán publicados en todas las carteleras de la
empresa.

La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su


entusiasmo para recibirla.

TERESA URDANETA BAENA


Directora Administrativa

Anexo: uno (dos hojas)


Martha C.

Calle 9 1-23 Oficina 601 Teléfono 578 67 89 Cúcuta Norte de Santander


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Figura 1 Circular interna estilo bloque extremo


4. ELABORACIÓN DE SOBRES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

PARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,


CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican
centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.


•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el
tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos
del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La
impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede
hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado
derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número
telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se
recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento.

21
DATOS DEL
REMITENTE ESPACIO
PARA
1 EL CORREO
3
DATOS
DEL
DESTINATARIO
2

Figura 1. Distribución en tercios iguales Modelo 2

ZONA 1
ZONA 3

ZONA 2

Figura 2. Distribución de zonas, Modelo 1

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ZONA 1

REMITENTE

DOCTOR
JUAN LUIS RESTREPO
GERENTE
INCORA
APARTADO 1250
NEIVA, HUILA

ZONA 2

Figura 3 Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de manila


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5. ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

> CLASIFICACIÓN

Registrada y no registrada

> REQUISITOS

MARGENES: Igual a la carta

TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter
extraordinario.

PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado.


No se inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de


puntuación. Sin borrones ni repisados.

> PAGINAS SUBSIGUIENTES

 Papel del mismo color, calidad y tamaño.


 Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen
izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número
separado con guión, al margen derecho se escribe el número.
 Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

> REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página

TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida


a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).

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DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica
la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.

FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento


se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente
se escribe la fecha.

HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la


hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a las 10:30
horas)

LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula


sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)

ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y


seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula
inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo
Casas Burgos, Presidente).

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como
primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y
con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se
enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y
otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida.


A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos
interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación
sencilla.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen


izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con


mayúscula inicial.

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ANEXOS: Si los hay

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

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RAZÓN SOCIAL (Si no está impresa)

Entre 3 y 4 cm

3 interlíneas del margen superior


TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
3
denominación documento y
número

3 interlíneas
FECHA:
1.5 a 2
HORA:
1.5 a 2
LUGAR:
1.5 a 2
ASISTENTES: Tratamiento (Opcional) Nombe y apellidos (s), Cargo
1
1.5 a 2
INVITADOS: (si los hay)
1.5 a 2
AUSENTES: (si los hay)
3
ORDEN DEL DIA: Entre
Entre 3 cm 2 2 cm y 3
Y a 4 cm 1. Número y tema cm
2
2. Número y tema
3
DESARROLLO:
2
1. Número y tema
2
Texto correspondiente

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 1. Modelo de distribución de acta administrativa

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Encabezado
2a3

2. Número y tema
2
Texto correspondiente
3

CONVOCATORIA: (Si se programa una nueva reunion) XXXXXX


XXXXXXX.
4 a 6

NNOMBRE COMPLETO NOMBRE COMPLETO


Cargo (1 interl) Cargo
2
Anexos: (si los hay)
2
Transcriptor

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6. ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura


la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos


o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:

Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,


jornada laboral, comportamiento, etc.

Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos,


documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO (Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo)

BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho.

REQUISITOS

MÁRGENES: Igual a los demás documentos.

PARTES

NÚMERO : Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo.

FECHA : De 2 a 3 interlíneas, en forma completa

CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-


LA.

29
IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de
dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede
utilizarse negrilla).

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la


conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en
mayúscula sostenida e identificación).

•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.


•Se redacta en tercera persona.
•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y
de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo


.
TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS


EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).

30
Entre 3 y 4 cm

2 a 3 interlíneas

012
2 a 3 interlíneas

Barranquilla, 15 de marzo de 2003-03-17


3 a 4 interlíneas

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES


3 a 4 interlíneas

HACE CONSTAR:
3 a 4 interlíneas

Que el señor FERNANDO LOZADA BUITRAGO BOTERO, identificado con cédula


de ciudadanía 5.345.678 de Bucramanga, trabaja en esta empresa desde el 01 de
febrero de 1994 y desempeña el cargo de Asistente de Recursos Humanos.

Esta constancia se expide para trámites de visa en el Consulado de los Estados Unidos
de América.

4 a 6 interlíneas

CECILIA RODRÍGUEZ OROZCO


2 interlíneas
Martha c.

Calle 9 1-45 Piso 6 Teléfono 578 30 60 Barranquilla

31
1. ELABORACIÓN HOJA DE VIDA

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC 4228

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican


a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

REQUISITOS

MÁRGENES:

Igual anteriores documentos.

PARTES

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se escribe


de 2 a 3 interlíneas del margen superior, centrada, mayúscula sostenida. Se
puede usar negrilla.

DATOS PERSONALES: Mayúscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4


interlíneas.

Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de


nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono (opcionales: licencia conducción,
pasaporte, tarjeta profesional)

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo,


seguidos de dos puntos.

NOMBRE: A 3 interlíneas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y


apellidos en mayúscula sostenida.

IDENTIFICACIÓN: A 2 interlíneas, al frente se especifica tipo de documento y


ciudad de expedición.

FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlíneas, al frente con mayúscula inicial se


nombra la ciudad y fecha completa.

DOMICILIO: A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia.

32
TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.

ESTUDIOS: Título contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, a 3


interlíneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de ESTUDIOS
PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros.

ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: A 3 interlíneas del título


ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, título obtenido o periodos
cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir.

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida, al margen


izquierdo y a 3 interlíneas.

A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o


mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha.

EXPERIENCIA: Título contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3


interlíneas.

•A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de


servicio, comenzando por el último cargo desempeñado.

•En orden: nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado


destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio.

REFERENCIAS:

LABORALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas.


A 3 interlíneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la
referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).

PERSONALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas.


A 3 interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad,
ciudad y teléfono).

NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en


mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.

FECHA DE PRESENTACIÓN: De 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

33
•Igual color, calidad y tamaño del papel
•Todas las hojas deben finalizar párrafo completo
•Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial
•Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y
número de la página a la derecha
•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas.

ASPECTOS GENERALES

•Debe ser enviada en original y acompañada por carta


•Datos veraces
•Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja
•Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias

34
HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES

NOMBRE: SANDRA PATRICIA CORTÉS DUARTE

IDENTIFICACIÓN: C.C. 60.246.567 de Cali

FECHA DE NACIMIENTO: Santa marta, 5 de julio de 1963

ESTADO CIVIL: Casada

DOMICILIO: Calle 45 67-98

TELÉFONO: 545 67 89

ESTUDIOS

SECUNDARIOS: Colegio Nuestra Señora del Rosario


Bogotá, Bachiller Técnico en Comercio, 1984

UNIVERSITARIOS: Universidad Externado de Colombia, cinco años.


Administración de Empresas, 1990.

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS

Seminario de Relaciones Públicas, Colegio Mayor de Antioquia, 80 horas,


Medellín, agosto de 1991.

Formadores en Calidad Total. Escuela Superior de Negocios, 50 horas, Bogotá


DC, noviembre de 1993.

EXPERIENCIA

35
Cotrasal. Asistenta Relaciones Industriales, desde abril de 1992 hasta la fecha.
Funciones: Programar, controlar y dirigir el proceso de selección de personal.
Hoja de Vida de Sandra Patricia Cortés Duarte 2

Distribuidora Colombia. Auxiliar de Personal, 1991-1992

REFERENCIAS LABORALES

Distribuidora Colombia. Doctor Jorge Alberto Reyes Soto, Jefe de Relaciones


Industriales. Avenida de las Américas 4-92, Bogotá. Teléfono 283 47 65.

Cotrasal. Señor Carlos Eduardo Gamboa, Jefe de Recursos Humanos. Avenida


68 10-34, Bogotá. Teléfono 480 05 06.

REFERENCIAS PERSONALES

Doctor Roberto Ramírez Andrade, Asesor Financiero del banco de la República.


Bogotá, teléfono 267 47 56.

Doctora Julia Emma Alzate, Senadora de la República. Santa marta, teléfono 285
34 76.

SANDRA PATRICIA CORTÉS DUARTE

Bogotá D.C., 13 de marzo de 2003

36
8. INFORME ADMINISTRATIVO

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588

DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier


actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o esporádicos

De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en


extensos, a partir de la página 11.

REQUISITOS

MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas,


igualmente.

INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea
global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está


conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones
(Opcional)

Consúltese la Norma Icontec 3588

INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuación. El autor


puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente

RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen


izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene
impresa.

DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre


de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen
izquierdo.

37
NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de
identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el
margen derecho, así:

CM-023

TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe,


centrado y en mayúscula sostenida.

FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la


palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente
se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de la


fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las
siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO POR,
RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con
mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de
la expresión más larga.

OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el


propósito del mismo y se presenta, así:

De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO,


seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo.
A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con
mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los
subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un capítulo


único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.

CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra


CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el
margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. La
primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, .
El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último
párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.

38
TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su
identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.

39
Departamento de Investigación

4 interlíneas

INFORME URBANIZACIÓN EL SOL

4 interlíneas

FECHA: Ocaña, 17 de marzo de 2003


(1.5 a 2 interlíneas)
ELABORADO POR: Andrés Aragón Botero
Laid Samira Paredes

2 a 4 interlíneas

OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de labores,


según el cronograma establecido.

2 a 4 interlíneas

TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas).


__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________.

CONCLUSIONES
2 a 4 interlíneas
__________________________________________________________________
_______________________________.

4 a 6 interlíneas

NOMBRE COMPLETO
Cargo

Transcriptor

40
Figura 1. Esquema del informe Corto

41
3. INFORME EXTENSO

MATERIAL PRELIMINAR

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta
de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

CUBIERTA

Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los


datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere,
sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada, incluye los
siguientes elementos básicos:

+ Razón social

+ título del informe y subtítulo, si lo hay.

+ Número o código de identificación: el autor puede emplear un número o código


alfanumérico de identificación. En el informe extenso, esta se anota en la parte
superior derecha tanto en la cubierta como en la portada, precedido de la
palabra número o presentado en un recuadro.

Ejemplos: Margen derecho

Para códigos SG-002

7506-02

Para números:
002

Número 002

Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos


pueden aparecer en la posición estética deseada.

+ Portada

42
De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula
sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
información y constituye la primera página del informe. Adicional a los elementos
de la cubierta, contiene los siguientes datos:

+ Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre


otros.
+ Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.
+ Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:

Fecha completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 17 de julio de 2003

Mes y año: Tunja, junio de 2003

Año: Bucaramanga, 2003

+ Tabla de contenido

Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:


capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.

El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula


sostenida, centrado a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a
cuatro interlíneas del título.

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la


primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.

+ Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo, igualmente contra el mismo


margen, los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción,
bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
+ Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de
primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la
subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación
a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de
contenido.

La Tabla de Contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando algunos


de ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a
una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.

43
+ Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o
subtema que le corresponde.

Nota: Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de página.

+ Tablas. Figuras, ilustraciones y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos


se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en la lista separada.

Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los


títulos se ubica centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones
después de la última línea.

Para ambos casos, la primera línea d escritura se inicia de dos a cuatro renglones
del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las
figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número
de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen derecho.

+ Glosario (último elemento del material preliminar).

Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para


facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.

El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del


borde superior de la hoja.

De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida


contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios
se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un reglón, el
segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre
términos se dejan dos interlíneas.

CUERPO DEL INFORME

Constituye la parte central del documento y está conformada por introducción,


núcleo del informe y conclusiones y recomendaciones (opcional).

+ Introducción. El informe extenso lleva una introducción que plantee


brevemente el alcance, los objetivos de trabajo y el enfoque general. Como no
hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.

44
La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5
cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno, uno y medio o dos.

+ Núcleo del informe. El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos
a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su
desarrollo se tiene n cuenta lo siguiente:

+ Escritura de texto. Se redacta en forme impersonal (se proyecta, se estudió...)


y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones


del título. Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio.
Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida.

+ Capítulos. Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo


identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del
borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva
punto final.

Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula


sostenida, contra el margen izquierdo, el texto se inicia al doble de la interlineación
elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el
margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia al doble de la
interlineación elegida.

Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si lo hay) se escriben contra el
margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en
el mismo renglón.

Nota: Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra.

Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del
anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente:

+ Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe


administrativo debe efectuarse de la siguiente manera:

Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la


portada.

45
Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las páginas derechas
llevan los números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en
blanco.

Nota: No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7ª.

+ Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de


la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.

Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el


número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja,
así:

Margen izquierdo Margen derecho

Informe Propuesta Salarios 2

Informe OCSA-CR-137 2

La escritura de texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.

+ Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean


números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel.

En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después
del primer nivel y entre los dígitos que designan las subdivisiones. El punto se
omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel.

Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado.

Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios


se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minúscula, seguida de punto
(.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicial el texto, a partir de la
segunda línea y subsiguientes es opcional conservar la misma sangría o retornar
al margen izquierdo.

Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto


conserva la sangría si hay más de un renglón.

+ Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen


después de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página.

46
+ Citas. En caso e que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales,
propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:

La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma


línea del texto.

Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el
texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva
hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa del texto por
dos interlíneas. La cita se identifican en el texto con un número (superíndice o
número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos formas de
identificación se conserva a través de todo el documento.

+ Referencia bibliográfica de un artículo.

SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En: Clase Empresarial. Santa fe de


Bogotá: No.24 (mayo 1995); p.5-15

47
4. OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

EL CHEQUE: Elemento comercial mas usual, en virtud de las seguridades que


ofrece y el ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para
nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario que
nos ha suministrado el Banco.

El Banco es una institución de crédito, creada bajo leyes y reglamentos


especiales, que tienen por objeto promover la movilización y desarrollo de la
riqueza facilitando así las operaciones de comercio y consecuentemente el
progreso y mejoramiento social.

Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir depósitos
de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro
y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo.

La movilidad constante de estas operaciones de depositar y retirar dinero con los


fines expuestos anteriormente, se denomina cuenta corriente.

El cheque es una orden de pago contra un banco y a favor de una persona o una
empresa.

Las personas que intervienen en la negociación con cheque son:


 El Girador, que es la persona o entidad que extiende el cheque, o sea,
quien da la orden de pago.
 El beneficiario, que es la persona o entidad a favor de la cual se extiende
el cheque.
 El girado, que siempre será el banco que hace la entrega del dinero al
beneficiario.

Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y número, lugar
y fecha, valor en números, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del
girador, número de la cuenta corriente. La distribución de estas partes varía
según la institución bancaria a la que pertenece el cheque.

La escritura mecanográfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de


formatos. Los espacios que queden en blanco después de llenar el cheque se
anulan con guiones.

48
CLASES DE CHEQUES:

 Cheque Ordinario: Es aquel que en la línea “pàguese a la orden de”


lleva el nombre del beneficiario para ser cobrado por él mismo o endosarlo
a otra persona para su cobro.

 Cheque al Portador: En la línea “pàguese a la orden de” lleva el término


“Portador”. No es conveniente girar cheques al portador porque en caso de
pérdida pueden ser cobrados por cualquier persona.

 Cheque cruzado: En la misma forma que el cheque ordinario, se gira a la


orden de una persona o una institución. Sin embargo, tiene una diferencia
especial: ESTA CRUZADO POR UNA DOBLE LÌNEA PARALELA Y
OBLICUA. Este cruce confiere mayor seguridad al beneficiario, pues no
puede ser cobrado directamente en el banco (como ocurre con los
ordinarios), sino que debe consignarse.

 Cheque especialmente cruzado: Con el empleo de esta clase de cheque,


la seguridad aumenta. A la característica de cheque cruzado que ya
señalamos, se agrega otra condición: colocar, dentro de las líneas
paralelas, el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda
“Pàguese al primer beneficiario”. Consecuentemente, sòlo el beneficiario
está facultado para hacer efectivo su cobro, a través de la consignación
respectiva.

 Cheque certificado: Esta clase de cheque da a la operación que con él se


cierra, una mayor seguridad. El cheque certificado, como su nombre lo
indica, debe ser certificado por el banco responsable de su pago. El
margen de seguridad que señalamos radica en que el banco certifica que
en la cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero
indicada en el cheque. La certificación de un cheque requiere los
siguientes datos:

 El sello de certificado

 La fecha de certificación

 La firma del empleado autorizado por el banco

49
El dueño de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el
banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque.

En ningún caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni repisados.

CONSIGNACIONES

Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un
banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valiéndose de los
cheques. El depósito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante cheque.
Para que quede constancia de los depósitos, existen unos formatos de
consignación que deben diligenciarse y anexarse con cada deposito. Estos
formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada por el
banco, será la única constancia de la consignación realizada.

CLASES DE CONSIGNACIONES

De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las
consignaciones pueden ser de dos clases:

 Ordinarias: En éstas, se hace referencia al efectivo y a los cheques


locales, o sea, que pertenecen a la misma ciudad.

Las partes habituales del formato en esta caso, son:

 Nombre de la oficina, esto es, de la sucursal del banco donde se hace la


consignación.
 Lugar y fecha
 Nombre del titular de la cuenta
 Número de la cuenta
 Cantidad que se va a consignar en efectivo
 Detalle de los cheques que se consignan. En este caso deben anotarse:
nombre del banco, número y serie del cheque, valor.
 Monto total de la consignación.
 Firma del depositante (o enterante), es decir, de quien hace la
consignación

.
Para diligenciar mecanográficamente debemos seguir las normas de llenado de
formatos.

50
LETRA DE CAMBIO:

En las transacciones comerciales a crédito, o sea aquellas en las cuales el


vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace necesario por
parte del cliente respaldar la deuda con una garantía formal. La letra de cambio
constituye esta garantía.

Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una
persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la
persona a quien está dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada
en el documento.

En este documento intervienen las siguientes personas:

 Girador o acreedor: Es quien da la orden de o pagar el valor de la letra.


 Girado o deudor: Es quien recibe la orden de pagar la suma indicada en la
letra; y quien a la vez se compromete junto con el codeudor o fiador, a
pagar solidariamente la obligación.
 Beneficiario: Es quien debe recibir finalmente el valor de la letra.
Generalmente el beneficiario es el mismo girador, a excepción de los casos
en que las letras han sido negociadas a través de su endoso. La letra de
cambio viene ya impresa en formatos especiales. Estos pueden variar en
su distribución pero deben contener espacios para diligenciar las siguientes
partes:
 Número de la letra
 Fecha de expedición
 Valor en números
 Nombre del girado
 Fecha de vencimiento
 Lugar donde se efectuará el pago
 Nombre del beneficiario
 Valor en letras
 Interés (si lo tiene)
 Firma del girador
 Firma del girado
 Firma del fiador

51
 Dilección y teléfono del girado.

Su diligenciamiento mecanográfico obedece a las mismas normas vistas


anteriormente para los documentos comerciales. Sin embargo, debemos tener en
cuenta lo siguiente:

 Número: Debe figurar en forma de quebrado, donde el numerador indica,


dentro de una misma obligación el orden consecutivo de las letras, y el
denominador en todas, la cantidad total de letras que se han firmado.
 Fecha de expedición: Se escribe la del día en que gira la letra. Toda letra
debe ser registrada en la DIAN, para que tenga validez.
 Fecha de vencimiento: Se escribe la fecha del día en que el deudor debe
cancelar su deuda.
 Firmas:
 Del girador o acreedor: Va al final de la letra, con el número del
documento de identificación, después de la palabra atentamente o las letras
S.S.S.,
 Del girado o deudor: Siempre debe aparecer después de la palabra
ACEPTADA, también debe llevar el número del documento de identidad.
 Del Codeudor o fiador: Cuando intervenga, su firma, nombre y número de
documento de identidad deben figurar después de la firma del deudor.

RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la letra
de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben aparecer
enmiendas, tachaduras ni borrones.

LAS FORMAS IMPRESAS

Los comerciantes registran cuidadosamente todas las transacciones de su


empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y
variados formularios o formas impresas, sobre las cuales nos detendremos antes
de entrar a considerar las cotizaciones.

FORMA IMPRESA O FORMULARIO

52
Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las
negociaciones, redactados de tal manera que son guía suficiente para comprender
su uso y completar con pocos datos su contenido.

Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de
las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en
diferentes colores para facilitar su distribución. A continuación indicamos las
normas generales que deben tenerse en cuenta para mecanografiar los
formularios.

 El formato impreso debe leerse detenidamente antes de comenzar su


escritura, con el fin de saber si se dispone de todos los datos necesarios
para llenarlo.
 La hoja del formato debe alinearse en la maquila, teniendo en cuenta su
rayado y no los bordes del papel.
 El regulador de interlíneas debe aislarse con el liberador indefinido del
rodillo.
 Cada renglón de escritura se ubica girando la perilla, con el fin de asegurar
que las letras queden escritas sin tocar la línea inferior.
 Los nombres de quien envía el formulario y el de la persona a quien va
dirigido deben escribirse con mayúscula fija.
 Antes de llenar cada columna es necesario cerciorarse que los datos
corresponden a ella.
 Es importante que todos los datos estén correctamente alineados.
 Para escribir los datos correspondientes a las columnas, se tabula la
máquina en cada una de ellas y se llena con interlineación sencilla y
mayúsculas iniciales.
 Las entidades deben quedar bien escritas en cada columna, con el fin de
poder realizar las operaciones aritméticas a que haya lugar.
 Los símbolos monetarios deben figurar en la primera partida de cada
columna y cada vez que se totalice.
 Cuando se totalizan las cantidades de una columna, debe trazarse doble
raya debajo del total, dejando una separación mínima entre las rayas.
 Cuando el espacio es insuficiente deben utilizarse las abreviaturas usuales.
 Cada tipo de formato debe llevar una numeración consecutiva para facilitar
su archivo, control y localización
 Los cálculos y datos consignados en cada formato deben ser revisados
cuidadosamente.
 Las cantidades en letras, deben escribirse con mayúscula fija.

53
LA COTIZACIÒN

Es la información suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre


determinados artículos, estipulando para ellos un precio dentro de un plazo
determinado. Toda cotización nace de una solicitud de información por parte de la
persona interesada en adquirir servicios o mercancías quien generalmente efectúa
dicha solicitud por medio de una carta. Esta debe elaborarse en estilo bloque o
bloque extremo.

PEDIDOS

Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinación de comprar,


se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se especifican los
datos necesarios para identificar los artículos solicitados, el número de la
cotización y de más condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es
un documento por el cual una empresa se compromete a adquirir
mercancías a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por el
vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos el estilo
bloque o el bloque extremo.

REMISIONES

La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de la mercancías


solicitadas en el, y elabora una remisión en la cual se detallan los artículos con
todas sus características, la cantidad despachada, el número del pedido
correspondiente y la vía por la cual ha sido despachada la mercancía. REMISIÒN:
Es entonces, el comprobante que elabora la empresa vendedora para
registrar la venta de mercancías y la salida de bodega.

FACTURAS

Una vez despachada la mercancía, y con base en los documentos anteriores


(cotización, pedido y remisión), se procede a elaborar la factura. Factura es el
documento en que se registran las ventas realizadas por una entidad
comercial, incorporándose en él todos los datos relacionados con la
operación efectuada. Se especifican también descuentos, si los hay, valor del
transporte, condiciones de pago, financiación impuestos a las ventas, etc.

Las facturas se elaboran de una u otra forma, según la compra sea a crédito o al
contado.

54
Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento
especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del valor total.

Cuando es a crédito hay un recargo o financiación que se suma el valor de la


mercancía. En este caso los artículos se entregan mediante el pago de una cuota
inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de la compra.

Tanto a las compras a crédito como a las de contado, se les recargo el impuesto
mas ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la mercancía y
otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago en las facturas de
crédito debe presentarse, así:

Cuota 1/3 vencimiento 2004.10.09


Cuota 2/3 vencimiento 2004.10.10
Cuota 3/3 vencimiento 2004.10.11

Si el número de cuotas es superior a seis, se relacionan en una sola línea, así:

Diez cuotas mensuales cada una $15.000 - $150.000


Primer vencimiento: 2004.10.09

El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la
factura.

En las facturas de crédito, lo mismo que en las de contado, se escribe al final en


mayúscula fija el valor total. Asi mismo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

 Los datos alineados dentro de cada columna


 El nombre de cada artículo se escribe en singular
 El valor total de la factura va en números y en letras
 Inmediatamente después del total se traza doble línea, cerrando la factura.

55
ESCRITURA DE TARJETAS

Toda organización requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le
permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo.

Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los trabajadores y
en muchas ocasiones son el contacto con el público externo allegado a la
empresa.

Una tarjeta es un detalle, es una manifestación, es un deseo; por lo tanto, hay que
tener mucho cuidado con su diseño, redacción y presentación.

El contenido de una tarjeta es corto pero muy diciente. Deténgase antes de


enviarla, póngase en el lugar del receptor y analice las posibles reacciones de
éste. Sòlo después ejecute el último pasado de esta tarea… envíela

En el desarrollo de su actividad secretarial tiene la oportunidad de redactar


diferentes tipos de tarjetas: agradecimiento, felicitación, invitación, pésame,
presentación, excusa, etc.. Según su contenido unas son sociales y otras
comerciales o de negocios.

Las pautas que le daremos le servirán para realizar mejor este trabajo. Le
recomendamos su aplicación.

Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que tienen
la representación de una entidad, cumplir con ciertos deberes de cortesía y de
negocios.

Las tarjetas desempeñan una función primordial en las relaciones públicas, por
constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar, presentar,
invitar, informar, etc., así como para participar diversas actividades como
inauguraciones, promociones, instalación de seminarios, etc..

La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad expositiva


del mensaje. Ambas cosas obligan a las secretaria o redactor, a ejercitar dentro
de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigüedades, ya que su redacción se
hace en tercera persona, lo que le da el verdadero valor social, a este tipo de
comunicaciones.

56
CLASES DE TARJETAS

TARJETAS DE NEGOCIOS

Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una
empresa. Tiene las siguientes características:

PRESENTACIÒN:
TAMAÑO: Tiene impreso el logotipo,
8.5 x 4.5 centímetros nombre, dirección y lugar de
aproximados. la empresa. Además, el
nombre del representante y su
cargo respectivo.

Utilización:
Visita de negocios
 Recordatorio de nombres y
direcciones
 Envío de folletos y revistas
 Envío de regalos, flores y
artículos de promoción, en
representación de la empresa.

Ver modelos.

57
José Antonio Lizarazo
SERGO S.A. Sarmiento
Representaciones
Director Regional
Norte de Santander

Calle 6 K-28 CARLOS ORLANDO GONZÀLEZ


Telèfono 562 34 56
Ocaña - N. S.
Avenida 5 Calle 2 Norte, Pescadero

TARJETAS PERSONALES

Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios.

TAMAÑO: Presentación:
8.5 x 4.5 Sòlo lleva impreso el
centímetros nombre completo de la
aproximados persona.

FABIO HUMBERTO GARCIA LARA


MEDICO-CIRUJANO

58
TARJETAS DE PUBLICIDAD

Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un negocio,
con fines publicitarios.

Tamaño:

8.5 x 4.5 centímetros aproximados

Presentación

Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresión debe llevar:

 Razón Social
 Logotipo
 Actividad económica J.J.PITTA Y CIA. LTDA.
 Dirección
 Teléfono
 Lugar Francisco Arèvalo Roche
DPTO. DE PAGADURÌA
 Promoción de la empresa

Utilización
Calle 11 6-28 Telèfono 584 35 67
Promocionar la empresa. Fax 574 30 29 www.Pitta.co Cùcuta-Colombia

TARJETAS EN BLANCO

Son utilizaciones en la mayoría de las empresas, independientemente de su


actividad económica. Sòlo llevan impreso el logotipo de la empresa y en algunas
ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa.

Se llaman tarjetas en blanco porque su contenido se escribe a máquina o


manuscrito.

Ver figura.

59
SATURNINO FLÒREZ MIRANDA
RECTOR

Utilización

Las tarjetas en blanco se utilizan para FELICITACIONES, con motivo de


ascensos, menciones honoríficas, cumpleaños, aniversarios, grados, etc.;
AGRADECIMIENTOS, por servicios prestados, trabajos realizados, etc.;
INVITACIONES, para actos culturales, sociales o reuniones en general, etc.;
PRESENTACIONES, para relacionar a una persona con otra.

Tamaño y color

Se recomienda 17 x 12 ò 16 x 11 centímetros aproximadamente.

Actualmente se utilizan en colores pasteles esfumados. En estos casos hay que


tener mucho cuidado con el sobre; debe ser del mismo color.

60
Presentación y distribución mecanográfica

Texto: Se escribe en la parte superior, teniendo en cuenta la ubicación del


logotipo y se redacta en tercera persona .

Fecha: Se escribe completa después del texto.

Datos del remitente: El nombre mecanográfico va después de la fecha y se


escribe con mayúscula fija, partiendo de la mitad de la tarjeta hacia la derecha.

Cuando la tarjeta tiene nombre impreso, no es necesario volverlo a mecanografiar.

Cuando la persona envía la tarjeta lo hace en representación de una entidad debe


colocarse el cargo correspondiente escrito con mayúsculas iniciales.

Datos del Destinatario: Se escriben en la esquina inferior izquierda


encabezados por el tratamiento.

Nota: Cuando el texto de la tarjeta es extenso, los datos del destinatario se


escriben solamente en el sobre.

Clases de tarjetas en blanco:

FELICITACIÒN: Se envían con ocasión de ascensos, menciones honoríficas,


cumpleaños, aniversarios, grados o a personas que se hayan destacado en
alguna ocasión personal o profesional.

61
LE RECORDAMOS QUE LA TARJETA DEBE REDACTARSE
EN TERCERA PERSONA

Firma

José Antonio Lizarazo Sarmiento


Director Regional Norte de Santander

En el DIA D ELA SECRETARIA, le hace llegar un saludo especial y


una cordial felicitación.

Aprovecha la oportunidad para agradecerle la participación activa


que ha brindado a los programas de capacitación en el área de
Secretariado y la invita a superarse día a día para lograr el cambio
secretarial que el ejecutivo de hoy espera.

Es un reto difícil; pero la tenacidad, el espíritu de participación,


colaboración y adaptación que la caracteriza, son los pilares
fundamentales par alcanzarlo. Usted está en condiciones de
hacerlo y su logro redundará en beneficio de su empresa y por
ende en satisfacciones personales.

62
AGRADECIMIENTO. Se envían para agradecer servicios especiales prestados a
la empresa.

Firma

José Antonio Lizarazo Sarmiento


Director Regional Norte de Santander

Agradece la acogida que le ha brindado a nuestra revista


ORIENTANDO y le manifiesta que por problemas de impresión ajenos a
la entidad, hasta ahora sale la primera de este año.

Aprovecha la oportunidad para expresarle que su gestión a través de


la gerencia Regional que desde el 20 de junio desempeña, estará
encaminada a favorecer e impulsar el objetivo primordial del SENA
Formación Profesional Integral.

San José de Cúcuta, 12 de julio de 2004

INVITACIÒN: Se envían cuando la empresa programa actos sociales, culturales o


reuniones para un número determinado de personas.

ESTA CLASE DE TARJETA NO SE FIRMA. SOLO SE COLOCA EL NOMBRE


MECANOGRÀFICO DE LA PERSONA QUE LA ENVÌA.

63
Los patrocinadores del Seminario Formación Mente Emprendedora
y
Y los miembros del Comitè Nacional Fondo Emprender,

Tienen el agrado de invitar a usted al homenaje


que se le ofrecerà al señor Presidente de la Repùblica,

Dr. Alvaro Uribe Vèlez

Al admitirlo como miembro honorario del Comitè nacional Fondo


Emprender,
En el acto de clausudra del serminario Formación mente
Emprendedora
Que tendrà lugar en el centro de Convenciones Gonzalo Jiménez
de Quesada,
El 12 de agosto de 2004 a las 16:00 horas

Los datos del


destinatario se
escriben en el sobre.

PRESENTACIÒN: Se envían cuando el portador de la tarjeta necesita


relacionarse con alguien para solicitar o prestar algún servicio que requiera la
empresa o él mismo.

64
FIRMA

José Antonio Lizarazo Sarmiento


Director Regional Norte de Santander

Saluda muy atentamente al doctor JOSE HUMBERTO LOMBANA


CASTRO y se permite presentar al señor Alejandro Castro Lobo, quien
aspira a desempeñarse como Administrador en la Empresa que usted
dirige.

Agradece la colaboración que pueda presentarle, ya que se trata de


una persona perteneciente a una familia a la que conoce hace varios
años y merece plena confianza.

Cordial saludo,

San José de Cúcuta, 24 de julio de 2004

Doctor
JOSE HUMBERTO LOMBANA CASTRO
Gerente General
CADENALCO

TÈCNICAS MECANOGRÀFICAS

 Cuide la presentación del margen derecho


 La fecha se escribe siguiendo las pautas estipuladas en la norma Icontec
 La hora se escribe de acuerdo a la norma Icontec (internacional)
 Cuando considere necesario resaltar el nombre de una persona, escríbalo
con mayúscula fijas.
 Entre párrafo y párrafo deje doble espacio
 El texto de la tarjeta por corto que sea, debe escribirse a un espacio.
 Cuando mande a imprimir las tarjetas, consulte a una persona que tenga
gusto, conozca las normas y sepa algo de diseño gráfico.
 Mantenga un estilógrafo con tinta negra para la firma de las tarjetas

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 Revise cuidadosamente la tarjeta antes de enviarla y cerciorase que su
escritura, redacción y presensación estén correctas.

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