7.

КАНЦЕЛАРИЈСКО
ПОСЛОВАЊЕ

Александар Ћулум
 1.

ЗНАЧАЈ

Правилна примјена прописа о канцеларисјком пословању омогућва увид у кретање

предмета, олакшава прикупљање и систематизовање података за успјешно вођење
управног поступка.

2.

УРЕДБА О КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ

Уредбом о канцеларијском пословању прописује се начин канцеларијског

пословања који примјењују министарства и друге републичке управе и управне
организације, као и органи локалне власти.
Канцеларијско пословање обухвата: примање, отварање, прегледање и
распоређивање поште, завођење аката, њихово здруживање, достављање у рад,
отпремање поште, развођење, класификација и архивирање. То су и послови везани
за пријем странака, употребу телефона, организацију дежурства, кориштење
радних просторија.
Акт је сваки писани састав којим се покреће, допуњује, мијења или завршава нека
службена радња.
Прилог је писани састав или предмет који се прилаже уз акт ради допуњавања
објашњења.
Предмет је скуп свих прилога који се односе на исто питање.
Досије представља више предмета који се односе на исту материју или правно или
физичко лице.
Фасцикл представља више досијеа који се послије завршеног поступка чувају у
истом омоту.
Архивска грађа представља писани, цртани, штампани и други материјал који је
од значаја за културу, а настао је у раду једног органа.
Регистратурски материјал такође чине списи, акти или предмети који су настали
у раду органа и представљају заначајан документ за њихов текући рад, све дотле
док се из таквог регистратурског материјала не одабере архивска грађа која ће се
трајно чувати.
Архива представља саставни дио писарнице гдје се чувају завршени предмети.
Писарница је организациона јединица гдје се врши отварање, прегледање и
распоређивање поште, отпремање поште и архивирање.
Основна евиденција о предметима и актима која се користи у заједничкој
писарници је систем картотеке и јединствени класификационих знакова са три
децимале. Органи који су у претходној години имали мање од 2000 предмета,
евиденцију воде по скраћеном дјеловоднику. Посебне картице се воде када су у
питању предмети првостепеног и другостепеног управног поступка.
Материја обухваћена јединственим класификационим знацима према садржају
разврстана је у 10 главних група и то:
0 – државно уређење и организација власти,
1 – област рада и социјалног осигурања,
2 – грађанска стања, државна и јавна безбједност,
3 – привреда,
4 – финансије,
5 – здравствено и социјално осигурање,
6 – образовање, култура и наука,
7 – правосуђе и прекршаји,
8 – одбрана,
9 – предмети који не спадају у главне групе од 0 – 8.

ПРИМАЊЕ ПОШТЕ

Примање поште се води у писарници. Пошта се прима у радно вријеме. Ако акт
који се прима садржи неке формалне недостатке радник у писарници упозориће на
то странку. Поднесци су:захтјеви, приједлози, пријаве, молбе, жалбе, саопштења.

ДЈЕЛОВОДНИ ПРОТОКОЛ

У дјеловодни протокол заводе се сви акти истог дана када су примљени или
најкасније наредног дана. Води се по систему основних бројева и подбројева.

ПРИЈЕМНИ ШТАМБИЉ

Отисак пријемног штамбиља ставља се на сваки акт који се заводи у дјеловодни

протокол. Пријемни штамбиљ садржи: назив и сједиште органа, ознака
организационе јединице, број акта, датум пријема акта, прилози, вриједност.

ОТВАРАЊЕ И ПРЕГЛЕДАЊЕ ПОШТЕ

Обичну пошту отвара радник писарнице, а повјерљиву старјешина органа, док

друге вриједносне пошиљке отвара радник овлаштен за материјално-финансисјко
пословање. Пошиљке везане за конкурсе, лицитације отвара одређена комисија. Уз
примљени акт обавезно се прилаже и коверат.

ПОСТУПАК СА АКТИМА КОЈИ ПОДЛИЈЕЖУ

ТАКСИРАЊУ

Уколико се утврди да приликом пријема поднесак није таксиран о томе ће се

сачинити кратка службена забиљешка и упозориће се пошиљалац акта да је дужан
да у року од 15 дана плати таксу.

РАСПОРЕЂИВАЊЕ (РАЗВРСТАВАЊЕ) ПОШТЕ

Послије завршеног отварања и прегледања поште овлаштени радник у горњем

десном углу примљеног поднеска ставља отисак пријемног штамбиља. Службену
пошту распоређује старјешина органа управе. Распоређивање се врши уписивањем
у одговарајућу рубрику пријемног штамбиља ознаке организационе јединице коме
ће акт бити достављен. Организационе јединице означавају се арапским бројевима
почев од броја 01.

ЗАВОЂЕЊЕ АКАТА

Примљени акти заводе се истог дана по пријему.

КАРТОТЕКА ПРЕДМЕТА

Састоји се од картица, штампаних на јединственим образцима формата А6 у четири

боје:
- бијели картон служи за завођење аката који немају својство предмета управног
поступка,
- свијетлозелени картон служи за завођење првостепених управних аката по којима
је поступак покренут поводом захтјева странке,
- свијетложути картон служи за завођење првостепених управних аката по којима је
поступак покренут по службеној дужности,
- свијетлоцрвени картон служи за завођење другостепених управних аката.
Поред картица за завољење предмета употребљавају се и преградни картони који
служе за исписивање класификационих знакова. Бројчани картони служе за
обиљежавање и ангажовање бројева за поједине предмете.

ПОВЈЕРЉИВОСТ ПРЕДМЕТА

Предмети могу бити обични, повјерљиви и строго повјерљиви. Повјерљиви и

строго повјерљиви предмети заводе се у посебне евиденције. Уписује се озната
«пов» или «строго пов».

ПОПИС АКАТА

Надлежни стсрјешина на почетку календарске године одређује рјешењем за које ће

се предмете вршити попис аката. Попис се врши на следећи начин:
- у горњем лијевом углу уписује се класификациони знак, а испод њега редни број
картице,
- на средини горњег дијела пописа аката уписује се кратак садржај предмета,
- у прву колону уписује се редни број,
- у другу колону уписује се датум пријема ката,
- у трећу колону уписује се презиме и име пошиљаоца,
- у четврту колону уписује се број и датум акта пошиљаоца,
- у пету колону уписује се раздуживање аката стављањем знака «а.а.».

КЊИГА ОТПРЕМЕ ПОШТЕ

У овој књизи евидентирају се поштенске пошиљке. Књига служи за правдање

новца утрошеног за поштарину. Води се на увезаним листовима формата А4.
ЗДРУЖИВАЊЕ И ДОСТАВЉАЊЕ АКАТА У РАД

Здруживање аката врши се на тај начин што се на основу података из картотеке или
скраћеног дјеловодника утврђује гдје се акт налази. Прије достављања мора се
извршити здруживање. Овлаштени радници потврђују пријем аката својим
потписом. Сва финансисјка документција заводи се у књигу рачуна и преко те
књиге врши се доставау рад.

РАД СА АКТИМА ИЗВАН ПИСАРНИЦЕ

Изван писарнице врши се прикупљање података. Може се вршити усмено,

телефоном.

САСТАВНИ ДИЈЕЛОВИ АКТА

Заглавље, назив и адреса примаоца, кратак садржај предмета, текст акта, потпис
овлаштеног службеног лица и отисак печата.

ВРАЋАЊЕ РИЈЕШЕНИХ ПРЕДМЕТА ПИСАРНИЦИ

Враћају се путем интерне доставне књиге.

РАЗВОЂЕЊЕ АКАТА

Врши се на основу копије која је упућена архиви и на којој се налази упутство

обрађивача предмета шта писарница даље треба да ради са актом.

РОКОВНИК ПРЕДМЕТА

Они предмети који треба да се чувају у писарници до одређеног рока стављају се у

роковник предмета. Састоји се од фасцикла у који се стављају предмети према
датуму рока из текућег мјесеца.

ОТПРЕМАЊЕ ПОШТЕ

Врши се путем поштанске службе или путем курира.Коверат у коме се отпремају

службени акти треба у горњем лијевом углу да садржи тачан назив и ближу адресу
пошиљаоца са ознаком свих аката који се налазе у коверти. Вриједносне пошиљке,
повјерљиве и строго повјерљиве пошиљке отпремају се препоручено.

НАЧИН ДОСТАВЉАЊА

Достављање се врши само радним даном. Ако се лице коме се достављање има
извршите не затекне у свом стану, достављање се врши предајом писмена било
коме од одраслих чланова домаћинства. Ако се достављање не може извршити ни
на један од начина, а није утврђено да је лице коме је писмено упућено одсутно,
достављање ће се извршити на такав начин што ће се писмено предати надлежном
органу општине на чијем се подручју налази боравиште лица.
Достављање државним органима врши се предајом писмена службеном лицу.

ДОСТАВНИЦА

Доставница је потврда о извршеном достављању коју потисују прималац и

достављач.

АРХИВИРАЊЕ ПРЕДМЕТА

Ријешени предмети одлажу се у архиву писарнице.Завршеми предмети у архиви

сређују се на сљедећи начин: по класификационим знацима, а унутар њих по
редним бројевима са бројчаног картона, а унутар њих по редним бројевима
скраћеног дјеловодника. Архивирани предмети са ознаком «повјерљиво» односно
«строго повјерљиво» чувају се у гвозденим ормарима или касама.

ОДАБИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ

Под одабирањем архивске грађе подразумијева се избор ради трајног чувања оних
дијелова регистратурског материјала који имају својство архивске грађе. То је
редовна годишња обавеза. Одабирање се врши из сређеног и пописаног
регистратурског материјала на тај начин што се на основу листе категорија
регистратурског материјала са роковима чувања издвоји безвриједан
регистратурски материјал.

АРХИВ

Архив мора имати одговарајуће просторије које морају бити суве, зрачне, удаљене
од извора запаљивих материјала. На 100м2 се може смјестити око 600 дужних
метара архивске грађе. Архив треба имати најмање 5 радника од чега 3 са високом
школском спремом.

ПРИМОПРЕДАЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ

ИЗМЕЂУ ИМАЛАЦА И АРХИВА

Врши се комисијски. Комисију чине три члана (ималац грађе-један члан и два
члана Архив). Архивска грађа је сврстана у три категорије. Прву категорију чини
грађа од значаја за историју. Другу категорију чини грађа од општинског значаја.
Трећу категорију чини грађа од мањег историјског или друштвеног значаја.

ЧУВАЊЕ И ЗАШТИТА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И

РЕГИСТРАТУРСКОГ МАТЕРИЈАЛА
Архивска грађа, до предаје Архиву се чува на тај начин да се осигурају
микроклиматски, хемијско-биолошки и физички услови за заштиту од штетног
дјеловања температуре, влаге, свјетлости, зрачења, од иснеката, глодара.
Микроклиматски услови подразумијевају температуру од 10 до 15 Ц и влажности
ваздуха између 50 и 60%.

3.
КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ У СУДОВИМА

ОРГАНИЗАЦИЈА И РАД СУДСКЕ ПИСАРНИЦЕ

У судској писарници обавља се пријем писмена. Могу се образовати посебни

одсјеци писарнице за рад на предметима појединих одјељења. Радом судске
писарнице руководи старјешина. Судска писарница стара се да јој се сви предмети,
а поготово они коујима теку рокови врате са израђеним одлукама у законом
прописаним роковима. Судска писарница уз сваки одговарајући предмет ставља
констатацију: «повратница није враћена», «тражени извјештај није примљен»,
«није уложена жалба».Кретање предмета у писарници се уноси у одговарајући
записник. Судска писарница самостално обавља следеће послове: констатује
правоснажност и извршност судске одлуке, овјерава потписе, прима на записник
службене забиљешке, прегледа службене гласнике, стара се да се таксе наплате.

ПОСТУПАЊЕ СА ПИСМЕНИМА УПУЋЕНИМ СУДУ

Писмена се примају у радном времену. Пошиљку повјерљиве природе и пошиљку

на име, радник у писарници предаје предсједнику суда без отварања. Ако се
достава врши путем доставне књиге, пријем се потврђује стављањем датума и
потписа у ту књигу, као и на доставници. Сву обичну пошту примљену у
затвореним омотима отвара радник судске писарнице. Када је датум поштанског
жига нечитак тражиће се извјештај поште. Телеграме, писмена са одређеним
роковима, као и друга хитна писмена, треба увести у уписник прије осталих и
доставити надлежном судском одјељењу. Ознака предмента састоји се од скраћеног
назива уписника, редног броја и посљедња два броја године у којој је примљено
писмено и заведено у уписник, нпр. К-65/02.
Странке се позивају на претресе и рочишта путем прописаног пбразца према врсти
предмета. Замолнице се пишу писаћом машином у два примјерка. Судске одлуке
достављају се путем поште, судског радника или на други начин. Судска писмена
се јавном тужиоцу у истом мјесту достављају путем радника суда.

ВРСТЕ УПИСНИКА КОЈЕ ВОДЕ ПОЈЕДИНИ

СУДОВИ

Основни судови
За кривичне уписнике:
-истраге «Ки»
-припремни поступак против малољетника «Ким»
-разни истражни предмети «Кри»
-разни кривични предмети малољетника «Крм»
-кривични предмети «К»
-предмети помиловања «Кп»
За грађанске предмете:
-парнични предмети «П»
-платни налози «Пл»
-предмети извршења «И»
-предмети оставина «О»
-предмети правне помоћи «Пом»

Окружни судови
За кривичне предмете:
-уписник истрага «Ки»
-уписник за разне истражне предмете «Кри»
-уписник за кривичне предмете «К»
-уписник за предмете помиловања «Кп»
За грађанске предмете:
-уписник за парничне предмете «П»
-уписник за предмете развода брака «П-пом»
-уписник за разне грађанске предмете «Р»
-уписник за предмете управног спора «У»
За судску управу:
-уписник судске управе «Су»
-повјерљиви и строго повјерљиви уписник судске управе «Пов.Су»

Врховни суд
-уписник за захтјеве за заштиту законистости КЗЗ
-уписник за ванредно ублажавање казне «Кзу»
-уписник за разне кривичне ствари «Кп»
-уписник за грађанске предмете по ревизији «Рев»
-уписник за разне грађанске ствари «Р»
-уписник за управне спорове «У»
-уписник за разне управе ствари «Ур»
-уписник за дисциплинске ствари адвоката «Дисц»
-уписник захтјева за судску заштиту у предметима прекршаја «Уп»
-уписник захтјева за извршење пресуда Врховног суда «Уи»
-уписники захтјева за заштиту основних права и слобода «Уз»
-уписник за предмете по жалбама на рјешење окружног суда у управним споровима
«Уж»
-уписник судске управе «Су»
-повјерљиви и строго повјерљиви уписник судске управе «Пов.Су».
 4.
ВОЂЕЊЕ УПИСНИКА И ПОМОЋНИХ КЊИГА

Уписници се састоје од потребног броја табака прописаног образца који су

повезани у књигу са корицама. На корице се ставља ознака уписника и година на
коју се пуисник односи. Уписнике и помоћне књиге води писарница. На
унутрашњу страну корица сваког уписника и помоћне књиге морају се ставити
штампана објашњења и упутства за њихово вођење. Писмена се уписнике заводе
хронолошким редом. Сваки предмет у уписнику води се до окончања поступка под
истим редним бројем. Уписници и помоћне књиге воде се хемијском оловком.
Привремене забиљешке уписују се обичном оловком. Ако је неки предмет
погрешно заведен прецртава се црвеном оловком. Предмет који се заводи иза
погрешно заведеног предмета добија нови редни број.
Уписници или помоћне књиге закључују се на крају године тако што се иза
посљедњег уписаног редног броја уносе сљедећи подаци: дан, мјесец и година
закључења, редни број посљедњег уписа, број погрешних уписа, број ријешених
предмета и број предмте који су на крају године остали неријешени. Ову
констатацију потписују водилац уписника, управитељ судске писарнице и
предсједник суда. Предсједник судског одјељења повремено, а најмање једанпут
тромјесечно, прегледа уписнике. Приликом прегледа исправљају се запажене
грешке и дају потребна објашњења.

СУДСКЕ ТАКСЕ

Настанак таксене обавезе и начин плаћања судске таксе

Обавеза плаћања таксе настаје:
1. За поднеске
2. За судске прписе
3. За судске одлуке
4. За судска поравњања
5. За паушалну таксу у поступку расправљања заоставштине
6. У поступку принудног поравњања
Такса се плаћа најкасније у року од 15 дана од дана настанка таксене обавезе. За
поднеске и за записнике таксу је дужно да плати лице које их доноси, односно лице
на чији захтјев се саставља записник. Таксе се плаћају у судским таксеним маркама
или у готову новцу. Таксене марке лијепе се на поднеску и поноштавају се
игличастим штамбиљем «поништено». Таксени обвезник таксу у готовом новцу
плаћа тако што изнбос таксе уплаћује на прописани рачун и потврду о уплати
прилаже уз поднесак.
Поступак за наплату неплаћене судске таксе
Такса се плаћа у року од 15 дана. Ако таксени обвезник не плати таксу у наведеном
року, суд ће у даљем року од 15 дана о неплаћеној такси обавијестити надлежни
орган за послове јавних прихода. Све то ради наплате таксе принудним путем.
Повраћај судске таксе
Захтјев за повраћај таксе подноси се суду који је рјешавао у првом степену у року
од 90 дана.