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ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
INTRODUCCION
1. RESEÑA HISTORICA.
2. ORGANIZACIÒN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
3. CREDITO.
4. LA POLITICA CREDITICIA.
5. LA COBRANZA. CONSECUENCIA DEL CREDITO
6. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
7. CONTROL INTERNO EN FACTURACION Y COBROS.
1. RESEÑA HISTÓRICA
En el primer periodo de la edad media no existían muchas posibilidades para
quienes tenían dinero y con muy pocas oportunidades de usarlo. En la época
antigua el clérigo guardaba cofres llenos de oro y plata destinados a la
adquisición de ornamentos para los altares, su fortuna era enorme pero se
trataba de un capital ocioso.
En la antigua sociedad feudal el dinero tenía muy poco lugar en la vida
económica y se trataba de una economía de consumo en la cual cada villa o
aldea se abastecía totalmente.
Los señores feudales que tenían el poder del mercado, hacían pagar a los
comerciantes derechos por transitar por sus senderos en donde se dificultaba
hacer las transacciones; el dinero se hacia escaso en diferentes lugares en el
cual el comerciante tenía poco éxito con su mercancía.
Merece notarse la diferencia entre los mercados locales semanales en los
principios de la edad media en los siglos XII al XV, los mercados eran
pequeños negociando con artículos locales en su mayoría agrícolas. Las ferias
en cambio eran enormes traficándose en ellas con productos al por mayor que
procedían de todo el mundo.
Este hecho tiene gran importancia, pues prueba como el crecimiento del
comercio trajo una modificación a la antigua economía natural, en la cual la
vida transcurría sin la vida del dinero. En el sistema ancestral del trueque de la
edad media había muchos inconvenientes en los cuales el valor del intercambio
no era equitativo, eran de tanta dificultad que los labriegos tenia que buscarse
con quien hacer trueque y suplir su necesidad primaria, sin embargo se
introdujo el dinero como medio de cambio, era aceptable para todos, se podía
cambiar en cualquier instante y por cualquier cosa. Al generalizarse el uso del
dinero aquello que fuera una transacción simple se convierte en una
transacción doble, gracias a la introducción del mismo, se ahorraba tiempo y
esfuerzo estimulando en gran medida el comercio.
A partir del siglo XII la economía era tan poca que dio paso a la economía de
muchos mercados, al llegar a su apogeo el tráfico comercial la economía propia
del feudo era autosuficiente a lo largo de toda la baja edad media se convirtió
en la economía del dinero en un universo de comercio en crecimiento.
Desde el siglo XVI hasta el siglo XVIII los artesanos independientes de la edad
media tendieron a desaparecer, y en su lugar surgió una clase asalariada, cada
vez más dependientes del capitalista-comerciante-intermediario empresario.
Debido a que el gran capitalista se adueño del mercado surgieron unas etapas
como son:
Sistema de la casa o de la familia: los miembros de la familia producen
artículos para su propio uso no para la venta, el trabajo no era para abastecer
el mercado exterior, tiempo de la baja edad media.
Sistema de los gremios: producción realizada por maestros independientes,
empleando uno o más hombres para el mercado exterior, pequeño e inestable,
los obreros poseían las materias primas con las cuales vendían su producto y
su labor hasta el final de la edad media.
Sistema domestico: de (putting-out) producción realizada en el hogar para
abastecer un creciente mercado exterior por maestros, artesanos con
ayudantes.
Sistema dependiente: los maestros no eran ya independientes eran dueños
de sus herramientas, pero dependían para las materias primas de un
empresario que había aparecido entre ellos y el consumidor siglo XVI, XVII y
XVIII.
Sistema fabril: producción para el mercado cada vez más amplio y fluctuante,
realizado fuera del hogar en los edificios del patrono y bajo la estricta
supervisión siglo XIX hasta nuestros días.
En el actual y cambiante mundo de los negocios, es tan importante saber la
forma como se va aplicar la política de crédito hacia un cliente para conocer si
se puede hacer negocios con este. No importa que tan bien se realice la
evaluación de crédito. Un crédito mal administrado conducirá a mora o impago.
La política de crédito afecta directamente el ciclo comercial cuyos participantes
claves son la compañía, sus clientes y sus proveedores. Cualquier rompimiento
o defecto de este ciclo, en cualquier punto puede interrumpir el flujo de fondos
y mercancías e impactar negativamente a todos sus participantes.
En la política de crédito se debe describir el flujo de información, mercancías y
servicios requiriéndose de un plan detallado de la relación Compañía-Cliente.
Se debe definir, como la organización interactúa con el cliente y detallar como
los departamentos de mercadeo, crédito, ventas y cobranzas trabajarán como
un solo equipo siendo un esfuerzo unificado crítico para el éxito
Al final las cuentas y documentos por cobrar representan derecho a reclamar
efectivo y otros bienes y servicios, como consecuencias de prestamos y otras
operaciones a crédito, las cuentas y documentos por cobrar a clientes,
empleados, vinculados económicos, propietarios directores, las relativas a
impuestos, las originadas en transacciones afectadas fuera del curso ordinario
del negocio y otros conceptos importantes se deben registrar por separado.
DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.1. LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.2 UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.3. PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.4. EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.5. EL SUPERVISOR DE COBRANZA
2.6. PERFIL DE LOS COBRADORES.
2.7. LA REMUNERACIÓN DEL COBRADOR
2.8. PERFIL DEL COBRADOR PROFESIONAL
2.9. RELACIONES ENTRE CARTERA Y LOS DEMÁS DEPARTAMENTOS
2.10. EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.11.OBJETIVOS DEL CONTROL DE LA CARTERA
3.1 DEFINICION
Es una forma de transacción comercial basada en la confianza que se le otorga
a una persona o empresa, por lo cual se transfiere o se obtiene, en forma real,
bienes o servicios, con la promesa de pago en dinero efectivo o con otros
bienes, en una u otras fechas determinadas, según acuerdo de obligaciones
recíprocas.
3.3.3. CONSECUENCIAS
De estos tres elementos básicos se desprenden estas consecuencias:
El arte del correcto otorgamiento del crédito consiste en no correr riesgos
innecesarios e irrazonables, esto se logra estudiando adecuadamente al
solicitante.
El ejecutivo de crédito debe conocer hasta donde le sea posible el futuro del
solicitante, ya que de él depende en gran parte el pago. Como lograrlo?
Estudiando detenidamente al solicitante.
Como confiar en la palabra del solicitante, si lamentablemente, en la mayoría
de los casos, ésta ya no vale? Estudiando al solicitante.
ENTREVISTADO TRATO
Impaciente Rápido, diligente, pronto
Tímido Amable, para que no se asuste
Con conocimientos, raciocinios; sabiendo muy bien de
Inteligente
qué se les habla y de qué nos habla.
Irritable Tranquilo; con autocontrol.
Irrazonable Calmado y paciente
Anciano Con simpatía, respetando su edad y experiencia.
Pensando como ellos; utilizando . inclusive, su
Jóvenes
lenguaje
Extranjero Prestándole nuestra ayuda
Importante Reconociéndole su dignidad
Indiferente Con buenos modales
Silencioso Haciéndote preguntas inteligentes
Poniéndonos a su nivel, para que nos entienda y nos
Falto de conocimientos
considere su amigo.
Repetir la entrevista cuando haya duda razonable: En algunos casos el
investigador comercial podrá dudar razonablemente de que algunos de los
entrevistados no le haya suministrado una información veraz o adecuada con lo
cual la decisión que tome el gerente de crédito será equivocada; en estos
casos deberá repetir la entrevista, para lo cual ésta la debe hacer otra persona,
exponiendo como razón el que, por ejemplo, quien hizo la anterior no está o no
quedó claro cuál era su opinión- Como generalmente el entrevistado está
"programado" para contestar, después de contestar lo "programado", olvida
esto y al ser interrogado nuevamente es más seguro que revelará la verdad.
POLÌTICA CREDITICIA
4.1. EN QUE CONSISTE LA POLÍTICA CREDITICIA Y SU IMPORTANCIA.
4.2. RESPONSABILIDAD DE LA POLÍTICA CREDITICIA
4.3. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA POLÍTICA CREDITICIA
4.4. CLASES DE POLÍTICAS CREDITICIAS
4.5. FACTORES PARTICULARES QUE INCIDEN EN LA POLÍTICA
CREDITICIA
4.6. RELACIONES ENTRE LAS POLÍTICAS DE CREDITO Y LAS DE
COBRANZAS
4.6.1. CUALIDADES DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO
4.6.2. DIFERENCIA DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO CON LOS
OBJETIVOS, LOS PROCEDIMIENTOS Y LA PRACTICA.
4.7. COMO MINIMIZAR EL RIESGO?
4.7.1. INVESTIGAR LAS CUATRO "C"
4.8. LIMITES DEL CREDITO
4.1. EN QUE CONSISTE LA POLÍTICA CREDITICIA Y SU IMPORTANCIA.
Es el curso general de acción a seguir en situaciones concurrentes, para la
toma de decisiones . en el desarrollo normal del manejo del crédito.
Debe establecer un marco de referencia y una directriz para el desarrollo del
trabajo, apoyado en las normas y en los procedimientos.
Su importancia estriba en que ella es una guía o marco que ayuda a que las
decisiones sobre Otorgamiento del crédito contribuyan a obtener los objetivos
prefijados por la empresa en la función del crédito.
4.7.1.1. CARACTER:
Responde a la pregunta; Quién es el solicitante?
En sicología el carácter más o menos es lo mismo que personalidad, es decir,
la naturaleza Íntima de un individuo. Comprende aquellas ^ cualidades
individuales, que distinguen a una persona de todas las demás.
Desde el punto de vista crediticio el carácter consiste en el comportamiento
habitual de un cliente respecto a los compromisos adquiridos en los créditos
que le han sido concedidos.
Los siguientes son algunos de los principales aspectos del carácter o moralidad
del solicitante, que se deben investigar con especial cuidado.
Moralidad y tradición comercial: El mejor análisis, el mejor estudio financiero
y las más cuidadosas precauciones pueden fracasar, ante un solicitante
deshonesto. Las referencias (comerciales, bancarias. personales) y toda la
investigación comercial juegan un papel definitivo en el estudio, pero no
termina allí: la investigación debe concluir únicamente cuando el sondeo hecho
en el sector en el cual se mueve el cliente, lo exonere de toda sospecha.
Identificación plena del cliente: A pesar de parecer un detalle demasiado
obvio, en muchas ocasiones no se identifica plenamente al cliente solicitante
del crédito. Con frecuencia empresas y socios, que muestran alguna solidez y
solvencia económica, esgrimen argumentos de tipo fiscal, de aprobación de
licencias de importación o de cualquier otro, para contratar sus préstamos a
través de empresas de bolsillo o de cadena de sociedad, con tales laberintos
de tipo jurídico, que finalmente diluyen totalmente la responsabilidad de los
directos beneficiarios del crédito.
Situación legal: Es de vital importancia que el crédito se conceda con el
cumplimiento de todos los requisitos legales, los cuales se basan en un
adecuado estudio jurídico sobre la existencia y constitución de la compañía,
limitaciones para contraer obligaciones, atribuciones del representante legal
etc.
La existencia legal de una empresa así como los demás aspectos importantes
de ella están contenidos en el Certificado de Constitución y Gerencia.
Anualmente se debe renovar, para ver si ha habido modificaciones , que
puedan afectar al crédito.
El que una empresa no este registrada en la Cámara de Comercio es un
elemento negativo. Lo mismo en el caso del NIT.
Habilidad administrativa: Los montos de crédito a que pueda hacerse
acreedor un cliente, entre otros aspectos, están en relación directa con la
habilidad que tenga para administrarlos con eficiencia; es decir, de su eficiencia
para invertirlos en una actividad productiva, para colocarlos en el mercado y
para recuperar la cartera en tiempo oportuno, logrando un margen suficiente,
que, a demás de permitirle cubrir los costos operativos y financieros, le
proporcionen razonable utilidad. En resumen: todo crédito debe otorgarse
evitando prestar más de lo que el cliente pueda administrar.
Conocimiento del negocio del cliente: Las exigencias en cuanto a
profundidad en el análisis de la actividad económica del solicitante dependen
de la complejidad del negocio y de la cuantía del crédito. Si se trata de
personas naturales o de pequeñas industrias, el simple conocimiento del
cliente, unido a la trayectoria del manejo de sus negocios con el que va a
conceder el crédito son elementos suficientes para decidir, Pero, a medida que
crece la complejidad del negocio y/o de la cuantía del crédito, serán necesarios
un análisis y una información más detenida.
4.7.1.2 CAPACIDAD
El deudor con moralidad cumplirá si puede; por eso el gerente de crédito, una
vez investigada la personalidad del solicitante, debe preguntarse: me puede
pagar?
Porque la mejor herramienta de trabajo puede no solo ser ineficaz sino
peligrosa en manos de quien no la sabe usar adecuadamente. El crédito es una
potente herramienta, si se usa con conocimientos y habilidad. pues sirve
provechosamente tanto al acreedor como al deudor; pero usada sin
experiencia, puede ser el desastre para ambos. En materia crediticia capacidad
es precisamente eso : que el solicitante pueda cumplir con sus obligaciones.
Aspectos que deben investigarse para medir la capacidad del solicitante
Cuando el solicitante es persona natural
- Educación, entrenamiento, experiencia y habilidad para aplicarlas al máximo
rendimiento.
- Edad, salud, responsabilidades personales son importantes, aunque en
segundo grado
- Manejo de los recursos personales; es decir, su habilidad para vivir de la
renta.
- Hoja de vida: El progreso dentro de la empresa demuestra una excelente
capacidad. La simple- estabilidad demuestra solamente una buena capacidad.
El cambio frecuente de empleo demuestra una capacidad deficiente.
- La capacidad debe estudiarse no solamente en el presente sino también en el
futuro. Por eso una solicitud debe rechazarse si. Por ejemplo, el crédito es a
largo plazo y el solicitante trabaja con un patrón o con una empresa que están
en graves dificultades económicas.
- Solicitantes en un campo ilimitado o experimentados en dos o más oficios
tienen mayor capacidad que otros en campos reducidos o con poca o ninguna
experiencia.
Cuando el solicitante es persona Jurídica:
- Los atributos antes descritos, del gerente o propietario o socios de la
empresa;
- La habilidad comercial de estas personas. Los siguientes atributos determinan
la habilidad comercial:
• Buena salud física y mental; energía y recursos suficientes; agresividad
y astucia; temperamento y sentido común.
• Mando e iniciativa. Habilidad para organizar, manejar y dirigir todos los
esfuerzos de los subordinados, sin que haya resentimientos.
• Competencia técnica; Tener conocimientos de los ramos particulares del
negocio y de sus operaciones, incluyendo las ventajas del lugar y de la
habilidad para aplicar este conocimiento a una empresa.
- La innovación, la sustitución y el prestigio son factores determinantes de la
permanencia de una empresa y están fundamentalmente subordinados a la
capacidad técnica; es decir, a las posibilidades de la adaptación a las
cambiantes condiciones de la oferta y de la demanda. Puede afirmarse que la
esperanza de recuperación de un crédito otorgado se basa en un alto grado en
esta ciencia técnica de la empresa para satisfacer las necesidades de su
clientela actual y/o potencial, de acuerdo a las exigencias del mercado;
- La antigüedad de la empresa: es un elemento importante por conocer. Si es
antigua y muestra un desarrollo constante y utilidades y con todas las cuentas
pagadas oportunamente, es signo de que en ella hay una buena habilidad
comercial. En cambio, si se trata de empresas nuevas, este historial del
negocio no existe y, por consiguiente, el riesgo es mucho mayor.
Además de estos elementos, que podríamos llamar personales y que nos
ayudan a medir la capacidad de pago del solicitante, existen otros, llamados
financieros, que se conocen mediante el análisis financiero. Estos elementos
personales se conocen mediante la investigación comercial.
4.7.1.3. CAPITAL
Responde a las preguntas cómo me pagará? Cuánto me puede pagar?; si no
puede o no quiere pagarme, lo podré forzar a que me pague? . Para fines
crediticios capital significa poder financiero que el deudor tienen según los
activos que posee. Es la seguridad de que a un deudor se le podrá obligar a
pagar, si fallan el carácter y/o la capacidad. Capital es aquello que el acreedor
podrá embargar para obligar al pago de la deuda.
Qué investigar acerca del capital?
En las personas naturales:
Lo más importante es conocer no tanto el capital cuanto la renta, ya que el
promedio de quienes solicitan un préstamo personal tiene un pequeño capital
formado por sus bienes personales y los de su familia.
En las personas jurídicas:
El capital en los negocios se refiere principalmente al capital de trabajo (Activos
corrientes menos pasivos comentes).
Aunque el análisis del capital de una empresa se hace específicamente con el
análisis de los estados financieros, es de mucha importancia verificar la
existencia, la correcta ubicación e identificación de los bienes, que. en caso de
incumplimiento, podrán embargarse.
Así mismo debe averiguarse sí los citados bienes están libres de embargo,
secuestro, hipotecas, etc. Para lograrlo y cuando se trate de créditos de cierta
importancia, debe exigirse el certificado de libertad y tradición.
El énfasis de la investigación en este rubro del capital debe ponerse en los
activos corrientes más que en cualquier otro, ya que, como se sabe, los activos
fijos no son de interés, pues sólo pueden convertirse en efectivo a través de la
liquidación de la empresa y nadie concede crédito, si el pago va a depender de
que se liquide la empresa.
Una empresa con mucho capital en activos fijos podría estar en una posición
de obtener préstamos y así utilizar el efectivo para pagar a sus acreedores,
pero el gerente de crédito no debe basar la evaluación de una empresa en la
habilidad de ésta para conseguir préstamos a un plazo largo. Necesita que su
deudor le pague oportunamente y, por lo tanto, está directamente interesado en
el capital de trabajo, para así contar con una fuente de fondos en caso de que
el flujo de efectivo sea inadecuado para liquidar todos sus compromisos.
4.7.1.4. CONDICIONES
A pesar de lo digna que pueda ser una persona natural o jurídica a causa de su
carácter, capital y capacidad, no siempre podría ser un buen negocio otorgarle
crédito, ya que esto depende también en parte de las condiciones económicas
dentro de las cuales se desenvuelven las personas.
Las condiciones generales de las actividades comerciales y económicas sobre
las que las personas tienen control, pueden alterar la capacidad de pago de
aún los más solventes para cumplir con sus obligaciones.
Al evaluar las condiciones económicas deben tenerse en cuenta las
fluctuaciones y cambios de los créditos tanto a largo como a corto plazo; por
esto el gerente de crédito debe tomar el pulso a las condiciones e intuir el
sentido u orientación que toman los cambios.
Las alteraciones políticas y económicas tienen una especial influencia en la
situación de los deudores en general y sobre algunos en especial.
Los cambios en materia legislativa y administrativa así como la jurisprudencia,
pueden tener influencia en los riesgos del crédito.
Las condiciones competitivas que enfrenta una determinada industria o negocio
influyen también sobre la evaluación de los riesgos crediticios y ello no es
conveniente para el acreedor, ya que en vista a la competencia que enfrenta,
se ve obligado a seguir una política blanda o de mayor riesgo al otorgar el
crédito. Para lograr una correcta evaluación de los posibles cambios y de la
forma como las actuales circunstancias pueden influir en el futuro, es preciso
que el gerente de crédito esté en permanente contacto con la realidad tanto
nacional como internacional, especialmente en el área en que se desenvuelve
el solicitante y la suya propia.
Saldo Inicial de cartera, mas ventas netas, menos saldo final de cartera =
TOTAL RECAUDOS.
Ejemplo:
Saldo Inicial de cartera $10.000
Ventas netas $35.000
Menos: Saldo final cartera ($5.000)
Total de recaudos $40.000
2. A este total se le restan los gastos de administración, ventas, producción etc.
Ejemplo:
Gastos de producción $ 9.000
Gastos de administración $ 2.000
Gastos de Ventas $ 5.000
Total de Gastos $16.000
3. Al total de recaudos le restamos el total de los gastos,
Ejemplo:
Total de recaudos $40.000
Menos: Total de gastos $16.000
Disponible para pago proveedores $24.000
4. Este disponible lo dividimos por 12 para así obtener la capacidad mensual de
pago a proveedores.
Ejemplo 24.000 / 12 = 2.000
Finalmente se establece el cupo así: se multiplica la capacidad de pago por el
porcentaje de participación de las compras al acreedor y el resultante se
multiplica por el plazo.
Ejemplo: (2.000 X 60) X 2 = $2.400.
Son $2.400 porque de los $2.000 de que dispone el solicitante para pagar
mensualmente, pagará al acreedor el 60% ($1.200) pero como el plazo
concedido es de 2 meses, el cupo será el doble del promedio mensual.
Algunas notas para tener en cuenta:
Como el gerente de crédito debe ser un excelente vendedor, cuidará de que sin
correr riesgos innecesarios e irrazonables - se apruebe el mayor número de
créditos.
Asimismo deberá hacer uso no sólo de sus conocimientos y de la política
crediticia de la empresa, sino también de su experiencia.
En caso de que existan dudas sobre la capacidad del solicitante y aunque
exista codeudor solvente, el límite debe fijarse de acuerdo con lo que el análisis
técnico indique.
Cuándo revisarlos y modificarlos.
a. Los límites de crédito o cupo no deben ser inflexibles, ya que
simplemente son el comienzo de una operación comercial y porque el
crédito depende como se ha visto- de muchas circunstancias variables.
como la competencia, las condiciones del negocio, ciclos de mercado,
etc; por consiguiente, los límites deben ser revisados con cierta
frecuencia para aumentarlos o disminuirlos.
b. Concretamente enumeramos algunos casos en que la revisión se hace
necesaria:
• Cuando el cliente lo solicita, o sin autorización sobrepasa el cupo,
pero paga cumplidamente;
• Cuando está disponible un nuevo estado financiero;
• Cuando el cliente habitualmente incumple las fechas de pago;
Cuando se sabe autorizadamente que el deudor ha experimentado importantes
cambios de aumento o de disminución en la situación económica y/o financiera.
COBRANZA
5. LA COBRANZA. CONSECUENCIA DEL CRÉDITO
5.1. ¿QUE ES LA COBRANZA?
5.2 .POR QUE ES IMPORTANTE
5.3. LOS PRINCIPIOS DE COBRANZA
5.4. LAS POLÍTICAS DE COBRANZA
5.5. NORMAS DE COBRANZA.
5.6. TOMA DE DECISIONES SOBRE DETERMINADO CLIENTE
5.7. CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO DE COBRANZAS
5.8. PRINCIPALES TÉCNICAS DE COBRO PERSUASIVO
5.9. LA INVESTIGACIÓN COMERCIAL Y EL USO DEL TELEFONO
5.7.2. REGULAR
Porque:
• Lapsos muy largos entre las etapas hacen que el deudor olvide la
obligación.
• Evita la acumulación de deudas.
• Produce efecto psicológico en el deudor.
5.7.3. SISTEMÁTICA
Porque:
• La improvisación causa el fracaso.
El proceso de cobranzas debe responder a un sistema (conjunto ordenado de
normas) y a un plan (conjunto de cosas, que se piensa hacer y modo de
hacerlas.
El plan debe ser:
• Adaptable: a las diversas circunstancias.
• Uniforme: aplicable a todos los casos.
• Flexible: que permita hacer diferencias entre los diversos deudores.
• Progresivo: Qué aumente la presión en forma segura y gradual.
En resumen: el plan debe establecer una rutina eficiente.
6-Aunque se realice la factura pero sin que alguien la revise, puede existir
errores en códigos ó referencias de los productos.