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INTRODUCCIN .................................................................................................................................................... 7
UPDATING PEOPLE
Derechos Reservados Entrenamiento Informtico Avanzado S.A. de C.V.
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FUNCIONES .........................................................................................................................................................83
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
11
12
HIPERVNCULOS ................................................................................................................................................102
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
14
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14.3
14.4
14.5
14.6
14.7
14.8
15
MINIGRFICOS ..................................................................................................................................................113
15.1
15.2
15.3
15.4
15.5
16
17
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20.3
QUITAR DATOS OCULTOS E INFORMACIN PERSONAL MEDIANTE LA INSPECCIN DE LIBROS ................................................. 136
20.3.1
Buscar y quitar datos ocultos e informacin personal ............................................................................ 136
20.3.2
Informacin que busca y quita el Inspector de documento .................................................................... 137
20.4
AGREGAR UN COMENTARIO A LA CELDA .................................................................................................................... 138
20.4.1
Modificar un comentario ........................................................................................................................ 139
20.4.2
Eliminar un comentario .......................................................................................................................... 139
20.5
MARCAR COMO FINAL ........................................................................................................................................... 140
20.6
PROTEGER ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CLCULO ...................................................................................................... 141
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1 INTRODUCCIN
Excel 2010 proporciona comandos que se pueden usar fcilmente para crear y modificar libros con rapidez. La
interfaz de usuario de Excel 2010 incluye la cinta de opciones y la vista Backstage de Microsoft Office, que
incorporan los diversos comandos que se necesitan a la hora de trabajar con libros. Por ejemplo, los comandos
de la cinta de opciones se pueden usar para agregar, mover o copiar los datos de una hoja de clculo o para
modificar una hoja de clculo insertando o eliminando celdas, filas o columnas.
De manera similar, los comandos de la vista Backstage se pueden usar para crear, guardar, imprimir y cerrar
rpidamente un libro. Es posible insertar hojas de clculo adicionales, adems de mover y reordenar las hojas
de clculo de un libro. Asimismo, se puede mover o copiar una hoja de clculo en un nuevo libro, o eliminar
una hoja de clculo de forma permanente de un libro.
Adems de estas tareas bsicas, se pueden realizar clculos simples y complejos en las hojas de clculo gracias
a la amplia gama de funciones que Excel 2010 proporciona. Tambin es posible crear frmulas propias para
realizar clculos complejos
Excel 2010 proporciona diversas caractersticas de fcil uso que ayudan a crear y modificar hojas de clculo.
Una de las caractersticas ms significativas es la interfaz de usuario, que incluye la cinta de opciones y la vista
Backstage, que permiten un acceso fcil y rpido a los comandos necesarios.
Los comandos estn agrupados de manera lgica en pestaas, segn la tarea que permiten realizar. Por
ejemplo, la pestaa Insertar incluye todos los comandos necesarios para insertar elementos, como grficos,
tablas e hipervnculos. Las otras pestaas que estn disponibles en la cinta de opciones son Inicio, Diseo de
pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Los comandos de cada pestaa estn, a su vez, organizados en grupos,
segn la accin que permiten realizar.
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ILUSTRACIN 2.1
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2.2 Minigrficos
Se pueden usar minigrficos (ILUSTRACIN 2.2 -grficos muy pequeos que se ajustan dentro de una celda)
para resumir visualmente las tendencias junto a los datos. Dado que los minigrficos muestran tendencias en
un espacio reducido, son especialmente tiles para paneles u otros lugares donde necesite mostrar una
instantnea de su empresa en un formato visual de fcil comprensin. En la siguiente imagen los minigrficos
que aparecen en la columna Tendencia permiten mostrar de un vistazo el rendimiento de cada departamento
en mayo.
ILUSTRACIN 2.2
Etiquetas de tablas dinmicas: Ahora se pueden rellenar las etiquetas de las tablas dinmicas.
Tambin se pueden repetir las etiquetas en las tablas dinmicas para mostrar los ttulos de elementos
en campos anidados en todas las filas y columnas.
Filtrado mejorado: Puede usar la segmentacin de datos para filtrar datos rpidamente en una tabla
dinmica con solo hacer clic en un botn y para ver qu filtros se aplican sin tener que abrir otros
mens. Adems, la interfaz del filtro incluye un prctico cuadro de bsqueda que le ayuda a encontrar
lo que necesita entre miles (o incluso millones) de posibles elementos en las tablas dinmicas.
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Caracterstica Mostrar valores como: La caracterstica Mostrar valores como incluye una serie de
clculos nuevos y automticos, como % del total de filas principales, % del total de columnas
principales, % del total principal, % del total en, Clasificar de menor a mayor y Clasificar de mayor a
menor. Mejoras en los grficos dinmicos Ahora es ms fcil interactuar con los informes de grfico
dinmico. Concretamente, es ms fcil filtrar datos directamente en un grfico dinmico y agregar o
quitar campos para reorganizar el diseo del grfico. Del mismo modo, con un solo clic se pueden
ocultar todos los botones de campos en el informe de grfico dinmico
ILUSTRACIN 2.3
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Nuevos conjuntos de iconos: Los conjuntos de iconos (ILUSTRACIN 2.4), introducidos por primera
vez en Office Excel 2007, permiten mostrar iconos para diferentes categoras de datos segn cualquier
umbral que se determine. Por ejemplo, se puede emplear una flecha verde hacia arriba para
representar valores ms altos, una flecha amarilla lateral horizontal para representar valores
intermedios y una flecha roja hacia abajo para representar valores ms bajos. En Excel 2010, se tiene
acceso a ms conjuntos de iconos, incluidos tringulos, estrellas y cuadros.
ILUSTRACIN 2.4
Ms opciones para las barras de datos: Excel 2010 incluye nuevas opciones de formato para las barras
de datos (ILUSTRACIN 2.5). Puede aplicar bordes o rellenos slidos a la barra de datos o establecer
la direccin de la barra de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha. Adems, las barras de
datos para valores negativos aparecen en el lado opuesto de un eje de los valores positivos, tal como
se muestra aqu.
ILUSTRACIN 2.5
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Nuevo filtro de bsqueda: Cuando se filtran datos en tablas, tablas dinmicas y grficos dinmicos de
Excel, es posible usar un nuevo cuadro de bsqueda (ILUSTRACIN 2.6) que permite encontrar lo que
se necesita en listas largas. Por ejemplo, para encontrar un producto especfico en un catlogo con
ms de 100.000 artculos, empiece a escribir el trmino de bsqueda y los productos relevantes
aparecern instantneamente en la lista. Puede restringir an ms los resultados si anula la seleccin
de los no desea ver.
ILUSTRACIN 2.6
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Filtrar y ordenar independientemente de la ubicacin: En una tabla de Excel, los encabezados de tabla
reemplazan (ILUSTRACIN 2.7) los encabezados comunes de las hojas de clculo en la parte superior
de las columnas cuando se desplaza hacia abajo en una tabla extensa. Ahora, los botones de filtro
automtico permanecen visibles junto con los encabezados de tabla en las columnas de la tabla de
manera que se puedan filtrar y ordenar los datos rpidamente sin la necesidad de desplazarse hasta
la parte superior de la tabla.
ILUSTRACIN 2.7
Nuevos lmites en los grficos: En Excel 2010, se ha eliminado el lmite en el nmero de puntos de
datos que se pueden crear en un grfico. El nmero de puntos de datos est limitado nicamente por
la memoria que haya disponible. Esto permite a los usuarios, especialmente a los de la comunidad
cientfica, visualizar y analizar grandes conjuntos de datos de manera ms eficaz.
Acceso rpido a opciones de formato: En Excel 2010, se tiene acceso instantneo a las opciones de
formato al hacer doble clic en un elemento del grfico.
Grabacin de macros para elementos de grficos: En Office Excel 2007, la grabacin de una macro no
generaba ningn cdigo de macro mientras se aplicaba formato a un grfico u otro objeto. Sin
embargo, en Excel 2010, se puede usar la grabadora de macros para grabar cambios en el formato de
grficos y otros objetos.
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ILUSTRACIN 2.8
2.10 Ms temas
En Excel 2010, hay ms temas (ILUSTRACIN 2.9) y estilos que antes. Estos elementos le ayudan a aplicar
diseos profesionales de forma coherente en los libros y otros documentos de Microsoft Office. Una vez que
se ha seleccionado un tema, Excel 2010 se encarga del trabajo de diseo. El texto, los grficos, las tablas y los
objetos de dibujo cambian para reflejar el tema seleccionado, de modo que todos los elementos del libro se
complementen visualmente entre s.
ILUSTRACIN 2.9
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ILUSTRACIN 2.10
ILUSTRACIN 2.11
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Nuevos diseos de grficos SmartArt: Con los nuevos diseos de imagen, es posible contar historias
con fotografas. Por ejemplo, use el diseo Imgenes con ttulos para mostrar imgenes con ttulos
atractivos debajo de ellas.
Correccin de imgenes: Se puede ajustar el color, el brillo, el contraste o la nitidez de una imagen,
todo ello sin necesidad de usar un software de edicin de fotografas adicional.
Efectos artsticos nuevos y mejorados: Aplique diversos efectos artsticos a la imagen para que tenga
una apariencia de boceto, dibujo o pintura. Los nuevos efectos artsticos incluyen: Boceto con lpiz,
Dibujo de lnea, Esponja de acuarela, Globos de mosaico, Cristal, Pasteles suaves, Plastificado,
Fotocopia, Trazos de pintura y muchos ms.
Mejor compresin y recorte: Ahora, se tiene un mejor control de la calidad de imagen y las desventajas
de la compresin para poder tomar la decisin correcta en cuanto al medio (impresin, pantalla o
correo electrnico) para el que se usar el libro
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ILUSTRACIN 3.1
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Diseo de pgina. Puede utilizar tambin reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar
la orientacin de la pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los
mrgenes para la impresin y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.
b. Vista Ver salt. Pg (ILUSTRACIN 3.2): presenta nicamente el espacio que ha sido utilizado dentro
de la hoja de clculo, el resto de la hoja se encuentra en color gris, con la posibilidad de ser utilizada.
En esta vista es posible cambiar los saltos de pgina, ancho de columnas y alto de filas de manera
que se pueda ajustar las pginas para su impresin.
c. Vista Pantalla completa (ILUSTRACIN 3.2): oculta la barra de herramientas de acceso rpido, las
fichas y cinta de opcin, la barra de estado, barra de frmulas entre otros, a fin de brindarnos un
mayor espacio para los datos dentro de la hoja de clculo.
ILUSTRACIN 3.2
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ILUSTRACIN 3.3
4. En el rea Vistas: se presenta una lista de todas las vistas definidas para el libro de trabajo activo.
5. Haga clic en Agregar, se mostrar el siguiente cuadro dilogo (ILUSTRACIN 3.4):
ILUSTRACIN 3.4
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3.3 Zoom
La funcin de zoom se puede utilizar para acercar la vista del libro o para alejarla y ver un porcentaje mayor
de la hoja a tamao reducido. Tambin puede guardar un ajuste de zoom concreto.
ILUSTRACIN 3.5
En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Zoom 100% (ILUSTRACIN 3.6).
En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Una pgina, Dos pginas o Ancho de pgina
(ILUSTRACIN 3.6).
En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Zoom (ILUSTRACIN 3.6) y escriba un porcentaje o
elija el valor que desee
ILUSTRACIN 3.6
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ILUSTRACIN 3.7
ILUSTRACIN 3.8
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2. Debajo de la cinta de opciones (ILUSTRACIN 3.9), que es parte de la Interfaz de usuario de Microsoft
Office Fluent.
ILUSTRACIN 3.9
2. En la lista, haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de la
cinta de opciones.
ILUSTRACIN 3.10
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ILUSTRACIN 3.11
ILUSTRACIN 3.12
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ILUSTRACIN 3.13
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ILUSTRACIN 3.14
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ILUSTRACIN 3.15
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DESCRIPCIN
General
En la pgina General, se pueden configurar opciones relacionadas con la interfaz de usuario y nuevos
libros. Adems, se puede personalizar la copia de Excel especificando un nombre de usuario. La
pgina General incluye las siguientes opciones:
Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar. Active esta casilla si desea que aparezca
la minibarra de herramientas cuando seleccione texto en una hoja de clculo.
Habilitar vistas previas activas. Active esta casilla si desea obtener una vista previa de los
efectos de una opcin de edicin o de formato sobre la apariencia de los datos.
Combinacin de colores. Haga clic en esta flecha y seleccione un color si desea cambiar la
combinacin de colores en la interfaz de Excel 2010.
Estilo de informacin en pantalla. Seleccione una opcin de esta lista para especificar el
estilo de la informacin en pantalla.
Usar esta fuente. Seleccione una fuente de esta lista para configurar la fuente
predeterminada de un nuevo libro.
Tamao de fuente. Seleccione un tamao de fuente de esta lista para configurar el tamao
de fuente predeterminado de un nuevo libro.
Vista predeterminada para hojas nuevas. Seleccione una vista de esta lista para configurarla
como vista predeterminada de un nuevo libro.
Incluir este nmero de hojas. Use este cuadro para especificar el nmero de hojas de clculo
que se deben incluir de manera predeterminada en un nuevo libro. Asimismo, puede hacer
clic en la flecha Arriba o Abajo para aumentar o reducir el nmero predeterminado de hojas
de clculo.
Personalizar la copia de Microsoft Office. Use este cuadro para especificar su nombre si
desea personalizar su copia de Excel 2010.
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Frmulas
Cuando trabaje con Excel 2010, es posible que tenga que usar frmulas y funciones para realizar
clculos. La pgina Frmulas incluye las siguientes opciones para personalizar la forma en que Excel
2010 lleva a cabo los clculos mediante frmulas:
Frmula Autocompletar. Active esta casilla si desea que Excel complete automticamente
una frmula cuando empiece a escribirla.
Usar nombres de tabla en las frmulas. Active esta casilla si desea incluir nombres de tabla
en las frmulas.
Habilitar comprobacin de errores en segundo plano. Active esta casilla si desea que Excel
2010 compruebe automticamente si hay errores mientras trabaja con datos.
Indicar errores con el color. Use este botn para seleccionar el color que Excel 2010 debe
utilizar para indicar los errores.
Reglas de verificacin de Excel. Active las casillas correspondientes a los tipos de error que
Excel 2010 debe comprobar.
Guardar
La pgina Guardar incluye las siguientes opciones para personalizar la forma en que se guardan los
libros:
Guardar informacin de Autorrecuperacin cada. Active esta casilla si desea que Excel 2010
guarde la informacin de Autorrecuperacin despus de un intervalo de tiempo
determinado. La informacin de Autorrecuperacin ayuda a restaurar el libro en el que se
est trabajando si Excel 2010 se cierra debido a algn error o si el programa se cierra sin
que se guarde el libro. En el cuadro, especifique, en minutos, el intervalo de tiempo
deseado.
Conservar la ltima versin autoguardada cuando se cierra sin guardar. Active esta casilla si
desea que Excel 2010 conserve la ltima versin de un libro que se guard automticamente
cuando se cierra sin guardar.
Ubicacin de archivo con Autorrecuperacin. Use este cuadro para especificar la ubicacin
predeterminada donde se van a guardar los archivos recuperados automticamente.
Guardar archivos desprotegidos en. Seleccione una de las opciones que aparecen en esta
seccin para especificar la ubicacin donde se van a guardar los archivos desprotegidos si
desea editar sin conexin los archivos del servidor de administracin documental.
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Ubicacin de borradores del servidor. Use este cuadro para especificar la ubicacin en el
equipo donde desea guardar los archivos desprotegidos del servidor de administracin
documental.
Elegir los colores que se vern en versiones anteriores de Excel. Use este botn para
seleccionar los colores que se van a conservar si se abren los libros de Excel 2010 en
versiones anteriores de Microsoft Excel.
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4 OPERACIONES BSICAS
4.1 Crear un nuevo libro
En Excel 2010, puede crear un libro nuevo mediante la vista Backstage. La pgina Nuevo en la vista Backstage
incluye la seccin Plantillas disponibles que contiene diversas plantillas para crear un nuevo libro. Puede crear
un libro en blanco mediante la opcin Libro en blanco. Esta opcin permite crear un libro que contiene de
forma predeterminada tres hojas de clculo vacas. Asimismo, puede presionar las teclas CTRL+U para crear
rpidamente un nuevo libro en blanco.
Tambin puede crear un libro nuevo mediante una plantilla predefinida. La carpeta Plantillas de ejemplo
incluye diferentes plantillas que se pueden usar para crear distintos tipos de libros. Entre las plantillas
predefinidas se encuentran Extracto de facturacin, Informe de gastos e Informe de ventas. Si desea usar una
plantilla para crear un libro, seleccione la plantilla deseada y, a continuacin, haga clic en Crear. El nuevo libro
contiene datos de ejemplo que se pueden modificar.
Existe tambin la posibilidad de crear un nuevo libro a partir de un libro existente mediante la opcin Nuevo
a partir de existente en la seccin Plantillas disponibles. Si hace clic en esta opcin, se abrir el cuadro de
dilogo Nuevo a partir de un libro existente. En este cuadro de dilogo, vaya a la carpeta que contiene el libro
existente, seleccione el libro y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo. Excel 2010 crear un nuevo libro
basado en el libro existente. Puede personalizar el libro segn sus necesidades.
Despus de crear o modificar un libro, podr guardarlo mediante la opcin Guardar o Guardar como de la vista
Backstage. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a la ubicacin deseada, especifique el nombre de
archivo y haga clic en Guardar. Para guardar rpidamente un nuevo libro, en la barra de herramientas de
acceso rpido, haga clic en el botn Guardar. Asimismo, puede presionar las teclas CTRL+G para guardar el
libro.
Despus de guardar el libro, podr cerrarlo mediante la opcin Cerrar de la vista Backstage.
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ILUSTRACIN 4.1
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ILUSTRACIN 4.2
Extensin
Descripcin
Libro de Excel
.xlsx
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.xlsm
Plantilla
.xltx
Plantilla (cdigo)
.xltm
2003
(BIFF8).
Excel 2003
2003
(XMLSS).
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7. Si el tamao del archivo es ms importante que la calidad de impresin, haga clic en Tamao mnimo
(publicacin en lnea).
8. Haga clic en Opciones para configurar la pgina que desea imprimir, para elegir si deben imprimirse
las revisiones y para seleccionar las opciones de salida. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
9. Haga clic en Guardar.
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ILUSTRACIN 4.3
ILUSTRACIN 4.4
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5. Para comprobar la compatibilidad del libro cada vez que lo guarde, active la casilla Comprobar la
compatibilidad al guardar este libro (ILUSTRACIN 4.5)
6. Para crear un informe en una hoja de clculo independiente de todos los problemas mostrados en el
cuadro Resumen, haga clic en Copiar en hoja nueva (ILUSTRACIN 4.5)
ILUSTRACIN 4.5
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ILUSTRACIN 4.6
4. Establezca los minutos para la frecuencia con que desea que Excel realice una copia de seguridad de
su trabajo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Tambin puede desactivar la opcin de Autorrecuperacin de forma momentnea slo para el libro en el que
est trabajando, para esto desactive la casilla Deshabilitar Autorrecuperacin nicamente para ste libro
(ILUSTRACIN 4.7)
ILUSTRACIN 4.7
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Para presentar todos los datos en las pginas impresas, asegrese de que estn a la vista en la pantalla. Por
ejemplo, cuando hay texto o nmeros que son demasiado anchos para caber en una columna, el texto impreso
se truncar y los nmeros impresos se vern como signos de nmero (##). Para evitar imprimir textos
truncados y signos de nmero en lugar del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar
espacio a los datos. Tambin puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de
columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las pginas impresas.
ILUSTRACIN 4.8
NOTA: El rea de impresin que haya establecido se guardar al guardar el libro.
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SUGERENCIA: Para agregar una hoja de clculo, presione SHIFT+F11. Se insertar una nueva hoja de clculo a
la derecha de la hoja activa.
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Asimismo, puede mover una hoja de clculo a otra ubicacin siguiendo estos pasos:
1. En la barra de pestaas de hoja, haga clic con el botn secundario en la hoja de clculo que desee
mover
2. A continuacin, haga clic en Mover o copiar.
3. Se abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar
4. Para mover la hoja de clculo de modo que se inserte delante de otra hoja de clculo del libro, en la
lista Antes de la hoja (ILUSTRACIN 5.1), seleccione la hoja de clculo delante de la cual desee insertar
la hoja de clculo seleccionada.
ILUSTRACIN 5.1
Nota: Para mover la hoja de clculo de modo que aparezca en ltimo lugar dentro del libro, en el cuadro de
dilogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, haga clic en (mover al final).
5. Haga clic en Aceptar.
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5.2.1 Mover una hoja de clculo a otro libro abierto o a un libro nuevo
Existe tambin la posibilidad de mover una hoja de clculo a otro libro abierto o a un libro nuevo. Para ello,
siga estos pasos:
1. En la barra de pestaas de hoja, haga clic con el botn secundario en la hoja de clculo que desee
mover y, a continuacin, haga clic en Mover o copiar.
2. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Al libro (ILUSTRACIN 5.2), seleccione el libro al
que desee mover la hoja de clculo.
ILUSTRACIN 5.2
3. En la lista Antes de la hoja, seleccione la hoja de clculo delante de la cual desee insertar la hoja
seleccionada.
Nota: Para mover la hoja de clculo a un libro nuevo, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Al
libro, haga clic en (nuevo libro) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, haga clic en Aceptar.
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5.3.1 Copiar una hoja de clculo en otro libro abierto o en un libro nuevo
Existe tambin la posibilidad de copiar una hoja de clculo en otro libro abierto o en un libro nuevo, siga estos
pasos:
1. En la barra de pestaas de hoja, haga clic con el botn secundario en la hoja de clculo que desee
mover y, a continuacin, haga clic en Mover o copiar.
2. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Al libro, seleccione el libro en el que desee copiar
la hoja de clculo.
Nota: Para copiar la hoja de clculo en un libro nuevo, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Al
libro, haga clic en (nuevo libro).
3. En la lista Antes de la hoja, seleccione la hoja de clculo delante de la cual desee insertar la copia de
la hoja seleccionada.
4. Active la casilla Crear una copia y haga clic en Aceptar.
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ILUSTRACIN 5.3
Cuadro se abre una hoja de clculo de Excel 2010 est seleccionada la primera fila de manera
predeterminada. Para seleccionar cualquier celda de la hoja de clculo simplemente haga clic en ella.
Para seleccionar un rango de celdas, haga clic en una celda y a continuacin arrastre el puntero hasta
la ltima celda del rango deseado; asimismo puede hacer clic en la primera celda, mantener
presionada la tecla Mayus y a continuacin hacer clic en la ltima celda.
Para seleccionar filas o columnas adyacentes arrastre el puntero por sus encabezados; asimismo
puede seleccionar el encabezado de una fila o columna, mantener presionada la tecla Mayus y a
continuacin seleccionar el encabezado de la ltima fila o columna.
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Si desea seleccionar toda la hoja de clculo haga clic en el botn <Seleccionar todo> ubicado a la
izquierda del encabezado de columna A. Para cancelar una seleccin de celdas haga clic en cualquier
parte de la hoja de clculo
ILUSTRACIN 5.4
Tambin puede hacer clic con el botn derecho del mouse y seleccionar Eliminar y seleccionar la
opcin apropiada en el cuadro de dilogo Eliminar celdas.
De la misma manera puede ejecutar estas acciones con el botn secundario del mouse.
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ILUSTRACIN 5.5
Tambin puede hacer clic con el botn secundario y hacer clic en Insertar.
Sugerencia: Para insertar varias filas o columnas seleccione el nmero de filas o columnas que desea insertar
y a continuacin seleccione Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja.
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ILUSTRACIN 5.6
Tambin puede hacer clic con el botn derecho en un encabezado de fila o columna y despus hacer
clic en Ocultar.
Tambin puede hacer clic derecho en las filas o columnas y hacer clic en Mostrar.
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Tambin puede copiar y pegar contenido especfico de celdas o atributos (como frmulas, formatos o
comentarios) con el comando Pegado especial. Los atributos que no se hayan seleccionado se excluyen del
proceso de pegado.
1. Haga clic en la flecha situada debajo del botn Pegar
2. Y elija la opcin que desee utilizar (ILUSTRACIN 5.7)
ILUSTRACIN 5.7
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Para
Todo
Frmulas
Valores
Formatos
Comentarios
Validacin
Todo utilizando el Pegar todo el contenido y formato de las celdas utilizando el tema que se
tema de origen
Todo
excepto Pegar todo el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes de
bordes
las celdas.
Ancho de columnas
Formatos
nmeros y valores
seleccionadas.
Combinar formato Combinar el formato condicional de las celdas copiadas con el formato
condicional
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50
Para combinar matemticamente valores entre las reas de copiado y de pegado, en Operacin, haga clic en
la operacin matemtica que desea aplicar a los datos que ha copiado.
Haga clic
Para
Ninguno
Sumar
Sumar los valores del rea de copiado a los valores del rea de pegado.
Restar
Restar los valores del rea de copiado de los valores del rea de pegado.
Multiplicar Multiplicar los valores del rea de pegado por los valores del rea de
copiado.
Dividir
Dividir los valores del rea de pegado por los valores del rea de copiado.
Las opciones adicionales determinan cmo se procesan las celdas en blanco cuando se pegan, si los datos
copiados se pegan como filas o columnas y si se vinculan los datos pegados a los datos copiados.
Haga clic
Para
Saltar
blancos
rea de copiado.
Vincular los datos pegados a los datos originales. Cuando pegue un vnculo a los datos que
vnculos
ha copiado, Excel especifica una referencia absoluta a la celda o rango de celdas copiadas
en la nueva ubicacin.
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51
Para agregar datos a una celda, simplemente haga clic en ella y comience a escribir.
Si desea modificar los datos agregados, seleccione la celda, y a continuacin, escriba los nuevos datos.
Asimismo, puede cambiar los datos de una celda mediante la barra de frmulas. Seleccione la celda y,
en la barra de frmulas, reemplace los datos actuales con los nuevos datos.
Para editar los datos de una celda, tambin puede hacer doble clic en la celda y realizar los cambios
necesarios.
ILUSTRACIN 5.8
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52
Sugerencia Si desea buscar asteriscos, signos de interrogacin y tildes (~) en los datos de la hoja de clculo,
escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen
"?", debe escribir ~? como criterio de bsqueda.
c. Haga clic en Opciones para definir en ms detalle su bsqueda y, a continuacin, siga uno de
estos procedimientos:
d. Para buscar datos en una hoja de clculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de,
seleccione Hoja o Libro.
e. Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por
columnas.
f.
Para buscar datos con detalles especficos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en
Frmulas, Valores o Comentarios.
Nota Los cuadros Valores y Comentarios slo estn disponibles en la pestaa Reemplazar.
g. Para buscar datos distinguiendo entre maysculas y minsculas, active la casilla Coincidir
maysculas y minsculas.
h. Para buscar celdas que contienen slo los caracteres que escribi en el cuadro Buscar, active
la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.
i.
Si desea buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haga clic en
Formato y elija sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato.
Sugerencia Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro
Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a
Formato, despus en Elegir formato de celda y, por ltimo, en la celda que tiene el formato que desea buscar.
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53
ILUSTRACIN 5.9
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54
ILUSTRACIN 5.10
5. Elija Delimitados: Utilice este mtodo si los textos tienen un formato delimitado, como "Nombre
Apellido" (donde el espacio entre Nombre y Apellido es el delimitador) o "Apellido, Nombre" (donde
la coma es el delimitador).
a. Haga clic en Siguiente
b. Active la casilla de verificacin de alguno de los delimitadores predefinidos, sino usar alguno
de estos active la casilla Otro y escriba el carcter que utilizar como delimitador y desactive
las dems casillas
c. En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el resultado.
d. Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar
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55
ILUSTRACIN 5.11
4. A continuacin, debajo de Columnas, active o desactive las columnas donde desea eliminar los
duplicados (ILUSTRACIN 5.12).
ILUSTRACIN 5.12
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56
ILUSTRACIN 5.13
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57
ILUSTRACIN 6.1
ILUSTRACIN 6.2
Tambin puede aplicar los Colores, las Fuentes o los Efectos (ILUSTRACIN 6.3) especficos de algn Tema,
para esto haga clic en, cualquiera de los botones:
ILUSTRACIN 6.3
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58
ILUSTRACIN 6.4
ILUSTRACIN 6.5
3. En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la configuracin
si fuera necesario.
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59
a. Por ejemplo, si usa el formato Moneda (ILUSTRACIN 6.6), puede seleccionar un smbolo de
moneda diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se
muestran los nmeros negativos.
ILUSTRACIN 6.6
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60
c. En la pestaa Bordes, en la seccin Lnea, bajo Estilo, seleccione un estilo apropiado para la
lnea de los bordes.
d. En la seccin Color, seleccione el color deseado para el borde. Observe que la seccin
Preestablecidos contiene bordes predefinidos que puede seleccionar.
e. Para aplicar un borde a las celdas, en la seccin Borde, haga clic en los botones de borde
apropiados o haga clic en los bordes del diagrama de vista previa y, a continuacin, haga clic
en Aceptar. En la seccin Borde, se proporciona una vista en la que se muestra cmo se
aplicaran los bordes seleccionados.
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61
por un formato
por criterios
Estos tipos de filtros se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo,
puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las
filas que no. Tras filtrar los datos, puede copiar, busca, modificar, aplicar formato, representar mediante
grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo, ni moverlo.
Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional
se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos mostrados.
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ILUSTRACIN 7.1
1. Utilice el cuadro Buscar para escribir el texto o los nmeros que deseas usar para realizar la bsqueda.
a. Por ejemplo, si escribes
i. T
ii. M*
devuelve los valores que contienen la letra "m" en la primera posicin como
"Mara".
iii. ????
devuelve valores que comienzan con "Jo", como por ejemplo, "Jos", "Jorge"
o "Joaqun".
v. *er
devuelve valores que terminan en "er", como por ejemplo "Ester" o "Clover."
2. Active y desactive las casillas para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.
3. Utilice criterios avanzados para buscar los valores que renen condiciones especficas.
a. Por ejemplo si quiere mostrar los valores mayores a 1000
i. Haga clic en filtros de nmero y elige Mayor que
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ILUSTRACIN 7.2
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7.3 Borrar todos los filtros en una hoja de clculo y volver a mostrar todas las filas
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar (ILUSTRACIN 7.3).
ILUSTRACIN 7.3
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65
ILUSTRACIN 7.4
NOTA: Para volver a aplicar un orden despus de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o
de la tabla y, a continuacin, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.
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66
ILUSTRACIN 8.1
ILUSTRACIN 8.2
4. En Claro, Medio u Oscuro (ILUSTRACIN 8.3), haga clic en el estilo de tabla que desee utilizar.
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67
ILUSTRACIN 8.3
5. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la
casilla de verificacin La tabla tiene encabezados en el cuadro de dilogo Dar formato como tabla,
si no se activa la casilla los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados, para
cambiarlos seleccione el encabezado predeterminado que desee sustituir y a continuacin escriba
el texto que desee.
6. Al seleccionar una tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo..
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68
4. Para crear una tabla con una fila de encabezados, en el cuadro de dilogo Crear tabla, seleccione la
casilla La tabla tiene encabezados y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
ILUSTRACIN 8.4
Tambin podr crear una condicin de ordenacin personalizada siguiendo estos pasos:
1. Haga clic en la flecha desplegable de una columna
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70
9 INTRODUCCIN A FRMULAS
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin, manipular el contenido de
otras celdas, comprobar condiciones, etc.
Una frmula siempre comienza con el signo igual (=).
A continuacin, se ofrece una muestra de los tipos de frmulas que se pueden escribir en una hoja de clculo.
=5+2*3
=A1+A2+A3
=RAIZ(A1)
Usa la funcin RAIZ para devolver la raz cuadrada del valor contenido
en A1.
=HOY()
=MAYUSC("hola")
=SI(A1>0)
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3. Constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el
nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores
resultantes de ellas, no son constantes).
4. Operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en
una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.)
Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia.
SIGNIFICADO
EJEMPLO
+ (signo ms)
Suma
3+3
(signo menos)
Resta
31
Negacin
* (asterisco)
Multiplicacin
3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin
3^2
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SIGNIFICADO
EJEMPLO
= (signo igual)
Igual a
A1=B1
Mayor que
A1>B1
Menor que
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
Distinto de
A1<>B1
SIGNIFICADO
EJEMPLO
comercial)
de texto continuo
produce
"Northwind"
DE
SIGNIFICADO
EJEMPLO
B5:B15
REFERENCIA
: (dos puntos)
; (punto y coma)
(espacio)
SUMA(B5:B15;D5:D15)
B7:D7 C6:C8
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DESCRIPCIN
: (dos puntos)
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
Porcentaje
Exponenciacin
*y/
Multiplicacin y divisin
+y-
Suma y resta
&
=
<
>
<=
>=
<>
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74
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75
UTILICE
A10
A10:A20
B15:E15
5:5
5:10
H:H
H:J
A10:E20
Referencias relativas (ILUSTRACIN 9.1): Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa
en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si
cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la
frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las
nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa
de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.
ILUSTRACIN 9.1
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76
Referencias absolutas (ILUSTRACIN 9.2): Una referencia de celda absoluta en una frmula, como
$A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la
celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en
filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas
utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias
absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece
invariable en ambas celdas: =$A$1.
ILUSTRACIN 9.2
Referencias mixtas (ILUSTRACIN 9.3): Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la
posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se
ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una
referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
ILUSTRACIN 9.3
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77
NOTAS:
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas
mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA,
MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
No pueden utilizarse referencias 3D en frmulas de matriz (frmula de matriz: frmula que lleva a cabo
varios clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios resultados.
Las frmulas de matriz se encierran entre llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYS+ENTRAR.).
No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de interseccin (un solo espacio) o en frmulas
que utilicen una interseccin implcita
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78
REFERENCIA SIGNIFICADO
F[-2]C
Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma columna.
F[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.
F2C2
F[-1]
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1.
NOTA: Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 si activa o desactiva la casilla de verificacin
Estilo de referencia F1C1 en la seccin Trabajando con frmulas:, que se encuentra en la categora Frmulas
del cuadro de dilogo Opciones. Para abrir este cuadro de dilogo, haga clic en la pestaa Archivo.
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79
Cuando se mueve una frmula, las referencias de celda existentes en ella no cambian,
independientemente del tipo de referencia que se utilice.
Cuando se copia una frmula, las referencias de celda pueden cambiar en funcin del tipo de
referencia de celda que se utilice.
NOTA: Tambin puede mover frmulas arrastrando el borde de la celda seleccionada a la celda superior
izquierda del rea de pegado, o presionando <CTRL +X>
Para pegar la frmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en
Pegar
b) Para pegar solo la frmula, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar y,
a continuacin, en Frmulas
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Notas:
Si desea pegar solo los resultados de la frmula, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic
en Pegar y, a continuacin, en Valores
DESCRIPCIN
Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar
todos los caracteres de una celda o cuando una celda incluye valores negativos en la fecha
#####
o la hora.
Por ejemplo, una frmula que resta a una fecha del pasado una fecha del futuro, como
=15/06/2008-01/07/2008. Esto genera un valor negativo en la fecha.
#DIV/0!
#N/A
#NOMBRE?
Excel muestra este error cuando un nmero se divide por cero (0) o por una celda que no
contiene ningn valor.
Excel muestra este error cuando un valor no est disponible para una funcin o una frmula.
Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una frmula. Por ejemplo, el
nombre de un intervalo o de una funcin puede estar mal escrito.
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Excel muestra este error cuando se especifica una interseccin de dos reas que no forman
interseccin (no se cruzan). El operador de interseccin es un carcter de espacio que separa
referencias en una frmula.
Por ejemplo, las reas A1:A2 y C3:C5 no forman interseccin, de modo que al escribir la
#NULO!
#NM!
Excel muestra este error cuando una frmula o funcin contiene valores numricos no
vlidos.
Excel muestra este error cuando una referencia de celda no es vlida. Por ejemplo, cuando
#REF!
se eliminan celdas a las que otras frmulas hacan referencia o se pegan celdas movidas
sobre otras a las cuales se haca referencia en otras frmulas.
Excel puede mostrar este error si la frmula incluye celdas que contienen tipos de datos
#VALOR!
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10 FUNCIONES
10.1 Funciones Matemticas
ABS
ENTERO
FACT
PI
Devuelve el valor de Pi
SIN ARGUMENTOS
=PI()
POTENCIA
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83
PRODUCTO
RCUAD
REDONDEAR
SUMA
AO
AHORA
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SIN ARGUMENTOS
=AHORA()
DIA
HOY
HORA
MES
CONTAR
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CONTAR.BLANCO
CONTARA
MAX
MEDIANA
MIN
PROMEDIO
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SI
DERECHAB
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EXTRAEB
IGUAL
IZQUIERDAB
MAYUSC
MINUSC
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=REEMPLAZAR("COMPUMEXICO",6,6,"PUEBLA")
REPETIR
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)
valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla, puede ser un valor o
una referencia.
matriz_buscar_en: Son dos o ms columnas de datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre
de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
Ordenado: Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada
o
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Densidad
Viscosidad
Temperatura
0,457
3,55
500
0,525
3,25
400
0,616
2,93
300
0,675
2,75
250
0,746
2,57
200
0,835
2,38
150
0,946
2,17
100
1,09
1,95
50
10 1,29
1,71
Descripcin (resultado)
Utilizando una coincidencia aproximada, busca el valor 1 en la
=BUSCARV(1,A2:C10,2)
=BUSCARV(1,A2:C10,3,VERDADERO)
=BUSCARV(0.7,A2:C10,3,FALSO)
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90
ILUSTRACIN 10.1
Observe, cmo en las celdas donde hay frmulas, se muestran las frmulas directo en la celda (ILUSTRACIN
10.2)
ILUSTRACIN 10.2
UPDATING PEOPLE
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91
11 FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite responder visualmente preguntas especficas sobre los datos. Se puede aplicar
formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinmica.
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de 4
de secundaria?
El formato condicional (ILUSTRACIN 11.1) ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras
de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de
celdas en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato
en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.
ILUSTRACIN 11.1
UPDATING PEOPLE
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92
Nota: Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja
de clculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de clculo del libro actualmente abierto. No es posible
usar formato condicional en referencias externas a otro libro.
ILUSTRACIN 11.2
UPDATING PEOPLE
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93
ILUSTRACIN 11.3
94
ILUSTRACIN 11.4
11.4 Aplicar formato a las celdas que contienen valores de texto, nmero, fecha u hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas
celdas especficas basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo de
inventario ordenada segn categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles en
amarillo o bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede identificar todos los
almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas menores de USD 100.000, y regin igual a
"Sudeste".
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. Haga clic en la ficha Inicio
3. En el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
4. A continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas (ILUSTRACIN 11.5)
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95
ILUSTRACIN 11.5
5. Seleccione el comando que desea, como Entre, Es Igual a, Texto que contiene o Una fecha.
6. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
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96
ILUSTRACIN 11.6
ILUSTRACIN 11.7
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97
ILUSTRACIN 12.1
Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los smbolos de esquema
El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada regin.
El nivel 3 contiene las filas de detalle (slo las filas de detalle 11 a 13 estn actualmente visibles).
Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los smbolos de esquema
adecuados.
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a. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna
y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar
de Z a A.
3. Inserte las filas de resumen.
a. Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan
frmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho
grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:
i.
ii.
Inserte sus propias filas de resumen con las frmulas inmediatamente anterior o
posterior a cada grupo de filas de detalle.
ILUSTRACIN 12.2
5. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificacin
Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles,
active la casilla de verificacin Filas resumen debajo del detalle.
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99
ILUSTRACIN 12.3
UPDATING PEOPLE
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100
del grupo.
del grupo.
, haga clic en el nmero del nivel que desee. Los datos de detalle de
Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel ms bajo de los smbolos de esquema
. Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en
UPDATING PEOPLE
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101
13 HIPERVNCULOS
Un hipervnculo es un vnculo de un documento que abre otra pgina u otro archivo cuando se hace clic en l.
El destino es frecuentemente otra pgina web, pero tambin puede ser una imagen, o una direccin de correo
electrnico o un programa. El hipervnculo mismo puede ser un texto o una imagen.
ILUSTRACIN 13.1
Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda o grfico y, a continuacin, hacer clic
en Hipervnculo, o bien presionar CTRL+ALT+K.
102
ILUSTRACIN 13.2
Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda o grfico y, a continuacin, hacer clic
en Hipervnculo, o bien presionar CTRL+ALT+K
4. En Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente.
5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
a. Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga clic en el
archivo con el que desea establecer el vnculo.
b. Para seleccionar la pgina Web, haga clic en Pginas consultadas y, a continuacin, haga clic
en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.
c. Para escribir el nombre y la ubicacin de un archivo o pgina Web conocido con los que desea
establecer el vnculo, escriba dicha informacin en el cuadro Direccin.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
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Sugerencia Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda u objeto y, a continuacin, hacer clic
en Hipervnculo, o bien presionar CTRL+ALT+K.
3. En Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico.
4. En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desea usar.
5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
Sugerencia: Tambin puede crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico en una celda si escribe
la direccin directamente en dicha celda.
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, haga clic con el botn secundario en la
celda que contiene el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Borrar contenido.
Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla CTRL, haga
clic en el grfico y, a continuacin, presione la tecla SUPR.
Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario y, a continuacin, haga
clic en Quitar hipervnculo.
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14 USO DE GRFICOS
14.1 Crear un grfico bsico
En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar
grficamente los datos que estn organizados en las filas o columnas de una hoja de clculo. Sin embargo,
algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos
especfica.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
2. Haga clic en la ficha Insertar
3. En el grupo Grficos (ILUSTRACIN 14.1), siga uno de los procedimientos siguientes:
a. Haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desea
utilizar.
b. Para ver todos los tipos de grficos disponibles, haga clic en Imagen del botn para mostrar
el cuadro de dilogo Insertar grfico y, a continuacin, haga clic en las flechas para desplazarse
por los tipos de grficos.
ILUSTRACIN 14.1
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ILUSTRACIN 14.2
ILUSTRACIN 14.3
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ILUSTRACIN 14.4
3. En Seleccione dnde desea colocar el grfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
a. Para mostrar el grfico en una hoja de grfico, haga clic en Hoja nueva
b. Para mostrar el grfico como un grfico incrustado en una hoja de clculo, haga clic en Objeto
en y, a continuacin, haga clic en una hoja de clculo en el cuadro Objeto en.
4. Puede especificar un nombre para el grfico si aspa lo desea
Por ejemplo, si desea cambiar el estilo de la leyenda del grfico, siga estos pasos:
1. Seleccione el grfico.
2. Haga clic en la ficha Formato de Herramientas de grficos
3. En el grupo Seleccin actual, en la lista Elementos de grfico, seleccione Leyenda.
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ILUSTRACIN 14.5
ILUSTRACIN 14.6
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1. Seleccione el grfico.
2. Haga clic en la pestaa Diseo de Herramientas de grficos
3. En el grupo Estilos de diseo, haga clic en el botn Ms.
4. En la galera, seleccione el estilo de grfico que desee.
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ILUSTRACIN 14.7
ILUSTRACIN 14.8
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5. Si desea agregar ttulo a los ejes, haga clic en Rtulos del eje (ILUSTRACIN 14.9), y a continuacin
elija la opcin adecuada
ILUSTRACIN 14.9
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15 MINIGRFICOS
A diferencia de los grficos en una hoja de clculo de Excel, los minigrficos no son objetos, un minigrfico en
realidad es un pequeo grfico en el fondo de una celda.
ILUSTRACIN 15.1
4. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea
basar los minigrficos.
Nota: Puede hacer clic en
a su tamao normal.
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ILUSTRACIN 15.2
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ILUSTRACIN 15.3
ILUSTRACIN 15.4
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GRFICO
Lista
Proceso
Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo, por ejemplo, los pasos para
conseguir que un proyecto sea aprobado.
Ciclo
Jerarqua
Relacin
Matriz
Pirmide
Imagen
Estos diagramas se basan en imgenes en lugar de texto para crear alguno de los
otros tipos de diagramas
116
ILUSTRACIN 16.1
ILUSTRACIN 16.2
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ILUSTRACIN 16.3
NOTA: Pueden aparecer diferentes opciones dependiendo del SmartArt que hayas elegido.
Tambin puede agregar una forma desde el panel de texto, realizando lo siguiente:
1. Haga clic en una forma existente
2. Mueva el cursor delante o detrs del texto donde desea agregar la forma
3. A continuacin presiona ENTER (ILUSTRACIN 16.4)
ILUSTRACIN 16.4
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ILUSTRACIN 16.5
ILUSTRACIN 16.6
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17 INSERTAR IMGENES
Puede insertar o copiar imgenes e imgenes prediseadas en una hoja de clculo de Excel desde muchos
orgenes diferentes, incluyendo la descarga de un proveedor de pginas web de imgenes prediseadas,
copiar desde una pgina web o insertar desde una carpeta donde guarda las imgenes.
ILUSTRACIN 17.1
ILUSTRACIN 17.2
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4. En el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen prediseada que
desea usar o escriba todo el nombre o parte del nombre de archivo de la imagen prediseada.
5. Para limitar la bsqueda, en la lista Los resultados deben ser, seleccione las casillas de verificacin
junto a Ilustraciones, Fotografas, Videos y Audio para buscar esos tipos de medios.
6. Haga clic en Buscar.
7. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseada para insertarla.
ILUSTRACIN 17.3
4. Ubique la imagen que desea insertar y haga doble clic sobre ella.
a. Para agregar varias imgenes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
clic en las imgenes que desea insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar.
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ILUSTRACIN 17.4
4. Para ver ms estilos de imagen, haga clic en el botn Ms Imagen del botn.
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ILUSTRACIN 17.5
4. Para cambiar la resolucin de las imgenes seleccionadas nicamente y no de todas las imgenes del
archivo, active la casilla de verificacin Aplicar slo a esta imagen.
5. En Destino (ILUSTRACIN 17.6), haga clic en la resolucin que desee.
ILUSTRACIN 17.6
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ILUSTRACIN 17.7
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ILUSTRACIN 17.8
5. Haga clic en Recortar a la forma (ILUSTRACIN 17.9) y luego haga clic en la forma segn la cual desea
recortar.
ILUSTRACIN 17.9
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ILUSTRACIN 18.1
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ILUSTRACIN 18.2
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ILUSTRACIN 18.3
ILUSTRACIN 18.4
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ILUSTRACIN 19.1
4. En la pestaa Hoja, bajo Imprimir ttulos, realice uno de estos procedimientos o ambos:
a. En el cuadro Repetir filas en extremo superior, indique la referencia de las filas que incluyan
encabezados de columna.
i. Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de columnas en la parte superior de cada
pgina impresa, puede escribir $1:$1 en el cuadro Repetir filas en extremo superior.
b. En el cuadro Repetir columnas a la izquierda (ILUSTRACIN 19.2), escriba la referencia de las
columnas que incluyan los rtulos de fila.
ILUSTRACIN 19.2
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ILUSTRACIN 19.3
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situado junto a
Configurar pgina.
3. Excel mostrar el cuadro de dilogo Configurar pgina.
4. En la pestaa Encabezado y pie de pgina, haga clic en Personalizar encabezado o en Personalizar
pie de pgina.
5. Haga clic en el cuadro Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha y, a continuacin, en los
botones para insertar la informacin de encabezado o pie de pgina que desee incluir en esa seccin.
6. Para agregar o cambiar el texto del encabezado o pie de pgina, escriba el texto adicional o edite el
existente en el cuadro Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha.
ILUSTRACIN 19.4
3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la parte
superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
4. En la ficha Diseo, en el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Encabezado o Pie de pgina
5. A continuacin, elija el elemento predefinido que desee.
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ILUSTRACIN 19.5
3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la parte
superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
4. En la pestaa Diseo, en el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina,
5. Haga clic en el elemento que desea usar.
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20 ADMINISTRAR LIBROS
20.1 Inmovilizar o bloquear filas y columnas
Para mantener un rea de una hoja de clculo visible mientras se desplaza a otra rea de la hoja de clculo,
puede bloquear filas o columnas especficas inmovilizando o dividiendo los paneles
Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas especficas que permanecen visibles al desplazarse
por la hoja de clculo.
Al dividir paneles, se crean reas de hoja de clculo independientes dentro de las cuales es posible desplazarse,
mientras que las filas o columnas del rea no desplazable permanecen visibles.
Para Inmovilizar paneles para bloquear filas o columnas especficas, realice lo siguiente:
1. En la hoja de clculo, siga uno de estos procedimientos:
a. Para bloquear filas, seleccione la fila que se encuentra debajo de la fila o filas que desee
mantener visibles mientras se desplaza.
b. Para bloquear columnas, seleccione la columna que se encuentra a la derecha de la columna
o columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
c. Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda que se encuentra debajo y a la derecha
de las filas y columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
2. Haga clic en la ficha Vista
3. En el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles (ILUSTRACIN 20.1).
ILUSTRACIN 20.1
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c. Para bloquear ms de una fila o columna, o para bloquear filas y columnas al mismo tiempo,
haga clic en Inmovilizar paneles.
Notas:
Solo es posible inmovilizar las filas de la parte superior y las columnas del lado izquierdo de la hoja de
clculo. No se pueden inmovilizar filas y columnas en el medio de la hoja de clculo.
El comando Inmovilizar paneles no est disponible en el modo de edicin de celdas o cuando una hoja
de clculo est protegida. Para cancelar el modo de edicin de celdas, presione ENTRAR o ESC.
ILUSTRACIN 20.2
2. Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de divisin
NOTA: Para quitar la divisin, haga doble clic en cualquier punto de la barra de divisin que divide los paneles.
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Importante:
Si quita el contenido oculto del libro, quiz no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.
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Si quita filas, columnas u hojas de clculo ocultas que contengan datos, puede cambiar los resultados
de los clculos o frmulas del libro.
Busca y quita
Comentarios
informacin personal
Listas de distribucin
Nombre de usuario
Filas ocultas
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Nota Si las hojas de clculo ocultas del libro contienen datos, puede
cambiar los resultados de los clculos o frmulas del libro si las quita.
Datos XML personalizados
Contenido invisible
ILUSTRACIN 20.3
ILUSTRACIN 20.4
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ILUSTRACIN 20.5
4. Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario
ILUSTRACIN 20.6
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ILUSTRACIN 20.7
ILUSTRACIN 20.8
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ILUSTRACIN 20.9
ILUSTRACIN 20.10
ILUSTRACIN 20.11
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Antes de proteger una hoja de clculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan
cambiar o escribir datos.
ILUSTRACIN 20.12
(ILUSTRACIN 20.13)
ILUSTRACIN 20.13
ILUSTRACIN 20.14
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ILUSTRACIN 20.15
ILUSTRACIN 20.16
8. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que desee que los
usuarios puedan cambiar:
Desactive esta casilla
Seleccionar
desbloqueadas
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Insertar columnas
Inserten columnas.
Insertar filas
Inserten filas.
Insertar hipervnculos
Eliminar columnas
Eliminar filas
9. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja (ILUSTRACIN 20.17), escriba una contrasea para
la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
ILUSTRACIN 20.17
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01 800 808 62 40
www.grupoeduit.com
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