Excel Avanzado Curso Entero

EXCEL AVANZADO
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del curso interactivo accesible a través de internet.
Indice
Módulo I. Trabajo con Excel..........................................................
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.......... 3
U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo............................ 6
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición......................... 8
U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas........... 12
U.D. 5. Macros........................................................... 18
Práctica. Aplicar validación y formato condicional................. 25
Módulo II. Fórmulas y funciones.....................................................
U.D. 1. Fórmulas......................................................... 27
U.D. 2. Referencias...................................................... 29
U.D. 3. Funciones........................................................ 31
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39
Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones............ 44
Práctica. Creación de una tabla de doble entrada................. 45
Módulo III. Filtro y orden..............................................................
U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47
U.D. 2. Autofiltro..........................................................52
U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58
Práctica. Uso del orden y filtros....................................... 63
Módulo IV. Subtotales y tablas dinámicas.........................................
U.D. 1. Subtotales....................................................... 64
U.D. 2. Tablas dinámicas............................................... 70
U.D. 3. Gráficos dinámicos............................................. 82
Práctica. Totalizar por grupos..........................................92
Plataforma de Teleformación de IFES Página 1 de 120

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Práctica. Tabla y gráfico dinámico.................................... 93

Módulo V. Herramientas avanzadas................................................
U.D. 1. Auditoría......................................................... 95
U.D. 2. Buscar objetivo................................................. 98
U.D. 3. Escenarios..................................................... 101
U.D. 4. Solver........................................................... 110
Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones................ 118
Práctica. Usar solver para tomar decisiones...................... 119
Links de interés......................................................... 120
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Página 2 de 120 EXCEL AVANZADO

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Módulo I. Trabajo con Excel.

U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú

Ventana.
Si bien MS Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo, a cada uno de los
documentos (o archivos con extensión XLS) que se generan con este programa se les
llama "libros" ya que engloban varias hojas en el mismo, accesibles desde la zona
inferior izquierda de la pantalla, como ya se profundizará en la siguiente unidad
didáctica.
Cuando tengamos abiertos más de dos libros o documentos a la vez, podremos pasar
de uno a otro mediante el menú Ventana.

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Según qué sistema operativo estemos usando también

podremos cambiar de documento haciendo uso de la
barra de tareas para cambiar de ventana o de la
combinación de teclas Alt+Tabulador.
Control de distintas zonas de la hoja
A menudo se hace necesario ver dos partes de la misma hoja a la vez aunque no estén
juntas, para ello el menú Ventana nos ofrece tres posibilidades:
• Inmovilizar paneles. Muy útil cuando queremos fijar las primeras filas y/o
columnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nos
desplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijos
los encabezados de una tabla de datos.

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Si queremos que dejen de estar fijas estás zonas elegiremos Ventana/Movilizar

paneles.
• Dividir. Con esta opción podemos ver hasta cuatro zonas distintas de la
hoja, independientemente de su situación, por ejemplo cuando queremos ver
como cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamos
valores mucho más arriba.
Si queremos volver a ver una sola zona elegiremos Ventana/Quitar división.
Resulta más rápido arrastrar los
manipuladores que tenemos encima y a la derecha de

las barras de desplazamiento vertical y horizontal,
respectivamente.

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• Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma que
se puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la que
podremos volver por el menú Ventana tal y como se ha explicado al principio
de esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas,
seguirá presentándose de esta forma la próxima vez que lo abramos.
Abrir una nueva ventana es la única forma de ver a la

vez dos hojas del mismo libro. Una vez se ejecuta el
comando habría que ir a Ventana/Organizar... y
elegir Mosaíco, Horizontal o Vertical.
U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo.
U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo.

Hemos visto que al lado de la barra de desplazamiento horizontal tenemos unas
solapas selectoras de hojas. Pulsando sobre ellas con el botón izquierdo del ratón,
cambiamos entre las distintas hojas que puede contener un mismo documento XLS.
El número de hojas que tendrá un documento nuevo por

defecto es el establecido en
Herramientas/Opciones/Pestaña General/Número de
hojas en nuevo libro.

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Pulsando en una de esas solapas sobre el botón derecho del ratón nos aparecen las
siguientes opciones:
• Insertar una nueva hoja inmediatamente a la izquierda de la actual

• Eliminar la hoja actual (nos pedirá confirmación)
• Cambiarle el nombre a uno más descriptivo que “Hoja1”...
• Moverla o copiarla a otro sitio en la ordenación que llevan las hojas
• Seleccionar todas las hojas de vez (para imprimirlas o copiarlas, por
ejemplo)
Los botones , que están al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que
en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primera
solapa, la anterior, la siguiente y la última. Si pulsamos sobre ellos con el botón
derecho, nos aparece un menú conceptual con el que nos podemos dirigir directamente
a una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.

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Para hacer referencia a una celda de otra hoja dentro del

mismo libro o documento de Excel, se antepone a la
referencia normal el nombre de la hoja seguido de una
exclamación “!”. Por ejemplo: Hoja2!H8 se refiere a la
celda H8 de la hoja “Hoja2”.
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición.
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición.
VALIDACIÓN
Mediante la herramienta de validación se puede controlar que el valor que se introduce

en una celda cumple determinados criterios. Para usarla hay que seleccionar la celda o
rango en cuestión e ir a la opciónDatos/Validación..., donde tendremos que
especificar:

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• El tipo de dato a permitir: cualquiera, números enteros, valores de una lista

sacada de otras celdas, decimales, fechas, horas, textos.
• El tipo de restricción a usar, dentro de las comparaciones
lógicas: comprendido entre dos valores, distinto, menor, mayor y/o igual que
otro valor.
• Los valores o límites a los que se refiere la restricción anterior.
También se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una fórmula,
donde pueden ser utiles las funciones de información, ESNUMERO(), ESTEXTO(),
ESNOTEXTO(), etc.
Existe la posibilidad de configurar que salga automáticamente un mensaje en el

momento en que se entre en la celda con validación.

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Y también puede configurarse un mensaje de error que saldrá cuando el valor

introducido no cumpla con las reglas de validación, en cuyo caso podrá tener tres
estilos:
• Límite, avisará del error sin permitirnos que el valor no válido siga en la
celda.
• Advertencia, avisará y nos dejará elegir si cambiamos el valor no válido o
seguimos trabajando con él.
• Información, sólo informará de que no se cumplen las reglas de validación
sin pedirnos que lo cambiemos.

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FORMATO CONDICIONAL
Se trata de formatos que se aplican automáticamente siempre y cuando una celda o el

resultado de una formula calculada cumpla una o varias condiciónes (hasta tres). Para
usarlo hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir a la
opciónFormato/Formato condicional...,nos saldrá un cuadro como el del siguiente
ejemplo, en el que se ha configurado que el color de relleno y del texto de las celdas
seleccionadas dependa del valor de otra celda llamada "NOTA".

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U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas.
U.D. 4. Personalización de las barras de

herramientas.
Las barras de herramientas constan de distintos botones y listas despegables con las
opciones más frecuentemente utilizadas en el uso del programa, evitando al usuario el
rodeo de ejercitarlas mediante opciones de menú. Los botones están decorados con
iconos más o menos representativos de su labor, además si situamos el puntero del
ratón sin pulsarlo sobre cualquier botón al momento nos aparecerá una pequeña
descripción de su función.
Algunas de uso muy común son:
Barra Estándar

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La mayoría de sus botones son comunes a otras aplicaciones de Office:
-con opciones generales del documento como crear uno nuevo, abrir uno
existente, guardarlo, imprimirlo, ver como quedaría antes de imprimirlo y
buscar errores ortográficos.
-operaciones de edición como las del portapapeles ( cortar, copiar y pegar),

copiar formato y deshacer/rehacer acciones.
-botones que nos activan otras barras como Web y Dibujo.
-opciones de visualización como el zoom.
Si bien hay otros más propios de una hoja de cálculo como insertar una suma
automática (autosuma), insertar una función, ordenar ascendentemente una
selección, ordenarla descendentemente y ejecutar el asistente para gráficos.
Barra de Formato
Las celdas que conforman una hoja de cálculo van a tener un formato al que se
sujetará su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y el
funcionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo de
letra no cambian respecto a otros programas, la alineación se refiere a los límites de las
celdas.
Propios de la hoja de cálculo son los siguientes botones:
Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido

resultante.
Aplica a las celdas seleccionadas el formato numérico de porcentaje.
y Aplican el formato numérico de contabilidad, el segundo sólo pone los puntos

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de millar mientras que el primero añade el símbolo monetario que se establezca

enFormato/Celdas.../Númeroo, en su defecto, enInicio/ Configuración/ Panel de
Control/ Configuración Regional/ Moneda.
y añaden o quitan, respectivamente, un decimal redondeando la cantidad hacia

arriba o hacia abajo, según el caso.
Al añadir o quitar decimales, el valor que contiene la

celda no cambia, el resultado es sólo a efectos de
visualización. Si se quiere que los cálculos se limiten a
los decimales que se ven habrá que ir a
Herramientas/Opciones…/Cálculo/Precisión de
Pantalla.
Las paletas de bordes y rellenado permiten cambiar estas características
de las celdas seleccionadas.
Barra de Dibujo
Para trazar dibujos y cambiar sus formatos.
Barra de Imagen
Para insertar imágenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.
Barra Web
Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,

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como de otro de una red local e incluso navegar por Internet.
Barra WordArt
WordArt es la denominación de unos llamativos rótulos con más posibilidades estéticas

que el texto normal y que podremos manejar con los botones de esta barra.
Barra de Gráfico
Para modificar elementos y opciones de los gráficos.
Manipulación de las barras
Para activar una barra de herramientas podemos ir aVer/Barras de Herramientaso

más rápido pulsando con el botón derecho sobre cualquier barra de menus o de
herramientas. De ambas formas nos aparecerá un menú con las posibles barras
activadas (marcadas con a) o desactivadas, pudiendo respectivamente quitar o
ponerlas con el botón izquierdo.
Para cambiar la ubicación en la pantalla de las barras de herramientas
debemos considerar estas como meras ventanas de Windows, pudiendo asirlas por su
barra azul de título o en su defecto por una zona con dos rugosidades paralelas que
tienen en su extremo, para luego arrastrar.
Para añadir y quitar botones a las barras de herramientas iremos aVer/Barras de

Herramientas/Personalizar…y arrastrarlos desde/hasta supestaña
“Comandos”.Esto nos vendrá muy bien para ubicar botones de las macros que
crearemos en un futuro. En la siguiente ilustración se está emplazando en la barra
estándar un botón para activar el autofiltro sin necesidad de ir a su correspondiente
menú.

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Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastará con arrastrarlos
desde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otras
barras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaña un signo
en forma de aspa "x".

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Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisiésemos que
volviera a estar como cuando se instaló el programa, iremos aVer/Barras de
Herramientas/Personalizar…/Pestaña "Barras de herramientas"y pulsaremos el
botón"Restablecer...".

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En este mismo cuadro tenemos un botón para crear una nueva barra de herramientas
en blanco para personalizar añadiendo los botones que queramos.
U.D. 5. Macros.
U.D. 5. Macros.
Por macro (abreviatura de macroinstrucción) podemos entender un pequeño programa
compuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecución en
serie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicho
lenguaje, un mínimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguir
personalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.

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Para grabar una macro, hay que ir aHerramientas/Macro/Grabar macro...,darle un

nombre (sin espacios) a la futura macro y cuando aceptemos, la macro empezará a
grabar nuestros movimientos hasta que accionemos el botón “Detener grabación” de la
barra del mismo nombre.
Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual Basic
desdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botón “Modificar” del
cuadro “Macro” deHerramientas/Macro/Macro....

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Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas,
empezando por procedimientos fáciles e introduciendo maniobras más complicadas
paulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros es
Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas como
la siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programación. Pero a poco
que persigamos unos resultados más sofisticados necesitaremos conocimientos de
VBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el código que construye
automáticamente Excel al grabar la macro.
Grabar una macro se podría comparar con grabar un mensaje en un contestador

automático. Lo hacemos para automatizar algo que puede hacer una máquina en
nuestro lugar un número indefinido de veces. Esa comodidad supone un esfuerzo
inicial de indicarle minuciosamentea y punto por punto lo que la máquina deberá repetir
en el futuro. De hecho, todo lo que grabemos, sea necesario o no (por
ejemplo, moverse por la hoja con las barras de desplazamiento) será repetido cada vez
que ejecutemos la macro, al igual que si estornudamos al grabar el mensaje, se oirá el
estornudo cada vez que salte el contestador. Por ello es muy importante planificar
todos los pasos antes de empezar, así como asegurarse de que ninguno de los pasos
está ya hecho, para que haya que hacerlo de nuevo y así no se quede fuera de la
grabación.
Ejemplo: Macro que borre sólo ciertas celdas
En este sencillo ejemplo, vamos a hacer que la macro borre las celdas que contienen
los datos variables de la plantilla de una factura, para facilitar la tarea a usuarios
posteriores y evitar posibles despistes y destrozos involuntarios. Vayamos paso por

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paso:
1º. Vamos aHerramientas/Macro/Grabar macro...,para especificar el nombre de la

macro (sin espacios), si queremos disponer de ella en futuros libros o sólo en este y
reflejar algún comentario que nos ayude a recordarla en futuras revisiones.
2º. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremos
que se borren, aunque realmente estén en blanco...
...y después borrarlas con la tecla "Supr" o con la opciónEdición/Borrar/Contenido.

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Nótese que no hemos seleccionado las celdas con fórmulas, como las que calculan los
subtotales, pues valdrán cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad"
y "Precio" y además necesitamos que la fórmula permanezca intacta para futuros usos
de esta hoja (como si de una plantilla se tratara).
Si olvidamos detener la grabación con el botón de la ilustración anterior se seguirán

grabando todos nuestros movimientos posteriores y que no tienen sentido en nuestra
macro. Aunque pueda parecer raro, es un despiste muy habitual cuando se hacen las
primeras macros.
Un fallo relativamente habitual que debemos evitar al no

detener la grabación es grabar incluso el momento
posterior de comprobarla con lo que se produce un error
de "memoria insuficiente", debido a que Excel nunca
pararía de ejecutar la macro, pues una de sus
instrucciones es ponerse en marcha de nuevo a ella
misma, entrando en un bucle infinito.

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Con la acción anterior ya tenemos el botón preparado aunque de momento no se

produce acción alguna al interactuar con él, por lo que hay que asignarle una macro
como pasamos a ilustrar. Empezamos haciendo un clic derecho, eligiendo la
opción"Asignar macro..."para seleccionar la macro por su nombre.

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Obsérvese en el menú contextual de la ilustración que

hay ciertas opciones para darle un aspecto más
personalizado al botón como elegir que su apariencia
sea la de un icono (estilo predeterminado), un texto
descriptivo o ambas cosas. Además se puede cambiar el
icono por otros preestablecidos, modificarlo (con un
rudimentario editor de mapa de bits a tal efecto) o
incluso pegar cualquier imagen de pocos pixeles que
tengamos en el portapapeles.
A partir del momento en que cerramos el cuadro de personalizar ya tendremos el botón

preparado para desencadenar mediante una pulsación todas las acciones que tenga la
macro para la que está signado. En este caso: seleccionar determinadas celdas, borrar
su contenido y desplazarse a otra celda para anular la selección.
Dada la dificultad que entraña confeccionar macros, no nos extrañe tener fallos en los
comienzos. Si vemos que el resultado no es el deseado o queremos perfeccionarla
tenemos dos vías:
• Si no tenemos conocimientos de VBA (Visual Basic for Applications, lenguaje

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de programación que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores pero
que es en el que quedan almacenadas las macros para futuras
modificaciones) no nos queda más remedio que volver a grabarla desde
cero, reemplazando a la existente.
Con unas mínimas nociones de VBA, podremos adentrarnos en el editor de VBA y

hacer los cambios pertinentes en su código, ahorrándonos la molestia de repetir la
grabación. Este es un motivo de peso por el que se propone al alumno interesado en
ampliar conocimientos al respecto que prosiga con el aprendizaje de VBA. Se accede
mediante la opciónHerramientas/Macros/Editor de Visual Basico mediante el
botón"Modificar"de la opciónHerramientas/Macros/Macros...y presenta un aspecto
como el de la siguiente ilustración.
Práctica. Aplicar validación y formato condicional.
Práctica. Aplicar validación y formato

condicional.
Esta práctica consiste en dotar a una hoja como la de la izquierda de las características
que tiene la de la derecha:

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• Validación: que en las notas del rango C1:D16 sólo se puedan introducir
valores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso de
que se intente teclear un valor no válido.
• Formato condicional: que cada fila adopte un color en función del valor que
tenga la calificación correspondiente de la columna E.
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aquí". Cuando termines, manda el
archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Módulo II. Fórmulas y funciones.

U.D. 1. Fórmulas.
U.D. 1. Fórmulas.
Básicamente, una celda tiene contenido y formato.
El contenido es la información que alberga, puede ser de dos tipos:
• dato, depende directamente de lo que introduzca el usuario.

• fórmula, es un cálculo cuyo resultado depende de sus operadores, sean
valores constantes o variables (los de otras celdas que, a su vez, pueden ser
datos o fórmulas).
El formato se refiere a la presentación del contenido en la cuadrícula (tipo de letra,

alineación, bordes, tramas y formatos numéricos más allá de lo meramente estético
como el número de decimales, el símbolo monetario, el porcentaje etc).
Dotar de contenido a las celdas
Introducir datos y modificarlos
Para ello basta con activar la celda en la que queramos actuar y teclear su contenido, si
bien es necesario un último paso: el dato no se considerará introducido hasta que se
active otra celda (con Intro, Tabulador o Flechas de desplazamiento).
Excel distingue automáticamente el tipo de dato (texto, numérico o fecha), alineándolo

por defecto a la derecha de la celda, excepto los textos, que los alinea a la izquierda.
Nótese que mientras se está introduciendo un dato aparecen dos botones en la barra
de fórmulas:

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Para cambiar un dato ya introducido, podemos:
• sustituirlo en su totalidad, activando la celda en cuestión e introduciendo el

nuevo dato. Nótese lo volátil que es el contenido de una celda, pues
cualquier cosa que se teclee dentro de ella sustituirá a lo existente. Por ello
será útil proteger nuestra hoja para evitar errores ajenos e incluso propios.
• modificar sólo una parte, bien haciendo clic en el dato de la barra de
fórmulas o bien haciendo doble clic en la propia celda, de ambas maneras
aparecerá un cursor que nos facilitará esta labor.
Proteger una hoja consta de dos pasos:

1º) Especificar qué celdas se quiere que no estén
protegidas, es decir, en las que queremos dejar abierta
la posibilidad de que sean cambiadas por futuros
usuarios. Para ellos las seleccionamos y luego nos
dirigimos a la pestaña Proteger de la opción
Formato/Celdas...
2º) Elegir la opción Herramientas/Proteger/Proteger
hoja... (este será el mismo camino que tomaremos para
volver a desproteger la hoja)
Introducir y modificar fórmulas
Se hace igual que los datos, con la diferencia de que tienen que ir necesariamente
precedidas por el signo igual “=”, el cual lo podemos conseguir vía teclado o pulsando
sobre el botón "=" de la barra de fórmulas (este último método tiene la ventaja de que
nos da una vista previa del resultado conforme se va construyendo la fórmula).
De hecho, la barra de fórmulas toma su nombre de que en ella aparece la expresión

algebraica de la misma, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve el
valor que toma en ese momento.

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A efectos de detección de errores, si se desea se puede

hacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulas
en vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” de
Herramientas/Opciones.../Ver (ahí también se puede
especificar si se quiere dejar de ver los encabezados y
las líneas de división de celdas), con el teclado es más
rápido pulsando “Alt+º (ordinal)”.
Para modificar fórmulas, opérese de la misma forma que con los datos, si bien se
finalizará o con las teclas ENTER o con tabulador o con el botón de la barra de
fórmulas, ya que activar otra celda podría ser considerado como que se está indicando
una variable de la fórmula.
IMPORTANTE:
cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad de
cálculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que sólo se puede romper
mediante el uso de paréntesis, recordemos:
1º) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo “^”. Ejemplos:
• 23» 2^3
• » 5^(1+1/2)
• » (50*2)^(1/2)
2º) el producto y la división, caracteres “*” y “/”, respectivamente. Ejemplos:
• 2x3 » 2*3
• » (5+3*2/6)/(2+7/2)
3º) la suma “+” y la diferencia “-”.
U.D. 2. Referencias.
U.D. 2. Referencias.

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Cuando se copia una fórmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino que
copia la posición relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celda
origen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la fórmula =F6+F7, su
copia en B2 resultará ser =C3+C4.
Si se quiere que alguna de las coordenadas de una referencia no varíe cuando

posteriormente se copie, previamente debemos poner un signo “$” delante de esa
coordenada que significa que esa referencia será absoluta y no variará cuando sea
copiada. Así, si E5 contiene =$F6+F$7, su copia en B2 será =$F3+C$7. Explicado de
otra forma:
• referencias absolutas que no cambian: las indicadas anteponiendo el

signo "$".
• referencia relativa a la fila 6: lo que en la fila 5 es 6, en la 2 será 3.
• referencia relativa a la columna C: lo que en la columna E es F, en la B será
C.
En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer una
referencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas por
debajo y por la derecha, obteniéndose los distintos resultados que seguramente
contribuirán a una mejor comprensión de este concepto.

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Una forma rápida de cambiar el tipo de una referencia es

pulsar la tecla F4 cuando se está con el cursor en dicha
referencia, con cada pulsación cambiará en este orden:
FC » $F$C » F$C » $CF » FC » $F$C » F$C » $CF...
U.D. 3. Funciones.
U.D. 3. Funciones.
Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos.
Por ejemplo: los argumentos de la función suma son sus sumandos, de tal manera que
si esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa función
es 5.
Sintaxis de una función
Una función requiere que se escriba con una sintaxis concreta.
FUNCIÓN(argumento1;argumento2;...;...;...;argumento n)
El número (n) de argumentos (que siempre irán separados por punto y coma “;”)
depende de la función utilizada:
• la mayoría tienen un número fijo.
Por ejemplo, REDONDEAR(número;núm_decimales) tiene 2

argumentos: el número que se quiere redondear y los decimales que se
desea conservar del mismo.
REDONDEAR(4,5278;2) devolverá el valor 4,53.
• las hay que no tienen un número fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde
1 hasta 30 sumandos.
SUMA(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devolvería el valor 48.
PROMEDIO(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devuelve la media aritmética de esos

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argumentos, cuyo valor es 5,333.
• otras no necesitan parámetro alguno, si bien conservan los paréntesis:
HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.
ALEATORIO() devuelve un número al azar comprendido entre el 0 y el

1.
Argumentos posibles
Los argumentos pueden ser
• Constantes, es decir, números, textos, fechas o valores lógicos cuyo valor no

cambia en función del valor de otras celdas.
Los dos únicos valores lógicos son “VERDADERO” y

“FALSO”. Ambos son los dos únicos resultados posibles
de evaluar una proposición o prueba lógica, de tal forma
que la prueba 3<5 tiene el valor lógico “VERDADERO”
mientras que 3>5 es igual a “FALSO”.
• Variables, valores tomados por otras celdas. Se escribirá la referencia de la

celda o bien su nombre.
Como en las fórmulas puede resultar incómodo el uso de

referencias como “B5”, se pueden definir nombres más
claros para ciertas celdas en la opción Insertar/
Nombre/ Definir...,que tiene el siguiente cuadro de
diálogo:

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También se puede dar nombre directamente a la celda activa

escribiéndolo a la izquierda en la barra de fórmulas.
Para usar un nombre en una fórmula bastará con escribirlo, si no lo

recordamos exactamente podemos seleccionarlo de la lista que
aparece en opciónInsertar/Nombre/Pegar....
Ejemplo: SUMA(100000;CAPITAL_PRESTADO;J5) devolverá la suma

del valor constante 100.000 y los valores variables contenidos en las
celdas “CAPITAL_PRESTADO” (referencia nombre) y J5 (referencia
normal).
• Otras funciones. Una función secundaria queda englobada en los paréntesis

de otra función principal de la cual es argumento. Por ejemplo:
SUMA(2;8;REDONDEAR(5,32187;3)) devolverá el valor 15,321.
Introducción de funciones
Una forma “arriesgada” de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor.
Para ello tendremos en cuenta que la fórmula que contiene una celda puede
componerse de una operación aritmética, una función o de una combinación de ambas
cosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habrá que olvidarse de poner el signo
igual “=” al principio de la fórmula a la que pertenezca, o mejor aún: pulsando el botón

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“=” de la barra de fórmulas.
Si la forma anterior ha sido tachada de arriesgada es porque se puede cometer errores

sintacticos al mínimo despiste. Estos errores son más prevenibles usando la opción
“Insertar/Función...” o el botón .
Lo primero que veremos será este cuadro de diálogo:
Una vez hayamos elegido la función nos aparece el cuadro de introducción de

argumentos reproducido bajo esta líneas. Es fácilmente reconocible porque no tiene
barra de título con la que moverlo, para ello basta con pinchar en cualquier parte gris
del mismo y arrastrarlo.

EXCEL AVANZADO
En dicho cuadro nos aparecerán unos campos en blanco con los distintos argumentos
que se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremos
tecleándolos o bien pinchando directamente en la hoja de cálculo tras minimizar este
cuadro mediante el botón . El cuadro queda reducido a la zona en blanco del
campo, de esta forma:
Cuando se pulse sobre “Aceptar” quedará introducida la fórmula. Para modificarla basta
con activar su celda y volver a “Insertar/Función...”, acto seguido nos aparecerán
los argumentos de la misma.
Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecerán serán los
correspondientes a la función donde se encuentre situado el cursor, bastará moverlo
para ver los parámetros de otra función (dentro de la misma fórmula). Tal y como dice
la figura de encima, para poner como argumento cualquier otra función hay que acudir
al desplegable de la izquierda de la barra de fórmulas.

EXCEL AVANZADO
FUNCIONES AVANZADAS
Matemáticas y Trigonométricas
• SUMA(número1;número2; ...) devuelve la suma de los argumentos (puede

haber hasta 30 de ellos). Una forma muy rápida de insertar esta función es
activar la celda donde se quiere tener el resultado de la suma y presionar el
botón “Autosuma” de la barra Estándar. Si bien Excel nos propondrá un
rango, nosotros podremos seleccionar otro distinto, incluso de celdas no
adyacentes (valiéndonos de la tecla Ctrl).
• REDONDEAR, REDONDEAR.MAS..., hay varias formas de redondear.
• SUMAR.SI, suma las celdas de un rango si en otro rango encuentra cierto
valor.
Búsqueda
• BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, buscan un valor en un rango (o matriz) y

devuelve un dato relacionado en dicho rango. Por ejemplo, busca un código
de cliente en la primera columna y devuelve sus apellidos en otra más a la
derecha.
• INDICE, devuelve de un rango el valor especificado por unas coordenadas.
Texto
• CONCATENAR(texto1;texto2; ...) concatena argumentos de texto, que serán

o bien textos entrecomillados o bien referencias a celdas que contengan
texto. Por ejemplo: CONCATENAR(“Fernando”;“ ”;“García”) devolverá el
texto “Fernando García”.
• MAYUSC(texto) convierte el texto en mayúsculas, NOMPROPIO sólo pone
en mayúscula la primera letra.
• TEXTO y MONEDA, convierten cifras en textos. VALOR hace lo
contrario, algo muy util si involuntariamente alguna cifra de la hoja sólo es
considerada como texto pero no se tiene en cuenta su valor a la hora de
hacer cálculos, como ilustra la imagen bajo estas líneas. Suele pasar con
valores sacados de archivos con formatos distintos al de Excel (por ejemplo,
de una página web) o cuando a la celda se le asinó en el pasado la
categoría de texto en la solapa"Número"de la opción"Formato/Celdas..."

EXCEL AVANZADO
Financieras
• PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) devuelve el pago constante de un periodo en un

préstamo con sistema francés de amortización, donde tasa es la tasa de
interés, nper el número de periodos del préstamo, va el valor actual de los
futuros pagos (lo que se presta), vf el valor residual o saldo final (en un
préstamo suele ser cero) y tipo es la modalidad del préstamo
(0=postpagable, 1=prepagable).
• PAGOPRIN y PAGOINT calculan, respectivamente, la parte de devolución
de principal (amortización del préstamo) la parte de interés de una cuota
concreta.
Fecha y hora
• AHORA() devuelve la hora y fecha del momento en que se calcula.

• HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.
Estadísticas
• PROMEDIO(número1;número2; ...) devuelve la media aritmética de los

argumentos.
• CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el número de veces que se cumple
cierto criterio en el rango especificado. Por ejemplo:
CONTAR.SI(F4:F8;“Gil”).
• MAX(número1;número2; ...) devuelve el valor máximo de un conjunto de
valores.

EXCEL AVANZADO
• MIN(número1;número2; ...) devuelve el valor mínimo de un conjunto de

valores.
Lógicas
• SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) devuelve un valor si la

condición especificada (prueba lógica) es VERDADERO (se cumple) y otro
valor si dicho argumento es FALSO (no se cumple).
Ejemplo (siendo NOTA el nombre de una celda que contiene un número):

SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;“APROBADO”) devolverá el texto “SUSPENSO” cuando
NOTA sea menor que 5 y “APROBADO” en cualquier otro caso.
Aunque es más claro hacerlo con la función BUSCARV, es usual anidar funciones SI
unas dentro de otras (un máximo de 7) para conseguir clasificaciones, por ejemplo:
SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;SI(NOTA<7;“APROBADO”;SI(NOTA<8,5;“NOTABLE”;“SOBRESALIENTE”)
devolvería las distintas calificaciones que conlleva una nota. Vemos que cada función
SI es el argumento que da el valor si no se cumple la función precedente.
• O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) devolverá VERDADERO si alguno de los

argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos
son FALSO. Ejemplo: SI(O(NOTA<5;ASISTENCIA<80%);“NO APTO”;“
APTO”).
• Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) devuelve VERDADERO si todos los
argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos
son FALSO. Ejem.: SI(Y(NOTA>=5;ASISTENCIA>=80%);“APTO”;“NO
APTO”).
Los signos de comparación "menor o igual", "mayor o

igual" y "distinto" en Excel se escriben, respectivamente,
<=, >= y <>.
Funciones definidas por el usuario
Un usuario conocedor de VBA puede construir sus propias funciones personalizadas.

Como ejemplo sencillo de comprender, se muestra la función LETRANIF() que a partir
de una cifra (dni) cálcula la letra del NIF correspondiente.
Para hacerla hay que ir aHerramientas/ Macros/ Editor de Visual Basicy transcribir el

EXCEL AVANZADO
siguiente texto en cualquiera de los módulos pertenecientes al libro de cálculo en

cuestión:
Function LETRANIF(dni As Long) As String

’la siguiente línea extrae (Mid) de esa cadena de
letras
’una (1) posición correspondiente al resto (Mod) de
dividir dni por 23, +1
LETRANIF = Mid("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE", (dni
Mod 23) + 1, 1)
End Function
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.
Tablas de una variable
Trabajando con la hoja de cálculo es habitual tener que comparar el abanico de

resultados que pueden producirse al alterar el valor de una variable, almacenada en
una celda, claro está. Para ello podríamos ir haciendo cambios sucesivos en esa celda,
observando los efectos en los cálculos e imprimiendo o anotando de alguna manera los
que nos interesaran.
Creando una tabla de una variable nos podemos ahorra esa tediosa labor, facilitando el
análisis conjunto de los posibles efectos en una o más fórmulas causados por el
cambio de una celda (para el caso de dos celdas, más adelante se estudian las tablas
de dos variables). Un ejemplo lo tenemos bajo estas líneas:

EXCEL AVANZADO
En el ejemplo se analiza el efecto del cambio de la variable "unidades fabricadas" (D6)

en los ingresos, los gastos y los beneficios, teniendo en cuenta las fórmulas de los
mismos:
• Ingresos = Precio Vta. * Unidades =

• Gastos = Coste variable * Unidades + Coste fijo =
• Beneficio = Ingresos - Gastos = (Precio Vta. * Unidades) - (Coste variable *
Unidades + Coste fijo) = Unidades * (Precio Vta. - Coste variable) - Coste fijo
= D6 * (D5 - D4) - D3
Para ello, primero preparamos la hoja con los datos de la variable que queremos
cambiar y las fórmulas que hay que calcular dispuestas como en la figura que sigue:

EXCEL AVANZADO
Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular con las fórmulas
en la primera fila (o columna) y los valores de la variable en la primera columna (o fila)
y después elegimos la opciónDatos/Tabla...
Seguidamente se nos pedirá que indiquemos la celda de entrada o variable (que debe
estar fuera de la tabla) en la casilla correspondiente según los datos los hayamos
dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestro
ejemplo, la celda toma los valores de la columna.

EXCEL AVANZADO
Tablas de dos variables
Al hilo de lo anterior, se suele dar el caso de que nos preguntemos por los efectos no
de una, sino de dos variables sobre el valor de una fórmula (no se puede de más,
debido a que trabajamos sólo con dos dimensiones: filas y columnas). En este caso
podremos hacer tablas de doble entrada de forma similar a como hemos hecho las de
una sola variable.
En este caso el ejemplo va a analizar el efecto de dos variables (el precio en D5 y las
unidades en D6) sobre el resultado, cuya fórmula (D6*(D5-D4)-D3) está en la esquina
superior izquierda de la tabla (H3).
Para ello disponemos la tabla de forma que la fórmula cuyos resultados queremos
analizar esté en la esquina superior izquierda y los valores de una variable en fila a su
derecha y los de la otra variable debajo en columna.

EXCEL AVANZADO
Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular que englobe la
fórmula de la esquina y los distintos valores a analizar y después elegimos la
opciónDatos/Tabla...
Aquí también se nos pedirá que indiquemos las celdas de entrada o variables (que

EXCEL AVANZADO
deben estar fuera de la tabla) en las casillas correspondientes según los datos los
hayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En
nuestro ejemplo, la fila da los valores del precio de venta y la columna los de las
unidades.
Al igual que con las tablas de una variable, podemos comprobar la enorme catidad de
cálculos que nos hemos ahorrado.
Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones.
Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y

funciones.
Esta práctica consiste en diseñar fórmulas de todo tipo en una hoja con datos variados.
Para demostrar que se sabe copiar fórmulas y definir bien las referencias que deban
ser absolutas, las fórmulas deben diseñarse sólo en las celdas verdes, las amarillas se
completarán copiando las anteriores.
Las fórmulas a desarrollar, por orden de dificultad son las siguientes:
1. Media de la fecha de nacimiento (PROMEDIO)

2. Año de la media de encima (AÑO)
3. Redondear a cero decimales los ingresos multiplicados por 166,386
(REDONDEAR)
4. Contar cuantos son de cada situación laboral (CONTAR.SI)
5. Sumar cuanto gana cada sexo (SUMAR.SI)
6. Comparar sus ingresos con el Salario Mínimo Interprofesional (SI)
7. Buscar el DNI que corresponde al código de encima (BUSCARV)
8. Concatenar los apellidos con el nombre que corresponde al código de
encima (BUSCARV anidada dentro de CONCATENAR)

EXCEL AVANZADO
Aunque en esta imagen orientativa no se vean nítidamente los enunciados, en la hoja

que tienes que descargar se visualizan sin problemas.
Para empezar descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
propuestas anteriores sobre la misma hoja. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
Práctica. Creación de una tabla de doble entrada.
Práctica. Creación de una tabla de doble

entrada.
Esta práctica consiste en crear una tabla de doble entrada que calcule el Índice de
Masa Corporal (IMC) a partir de el peso (Kg) y la talla (m) según la siguiente fórmula:
IMC = Peso/Talla2
La tabla resultante tiene que parecerse a esta:

EXCEL AVANZADO
Desarrolla el ejercicio desde cero en un libro nuevo. Cuando termines, manda el

archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

EXCEL AVANZADO
Módulo III. Filtro y orden.

U.D. 1. Ordenar datos.
U.D. 1. Ordenar datos.

El cometido principal de Excel es realizar cálculos numéricos de una manera potente y
flexible, pero también es un buen aliado a la hora de manejar una sencilla base de
datos. Si bien no es la herramienta adecuada cuando lo que se necesita es una base
de datos relacional (la formada por varias tablas relacionadas entre sí), puede sernos
muy util para crear y manejar bases de una sola tabla, también llamadas planas. Una
tabla puede definirse como una cuadrícula en la que cada fila es un registro y cada fila
es un campo, de forma que cada celda contiene el valor cierto campo de un registro
concreto. En el ejemplo siguiente, una tabla de clientes, cada fila o registro es un
individuo (Aarón Ramírez, Adrián González, Ainhoa García...) y cada columna o dato
es un dato personal (el código de cliente, el nombre, los apellidos...)
Cuando se manejan bases de datos hay tres necesidades básicas para gestionar los
datos que Excel resuelve de manera sencilla:
• Ordenar registros respecto a uno o más campos, la forma más clásica de

facilitar una búsqueda, por ejemplo: ordenar alfabéticamente los clientes por
su apellido. En Excel se consigue con la opciónDatos/Ordenar...o con
botones a tal efecto, y .
• Buscar valores aunque los registros no esté ordenados, por ejemplo, buscar
cierto NIF. Como en la mayoría de los programas que manejan texto la
opción necesaria esEdición/Buscar...que cuenta con una variante muy util
para realizar reemplazos rápidos:Edición/Reemplazar...Por ejemplo,
podríamos ordenar que en la columna del campo "Sexo" se reemplazasen
automáticamente todos los valores "H" por la palabra "Hombre" o la "M" por
"Mujer", ahorrándonos el trabajo de hacerlo manualmente.
• Filtrar los registros que cumplen cierta condición dejando temporalmente
invisibles los que no la cumplen, por ejemplo, ver sólo los clientes que son
de Barcelona. Para ello, Excel, reserva las opciones del menúDatos/Filtro
Más adelante profundizaremos en estas y otras necesidades más avanzadas (o menos

básicas pero verdaderamente útiles que veremos en el siguiente módulo) como

EXCEL AVANZADO
conseguir subtotales e informes dinámicos. De momento nos centramos en la primera

que hemos mencionado, ordenar, algo muy fácil pero que precisa tener unas cuantas
consideraciones previas.
En la siguiente ilustración se demuestra lo fácil que es ordenar una tabla por un sólo
campo, tras seleccionar basta con pulsar el botón "Orden ascendente" (u "Orden
descendente" , en su caso). Sólo hay que tener cuidado de no seleccionar más de
una celda si no queremos que se disgreguen los datos seleccionados respecto de los
no seleccionados. También hay que tener en cuenta que si hubiera alguna fila con
todas las celdas en blanco, la ordenación no trascendería más abajo de la misma, en
ese caso habría que seleccionar todas las celdas de la tabla (incluidas las celdas en
blanco) antes de ordenar.
El siguiente es un ejemplo de lo advertido anteriormente, si antes de ordenar se

selecciona más de una celda sólo se ordenarán los datos seleccionados,
disgregándose de los no seleccionados.

EXCEL AVANZADO
Si no se tiene en cuenta lo anterior, ordenar puede convertirse en una maniobra

peligrosa. Podríamos preguntarnos, ¿por qué Excel actúa de esta forma?
Sencillamente porque puede haber muchas ocasiones en que sí que nos interes la
disgregación de datos, es decir que sólo se ordene lo seleccionado,
independientemente de los valores que lo rodean.
El siguiente ejemplo ilustra uno de esos momentos, queremos ordenar

descendentemente los participantes en un campeonato segun los puntos que han
obtenido pero no nos interesa para nada que se desordene la columna "Puesto" que
tiene que quedar inmutable. Para ello se han seleccionado previamente sólo los datos
de las columnas "Participante" y "Puntos" y Excel se limita a ordenar dicho rango.

EXCEL AVANZADO
Como hemos visto, por criterio de ordenación toma la

celda activa, es decir, la única que no se oscurece al
seleccionarla (en este caso la que tiene el valor "3").
Para cambiar de celda activa sin perder la selección
basta con pulsar la tecla "Tabulador" (para pasar a la
siguiente, o "Mayúsculas" + "Tabulador" para pasar a la
anterior).
Las posibilidades no se quedan en el orden por un solo criterio, sino que se puede
ordenar hasta por un máximo de tres campos, para ello es necesario recurrir al menú
Datos/Ordenar... y rellenar el siguiente cuadro en el que se especifican los criterios de
ordenación (ascendente o descendente) por orden de prioridad. En el ejemplo se
ordenan los datos prioritariamente por provincia, a su vez los de la misma provincia se
ordenan por localidad y, por último, los de la misma localidad se ordenan por apellidos.

EXCEL AVANZADO
Nótese en la parte inferior del cuadro que podemos especificar si la tabla tiene una
primera fila de encabezamiento, es decir, que la primera fila (en este caso la 1)
contiene los nombres de los campos y no datos los registros (en este caso clientes),
para que no la incluya en la ordenación. Es habitual que así sea y Excel lo suele
detectar cuando la fila con los encabezados tiene formato distinto al resto (en este caso
tiene fondo gris y letra en negrita) pero no viene mal saber dónde se especifica este
aspecto cuando dicha fila no es detectada.
Si se quiere ordenar por más de tres criterios debería

recurrirse a una aplicación de bases de datos que
permita realizar consultas como Access, Oracle, Fox
Pro, MySQL... Aunque sin salir de Excel podría crearse
una columna que concatenase los valores de los
campos que se quieran tener como criterios y ordenar
sólo por esa columna. Dicha columna contendría una
función de esta forma:
=CONCATENAR(columna 1ª, columna 2ª,

columna 3ª, columna 4ª, etc...)

EXCEL AVANZADO
U.D. 2. Autofiltro.
U.D. 2. Autofiltro.
En Excel hacer un filtro, como su propio nombre puede llevar a adivinar, consiste en
visualizar sólo los registros (filas) que cumplen uno y/o varios criterios, por ejemplo:
sólo los clientes que son de Teruel.
Puntualicemos que un filtro no elimina registros, sino que los deja de visualizar. En
otras palabras, filtra sólo los que cumplen con determinados criterios, no en vano se
suele representar con un icono que recuerda al filtro de una cafetera . La variante
más rápida de los filtros es el autofiltro, que al activarse permite establecer de una
forma rápida e intuitiva cualquier columna de la tabla como criterio de filtrado.
Como muestra la siguiente imagen, el autofiltro se activa y desactiva alternativamente

desde la opciónDatos/Filtro/Autofiltro. Una vez activado, podremos establecer filtros
desde los botones desplegables que acompañan a los títulos de las columnas (los que
estén filtrando filas quedarán evidenciados en color azul) y fácilmente anularemos esos
filtrados eligiendo en sus correspondientes desplegables la primera opción “(Todas)”.

EXCEL AVANZADO
Bajo estas líneas se muestra el efecto de haber elegido filtrar los registros cuya
provincia sea "Sevilla". Nótese como el correspondiente botón desplegable ha tomado
color azul para advertir al usuario de que no está viendo todas las provincias.
Si se activan filtros en más de un campo, se hace un filtrado cada vez más excluyente
ya que sólo se visualizan los registros que cumplen con todos y cada uno de los
criterios. Esto en teoría de conjuntos nos buscaría la intersección del conjunto de
registros que cumplen un criterio con el de los que cumplen con el otro.
En el siguiente ejemplo sólo se filtrarán los registros que además de ser de la provincia
"Sevilla" su sexo sea "M" (mujer). Nótese como a la izquierda los números que

EXCEL AVANZADO
referencian las filas toman color azul (dando a antender que no estamos viendo todos
los que hay) a la vez que en la barra de estado aparece un recuento rápido de los
registros filtrados.
Si se quieren volver a ver todos los registros se puede acudir a la

opciónDatos/Filtro/Mostrar todo. Si lo que queremos sólo es retirar un criterio del
filtrado manteniendo el resto, nos dirigiremos al desplegable de la columna en cuestión
y elegiremos "Todas". En esta imagen vemos como podríamos volver a visualizar
registros de cualquier sexo, pero seguiría vigente el criterio de que sólo se vean los de
la provincia "Sevilla".
También es muy probable que en vez de elegir los que cumplen cierto criterio de
igualdad, nos interesen sencillamente los que son distintos, mayores, menores,
comiencen, terminen o contengan cierta expresión. Para ello, elegiremos "Personalizar"
y rellenaremos el cuadro emergente conforme al criterio deseado.

EXCEL AVANZADO
Cuando los datos no son numéricos, las comparaciones

"mayor que" (>) o "menor que" (<) se refieren a su
posición en orden alfabético. Por ejemplo: "Blasco" es
"mayor que" (>) "Blanco".
Siguiendo con el ejemplo, ahora nos interesamos por los registros cuya localidad no es
"Sevilla". Teniendo en cuenta que sigue activo el criterio de que la provincia sea
"Sevilla" (le delata su desplegable de color azul), el resultado será que veremos
registros de la provincia de Sevilla pero no de la capital.
Personalizar el filtro de un campo nos permite además establecer un segundo criterio

de comparación, unido al primero mediante dos posibilidades:
• la conjunción "Y" (es decir, queremos que se cumplan ambos criterios,

queremos registros que estén en la intersección de ambos conjuntos)
• la conjunción "O" (es decir, nos conformamos con que se cumpla alguno de
los dos criterios o ambos, queremos registros que estén en la unión de
ambos conjuntos)
El siguiente ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "Ingresos Brutos"

sea mayor o igual que 5.000 € y a la vez no pase de 10.000 €. Como lo que queremos
es una intersección de conjuntos, unimos ambos criterios con "Y". Unirlos con "O" no
tendría sentido, pues todos los registros superarían el filtrado, ya que todo el mundo
gana o más de 5.000 € o menos de 10.000 € o ambas cosas a la vez.

EXCEL AVANZADO
Por su parte, este otro ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "Situación
Laboral" sea "Desempleado" o "Jubilado". Como lo que queremos es una unión de
conjuntos, unimos ambos criterios con "O". Unirlos con "Y" no tendría sentido, pues
ningún registro superaría el filtrado, ya que en esta tabla o se figura como
"Desempleado" o se figura como "Jubilado" pero no ambas cosas a la vez.

EXCEL AVANZADO
Nótese en las dos imágenes anteriores como se nos

propone el uso de los llamados "caracteres comodín" (?
y *), de los que trata al final de esta unidad didáctica.
Otra posibilidad es filtrar un número fijo de elementos que sean los superiores o los
inferiores en cierto criterio. Se consigue eligiendo en el desplegable del criterio en
cuestión la opción "Las 10 más...", aunque esta denominación no hay que tomarla en
sentido estricto, no tienen por qué ser 10 y pueden ser "las menos". También, en vez
de un número fijo se puede extraer un porcentaje del recuento total de registros, lo que
en Estadística se denomina un percentil (para ello se elige "por ciento" en el cuadro
que emerge).
En el siguiente ejemplo queremos filtrar los 20 clientes más ancianos, por lo que nos
dirigimos al desplegable del campo "Fecha de nacimiento" y solicitamos los "inferiores
20 elementos", es decir los 20 que tienen una fecha de nacimiento menor, por lo tanto
los de mayor edad.
Caracteres comodín
Como adelantábamos en la nota anterior, es reseñable que para este ámbito de los
filtros se aprovecha un clásico de la informática: los caracteres comodín. Se usan
cuando se desconoce la secuencia exacta de caracteres a filtrar. La búsqueda tendrá
éxito cuando encuentre en su lugar las equivalencias citadas en esta tabla:
Carácter Equivale a... Ejemplo

comodín

EXCEL AVANZADO
* Cualquier número de co*ta encuentra “costa”,

caracteres (incluso ninguno) “corbata”, “cota”, etc...
? Cualquier carácter individual co?ta encuentra “costa”,

“corta” pero no “corbata” ni
“cota”
Aunque su utilización se suele poder sustituir por el uso de criterios tipo "contiene",
"comienza por" o "termina por", los usuarios que estén acostumbrados a usarlos no
dudarán en hacerlo.
Primer ejemplo: si buscamos clientes que viven en cualquier portal de la "Calle del
Desengaño" pero sospechamos que también pueda venir escrita como "Calle
Desengaño" podríamos acudir al filtro personalizado y solicitar aquellos registros cuyo
domicilio sea igual a "calle*desengaño*" evitándonos tener que filtrar aquellos cuyo
domicilio comience por "calle" y contenga "desengaño".
Segundo ejemplo: si buscamos clientes que su primer apellido sea Jiménez pero
desconocemos si va con "G" o con "J" ni si se habrá introducido con su correspondiente
tilde en la "é" podríamos solicitar aquellos registros cuyo campo "Apellidos" sea igual a
"?im?nez*". Así encontraríamos registros tuvieran su primer apellido Jiménez,
Giménez, Jimenez, Gimenez, etc. sea cual sea el segundo. Es triste pero tanto en las
búsquedas como los filtros no es lo mismo pedir una palabra con tilde que sin ella, algo
que no pasa, por ejemplo, en la mayoría de los buscadores de Internet.
U.D. 3. Filtro avanzado.
U.D. 3. Filtro avanzado.

Aunque se usa en casos más excepcionales, el filtro avanzado es una herramienta
diseñada para llegar a los objetivos que no se pueden alcanzar con el autofiltro, como
plantear criterios de comparación respecto a otra celda o a una fórmula, no
necesariamente un valor constante. También permiten la unión no excluyente
(mediante "O") de criterios en distintas columnas, algo imposible con el autofiltro. Otra
ventaja considerable es que permiten indicar que las celdas filtradas resultantes se

EXCEL AVANZADO
copien a otro punto de la hoja de cálculo.
En el uso del filtro avanzado ya no especificaremos los criterios a golpe de desplegable

sino introduciéndolos en celdas en la parte superior de la hoja, de hecho es preciso que
la tabla deje libres para los criterios al menos tres filas libres por encima.
Para utilizarlo hay que acudir a la opciónDatos/Filtro/Filtro avanzado.Al ser de

naturaleza más complicada, se hace necesario recurrir a ejemplos para facilitar su
comprensión.
Primer ejemplo: queremos que se filtren aquellos registros cuya columna "Ingresos
brutos" tenga valores que no sobrepasen los del valor variable de una celda (Q2, que
contiene el Salario Mínimo Interprofesional, cambiante de un año para otro). Lo primero
que se ha hecho es introducir en la celda P2 la fórmula "=O6<=$Q$2" que le hace
tomar el valor de dicha comparación (es decir, podrá ser VERDADERO o FALSO).
Para que se entienda mejor la fórmula de la comparación, O6 se refiere al primer valor

de la columna a comparar, por eso se ha dejado su referencia relativa (sin signos $),
para que no sólo compare el registro de la fila 6 sino también de la 7, 8 y todas las
inferiores. Por el otro lado, $Q$2 se refiere al valor de la celda variable con el Salario
Mínimo Interprofesional, por lo que su referencia es absoluta (con signos $) ya que su
posición no va a bajar de la fila 2 sea cual sea el registro que se compare con ella.
Encima del criterio establecido en P2 se ha dejado una celda en blanco que da a

entender que este criterio no se refiere a un campo concreto sino a una fórmula
calculada a partir de uno de ellos.
El siguiente paso es elegir la opciónDatos/Filtro/Filtro avanzadoe introducir el rango

de la lista (que lo detecta automáticamente si antes estaba seleccionada cualquiera de
sus celdas), el rango con los criterios (no solo P2 sino también P1, que vendría a ser su
título inexistente) y pulsar sobre "Aceptar".

EXCEL AVANZADO
Segundo ejemplo: nos interesa ver los desempleados que ingresan menos de 3.000 €.
Se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes
(intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2).
Para ello, ambos criterios deben convivir en la misma fila.

EXCEL AVANZADO
Tercer ejemplo: nos interesa ver los autónomos que ingresan más de 30.000 €. De
nuevo, se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas
diferentes (intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el
criterio 2). Otra vez, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
Cuarto ejemplo: nos interesa ver los clientes que, o bien son autónomos o
bien ingresan más de 30.000 €, o ambas cosas. Esta vez, se necesita filtrar registros
que cumplan al menos uno de los dos criterios en columnas diferentes (unión de
conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "O" el criterio 2). Para ello, ambos
criterios deben estar en distintas filas.

EXCEL AVANZADO
Quinto ejemplo: nos interesa ver los clientes que sean de una localidad extremeña pero
no de las capitales de provincia. Este caso es una combinación de lo dicho últimamente
y junta la unión de dos intersecciones, es decir, basta con que se cumpla cualquiera de
los siguientes enunciados: o bien ser de la provincia de Cáceres pero de localidad
distinta (<>) a Cáceres, o bien ser de la provincia de Badajoz pero de localidad distinta
(<>) a Badajoz. Expresado de otra forma, buscamos el siguiente conjunto:
((Provincia="Cáceres") Y (Localidad<>"Cáceres")) O
O ((Provincia="Badajoz") Y (Localidad<>"Badajoz"))
Por ello los criterios unidos por "Y" deben ir en la misma fila y a su vez, la unión con "O"
de los criterios resultantes debe ponerlos en distintas filas.

EXCEL AVANZADO
Práctica. Uso del orden y filtros.
Práctica. Uso del orden y filtros.

Esta práctica consiste en ordenar y filtrar la tabla del libro a descargar:
• Ordena los clientes ascendentemente por provincia, luego ascendentemente

por localidad y luego descendentemente por fecha de nacimiento.
• Filtra de una sola vez tanto los jubilados como los desempleados de la
provincia Madrid nacidos entre 1/1/1970 y 31/12/1989
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo

EXCEL AVANZADO
Módulo IV. Subtotales y tablas

dinámicas.
U.D. 1. Subtotales.
U.D. 1. Subtotales.
El uso de subtotales permite la realización rápida de cálculos estadísticos en una tabla
de datos. En este proceso, Excel realiza agrupaciones de registros que tienen el mismo
valor en un campo y les añade una fila debajo en la que ubica el cálculo solicitado: la
suma, un recuento u otras estadísticas. Para ello sólo es preciso que la tabla esté
ordenada por dicho campo pues, en caso contrario, registros pertenecientes a un
mismo grupo se encontrarían desperdigados por la hoja y en vez de una fila única con
el subtotal, habría varios parciales que no servirían de mucho.
Los cálculos que puede hacer Excel con los subtotales son los siguientes:
• Suma: de los valores numéricos.

• Contar: recuento de las celdas que no estén vacías, tal como haría la función
CONTARA().
• Promedio: La media aritmética de los valores numéricos.
• Máx: extrae el mayor valor
• Mín: extrae el menor valor.
• Producto: multiplicación de los valores numéricos.
• Contar números: recuento de las celdas con valores numéricos, tal como
haría la función CONTAR().
• Desvest y Desvestp: la desviación estándar de una población, donde la lista
es la muestra o toda la población, respectivamente.
• Var y Varp: la varianza de una población, donde la lista es la muestra o toda
la población, respectivamente.
En el sencillo ejemplo que sigue vamos a pedir un recuento de clientes de cada

comunidad autónoma. Como ya se ha comentado, para conseguir una buena
agrupación por dicho criterio previamente ordenaremos por el mismo para que los
valores idénticos queden juntos. Para ello seleccionamos sólo una celda de la columna
"Comunidad Autónoma" y pulsamos el botón "Orden Ascendente" .

EXCEL AVANZADO
Hay que tener especial cuidado con que los valores de

un mismo grupo estén escritos de forma idéntica (incluso
en lo que se refiere a acentos y eñes, dando igual las
mayúsculas), pues la mínima diferencia haría que Excel
los separara en distintos grupos.
Una vez están ordenados los datos, vamos a la opciónDatos/Subtotales...y elegimos

la columna por la que agrupar (por la que se ordenó), la función estadística a realizar, y
el campo sobre el que dicha función va a realizar los cálculos.

EXCEL AVANZADO
Nótese las tres casillas de verificación en la parte inferior del cuadro:
• Reemplazar subtotales actuales, está marcada por defecto para que al

volver a pedir un subtotal borre el anterior, la desactivaremos cuando
queramos hacer subtotales anidados, como en el siguiente ejemplo.
• Salto de página entre grupos: para que, a la hora de imprimir, no salgan dos
grupos en la misma página.
• Resumen debajo de los datos: si se desmarca esta casilla, las filas con los
subtotales se añadirán encima, no por debajo de los grupos que es la opción
por defecto.
Además, el botón "Quitar todos" permite dejar la tabla de nuevo sin subtotales, como al
principio.
El resultado es un esquema automático al estilo de los que se pueden conseguir

manualmente desdeDatos/Agrupar y esquema/Agrupar...Este esquema encierra tres
niveles a los que se puede acceder desde los tres botones numéricos que aparecen a
la izquierda de los encabezados de columna:
• El 1 es el más resumido, que muestra el cálculo total de todos los registros

(en este caso, el recuento de todos los clientes). Para desglosarlo al nivel 2
de subtotales también podemos pulsar sobre el botón "+" que aparece a la
izquierda de los encabezados de fila (botón que se tornará en un menos si
queremos recoger de nuevo las filas de ese subtotal).
• El 2, desglosa propiamente los subtotales de grupos que se han pedido,

ofreciendo el cálculo parcial solicitado (en este caso, el recuento de clientes
de cada provincia). Para desglosar al nivel 3 algún subtotal y ver los
registros concretos que lo han propiciado también basta con pulsar sobre el
botón "+" que aparece a la izquierda de los encabezados de fila (botón que
se tornará en un menos si queremos recoger de nuevo las filas de ese
subtotal).

EXCEL AVANZADO
• Por último, el nivel 3 desglosa al máximo detalle todos los registros de la

tabla, con sus correspondientes filas de subtotales intercalada. Lógicamente
no pueden desglosarse más, pero siguiendo con la misma pauta, pueden
resumirse de nuevo a nivel 2 de subtotal pulsando sobre los botones "-" de la
izquierda.

EXCEL AVANZADO
También se pueden anidar unos subtotales dentro de otros, creando más niveles de
desglose. Para ello, previamente habrá que ordenar por los criterios por los que se
quiere agrupar, comenzando por el más amplio y terminando por el más concreto.
Después se irán solicitando subtotales, teniendo cuidado de desactivar la casilla
"Reemplazar subtotales actuales".

EXCEL AVANZADO
Como ejemplo, supongamos que queremos un recuento de clientes de cada

comunidad autónoma como antes, pero que cuente también los de cada provincia y,
finalmente, los de cada localidad. Para ello, el paso previo es ordenar por los tres
criterios, dando preferencia a los más amplios. Iremos aDatos/Ordenar...y
ordenaremos ascendentemente por comunidad autónoma, luego por provincia (los que
sean de la misma comunidad) y finalmente por localidad (los que sean de la misma
comunidad y provincia).
Una vez ahí iremos tres veces a la opciónDatos/Subtotales...,donde pediremos un

recuento del DNI tanto en cada cambio de comunidad autónma, después por provincia
y finalmente por localidad (evitando borra los subtotales existentes en las dos últimas
veces). La siguiente figura describe el proceso y el resultado final.

EXCEL AVANZADO
Nótese como esta ves tenemos 5 niveles, el del recuento general, los 3 de los
subtotales solicitados y el nivel detallado con todas las filas originales.
U.D. 2. Tablas dinámicas.
U.D. 2. Tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas dan un paso más allá de los subtotales, pues también sirven para
sacar toda clase de informes resumidos de grupos de registros, la diferencia es que las

EXCEL AVANZADO
conclusiones las sacan en una hoja aparte y, en principio, no permiten ver los registros
concretos a los que se refieren. El apelativo de dinámicas les viene de la facilidad con
la que un mismo informe se puede transformar en otro cambiando o añadiendo criterios
de agrupamiento y funciones de cálculo. Una vez se comprenden las tablas, cualquiera
puede hacer el informe que se proponga con unos pocos clics y arrastres de ratón.
Para ponerlas en marcha no hace falta ni hacer una ordenación previa, basta con tener
una tabla con los encabezados de los campos en la primera fila e ir a la
opciónDatos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...y al momento se iniciará un
asistente (una sucesión de cuadros de diálogo) para orientarnos en las opciones a
elegir.
En el primer paso se nos pregunta la ubicación de los datos, que puede ser:
• en una tabla del libro Excel (la opción por defecto y más usada).
• en cualquier base de datos externa compatible con los orígenes de datos
ODBC (como Access, dBase, etc...) que tengamos configurados en el panel
de control de nuestro sistema operativo (véase "Herramientas
Administrativas").
• dispersos en varios rangos de varias hojas del libro (consolidación).
• en una tabla dinámica anterior, así ocupará menos memoria el archivo
resultante (esta opción, lógicamente, sólo está disponible si ya existe otra
tabla en el libro Excel.
También se nos da a elegir entre crear una tabla (informe numérico) o un informe
gráfico (opción que se estudia más a fondo en la siguiente unidad didáctica).
En nuestro ejemplo no cambiamos ninguna opción por defecto y pulsamos sobre

"Siguiente >".

EXCEL AVANZADO
En el segundo paso podemos especificar el rango de celdas completo con los datos a
analizar, trabajo que nos ahorraremos si previamente ya estaba seleccionada cualquier
celda de la tabla y la misma no tiene filas en blanco. Nos aseguramos de que el rango
es el correcto y pulsamos de nuevo sobre "Siguiente >".

EXCEL AVANZADO
Por último (tal y como nos da a entender la bandera a cuadros indicadora de meta
automovilística), el tercer paso nos permite decidir la ubicación de la tabla. La opción
por defecto es en una hoja nueva, también es la más recomendable en los comienzos
para verlo todo más claro y porque no sabemos las dimensiones finales de la tabla, por
lo que situar la tabla en una de las hojas existentes podría hacer peligrar los valores de
otras celdas.
En este momento, podríamos acceder al diseño a priori y a las opciones avanzadas de

la tabla con los respectivos botones de la parte inferior, aunque seguramente se
entienda todo más claro si se cambia a posteriori, por lo que pulsaremos sobre
"Finalizar".
Al momento tendremos la tabla en blanco junto a una nueva barra de herramientas

llamada "Tabla dinámica" que contiene los nombres de los campos de la tabla. Para
darle contenido a la tabla basta con arrastrar los nombres de los campos a alguna de
estas zonas:
"Coloque campos de fila aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean criterio de agrupación para formar categorías de registros
dispuestas en filas, una debajo de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el
campo a esta zona un puntero como el de la izquierda (nótense las sutiles diferencias
en el sombreado entre este y los tres siguientes).
"Coloque campos de columna aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que

EXCEL AVANZADO
sean criterio de agrupación para formar categorías de registros dispuestas en
columnas, una al lado de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a
esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque datos aquí", ahí arrastraremos necesariamente los campos sobre los que
queramos que se hagan cálculos (el repertorio de funciones es el mismo que
para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos campos
numéricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate de valores de texto,
sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nos confirmará que
estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque campos de página aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma que podamos
optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa
el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero
como el de la izquierda.
Vista la teoría, se entenderá mejor unos ejemplos. Para ello hemos preparado una
tabla cuyos registros son las facturas de gastos de una pequeña empresa, como puede
verse en la primera ilustración de esta unidad didáctica. Vamos a ir proponiendo
enunciados de consultas estadísticas y comprobaremos como la tabla dinámica puede
dar respuesta a todas ellas:
Primer enunciado: ¿cuánto le hemos comprado a cada proveedor?
Solución: Elegimos "Proveedor" como campo de fila y "BI" (base imponible) como dato.
Al tratarse el dato de un número, automáticamente será sumado. Cada fila resumen es
encabezada por un proveedor y una última fila cálcula el total general.

EXCEL AVANZADO
Segundo enunciado: de lo que le hemos comprado a cada proveedor, ¿cuánto era de

cada tipo de IVA?
Solución: elegimos "% IVA" como campo de columna. Se separan los cálculos en tres
columnas, una por tipo de IVA y una columna a la derecha calcula su respectivo total
general.
Tercer enunciado: ¿bajo qué concepto contable realizamos esas compras de cada
proveedor y de cada tipo de IVA?

EXCEL AVANZADO
Solución: elegimos "Concepto" como campo de fila por el que crear grupos, a la
izquierda del existente ("Proveedor"). De esta forma, primero crea categorías por
conceptos y después las subdivide por proveedores. Si se arrastra a la derecha, el
efecto de agrupamiento sería el inverso.
Otra forma de subdividir una categoría en otra es hacer

un doble clic en cualquiera de los rótulos de los grupos
existentes (cuidado, no en el campo de fondo gris, pues
nos llevará a la configuración del campo) y eligiendo la
subcategoría con el siguiente cuadro de diálogo:

EXCEL AVANZADO
Cuarto enunciado: ¿cuánto nos hemos gastado por concepto, sin subdividir por
proveedor?
Solución: arrastramos el campo "Proveedor" fuera de la tabla hasta que al puntero le

acompañe el símbolo de un tachón rojo, como el que se observa abajo en la ilustración.
La subcategoría "Proveedor" deja de actuar.

EXCEL AVANZADO
Quinto enunciado: ¿cuánto hemos comprado cada día?
Solución: arrastramos el campo "Concepto" fuera de la tabla y elegimos "Fecha" como

campo de fila. Ahora, cada fila la forma la suma de las compras que se hicieron en un
mismo día.
Sexto enunciado: estoy haciendo la declaración trimestral de IVA ¿cuánto he comprado

en cada trimestre de cada tipo?
Solución: hacemos un clic derecho en el campo de fila recién instaurado ·Fecha" y

elegimos la opción "Agrupar".

EXCEL AVANZADO
En el cuadro "Agrupar" que aparece seguidamente, elegimos "Trimestres" y al pulsar

sobre "Aceptar" ya tendremos lo que buscábamos.

EXCEL AVANZADO
Séptimo enunciado: No me basta con saber la BI de cada trimestre, necesito también el

IVA y el total.
Solución: elegimos "IVA" y "TOTAL" como campos de datos. Cada categoría de fila
desglosará los tres cálculos, BI, IVA y total.
Octavo enunciado: quiero que se vuelva a quedar sólo la suma del IVA.
Solución: no se pueden arrastrar los campos fuera de la tabla pero se pueden excluir
desde el desplegable del encabezado gris "Datos". La tabla vuelve a calcular sólo la
suma del IVA.
Noveno enunciado: quiero que los distintos tipos de IVA se vean de forma separada
conforme los vaya eligiendo, no todos a la vez en columnas.
Solución: arrastramos el campo "% IVA" para que deje de ser campo de columna y se
convierta en campo de página. Ahora, veremos o el total general de todos los tipos (lo
que antes estaba en la columna de más a la derecha) o el parcial de cada tipo, sin
mezclarse con los otros, tan sólo accionando el desplegable de arriba del todo.

EXCEL AVANZADO
Decimo enunciado: ¿qué importe tuvo la compra más importante que hice en cada
trimestre?
Solución: accionamos el botón "configuración de campo" de la barra "Tabla dinámica",

también sale esta opción haciendo un clic derecho en el campo de la esquina superior
izquierda de la tabla o, más rápido todavía, un doble clic (como se mencionaba en el
truco anterior). Ahí cambiamos la configuración del campo de datos y elegimos la
función "Máximo" en vez de "Suma".

EXCEL AVANZADO
Como se puede observar en el cuadro de la derecha de la imagen, al configurar el

campo, además de cambiar de función se puede cambiar el formato de número como
se hace ordinariamente con las celdas.
U.D. 3. Gráficos dinámicos.
U.D. 3. Gráficos dinámicos.

Los gráficos dinámicos son una herramienta de análisis visual derivada de las tablas
dinámicas. Permiten la representación gráfica de los datos que resume una tabla
dinámica al igual que un gráfico ordinario hace con series de valores en celdas. De
hecho cuando creemos un gráfico dinámico, automáticamente se creará una tabla que
le acompañará para proporcionarle los datos que necesita.
Para crear un gráfico dinámico hay que accionar la misma opción que con las tablas
dinámicas,Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...,pero eligiendo la opción
"Gráfico dinámico", como es lógico.

EXCEL AVANZADO
El siguiente paso nos volverá a preguntar por el área de celdas que contiene los datos
a analizar, igual que con las tablas_
Si después del paso anterior, Excel detecta que ya hay una tabla referida a esos datos,

EXCEL AVANZADO
podremos basarnos en ella para ahorrar memoria, aunque serán interdependientes

entre ellas. La elección es nuestra y nos será consultada con el siguiente cuadro:
En el caso de responder afirmativamente o si en el paso 1 hemos indicado que nos

basaremos en otra tabla existente, deberemos indicarle cuál en el siguiente cuadro:
Finalmente, el paso 3 nos consultará dóde queremos ubicar la tabla que

necesariamente tiene que acompañar a todo gráfico dinámico. Como ya hicimos en su
momento, recomendamos desviarla a una hoja nueva para que no entre en conflicto
con valores existentes en nuestras celdas.

EXCEL AVANZADO
Una vez pulsemos "Finalizar", tendremos el gráfico preparado en blanco y la

correspondiente barra de herramientas de tabla dinámica, que ya nos es familiar,
además de la barra de gráficos para editar el gráfico resultante conforme a nuestra
conveniencia.
Antes de seguir convendría recapitular qué es un gráfico y qué partes lo componen.

Podría definirse gráfico como la representación visual de los datos o valores
alcanzados por unas series a lo largo de ciertas categorías. Un ejemplo adaptado al
fichero que usamos en la unidad didáctica anterior: si realizamos un gráfico que
represente las compras (campo "BI") realizadas para cada concepto contable durante
el año (campo "Fecha"), los datos serán las bases imponibles, las series los conceptos
contables y las categorías las fechas.
La pauta a seguir ahora es arrastrar los campos dónde les correponda, teniendo en
cuenta que las 4 zonas que conocemos de las tablas dinámicas se ven un poco
alteradas:
"Coloque campos de categoría aquí" (el eje de abscisas, X), ahí arrastraremos
opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de agrupación para
formar categorías de registros dispuestas el eje de abscisas, una junto a la otra. Nos
confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la
izquierda.
"Coloque campos de serie aquí" (en la leyenda), ahí arrastraremos opcionalmente los

EXCEL AVANZADO
sean criterio de agrupación para formar series de registros, cada una de un
color. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como
el de la izquierda.
"Coloque datos aquí" (en el área de trazado del gráfico), ahí

arrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se
hagan cálculos y se representen los valores alcanzados (el repertorio de funciones es

el mismo que para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando
arrastremos campos numéricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate de
valores de texto, sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nos
confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la
izquierda.
"Coloque campos de página aquí" (arriba del todo), ahí arrastraremos opcionalmente
los campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma
que podamos optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos
si no se activa el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona
un puntero como el de la izquierda.
Seguramente la siguiente imagen ayudará a comprender mejor este tema, teniendo en

cuenta que ilustra el ejemplo enunciado anteriormente, la configuración de un gráfico
que represente:
• las compras... (el campo "BI" es el dato por lo que irá al área de trazado)
• ...realizadas para cada concepto contable... (el campo "Concepto" define las
series, por lo que irá a la leyenda)
• ...durante el año (el campo "Fecha" define las categorías del eje X, por lo
que ahí hay que arrastrarlo).

EXCEL AVANZADO
El resultado de la maniobra anterior nos devuelve un gráfico de columnas, cada color

es una serie y las fechas se suceden en el eje X. Seguramente la información que
suministra el gráfico será más util si agrupamos las fechas por trimestres, al igual que
se hizo con las tablas dinñamicas, para que en el eje X solo haya 4 categorías: los 4
trimestres del año. Para ello nos valemos del clic derecho en el campo de las
categorías ("Fecha").

EXCEL AVANZADO
Bajo estas líneas se puede ver el gráfico resultante, con los trimestres como
categorías. Si queremos cambiar cualquier opción podemos activar el asistente de
gráficos desde el botón o desde el menúGráficoy acceder a cualquiera de sus 4
pasos:
• Paso 1: tipo (columnas, barras, líneas, circular, etc...) y subtipo de gráfico

(normal, apilado, porcentual, en 3 dimensiones, etc...).
• Paso 2: datos de origen, es decir, la tabla que alberga los valores a
representar.
• Paso 3: opciones de gráfico, relativas al diseño (títulos, ejes, lineas de
división, leyenda y tabla de datos).
• Paso 4: ubicación, o en una hoja nueva para él solo o flotando como un
objeto en una hoja existente, conviviendo con los valores de sus celdas.
Cómo no, también podremos hacer uso de la barra de gráficos para cambiar el formato
de cualquier elemento concreto del mismo (a elegir del desplegable):

EXCEL AVANZADO
De esta forma se ha conseguido el siguiente ejemplo: es el mismo gráfico de antes

pero de tipo "Áreas" y subtipo "Apiladas con efecto 3D" (además de algún que otro
retoque de elementos sueltos: título, colores...).

EXCEL AVANZADO
Otro ejemplo: de nuevo el mismo gráfico pero de tipo "Circular" y subtipo "efecto 3D"
(además de algún que otro retoque de elementos sueltos: título, colores, alto de la
base, giro en 3D...).

EXCEL AVANZADO
Por último, la siguiente figura ilustra el gráfico anterior con otra ubicación: flotando
como un objeto en la misma hoja que la tabla dinámica en la que se basa.

EXCEL AVANZADO
Práctica. Totalizar por grupos.
Práctica. Totalizar por grupos.

EXCEL AVANZADO
Esta práctica consiste en realizar subtotales en las siguientes hojas del libro a
descargar:
• En la Hoja 1: el promedio de Ingresos Brutos de los clientes de cada sexo.

• En la Hoja 2: la suma de Ingresos Brutos de los clientes de cada localidad.
• En la Hoja 3: el cliente más viejo y el más joven de cada provincia.
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
Práctica. Tabla y gráfico dinámico.
Práctica. Tabla y gráfico dinámico.

Esta práctica consiste en realizar una tabla y un gráfico dinámico sobre los datos del
libro a descargar:
• La tabla debe contar cuántos hombres y cuántas mujeres tienen unos

ingresos brutos comprendidos en estos tramos: de 0 a 9.999, de 10.000 a
19.999, de 20.000 a 29.999 y de 30.000 a 40.000.
Pista: hay que usar la opción de agrupar categorías.
• El gráfico debe representar mediante líneas los ingresos medios de cada

sexo segú su situación laboral.

EXCEL AVANZADO
propuestas anteriores. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante
el correo de la plataforma.

EXCEL AVANZADO
Módulo V. Herramientas avanzadas.

U.D. 1. Auditoría.
U.D. 1. Auditoría.
La barra de fórmulas (representada bajo estas líneas) debe su nombre a que en la

misma aparece la expresión algebraica de la celda que esté seleccionada en ese
momento, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve el valor que
toma.
Es inecitable que se produzcan errores en la elaboración de las hojas de datos. De

algunos nos informan las propias celdas con los siguientes códigos de error:
• #####
• #¡VALOR!
• #¡DIV/0!
• #¿NOMBRE?
• #N/A
• #¡REF!
• #¡NUM!
• #¡NULO!
Pero a menudo, los errores más peligrosos son los que no detecta Excel porque dan un
valor correcto a efectos técnicos pero que no concuerda con el proposito para el que
habíamos formulado la celda. Son errores que pueden pasar fácilmente desapercibidos
entre la marea de cifras en la que se suele convertir cualquier hoja de cálculo.
Para ello contamos con las herramientas de auditoría, que sirven principalmente como

EXCEL AVANZADO
ayuda visual a la detección de ambas clases de errores, tanto técnicos como de

formulación.
A efectos de detección de errores, si se desea se puede

hacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulas
en vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” de
Herramientas/Opciones.../Ver(ahí también se puede
especificar si se quiere dejar de ver los encabezados
y las líneas de división de celdas), con el teclado es
más rápido pulsando “Alt+º (ordinal)”.
Dichas herramientas se activan desde los botones de su propia barra, la de auditoría,

accesible desdeHerramientas/Auditoriay son los siguientes:
Rastrear y quitar precedentes (las que influyen en la celda activa)
Rastrear y quitar dependientes (en las que influye la celda activa)
Borrar todas las flechas
Insertar comentarios que nos ayuden a explicar lo que vemos en las celdas.
Rastrear precedentes es pedir que unas flechas azules indiquen las celdas que
intervienen en el resultado de la celda activa. En este ejemplo (sencillo para una mejor
comprensión) nos preguntamos por las celdas que influyen en el total de la factura.
Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar precedentes" (sólo
de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .

EXCEL AVANZADO
Rastrear dependientes es pedir que unas flechas azules indiquen las

celdas en cuyo resultado interviene la celda activa. Ahora nos preguntamos por las
celdas en las que influye la base imponible del 4%.
Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar dependientes" (sólo
de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .
Durante el proceso de detección de errores puede sernos de gran ayuda comentar las
celdas, para un momento posterior en el que se necesite más información acerca del
contenido de la celda, tanto para nosotros mismo como para futuros usuarios de la
hoja. Para insertarlos tenemos tres opciones:
• El botón de la barra de auditoría.

• Clic derecho/Insertar comentario.
• MenúInsertar/Comentario.
Si necesitamos modificar el comentario tenemos dos opciones:
• El botón "Modificar comentario" de la barra de auditoría.

• Clic derecho/Modificar comentario.

EXCEL AVANZADO
Por último, si queremos borrar el comentario tenemos dos opciones:
• Clic derecho/Modificar comentario.

• MenúEdición/Borrar/Comentario.
U.D. 2. Buscar objetivo.
U.D. 2. Buscar objetivo.

EXCEL AVANZADO
Lo normal en las tareas diarias de Excel es diseñar fórmulas que nos lleven a averiguar
un resultado que necesitamos conocer. Sin embargo, suelen darse casos en los que
conocemos el resultado al que queremos llegar, sabemos las fórmulas que lo propician
pero nos preguntamos por el valor que deben tener las celdas precedentes o variables
para conseguir dicho resultado.
Una forma manual y tradicional de solucionar el problema sería plantear en un papel

aparte la expresión algebraíca del mismo, resolver la ecuación y trasladar la formula
resultante a Excel sustituyendo el resultado deseado en la misma para que nos
devuelva el valor de la variable. Un incoveniente puede radicar en que no confiemos
mucho en nuestra solvencia con el abstracto mundo del álgebra. Además es un trabajo
que nos podemos ahorrar con la función que estamos tratando ahora.
Si no vamos tan bien en matemáticas, otra forma rudimentaria de conseguirlo sería ir

introduciendo valores en las celdas precedentes para, por prueba y error, acercarnos al
valor deseado. Tarea harto difícil cuando no interminable.
En cualquier caso, si nos viésemos obligados a hacer

"probatinas" siempre puede venir bien pedir a Excel que
la pulsación de la tecla ENTER no cambie la selección a
la celda de debajo. Para ello, basta con ir a la pestaña
"Modificar" del menú Herramientas/Opciones...y
desmarcar la casilla "Mover selección después de
ENTRAR".
Desechemos pues esas opciones gracias a la herramienta "Buscar objetivo" siempre y

cuando la incognita que tengamos sea sólo una, si son más necesitaremos del
complemento "Solver" que se explica dentro de dos unidades didácticas.
El uso de "Buscar objetivo" es muy sencillo: una vez hemos completado las fórmulas de
la hoja y llega el momento en que nos preguntamos por la variable, nos situamos en la
celda con el resultado (distinto al deseado, pues aún no conocemos el valor necesario
de la celda variable). Paso seguido, nos dirigimos a Herramientas/Buscar objetivo... y
rellenamos los datos que se nos piden:
• "Definir la celda" se refiere a la celda objetivo.

• "Con el valor" que deseamos que alcance dicha celda.
• "Para cambiar la celda" variable cuyo valor queremos obtener.
Acto seguido pulsamos "Aceptar".

EXCEL AVANZADO
En el ejemplo de las ilustraciones, nos preguntamos por la cantidad que hay que
producir y vender para que el beneficio sea cero, es decir, aquella por debajo de la cual
hay pérdidas y a partir de la que empieza a ser rentable la actividad. En términos
económicos, lo que se llama el "umbral de rentabilidad".
Si el problema tiene solución, Excel nos informará con el cuadro de abajo a la derecha,
además de cambiar el dato de la celda variable que, a su vez, cambia el resultado para
coincidir con el que deseábamos. Si estamos de acuerdo, pulsamos "Aceptar", si no:
"Cancelar".

EXCEL AVANZADO
U.D. 3. Escenarios.
U.D. 3. Escenarios.
Introducción
Una de las utilidades de la hoja de cálculo es realizar los cálculos necesarios para
valorar situaciones o hipótesis alternativas. En ese proceso es habitual cambiar
numerosas veces los valores de las celdas variables y comparar los distintos resultados
y sería una pena que todas estas pruebas se las llevara el viento.
Ahí radica la utilidad de los escenarios, en la posibilidad de guardar bajo una

denominación las distintas combinaciones de valores que definen cada situación, para
recuperarla en el futuro y compararla con las otras situaciones mediante informes a tal
efecto.
Para que se entienda, exponemos un ejemplo que usa la función financiera PAGO()
para calcular la cuota de un préstamo en función del capital prestado, los años de
duración y el tipo de interés anual. Usaremos los escenarios para comparar las
posibilidades cambiantes según cuánto capital pedimos, a cuántos años negociamos el
préstamo y el tipo de interés aplicado en cada situación (o escenario, propiamente
dicho).

EXCEL AVANZADO
Si bien, para conseguir unos resultados más claros en el uso de los escenarios, es
recomendable hacer uso de los nombres de celdas en lugar de sus referencias, por lo
que vamos a hacer un inciso para detallar su funcionamiento.
Uso de nombres para las celdas
Como íbamos diciendo, usar nombres en las celdas permite referirse a ellas por un
nombre más fácil de entender y recordar que lo que viene siendo su referencia. En este
ejemplo se entiende mejor "Cuota_Mensual" que "D7".
La forma más rápida es seleccionar la celda, escribir el nombre que queramos en el

cuadro de nombres (parte izquierda de la barra de fórmulas) y pulsar ENTER.
A partir de ahora nos podremos referir a esa celda tanto por su nombre
("Cuota_Mensual") como por su referencia de siempre ("D7").

EXCEL AVANZADO
Al asignar un nombre a una celda este se referirá a la

referencia de la misma en términos absolutos (añadirá
símbolos $), por lo que no es recomendable usar
nombres en fórmulas que usan referencias relativas y
van a ser copiadas a otros puntos de la hoja. A no ser
que se quite la referencia absoluta en el cuadro
Insertar/Nombre/Definir....
Si tenemos los nombres que queremos asignar etiquetados junto a las celdas en
cuestión podemos ahorrarnos el trabajo de ir una por una seleccionando tanto las
celdas a nombrar como las que contienen los nombres y acudir a la
opciónInsertar/Nombre/Crear.
Acto seguido especificaremos el lugar de las celdas con el nombre (también llamadas
"etiquetas") y ya tendremos todos esos nombres definidos de una sola vez.

EXCEL AVANZADO
Las fórmulas creadas con anterioridad a la definición de

nombres no se actualizarán para reflejar los nuevos
(seguirán con las referencias anteriores) pero las
fórmulas que hagamos a partir de ahora tomarán esos
nombres (a no ser que tecleemos las referencias).
Si queremos administrar los nombres que hay definidos en todo nuestro libro de Excel
podemos ir aInsertar/Nombre/Definir...
Teniendo en cuenta lo anterior, si en nuestro ejemplo volvemos a construir la fórmula

de la cuota mensual, quedará como sigue.

EXCEL AVANZADO
Uso de escenarios
Una vez tenemos planteadas las fórmulas de nuestra hoja seleccionamos las celdas
cambiantes (para ahorrarnos especificarlas después) y vamos a
Herramientas/Escenarios... Como no tenemos ningún escenario comenzare mos a
agregarlos de uno en uno. Para ello pasaremos por dos cuadros de diálogo:
• el primero nos pregunta un nombre por el que referirse en el futuro al

escenario, las celdas cambiantes (si estaban seleccionadas puede verse que
no hace falta) y un comentario opcional de parte del autor.
• el segundo nos pide los valores que tendrán en ese escenario las celdas
cambiantes.

EXCEL AVANZADO
Una vez hemos agregado el primero, seguimos con el segundo, al que pasamos
directamente mediante el botón "Agregar"...
...el tercero...

EXCEL AVANZADO
...el cuarto...
y el quinto, no necesariamente el último porque siempre se pueden añadir más en el

futuro, además de modificarlos o eliminarlos.

EXCEL AVANZADO
Como ya no agreganmos más, pulsamos sobre "Aceptar" y volvemos al administrador

de escenarios, donde podremos pasar de una a otro (y observar sus efectos en las
celdas de detrás) con el simple gesto de hacer doble clic en sus nombres. En este
mismo cuadro podremos agregar más escenarios, modificar o eliminar los existentes.

EXCEL AVANZADO
Si pulsamos en el botón "Resumen..." se nos preguntará cuál es la celda resultante que

queremos incluir en el informe y se nos darán dos opciones:
• una nueva hoja resumen con esquema que resume todas las combinaciones
de valores y su resultado. Obsérvese lo bien que viene haber definido
nombres, de no haberlo hecho, veríamos las clásicas referencia, dificultando
su comprensión.

EXCEL AVANZADO
• o una tabla dinámica en una nueva hoja con los datos todavía más
resumidos.
U.D. 4. Solver.
U.D. 4. Solver.
Anteriormente hemos visto como la herramienta "Buscar objetivo" nos permitía resolver
problemas con una incognita. Solver llega más lejos, se hace necesario recurrir a esta

EXCEL AVANZADO
otra herramienta cuando hay más de una incognita. Quién necesite resolver
enunciados de programación lineal tiene aquí un buen aliado.
Antes de nada hay que asegurarse de que Solver está disponible en el menú
Herramientas, pues depende de la modalidad que se eligiera al instalar Office. Si no lo
está, tendremos que activarlo desde la opción Herramientas/Complementos o agregar
componentes desde el programa de instalación de Office.
Tras seleccionar Solver y pulsar "Aceptar", un mensaje nos propondrá instalar dicho
complemento.
Tendremos preparado el CD de instalación de Office para cuando nos sea solicitado

mediante el siguiente cuadro.

EXCEL AVANZADO
Ya podemos usar Solver, previamente vamos a plantear el problema que nos servirá de
ejemplo en las explicaciones:
Enunciado: una pequeña empresa farmacéutica elabora artesanalmente dos

preparados A y B, que vende a 56 €/u y 44 €/u, respectivamente. Cada frasco de
preparado A necesita 12 cc de principio activo, 88 cc de excipiente y lleva 3/4 de hora
de preparación. Por su parte, cada frasco de preparado B necesita 8 cc de principio
activo, 92 cc de excipiente y conlleva 1/2 hora de preparación.
Contamos con que este año pueden adquirir un máximo de 50.000 cc de principio
activo a 0,75 €/cc, 500.000 cc de excipiente a 0,15 €/cc y que sus trabajadores tienen
contrato por 3.000 h con un coste de 10€/h y no contemplan realizar horas extra.
Sabiendo que los costes fijos van a ser de 24.000 €, ¿qué cantidad debe fabricar de
cada preparado para conseguir el máximo beneficio?
Lo primero que hay que hacer es desarrollar el problema en la hoja con los datos con
los que contamos y crear las fórmulas necesarias para calcular los recursos empleados
y el resultado final. No hay qué disponer las celdas de ninguna forma especial pero
procuraremos en todo momento darle una estructura clara para no confundirnos a la
hora de configurar las opciones de Solver. Nuestro enunciado quedaría de esta forma:

EXCEL AVANZADO
Para una mejor comprensión del ejemplo, estas son las fórmulas que, lógicamente, no
se pueden ver en la cuadrícula (a no ser que elijamos ver las fórmulas en la solapa
"Ver" deHerramientas/Opciones...).
Estamos listos para ir aHerramientas/Solver...y especificar los siguientes parámetros:
• Celda objetivo: aquella de la que queremos conseguir un resultado (saldrá

automáticamente la que estuviera seleccionada).
• Valor de la celda objetivo: lo que queremos conseguir con la celda anterior:
el máximo, el mínimo o un valor concreto.
• Cambiando las celdas: especificamos el rango en el que están las variables.
• En el cuadro de restricciones, vacío de momento, empezamos a agregar
restricciones.

EXCEL AVANZADO
La figura de debajo resume la forma de agregar las tres restricciones del problema, a
las que añadimos dos para especificar que las cantidades a calcular no pueden tener
decimales (no se puede fabricar medio frasco). Cada cuadro de "Agregar restricción"
tiene tres partes:
• La referencia a la celda que hay que restringir y que contiene la fórmula cuyo
resultado se quiere restringir.
• El tipo de restricción a someter a la celda anterior: menor o igual que (<=),
igual a (=), mayor o igual que (>=), obligatoriedad de der un número entero
(int) u obligatoriedad de ser un binario (bin).

EXCEL AVANZADO
Una vez agregamos la última restricción pulsamos en "Aceptar" y estaremos de nuevo

en el cuadro de "Parámetros de Solver" donde el botón "Opciones" nos lleva a otro
cuadro en el que podemos especificar opciones avanzadas respecto al método iterativo
con el que Excel va a intentar resolver el problema.
De entre todas, destaquemos la posibilidad de especificar que asuma que las variables
halladas no pueden ser negativas, lo que nos ahorrará introducir (si viéramos que
alguna variable arrojaba un valor negativo sin poder serlo) restricciones de tipo "mayor
o igual que cero" (>=0). También se puede especificar el tiempo máximo en segundos o
el número máximo de iteraciones que se le concede a Excel para resolver el problema
en el caso de que tenga que hacer muchas.
Una iteración es el cálculo y comparación del resultado final de cada posible solución
(que cumpla con las restricciones). El método iterativo no calcula la solución, sino que
la busca a partir de hacer pruebas con todas las combinaciones posibles a las que le
da tiempo.

EXCEL AVANZADO
Una vez pulsemos el botón "Resolver" y dentro del plazo temporal que le hemos
concedido (100 segundos en este caso) Excel nos informará de la mejor solución que
ha encontrado. Si antes de pulsar sobre "Aceptar" estamos de acuerdo en adoptarla,
elegiremos "Utilizar solución de Solver", si no nos convence restauraremos los valores
originales. Si queremos someter la solución a un futuro análisis, podemos
almacenarla como un escenario pulsando "Guardar escenario..." tras lo que tan sólo se
nos pedirá un nombre de referencia.

EXCEL AVANZADO
Antes de pulsar sobre "Aceptar" en el cuadro anterior también se pueden pedir

informes de respuestas, de sensibilidad y/o de límites. Si alguno de ellos carece de
sentido, se nos informará con un cuadro como el siguiente:
Este es el aspecto que presenta un informe de respuestas.

EXCEL AVANZADO
Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones.
Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones.

Esta práctica consiste en usar escenarios para almacenar datos de distintas hipótesis
para ayudar en la toma de decisiones.
Además de manejar el uso de escenarios, se quiere valorar tu capacidad para plantear

las fórmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero en un
libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo
de la plataforma.
Problema:

EXCEL AVANZADO
Para fabricar cierto producto en nuestra empresa incurrimos en unos costes fijos de
50.000 € y unos costes variables de 50 € por cada unidad.
El precio al que vendamos el producto influirá en la demanda del mismo en el mercado.

Tanto precio como demanda influirán en los ingresos totales y, por lo tanto en el
beneficio. Por ello hemos encargado a una empresa consultora un estudio de mercado
en el que ha estimado la demanda que tendrá nuestro producto según el precio de
lanzamiento. Un resumen de ese estudio plantea 4 posibles estrategias:
• Salir con un precio de venta de 100 € provocaría una demanda de 5.000

unidades.
• Con un precio de 90 €, una demanda de 6.000 uns.
• Con un precio de 80 €, una demanda de 9.000 uns.
• Y con un precio de 70 €, una demanda de 15.000 uns.
Se te pide que generes un informe de escenarios en el que podamos comparar las

distintas alternativas y decidir cuál es la más lucrativa y cuál es la que menos.
Práctica. Usar solver para tomar decisiones.
Práctica. Usar solver para tomar decisiones.

Esta práctica consiste en solucionar un problema de programación lineal con dos
incógnitas mediante la herramienta Solver.
Además de manejar esta herramienta concreta, se quiere valorar tu capacidad para

plantear las fórmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero
en un libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el
correo de la plataforma.
Problema:
Fabricamos dos artículos, A y B, que nos reportan un beneficio de 3 y 4 unidades

monetarias, respectivamente.
Disponemos de 180 unidades de materia prima, necesitando 2 para cada unidad de A

y 3 para cada unidad de B. A su vez, no podemos superar las 320 unidades de mano
de obra, requiriendo 4 cada unidad de A y 5 cada unidad de B.
Queremos saber cuántas unidades tenemos que fabricar de cada artículo para obtener

EXCEL AVANZADO
el máximo beneficio.
Links de interés
Links de interés
Microsoft, información del producto
Lotus 1-2-3, información del producto (en inglés)
Alternativa gratuita a Office: OpenOffice
Artículo en Wikipedia
PP+FF y trucos de Excel
Manuales de Excel
Casos resueltos de Excel para economistas
Modelos económicos y financieros
Ejemplos de Excel
Galería de imágenes
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Según qué sistema operativo estemos usando también

Control de distintas zonas de la hoja

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Si queremos que dejen de estar fijas estás zonas elegiremos Ventana/Movilizar

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Resulta más rápido arrastrar los

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Existe la posibilidad de configurar que salga automáticamente un mensaje en el

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Y también puede configurarse un mensaje de error que saldrá cuando el valor

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Algunas de uso muy común son:

Página 12 de 120 EXCEL AVANZADO

La mayoría de sus botones son comunes a otras aplicaciones de Office:

-operaciones de edición como las del portapapeles ( cortar, copiar y pegar),

-botones que nos activan otras barras como Web y Dibujo.

-opciones de visualización como el zoom.

Propios de la hoja de cálculo son los siguientes botones:

Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido

Aplica a las celdas seleccionadas el formato numérico de porcentaje.

y Aplican el formato numérico de contabilidad, el segundo sólo pone los puntos

Plataforma de Teleformación de IFES Página 13 de 120

de millar mientras que el primero añade el símbolo monetario que se establezca

y añaden o quitan, respectivamente, un decimal redondeando la cantidad hacia

Al añadir o quitar decimales, el valor que contiene la

Las paletas de bordes y rellenado permiten cambiar estas características

de las celdas seleccionadas.

Para trazar dibujos y cambiar sus formatos.

Página 14 de 120 EXCEL AVANZADO

como de otro de una red local e incluso navegar por Internet.

WordArt es la denominación de unos llamativos rótulos con más posibilidades estéticas

Para modificar elementos y opciones de los gráficos.

Manipulación de las barras

Para activar una barra de herramientas podemos ir aVer/Barras de Herramientaso

Para cambiar la ubicación en la pantalla de las barras de herramientas

Para añadir y quitar botones a las barras de herramientas iremos aVer/Barras de

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Página 16 de 120 EXCEL AVANZADO

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