TALLER No 1

• DESARROLLO

1.Indague sobre los conceptos tablas de valoración documental,

importancia.

Respuesta
Definido por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto de la
análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado
de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de
sus fechas extremas, sus valoración, su disposición final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de

instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante
la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de
transferencias secundarias.

2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, compilación de

información institucional, actos administrativos, marco teórico,
normatividad, concepto instructivo.

Respuesta

FONDOS ACUMULADOS

Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los

diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y
guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin
ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de
ser fuente de información y de consulta eficiente.

COMPILACION DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL.

Es el proceso por el cual la reconstitución del principio de procedencia

es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de
organización de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el
contexto histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá
“reconducir” los documentos al orden originario que tuvieron en el
momento de ser producidos.

Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los

productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes
primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser
documentales u orales, las secundarias son las bibliográficas.
• ACTO ADMINISTRATIVOS.
Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que
haya sido producida y conservados, las entidades deberán adelantar el
análisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los
cuales se rige la organización de los documentos en el archivo, estos
son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u
original de los documentos, los cuales están dados por cada
dependencia.

• Principio de Procedencia
• Principio de Orden Original

Métodos de organización de los fondos documentales.

Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria
La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación
documental.
El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

BASE LEGAL

• Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dicta otras disposiciones”

• Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código

Disciplinario Único”

• Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 80

de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de
los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan
otras disposiciones”

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de

conservación y organización de documentos”

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental”.

3 .Consulte sobre la infraestructura física de archivo, características de

la documentación, muestreo, tamaño de la muestra.
 Respuesta.

Procurar almacenar sus libros o documentos en una habitación con

humedad y temperaturas bajas mediante el control del medio ambiente
(HR de 30 a 50%; temperatura menor a 20°).
Evitar la exposición de los libros y documentos a la luz directa del sol.

Evitar pegar los libreros o estantes a los muros pues son posibles
fuentes.

Supervisar que la estantería este en buenas condiciones, bien fija, limpia

y sin oxidaciones, en el caso de la metálica. Para el caso de los estantes
de madera aplicar pentaclorofenol con una brocha para evitar los
ataques de insectos que destruyan la madera; esperar a que se evapore
antes de reacomodar los materiales.

Mantener alejados los estantes de las ventanas para evitar que los rayos
del sol debiliten el papel y provoque decoloraciones en los materiales.

• Tener en constante circulación el aire en el local donde se encuentren

los materiales mediante el uso de aire acondicionado o ventiladores de
rehilete.

Mantener los pisos, muros y techos en buen estado, sin grietas ni

humedad, limpios para evitar la entrada y formación de colonias de
microorganismos e insectos.

La estantería debe ubicarse de tal manera que permita al personal

autorizado tener una máxima visibilidad de todas las áreas.

Los pasillos entre los estantes guardaran la amplitud suficiente para que
se pueda transitar cómodamente.

Reservar una cuarta parte de cada entrepaño (charola) a fin de prever el

aumento del acervo en el futuro y facilitar los movimientos de entrada y
salida de los materiales, en cuanto el material llene la charola debe ser
recorrido para evitar el deterioro.

Procurar que todos los estantes tengan su charola cubre polvo en la

parte superior.

Verificar las condiciones de las lámparas y contactos diariamente para

evitar sobrecargas y cortocircuitos, reponiendo las que hayan dejado de
funcionar.

Revisar la caducidad de extintores

 Mantener visibles los señalamientos de salidas de emergencia,
extintores, áreas de seguridad.

Verificar las chapas y seguros de las puertas de acceso a los acervos

Muestreo

Proceso por el cual se seleccionan los individuos que formarán una

muestra.

Para que se puedan obtener conclusiones fiables para la población a

partir de la muestra, es importante tanto su tamaño como el modo en
que han sido seleccionados los individuos que la componen.

Tamaño de la muestra

El tamaño de la muestra depende de la precisión que se quiera

conseguir en la estimación que se realice a partir de ella. Para su
determinación se requieren técnicas estadísticas superiores, pero resulta
sorprendente cómo, con muestras notablemente pequeñas, se pueden
conseguir resultados suficientemente precisos. Por ejemplo, con
muestras de unos pocos miles de documentación se pueden estimar con
muchísima precisión el estado de un fondo documental.

4.Documéntese sobre estados físicos y nivel de organización

Documental, Estados de los depósitos, muebles de archivo, sistema de
almacenamiento, tipo de soportes.

Repuesta : Ubicación

Característica del terreno sin riesgo de humedad subterránea o

problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

• Debe estar ubicada lejos de industrias contaminantes o peligro por

atentados u objetos bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada

y su natural incremento.

Aspectos estructurales.

Se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y

pisos deben estar dimensionadas para soportar una carga de 1200K/M2,
cifra que se debe incrementar si se va emplear estantería compacta o de
mayor tamaño señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con un

material ignifuego de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la
abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades

ignifuego, y y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento

Los depósitos se dimensionan teniendo en cuenta:

La manipulación, trasporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para conservación de

material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivistitos

que se establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Estantería

Diseño acorde con la dimensiones de la unidad contendrá, evitando

bordes que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes deben estar construidos en laminas metálicas sólidas,

resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.

Deberá tener una altura de 2.20mts y cada bandeja soportara un peso

de 100Kg/mt lineal.

La estantería no deberá tener mas de 100mts de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por cuerpos de estanterías, se

deben utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad.

La estantería no ira recostada sobre los muros y se debe dejar un

espacio mínimo de 20cm, entre estos y ala estantería.

El espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener un

mínimo de 70 cm, y un corredor central de un mínimo de 120cm.

La estantería deberá tener un sistema de de identificación visual de la

documentación acorde con la asignación topográfica.

Contenedores.

Como sistema de de almacenamiento se recomienda utilizar

contenedores o sistemas de embalaje para albergar los folios sueltos,
legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de protegerlos
 de manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se

dispone de estos, se aplica al cartón un recubrimiento que le impida la
acidificación por contacto.

Iluminación en el deposito

Para radiación visible lumínica, menor o igual 100lux.

• Para radiación ultravioleta, menor de o iguala a 70uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre la documentación y

contenedores.

Como iluminación artificial se pobra implementar luz florecerte pero de

baja invencida y utilizado filtros ultravioleta.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el numero de unidades
deberá estar acorde con las dimensiones del deposito y la capacidad de
almacenamiento

Implementar alarmas contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atención de desastres y la ruta de evacuación
y recate de las unidades documentales.

5. Indague sobre valoración, formatos de tabla de valoración documental

instructivos para diligenciar la tabla de valoración documental.

Repuesta

• Definido por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del

análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado
de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de
sus fechas extremas, sus valoración, su disposición final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Instructivo para diligenciar las tablas de valoración.

Acuerdo AGN 002 de 2004. Articulo tercero – organización de fondos

acumulados- tercera etapa. Elaboración y ejecución de plan de trabajo
archivistico integral.

Al implementar las TVD previamente en la organización documental se

observarán los principios y procedimientos archivísticos.

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura a la

estructura orgánica del organismo u organismos productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán

teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto
o series y también los documentaos al interno de cada unidad de
conservación correspondiente a las diferentes unidades administrativas.

Descripción. Para la descripción, se diligenciara el formato único de

inventario documental aprobado por el Archivo General de la Nación,
incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollan

las siguientes actividades

Depuración, separación de documentación, foliación, embalaje y

elaboración tablas de valoración.