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GUIA DE APRENDIZAJE 5
Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto formativo que le permitirá conocer e
incrementar sus conocimientos respecto a nómina y lo que gira en torno a ella. Es por eso
que se ha desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él
también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del
tema.
Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de
estudio, además de dedicación disciplina y responsabilidad.
Objetivos:
Identificar que es y cuáles son los tipos de contrato de trabajo.
Reconocer las normas legales que rigen el contrato de trabajo
Definir conceptos básicos en la nomina.
Identificar cada uno de los elementos que conforman la nomina
Liquidar y registrar la nomina
Fuentes:
Código sustantivo del trabajo
Actualicese.com
Gerencie.com
Contabilidad Universitaria-Coral & Gudiño
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Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez.
Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos
SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
NOMINA
Se define la nomina como el listado preparado por la empresa que contiene; los nombres de
cada uno de sus empleados, los valores correspondientes a los salarios y demás
devengados laborales, las deducciones obligatorias o voluntarias y el valor neto a pagar por
un periodo determinado.
Contrato de trabajo
Es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra
persona natural o jurídica, bajo la continua dependencia o subordinación de la segunda y
mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y
remunera, empleador, y la remuneración, Cualquiera que sea su forma, salario.
Valor devengado
Está constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, de acuerdo con la
legislación laboral, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.
Salario
Es la remuneración que recibe el trabajador en dinero o en especie por retribución por sus
servicios.
Salario básico
Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la
liquidación del trabajo nocturno, trabajo dominical y festivo y trabajo extra en días ordinarios,
dominicales y festivos.
Para sacar su sueldo básico del mes se tiene en cuenta los días laborados, es decir:
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Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos
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Salario Integral
Es aquel que además de retribuir el salario ordinario, compensa de antemano el valor de
prestaciones, recargos y beneficios que por virtud legal o convencional corresponden al
trabajador, como recargo de trabajos nocturnos y extras, primas legales y extralegales,
auxilio de cesantías, intereses sobre cesantías y demás con excepción de las vacaciones.
“El Salario integral no puede ser inferior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, más
el factor prestacional, que no puede ser inferior al 30% de dicha cuantía. En consecuencia el
salario integral corresponde al 100% de sueldos, más el 30% de factor prestacional de la
empresa, lo que arroja un porcentaje de 130%. Esto implica que el porcentaje del factor
prestacional pactado no se entiende incorporado en el salario integral igualmente acordado.
Así las cosas la proposición matemática que toma el total del salario integral reportado por la
empresa como una unidad y lo divide por el 1.3 (100% factor salarial + 30% factor
prestacional), permite establecer la base salarial mínima de la cual se partió para llegar al
salario integral pactado, o lo que es lo mismo, a la base para liquidar los aportes, ya que el
30% que la norma ordena deducir de los aportes equivale al factor prestacional .Se tiene
entonces que si en el ejemplo propuesto por el SENA que cita el recurrente, el salario integral
reportado para 1994 es de $1.383.100, aplicando la proposición matemática a que se ha
hecho referencia, este se divide en 1.3. se obtiene la base salarial mínima de la cual se partió
para llegar al salario integral pactado, o sea $987.000, sobre el cual se aplica el aporte el 2%,
resultando por concepto del mismo un valor de $19.740”.
Comisiones
Esta figura es da gran aplicación en las empresas comercializadoras, que suelen pagar a sus
empleados una comisión por venta realizada, lo que de alguna forma asegura el buen
desempeño de sus vendedores, en la medida en que su remuneración depende de su
desempeño.
Cuando el salario está compuesto por un básico más comisiones, y además es trabajador
esté sometido a un horario de trabajo, en caso de que la suma del básico y las comisiones no
alcancen el salario mínimo, la empresa deberá en todo caso garantizar la remuneración
mínima al trabajador.
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Así las cosas, siempre que no se esté sometido al cumplimiento de una jornada, el trabajador
que esté remunerado por comisiones, no tiene el derecho a que la empresa la garantice el
salario mínimo, si durante el sus comisiones no lo alcanzan.
Respecto a los aportes a seguridad social, como la base para su aporte no puede ser inferior
al mínimo, tanto la empresa como el trabajador deberán completar la cotización en la
proporción que le corresponde a cada uno.
Auxilio de transporte
Es auxilio de transporte es una figura creada por la ley 15 de 1959, y reglamentado por el
decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados
desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2010 es de $61.500.
El auxilio de transporte no hace parte del salario, puesto que no constituye ingresos para el
empleado, el auxilio tiene por objeto facilitar al empleado llegar al sitio de labor pero no
constituye una remuneración por su trabajo. Siendo así las cosas, el auxilio de transporte no
se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad
social. Por reglar general se entendería que al no ser factor salarial, no se tiene en cuanta
como salario para ningún efecto legal, pero por expresa deposición legal, el auxilio de
transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular las prestaciones sociales, esto
según el artículo 7º de la ley 1ª de 1.963 que expone: se considera “incorporado al salario
para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales”.
Horas extras
Hora extra es aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias, que es la jornada
máxima legal. Si en un día se trabajan 10 horas, entonces tendremos 2 horas extras, que son
la que han superado el límite de las 8 diarias.
Las horas extras tiene un recargo del 25% sobre la hora ordinaria, entendida esta como el
valor de las horas incluidas dentro de las 8 diarias.
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Recargo Nocturno
Hace referencia al recargo que se debe pagar sobre la hora ordinaria, por el hecho de laborar
en horas nocturnas. El recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria.
Hasta aquí se han expuesto los casos individuales, pero se puede dar una serie de
combinaciones entre los diferentes conceptos.
Si la hora extra es nocturna, el recargo será del 75% sobre la hora ordinaria. Recordemos
que la hora extra es aquella que supera las 8 horas diaria, así que por ejemplo, si una
persona entra a trabajar a las 6 de la tarde, hasta las 3 de la madrugada, tendrá 4 horas
diurnas, 4 horas nocturnas y 1 hora extra nocturna.
Se puede dar también el caso de trabajar una hora extra diurna dominical o festiva, caso en
el cual el recargo será del 100% que corresponde al recargo del 75% por ser dominical mas
el recargo del 25% por ser extra diurna (75% + 25% = 100%).
Si el trabajador labora una hora extra nocturna en un domingo o un festivo, el recargo es del
150%, que está compuesto por el recargo dominical o festivo que es del 75% mas el recargo
por ser hora extra nocturna que es del 75%, suma que da un 150%.
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Deducciones
Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un
mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a
la empresa o a terceros.
Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por
consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:
Salud
El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde
al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el
8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar
(deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de
la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella,
como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al
empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y
luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la
que consigna la totalidad del aporte (12.5%).
Salario Formula
Ordinario ((Total devengado-Aux. Transporte)*4%)
Integral ((Total devengado/1,3)*4%)
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Pensión
El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión
está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16 %), la empresa
aporta el 75% (12 %) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe
aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor
devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es
igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago
total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
Salario Formula
Ordinario ((Total devengado-Aux. Transporte)*4%)
Integral ((Total devengado/1,3)*4%)
Fondo de solidaridad
Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe
aportar un porcentaje de acuerdo a la tabla del Fondo de solidaridad pensional. Al igual que
los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.
Rangosensalariosminimos %
4a16 1
16,1a17 1,2
17,1a18 1,4
18,1a19 1,6
19,1a20 1,8
Mayor a20 2
Salario Fórmula para hallar el Fórmula para hall el valor
rango
Ordinario ((Total.Devengado-Aux. ((Total.Devengado -Aux.
Transporte)/1 S.M.L.V) transporte)*% según rango)
Integral ((Total devengado/1,3)/1 ((Total devengado/1,3)*%
S.M.L.V) según rango)
Retención en la fuente
Agente Retenedor.
- Es cualquier persona natural o jurídica que tenga la calidad de patrono.
Base.-
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Opera sobre la totalidad de los pagos gravables directos o indirectos, bien sea que
constituyan o no salario.
Pago indirecto:
Son los pagos que efectúe el patrono a terceras personas por la prestación de servicios o
adquisición de bienes destinados al trabajador, o su cónyuge o a personas vinculadas con él
por parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil,
siempre y cuando no constituya ingreso propio en cabeza de las personas vinculadas al
trabajador.
Existen dos procedimientos para la Retención en la fuente por concepto de salarios. A
continuación se explica el procedimiento a seguir en cada uno de ellos. La estructura a seguir
para la depuración es la siguiente:
Procedimiento número 1:
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Procedimiento número 2:
A.
Hasta aquí hemos determinado el porcentaje fijo que se aplicara en los seis meses
siguientes a la fecha del cálculo.
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Continuación procedimiento 2:
B.
Se suma el total pagos laborales del mes
· En dinero o en especie
· Sean o no factor salarial, vacaciones
· Viáticos permanentes
· Directos o indirectos
(=) Base de retención que se multiplica por el porcentaje fijo de retención (A*B)
En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomaran en cuenta los
meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el empleado lleva laborando
10 meses, se sumaran los ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirán por
10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un año a más, la sumatoria
resultante de los 12 meses anteriores se dividirá en 13.
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Concepto y valores que se deducen o descuentan del total de ingresos para determinar la
base sometida a retención
El artículo 206 de Estatuto tributario en su numeral 4, establece que son exentas siempre y
cuando el salario mensual promedio de los seis últimos meses del empleado no exceda de
350 UVT.
La parte no gravada (la que excede el límite) se determinará así:
La razón por la que se excluye no es porque se exenta o sea ingreso no constitutivo de renta,
sino porque la retención se le practicara directamente según el monto del pago por concepto
de prima de servicios. La prima de servicios sólo se excluye en el procedimiento número1, en
el 2 se incluye dentro de la totalidad de ingresos gravados, es decir, que sólo si se utiliza el
procedimiento 1, la retención en la prima de servicios se puede determinar en forma
independiente.
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Rentas exentas
El artículo 206 de Estatuto tributario en su numeral, contempla como exentas las rentas
originadas en indemnizaciones por accidente de trabajo, las indemnizaciones que impliquen
la protección de la maternidad, lo recibido por gastos de entierro del trabajador y el seguro y
las compensaciones por muerte de los miembros de las fuerzas militares y de la policía
nacional.
Igualmente, el 25% de las rentas de trabajo son exentas. La renta exenta por este concepto
no puede superar mensualmente el valor de 240 UVT.
Nota: El empleado solo puede deducir uno de los dos conceptos enunciados, o bien el pago
por vivienda o el pago por salud y educación.
Aunque la empresa puede aplicar indistintamente uno u otro procedimiento de retención, una
vez elegido uno de ellos, este se debe aplicar durante todo el periodo correspondiente.
Para el caso de los empleados que laboran por primera vez, necesariamente se debe utilizar
el procedimiento número 1, puesto que para utilizar el procedimiento número 2, se requiere
haber trabajado un año o menos, para efectos de sacar el promedio respectivo.
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Neto a pagar
Apropiaciones
Las apropiaciones de nómina están conformadas por los siguientes conceptos, que son
determinados en la Liquidación de la nómina:
Seguridad social.
Salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el
sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%,
porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar
a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.
Salario Formula
Ordinario ((Total Deveng.-Aux.Transp.)*8,5%)
Integarl ((Taotal Deveng/1,3)*8,5%)
Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario
base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que
mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el
empleado haya determinado.
Salario Formula
Ordinario ((Total Deveng-Aux.Transp.)*12%)
Integral ((Total Deveng/1,3)*12%)
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Tabla ARP
Construcción y 3 2,436
Actividad
mantenimiento de Nivel Tasa de Observaciones
instalaciones eléctricas de cotización
internas riesg
Construcción, montaje, o
4 4,350 Incluye: Líneas y redes
Lectura
operación y mantenimiento 3 2,436 Operativos y supervisores
Reparto
de instalaciones eléctricas de 3 2,436 Operativos y supervisores
Perdidas
media y baja tensión 3 2,436 Operativos y supervisores
Cartera
Diseño 3
1 2,436
0,522 Operativos y supervisores
Cobro Pre jurídico
Mensajería generaly jurídico 3
3 2,436
2,436 Operativos
Mensajero dey supervisores
la oficina
Atención al cliente
Interventora 3
3 2,436
2,436 Operativos y supervisores
Instalación
Contratista de
de nuevos
transporte 3
4 2,436
4,350 Operativos y supervisores
Incluye transporte de personal y de
servicios carga
Trabajo
Oficina social 3
1 2,436
0,522 Las personas que trabajan en
oficina y que sus actividades
involucren visitas periódicas a
terreno, se deben clasificar en
riesgo3
Salario Formula
Ordinario ((Total.Deven-Aux.Transp)*Tasade cot.)
Integral ((Total.Deven/1,3)*Tasade cot.)
Aportes parafiscales
Cajas de compensación familiar: Son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el
subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de
el dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el
empleador.
salario Formula
Ordinario ((Total.Deveng-Aux.Trans)*4%)
Integral ((Total.Deveng/1,3)*4%)
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salario Formula
Ordinario ((Total.Deveng-Aux.Trans)*3%)
Integral ((Total.Deveng/1,3)*3%)
salario Formula
Ordinario ((Total.Deveng-Aux.Trans)*2%)
Integral ((Total.Deveng/1,3)*2%)
Prestaciones sociales
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la
empresa o proporcional si se retira antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
*Vacaciones: Formula:
Salario * número de días trabajados /720
El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses
anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan
al fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33%
sobre el total devengado.
Salario* número de días trabajados /360.
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Contabilización de la nomina
Una vez liquidada la nómina., se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados.
En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que
se utilizara la cuenta 51.
1105 (Bancos).
Contabilización.
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cesantías
510536 Prima de servicios 75,037.00
510539 Vacaciones 29,190.00
510568 A.R.P 4,437.00
510569 Aportes E.P.S 72,250.00
510570 Aportes fondo pensiones 98,813.00
Aportes cajas de
510572 34,000.00
compensación
510575 I.C.B.F 25,500.00
510578 Sena 17,000.00
Sumas iguales 1,341,068 1,341,068
Comentarios.
Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a
Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos
conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado
aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado o por una
autoridad judicial.
Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas
provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los
pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio
fiscal que es la base para el cálculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
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Trabajo a entregar.
• Mencione las clases de contrato de trabajo
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• Explique cuando es terminación de contrato por justa causa y sin justa causa
• Si el empleado devenga más de dos salarios mínimos, ¿se le pagaría auxilio de
transporte?
• Una persona cuyo salario base es de $515.000 ¿Cual sería el valor de tres horas
extras nocturnas festivas?
• Una persona que su salario sea integral y su salario sea $ 11.000.000 descontando
fondo y pensión ¿Cuánto seria el valor de la retención en la fuente?
• Realizar la siguiente nomina:
NOMBRE SALARIO DIAS TRABAJADOS
Álvaro 515.000 30
Hernández(ventas)
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