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Resumos Concursos - Resumo de Arquivologia

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Resuma: Arquivos e Documentos - Conceitos e Caracteristicas - par Arquivo Nacional

Resumo de Arquivologia

Assunto:

ARQUIVOS E DOCUMENTOS

I

CONCEITOS E CARACTERISTICAS

Autor:

ARQUIVO NACIONAL

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Resuma: Arquivos e Documentos - Conceitos e Caracteristicas - par Arquivo Nacional

1 -ARQUIVOS E DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERisTICAS

1.1 - Conceltuacao de Documentos

Documento e toda lntorrnacao registrada em um suporte material, suscetivel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenornencs, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada epoca ou lugar.

Todo documento e uma fonte de lntorrnacao como, por exemplo: 0 livro, a revista, 0 jornal, 0 manuscrito, a fotografia, 0 selo, a medalha, 0 filme, 0 disco, a fita maqnetlca etc.

Documentos de arguivo sao todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fisica ou juridica, publica ou privada, no exercicio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de intorrnacao. Formam um conjunto orqanico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercicio de suas tuncoes. Assim, a razao de sua origem ou a tuncao pela qual sao produzidos e que determina a sua condlcao de documento de arquivo e nao a natureza do suporte ou formato.

Documentos publicos sao todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um 6rgao governamental na conducao de suas atividades. Sao tarnbem documentos publicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituicces de carater publico e por entidades privadas responsaveis pela execucao de services publiccs.

1.2 - Caracteristicas dos Documentos de Arquivo

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteudos, os documentos podem ser caracterizados segundo 0 genero a especie e a natureza do assunto.

a) Caracterlzacao quanto ao Genero

Os documentos podem ser definidos segundo 0 aspecto de sua representacao no diferentes suportes:

• documentos textuais : sao os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos;

• documentos cartoqratlcos : sao os documentos em formatos e dimens6es variavels, contendo representac;6es geogrMicas, arqultetonlcas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis;

• documentos iconograticos : sao os documentos em suportes slntetlcos, em papel emulsionado ou nao, contendo imagens estatlcas. Exemplos: fotografias (diapositivos, am pliacces e negativos fotog raticos), dese nhos e 9 ravuras;

• documentos filmograticos : sao os documentos em peliculas cinernatoqratlcas e fitas maqnetlcas de imagem (tapes), conjugadas ou nao a trilhas sonoras, com bitolas e dimens6es variavels, contendo imagens em movimento. Exemplos : filmes e fitas video maqnetlcas;

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• documentos sonoros : sao os documentos com dimens6es e rotacces variavels, contendo registros fonograticos. Exemplos : discos e fitas audiomagneticas;

• documentos micrograticos : sao documentos em suporte filmico resultante da microreproducao de imagens, mediante utillzacao de tecnlcas especificas. Exemplos : rolo, microficha, jaqueta e cartao - janela;

• documentos lnforrnatlcos : sao os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplos : disco flexivel (disquete), disco rigido (winchester) e disco optico.

b) Caracterlzacao quanto a Especie

Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as especles documentais sao definidas tanto em razao da natureza dos atos que Ihes deram origem, quanto a forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos :

• atos normativos: sao as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.

Exemplo : medida provlsoria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolucao, portaria, lnstrucao normativa, ordem de service, decisao, acordao, despacho decisorio;

• atos enunciativos: sao os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a funda mentar u ma so lucao. Exem plos : parece r, re late rio, voto, despacho interloc utorio:

• atos de assentamento: sao os configurados por registros, consubstanciando

assentamento sobre fatos ou ocorrencias. Exemplo : apostila, ata, termo, auto de lnfracao;

• atos comprobatertos: sao os que comprovam assentamentos, decis6es etc.

Exemplos : traslado, certidao, atestado, ccpla autentlca ou identica;

• atos de ajuste: sao representados por acordos em que a adrninlstracao publica (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) e parte. Exemplos : tratado, convenio, contrato, termos (transacao, ajuste etc);

• atos de correspondencla: objetivam a execucao dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos : aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intlrnacao, exposicao de motives, notltlcacao, telegrama, telex, telefax, alvara, circular.

c) Caracterlzacao quanto a Natureza do Assunto

Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

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A classltlcacao de ostensivo e dada aos documentos cuja dlvulqacao nao prejudica a instituicao, podendo ser de dominio publico.

Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteudo, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulqacao.

o Decreto nO 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regula menta 0 art. 23 da Lei nO 8.159, de 8 de janeiro de 1991, disp6e sobre a categoria dos documentos publlcos sigilosos e 0 acesso a eles, e da outras provldenclas.

Os assuntos sigilosos serao classificados de acordo com os seguintes graus: ultra secreto, secreto, confidencial e reservado.

o Decreto nO 2.910, de 29 de deze m bro de 1998, esta be lece normas para a sa Ivaguarda de documentos, materiais, areas, cornunicacoes e sistemas de lntorrnacao de natureza sigilosa, e da outras provldenclas

1.3 - Conceltuacao de Arquivo

Arquivo e 0 conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por orqaos publiccs, instltuicoes de carater publico, entidades privadas e pessoas fisicas em decorrencla do exercicio de suas atividades, qualquer que seja 0 suporte da mtorrnacao.

1.4 - Caracterizacao dos Arquivos

De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em publlcos e privados.

Os arguivos Rublicos sao os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exercicio de suas atividades, por orgaos publlcos de ambito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrencla de suas funcces adm inistrativas, legislativas e judiciarlas. Sao, tarnbern, publlcos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instltuicoes de carater publico e por entidades privadas encarregadas da gestao de services publiccs.

Arquivos publlcos designam tarnbem as institulcoes arquivisticas governamentais incumbidas da gestao e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Publico, bem como pela sua preservacao permanente e acesso. Exemplos : Arquivo Nacional, Arquivo Publico do Distrito Federal, Arquivo do Estado de Minas Gerais, Arquivo Municipal de Rio Claro etc.

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Consideram-se ar~uivos Rrivados OS conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas fisicas ou juridicas, em decorrencla de suas atividades, isto e, pessoais ou institucionais (eclesiasticcs, corporativos, empresariais etc).

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2 - TEORIA DAs TREs IDADEs DOS DOCUMENTOs

Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por tres estaqios distintos de arquivamento, de acordo com 0 usc que se faz dos documentos : corrente, interrnediario e permanente.

• arquivo corrente ou de 1a idade: constituido de documentos em curso ou

freqOentemente consultados e de usc exclusivo da fonte geradora. Seu usc se caracteriza pelo valor prlrnario dos documentos, isto e, atender as finalidades de sua criacao.

• arquivo lnterrnedlarlo ou de 2a idade: constituido de documentos que deixaram de ser freqOentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos identiccs. A permanencla dos documentos em arquivos interrnediarios e ternporaria.

• arquivo permanente ou de 3a idade: constituido de documentos que ja cumpriram as finalidade de sua criacao, mas sao preservados em razao de seu valor probat6rio, inforrnatlvo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que 0 produziu ou por terceiros (valor secundario).

A cada um destes estaqlos correspondem procedimentos tecnlcos diferentes e 0 tratamento dispensado na fase corrente, refletlra nas fases seguintes.

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3 - GESTAO DE DOCUMENTOS

3.1 - Conceltuacao

Considera-se gestao de documentos 0 conjunto de procedimentos e operacoes tecnlcas referentes as atividades de producao, trarnltacao, uso, avaliacao e arquivamento de documentos em fase corrente e interrnediaria, visando a sua eliminacao ou recolhimento para guarda permanente. A gestao de documentos e operacionalizada atraves do planejamento, da orqanizacao, do controle, da coordenacao dos recursos humanos, do es pace fi sica e dos equ ipame ntos, co moo bjetivo de aperfe icoar e sim pi ifica r 0 cicio documental.

3.2 - Objetivos

A gestao de documentos tem os seguintes objetivos :

• assegurar, de forma eficiente, a producao, adrninlstracao, manutencao e destlnacao de documentos;

• garantir que a intorrnacao governamental esteja disponivel quando e onde seja necessaria ao governo e aos cldadaos;

• assegurar a eliminacao dos documentos que nao tenham valor administrative fiscal, legal ou para a pesquisa cientifica;

• assegurar 0 uso adequado da microgratica, processamento automatizado de dados e outras tecnlcas avancadas de gestao da lntorrnacao;

• contribuir para 0 acesso e preservacao dos documentos que merecarn guarda permanente por seus valores hist6rico e cientifico.

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As tres fases baslcas da gestao de documentos sao: producao, utilizacao e destinacao .

. 1a Fase - Produ-;ao de documentos: refere-se ao ate de elaborar documentos em razao das atividades especificas de um 6rgao ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criacao de documentos, evitando-se a producao daqueles nao essenciais, diminuindo 0 volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim 0 usc adequado dos recursos de reprografia e de autornacao.

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Esta fase e composta pelos seguintes elementos:

- elaboracao e gestao de fichas, torrnularios e correspondencia;

- controle da producao e da dlfusao de documentos de carater normativo;

- utllizacao de processadores de palavras e textos.

, 2a Fase - Utiliza-;ao de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessario ao cumprimento de sua tuncao administrativa, assim como sua guarda apes cessar seu trarnite.

Esta fase envolve metodos de controle relacionados as atividades de protocolo e as tecnlcas especificas para classitlcacao, orqanlzacao e elaboracao de instrumentos de recuperacao da intorrnacao. Desenvolve-se, tarnbern, a gestao de arquivos correntes e interrnediarlcs e a implantacao de sistemas de arquivo e de recuperacao da intorrnacao.

, 3a Fase - Destina-;ao de documentos: envolve as atividades de analise, selecao e tlxacao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serao preservados permanentemente.

3.4 - Niveis de Apllcacao

Segundo a UNESCO, a aplicacao de um programa de gestao de documentos publlcos pode ser desenvolvida em quatro niveis :

• nivel minimo: estabelece que os orqaos devem contar, ao menos, com programa de retencao e eliminacao de documentos e estabelecer procedimentos para recolher a institulcao arquivistica publica aqueles de valor permanente;

• nivel minimo ampliado: complementa 0 primeiro, com a exlstencla de um ou mais centros de arquivamento interrnediario:

• nivel lntermedlarlo: compreende os dois primeiros, bem como a adocao de programas baslcos de elaboracao e gestao de torrnularios e correspondencla e a irnplantacao de sistemas de arquivos;

• nivel maximo: inclui todas as atividades ja descritas, complementadas por gestao de diretrizes administrativas, de telecomunicac;6es e 0 usc de recursos da autornacao.

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4- GESTAO DE DOCUMENTOS CORRENTES

o documento corrente e aquele necessarlo ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma institulcao e, por consequencia, os procedimentos realizados para a sua classiticacao, registro, autuacao e controle da trarnltacao, expedicao e arquivamento tem por objetivo facilitar 0 acesso as informac;6es neles contidas. Esse conjunto de operacces tecnlcas caracteriza os services de gestao de documentos correntes. Nas administrac;6es publica e privada, as unidades responsaveis por tais services sao intituladas protocolo e arquivo, arq uivo e com un lcacoes ad m in istrativas, se rvlco de co m un lcacoes etc.

4.1- Atividades de Protocolo

Conjunto de operacoes visando 0 controle dos documentos que ainda tramitam no orqao, de modo a assegurar a imediata localizacao e recuperacao dos mesmo, garantindo, assim 0 acesso a intorrnacao.

. recebimento e classlflcacaot efetuar a separacao dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular.

Os documentos de natureza sigilosa e particular deverao ser encaminhados aos respectivos destlnata rios.

Os documentos de natureza ostensiva deverao ser abertos e analisados, verificando-se a exlstencla ou nao de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso neqativo, classifica-lo de acordo com 0 assunto tratado.

A classiticacao e uma operacao intelectual que consiste em analisar e determinar 0 assunto de um documento. Oeterminado 0 assunto, deve-se escolher, conforme 0 c6digo de classlflcacao de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual 0 documento sera classificado, atribuindo- Ihe 0 respectivo c6digo nurnerico de referencla, que perrnltlra rec upera-lo posteriorme nte .

. registro, autuacao e controle da tramitacao ( movlmentacao): colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo ( nurnero e data de entrada), anotar 0 c6digo de classlficacao, 0 resumo do assunto e proceder a distrlbulcao as unidades a administrativas destlnata rias.

A ficha de protocolo, manual ou informatizada, devera conter basicamente os seguintes dados: nurnero de protocolo, data da entrada, origem, especie, nurnero e data do documento, c6digo e resumo do assunto e data da primeira dlstrlbuicao.

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Os procedimentos a serem adotados quando da utilizacao da ficha de protocolo manual sao:

A 1a via sera arquivada em ordem nurnerica-cronolcqlca (nurnero de processo e ana de autuacao), a 2a via em ordem altabetlca (pessoa fisica ou juridica) e a 3a via por codiqo.

Recomenda-se que os documentos deverao ser distribuidos as unidades administrativas destlnatarias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias.

Para que 0 service responsavel pelas atividades de protocolo proceda a atualizacao dos dados, tenha controle da rnovlmentacao dos documentos e possa prestar informac;6es sobre a localizacao dos mesmos, faz-se necessarlo que as unidades administrativas do orgao enviem, diariamente, a este service, as P vias das guias de encaminhamento ou se for 0 caso, registrem a lntorrnacao no sistema.

, expedicao: ao receber a correspondencla para a expedicao, recomenda-se verificar se nao faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondencla no original e nas ccpias, preparar os envelopes, expedir 0 original e encaminhar as coplas ao setor de arquivamento.

4.2- Atividades de Ar uivamento de Documentos Correntes

Sao varlas as rotinas que envolvem 0 arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a cada uma delas, depende 0 bom atendimento ao usuario:

, inspecao: proceder a leitura do ultimo despacho verificando se, de fato, 0 documento destina-se ao arquivamento ou se devera obedecer a uma rotina de trarnite pre-estabeleclda. Nem sempre os documentos sao encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma intorrnacao:

determinar sob que coditlcacao devera ser arquivado 0 documento e que reterenclas cruzadas serao necessarlas. Caso nao se trate de um documento ja classificado pelo service de protocolo, a classlflcacao ocorrera nesta etapa.

'ordenacao: dispor os documentos de acordo com a coditicacao, separando-os por guias de ordenacao (fichas), em escaninhos ou classificadores;

'arguivamento: inserir 0 documento na unidade de arquivamento pre-estabeleclda. Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois 0 arquivamento inadequado de um documento imposslbilltara a sua localizacao

, emprestimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para emprestirno, fornecimento de informac;6es ou para realizacao de um juntada, aconselha-se a utillzacao de

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guia-fora em substltulcao do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado.

4.3 - Metodos de Arquivamento

A escolha do metodo de arquivamento deve considerar as caracteristicas dos documentos a serem classificados, identificando 0 aspecto pelo qual 0 documento e mais freqOentemente consultado. Os rnetodos baslcos de arquivamento mais comumente utilizados sao os seguintes :

· alfabetico :

quando 0 elemento principal para a recuperacao da lntorrnacao for 0 nome;

· geogratico :

quando 0 elemento principal para a recuperacao da lntorrnacao for 0 local (cidade, estado e pais);

· numerico simples: quando 0 elemento principal para a recuperacao da lntorrnacao for 0 nurnero do documento;

· numerico-cronologico : quando ao nurnero do documento vier associado a data;

· ideogratico :

quando 0 elemento principal para a recuperacao da lntorrnacao for 0 assunto. A ordenacao dos assuntos devera seguir a modalidade alfabetica ( dlclonar!a ou enciclopedlca) ou numerica (decimal ou duplex).

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5 - AVALIACAo E SELECAo DE DOCUMENTOS

5.1 - Conceltuacao

Processo de analise e selecao de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e interrnediaria e sua destlnacao final, ou seja, ellminacao ou recolhimento para guarda permanente.

5.2 - Objetivos

Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que 0 necessano para 0 cumprimento das atividades que 0 geraram, assim a racionallzacao do cicio documental sera alcancada com 0 seguintes objetivos :

• reduzir, ao essencial, da massa documental dos arquivos;

• aumentar 0 indice de recuperacao da intorrnacao:

• garantir condicces de conservacao dos documentos de valor permanente;

• controlar 0 processo de producao documental, orientando 0 emprego de suportes

adequados ao registro da mtorrnacao:

• ampliar 0 espaco fisico para arquivamento;

• aproveitar recursos humanos e materiais;

• garantir a constltulcao do patrim6nio arquivistico governamental.

5.3 - Efetiva-;ao da Avallacao

Com base na teo ria das tres idades, a aplicacao dos criterios de avallacao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de ellminacao surnarla) daqueles de valor inforrnatlvo ou probat6rio. Oeve-se evitar a transterencla para arquivo interrnediario de documentos que nao tenham sido anteriormente avaliados, pois 0 desenvolvimento do processo de avaliacao e selecao nesta fase de arquivamento e extremamente oneroso do ponto de vista tecnlco e gerencial.

A complexidade e abranqencla de conhecimentos exigidos pelo processo de avallacao de documentos de arquivo requerem, para 0 estabelecimento de criterlos de valor, a participacao de pessoas ligadas a diversas areas profissionais.

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Como justificativa para esta exlqencia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informac;6es contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tecnlcas integradas por :

• arquivista ou responsavel pela guarda dos documentos;

• profissionais das unidades organizacionais as quais se referem os documentos a serem avaliados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

• profissionalligado a area de pesquisa de que trata 0 acervo;

• profissional da area financeira;

• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos,

objeto de avaliacao (historiador, economista, engenheiro, socloloqo, medico,

estatistico etc.).

5.5 - Pre-re uisitos ara realizar a Avallacao

• oio da adm inlstracao superior a que esteja subordinado 0 arquivo;

• conhecimento da estrutura e do funcionamento do orqao, considerando, inclusive, sua evolucao hlstorlca:

• levantamento da bibliografia necessaria;

• conhecimento das atividades tipicas de gestao de documentos e arquivos permanentes;

• reuniao de informac;6es sobre 0 sistema de classltlcacao adotado, os tipos de documentos e assuntos neles contidos;

• reuniao de dados relativos a quantiticacao, frequencla de uso e taxa de crescimento dos documentos;

• analise das condlcces de armazenamento, estado de conservacao e custo de rnanutencao dos depositos de arquivo;

• levantamento dos atos referentes a processos de eliminacao efetuados a nte rio rmente;

• analise do perfil dos usuaries do arquivo.

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5.6 - Prazo de Guarda dos Documentos

Periodo em que 0 documento deve ser mantido nos arquivos corrente e interrnedlario. 0 prazo de guarda vincula-se a determinacao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores :

• equencia de uso das informac;6es contidas nos documentos;

• exlstencla de leis ou decretos que regulem a prescricao legal de documentos (prazos prescricio na is);

• exlstencla de outras fontes com as mesmas informac;6es (documentos re ca pitu la tivos );

• necessidade de guarda dos documentos em virtude das pratlcas administrativas.

5.7 - Valoracao dos Documentos

Para a aplicacao dos criterios de avaliacao dos documentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores primar!o e secundario .

. VALOR PRIMARIO

Refere-se ao valor que 0 documento apresenta para a consecucao dos fins explicitos a que se prop6e, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.

- Valor admlnlstratlvo: valor que possuem os documentos que testemunham a politica e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funcces.

- Valor legal ou juridico : valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem carater probat6rio.

- Valor fiscal: valor que possuem os documentos relativos a operacoes financeiras e a cornprovacao de despesas e receita .

. VALOR SECUNDARIO :

Refere-se a possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados : 0 documento passa a ser fonte de pesquisa e intormacao para 0 pr6prio service e para terceiros.

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5.8 - Caracteristicas dos Documentos de acordo com 0 Prazo de Guarda

guarda eventual: sao os documentos de interesse passageiro que nao possuem valor administrative e juridico para 0 orqao. Exemplo : material de dlvulqacao de terceiros, convites e correspondencla recebida que nao se relacionam com 0 desempenho de nenhuma atividade do orqao.

guarda temporaria : sao aqueles em que prevalece 0 interesse administrative como determinante do seu valor e, conseqOentemente, do seu prazo de retencao. Neste grupo estao incluidos, por exemplo, os documentos:

• cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informac;6es essenciais acham-se recapituladas em outros;

• que apresentem repeticao da lntorrnacao e qualidade tecnlca inferior;

• que sejam c6pias e duplicatas de originais destinados a guarda permanente;

• que, mesmo originais, detem interesse administrative apenas por determinado periodo.

guarda permanente : sao documentos de valor probat6rio, isto e, relativos a direitos, tanto de pessoas fisicas ou juridicas quanto da coletividade, e de valor intorrnatlvo sobre as pessoas, fatos ou fenornencs, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos orqaos publlcos a guarda permanente deve abranger:

• documentos relativos a origem, aos direitos e aos objetivos da lnstltulcao.

Ex: atos de criacao (leis, decretos, portarias, resolucoes); atos constitutivos (estatutos, contratos socia is, alvaras); documentos relativos a direitos patrimoniais;

• documentos que reflitam a orqanlzacao e 0 desenvolvimento da lnstltulcao, Ex: todos os atos que digam respeito a sua orqanizacao e funcionamento (regulamentos, regimentos); pianos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; graficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convenics, ajustes; atas e relat6rios da dlrecao; correspondencla que trate de suas atividades-fim;

• documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da lnstltulcao. Ex: programas audiovisuais, arnpllacoes fotograticas, filmes e fitas maqnetlcas sobre cornernoracoes, solenidades e obras;

• documentos que firmam [urlsprudencla, Ex: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caracteristicas inovadoras nao encontradas nos textos legais;

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• documentos relativos a adrnlnlstracao de pessoal. Ex: acordos e reajustes

salariais, pianos de rernuneracao e classlflcacao de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria;

• documentos que respondem a questoes tecnfco-clentltlcas relacionadas as

atividades especificas da lnstltulcao. Ex: projetos, pesquisas, marcas e

patentes, plantas, manuais e relat6rios tecnlcos;

• documentos de dlvulqacao ou de promocao da lnstltulcao, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra. Ex: folhetos, boletins, formularies, cartazes, convites e posta is;

• documentos cujas caracteristicas extrinsecas sejam de valor artistico e cultural. Ex: documentos que contern vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.

5.9 - Avallacao em Acervos Acumulados

o processo de avaliacao em acervos acumulados possui caracteristicas especificas, dependendo das condicces em que se encontram, pois trata-se de arquivos cuja orqanizacao nao se deu em tuncao de um programa de gestao de documentos que propiciasse um sistema de classiticacao por assuntos, possibilitando a elaboracao de instrumentos adequados para a recuperacao de informac;6es e a avaliacao

Os procedimentos a serem adotados variam em tuncao da sltuacao do acervo, bem como das formas pelas quais este se inter-relaciona com os demais conjuntos documentais da instituicao De maneira geral, os procedimentos a serem adotados sao os seguintes :

· diagn6stico da situacao do acervo : elaborado com a finalidade de obter dados quanto ao estado de conservacao dos documentos, as formas de classltlcacao e arquivamento adotadas originalmente e aos instrumentos de recuperacao da intorrnacao, incluindo-se as listagens de recolhimento, quando houver. A partir desse diagn6stico sera possivel definir as metodologias a serem utilizadas na avaliacao;

· elaboracao de um guadro de assuntos : esta etapa e realizada a partir dos instrumentos de recuperacao da intorrnacao existentes, da identlflcacao dos documentos ou mediante pesquisa e levantamento da leqislacao do 6rgao produtor, para conhecimento de suas tuncoes e atividades. Esses estudos nortearao a detinicao dos descritores do quadro de classlflcacao por assunto, assim como 0 das series e subseries deste fundo documental;

· pesguisa dos prazos de guarda : a partir do quadro de assunto, com base na legislac;ao e em entrevistas realizadas nas unidades administrativas da institulcao, chega-se ao estabelecimento de prazos de guarda em virtude do uso que se faz dos documentos e das determinac;6es legais.

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, relatorio de avaliacao : instrumento contendo a descricao surnana da metodologia adotada na avaliacao, 0 quadro de assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as propostas de destlnacao e as respectivas justificativas.

as resultados da avaliacao de documentos deverao ser divulgados e, no caso de orqaos publiccs, publicados no Dlarlo Oficial para que, no prazo de 30 a 45 dias, os usuaries possam se pronunciar a respeito. Tais resultados terao que ser aprovados pela respectiva instltulcao arquivistica publica, antes da ellminacao dos documentos, de acordo com 0 artigo 9° da lei nO 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

5.10 - Avallacao como parte de um Program a de Gestao de Documentos

Avallacao constitui 0 elemento vital de um programa de gestao de documentos ao permitir racionalizar 0 fluxo documental nas fases corrente e interrnediaria, facilitando a constitulcao de arquivos permanentes e a irnplernentacao de um programa de estao de documentos, viabilizando 0 acesso a intorrnacao.

a processo de avaliacao segue procedimentos que visam a alcancar resultados mais amplos como a elaboracao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos.

Para a elaboracao dessa Tabela ha que se desenvolver as seguintes atividades :

+ dlaqnostlco da sltuacao dos arquivos e levantamento da producao documental: realizado mediante pesquisas junto as unidades administrativas produtoras e acumuladoras de documentos. Tem por finalidade obter dados sobre as condicces dos arquivos no que diz respeito a producao, trarnltacao e arquivamento dos documentos;

codigo de classlflcacao de documentos de arquivo : elaborado a partir do estudo de toda a leqislacao referente a institulcao, do levantamento da producao documental e de entrevistas junto as unidades adm inistrativas. Tem por objetivo garantir a uniformidade de tratamento dos documentos e a raplda recuperacao das informac;6es.

+ levantamento dos prazos de guarda : feito com base no levantamento da producao documental, no c6digo de classitlcacao de documentos de arquivo, nas entrevistas junto as unidades administrativas da instituicao, responsaveis pela producao e/ou acurnulacao dos documentos e na pesquisa da legislac;ao em vigor.

+ proposta de destlnacao : elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda, estabelece a preservacao e/ou a eliminacao dos documentos.

Concluidas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de guarda e destlnacao deverao ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de forma a orientar 0 trabalho dos tecnlcos na pratlca da avaliacao de documentos.

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5.11 - Tabela de Temporalidade

E 0 registro esquernatico do cicio de vida documental do orqao, sendo elaborada apes a analise da documentacao e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina 0 prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferencla ao arquivo interrnediario, os criterlos para a microfilmagem, a eliminacao ou 0 recolhimento ao arquivo permanente.

• dados baslcos a serem incluidos na Tabela de Temporalidade - nome do orgao e da unidade administrativa:

- especie e assunto do documento;

- exlstencla de vias e/ou reproducces em outros setores;

- prazos de guarda nos arquivos correntes e interrnediarlos;

- destlnacao;

- observacoes;

• resultados da apllcacao da Tabela de Temporalidade

- facilidade em distinguir os documentos de guarda ternporarla dos de guarda permanente;

- ellminacao imediata de documentos cuja guarda nao se justifique;

- racionalizacao, principalmente em termos econornicos, das

atividades de transterencla e recolhimento;

- irnplernentacao de um programa de destlnacao de documentos.

• reccmendacoes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade

- aprovacao por dirigente do orgao e pela institulcao arquivistica publica na sua esfera de cornpetencia;

- publicacao do Edital de Clencla de Ellrninacao de Documentos, no Dlarlo Oficial da Uniao;

- atualizacao em consequencla da producao ou supressao de documentos, bem como de alteracces na estrutura administrativa; - tabulacao de dados visando a apurar a porcentagem dos

documentos e suas respectivas formas de destlnacao: - evitar 0 uso de siglas, a menos que conste da tabela a

- denornlnacao correspondente;

- elaboracao de relatorio, justificando os criterlos adotados e as

modalidades de destlnacao propostas.

5.12 - Sele-;ao de Documentos

A selecao de documentos e realizada no ambito dos arquivos correntes e interrnediarios por tecnlcos previamente orientados, seguindo 0 estabelecimento na Tabela de Temporalidade

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ou nos relat6rios de avaliacao A selecao e a separacao fisica dos documentos de acordo com a sua destlnacao:

, eliminacao: trata-se da destrulcao dos documentos cuja operaclonalizacao dependera de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atraves de trituradoras;

, transferencia: envio dos documentos para 0 arquivo interrnediario, acompanhados de listagem, onde aquardarao 0 cumprimento dos prazos de guarda e a destlnacao final;

, recolhimento: envio dos documentos para a institulcao arquivistica publica, acompanhados dos instrumentos de recuperacao da lntorrnacao com vistas a sua guarda permanente e seu acesso publico.

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6 - GESTAO DE DOCUMENTOS INTERMEDIARIOS

Encerrado 0 periodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um periodo mais longo em tuncao de raz6es legais ou administrativas. Os dep6sitos de armazenagem ternporaria constituem uma alternativa cujo objetivo principal e minimizar 0 custo publico da guarda de documentos intermediaries, racionalizando espaco fisico, equipamentos e a recuperacao da intorrnacao. A transterencla destes documentos para um dep6sito de arquivamento interrnediario reduz a metade os custos de sua conservacao, torna disponiveis espacos dispendiosos reutllizaveis para outros fins, bem como equipamentos que podem ser destinados a gestao de documentos correntes. Alern disso, favorece as condicces de utilizacao de tais documentos pela adminlstracao publica.

6.1 - Atividades Oesenvolvidas

Responsaveis pela guarda fisica dos documentos de uso pouco freqOente, os arquivos intermediaries:

• atendem as consultas feitas pelos orqaos depositantes;

• coordenam as transterenclas de novos documentos aos seus dep6sitos;

• procedem a aplicacao de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminacao ou recolhimento;

• coordenam 0 recolhimento de documentos permanentes para 0 arquivo de terceira idade.

6.2 - Procedimentos Administrativos

Os documentos s6 devem ser aceitos para guarda interrnediaria quando for conhecido 0 seu conteudo, 0 prazo de guarda e a data de eliminacao ou recolhimento.

A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo interrnediario conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consults-los ou toma-les por ernprestlrno. 0 atendimento as consultas e ernprestirnos deve ser

rapldo e preciso. A consulta por parte de terceiros s6 e permitida com a autorizacao da unidade administrativa que transferiu os documentos.

Oeve-se conservar a orqanizacao interna dos documentos, atribuida no arquivo corrente, dotando a unidade de arquivamento de simbolos e notacces que facilitem a sua localizacao no ate da consulta.

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A eliminacao s6 e efetuada com a previa autorizacao da unidade administrativa que produziu e transferiu os documentos ao dep6sito de arquivamento interrnedlario.

6.3 - Locallzacao, construcao e Equipamentos

Geralmente, os dep6sitos de arquivamento interrnediario estao localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso tacll e rapldo.

A construcao e os equipamentos sao simples mas devem permitir a conservacao adequada do acervo documental. Para tal, recomenda-se a protecao contra incendlos (instalacces de portas contra-fogo), inundacces, polulcao atmosterica, excesso de umidade e de luz solar.

6.4 - Vanta ens

Os dep6sitos de arquivamento interrnediario devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando :

• economia de espaco, pessoal, equipamento e tempo;

• maior e melhor colaboracao entre arquivistas e administradores;

• racionallzacao da guarda e preservacao dos acervos documentais;

• resposta imediata e precisa as quest6es impostas pela adrninlstracao:

• a garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.

FIM

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