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GUIA METODOLOGICA PARA

LA ELABORACIN DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organizacin
de los fondos acumulados

COLOMBIA
Bogot, D.C. 2003

LUIS FERNANDO SIERRA E.


GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIN DE
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD

El reto frente a la organizacin


de los fondos acumulados

Elaborado por:

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR


Profesional en Sistemas de Informacin,
Biblioteclogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle

Correo Electrnico:
Lsierrae70@hotmail.com

BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO

Pgina

INTRODUCCIN

Capitulo I

1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS


1.1 Definicin
1.2 Procesos de Valoracin
1.2.1 Valoracin documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados
1.3.1 Principio de procedencia
1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripcin Documental
1.4.1 Denominacin del fondo acumulado
1.5 Base Legal
1.6 Metodologa organizacin de fondos acumulados

Capitulo II

2. TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD


2.1 Definicin
2.2 Objeto
2.3 Alcance
2.4 Plan de Accin
2.5 Metodologa Aplicacin Tablas de Valoracin Documental

Capitulo III

3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIN DE LA TVD


3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivstico
3.1.1 Elementos a evaluar
3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolucin de la estructura orgnica de la
institucin
3.3 El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD)
3.3.1 Definicin del cuadro de clasificacin
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificacin
3.3.3 Elementos de todo cuadro
3.4 Propuesta Tabla de Valoracin Documental
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoracin
3.5 Presentacin Tabla de Valoracin Documental

Capitulo IV

4. DEFINICIONES

BIBLIOGRAFA

Anexos
INTRODUCCION

La gestin cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de


documentos que requieren una disposicin que permita a los usuarios
acceder a ello cuando as lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de
ubicacin, localizacin e identificacin de cada unidad documental cuando
ellas se encuentran en los depsitos de archivo.

El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y


tericos que fueron expuestos en guas, manuales, reglamentos, resoluciones
etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en
algn momento de su gestin se vieron enfrentados en la organizacin de sus
archivos.

Mi experiencia frente a la organizacin de archivos, y consiente de la


necesidad del desarrollo de la gestin documental al interior de la
organizacin y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar
criterios, me impulso a la elaboracin de este texto sobre la construccin de
las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y dems personas
interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Gua
Metodologca que pretende dar a conocer fundamentos tericos y prcticos,
que permitan mejorar el desempeo de las tareas documentales en cada una
de las organizaciones.

Dentro de las nuevas polticas archivsticas para Colombia, fue necesario


definir criterios a nivel de las Tablas de Valoracin Documental TVD frente a;
conservacin, normalizacin, control y facilidad de consulta de la informacin.
Para ello se definieron lineamientos sobre:

Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificacin


La aplicacin de los Cuadros de Evolucin de Estructuras Orgnicas.
Descripcin de pasos para elaborar las Tablas de Valoracin
La aplicacin de la TVD

De la aplicacin y el cumplimiento metdico de la presente gua, depende el


xito en la organizacin del fondo acumulado y la recuperacin de la Memoria
Institucional y documental.
Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

CAPITULO I

1.1 DEFINICIN

Son documentos reunidos por


una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin ningn
criterio archivstico de
organizacin sin las mnimas
condiciones de conservacin y
con pocas posibilidades de ser
fuente de informacin y de
consulta eficiente para los usuarios

1.2 PROCESOS DE VALORACIN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo


Acumulado, se forman con los
documentos del Archivo Central o
Histricos, que adquieren un valor
permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigacin, la
academia, la historia, la ciencia y la
cultura. Por este motivo es importante

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de


organizacin documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un
principio la documentacin que por su antigedad supere los 30 aos, o en
segunda instancia siguiendo el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de
la Nacin (AGN), el cual contempla que el conjunto de la de la
documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la Tablas de
Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se denomina
tcnicamente fondo acumulado y ser sometida a un proceso de
organizacin y su resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD)

1.2.1 Valoracin Documental

Para la elaboracin de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,


se analizarn desde una triple perspectiva: la trascendencia como testimonio
de la Entidad, la trascendencia de la actuacin de la administracin y la
1
trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nacin AGN en su


Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoracin
documental como: proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo. En este orden de ideas los valores a evaluar
son los siguientes:

1
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:
Direccin de Archivos Estatales, 1992. p.57.

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V INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA


A Y AL INICIADOR
L
O 9 Administrativo
9 Legal
R
PRIMARIOS Aspectos 9 Fiscal
E 9 Contable
S 9 Tcnico
9 Su trmite
D Existen en 9 Su vigencia
O 9 Su plazo precaucional
C
U INTERESAN A LA INVESTIGACIN Y A LA HISTORIA
M
E 9 Predecibles
N SECUNDARIOS Clasificacin 9 Evidnciales
T 9 No predecibles
O
S 9 Destruccin
Se juzgan para 9 Conservacin permanente

Fuente: Archivo General de la Nacin - Colombia

1.3 TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS

Para definir la disposicin final del


conjunto de la documentacin que
haya sido producida y conservados,
las entidades debern adelantar el
anlisis de sus Fondos
Acumulados, aplicando los
principios por los cuales se rige la
organizacin de los documentos en

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

el archivo, estos son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden


natural u original de los documentos, los cuales estn dados por cada
dependencia.

1.3.1 Principio de Procedencia

Este es el principio fundamental de la practica archivstica moderna.


Bsicamente significa que los archivos de quien creo los documentos no
deben ser mezclados con los creados por otros.

Defendido como la conservacin de los documentos dentro del fondo


documental al que naturalmente pertenecen. Este principio se constituye en
fundamento de la funcin archivstica, su entendimiento y aplicacin en el
proceso de elaboracin de tablas valoracin documental y soluciona el
tradicional obstculo que se opone a la fcil consulta y acceso de los
archivos2

ENTIDAD PRODUCTORA FONDO

ALCALDA MUNICIPAL MEDILLIN ALCALDA


JUZGADO PENAL MUNICIPAL JUZGADOS
ARCHIVO MUNICIPAL MARIANO OSPINA R.

2
COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Gua Practica Para la Elaboracin de Tablas de
Retencin Documental: Documento de Trabajo. 1 ed. Santaf de Bogot: AGD, 2001. 55 p.: il

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1.3.2 Principio de Orden Original

Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo.

Definido por el AGN como: conservacin de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,
para efectos de elaboracin de TVD debe ser entendido como el principio
que hace referencia a la secuencia lgica, en la que se producen los
documentos, en la ejecucin de los trmites para la resolucin de los
diferentes asuntos3

DOCUMENTO ORDEN

- Orden de pago 05-Enero-2002


- Autorizacin de pago 18-Febrero-2002
- Contrato 25-Febrero-2002
- Recibos y/o facturas 10-Marzo-2002
- Pliza 15-Marzo-2002
- Informe 10-Mayo-2002
- Acta de entrega 30-Junio-2002

1.4 LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL

El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentacin producida por


la misma como la que recibe. Una entidad genera informacin en tres

3
Gua Practica Para la Elaboracin de Tablas de Retencin Documental. Op cit., p.6

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direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras


instituciones.

Con el fin de facilitar la comprensin y la organizacin de los fondos


acumulados, se presentan las siguientes divisiones a las diversas
agrupaciones documentales que se constituyen en el patrimonio documental:

Fuente: Primer curso de capacitacin en Archivstica - AGD

1.4.1 Denominacin del Fondo

El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora


(Institucin o Persona).

TIPO DE FONDO DENOMINACIN

- Gobernacin del Departamento de


- Fondos generados por instituciones
Cundinamarca

- Fondos generados por personas - Mariano Ospina Rodrguez

- Entidades productoras cuyo nombre a - Alcalda Municipal de Medelln /


variado a travs del tiempo Alcalda Ordinaria del Distrito de Medelln

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1.5 BASE LEGAL

Ley 594 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general
de archivos y se dicta otras disposiciones

Ley 734 de febrero 5 de 2002 Por la cual se expide el Cdigo


Disciplinario nico

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 Por el cual se reglamenta la ley


80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de
los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan
otras disposiciones

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 Por el cual se establece criterios de


conservacin y organizacin de documentos

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 Por el cual se regula el


procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental

1.6 METODOLOGA ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS

Estos procedimientos, procesos y metodologas, se plasman en las siguientes


paso, que en ocasiones se trabajan simultneamente, en otras

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e


Investigacin. El caso de Bogot:4

Inventario preliminar de unidades de conservacin


Clasificacin y ordenacin: reubicacin de las unidades de
conservacin por principio de procedencia y orden original
(actualizacin inventarios)
Cuadros de Clasificacin
Valoracin documental: propuesta TVD
Identificacin de documentos afectados por biodeterioro
Evaluacin de condiciones medio ambientales y depsitos de doc.

4
SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organizacin de archivos: un objeto de investigacin,
Bogot: Proyecto Desarrollo e implementacin del Sistema Distrital de Administracin de
Archivos, Mircoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

CAPITULO II

2.1 DEFINICION

Definido por el Archivo General de Distrito AGD


como: Producto del anlisis y organizacin de un
fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales
con anotacin de sus fechas extremas, sus
valoracin, su disposicin final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposicin
final.

2.2 OBJETO

El objetivo de la Tabla de Valoracin


Documental es servir de instrumento
de soporte para recuperar la
memoria institucional mediante la
aplicacin de criterios archivsticos y
que permitan realizar el plan de
transferencias secundarias

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

2.3 ALCANCE

El alcance de la Tabla de Valoracin


Documental como elemento
archivstico es proporcionar, el
instrumento dentro del Programa
de Gestin Documental que
describe en forma sencilla y clara la
totalidad del fondo acumulado y se
convierte en la gua para la
organizacin, seleccin y expurgo
de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas
transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

2.4 PLAN DE ACCIN

Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo


objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas,
frente a la organizacin de los fondos acumulados y en la elaboracin y
aplicacin de las TVD, que es el tema que en este documento nos concierne.

La ejecucin del plan deber estar sujeto a la aprobacin definitiva por parte
del Comit de Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas
requiere de un control, evaluacin y ajuste sobre el cumplimiento de los logros
alcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programacin
de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento
que se presenta a continuacin:

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

PLAN DE ACCION

ENTIDAD : _______________________________________ FECHA: _____________

QUE? PARA QUE? COMO? CUANDO? QUIEN? CONQ QUE?


ACCION OBJETIVO ACTIVIDADES F.I F.C F.T RESPONSABI RECURSOS RESULTADO
LIDAD

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

F.I= FECHA INICIAL


F.C= FECHA CONTROL
F.T = FECHA TERMINACIN

2.5 METODOLOGA APLICACIN TVD5

Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicacin y opera a partir del archivo
central o Histrico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las
siguientes acciones:

Capacitacin: Aplicacin TVD


Seleccin: retiro de la documentacin que ha perdido sus valores
primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD
Foliacin
Eliminacin: elaboracin inventarios
Preparacin fsica de la documentacin a conservar: limpieza, retiro
de material metlico y sustitucin de unidades de conservacin.
Inventario: actualizacin

5
SOLANO, op. cit., p. 6

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

CAPITULO III

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo


que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin
documentos e informacin los organismos no podran ser
administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con
la elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental se reconstruye
como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo
Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma
practica los pasos que se presenta a continuacin para adelantar los
procesos de diagnostico, investigacin, plan de accin y la
propuesta de la TVD.

3.1 ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL


ARCHIVSTICO Y DE CONSERVACIN

Es la fase de la metodologa para la


elaboracin de las TVD, a travs del cual se
identifica y analiza la situacin real del
archivo y la conservacin de documentos
frente a los diferentes factores internos y
externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se
debe actuar. Dependiendo de caractersticas tales como tamao de la
organizacin, volumen documental, naturaleza y uso de la informacin.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

3.1.1 Elementos a Evaluar

Este procedimiento permitir reunir todos los datos que se puedan extraer
relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo
acumulado en estudio. Los datos debern aportar informacin sobre el acervo
documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la informacin,
conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico.

6
ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION

Capacitacin en el rea

TALENTO HUMANO
Experiencia

Caractersticas del
soporte

Conservacin
RECURSOS documental
DOCUMENTALES
Valorares de los
documentos

Ubicacin

Funcionalidad
RECURSOS
LOCATIVOS
Condiciones fsicas y
de seguridad

6
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Gua para la asistencia en administracin
documental. Medelln: SENA, 1995. 54 p.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Para el desarrollo del proceso de elaboracin de las Tablas de Valoracin


Documental, el uso de fuentes documentales ser siempre necesario. La
identificacin de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de
la habilidad del Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y
Archivstica y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin
embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los dems,
este documento suministra algunos formatos que podrn ser modificados
segn las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los
elementos ms importantes dentro de la organizacin de los fondos
acumulados.

La evaluacin a nivel cualitativo permitir


visualizar, detectar y apreciar la situacin
real del Fondo Acumulado, identificando
(Datos del Archivo, Planta fsica, Sistemas
de Clasificacin, Ordenacin, Consulta e
instrumentos de recuperacin, Plazos de
retencin y Conservacin). El Anexo A nos
presenta un modelo para realizar el estudio
de los recursos documentales y locativos.

La evaluacin a nivel cuantitativo a travs


del Inventario, se puede identificar a nivel
documental el estado fsico, deterioro
biolgico y las unidades de conservacin
(Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros,
paquetes entre otros. Puede ejecutarse
aplicando el formato que se presentan el
Anexo B.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

3.2 ESTUDIOS INSTITUCIONALES

Algunas veces, por la antigedad de los


documentos, se desconocen las fuentes de
informacin pertinentes para llevar ha cabo
esta tarea. En estos casos, es necesario
identificar esas instituciones, reconstruir su
estructura organizativa y averiguar cuales
fueron sus funciones y actividades, los pasos a
seguir serian los siguientes:

Fuentes Primarias: Esta se aplica en los casos en que la informacin se


pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo
institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas ms
detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de
organizacin del Fondo Acumulado

Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento,


mejorar la comprensin y anlisis del caso en estudio haciendo uso de
informacin documental y bibliogrfica. Este acercamiento se soporta en
la bsqueda de Actos administrativos de creacin de la entidad,
Organigramas, Actos administrativos de codificacin institucional,
Legislacin contempornea de la entidad que se esta tratando y la
relacin histrica de funciones asignadas a cada de las unidades
administrativas.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

3.2.1 Evolucin de La Estructura Orgnica de la Institucin

Como resultado de la etapa anterior de


recopilacin de las fuentes primarias y
secundarias, el personal encargado de esta
actividad diligenciara Los Cuadros de
Evolucin de Estructuras Orgnicas del
Fondo Acumulado, el cual brinda los
siguientes resultados:

Definir el nombre de la entidad orgnica, de donde provienen los


documentos.
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad orgnica.
Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad
orgnica y a cada una de sus partes.
Definir con precisin los permanentes cambios, o modificaciones que
durante diversos periodos histricos hayan afectado a la entidad.
Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la
entidad orgnica.

El CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS, debe


elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretacin de los
datos 7. A continuacin se seala el modelo que deber considerar en este
sentido:

7
PROYECTO DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA UNICO DE
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Curso taller para ajustes y aplicacin de Tabla de
Retencin Documental. Bogot. D.C.: Secretaria General, 2001. 12 p.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS

DEPENDENCIA__________________________________

FUNCIONES FUNCIONES DOCUMENTOS QUE


ANTERIORES ACTUALES GENERA

ACTO ADTIVO:________ ACTO ADTIVO:_______


FUNCIONES: FUNCIONES:

3.3 EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

A partir del anlisis de la informacin


compilada que ha obtenido de las
fuentes documentales. Se puede
construir la propuesta del Cuadro de
Clasificacin, en trminos bsicos
podra definirse el CCD como la
herramienta que nos permite codificar
e identificar cada oficina con sus
respectivas series, subseries y
tipologas documentales8, para todas las dependencias que se
reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.

8
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Esquema Conceptual de la Clasificacin de Archivos

Fuente: Archivo Histrico Pontificia Universidad Javeriana

3.3.1 Definicin del cuadro de clasificacin documental

Para el desarrollo del


presente documento se
debe recordar que la
Propuesta de
Reglamento General de
Archivos para el Distrito
Capital, define cuadro
de clasificacin como:
sistema de clasificacin
elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una
Entidad y en el cual se refleja la conformacin orgnico-funcional de un
fondo. No debe ser elaborado apriorsticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y anlisis de las funciones y
procedimientos de una Entidad. De acuerdo con la metodologa divulgada

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 24


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

por el Archivo General de la Nacin (AGN), en las dos primeras casillas del
formato de la Tabla de Valoracin Documental - TVD se encuentra el cuadro
de clasificacin correspondiente.

3.3.2 Utilidad del Cuadro de Clasificacin

El fondo acumulado esta


compuesto por todos aquellos
documentos que se produjeron a
lo largo de su vida institucional y
la ejecucin de las funciones
propias asignadas a cada una de
las dependencias. La aplicacin
del Cuadro de Clasificacin,
consiste en que los documentos
de cada dependencia de acuerdo
a sus funciones se separan y se agrupan a travs de la serie a la que
pertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.

3.3.3 Elementos de Todo Cuadro

A partir de una clasificacin lgica, que permita conocer el fondo, sus mutuas
relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de
Clasificacin Documental, que concibe tres reas:

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe


diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

DENOMINACIN ORGANIZACIN
LOGOTIPO CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL

SERIES GENERALES
CODIGO
Nombre , Asunto, Serie, Subserie y Aos
Serie
Dependencia tipologa Documental Extremos
Subserie

NOTA ACLARATORIA:

SERIES ESPECIFICAS
CODIGO
Nombre , Asunto, Serie, Subserie y Aos
Serie
Dependencia tipologa Documental Extremos
Subserie

NOTA ACLARATORIA:

Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle

Encabezamiento: Con datos comunes a todos los asientos del formato

- Fondo Documental: Corresponde a los datos de la entidad.

- Seccin Documental: nombre de la dependencia o unidad


administrativa de superior jerarqua

- Subseccin Doc: nombre de la unidad administrativa que produce y


conserva la documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 26


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Encolumnado

Con la incorporacin de todas las series, subseries documentales y tipos


documentales de cada dependencia nos dar un conocimiento claro y rpido
de los documentos que produce cada gestin administrativa.

- Codificacin de Unidades Administrativas: La codificacin de


oficinas se desarrolla basndose en el cdigo asignado mediante norma
interna de la institucin a cada una de las unidades segn corresponda,
adaptndose el siguiente esquema por cdigo y oficina.

22400 GRUPO RECURSOS HUMANOS

CODIGO
DENOMINACIN DEPENDENCIA
DEPENDENCIA

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

- Codificacin de Series Documentales: La codificacin de series y


subseries documentales se estructura de acuerdo a la definicin del numero
de series que se generen en cada dependencia. Existiendo un numero propio
para cada serie, en el caso de existir subseries documentales se identifican
con un punto despus del cdigo de la serie.

1.1

CODIGO CODIGO
SERIE SUBSERIE

Existen dos divisin en la codificacin de las series:

Series Generales: Se refieren a documentos administrativos que son


comunes en todas las dependencias, tambin conocidos como documentos
Facilitativos, ya sea por informacin, consulta o tramite. Su codificacin es
igual en todas las dependencias del fondo acumulado. Utilizando los primeros
dgitos del sistema de clasificacin general.

Series Especificas: Los documentos caractersticos de cada oficina, con


base en sus funciones especificas. La codificacin de cada una de estas series
es propia de la oficina. Se asigna un espacio No... nmeros propios en cada
Unidad Administrativa.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 28


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

NOMBRE FONDO ACUMULADO


INDICE GENERAL CONSOLIDADO DE SERIES
Y SUBSERIES DOCUMENTALES

CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE


SERIE ASUNTO, SERIE SUBSERIE ASUNTO, SUBSERIE
1. ACTAS 1.1
Actas del Comit Administrativo
Actas del Comit Interdisciplinario
1.2
Subsistema de Talento Humano
1.3 Actas del Consejo Directivo
2. CONTRATOS 2.1 Contratos de Consultora
2.2 Contratos de Mantenimiento
2.3 Contratos de Prestacin de Servicios
3. INFORMES 3.1 Informes de Gestin
Los cdigos del 1 al 30, estn asignados para todas las series generales o en
comn de las diferentes dependencias del Fondo Acumulado
ASEO Y
31.
CAFETERIA
MANTENIMIENTO Reparaciones e Instalaciones
32. 32.1
PLANTA FSICA Locativas
32.2 Compras y adquisicin de Elementos
Los cdigos del 31 al 39, estn asignados al Grupo de Servicios Generales
Los cdigos del 40 al 59, estn asignados al Grupo de Recursos Humanos
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle

- Denominacin de Series: Las series y subseries documentales


deben reflejar los documentos generados o recibidos en razn a las
funciones asignadas a cada dependencia, de acuerdo con su
competencia, para su definicin los siguientes son elementos a tomar en
consideracin: ( La oficina productora, El destinatario, La legislacin, El
tramite administrativo, Los documentos que componen la serie simples o
compuestos, La ordenacin de esos documentos y su contenido).

Es preciso anotar que por tratarse de fondos acumulados la


denominacin de la serie documental puede encontrarse contenidas dos
o mas agrupaciones en un mismo legajo, tomo o asunto que contengan
varias series documental, as no respondan a los principios bsicos de la
archivstica.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 29


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Ejemplo: los documentos de la Alcalda Ordinaria del Distrito de Medelln, en


la Secretaria de Hacienda y en la oficina de la Tesorera General, conforma
los grupos documentales Actas comit de compras, Crditos Nacionales,
Planillas de control de cuentas, Informes de caja menor, Boletn de tesorera.
Como estn organizados en tomos debe respetarse esta organizacin, sin la
posibilidad de ser agrupados de acuerdo a la serie a la que pertenecen. Por lo
tanto la denominacin de la serie seria Correspondencia y la Subserie
Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Envida y Recibida. As
no responda a los criterios normalizados para la asignacin de nombre a
Agrupaciones Documentales

Cdigo de
la Serie

Cdigo de
Oficina Nombre
Serie Doc.

Cdigo de
la Subserie Nombre de
la subserie

Aos
Tipologa Extremos
Documental

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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

- Aos Extremos: al describir series y/o subseries documentales se


debe anotar. Las fechas inclusivas o fechas topes: Fecha de inicio y
trmino de la serie, Fechas aislada. Va entre parntesis (1940) 1940
2000 y Fechas de lagunas que dar a conocer 1950 1978 (Falta 1966
1971) etc.

Notas

Si se han creado series y agrupado diferentes tipos documentales o se


considera que alguna denominacin puede producir dudas o conflictos de
interpretacin, el Cuadro de Clasificacin llevara incorporadas cuantas
anotaciones sean necesarias.9

22400/ 30 INFORMACION INTERNA


- Comunicaciones internas generales
- Solicitudes de informacin
- Comunicados entre jefatura y personal

Nota Aclaratoria: Escritos remitidos por otras oficinas por su


funcin informativa, que no forman parte de ninguna serie o
subserie, se ubica por dependencia o remitente y dentro de cada
carpeta los documentos se ordenan cronolgicamente, guardando
juntas la carta recibida y la respuesta de la misma.

3.4 PROPUESTA TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL- TVD

El presente apartado ofrece al lector una conceptualizacin bsica en


cuanto a la elaboracin y el formato a diligenciar, que le permita
tener un marco terico practico para orientar la actividad
profesional, y el desarrollo de las Tablas de Valoracin Documental.

9
FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas
municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 31


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Fuente: Seminario Conservacin Preventiva en Archivos - SCA

La propuesta de TVD tiene por objeto lograr una poltica documental


precisa y completa al interior de la organizacin; en la cual se
controle, perfeccione y simplifique el sistema de documentacin, as
como fijar las normas para la utilizacin y conservacin de los
documentos.

3.4.1 Elementos de toda Tabla de Valoracin

Partiendo de la informacin anterior, elabore la Tabla de Valoracin


Documental, teniendo en cuenta los siguientes aspectos

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 32


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Cdigo No

Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias


productoras de los documentos como sus series documentales. Este
debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificacin
Documental establecido en la entidad.

Serie o Contenido de la Documentacin

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades


documentales, y en la medida de lo posible la denominacin
propuesta para la Agrupacin Documental no deber construirse
con base en (Sitios Geogrficos, Nombres de Entidades, Nombres
de Formatos, Comits, Elementos fsicos etc.,). De igual forma
Tambin se listaran las subseries y tipologas documentales
correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro
de Clasificacin Documental (CCD).

Algunas series y subseries documentales se encuentran


denominadas por la misma tipologa documental, por ejemplo:
ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecer el
listado de los documentos que la conforman.

Serie Documental
ACTAS
Subserie Documental
Actas de Arqueo de Caja
Fuente: Archivo General del Distrito Gua Metodologca para la elaboracin de TRD

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 33


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Fecha

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupacin


documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben
colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo :
1950 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando
la documentacin no tengan fecha se anotar s.f., que significa sin
fecha.

CODIGO SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS


DOCUMENTALES
D S- Sb INICIAL FINAL
22400 1. CORRESPONDENCIA
1.1 Correspondencia Interna Enviada, Recibida, 1985 1990
Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
1.2 Correspondencia Externa, Enviada Recibida, 1974 1983
Enviada y Recibida
- Oficios
1.3 Correspondencia Interna y Externa, Enviada, 1987 s.f
Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos

22400 2. RELACIONES 1982 1988


- Relacin de descuentos
- Relacin de retiros en la fuente
- Relaciones de ingreso
- Relaciones de cheques
- Relacin de traslado de fondos y valores

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 34


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Valor Documental

Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el


autor, Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este termino
es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar
los valores inherentes a los documentos y su importancia. La
valoracin debe hacerse sobre la base de un conocimiento general
de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base
parcial

Esto nos indica que hay que hacer una evaluacin de los valores de
los documentos, que tendr que indicarnos:

P = Posee Valor Primario S = Posee Valor Secundario

En la casilla de Valoracin Documental se debe indicar si las


Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o
secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o
subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y
siempre en forma independiente para cada uno de estas
agrupaciones.

En este orden de ideas los valores a evaluar sern:

VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos


para el organismo de origen y que persisten incluso despus haber

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 35


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

perdido su valor corriente en los archivos de gestin. Son de


carcter:

9 Administrativo: Est relacionado al trmite o asunto que motiv su


creacin. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por
su utilidad referencial para la planeacin y la toma de decisiones

9 Jurdico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales


regulados por el derecho comn

9 Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos


testimoniales (Registro Civil)

9 Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el


Tesoro o Hacienda Pblica

9 Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que


soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.

VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de


referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la
administracin como fuente primaria para la historia y como testimonio de la
memoria colectiva. Son de carcter:

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 36


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

9 Valores evidnciales: Revelan origen, organizacin y desarrollo de


las entidades. (Cambios institucionales orgnicos, normas de trabajo,
Poltica interna, economa, estadsticas, etc.).

9 Valores histricos: Evolucin y cambios ms trascendentales desde


el punto de vista legal, que ha sufrido la institucin. Se revelan en
Directrices, polticas, programas, proyectos, etc.

9 Valores informativos: Fenmenos sociales e institucionales. (Hojas


de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)

RETENCION
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS EN AOS
VALOR
DOCUMENTALES DOCUMENTAL Archivo
INICIAL FINAL
Central

CORRESPONDENCIA 1985 1990


Correspondencia Interna Enviada, P 20
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos 1974 1983
Correspondencia Externa, Enviada
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios 1987 s.f
Correspondencia Interna y Externa,
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos

Retencin

Plazo o trminos de tiempo en que los documentos deben


permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia esta
determinada por la valoracin derivada del estudio de la
documentacin producida por las diversas unidades administrativas.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 37


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Los tiempos de retencin en el Archivo Central se deben asignar


en aos, para cada serie documental identificada, en caso de
establecer subseries, se asignar los tiempos de retencin en forma
independiente para cada una de estas.

RETENCION
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS EN AOS
VALOR
DOCUMENTALES DOCUMENTAL Archivo
INICIAL FINAL
Central

CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada,
1985 1990 P 20
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, Enviada
Recibida, Enviada y Recibida 1974 1983
- Oficios
Correspondencia Interna y Externa,
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. 1987 s.f
- Oficios
- Memorandos

Disposicin Final

Definicin de los procesos que se aplicaran a los expedientes


correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los
resultados arrojados durante el proceso de valoracin, la cual se
seala teniendo en cuenta cuatro alternativas:

CT = Conservacin Total: Para aquellos documentos que adquieren


valores secundarios y por tanto se consideran de valor histrico, es decir se
convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y la
cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 38


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

E = Eliminacin: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos


que hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores histricos.
La eliminacin es un proceso irreversible, por tanto esta decisin debe estar
muy bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoracin abordado
durante el proceso de elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental.

M = Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y


obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican
otros soportes electrnicos o magnticos.

S = Seleccin: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o


subseries documentales que no ameritan conservarse total mente, pero que
poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras
series y/o subseries documentales. Una vez se efectu la seleccin,
implcitamente se esta determinando eliminacin sobre la documentacin no
seleccionada.

Para que un proceso de seleccin documental se realice de manera


acertada, es indispensable la participacin de personas que tengan total
conocimiento de los documentos objeto del estudio, de manera que pueda
aportar elementos importantes para la correcta toma de decisiones sobre
los documentos que son objeto de seleccin10.

La seleccin documental debe aplicarse mediante tcnicas de muestreo


establecidas de acuerdo con las caractersticas y volmenes de

10
CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin de tablas de retencin
documental (Propuesta Final). Bogot D.C., Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 39


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

documentacin. para una mayor comprensin el Anexo C presenta algunos


mtodos recomendados por el Ayuntamiento de Barcelona.

RETENCION
FECHAS EN AOS
DISPOSICION
VALOR
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTA
FINAL
DOCUMENTALES Archivo
INICIAL INICIAL CT E S M
Central

CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna 1985 1990 S 20 X X
Enviada, Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, 1974 1983
Enviada Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios

Procedimientos

En esta columna se explicar, cuando sea necesario, en forma


concisa y clara la forma en que se aplicarn los procedimientos
relacionados con los trminos de retencin y la disposicin final,
ejemplo los expedientes se transferirn al Archivo Histrico la Serie
Informes Financieros, ya que refleja el manejo financiero de
empresa, en el archivo Central sern microfilmados aquellos que
de acuerdo con una seleccin cualitativa, el Comit de Archivo
determine que se deben conservar.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 40


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

FECHAS PROCEDIMIENTO
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS
INICIAL INICIAL DISPOSICION FINAL
DOCUMENTALES

CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada, 1985 1990 Esta serie posee Valor Histrico,
Recibida, Enviada y Recibida Cientfico y Cultural, ya que refleja
- Oficios el funcionamiento de la entidad ya
- Memorandos que contiene comunicaciones de
Correspondencia Externa, Enviada 1974 1983 todas las dependencias. Pasados 20
Recibida, Enviada y Recibida aos se selecciona una muestra
- Oficios aleatoria del 5% por cada ao.
Correspondencia Interna y Externa, 1987 s.f
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos

Norma o Disposicin Legal

Este campo enuncia las normas que son de competencia de los


expedientes en cada una de las dependencias y en algunos casos la
normatividad ya sea expedida al interior o al exterior de la de la
entidad, fijan unos periodos de prescripcin de los documentos, los
cuales son un factor fundamental a tenerse en cuenta en el
momento de asignar los tiempos de retencin en el Archivo Central.
y argumentar la disposicin final.

NORMAS O DISPOSICIN LEGAL:

La serie Correspondencia abarca todos los valores secundarios de la documentacin,


en primera instancia esta cobijada por la Constitucin poltica nacional. Art. II y
Subsiguientes, Cdigo Contencioso Administrativo Art. II y Subsiguientes. Ley 489/98,
Art. 3. Cdigo Penal, Art. 80 y 82, en la cual hace alusin sobre la accin penal la cual
prescribe a los 20 aos , por tal razn la correspondencia debe permanecer en su
estado original durante este periodo.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 41


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

3.5 PRESENTACION DE LA TABLA DE VALORACIN


DOCUMENTAL - TVD

Una vez que se ha elaborado la propuesta de


Tabla de Valoracin Documental TVD para
cada unidad administrativa del fondo
acumulado y sugerido el plazo de retencin
para cada serie y/o subserie documental,
deber ser sustentada y presentada ante el
Comit de Archivo de la Entidad, quienes
debern evaluarla para su aprobacin. Antes
de la aprobacin final del TVD, si surgieran
dudas, o en los casos de revisin de la
valoracin documental o la adicin de nuevas series, o si alguna es
eliminada, conviene que el Biblioteclogo y Archivista consulte las fuentes
primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el
equipo de trabajo la modificacin a efectuarse, y verifique si la valoracin
documental y los procedimientos para su aplicacin son correctas y
sustentarla nuevamente ante el Comit de Archivo de la entidad, hasta lograr
su aprobacin.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 42


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

CAPITULO IV

Con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la


elaboracin de la Tablas de Valoracin Documental, y lo promulgado por La
Ley General de Archivos, la cual seala la importancia y fundamento de la
normalizacin de la funcin archivstica, se presenta una serie de definiciones
que pretende lograr una unidad de criterios frente a los terminologa tcnica
asociada con las TVD.

Los trminos definidos obedecen al vocabulario tcnico definido por la Ley


594 de 2000, la Propuesta de Reglamento General de Archivos para el
Distrito Capital y los pronunciamientos del Archivo General de la Nacin11

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos


por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta
no estn frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTRICO: aquel al cual se transfiere la documentacin del


archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente
comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin , ciencia y la cultura.

11
COLOMBIA. Presidencia de la Repblica: Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia. p.p. 39-
48.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 43


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

ARCHIVO TOTAL : concepto que hace referencia a la vez a todos los


soportes documentales y al proceso integral de la formacin del archivo en
su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin,
almacenamiento, preservacin y disposicin final.

COMIT DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de


definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

CONSERVACIN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son


transferidas al Archivo Histrico para su conservacin permanente.

DEPURACIN: operacin por la cual se separan los documentos que


tienen valor permanente de los que no lo tienen

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: destruccin de documentos que han


perdido su valor administrativo, jurdico, legal fiscal o contable y que no
tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnologa.

FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el


transcurso de su vida institucional sin ningn criterio archivstico de
organizacin.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 44


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

INVENTARIO: instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada


de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series
documentales. Puede ser esquemtico, general , analtico y preliminar.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por


su valor histrico o cultural.

RETENCIN DE DOCUMENTOS: es el plazo en trminos de tiempo en que


los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo
central, tal como se designa en la tabla de retencin documental.

SELECCIN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el


destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su
conservacin parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando
puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta caractersticas internas o
externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando
tcnicas matemticas y estadsticas.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y


contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas

SUBSERIE DOCUMENTAL: divisin o divisiones de una serie documental


con el propsito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidades
documentales que hacen parte de la misma

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con caractersticas


internas y externas que lo definen y distinguen como tal.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 45


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisin desde el archivo de gestin


o central al histrico de los documentos declarados como de valor histrico ,
de conformidad con lo sealado en la tabla de retencin documental o tabla
de valoracin correspondientes.

VALORACIN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los


valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 46


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

BIBLIOGRAFA

ALVAREZ RODRGUEZ, Mariela. Ordenacin y descripcin de


archivos. Armenia: Universidad del Quindo, 1992. vi. 210 p.: il.
CASILIMAS, Clara Ins. Que son y como proceder con los fondos
acumulados?. Bogot D.C., Archivo General de la Nacin: Divisin de
Clasificacin y Descripcin, 2001. 4 p.
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de
archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales,
1992. p.57.
CONTRALORA DE BOGOTA. Procedimiento para la organizacin de
fondos acumulados. Bogot D.C., Resolucin reglamentaria numero
001, 2003. 39 43 p.
CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin
de tablas de retencin documental (Propuesta Final). Bogot D.C.,
Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.
COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Propuesta de
reglamento general de archivos para el distrito capital (Documento de
trabajo). 1 ed. Bogot: AGD, 2001. 43 p
COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Gua Practica Para la
Elaboracin de Tablas de Retencin Documental: Documento de
Trabajo. 1 ed. Bogot: AGD, 2001. 55 p.: il
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Ley 594 de 2000. Por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia, 2000. 89 p.
ESPAA. Ayuntamiento de Barcelona . Tcniques de Mostreig.
Castell: Ayuntamiento de Barcelona, s.f. p. 1-19

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 47


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual de organizacin de archivos de


gestin en las oficinas municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.
GOBIERNO DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin para los archivos
municipales y concejiles de navarra. Espaa: Grupo de archiveros al
servicio de las administraciones publicas, 2001. 63 p.
LOPEZ GOMEZ, P. (Coor), Los cuadros de clasificacin en los
archivos histricos. La Corua: Espaa: Comisin Nacional de Archivos
Histricos, 1994. 3 p.
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Gua de Servicios Grupo Centro
de Documentacin, Bogot D.C.; Departamento Administrativo de
Catastro Distrital: DACD, 2003. 25 p.
SOLANO PLAZAS, Mercedes. Metodologa y procedimientos para la
organizacin de fondos acumulados, Bogot: Centro de
Documentacin e Informacin, 2003. 4 p.
SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organizacin de archivos: un objeto
de investigacin, Bogot: II encuentro de Archivos e Investigacin,
Mircoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Instructivo archivo de gestin.
Bogot: Proyecto Archivo, 2001. 9 p.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 48


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Anexo A
ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL
ARCHIVISTICO12
RECURSOS DOCUMENTALES

1. ARCHIVO

Desde qu fecha se conservan los archivos de la entidad:

Qu tipo de organizacin tiene el archivo?

Centralizado? Descentralizado?

Otro?

Cual?

Existen normas generales de archivo consignadas en:

Manual Instructivo Otro

La organizacin del fondo acumulado obedece a normas tcnicas?

S No

Por qu?

Se han definido trminos de valoracin documental para los fondos acumulados?

S No
Por qu? _________________________________________________________

La empresa tiene integrado un comit de Archivo?

S Quienes lo integran (cargo)

12
Formato tomado GUIA PARA LA ASISTENCIA TCNICA EN ADMINISTRACION
DOCUMENTAL SENA Regional Medelln.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 49


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

No Por qu?

FONDO ACUMULADO

Qu cantidad (volumen o peso indique en mts2 metros lineales) se conserva


actualmente?

En que fecha se realiz el ltimo expurgo (seleccin o desafectacin)

Con base en Tabla de Valoracin?


Criterio propio
Otro?

Qu cantidad (volumen o peso) de documentos se han destruido (indique en mts2 y m


Kg)

Se han elaborado actas de incineracin o destruccin de documentos?

S No Explique la razn:--

Desde qu fecha est sin clasificar los documentos: Por qu?



Qu auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondo
acumulado:

Listado ndices Inventario Catlogo--

Indique qu medidas de prevencin y de conservacin documental se aplican:

Contra insectos y hongos: Cmara de Desinfeccin


Otro
Control de humedad: Higrmetro
Extractor de humedad
Control de temperatura: Termgrafo Otro
Contra incendio: S No Automticos
Otros
Contra la polucin: S No Cul
Periodicidad
Plan de mantenimiento de la empresa: S No

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 50


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

Periodicidad

Se restauran los documentos: S No

En qu forma?

Cmo se guardan los documentos histricos:

Caja paquete Encuadernado


Microfilmacin Disco Optico

CARACTERISTICAS DEL SOPORTE

Qu cantidad (volumen o peso) de documentos hay en el fondo acumulado, distribuidos


as:

Textuales (texto escrito)


Grficos (mapas, planos, dibujos)
En imagen (fotografa, diapositivas)
Audiovisuales (discos, cintas, pelculas)
Legibles por mquina (diskettes, cinta magntica,
microfilm)
Otros
Hay documentos empastados? S No

Cules?

CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Los documentos se consultan en forma:

Permanente Espordica Nunca

Cul es el procedimiento para localizar los documentos requeridos?

Existen control para la consulta, prstamo y devolucin de documentos?


No S Escrita Oral Otro

Consignada en una norma? No S Cul?

Cunto tiempo transcurre para que el documento solicitado llegue al solicitante?

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 51


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

En qu porcentaje se dejan de atender las solicitudes de consulta?

100% 75% 50% 25% 5%-

Razones: _______________________________________

Fecha de diligenciamiento
Nombre y cargo del encuestador

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 52


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL


ARCHIVISTICO
RECURSOS LOCATIVOS

UBICACION

Qu rea en m2 tiene el archivo?

La distancia del archivo a las oficinas es:

Cercana Lejana

En qu piso se encuentra el archivo?

Ventajas y desventajas de la ubicacin ____________________________________________


____________________________________________________________________________
__________________________________________________

Est sealizada el rea? No S

Existen reas restringidas? No S


Cules________________________________________________________

FUNCIONALIDAD (Distribucin de muebles, equipos y puestos de trabajo)

Graficar el rea con la distribucin y ubicacin de muebles, equipos y puestos de trabajo.


Indicar las medidas de espacios ocupados y libres.

Existe una zona de servicio al usuario? No S

Con qu equipo? Fotocopiadora Lector de Microfilmacin

Muebles, cules?________________________________________________
____________________________________________________________________________
__________________________________________________
CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD

La iluminacin es: Natural Artificial


Buena Regular Deficiente
Existen ventanas? S No
De vidrio De seguridad Otras

Su ubicacin proporciona una ventilacin:


Buena Regular Deficiente

Se dispone de equipo de ventilacin?

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 53


Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

S No Cul?

Hay humedad? S No Causa:


Los depsitos cuentan con:


Termmetros? No S Cuntos?
Higrgrafo? No S Cuntos?
Termmetro higrgrafo? No S Cuntos? Extractor de humedad?
No S Cuntos?

Su archivo ha sufrido alguno de estos accidentes:


Incendio _______ Causas _________________________________________
Inundacin _____ Causas _________________________________________
Robo _____ Causas______________________________________________

Qu correctivos ha aplicado la administracin?


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_____________________________________

Fecha de diligenciamiento: _________________


Nombre: ______________________________________________________

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 54


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ANEXO B

13
Modelo de Inventario de Archivos en su Estado Natural

INVENTARIO DE OFICINAS: ____________________________________________________________________________


DEPENDENCIA PRODUCTORA: __________________________________________________________________________

FECHAS UNIDAD DE CONSERVACION TIPOS


No. NOMBRE DE LA CARPETA O UNIDAD DE No.
EXTREMAS DOCUMENTALES
Orden CONSERVACION Folios
Inicial Final Caja Carpeta Legajo Otro

Nombre: _______________________________________________
Cargo: ________________________________________________________________
Firma:_____________________________________________________ Fecha: Da Mes A

13
Formato tomado del Mini-Manual No 3 GESTION DOCUMENTAL BASES PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 55


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ANEXO C
TCNICAS DE SELECCIN DOCUMENTAL

TCNICAS CARACTERSTICAS
CUANTITATIVAS
Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservacin tienen la misma probabilidad
de representar a la serie. La muestra se escoge al azar y no
depende, en ningn momento, de pautas o periodos. Es un
mtodo basado en la estadstica.
Muestreo numrico Es un muestreo aleatorio estadstico que consiste en conservar
una muestra de expedientes escogidos de manera rgida o
sistemtica. Se selecciona a priori un determinado tamao de la
muestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, por
ejemplo: 15, 25, 35.N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Este
mtodo depende del establecimiento de una pauta de seleccin ,
segn la cual se conservan cada ensimo elemento o bien todos
los documentos de un mes, ao o de cualquier otra unidad
cronolgica.
Muestreo sistemtico La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplica
mediante frmulas matemticas (Poblacin finita e infinita).
Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigue
estimaciones ms precisas.
Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El reparto
de la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se le
denomina afijacin. Cuando la muestra se reparte por igual entre
los diferentes estratos se dice que la afijacin es igual o
uniforme.
N = nmero de elementos o tamao de la
poblacin
n = tamao de la muestra
L = nmero de estratos
N1+N2+NL = N
N1+n2+nL = n
Muestreo por conglomerados Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.
o reas Cuando el conglomerado se corresponde con un rea o zonas
territoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe el
nombre de muestreo por reas: los conglomerados tiene que ser
lo ms heterogneo posible.
Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevos
subconglomerados y as sucesivamente. Tambin se le llama
polietpico.
El ms frecuente de los muestreos por etapas es el bietpico, en
el que se seleccionan los conglomerados o reas y despus las
unidades secundarias que corresponden a los elementos del
conjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionar
ningn otro tipo de unidad intermedia.
TECNICAS CARACTERISTICAS
CUALITATIVAS
Muestreo representativo o Cuando hay un gran nmero de grupos documentales idnticos

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topogrfico en varios departamentos, se decide conservar grupos externos en


un nmero determinado de departamentos. No reduce el tamao
de la serie sino que se decide conservar ciertas unidades de
archivo y no otras. Es aplicable cuando hay una entidad central
que tiene adscritas y/o vinculadas.
Muestreo por eleccin al Consiste en escoger un cierto nmero de unidades segn un
azar sistema aleatoria, estando organizada la eleccin de forma que a
cada unidad del conjunto tenga la misma probabilidad de ser
incluida en la muestra. No hay que decidir cuantas unidades se
seleccionaran.
Mtodo del ejemplar Conservacin de expedientes o piezas documentales ms
significativos de una serie documental.
Conservacin de uno o ms ejemplares de una serie de
documentos, con la finalidad de ilustrar la prctica administrativa
en una fecha determinada.
Muestreo cronolgico Conservacin de la totalidad de los documentos producidos
durante unos aos de referencia preestablecidos y eliminacin
del resto. Se debe aplicar independientemente de los cambios
polticos o de cualquier otro tipo de cambio que se produzca
entre los aos que abarque la serie. Depende de la ordenacin
cronolgica de los documentos.
Muestreo alfabtico Se utiliza para la conservacin parcial de archivos integrados por
documentos o expedientes nominales. Se conservan los
expedientes que empiecen por una determinada letra. Se escoge
una inicial determinada y representativa o tambin se puede
escoger una inicial poco usual.
TECNICAS CUALITATIVAS
Muestreo selectivo o Es una operacin subjetiva, pues la seleccin se basa en un
cualitativo conjunto de criterios con la intencin de conservar los
documentos ms importantes o significativos de una clase de
serie ya que algunos materiales pueden tener un valor especial
con fines de investigacin. Se aplica cuando la serie no tiene
ninguna importancia.
Mtodo selectivo o de Su objetivo consiste en reducir el espacio ocupado por un fondo
vaciado selectivo que se considera con un cierto inters histrico en base a la
eliminacin de ejemplares repetidos, documentos de trabajo que
se hayan utilizado, por ejemplo para la elaboracin de informes.
Muestreo opintico Consiste en elegir una muestra acerca de la cual se tengan buenas
razones para considerarla como representativa del conjunto a
estudiar.
14

14
ESPAA. Ayuntamiento de Barcelona. Tcniques de Mostreig. Castell: Ayuntamiento
de Barcelona, s.f. p. 1-19

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NOMBRE FONDO ACUMULADO

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Hoja No: 1


DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CODIGO FECHAS RETENCION EN AOS DISPOSICION FINAL


SERIES, SUBSERIES,
VALOR DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES Archivo
D S Sb INICIAL FINAL CT E M S
Central

SERIES GENERALES

SERIES ESPECIFICAS

NORMA O DISPOSICIN LEGAL:

CONVENCIONES
CDIGO DISPOSICION FINAL SMBOLOS
D = Dependencia CT = Conservacin Total E = Eliminacin SERIE = MAYSCULA SOSTENIDA SUBSERIE = Mayscula Inicial
S = Serie Sb = Subserie M = Microfilmacin S = Seleccionar P = Posee Valor Primario. S = Posee Valor Secundario. - = Tipo Documental

Vo Bo Coordinador del Proyecto: Aprob Comit de Archivo Acta No

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