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Indice
Módulo I. Trabajo con Excel..........................................................
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.......... 3
U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo............................ 6
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición......................... 8
U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas........... 12
U.D. 5. Macros........................................................... 18
Práctica. Aplicar validación y formato condicional................. 25
Módulo II. Fórmulas y funciones.....................................................
U.D. 1. Fórmulas......................................................... 27
U.D. 2. Referencias...................................................... 29
U.D. 3. Funciones........................................................ 31
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39
Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones............ 44
Práctica. Creación de una tabla de doble entrada................. 45
Módulo III. Filtro y orden..............................................................
U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47
U.D. 2. Autofiltro..........................................................52
U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58
Práctica. Uso del orden y filtros....................................... 63
Módulo IV. Subtotales y tablas dinámicas.........................................
U.D. 1. Subtotales....................................................... 64
U.D. 2. Tablas dinámicas............................................... 70
U.D. 3. Gráficos dinámicos............................................. 82
Práctica. Totalizar por grupos..........................................92
Cuando tengamos abiertos más de dos libros o documentos a la vez, podremos pasar
de uno a otro mediante el menú Ventana.
A menudo se hace necesario ver dos partes de la misma hoja a la vez aunque no estén
juntas, para ello el menú Ventana nos ofrece tres posibilidades:
• Inmovilizar paneles. Muy útil cuando queremos fijar las primeras filas y/o
columnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nos
desplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijos
los encabezados de una tabla de datos.
• Dividir. Con esta opción podemos ver hasta cuatro zonas distintas de la
hoja, independientemente de su situación, por ejemplo cuando queremos ver
como cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamos
valores mucho más arriba.
• Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma que
se puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la que
podremos volver por el menú Ventana tal y como se ha explicado al principio
de esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas,
seguirá presentándose de esta forma la próxima vez que lo abramos.
Pulsando en una de esas solapas sobre el botón derecho del ratón nos aparecen las
siguientes opciones:
Los botones , que están al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que
en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primera
solapa, la anterior, la siguiente y la última. Si pulsamos sobre ellos con el botón
derecho, nos aparece un menú conceptual con el que nos podemos dirigir directamente
a una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.
VALIDACIÓN
También se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una fórmula,
donde pueden ser utiles las funciones de información, ESNUMERO(), ESTEXTO(),
ESNOTEXTO(), etc.
• Límite, avisará del error sin permitirnos que el valor no válido siga en la
celda.
• Advertencia, avisará y nos dejará elegir si cambiamos el valor no válido o
seguimos trabajando con él.
• Información, sólo informará de que no se cumplen las reglas de validación
sin pedirnos que lo cambiemos.
FORMATO CONDICIONAL
Barra Estándar
-con opciones generales del documento como crear uno nuevo, abrir uno
existente, guardarlo, imprimirlo, ver como quedaría antes de imprimirlo y
buscar errores ortográficos.
Si bien hay otros más propios de una hoja de cálculo como insertar una suma
automática (autosuma), insertar una función, ordenar ascendentemente una
selección, ordenarla descendentemente y ejecutar el asistente para gráficos.
Barra de Formato
Las celdas que conforman una hoja de cálculo van a tener un formato al que se
sujetará su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y el
funcionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo de
letra no cambian respecto a otros programas, la alineación se refiere a los límites de las
celdas.
Barra de Dibujo
Barra de Imagen
Para insertar imágenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.
Barra Web
Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,
Barra WordArt
Barra de Gráfico
debemos considerar estas como meras ventanas de Windows, pudiendo asirlas por su
barra azul de título o en su defecto por una zona con dos rugosidades paralelas que
tienen en su extremo, para luego arrastrar.
Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastará con arrastrarlos
desde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otras
barras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaña un signo
en forma de aspa "x".
Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisiésemos que
volviera a estar como cuando se instaló el programa, iremos aVer/Barras de
Herramientas/Personalizar…/Pestaña "Barras de herramientas"y pulsaremos el
botón"Restablecer...".
En este mismo cuadro tenemos un botón para crear una nueva barra de herramientas
en blanco para personalizar añadiendo los botones que queramos.
U.D. 5. Macros.
U.D. 5. Macros.
Por macro (abreviatura de macroinstrucción) podemos entender un pequeño programa
compuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecución en
serie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicho
lenguaje, un mínimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguir
personalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.
Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual Basic
desdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botón “Modificar” del
cuadro “Macro” deHerramientas/Macro/Macro....
Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas,
empezando por procedimientos fáciles e introduciendo maniobras más complicadas
paulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros es
Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas como
la siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programación. Pero a poco
que persigamos unos resultados más sofisticados necesitaremos conocimientos de
VBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el código que construye
automáticamente Excel al grabar la macro.
En este sencillo ejemplo, vamos a hacer que la macro borre las celdas que contienen
los datos variables de la plantilla de una factura, para facilitar la tarea a usuarios
posteriores y evitar posibles despistes y destrozos involuntarios. Vayamos paso por
paso:
2º. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremos
que se borren, aunque realmente estén en blanco...
Nótese que no hemos seleccionado las celdas con fórmulas, como las que calculan los
subtotales, pues valdrán cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad"
y "Precio" y además necesitamos que la fórmula permanezca intacta para futuros usos
de esta hoja (como si de una plantilla se tratara).
Dada la dificultad que entraña confeccionar macros, no nos extrañe tener fallos en los
comienzos. Si vemos que el resultado no es el deseado o queremos perfeccionarla
tenemos dos vías:
de programación que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores pero
que es en el que quedan almacenadas las macros para futuras
modificaciones) no nos queda más remedio que volver a grabarla desde
cero, reemplazando a la existente.
• Validación: que en las notas del rango C1:D16 sólo se puedan introducir
valores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso de
que se intente teclear un valor no válido.
• Formato condicional: que cada fila adopte un color en función del valor que
tenga la calificación correspondiente de la columna E.
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aquí". Cuando termines, manda el
archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
U.D. 1. Fórmulas.
Básicamente, una celda tiene contenido y formato.
Para ello basta con activar la celda en la que queramos actuar y teclear su contenido, si
bien es necesario un último paso: el dato no se considerará introducido hasta que se
active otra celda (con Intro, Tabulador o Flechas de desplazamiento).
Nótese que mientras se está introduciendo un dato aparecen dos botones en la barra
de fórmulas:
Se hace igual que los datos, con la diferencia de que tienen que ir necesariamente
precedidas por el signo igual “=”, el cual lo podemos conseguir vía teclado o pulsando
sobre el botón "=" de la barra de fórmulas (este último método tiene la ventaja de que
nos da una vista previa del resultado conforme se va construyendo la fórmula).
Para modificar fórmulas, opérese de la misma forma que con los datos, si bien se
finalizará o con las teclas ENTER o con tabulador o con el botón de la barra de
fórmulas, ya que activar otra celda podría ser considerado como que se está indicando
una variable de la fórmula.
IMPORTANTE:
cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad de
cálculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que sólo se puede romper
mediante el uso de paréntesis, recordemos:
1º) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo “^”. Ejemplos:
• 23» 2^3
• » 5^(1+1/2)
• » (50*2)^(1/2)
• 2x3 » 2*3
• » (5+3*2/6)/(2+7/2)
U.D. 2. Referencias.
U.D. 2. Referencias.
Cuando se copia una fórmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino que
copia la posición relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celda
origen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la fórmula =F6+F7, su
copia en B2 resultará ser =C3+C4.
En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer una
referencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas por
debajo y por la derecha, obteniéndose los distintos resultados que seguramente
contribuirán a una mejor comprensión de este concepto.
U.D. 3. Funciones.
U.D. 3. Funciones.
Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos.
Por ejemplo: los argumentos de la función suma son sus sumandos, de tal manera que
si esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa función
es 5.
FUNCIÓN(argumento1;argumento2;...;...;...;argumento n)
El número (n) de argumentos (que siempre irán separados por punto y coma “;”)
depende de la función utilizada:
• las hay que no tienen un número fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde
1 hasta 30 sumandos.
Argumentos posibles
Introducción de funciones
Una forma “arriesgada” de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor.
Para ello tendremos en cuenta que la fórmula que contiene una celda puede
componerse de una operación aritmética, una función o de una combinación de ambas
cosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habrá que olvidarse de poner el signo
igual “=” al principio de la fórmula a la que pertenezca, o mejor aún: pulsando el botón
En dicho cuadro nos aparecerán unos campos en blanco con los distintos argumentos
que se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremos
tecleándolos o bien pinchando directamente en la hoja de cálculo tras minimizar este
cuadro mediante el botón . El cuadro queda reducido a la zona en blanco del
Cuando se pulse sobre “Aceptar” quedará introducida la fórmula. Para modificarla basta
con activar su celda y volver a “Insertar/Función...”, acto seguido nos aparecerán
los argumentos de la misma.
Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecerán serán los
correspondientes a la función donde se encuentre situado el cursor, bastará moverlo
para ver los parámetros de otra función (dentro de la misma fórmula). Tal y como dice
la figura de encima, para poner como argumento cualquier otra función hay que acudir
al desplegable de la izquierda de la barra de fórmulas.
FUNCIONES AVANZADAS
Matemáticas y Trigonométricas
Búsqueda
Texto
Financieras
Fecha y hora
Estadísticas
Lógicas
Aunque es más claro hacerlo con la función BUSCARV, es usual anidar funciones SI
unas dentro de otras (un máximo de 7) para conseguir clasificaciones, por ejemplo:
SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;SI(NOTA<7;“APROBADO”;SI(NOTA<8,5;“NOTABLE”;“SOBRESALIENTE”)
devolvería las distintas calificaciones que conlleva una nota. Vemos que cada función
SI es el argumento que da el valor si no se cumple la función precedente.
Para hacerla hay que ir aHerramientas/ Macros/ Editor de Visual Basicy transcribir el
Creando una tabla de una variable nos podemos ahorra esa tediosa labor, facilitando el
análisis conjunto de los posibles efectos en una o más fórmulas causados por el
cambio de una celda (para el caso de dos celdas, más adelante se estudian las tablas
de dos variables). Un ejemplo lo tenemos bajo estas líneas:
Para ello, primero preparamos la hoja con los datos de la variable que queremos
cambiar y las fórmulas que hay que calcular dispuestas como en la figura que sigue:
Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular con las fórmulas
en la primera fila (o columna) y los valores de la variable en la primera columna (o fila)
y después elegimos la opciónDatos/Tabla...
Seguidamente se nos pedirá que indiquemos la celda de entrada o variable (que debe
estar fuera de la tabla) en la casilla correspondiente según los datos los hayamos
dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestro
ejemplo, la celda toma los valores de la columna.
Al hilo de lo anterior, se suele dar el caso de que nos preguntemos por los efectos no
de una, sino de dos variables sobre el valor de una fórmula (no se puede de más,
debido a que trabajamos sólo con dos dimensiones: filas y columnas). En este caso
podremos hacer tablas de doble entrada de forma similar a como hemos hecho las de
una sola variable.
En este caso el ejemplo va a analizar el efecto de dos variables (el precio en D5 y las
unidades en D6) sobre el resultado, cuya fórmula (D6*(D5-D4)-D3) está en la esquina
superior izquierda de la tabla (H3).
Para ello disponemos la tabla de forma que la fórmula cuyos resultados queremos
analizar esté en la esquina superior izquierda y los valores de una variable en fila a su
derecha y los de la otra variable debajo en columna.
Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular que englobe la
fórmula de la esquina y los distintos valores a analizar y después elegimos la
opciónDatos/Tabla...
Aquí también se nos pedirá que indiquemos las celdas de entrada o variables (que
deben estar fuera de la tabla) en las casillas correspondientes según los datos los
hayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En
nuestro ejemplo, la fila da los valores del precio de venta y la columna los de las
unidades.
Al igual que con las tablas de una variable, podemos comprobar la enorme catidad de
cálculos que nos hemos ahorrado.
Para demostrar que se sabe copiar fórmulas y definir bien las referencias que deban
ser absolutas, las fórmulas deben diseñarse sólo en las celdas verdes, las amarillas se
completarán copiando las anteriores.
Para empezar descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores sobre la misma hoja. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
IMC = Peso/Talla2
Cuando se manejan bases de datos hay tres necesidades básicas para gestionar los
datos que Excel resuelve de manera sencilla:
En la siguiente ilustración se demuestra lo fácil que es ordenar una tabla por un sólo
campo, tras seleccionar basta con pulsar el botón "Orden ascendente" (u "Orden
descendente" , en su caso). Sólo hay que tener cuidado de no seleccionar más de
una celda si no queremos que se disgreguen los datos seleccionados respecto de los
no seleccionados. También hay que tener en cuenta que si hubiera alguna fila con
todas las celdas en blanco, la ordenación no trascendería más abajo de la misma, en
ese caso habría que seleccionar todas las celdas de la tabla (incluidas las celdas en
blanco) antes de ordenar.
Las posibilidades no se quedan en el orden por un solo criterio, sino que se puede
ordenar hasta por un máximo de tres campos, para ello es necesario recurrir al menú
Datos/Ordenar... y rellenar el siguiente cuadro en el que se especifican los criterios de
ordenación (ascendente o descendente) por orden de prioridad. En el ejemplo se
ordenan los datos prioritariamente por provincia, a su vez los de la misma provincia se
ordenan por localidad y, por último, los de la misma localidad se ordenan por apellidos.
Nótese en la parte inferior del cuadro que podemos especificar si la tabla tiene una
primera fila de encabezamiento, es decir, que la primera fila (en este caso la 1)
contiene los nombres de los campos y no datos los registros (en este caso clientes),
para que no la incluya en la ordenación. Es habitual que así sea y Excel lo suele
detectar cuando la fila con los encabezados tiene formato distinto al resto (en este caso
tiene fondo gris y letra en negrita) pero no viene mal saber dónde se especifica este
aspecto cuando dicha fila no es detectada.
U.D. 2. Autofiltro.
U.D. 2. Autofiltro.
En Excel hacer un filtro, como su propio nombre puede llevar a adivinar, consiste en
visualizar sólo los registros (filas) que cumplen uno y/o varios criterios, por ejemplo:
sólo los clientes que son de Teruel.
Puntualicemos que un filtro no elimina registros, sino que los deja de visualizar. En
otras palabras, filtra sólo los que cumplen con determinados criterios, no en vano se
suele representar con un icono que recuerda al filtro de una cafetera . La variante
más rápida de los filtros es el autofiltro, que al activarse permite establecer de una
forma rápida e intuitiva cualquier columna de la tabla como criterio de filtrado.
Bajo estas líneas se muestra el efecto de haber elegido filtrar los registros cuya
provincia sea "Sevilla". Nótese como el correspondiente botón desplegable ha tomado
color azul para advertir al usuario de que no está viendo todas las provincias.
Si se activan filtros en más de un campo, se hace un filtrado cada vez más excluyente
ya que sólo se visualizan los registros que cumplen con todos y cada uno de los
criterios. Esto en teoría de conjuntos nos buscaría la intersección del conjunto de
registros que cumplen un criterio con el de los que cumplen con el otro.
En el siguiente ejemplo sólo se filtrarán los registros que además de ser de la provincia
"Sevilla" su sexo sea "M" (mujer). Nótese como a la izquierda los números que
referencian las filas toman color azul (dando a antender que no estamos viendo todos
los que hay) a la vez que en la barra de estado aparece un recuento rápido de los
registros filtrados.
También es muy probable que en vez de elegir los que cumplen cierto criterio de
igualdad, nos interesen sencillamente los que son distintos, mayores, menores,
comiencen, terminen o contengan cierta expresión. Para ello, elegiremos "Personalizar"
y rellenaremos el cuadro emergente conforme al criterio deseado.
Siguiendo con el ejemplo, ahora nos interesamos por los registros cuya localidad no es
"Sevilla". Teniendo en cuenta que sigue activo el criterio de que la provincia sea
"Sevilla" (le delata su desplegable de color azul), el resultado será que veremos
registros de la provincia de Sevilla pero no de la capital.
Por su parte, este otro ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "Situación
Laboral" sea "Desempleado" o "Jubilado". Como lo que queremos es una unión de
conjuntos, unimos ambos criterios con "O". Unirlos con "Y" no tendría sentido, pues
ningún registro superaría el filtrado, ya que en esta tabla o se figura como
"Desempleado" o se figura como "Jubilado" pero no ambas cosas a la vez.
Otra posibilidad es filtrar un número fijo de elementos que sean los superiores o los
inferiores en cierto criterio. Se consigue eligiendo en el desplegable del criterio en
cuestión la opción "Las 10 más...", aunque esta denominación no hay que tomarla en
sentido estricto, no tienen por qué ser 10 y pueden ser "las menos". También, en vez
de un número fijo se puede extraer un porcentaje del recuento total de registros, lo que
en Estadística se denomina un percentil (para ello se elige "por ciento" en el cuadro
que emerge).
En el siguiente ejemplo queremos filtrar los 20 clientes más ancianos, por lo que nos
dirigimos al desplegable del campo "Fecha de nacimiento" y solicitamos los "inferiores
20 elementos", es decir los 20 que tienen una fecha de nacimiento menor, por lo tanto
los de mayor edad.
Caracteres comodín
Como adelantábamos en la nota anterior, es reseñable que para este ámbito de los
filtros se aprovecha un clásico de la informática: los caracteres comodín. Se usan
cuando se desconoce la secuencia exacta de caracteres a filtrar. La búsqueda tendrá
éxito cuando encuentre en su lugar las equivalencias citadas en esta tabla:
Aunque su utilización se suele poder sustituir por el uso de criterios tipo "contiene",
"comienza por" o "termina por", los usuarios que estén acostumbrados a usarlos no
dudarán en hacerlo.
Primer ejemplo: si buscamos clientes que viven en cualquier portal de la "Calle del
Desengaño" pero sospechamos que también pueda venir escrita como "Calle
Desengaño" podríamos acudir al filtro personalizado y solicitar aquellos registros cuyo
domicilio sea igual a "calle*desengaño*" evitándonos tener que filtrar aquellos cuyo
domicilio comience por "calle" y contenga "desengaño".
Segundo ejemplo: si buscamos clientes que su primer apellido sea Jiménez pero
desconocemos si va con "G" o con "J" ni si se habrá introducido con su correspondiente
tilde en la "é" podríamos solicitar aquellos registros cuyo campo "Apellidos" sea igual a
"?im?nez*". Así encontraríamos registros tuvieran su primer apellido Jiménez,
Giménez, Jimenez, Gimenez, etc. sea cual sea el segundo. Es triste pero tanto en las
búsquedas como los filtros no es lo mismo pedir una palabra con tilde que sin ella, algo
que no pasa, por ejemplo, en la mayoría de los buscadores de Internet.
Primer ejemplo: queremos que se filtren aquellos registros cuya columna "Ingresos
brutos" tenga valores que no sobrepasen los del valor variable de una celda (Q2, que
contiene el Salario Mínimo Interprofesional, cambiante de un año para otro). Lo primero
que se ha hecho es introducir en la celda P2 la fórmula "=O6<=$Q$2" que le hace
tomar el valor de dicha comparación (es decir, podrá ser VERDADERO o FALSO).
Segundo ejemplo: nos interesa ver los desempleados que ingresan menos de 3.000 €.
Se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes
(intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2).
Para ello, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
Tercer ejemplo: nos interesa ver los autónomos que ingresan más de 30.000 €. De
nuevo, se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas
diferentes (intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el
criterio 2). Otra vez, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
Cuarto ejemplo: nos interesa ver los clientes que, o bien son autónomos o
bien ingresan más de 30.000 €, o ambas cosas. Esta vez, se necesita filtrar registros
que cumplan al menos uno de los dos criterios en columnas diferentes (unión de
conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "O" el criterio 2). Para ello, ambos
criterios deben estar en distintas filas.
Quinto ejemplo: nos interesa ver los clientes que sean de una localidad extremeña pero
no de las capitales de provincia. Este caso es una combinación de lo dicho últimamente
y junta la unión de dos intersecciones, es decir, basta con que se cumpla cualquiera de
los siguientes enunciados: o bien ser de la provincia de Cáceres pero de localidad
distinta (<>) a Cáceres, o bien ser de la provincia de Badajoz pero de localidad distinta
(<>) a Badajoz. Expresado de otra forma, buscamos el siguiente conjunto:
((Provincia="Cáceres") Y (Localidad<>"Cáceres")) O
O ((Provincia="Badajoz") Y (Localidad<>"Badajoz"))
Por ello los criterios unidos por "Y" deben ir en la misma fila y a su vez, la unión con "O"
de los criterios resultantes debe ponerlos en distintas filas.
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
U.D. 1. Subtotales.
El uso de subtotales permite la realización rápida de cálculos estadísticos en una tabla
de datos. En este proceso, Excel realiza agrupaciones de registros que tienen el mismo
valor en un campo y les añade una fila debajo en la que ubica el cálculo solicitado: la
suma, un recuento u otras estadísticas. Para ello sólo es preciso que la tabla esté
ordenada por dicho campo pues, en caso contrario, registros pertenecientes a un
mismo grupo se encontrarían desperdigados por la hoja y en vez de una fila única con
el subtotal, habría varios parciales que no servirían de mucho.
Los cálculos que puede hacer Excel con los subtotales son los siguientes:
Además, el botón "Quitar todos" permite dejar la tabla de nuevo sin subtotales, como al
principio.
También se pueden anidar unos subtotales dentro de otros, creando más niveles de
desglose. Para ello, previamente habrá que ordenar por los criterios por los que se
quiere agrupar, comenzando por el más amplio y terminando por el más concreto.
Después se irán solicitando subtotales, teniendo cuidado de desactivar la casilla
"Reemplazar subtotales actuales".
Nótese como esta ves tenemos 5 niveles, el del recuento general, los 3 de los
subtotales solicitados y el nivel detallado con todas las filas originales.
conclusiones las sacan en una hoja aparte y, en principio, no permiten ver los registros
concretos a los que se refieren. El apelativo de dinámicas les viene de la facilidad con
la que un mismo informe se puede transformar en otro cambiando o añadiendo criterios
de agrupamiento y funciones de cálculo. Una vez se comprenden las tablas, cualquiera
puede hacer el informe que se proponga con unos pocos clics y arrastres de ratón.
Para ponerlas en marcha no hace falta ni hacer una ordenación previa, basta con tener
una tabla con los encabezados de los campos en la primera fila e ir a la
opciónDatos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...y al momento se iniciará un
asistente (una sucesión de cuadros de diálogo) para orientarnos en las opciones a
elegir.
En el primer paso se nos pregunta la ubicación de los datos, que puede ser:
• en una tabla del libro Excel (la opción por defecto y más usada).
• en cualquier base de datos externa compatible con los orígenes de datos
ODBC (como Access, dBase, etc...) que tengamos configurados en el panel
de control de nuestro sistema operativo (véase "Herramientas
Administrativas").
• dispersos en varios rangos de varias hojas del libro (consolidación).
• en una tabla dinámica anterior, así ocupará menos memoria el archivo
resultante (esta opción, lógicamente, sólo está disponible si ya existe otra
tabla en el libro Excel.
También se nos da a elegir entre crear una tabla (informe numérico) o un informe
gráfico (opción que se estudia más a fondo en la siguiente unidad didáctica).
En el segundo paso podemos especificar el rango de celdas completo con los datos a
analizar, trabajo que nos ahorraremos si previamente ya estaba seleccionada cualquier
celda de la tabla y la misma no tiene filas en blanco. Nos aseguramos de que el rango
es el correcto y pulsamos de nuevo sobre "Siguiente >".
Por último (tal y como nos da a entender la bandera a cuadros indicadora de meta
automovilística), el tercer paso nos permite decidir la ubicación de la tabla. La opción
por defecto es en una hoja nueva, también es la más recomendable en los comienzos
para verlo todo más claro y porque no sabemos las dimensiones finales de la tabla, por
lo que situar la tabla en una de las hojas existentes podría hacer peligrar los valores de
otras celdas.
"Coloque campos de fila aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean criterio de agrupación para formar categorías de registros
dispuestas en filas, una debajo de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el
campo a esta zona un puntero como el de la izquierda (nótense las sutiles diferencias
en el sombreado entre este y los tres siguientes).
"Coloque campos de columna aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que
columnas, una al lado de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a
esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque datos aquí", ahí arrastraremos necesariamente los campos sobre los que
queramos que se hagan cálculos (el repertorio de funciones es el mismo que
para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos campos
numéricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate de valores de texto,
sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nos confirmará que
estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque campos de página aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma que podamos
optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa
el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero
como el de la izquierda.
Vista la teoría, se entenderá mejor unos ejemplos. Para ello hemos preparado una
tabla cuyos registros son las facturas de gastos de una pequeña empresa, como puede
verse en la primera ilustración de esta unidad didáctica. Vamos a ir proponiendo
enunciados de consultas estadísticas y comprobaremos como la tabla dinámica puede
dar respuesta a todas ellas:
Solución: Elegimos "Proveedor" como campo de fila y "BI" (base imponible) como dato.
Al tratarse el dato de un número, automáticamente será sumado. Cada fila resumen es
encabezada por un proveedor y una última fila cálcula el total general.
Solución: elegimos "% IVA" como campo de columna. Se separan los cálculos en tres
columnas, una por tipo de IVA y una columna a la derecha calcula su respectivo total
general.
Tercer enunciado: ¿bajo qué concepto contable realizamos esas compras de cada
proveedor y de cada tipo de IVA?
Solución: elegimos "Concepto" como campo de fila por el que crear grupos, a la
izquierda del existente ("Proveedor"). De esta forma, primero crea categorías por
conceptos y después las subdivide por proveedores. Si se arrastra a la derecha, el
efecto de agrupamiento sería el inverso.
Cuarto enunciado: ¿cuánto nos hemos gastado por concepto, sin subdividir por
proveedor?
Solución: elegimos "IVA" y "TOTAL" como campos de datos. Cada categoría de fila
desglosará los tres cálculos, BI, IVA y total.
Octavo enunciado: quiero que se vuelva a quedar sólo la suma del IVA.
Solución: no se pueden arrastrar los campos fuera de la tabla pero se pueden excluir
desde el desplegable del encabezado gris "Datos". La tabla vuelve a calcular sólo la
suma del IVA.
Noveno enunciado: quiero que los distintos tipos de IVA se vean de forma separada
conforme los vaya eligiendo, no todos a la vez en columnas.
Solución: arrastramos el campo "% IVA" para que deje de ser campo de columna y se
convierta en campo de página. Ahora, veremos o el total general de todos los tipos (lo
que antes estaba en la columna de más a la derecha) o el parcial de cada tipo, sin
mezclarse con los otros, tan sólo accionando el desplegable de arriba del todo.
Decimo enunciado: ¿qué importe tuvo la compra más importante que hice en cada
trimestre?
Para crear un gráfico dinámico hay que accionar la misma opción que con las tablas
dinámicas,Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...,pero eligiendo la opción
"Gráfico dinámico", como es lógico.
El siguiente paso nos volverá a preguntar por el área de celdas que contiene los datos
a analizar, igual que con las tablas_
Si después del paso anterior, Excel detecta que ya hay una tabla referida a esos datos,
La pauta a seguir ahora es arrastrar los campos dónde les correponda, teniendo en
cuenta que las 4 zonas que conocemos de las tablas dinámicas se ven un poco
alteradas:
"Coloque campos de categoría aquí" (el eje de abscisas, X), ahí arrastraremos
opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de agrupación para
formar categorías de registros dispuestas el eje de abscisas, una junto a la otra. Nos
confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la
izquierda.
"Coloque campos de serie aquí" (en la leyenda), ahí arrastraremos opcionalmente los
color. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como
el de la izquierda.
"Coloque campos de página aquí" (arriba del todo), ahí arrastraremos opcionalmente
los campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma
que podamos optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos
si no se activa el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona
un puntero como el de la izquierda.
• las compras... (el campo "BI" es el dato por lo que irá al área de trazado)
• ...realizadas para cada concepto contable... (el campo "Concepto" define las
series, por lo que irá a la leyenda)
• ...durante el año (el campo "Fecha" define las categorías del eje X, por lo
que ahí hay que arrastrarlo).
Bajo estas líneas se puede ver el gráfico resultante, con los trimestres como
categorías. Si queremos cambiar cualquier opción podemos activar el asistente de
gráficos desde el botón o desde el menúGráficoy acceder a cualquiera de sus 4
pasos:
Cómo no, también podremos hacer uso de la barra de gráficos para cambiar el formato
de cualquier elemento concreto del mismo (a elegir del desplegable):
Otro ejemplo: de nuevo el mismo gráfico pero de tipo "Circular" y subtipo "efecto 3D"
(además de algún que otro retoque de elementos sueltos: título, colores, alto de la
base, giro en 3D...).
Por último, la siguiente figura ilustra el gráfico anterior con otra ubicación: flotando
como un objeto en la misma hoja que la tabla dinámica en la que se basa.
Esta práctica consiste en realizar subtotales en las siguientes hojas del libro a
descargar:
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante
el correo de la plataforma.
• #####
• #¡VALOR!
• #¡DIV/0!
• #¿NOMBRE?
• #N/A
• #¡REF!
• #¡NUM!
• #¡NULO!
Pero a menudo, los errores más peligrosos son los que no detecta Excel porque dan un
valor correcto a efectos técnicos pero que no concuerda con el proposito para el que
habíamos formulado la celda. Son errores que pueden pasar fácilmente desapercibidos
entre la marea de cifras en la que se suele convertir cualquier hoja de cálculo.
Para ello contamos con las herramientas de auditoría, que sirven principalmente como
Insertar comentarios que nos ayuden a explicar lo que vemos en las celdas.
Rastrear precedentes es pedir que unas flechas azules indiquen las celdas que
intervienen en el resultado de la celda activa. En este ejemplo (sencillo para una mejor
comprensión) nos preguntamos por las celdas que influyen en el total de la factura.
Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar precedentes" (sólo
de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .
Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar dependientes" (sólo
de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .
Durante el proceso de detección de errores puede sernos de gran ayuda comentar las
celdas, para un momento posterior en el que se necesite más información acerca del
contenido de la celda, tanto para nosotros mismo como para futuros usuarios de la
hoja. Para insertarlos tenemos tres opciones:
Lo normal en las tareas diarias de Excel es diseñar fórmulas que nos lleven a averiguar
un resultado que necesitamos conocer. Sin embargo, suelen darse casos en los que
conocemos el resultado al que queremos llegar, sabemos las fórmulas que lo propician
pero nos preguntamos por el valor que deben tener las celdas precedentes o variables
para conseguir dicho resultado.
El uso de "Buscar objetivo" es muy sencillo: una vez hemos completado las fórmulas de
la hoja y llega el momento en que nos preguntamos por la variable, nos situamos en la
celda con el resultado (distinto al deseado, pues aún no conocemos el valor necesario
de la celda variable). Paso seguido, nos dirigimos a Herramientas/Buscar objetivo... y
rellenamos los datos que se nos piden:
En el ejemplo de las ilustraciones, nos preguntamos por la cantidad que hay que
producir y vender para que el beneficio sea cero, es decir, aquella por debajo de la cual
hay pérdidas y a partir de la que empieza a ser rentable la actividad. En términos
económicos, lo que se llama el "umbral de rentabilidad".
Si el problema tiene solución, Excel nos informará con el cuadro de abajo a la derecha,
además de cambiar el dato de la celda variable que, a su vez, cambia el resultado para
coincidir con el que deseábamos. Si estamos de acuerdo, pulsamos "Aceptar", si no:
"Cancelar".
U.D. 3. Escenarios.
U.D. 3. Escenarios.
Introducción
Una de las utilidades de la hoja de cálculo es realizar los cálculos necesarios para
valorar situaciones o hipótesis alternativas. En ese proceso es habitual cambiar
numerosas veces los valores de las celdas variables y comparar los distintos resultados
y sería una pena que todas estas pruebas se las llevara el viento.
Para que se entienda, exponemos un ejemplo que usa la función financiera PAGO()
para calcular la cuota de un préstamo en función del capital prestado, los años de
duración y el tipo de interés anual. Usaremos los escenarios para comparar las
posibilidades cambiantes según cuánto capital pedimos, a cuántos años negociamos el
préstamo y el tipo de interés aplicado en cada situación (o escenario, propiamente
dicho).
Si bien, para conseguir unos resultados más claros en el uso de los escenarios, es
recomendable hacer uso de los nombres de celdas en lugar de sus referencias, por lo
que vamos a hacer un inciso para detallar su funcionamiento.
Como íbamos diciendo, usar nombres en las celdas permite referirse a ellas por un
nombre más fácil de entender y recordar que lo que viene siendo su referencia. En este
ejemplo se entiende mejor "Cuota_Mensual" que "D7".
A partir de ahora nos podremos referir a esa celda tanto por su nombre
("Cuota_Mensual") como por su referencia de siempre ("D7").
Si tenemos los nombres que queremos asignar etiquetados junto a las celdas en
cuestión podemos ahorrarnos el trabajo de ir una por una seleccionando tanto las
celdas a nombrar como las que contienen los nombres y acudir a la
opciónInsertar/Nombre/Crear.
Acto seguido especificaremos el lugar de las celdas con el nombre (también llamadas
"etiquetas") y ya tendremos todos esos nombres definidos de una sola vez.
Si queremos administrar los nombres que hay definidos en todo nuestro libro de Excel
podemos ir aInsertar/Nombre/Definir...
Uso de escenarios
Una vez tenemos planteadas las fórmulas de nuestra hoja seleccionamos las celdas
cambiantes (para ahorrarnos especificarlas después) y vamos a
Herramientas/Escenarios... Como no tenemos ningún escenario comenzare mos a
agregarlos de uno en uno. Para ello pasaremos por dos cuadros de diálogo:
Una vez hemos agregado el primero, seguimos con el segundo, al que pasamos
directamente mediante el botón "Agregar"...
...el tercero...
...el cuarto...
• una nueva hoja resumen con esquema que resume todas las combinaciones
de valores y su resultado. Obsérvese lo bien que viene haber definido
nombres, de no haberlo hecho, veríamos las clásicas referencia, dificultando
su comprensión.
• o una tabla dinámica en una nueva hoja con los datos todavía más
resumidos.
U.D. 4. Solver.
U.D. 4. Solver.
Anteriormente hemos visto como la herramienta "Buscar objetivo" nos permitía resolver
problemas con una incognita. Solver llega más lejos, se hace necesario recurrir a esta
otra herramienta cuando hay más de una incognita. Quién necesite resolver
enunciados de programación lineal tiene aquí un buen aliado.
Antes de nada hay que asegurarse de que Solver está disponible en el menú
Herramientas, pues depende de la modalidad que se eligiera al instalar Office. Si no lo
está, tendremos que activarlo desde la opción Herramientas/Complementos o agregar
componentes desde el programa de instalación de Office.
Tras seleccionar Solver y pulsar "Aceptar", un mensaje nos propondrá instalar dicho
complemento.
Ya podemos usar Solver, previamente vamos a plantear el problema que nos servirá de
ejemplo en las explicaciones:
Contamos con que este año pueden adquirir un máximo de 50.000 cc de principio
activo a 0,75 €/cc, 500.000 cc de excipiente a 0,15 €/cc y que sus trabajadores tienen
contrato por 3.000 h con un coste de 10€/h y no contemplan realizar horas extra.
Sabiendo que los costes fijos van a ser de 24.000 €, ¿qué cantidad debe fabricar de
cada preparado para conseguir el máximo beneficio?
Lo primero que hay que hacer es desarrollar el problema en la hoja con los datos con
los que contamos y crear las fórmulas necesarias para calcular los recursos empleados
y el resultado final. No hay qué disponer las celdas de ninguna forma especial pero
procuraremos en todo momento darle una estructura clara para no confundirnos a la
hora de configurar las opciones de Solver. Nuestro enunciado quedaría de esta forma:
Para una mejor comprensión del ejemplo, estas son las fórmulas que, lógicamente, no
se pueden ver en la cuadrícula (a no ser que elijamos ver las fórmulas en la solapa
"Ver" deHerramientas/Opciones...).
La figura de debajo resume la forma de agregar las tres restricciones del problema, a
las que añadimos dos para especificar que las cantidades a calcular no pueden tener
decimales (no se puede fabricar medio frasco). Cada cuadro de "Agregar restricción"
tiene tres partes:
• La referencia a la celda que hay que restringir y que contiene la fórmula cuyo
resultado se quiere restringir.
• El tipo de restricción a someter a la celda anterior: menor o igual que (<=),
igual a (=), mayor o igual que (>=), obligatoriedad de der un número entero
(int) u obligatoriedad de ser un binario (bin).
De entre todas, destaquemos la posibilidad de especificar que asuma que las variables
halladas no pueden ser negativas, lo que nos ahorrará introducir (si viéramos que
alguna variable arrojaba un valor negativo sin poder serlo) restricciones de tipo "mayor
o igual que cero" (>=0). También se puede especificar el tiempo máximo en segundos o
el número máximo de iteraciones que se le concede a Excel para resolver el problema
en el caso de que tenga que hacer muchas.
Una iteración es el cálculo y comparación del resultado final de cada posible solución
(que cumpla con las restricciones). El método iterativo no calcula la solución, sino que
la busca a partir de hacer pruebas con todas las combinaciones posibles a las que le
da tiempo.
Una vez pulsemos el botón "Resolver" y dentro del plazo temporal que le hemos
concedido (100 segundos en este caso) Excel nos informará de la mejor solución que
ha encontrado. Si antes de pulsar sobre "Aceptar" estamos de acuerdo en adoptarla,
elegiremos "Utilizar solución de Solver", si no nos convence restauraremos los valores
originales. Si queremos someter la solución a un futuro análisis, podemos
almacenarla como un escenario pulsando "Guardar escenario..." tras lo que tan sólo se
nos pedirá un nombre de referencia.
Problema:
Para fabricar cierto producto en nuestra empresa incurrimos en unos costes fijos de
50.000 € y unos costes variables de 50 € por cada unidad.
Problema:
Queremos saber cuántas unidades tenemos que fabricar de cada artículo para obtener
el máximo beneficio.
Links de interés
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Microsoft, información del producto
Artículo en Wikipedia
Manuales de Excel
Ejemplos de Excel
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